BAB II LANDASAN TEORI

BAB II LANDASAN TEORI

2.1

Sistem Sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen

yang saling berinteraksi antara satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu yang sudah ditetapkan bersama1. Suatu sistem mempunyai karakter atau sifat - sifat tertentu yang menjelaskan sistem itu sendiri. Beberapa karakter sistem diantaranya yaitu : 1.

Komponen Sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen yang saing berinteraksi, yaitu artinya saling bekerja sama saling membentuk kesatuan. Komponen komponen sistem atau elemen–elemen sistem berupa suatu subsistem atau bagian – bagian subsistem.

2.

Batasan Sistem (Boundary) Batasan sistem ini merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3.

Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar sistem adalah semua yang ada diluar batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

1

H.M Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi [Yogyakarta - Andi, 2005]

10

11

4.

Penghubung (Interface) Penghubung sistem ini adalah media penghubung antara suatu sistem denga sub sistem lainnya.

5.

Masukan (Input) Merupakan masukan suatu sistem baik berupa dokumen maupun data yang berkaitan dengan sistem tersebut.

6.

Keluaran (Output) Keluaran merupakan hasil dari data yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan bermanfaat.

7.

Pengolah (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang merubah masukan menjadi keluaran.

8.

Sasaran atau Tujuan (Objectif or goal) Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari suatu sistem sangat menentukan sekali keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan.

2.2

Sistem Pakar Sistem pakar adalah suatu program komputer yang dirancang untuk

memodelkan kemampuan penyelesaian masalah yang dilakukan seorang pakar. (Durkin, 1994). Secara umum, sistem pakar (expert system) adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke komputer, agar komputer dapat

12

menyelesaikan masalah seperti yang biasa dilakukan oleh para ahli2. Sistem pakar yang baik dirancang agar dapat menyelelasikan suatu permasalahan tertentu dengan meniru kerja dari para ahli. Dengan sistem ini seorang user diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan kerusakan sendiri tanpa memerlukan seseorang yang ahli dibidang tersebut tetapi diselesaikan dengan cara sang ahli/pakar. 2.2.1 Konsep Dasar Sistem Pakar Menurut Efraim Turban, konsep dasar sistem pakar mengandung keahlian, ahli, pengalihan keahlian, inferensi, aturan dan kemampuan menjelaskan. Keahlian adalah suatu kelebihan penguasaan pengetahuan di bidang tertentu yang diperoleh dari pelatihan, membaca atau pengalaman. Contoh bentuk pengetahuan yang termasuk keahlian adalah : 1.

Fakta-fakta pada lingkup permasalahan tertentu.

2.

Teori-teori pada lingkup permasalahan tertentu.

3.

Prosedur-prosedur dan aturan-aturan berkenaan dengan lingkup permasalahan tertentu.

2

4.

Strategi-strategi global untuk menyelesaikan masalah.

5.

Meta-knowledge (pengetahuan tentang pengetahuan).

Sri Kusumadewi, Artificial Intelligence Teknik dan Aplikasinya [ Yogyakarta - Graha Ilmu, 2003 ]

13

2.2.2 Keuntungan Sistem Pakar Secara garis besar, banyak manfaat yang dapat diambil dengan adanya sistem pakar, antara lain : 1.

Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli.

2.

Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis.

3.

Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.

4.

Meningkatkan output dan produktivitas.

5.

Meningkatkan kualitas.

6.

Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang termasuk keahlian langka).

7.

Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya.

8.

Memiliki kemampuan untuk mengakses pengetahuan.

9.

Memiliki reliabilitas.

10.

Meningkatkan kepabilitas sistem komputer.

11.

Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung ketidakpastian.

12.

Sebagai media pelengkap dalam penelitian.

13.

Meningkatkan kapabilitas dalam penyelesaian masalah.

14.

Menghemat waktu dalam pengambilan keputusan.

2.2.3 Kelemahan Sistem Pakar Disamping memiliki beberapa keuntungan, sistem pakar juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain :

14

1.

Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat mahal.

2.

