BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1
Definisi Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari suatu prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.1 Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan suatu jaringan kerja dari suatu prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan saling ketergantungan dalam membentuk satu kesatuan atau organisasi untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem mengandung komponen yang dapat berupa subsistem atau bagian dari sistem yang mempunyai sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi dan mempengaruhi proses secara keseluruhan.
1
Prof.Dr.Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis & Desain, Andi Offiset, Yogyakarta, 2005 hal 9
13
Proses
Masukan
Mekanisme Pengendalian
Keluaran
Umpan Balik
Tujuan
Batas Sistem Lingkungan
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem2
2.1.2
Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:
a.
Komponen Sistem (component) Suatu
sistem
terdiri
dari
sejumlah
komponen
yang
saling
berinteraksi,yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2
http://arivandra.blogspot.com/2011/02/karakteristik-sistem.html
13
b.
Batas Sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem memeungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas sistem juga menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. c.
Lingkungan Luar Sistem (environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Linkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut. d.
Penghubung Sistem (interface) Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya.
13
e.
Masukan Sistem (input) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. f. Keluaran Sistem (output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. g.
Pengolahan Sistem (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu
sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku atau bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
13
h.
Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.2
Konsep Dasar Informasi
2.2.1
Definisi Informasi
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan. Teori informasi lebih tepat disebut teori matematis, komunikasi juga memberikan beberapa pandangan yang berguna bagi sistem informasi manajemen. Para ahli sistem informasi manajemen tidak mempunyai pendapat yang sama mengenai jenis-jenis yang dioperasikan dalam manajemen. Dari berbagai pendapat yang berbeda itu dapat disimpulkan bahwa informasi dalam manajemen diklasifikasikan berdasarkan aspek-aspek seperti berikut : a.
Informasi berdasarkan persyaratan Informasi berdasarkan persyaratan diklasifikasikan menjadi 4 (empat)
informasi yaitu: 1.
Informasi yang tepat waktu.
2.
Informasi yang relevan.
13
3.
Informasi yang bernilai.
4.
Informasi yang dapat dipercaya.
b.
Informasi berdasarkan dimensi waktu Informasi berdasarkan dimensi waktu diklasifikasikan menjadi 2 (dua)
macam yaitu: 1.
Informasi masa lalu.
2.
Informasi yang akan datang. Nilai informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. 2.2.2
Siklus Informasi
Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input, diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru.
13
Data baru tersebut selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya, begitu seterusnya sehingga membentuk suatu siklus informasi/Information Cycle.
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1
Definisi Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi didapatkan dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan proses sistem (processing system).
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik”.3
3
Prof.Dr.Jogiyanto HM, MBA, Akt. Pengenalan Komputer, Andi Offiset, Yogyakarta, 1999 hal 12
13
2.3.2
Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut bangunan (building block) yang terdiri dari : a.
Blok masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. b.
Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c.
Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tungkatan manajemen serta semua pemakai sistem. d.
Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan data, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu Teknisi (brainware), Perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardaware).
13
e.
Blok Basis Data (Database Block) Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satudengan yang lainnya, tersimpan diperangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. f. Blok Kontrol (Control Block) Banyak hal dapat merusak sistem informasi,sehingga beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi. 2.3.3
Perencanaan Sistem Informasi
Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masingmasing. Untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan dan nilai masing-masing organisasi. Untuk memahami bagaimana merencanakan sistem informasi yang tepat dan sesuai dengan organisasi masing-masing, berikut bagaimana informasi itu mengalir dari satu tempat ketempat lain, bagaimana merencanakan sistem informasi secara keseluruhan, serta bagaimana merencanakan sistem informasi secara per bagian.
