BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Definisi Sistem
Konsep dasar tentang sistem lebih menekankan pada pemeriksaan terhadap seluruh bagian sistem, dan seringkali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan. Suatu sistem memiliki beberapa komponen, diantaranya pekerjaan, aktivitas, misi atau unsur-unsur sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan, untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat sehingga manajemen suatu sistem mengarahkan aktivitas-aktivitas pada perencanaan dan pengendalian yaitu berupa feedback (umpan balik).
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” (Jerry Fitzgerald : Hal 5: 1960).
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” (Jogiyanto H.M).
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, Karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa
subsistem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri. Melainkan saling berinteraksi atau saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran dari sistem tersebut tercapai. Model umum sebuah sistem terdiri dari masukan, pengolah dan keluaran. Untuk dapat memahami / mendefinisikan sebuah sistem ada dua pendekatan yang dapat digunakan,yaitu:
2.1.1
Komponen/elemen (tinjauan atas dasar fasilitas)
Pendekatan ini dengan melihat kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, suatu sistem dapat memiliki beberapa sub sistem, dan sub sistem tersebut dapat pula memilik beberapa sub sistem yang disebut sebagai sub-sub sistem, atau jenjangnya dapat digambarkan sebagai berikut
SUBSISTEM-1
SUB-SUB SISTEM 1.1 SUB-SUB SISTEM 1.2
SISTEM
SUB-SUB SISTEM 1.3 SUBSISTEM-2
Gambar. Komponen-komponen sistem
2.1.2
Prosedur (tinjauan atas dasar aktivitas)
Pendekatan ini dengan melihat suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur merupakan rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu.
2.1.3
Klasifikasi Sistem
Klasifikasi sistem dibagi menjadi 4 bagian, antara lain : a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System) Sistem abstrak merupakan sistem yang berbentuk pemikiran / gagasangagasan dan tidak tampak secara fisik, sebagai contoh: sistem teologia, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik dan dapat ditangkap oleh inderawi manusia secara langsung sebagai contoh: sistem komputer. b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia(Human Made System) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia, sebagai contoh: sistem perputaran bumi; sistem galaksi, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin, sebagai contoh: sistem informasi; sistem audio-visual c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian–bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan, sebagai contoh:
sistem pemrograman dalam komputer, sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, sebagai contoh: sistem pemilu, sistem pemerintahan. d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System) Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed system, sebagai contoh: sistem robotic; sistem arloji; ATM system, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan
luarnya,
sistem
ini
menerima
masukan
dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik, sebagai contoh: sistem perdagangan.
2.1.4
Karakteristik Sistem
unsur yang saling ber interaksi dan bekerja sama dalam membentuk Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,meliputi fasilitas (berdasar tinjauan komponen) dan aktivitas (berdasar tinjauan prosedur), dan kalau ditinjau berdasar komponen – komponen yang membangun sistem maka terdiri atas : 1. Subsistem (Subsystems), terdiri atas sejumlah satu kesatuan untuk mencapai suatu sasaran (objectives), setiap subsistem ini memiliki fungsi atau peranan tersendiri (spesifik) yang akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, fungsi ini menunjukkan adanya aktivitas yang meliputi: a. Masukan (input),
adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, dapat berupa maintenance input dan signal input, maintenance input merupakan energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi, sedangkan signal input merupakan energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran, sebagai
contoh
dalam
sistem
komputer,
program
merupakan
maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer sedang data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi b. Pengolah (process), adalah unit dalam sistem yang akan merubah energi yang dimasukan menjadi keluaran yang diharapkan, sebagai contoh sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi, contoh lain sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. c. Keluaran (output), adalah hasil olahan energi sedemikian rupa dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan keluaran yang tak dimanfaatkan lagi berupa sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain, misal pada sistem komputer, informasi merupakan keluaran yang dibutuhkan sedangkan informasi usang atau yang menyesatkan atau yang mengakibatkan banyak masalah merupakan sisa pembuangan. 2. Batas sistem (boundary), merupakan batas wilayah aktivitas (kinerja) dari sistem terhadap sistem lain atau lingkungan luar, batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan dan batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut dan batas sistem biasanya ditunjukkan
