BAB II LANDASAN TEORI
2.1 PENGERTIAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN Untuk mengetahui lebih jelas dari Sistem Pengendalian Intern, maka dibawah ini akan dikemukakan definisi – definisi dari sistem pengendalian intern yang diambil dari beberapa sumber. Definisi dari “Sistem Pengendalian Intern”menurut The Stataement on Auditing Standards adalah sebagai berikut :“Sistem Pengendalian Intern terdiri dari rencana organisasi dan semua metoda dan cara yang dikoordinasi, yang diterapakn dalam suatu perusahaan untuk mengamankan aktiva – aktivanya, mengecek ketelitian dan dapat dipercayanya data akunting, untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan – kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pimpinan perusahaan. Definisi dari “Sistem Pendendalian Intern” menurut AICPA ( American Institute of Certified Public Accountants) adalah sebagai berikut :“Sistem Pengendalian Intern” meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan – ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mrndorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan. Sistem pengendalian Intern mempunyai beberapa pengertian, yaitu sistem pengendalian intern dalam arti luas dan dalam arti sempit.
Dalam arti sempit, istilah tersebut sama dengan pengertian internal check yang merupakan prosedur – prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data – data administrasi seperti misalnya mencoccokan penjumlahan mendatar dengan penjumlahan melurus. Dalam arti yang luas, sitem pengendalian intern dapat dipandang sebagai sistem sosial yang mempunyai wawasan atau makna khusus yang berbeda dalam organisasi perusahaan.
2.1.1 Tujuan Manajemen Dari Sistem Pengendalian Intern Berdasarkan tujuan dari manajemen,sistem pengendalian intern dapat dibagi dalam : 1. Pengendalian Akunting Tujuan dari pengendalian akunting adalah untuk mengamankan aktiva –aktiva milik perusahaan, melindungi terhadap terjadinya utang – utang yang tidak wajar dan menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya catatan – catatan keuangan. Pengendalian intern untuk tujuan – tujuan pengendalian akunting tersebut dimuka berhubungan langsung dengan kepentingan dari akuntan publik yang akan memeriksa perusahaan yang bersangkutan. Pengendalian Akunting, meliputi recana organisasi dan catatan – catatan yang berhubungan denagn pengamanan aktiva – aktiva dan dapat dipercayanya catatan – catatan keuangan dan oleh karena itu dirancang untuk memberikan jaminan bahwa : a) Transaksi –transaksi dilaksanakan sesui dengan pengesahan umumatau khusus dari pimpinan perusahaan.
b) Transaksi – transaksi dicatat seperlunya, agar dapat : •
Disusun laporan – lapaoran atau daftar – daftar keuangan yang sesuai dengan prinsio – prinsip akuntansi yang diterima secara umum, atau kriteria lainnya yang dapat diterapkan pada laporan itu.
•
Untuk mempertahankan dapat dipertanggungjawabkan aktiva – aktiva milik perusahaan.
•
Membandingkan aktiva – aktiva yang tercatat dalam akunting dengan aktiva – aktiva yang benar – benar ada dalam perusahaan.
2. Pengandalian Administratif Tujuan dari pengendalian administratif meliputi rencana organisasi dan prosedur – prosedur dan catatan – catatan yang berhubungan dengan proses keputusan untuk pengesahan transaksi – transaksi. Pengesahan ini merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang dihubungkan dengan tanggungjawab untuk mencapai tujuan dari organisasi dan merupakan titik tolak dari pimpinan perusahaan untuk melaksanakan pengendalian akunting dari transaksi – transaksi dan pengendalian – pengendalian ganda. Dalam kebanyakan perusahaan terdapat pengendalian intern yang mempunyai tujuan ganda, yaitu baik untuk tujuan pengendalian akunting, maupun untuk tujuan pengendalian management. Sebagai contoh dapat dikemukakan disini, fungsi pegendalian kualitas dalam perusahaan – perusahaan industri. Fungsi ini terutama ditujukan untuk mencapai tujuan pengendalian manajement misalnya : kepuasan dari para langgganan dan efektifitas dari operasi produksi.
2.1.2 Syarat- Syarat Untuk Suatu Pengendalian Intern Yang Baik Tidak ada suatu sistem pengendalian intern standar yang dapat digunakan untuk semua perusahaan. Akan tetapi untuk memperoleh suatu sistem pengendalian intern yang baik perlu diperhatikan faktor – faktor sebagai berikut : 1) Suatu rencana organisasi yang logis, yang menetapkan secara tegas dan jelas, wewenang dan tanggung jawab dan pemisahan fungsi operasi, pencatatan dan penyimpanan. 2) Suatu struktur akunting yang memadai, termasuk teknik – teknik pengendalian budget dan akunting biaya dan harga pokok, bagan perkiraan – perkiraan, petunjuk (pedoman) pelaksanaan akunting dan bagan – bagan yang menunjukan arus dari transaksi – transaksi. 3) Suatu staf pemeriksa intern yang melaporkan kepada pimpinan perusahaan dan yang dibebani tanggungjawab untuk terus menerus melakukan survey, evaluasi dan penyempurnaan dari pengendalian intern. 4) Para karyawan dengan kemampuan dan pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka.