13
Perlu di ingat, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan-tingkatan berikut : a.Tingkat I
: Ide, mengetahui perlu adanya perubahan
b.Tingkat II : Desain, merancang cara pemecahannya c.Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design kedalam sistem d.Tingkat IV : Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan desain e.Tingkat V
: Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai tujuan semula
f.Tingkat VI :Tingkat Lanjut, melaksanakan perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada 2.3.4
Pengelolaan Sistem Informasi
Pengelolaan sistem informasi adalah bagian yang tak dapat dipisahkan dari studi manajemen, pengelolaan sistem informasi merupaka faktor kunci bagi keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen. Kemajuan industrialisasi dan perusahaan bisnis yang sangat pesat dewasa ini menuntut penataan sistem ketenagaan, sistem pembayaran dan sistem pemasaran yang cermat, cepat dan canggih. Kebutuhan ini dapat dipenuhi dengan baik jika tersedia informasi yang lengkap dan akurat dalam berbagai sumber informasi yang terpercaya. Kualifikasi kemampuan tenaga yang diperlukan harus dirumuskan secara jelas sehingga dapat disajikan kedalam pasaran tenaga kerja dengan informasi yang lengkap.
13
Pengadaan pembiayaan dan penyimpanan serta pendayagunaannya akan berlangsung lancar dan efisien jika diterapkan dalam sistem informasi yang tepat. Penguasaan pasar dengan produk perusahaan yang terbaik dapat dipasarkan kedunia pasca pasar bila hal tersebut hanya beberapa contoh sekedar untuk menunjukan betapa pentingnya peran dari sistem informasi dalam kehidupan manajemen dan organisasi yang efektif. Hal ini berarti pengelolaan sistem informasi adalah suatu kebutuhan nyata bahkan sekaligus merupakan keharusan berdasarkan pertimbangan secara multi dimensional. Pemimpin yang efektif bertugas dan bertanggung jawab mengelola sistem informasi dalam rangka proses manajemen dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Tugas
pengelola
tersebut
meliputi
perencanaan
informasi,
transformasi informasi, komunikasi informasi organisasi pelaksana, pemantauan dan pengendaliannya. 2.3.5
Pengendalian Sistem Informasi
Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi bahkan ia melaksanakan fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengolahan informasi. Pengelola informasi perlu memahami dan memiliki keterampilan manajerial dan melaksanakan kegiatan pengendalian sistem informasi, yakni:
a.
Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi
b.
Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi
13
c.
Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi
d.
Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi Dengan kemampuan itu maka terjadilah kelancaran pelaksanaan
pengelolaan sistem informasi guna mendukung keberhasilan program organisasi. Bila keempat pengendalian sistem informasi lepas kendali akan mengalami kegagalan mencapai tujuan dan membahayakan proses manajemen. Hal ini perlu mendapat perhatian dengan mempelajari secara singkat tentang upaya-upaya pengendalian terhadap kegiatan perencanaan infomasi, kegiatan transformasi informasi, kegiatan pengorganisasian pelaskana sistem informasi, kegiatan koordinasi dalam pelaksanaan sistem informasi Pengendalian sistem informasi dilaksanakan melaui pengawasan dan pembinaan. Pengawasan dilakukan baik secara langsung yakni ditempat dimana dilaksanakannya sistem informasi tersebut, maupun secara tak langsung melalui laporan-laporan secara tertulis dan secara lisan.
2.4
Konsep Dasar Pengolahan Data
2.4.1
Definisi Pengolahan Data
Data adalah suatu penggambaran fakta , pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin.Contoh : data berupa angka , karakter, alphabet, simbol, gambar, suara dan lain-lain. Pengolahan data adalah Pengubahan atau transformasi simbol-simbol seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya.
13
2.4.2
Tujuan dan Fungsi Pengolahan Data
Tujuan Pengolahan Data adalah untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil). Fungsi dasar Pengolahan Data : 1.
Mengambil program dan data (masukan / input)
2.
Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan
3.
Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan
4.
Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.
5.
Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.
2.4.3
Manfaat Pengolahan Data
Dengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia , hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer . Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak.
2.5
Konsep Dasar Persediaan
Persediaan barang merupakan siklus arus pembelian dan penjualan yang aktivitasnya mengawali pengolahan transaksi hingga menghasilkan laporan sisa persediaan barang.