dari nama sistem itu sendiri, misal sistem pendidikan maka batasnya adalah penyelenggara-an pendidikan. 3. Lingkungan luar sistem (environments), merupakan bagian diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem secara langsung maupun tidak langsung, lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan, ada yang berbentuk sistem maupun non sistem. Dan dengan adanya lingkungan ini yang mengakibatkan suatu sistem melakukan aktivitas, adanya nasabah bank / bank-bank lain / kebijakan pemerintah, dsb. merupakan lingkungan luar yang berpengaruh pada sistem perbankan. 4. Penghubung (interface), merupakan sarana penghubung antar subsistem yang ada dalam sistem, sehingga memungkinkan mengalirnya sumber-sumber daya antar subsistem, keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung, sehingga penghubung ini berperan untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan, sarana tersebut bisa berupa kurir, memo, intercom, telepon dsb. 5. Tujuan (goal), merupakan sesuatu yang ingin diraih / dicapai dalam rangka untuk memenuhi N/W (need/want) dalam suatu sistem, sehingga aktivitas sistem secara keseluruhan diarahkan untuk mencapai tujuan agar mendapatkan nilai guna (manfaat), sasaran dari sistem terjadi pada masing – masing subsistem yang ada, adapun faktor yang menentukan sekali dalam pencapaian sasaran adalah masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem. Tujuan sistem ingin meningkatkan produktivitas, maka sasaran dari setiap subsistem serta komponen – komponen lain dalam sistem diarahkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
2.2
Informasi
Informasi dalam sebuah perusahaan (organisasi) merupakan energi (daya pendorong) yang dibutuhkan sehingga dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, informasi inilah yang mendukung terhadap kelangsungan perkembangan usaha, jika dalam masa tertentu informasi
kurang
didapatkan
maka
perusahaan
akan
mengalami
ketidakmampuan mengendalikan sumber daya yang ada, akibatnya dalam mengambil keputusan-keputusan strategis akan terganggu, dan hal ini bisa mengakibatkan kekalahan dalam persaingan usaha karena tidak punya daya saing (competitiveness), disamping itu dengan adanya informasi secara internal bagi manajer bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan sehingga meningkatkan daya juang para pelaku / personil perusahaan. Sistem informasi yang dimiliki perusahaan terkadang tidak mendukung karena seringkali banyak informasi yang tidak bermanfaat atau tidak berkualitas atau terlalu banyak data yang kurang berarti, akibatnya menghambat dan memperlambat kerja pengolahan sistem informasi, oleh karenanya untuk mendesain sebuah sistem informasi yang efektif dalam perusahaan (effective business system) perlu memahami konsep dasar informasi, agar dapat menyiapkan langkah-langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas.
2.2.1
Kualitas Informasi Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentuka 3 hal, yaitu :
1. Relevan (relevancy.) Informasi harus memberikan manfaat bagi user, relevansi informasi untuk setiap user dengan user lain tentu berbeda, misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin komputer diberikan kepada bagian akuntan
perusahaan, hal ini kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada bagian teknisi perusahaan. 2. Akurat (accuracy) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya, ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Komponen-komponen akurat antara lain : 1. Kelengkapan (Completeness). Artinya informasi yang dihasilkan dapat memberikan kelengkapan yang baik, karena jika informasi yang dihasilkan hanya sebagian-sebagian tentu
akan
mempengaruhi
dalam pengambilan keputusan atau
menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuan dalam mengontrol atau memecahkan masalah. 2. Kebenaran (Correctness). Artinya informasi yang didapatkan memiliki nilai kebenaran dan tidak meragukan,
karena
dapoat
mengakibatkan
penyesatan
dalam
pengambilan keputusan. 3. Keamanan (Security). Artinya informasi yang diperoleh mempunyai nilai keamanan yang tinggi, sehingga tidak mengalami gangguan ataupun pengurangan nilai makna dan bisa mengakibatkan penghambatan dalam pemanfaatan nilai informasi yang diberikan 3. Tepat waktu (timeliness) Informasi yang dihasilkan tidak boleh terlambat (usang) sebab informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalaupun digunakan dalam pengambilan keputusan bisa berakibat fatal Kondisi ini yang menyebabkan nilai informasi menjadi mahal, sehingga kecepatan
untuk mendapatkan, mengolah dan mendistribusikan informasi dibutuhkan teknologi yang memadai (mutakhir) Komponen yang terkait dengan tepat waktu, adalah 1. Ekonomis (Economy). Artinya faktor ekonomis akan mempengaruhi kualitas informasi, sehingga besarnya sumber daya yang diperlukan dalam mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan masalah perlu diukur atau dihitung terlebih dahulu 2. Efisien (Efficiency) Artinya faktor efisiensi juga menentukan kualitas suatu informasi, sehingga informasi mempunyai nilai tepat guna bagi user 3. Dapat dipercaya (Reliability) Artinya informasi yang dihasilkan dapat dipercaya nilainya.