Sulit dikembangkan. Hal ini tentu saja erat kaitannya dengan ketersediaan pakar dibidangnya.

3.

Sistem Pakar tidak 100% bernilai benar.

2.2.4 Mesin Inferensi (Inference Engine) Suatu perkalian inferensi yang menghubungkan suatu permasalahan dengan solusinya disebut dengan rantai (chain). Suatu rantai yang dilintasi dari suatu hipotesa kembali ke fakta yang mendukung hipotesa tersebut disebut backward chaining. Cara lain menggambarkannya adalah dalam hal tujuan yang dapat dipenuhi dengan pemenuhan sub tujuannya. Suatu rantai yang dicari atau dilewati/dilintasi dari suatu permasalahan untuk memperoleh

solusinya

disebut

forward

chaining.

Cara

lain

menggambarkannya dengan penalaran dari fakta menuju konklusi yang terdapat dari fakta. Contoh kasus : Misalkan dari Jogjakarta kita akan menuju ke Bangkok, maka terdapat 2 cara penyelesaian : a.

Mencari semua penerbangan yang menuju ke Bangkok (berbasis tujuan) Backward Chaining

b.

Mencari semua penerbangan yang meninggalkan Jogjakarta (berbasis data) Forward Chaining

15

Contoh sederhana dari forward dan backward chaining adalah sebagai berikut: a.

Misalkan anda sedang mengemudi dan tiba-tiba anda melihat mobil polisi dengan cahaya kelap-kelip dan bunyi sirine. Dengan forward chaining mungkin anda akan berkesimpulan bahwa polisi ingin anda atau seseorang untuk berhenti. Itu adalah fakta awal yang mendukung dua kemungkinan konklusi

b.

Jika mobil polisi membuntuti di belakang anda atau polisi melambaikan tangan memberhentikan anda, maka kesimpulan lebih lanjut adalah polisi ingin anda berhenti. Dengan mengadopsi ini sebagai hipotesis, maka anda dapat mengunakan backward chaining untuk alasan “mengapa?”.

2.2.5 Backward Chaining Menggunakan pendekatan goal-driven, dimulai dari harapan apa yang akan terjadi (hipotesis) dan kemudian mencari bukti yang mendukung (atau berlawanan) dengan harapan kita. Pencocokan fakta atau pernyataan di mulai dari bagian sebelah kanan (THEN dulu). Dengan kata lain, penalaran dimulai dari hipotesis terlebih dahulu, dan untuk menguji kebenaran hipotesis tersebut dicari harus dicari fakta-fakta yang ada dalam basis pengetahuan.

16

Gambar. 2.1 Backward Chaining (Sumber : http://supriyan.staff.gunadarma.ac.id)

2.2.6 Forward Chaining Metode ini melakukan pemrosesan berawal dari sekumpulan data untuk kemudian dilakukan inferensi sesuai dengan aturan yang diterapkan hingga diketemukan kesimpulan yang optimal. Mesin inferensi akan terus melakukan looping pada prosesnya untuk mencapai hasil keputusan yang sesuai. Pencocokan fakta atau pernyataan dimulai dari bagian sebelah kiri (IF dulu). Dengan kata lain, penalaran dimulai dari fakta terlebih dahulu untuk menguji kebenaran hipotesis.

Gambar. 2.2 Forward Chaining (Sumber : http://supriyan.staff.gunadarma.ac.id)

17

Tabel 2.1 Karakteristik Forward dan Backward Chaining Forward chaining Backward chaining

2.3

Perencanaan, monitoring, control

Diagnosis

Disajikan untuk masa depan

Disajikan untuk masa lalu

Antecedent ke konsekuen

Konsekuen ke antecedent

Data memandu, penalaran dari bawah ke atas

Tujuan memandu, penalaran dari atas ke bawah

Bekerja ke depan untuk mendapatkan solusi apa yang yang mengikuti fakta

Bekerja ke belakang untuk mendapatkan fakta yang mendukung hipotesis

Breadth first search dimudahkan

Depth first search dimudahkan

Antecedent menentukan pencarian

Konsekuen menentukan pencarian

Penjelasan tidak difasilitasi

Penjelasan difasilitasi

World Wide Web (WWW) Layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet

dan lebih dikenal dengan web. Web pada awalnya adalah ruang informasi dalam internet, dengan menggunakan teknologi hypertext, pemakai dituntun untuk menemukan informasi dengan mengikuti link yang disediakan dalam dokumen web yang ditampilkan dalam browser web. Web memudahkan pengguna komputer untuk berinteraksi dengan pelaku internet, karena beberapa alasan: 1.