13
2.5.1
Definisi Persediaan
Persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan dalam proses produksi, serta bahan jadi atau bahan produksi yang diselesaikan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu4. 2.5.2
Peranan Persediaan
Peranan dari persediaan dalam perusahaan adalah merupakan suatu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinue, diperoleh , diubah yang kemudian dijual kembali. Kita bisa memproduksi suatu barang baik perusahaan dalam bidang manufaktur maupun perusahaan dagang, baik persediaan bahan baku maupun persediaan barang setengah jadi dalam jumlah tertentu selama masa produksi. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaanya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan konsumen yang memerlukan atau meminta barang jasa yang dihasilkan. 2.5.3
Fungsi dan Tujuan Persediaan
Fungsi persediaan adalah membantu untuk memisahkan pemasok, produsen,dan konsumen, persediaan juga mengizinkan pedagang barang agar dapat membantu jalannya operasional.
4
Drs. Sofyan Assauri, Manajemen Produksi,Jakarta,1996, hal 176
13
Pada dasarnya persedian akan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan yang harus dilakukan secaraberturut turut untuk memproduksi barang-barang selajutnya menyampaikan kepada langganan atau konsumen, fungsi persediaan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1.
Tepat produksi Prosedur dilaksanakan dalam proses yang harus sesuai dengan kebutuhan
2.
Tepat jenis Maksudnya dari tepat jenis adalah terpenuhinya kebutuhan barang yang paling sesuai dengan kebutuhan, karena setiap barang biasanya melikikarateristik yang berbeda
3.
Tepat mutu Maksud dari tepat mutu akan menyebabkan barang tersebut tidak mudah mengalami kerusakan/tidak sebelum waktunya
4.
Tepat waktu Tepat waktu merupakan hal yang penting, barang datangnya tidak tepat waktu dapat merugikan pihak perusahaan pembeli serta dapat menghambat kelancaran pekerjaan-pekerjaan dan keterlambatan barang
5.
Tepat jumlah Persediaan barang disesuaikan dengan jumlah kebutuhan, dengan merencanakan terlebih dahulu berapa jumlah suatu barang yang dibutuhkan.
13
Persediaan dimaksudkan untuk merealisasikan kebutuhan yang dirasakan kurang oleh pihak perusahaan. Adapun tujuannya adalah agar proses persediaan atau kegiatan operasional suatu perusahaan tidak mengalami kemacetan karena kekurangan persedian barang yang dibutuhkan dalam menunjang kegiatannya adapun tujuan persedian adalah sebagai berikut : 1.
Sebagian besar kekayaan perusahaan pada umumnya tertanam pada persediaan oleh karenanya perlu disusun suatu sistem dan prosedurnya agar persedian dapat ditingkatkan efektifitasnya.
2.
Persediaan ini diharapkan dapat membantu mengatasi keamanankemungkinan
dari
kehilangan,
kerusakan
dan
lain-lain
demi
mempertahankan kontinyuitas perusahaan. 3.
Persediaan harus ditangani dengan baik selain penyimpanan dan pengeluarannya juga penerimaan ke perusahaan. Kesalahan dalam penerimaan
yang
disebabkan
karena
kualitas
dan
harga
akan
mempengaruhi terhadap harga pokok penjualan. 4.
Persediaan yang terdapat digudang harus dijaga keberadaaannya dan jumlah persediaan dan stok yang terdapat didalamnya agar permintaan yang dilakukan baik dari pemakaian atau bukan pemakaian dapat selalu terpenuhi
13
2.5.4
Jenis Persediaan
Jenis persediaan tergantung dari jenis perusahaannya, berikut adalah jenis dari persediaan menurut jenis perusahaan: 1.
Perusahaan dagang : Persediaan berupa barang yang dibeli dengan tujuan untuk dijual
2.
Perusahaan Manufaktur : a. Bahan baku dan penolong b. Barang dalam proses c. Barang jadi/produk selesai
2.5.5
1.
Metode Pencatatan Persediaan Barang
Metode Fisik (Periodic) Pada metode fisik setiap ada mutasi persediaan tidak ada catatannya
sehingga untuk mengetahui nilai persediaan harus dilakukan dengan penghitungan secara fisik. Begitu juga harga pokok penjualan baru dapat dihitung setelah persediaan akhir sudah dihitung. 2.