2.2.2
Nilai Informasi
Nilai sebuah informasi ditentukan dari nilai manfaat (benefits) dan nilai biaya (cost), sehingga sering disebut cost and benefits.
“Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya, pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit”.
Informasi dan Tingkat Manajemen.
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasarkan penggunanya, yaitu :
a. Informasi Strategis Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya. b. Informasi Taktis Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencanarencana penjualan. c. Informasi Teknis Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
2.3
Definisi Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut: 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu Menyajikan informasi. 2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendali kan organisasi. 3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,
2.4
Manfaat Sistem Informasi
Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia Adapun pemakai sistem informasi berberbasis komputer terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis, dan anggota organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian perusahaan. 2.4.1
Komponen Sistem Informasi
a. Hardware Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan. b. Software Kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu, Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT), Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa (3 GL dan 4 GL). c. Data Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. d. Prosedur Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.
e. Manusia Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas.
2.4.2
Kegiatan Sistem Informasi
1. Input Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. 2. Proses Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. 3. Output Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut. 4. Penyimpanan Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 5. Kontrol Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu menerapkan pengetahuan dari berbagai macaam bidang. Suatu sistem informasi melibatkan orang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi, komputer, program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan sistem. Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri, ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lain semuanya memiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisain sistem informasi, apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatan manajemen, maka sistem tersebut disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen).
2.5
Definisi Database Database: Sekumpulan data yang terintegrasi yang diorganisasi
untuk
memenuhi kebutuhan para pemakai diddalam suatu organisasi. Database:
Kumpulan dari data yang saling berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya, tersimpan dalam simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya.
2.5.1
Database Management System Sistem Manajemen Database (Database Management System/DBMS) adalah satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data dapat disimpan, dicari kembali, dan diubah. Seperti file perangkat lunak manajer, sebuah DBMS adalah bahan tambahan perangkat lunak yang ditempatkan antara komputer dan pemakai. Dengan DBMS terbentuklah hubungan antar file sehingga data dalam file tersebut dapat dihubungkan satu sama lain, misalnya untuk keperluan pembuatan laporan. DBMS dapat mengelola berbagai data yang disimpan pada file yang berbeda, karena itu perlu dipahami perbedaan antara pandangan fisik, yaitu bagaimana data disimpan dalam komputer, dengan pandangan logis atau pandangan pendesain dan pemakai terhadap data. Terdapat banyak jenis sistem manajemen database (DBMS) yang membuat paket perangkat lunak ini sebagai komponen yang mempunyai nilai khusus pada sistem informasi. Dengan mengetahui karakteristiknya kita dapat mengetahui bagaimana DBMS bekerja dan bagaimana DBMS dapat digunakan. DBMS dapat digunakan untuk keperluan seperti berikut:
·
Memelihara koleksi data yang dapat dipakai secara bersama.
·
Membentuk hubungan antara item data.
·
Meminimalkan data yang kelebihan (redundancy).
·
Memelihara independensi antara program dengan data.
·
Menyediakan data lengkap untuk pembuatan laporan.
·
Menyediakan cara untuk akses bagi keperluan data yang sukar diantisipasi.
·
Menyediakan cara pencarian data dan pengawasan terhadap penyimpanan data.
·
Memungkinkan dilakukannya pengembangan aplikasi.
2.6
Perangkat Lunak Database
2.6.1
Kamus Data Karena DBMS menyimpan kumpulan beberapa item data yang terpisah yang dapat digunakan pada beberapa aplikasi secara bersama-sama, adalah penting bahwa beberapa mekanisme digunakan untuk menyediakan informasi mengenai beberapa item data bersangkutan. Itu adalah fungsi dari kamus data. Kamus data adalah suatu file yang terpisah yang menyimpan informasi seperti:
2.6.2
·
Nama setiap item/jenis/kolom data,
·
Struktur data untuk tiap item,
·
Program yang menggunakan tiap item,
·
Tingkat keamanan untuk setiap item.