2.1.3 Struktur Akunting Jika sistem akunting ingin menghasilkan suatu pengendalian intern yang kuat, maka sistem akunting itu harus meliputi : a) Suatu bagan perkiraan yang diklasifikasi sesuai dengan tanggungjawab dari masing – masing pengawas dan para karyawan yang memegang kedudukan (jabatan) yang penting.
b) Suatu petunjuk atau pedoman mengenai kebijaksanaan – kebijaksanaan dan prosedu – prosedur akunting. c) Suatu budget atau suatu rencana operasi induk dari operasi –operasi yang terperinci untuk waktu yang akan datang, disertai dengan pelaporan dan analisa dari perbedaan – perbedaan (selisish – selisih)antara pelaksanaan – pelaksanaan yang sebenarnya dan standar – standar menurut budget. d) Suatu sistem akunting biaya – biaya produksi yang sesuai dangan perusahaan industri yang bersangkutan. e) Dokumen – dokumen dan formulir – formulir yang dirancang secara baik dan dikendalikan oleh nomor – nomor seri.
2.1.4 Komponen – Komponen dari Sistem Pengendalian Intern Komponen – komponen dari sistem pengendalian intern terdiri dari kebijaksanaan – kebijaksanaan, prosedur – prosedur, teknik – teknik, alat – alat fisik, dokumentasi dan orang – orang. Komponen – komponen ini menjamin dicapainya tujuan – tujuan dari pimpinan perusahaan, yang berhubungan dengan : •
Penggunaan aktiva - aktiva perusahaan
•
Jaminan terhadap terjadinya utang – utang yang tidak wajar
•
Jaminan ketelitian dan dapat dipercayainya data akunting
•
Dicapainya efisiensi operasional
•
Ditaatinya kebijaksanaan – kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pimpinan perusahaan
Sistem pengendalian intern dari suatu perusahaan dapat mempengaruhi kewajaran dari penyajian laporan keuangan dari perusahaan itu.
2.1.5 Prinsip – Prinsip Untuk Merancang Pengendalian Intern Untuk mencapai tujuan – tujuan pengendalian akunting, proses pengendalian intern harus dirancang untuk :
Meminimalisasi usaha untuk melakukan kecurangan dan penggelapan yang dapat dilakukan oleh para karyawan perusahaan.
Mengamankan aktiva – aktiva dari kerugian fisik.
Melindungi terhadap terjadinya utang – utang yang tidak wajar.
Menjamin ketelitian dan dapat dipercayanya data akunting.
2.1.6 Unsur – Unsur dari Sistem Pengendalian Intern Unsur – unsur dari sistem pengendalian intern adalah : •
Karyawan yang kompeten, dapat dipercaya dengan pembagian wewenang dan tanggungjawab yang jelas.
•
Pemisahan tugas – tugas yang memadai.
•
Prosedur pengesahan yang tepat.
•
Dokumen – dokumen dan catatan – catatan yang memadai.
•
Pengendalian fisik terhadap aktiva – aktiva dan catatan – catatan.
•
Pengecekan pelaksanaan yang bebas.
2.1.7 Konsep – Konsep Khusus dari Pengendalian Intern
Konsep – konsep khusus dari pengendalian intern dapat diklasifikasi sebagai berikut : 1) Para karyawan harus memiliki kecakapan dan integritas. 2) Tidak boleh ada penyatuan fungsi pada satu orang sehingga ia dapat melakukan kecurangan. Oleh karena itu maka harus ada pemisahan antara : a) Fungsi pengesahan transaksi – transaksi. b) Fungsi pencatatan transaksi – transaksi. c) Fungsi penyimpanan aktiva – aktiva. d) Fungsi pemeriksaan, yang mencocokan aktiva – aktiva dengan jumlah – jumlah yang tercatat dalam akunting.
2.2 SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS Pengertian kas menurut SAK secara luas bahwa kas tidak hanya terbatas pada mata uang yang berlaku pada suatu Negara, tapi juga meliputi simpanan – simpanan dibank yang sewaktu – waktu dapat dipergunakan sebagai alat pembayaran. Aliran kas atau cash flow menunjukan perubahan kas selama suatu periode tertentu dam membantu alasan mengenai perubahan kas tersebut dengan menunjukan darimana sumber penerimaan kas diperoleh dan untuk apa kas tersebut digunakan.Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama : penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Menurut S. Munawir ( 1983 ) Sumber penerimaan kas suatu perusahaan dapat berasal dari :
a. Hasil penjualan investasi jangka panjang bank yang berwujud ( intangible asset ) atau adanya penurunan aktiva tidak lancar yang diambil dengan penambahan kas. b. Penjualan atau adanya emisi saham maupun adanya penambahan modal oleh pemilik perusahaan dalam bentuk kas. c. Pengakuan surat tanda bukti utang jangka pendek wesel maupun utang jangka panjang ( obligasi ) dan utang hipotik. d. Adanya penurunan atau berkurangnya aktiva lancar selain kas, diimbangi denagn adanya penerimaan kas, misalnya penurunan piutang karena adanya penerimaan pembayaran, berkurangnya persediaan karena adanya penjualan secara tunai. e. Adanya penerimaan kas karena sewa, bunga atau deviden dari investasinya, sumbangan atau hadiah maupun adanya pengembalian pembayaran pajak pada periode sebelumnya.