Metode Buku (Perpectual) Pada metode buku/perpectual setiap ada mutasi persediaan selalu
dilakukan pencatatan sehingga sewaktu-waktu dapat diketahui saldo dari persediaan.
13
2.5.6
Masalah Pemilikan Persediaan Barang
Barang sudah dicatat sebagai persediaan didasarkan pada hak kepemilikannya. Penentuan perpindahan hak atas barang antara lain timbul dalam keadaan: a.
Barang dalam perjalanan (Goods in transit) Apabila barang yang dikirim dengan syarat f.o.b shipping point maka
pembeli mengakui dan mencatat barang sebagai persediaan pada saat barang yang dibeli keluar dari gudang penjual/diserahkan pada pihak pengangkut. Apabila barang yang dikirim dengan syarat f.o.b destination maka pembeli mengakui dan mencatat barang sebagai persediaan setelah barang tersebut diterima oleh pembeli. b.
Barang-barang yang dipisahkan Apabila melakukan pembelian tetapi pengiriman tidak dilakukan
sekaligus maka pembeli dapat mencatat pembelian dan menambah persediaan barangnya. c.
Barang konsinyasi Sebelum barang tersebut dijual masih tetap menjadi persediaan pihak
yang menitipkan (consignor) dan pihak yang menerima titipan (consignee) tidak mempunyai hak atas barang tersebut sehingga tidak mencatat sebagai persediaan.
13
d.
Penjualan angsuran Hak atas barang tetap pada penjual sampai seluruh harga jualnya
dilunasi. Penjual akan melaporkan barang tersebut dalam persediaannya dikurangi dengan jumlah yang sudah dibayar. Pembeli akan melaporkan barang-barang tersebut dalam persediaannya sejumlah yang sudah dibayarkan. 2.5.7
Harga Pokok Persediaan
Harga Pokok (Cost) Persediaan adalah jumlah semua pengeluaran langsung atau tidak langsung yang berhubungan dengan perolehan, penyiapan dan penempatan persediaan tersebut agar dapat dijual. Berikut ini merupakan metode penentuan harga pokok persediaan : a.
Identifikasi Khusus Pada metode ini dilakukan pengidentifikasian setiap barang yang terjual
dan setiap barang yang ada dalam persediaan. Harga pokok dari setiap barang yang terjual dimasukkan dalam harga pokok barang penjualan, sedangkan harga pokok dari setiap barang yang ada di tangan dimasukkan ke dalam persediaan b.
Masuk Pertama Keluar Pertama (MPKP/FIFO) Metode FIFO mengasumsikan bahwa barang digunakan sesuai dengan
urutan pembeliaanya; dengan perkataan lain, barang pertama yang dibeli adalah yang pertama yang digunakan (dalam perusahaan pabrikasi) atau dijual (dalam perusahaan
dagang).
Persediaan
yang
tinggal
mencerminkan pembelian yang paling mutakhir.
13
dengan
demikian
harus
c.
Masuk Terakhir Keluar Pertama (MTKP/LIFO) Metode LIFO pertama mencocokkan harga pokok dari barang yang
dibeli terakhir terhadap pendapat. Jika persediaan periodik yang digunakan, maka akan diasumsikan bahwa harga pokok dari total kuantitas yang dijual dan digunakan selama bulan itu akan berasal dari pembelian yang paling baru. d.
Rata-rata tertimbang Metode rata-rata menetapkan harga barang-barang di dalam persediaan
atas dasar biaya rata-rata dari semua barang serupa yang tersedia selama periode bersangkutan. e.
Persediaan besi/minimum Pada metode ini asumsinya bahwa perusahaan memerlukan suatu
persediaan minimum (besi) untuk menjaga kontinuitas usahanya. Persediaan minimum ini dianggap sebagai seuatu elemen yang harus selalu tetap. Sehingga dinilai dengan harga pokok yang tetap. Harga pokok untuk persediaan minimum biasanya diambil dari pengalaman yang lalu. f. Biaya standar Pada metode ini persediaan barang dinilai dengan biaya standar yaitu biaya –biaya yang seharusnya terjadi. Biaya standat ini ditentukan dimuka, yaitu sebelum proses produksi dimulai, untuk bahan baku, upah langsung dan biaya produksi tidak langsung. Apabila terdapat perbedaan antara biaya yang sesungguhnya dengan biaya standar akan dicatat sebagai selisih.