Notasi kamus data Pembentukkan notasi kamus data dapat menggunakan beberapa notasi.
Notasi
Arti
=
Terdiri dari, terbentuk dari, sama dengan
+
Dan
()
Optional
{}
Iterasi/pengulangan
[]
Pilih salah satu dari beberapa alternasi
**
Komentar
@
Identifier suau data store
l
Pemisahan dalam bentuk [ ]
Alias
Nama lain untuk suatu data
Notasi = Elemen data elementary adalah suatu dekomposisi yang tidak mempunyai arti dalam konteks lingkungan pemakai. Notasi ( ) Menunjukkan bahwa field yang menggunakan notasi ini berarti boleh ada atau tidak diisi. Notasi { } Menggambarkan suatu komponen data berulang. Notasi [ ] Memilih salah satu pilihan yang tersedia. Notasi @ identifier Digunakan hanya untuk suatu file atau data dan menunjukkan bahwa field yang ada didepannya menngunakan notasi @ adalah field kunci. Notasi * *
Memberikan komentar atau menerangkan suatu field Notasi Alias Memberikan istilah lain yang sama artinya dari field yang sedang didefinisikan. 2.6.3
Metode Perancangan Sistem Metodologi adalah suatu kesatuan metode-metode, konsep-konsep pekerjaan dan aturan-aturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, sedang metode adalah suatu cara teknis yang sistematis untuk mengerjakan sesuatu. Suatu metodologi perancangan sistem dapat dikatakan baik dari masalah yang dihadapi, ada beberapa metode yang digunakan berdasarkan urutan-urutan pelaksanaannya, yaitu : Melaksanakan analisis pendahuluan yang berupa kegiatan untuk mengumpulkan data, dan data dapat dilaksanakan cara survey, serta wawancara. Tujuan yang hendak dicapai adalah untuk mengetahui dan merumuskan masalah yang ada, kegiatan yang dilaksanakan pada tahap ini adalah : 1. Mempelajari sistem organisasi yng ada secara keseluruhan meliputi struktur dan tanggung jawab organisasi. 2. Mengidentifikasi masalah yang mungkin dapat menimbulkan adanya kebutuhan untuk merancang suatu sistem baru. 3. Merumuskan masalah yang telah teridentifikasi, khususnya mengenai bentuk dan wujud, terutama ditinjau dari segi kebutuhan informasi. 4. Menentukan batasan masalah.
Melakukan analisis lanjutan terhadap masalah yang timbul. Tahap kegiatan ini merupakan tahap tindak lanjut dari tindakan sebelumnya, yang terdiri dari :
a. Meninjau organisasi yang terkait dari bagian yang terlibat langsung dengan masalah yang telah dirumuskan. b. Menganalisa pola prosedur kerja. c. Mengidentifikasi formulir dan laporan yang digunakan serta alur prosedurnya. d. Mengevaluasi prosedur yang ada. e. Melaksanakan tahap perancangan atau design sistem melalui : 1. Tahap perancangan sistem secara global. 2. Tahap perancangan sistem secara detail. f. Merancang langkah-langkah untuk penerapan sistem yang telah dirancang untuk dapat dilakukan langkah-langkah yang sesuai dengan yang diberikan metodologi pernacangan sistem, maka dibutuhkan suatu teknik untuk melaksanakannya.
Teknik atau prosedur tersebut adalah : 2.7
Bagan Alir Dokumen (FOD) Bagan Alir Dokumen atau FOD meerupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur yang ada didalam suatu sistem, apa yang dikerjakan sistem tersebut, Komponen-komponen FOD antara lain :
(Simbol dokumen)
Menunjukkan dokumen input dan output untuk proses mekanik atau komputer
(Simbol manual) Menunjukkan proses manual
(Simbol Proses) Menunjukkan kegiatan proses dari program komputer
(Simbol arsip) Menunjukkan penyimpanan data
(Simbol penghubung) Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain Gambar II.1 Simbol FOD
2.8
Diagram Arus Data Adalah
suatu
diagram
yang
menggunakan
notasi-notasi
untuk
menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas.