2.2.1 Program Pemeriksaan Dana Kas Banyak sekali metode – metode yang digunakan untuk mengoperasikan dana kas. Oleh karena itu, maka program pemeriksaan dana kas yang diuraikan dibawah ini didasarkan atas asumsi sebagai berikut: a) Digunakan sistem dana tetap ( impres sistem ) dan jumlah komposisi dari dana itu sama dengan saldo perkiraan dana kas yang tercatat dalam buku besar umum. b) Digunakan voucher – voucher kas. c) Pada tiap pengisian kembali dana kas disusun ikhtisar dari voucher – voucher yang telah dibayar.
2.2.2 Tujuan dari Pemeriksaan Kas Tujuan dari pemeriksaan transaksi – transaksi kas, dana – dana kas dan saldo kas ialah : a) Untuk menetapkan kepercayaan pada pengendalian intern . b) Untuk menetapkan kebenaran dan dapat dipercyaainya transaksi – transaksi kas c) Untuk menetapkan posisi kas untuk tujuan – tujuan penyajian laporan keuangan. Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas : 1. Organisasi
Pemisahan tugas antara fungsi penerimaan kas, penyimpanan kas dan pencatatan.
Membatasi ruang gerak dan pengawasan secara ketat terhadap karyawan yang menangani kas.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Penyiapan bukti penerimaan dan daftar penerimaan kas yang diberi nomor yang tercetak.
Membandingkan bukti penerimaan kas sebelumnya dengan bukti setor kas secara independent.
3. Praktek yang sehat
Penyetoran semua penerimaan kas ke bank secepat mungkin.
Bagian Order
Bagian
Bagian
Bagian
Penjualan
Kassa
Penyerahan Barang
Jurnal
1
Mulai
2
3
Voucher FPPB Menerima order dari customer
Mengisi faktur penjualan tunai
FPPB
1
voucher FPPB
Menerima uang dari customer
Membandi ngkan FPPBdg barang
1
Jurnal Penerim aan Kas Menyerah kan barang kpd customer
Mengoperasikan cash
3 2 1
T
FPPB
voucher FPPB
1
2
FPT 1 Voucher/cek
1
4
3
Sumber : Mulyadi, Sistem Akuntansi Edisi 3
Gambar 2.1 Siklus Penerimaan Kas
KOMISARIS Bapak Bambang Pramusinto, SE
Staff Accounting/Staff Operasional/Staff Administrasi Bapak Ferry Bayu Adhi
Staff Customer Service Esti Diah Pertiwi
Bagian Umum/Mandor/Gudang Bapak Anto Sudaryo SUPIR+KENEK I
SUPIR+KENEK 2
SUPIR+KENEK 3
SUPIR+KENEK 4
SUPIR+KENEK 5 Sumber : PT. Samudera Utama Jaya Semarang
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Uraian Tugas : •
Komisaris 1. Menentukan visi perusahaan. 2. Memantau operasional perusahaan baik secara berkala atau insidental. 3. Mengawasi keadaan keuangan perusahaan. 4. Penanggung jawab seluruh kegiatan perusahaan.
•
Bagian Staff Operasional / Staff Accounting / Staff Administrasi 1. Mengerjakan tugas operasional truking, pelayaran, EMKL. 2. Mengerjakan administrasi, dokumentasi, bill of ready. 3. Memonitor keuangan perusahaan. 4. Menyelenggarakan pembukuan perusahaan. 5. Bertanggung jawab dalam pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan sistem komputerisasi.
•
Bagian Umum / Mandor / Gudang 1. Mengawasi pengepakan dan pengiriman barang. 2. Membawahi 5 orahg supir dan 5 orang kenek.
KOMISARIS Bapak Bambang Pramusinto, SE
Staff Accounting/Staff Operasional/Staff Administrasi Bapak Ferry Bayu Adhi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Uraian Tugas : •
Komisaris 1. Menentukan visi perusahaan. 2. Memantau operasional perusahaan baik secara berkala atau insidental. 3. Mengawasi keadaan keuangan perusahaan. 4. Penanggung jawab seluruh kegiatan perusahaan.
•
Bagian Staff Operasional / Staff Accounting / Staff Administrasi 1. Mengerjakan tugas operasional truking, pelayaran, EMKL. 2. Mengerjakan administrasi, dokumentasi, bill of ready. 3. Memonitor keuangan perusahaan. 4. Menyelenggarakan pembukuan perusahaan.
5. Bertanggung jawab dalam pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan sistem komputerisasi.
•
Bagian Umum / Mandor / Gudang 1. Mengawasi pengepakan dan pengiriman barang. 2. Membawahi 5 orahg supir dan 5 orang kenek.