13
g.
Biaya rata-rata sederhana Harga pokok persediaan dalam metode ini ditentukan dengan
menghitung rata-rata tanpa memperhatikan jumlah barangnya. h. Harga beli terakhir Dalam metode ini persediaan barang yang ada pada akhir periode dinilai dengan harga pokok pembelian terakhir tanpa mempertimbangkan apakah jumlah persediaan yang ada melebihi jumlah yang dibeli terakhir i.
Metode nilai penjualan relatif Metode ini dipakai untuk mengalokasikan biaya bersama kepada masing-
masing produk yang dihasilkan/dibeli. j. Metode biaya variabel Dalam metode ini harga pokok produksi yang dihasilkan oleh perusahaan hanya dibebani dengan biaya produksi yang vaiabel yaitu bahan baku, upah langsung dan biaya produksi tidak langsung variabel. Biaya produksi tidak langsung yang tetap akan dibebankan sebagai biaya dalam periode yang bersangkutan dan tidak ditunda dalam persediaan.
2.5.8
Definisi Pengendalian
Pengendalian adalah suatu proses pengawasan dimana manajemen dapat mengambil beberapa tindakan untuk perbaikan organisasi dengan efektif dan efisien dengan maksud untuk mencapai tujuan5.
5
Drs. Agus Ahyari ,Pengendalian Produksi, Yogyakarta, 1985, hal 44
13
2.5.9
Tujuan dan Fungsi Pengendalian Persediaan
Adapun tujuan pengawasan persediaan sebagai berikut : 1.
Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya proses produksi
2.
Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu berlebih-lebihan biaya-biaya yang timbul dari persediaan.
3.
Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan mengakibatkan biaya pemesanan menjadi besar.
2.6
Konsep Permodelan Sistem
Model adalah alat bantu atau media yang dapat digunakan untuk mencerminkan dan menyederhanakan suatu realita (dunia sebenarnya) secara terukur. Jenis permodelan sistem yang terdiri dari: 1.
Model fisik Contoh model fisik dari konsep pemodelan sistem yaitu miniatur bangunan sipil, arsitek (maket).
2.
Model dalam bentuk peta/map dan diagram Contoh model dalam bentik peta dari konsep pemodelan sistem yaitu peta topografi, peta jaringan jalan.
3.
Model statistik atau matematika Contoh model statistik dari konsep pemodelan sistem yaitu fisika, ekonomi, transportasi.
13
Melalui pemodelan, akan digambarkan aliran data yang akan diproses menjadi informasi sehingga arus data dari informasi dapat terlihat jelas. Penggambaran pemodelan dapat menggunakan sistem flowchart. Melalui penggambaran,dapat dilakukan efisiensi aliran data dan informasi sehingga sistem menjadi efisien.
a. Flowchart
Flowchart
adalah
Bagan-bagan
yang
mempunyai
arus
yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.
b. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. Pada data flow diagram terdapat tingkatan,yaitu : 1. Diagram Konteks (Context Diagram) a. Merupakan level tertinggi dari DAD yang menggambarkan seluruh input ke atau dari sistem. b. Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem c. Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut source, terminal yang menerima keluaran dari sistem disebut sink.
13
d. Hanya ada satu proses. e. Tidak boleh ada data store. 2. Diagram nol (0) a. Sudah menunjukkan data store yang digunakan. b. Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 1.0 dengan diagram hubungan harus terpelihara. 3. Diagram Rinci Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level diatasnya. Walaupun DFD(Data Flow Diagram) mempunyai kelebihan-kelebihan, yaitu dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah (decomposition), dapat menunjukkan arus data di sistem, dapat menggambarkan proses paralel di sistem. Dapat juga menunjukkan simpanan data, dapat menunjukkan entitas luar, tetapi DFD juga mempunyai keterbatasan. Keterbatasan dari DFD adalah sebagai berikut: a.
DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop)
b.
DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision)
c.