DAD adalah :
Suatu
gambaran
menggunakan
grafis
sejumlah
dari
suatu
sistem
yang
bentuk-bentuk
simbol
untuk
menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang sailng berkaitan. Definisi DAD:
Adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
DAD merupakan alat yang cukup paling populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
Syarat dalam pembuatan DAD adalah : 1.
Pemberian Nama Proses Dapat dilakukan dengan memberikan nama dengan menggunakan anak kalimat untuk menggambarkan proses dalam suatu kalimat.
2.
Penamaan Dalam Proses Penamaan proses ini dapat dilakukan dari atas kebawah atau dari kiri atau pola-pola lainnya selama masih tetap konsisten.
3.
Penggunaan DAD sebagus mungkin Penggambaran DAD dilakukan berkali-kali sampai sempat terbentuk DAD yang bagus dan mudah dibaca oleh user serta sistem analisnya.
4.
Hindari DAD yang rumit
DAD yang baik adalah DAD yang digambarkan secara sederhana, hingga mudah dibaca dan dimengerti oleh siapa saja.
2.8.1 Konsep dasar DAD
Tingkatan-tingkatan untuk pembacaan DAD : a.
Diagram konteks Merupakan diagram paling atas yang terdiri dari suatu proses dan an ruang lingkup sistem.
b. Diagram Nol Merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antara entity, data flow, data store dan proses dalam sistem. c.
Diagram Detail Merupakan data flow paling bawah, dimana proses yang ada dalam diagram nol digambarkan secara terperinci.
Diagram Arus Data dapat dibagi menjadi 2 macam: •
Logical Diagram Arus Data Diagram ini hanya memberikan alur logical dari data dan hanya memberikan penekanan pada proses-proses apa saja yang ada dalam sistem.
•
Physical Diagram Arus Data Diagram ini merupakan penggambaran alur phisik dari data dan menekankan pada bagaimana proses dari sistem yang diterapkan.
Konsep dari penggambaran alur data adalah sebagai berikut : 1.
Konsep paket dari data, yaitu : Bila dua data atau lebih mengalir dari suatu sumber yang sama ketjuan yang sama, maka harus dianggap sebagai alur data yang tunggal.
2.
Konsep alur data menyebar, yaitu :
Alur data menunjukkan sejumlah tembusan dari alur data bersama dan berasal dari sumber yang menuju tujuan berbeda. 3.
Konsep alur data mengumpul, yaitu : Menunjukka beberapa alur data yang berbeda dari sumber yang berbeda, bergabung bersama-sama menuju tujuan yang sama.
4.
Konsep sumber dan tujuan alur data, yaitu : Semua alur data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju kesuatu proses.
2.8.2
Komponen-komponen DAD antara lain :
(Simbol Proses) Gambar II.2 Simbol Proses DAD
Merupakan pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan orang atau komputer, data masuk, ditransformasikan ke aliran data keluar.
(Data Flow Arus Data) Gambar II.3 Simbol Alur data DAD
Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lain. menggunakan anak panah.
Data Store (Penyimpanan Data)
Gambar II.4 Simbol penyimpanan data
Digunakan sebagai sarana untuk mengumpulkan data.
Terminator Dikenal sebagai entity atau tujuan data yang dipresentasikan dengan bujur sangkar. Gambar II.5 Simbol terminator DAD
2.9
Entity Relation Diagram (ERD)
Entity Relation Diagram merupakan sustu model jaringan menggunakan susunan data yang disimpan secara abstrak, bertujuan untuk menunjukan objekobjek data (entity) dan relationship yang ada pada objek-objek tersebut.
Komponen-komponen yang digunakan dalam ERD terdiri dari : 1. Entity (entitas) / Objek data Entity adalah merupakan suatu kumpulan objek atau sesuatu yang dapat dibedakan atau dapat didefinisikan secara unik. Kumpulan dari entitas tersebut disebut entity set, Kumpulan entity yang sejenis disebut dengan entity set, dapat terdiri dari beberapa kelas yaitu objek, agen dan kejadian serta dapat diterangkan dengan suatu elemen data atau lebih, simbol entity dalam ERD menggunakan persegi panjang.
Simbol Entity
Gambar II.6 Simbol Entity ERD
2. Relationship (relasi/hubungan) Relationship adalah suatu hubungan yang terjadi antara suatu entity atau lebih. Relationship tidak mempunyai keberadaan fisik kecuali mewarisi suatu hubungan antara entity tersebut.