DFD tidak menunjukkan proses perhitungan
13
2.7
Konsep Basis Data
2.7.1
Definisi Basis Data
Basis data adalah kumpulan informasi bermanfaat yang diorganisasikan ke dalam tata cara yang khusus.6 Dengan basis data, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam basis data menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah ditambahkan ke dalam basisdata, dimodifikasi, dan dihapus. 2.7.2
Elemen Basis Data
Elemen-Elemen dalam basis data meliputi : a.
Entity Relational Diagram ( ERD ) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data
dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Komponen – komponen dalam ERD meliputi : b.
Entitas (Entity) Merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan
dari sesuatu yang lain . Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
6
Abdul Kadir,Konsep Dan Offset,Yogyakarta,1999 hal 9
Tuntunan
13
Praktis
Basis
Data,Andi
c.
Atribut Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang
berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. d.
Relasi Relasi adalah hubungan alamiah yang terjadi antara satu atau lebih
entitas. Digambarkan dengan bentuk sebuah belah ketupat. e.
Kardinalitas Angka yang menunjukan banyaknya kemunculan suatu objek terkait
dengan kemunculan objek lain pada suatu relasi. Ada
tiga
kemungkinan
tingkat
hubungan
yang
ada
untuk
menggambarkan hubungan antara entitas, yaitu : 1.
Relasi Satu Ke Satu ( One To One ) Adalah tingkat hubungan satu kesatu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua atau sebaliknya.
2.
Relasi Satu Ke Banyak ( One To Many ) Adalah tingkat hubungan satu ke banyak atau sama dengan banyak ke satu, tergantung pada arah mana hubungan itu dilihat.
13
3.
Relasi Banyak Ke Banyak ( Many To Many ) Adalah tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lain.Baik dilihat dari sisi entitas pertama maupun dilihat dari sisi entitas kedua.
2.7.3
Normalisasi
Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel- tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai dalam suatu organisasi. Tujuan dari normalisasi antara lain untuk menghilangakn kerangkapan data, mengurangi kompleksitas data, serta mempermudah pemodifikasian data. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi, ada beberapa konsep yang perlu diketahui yaitu : a.
Atribut Kunci Setiap file selalu terdapat kunci dari file atau satu set field ( Kolom )
yang dapat mewakili record ( Baris ). b. Kandidat Kunci ( Candidate Key ) Adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entitas. Dan kandidat kunci tidak boleh berisi atribut dari tabel lain.
13
c.
Kunci Primer ( Primary Key ) Adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya
mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi dapat juga mewakili setiap kejadian dari entitas. d.
Alternatif Kunci Setiap atribut dari kandidat kunci yang tidak terpilih menjadi kunci
primer, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternatif kunci. e.
Kunci Tamu Merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada kunci primer pada
tabel yang lain. Kunci tamu terjadi pada suatu relasi yang mmiliki kardinalitas satu ke banyak atau banyak ke banyak. Kunci tamu biasanya selalu diletakkan pada tabel atau relasi yang mengaruh ke banyak. Bentuk – bentuk normalisasi dalam basis data adalah: 1.
Bentuk Normal Pertama ( 1 NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal pertama bila setiap data bersifat atomic yaitu setiap irisan baris dan kolom hanya mempunyai satu nilai data.
2.
Bentuk Normal Kedua ( 2NF ) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kedua bila relasi tersebut sudah memenuhi normal kesatu dan artikel yang bukan kunci primer sudah tergantung penuh terhadap kunci primernya.
13
3.
Bentuk Normal Ketiga ( 3 NF ) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal ketiga bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normak kedua dan atribut yang bukan kunci primer tidak tergantung transitif terhadap kunci primernya.
2.8
Perangkat Lunak Yang Digunakan
Dalam pembuatan program ini penyusun menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7. Delphi 7 dapat membantu untuk membuat berbagai macam aplikasi yang berjalan di sistem operasi Windows , mulai dari sebuah program sederhana sampai dengan program yang berbasiskan client/server atau jaringan. Delphi 7 termasuk aplikasi yang dapat digunakan untuk mengolah teks, grafik, angka, database dan aplikasi web. 2.8.1
Borland Delphi 7
Borland Delphi adalah sebuah bahasa pemrograman under windows yang diproduksi oleh Borland dengan tampilan yang smooth seperti pada Sistem Operasi Windows itu sendiri. Pemrograman ini merupakan pengembangan pemrograman bahasa pascal. Dengan menggunakan borland delphi ini kita dapat membuat program dari yang sederhana sampai yang berbasis client / server atau jaringan yang berjalan di sistem operasi windows.
13
Borland sebagai pengembang perangkat lunak yang sudah ada sejak era 1980 an menggunakan ikon dan nama Delphi sebagai salah satu perangkat lunak pembantu pemrograman untuk membuat program yang sudah mengarah ke Pemrograman Yang Berorientasi pada Objek atau dikenal dengan istilah OOP (Object Oriented Programming). Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik yang menarik serta diperkuat dengan pemrogramannya yang terstruktur
Gambar 2.2 Borland Delphi 7
13
2.8.2
Microsoft Access 2003
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Microsoft Access kebanyakan digunakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP).
13
Gambar 2.3 Microsoft Access 2003
Database pada Access 2003 terdiri atas satu atau beberapa table, query, form, report, page, makro, modul yang semuanya saling berhubungan. a.
Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakan komponen utama dari sebuah database.
b.
Queries, digunakan untuk memfilter agar data yang diinginkan saja yang akan ditampilkan, atau bisa juga sebaliknya, dapat digunakan untuk mencegah data yang tidak diinginkan tampil. Selain itu, Query juga dapat digunakan untuk membentuk field baru, yang datanya dibuat dengan formula tertentu, dan merupakan hasil pengolahan dari field yang lain, Query dapat menggabungkan data dari beberapa tabel, yang datanya saling berkorelasi, untuk ditampilkan dalam satu tabel saja.
13
Selain itu query dapat digunakan untuk melakukan manipulasi isi tabel, baik menambah, menghapus, ataupun mengedit isi tabel. Sebuah query dapat memiliki sumber data sampai dengan 16 tabel, dan dapat memiliki sampai 255 field yang berbeda. c.
Forms, digunakan untuk menampilkan data, mengisi data, mengubah data yang ada di dalam tabel. Ketika form dibuka, Access 2003 mengambil data dari suatu tabel atau lebih dan menampilkannya ke layar monitor menggunakan layout yang dibuat melalui Form Wizard atau dari layout yang dirancang sendiri oleh user.
d.
Reports,
digunakan
untuk
membantu
kita
membuat
laporan
mengenai data – data yang ada dalam database kita. Report yang telah dikelompokkan dapat dicetak, dihitung subtotal dan total datanya berdasarkan kriteria tertentu. Report(laporan) juga dapat dibuat dengan grafik atau label data. e.
Pages, digunakan untuk membuat halaman Web(page) berupa data access page yang dapat ditempatkan diserver sistem jaringan internet.
f.
Macros, digunakan untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering digunakan dalam mengolah data.
g.
Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan. Modules ini berisi kode Visual
h.
Basic for Applications yang ditulis untuk menangani even dalam Access 2003.
13
2.9
Sejarah Perusahaan
Toko Ria Rezeki adalah sebuah toko yang didirikan oleh Ibu Ria Ovaliana pada tahun 2011 beralamat di Jalan Bakar Batu No.3a Tanjungpinang. Toko ini bergerak dibidang penjualan barang-barang rumah tangga secara enceran. Berikut adalah struktur organisasi dari Toko Ria Rezeki :
Pimpinan
Staf I
Staf II Gambar 2.4 Struktur Organisasi
Tugas-Tugas dari masing-masing bagian meliputi : 1.
Pimpinan a. Sebagai jabatan tertinggi dalam perusahaan b. Memiliki tanggung jawab penuh terhadap laba dan rugi perusahaan c. Memberi instruktur kepada bawahan untuk melaksanakan tugas d. Menyetujui serta mengontrol segala pengeluaran dan penerimaan uang perusahaan e. Mengontrol stok
2.
Staf I dan 1I a. Menjalankan instruksi pimpinan dan melayani pelanggan
13
13