Simbol Relationship Gambar II.7 Simbol Relationship ERD
3. Attribute Attribute
adalah
karakteristik
dari
entity
atau
relationship
yang
menyediakan penjelasan dengan detail. Ada dua jenis attribute, yaitu : 1. Identifier (key) digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik. 2. Descriptor (non key attribute) untuk menspesifikasikan karakteristik dari s
uatu entity yang tidak unik.
Simbol Attribute Gambar II.8 Simbol Attribute ERD
Banyaknya suatu entitas berhubungan dengan entitas lain disebut keterkaitan (Cardinality). Ada tiga jenis keterkaitan, yaitu :
1. Satu ke satu (One to one) atau 1 :1 Entity pertama hanya boleh berhubungan dengan satu entity kedua atau sebaliknya. 2. Satu ke banyak (One to many) atau 1:M Entity pertama boleh berhubungan dengan banyak entity kedua tetapi entity kedua hanya boleh berhubungan dengan satu entity pertama atau sebaliknya. 3. Banyak ke banyak (Many to many) atau M :N Entity pertama boleh berhubungan dengan entity kedua demikian pula sebaliknya.
2.10
Normalisasi
Adalah proses yang berkaitan dengan model data relational untuk mengorganisasi himpunan data dengan ketergantungan data dan keterkaitan yang tinggi atau erat. Normalisasi ”adalah proses tahap demi tahap untuk ganti struktur data pohon atau jaringan menjadi struktur data hubungan dalam bentuk tabel dua dimensi”. ( Jogiyanto H.M, hal825,1989 ). 2.10.1 Dasar-dasar normalisasi •
Normal form (bentuk normal) adalah suatu klas dari skema database relasi yang didefinisikan untuk memenuhi tujuan dari tingginya integritas dan maintainability.
•
Kreasi dari suatu bentuk normal disebut normalisasi.
•
Normalisasi dicapai dengan penganalisaan ketergantungan diantara setiap individu attribut yang diasosiasikan dengan relasinya.
Tujuannya adalah untuk mengurangi anomali atau penyimpangan informasi dalam proses perubahan, penyisipan, penghapusan data dan juga untuk mengoptimalisasi penggunaan tempat penyimpanan. Pengertian dari penyimpangan-penyimpangan yang disebutkan diatas adalah sebagai berikut :
1. Penyimpangan penyisipan, yaitu : Tidak bisa menyisipkan informasi dalam suatu entity berdasarkan primary key yang ada. 2. Penyimpangan penghapusan, yaitu : Penghapusan suatu record akan menghilangkan semua informasi dari himpunan data dalam suatu entity. 3. Penyimpangan perubahan, yaitu : Perubahan terhadap suatu nilai attribute yang harus dilakukan dibeberapa tempat.
Proses normalisasi yang akan dibicarakan disini adalah proses normalisasi langkah pertama sampai dengan akhir seperti tertera dibawah ini.
I. Bentuk Normal I (First Normal Form / 1-NF). Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu formal tertentu, dapat saja data tidak lengkap. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
II. Bentuk Normal II (Second Normal Form / 2-NF).
Bentuk ini merupakan ciri, yaitu setiap data yang dibentuk dalam file dasar. Data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field-field . Tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau bernilai ganda.
III. Bentuk Normal III (Third Normal Form / 3-NF). Merupakan syarat yang telah memenukhi criteria bentuk normal kesatu attribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungi pada kunci utama. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah ditentukan kunci fieldfield nya.
2.11
Definisi Persediaan
Persediaan adalah berbagai produk yang diperlukan perusahaan untuk melakukan proses produksi
Terdapat 5 jenis konsep persediaan antara lain : 1. Bahan baku Persediaan dari barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, bahan baku terdiri dari semua bahan yang dipergunakan dalam perusahaan. 2. Komponen Persediaan barang yang terdiri dari bagian/parts yang diterima dari supplier yang dapat langsung dirakit dengan bagian/pars lain tanpa melalui proses sebelumnya. 3. Produk dalam proses pengerjaan Persediaan barang yang diperlukan oleh perusahaan masih dalam proses produksi perusahaan lain. 4. Barang jadi Persediaan barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan.
5. Barang pasokan Persediaan barang yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu memudahkan perdagangan perusahaan.