Akses informasi mudah

2.

Pengaturan server lebih mudah

3.

Informasi mudah didistribusikan, dan

4.

Bebas platform, informasi dapat disajikan oleh browser web pada sistem informasi mana saja karena adanya standar dokumen.

18

2.4

Perangkat Pemodelan Sistem Bagan merupakan alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat

digunakan di semua metodologi yang ada. Pada penyusunan laporan skripsi ini penulis menggunakan alat-alat bantu sebagai berikut : 2.4.1 Flowmap Flowmap adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir di dalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Diagram aliran dokumen merupakan bagan-bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Kegunaan dari flowmap ini adalah : 1.

Menggambarkan aktivitas apa saja yang sedang berjalan.

2.

Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat.

3.

Menjelaskan hubungan-hubungan data dan informasi dengan bagianbagian dalam aktivitas tersebut

2.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram adalah suatu diagram yang menggunakan notasinotasi untuk menggambarkan arus dari data sistem3. DFD merupakan alat yang digunakan pada metologi pengembangan sistem yang terstruktur (Structured Analysis Design). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini karena dapat menggambarkan arus data dalam sistem dengan 3

H.M Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis [Yogyakarta – Andi, 2005 ]

19

terstruktur dan jelas. Selain itu DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Beberapa simbol yang digunakan DFD dengan maksud mewakili Eksternal Entity (Kesatuan Luar) atau Boundary (Batas Sistem), Data Flow (Arus Data), Process (Proses), Data Store (Simpanan Data), Split/Merge (Memisahkan/Menggabungkan). 1.

External Entity Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (Boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (External Entity) merupakan kesatuan (Entity) dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

2.

Data Flow Arus data (Data Flow) di DFD diberi simbol suatu anak panah, arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.

3.

Process Proses (Process) adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk

20

kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 4.

Data Store Simpanan Data (Data Store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di sistem komputer, suatu arsip atau manual, suatu kotak tempat data di meja seseoarang, suatu tabel acuan manual, suatu agenda atau buku.

5.

Split/Merge Split berfungsi untuk memecah satu aliran data menjadi beberapa macam aliran data. Sedangkan Merge berfungsi untuk menggabungkan beberapa macam aliran data menjadi satu buah aliran data.

2.4.3 Entity Relational Diagram (E-R Diagram) Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Model E-R (Entity Relational Diagram) adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu. Model E-R (Entity Relational Diagram) terdiri dari beberapa komponen dasar yaitu sebagai berikut: 1.

Entitas Entitas adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau objek yang lainnya. Sebagai contoh, setiap mahasiswa dalam suatu universitas adalah suatu entitas. Setiap fakultas dalam suatu universitas adalah juga suatu entitas. Dapat

21

dikatakan bahwa entitas bisa bersifat konseptual atau abstrak atau nyata hadir di dunia nyata. 2.

Atribut Atribut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Sebagai contoh entitas mahasiswa, atributatribut yang dimiliki adalah nim, nama mahasiswa, alamat dan lainlain.

3.

Hubungan antar relasi (Relationship) Hubungan antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya. Misalnya entitas mahasiswa memiliki hubungan tertentu dengan entitas matakuliah (mahasiswa mengambil mata kuliah). Pada penggambaran model E-R (Entity Relational Diagram), relasi adalah perekat yang menghubungkan suatu entitas dengan entitas yang lainnya.

4.

Kardinalitas atau Derajat Relasi Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain.

2.5

Perangkat Pembangun Sistem 2.5.1 PHP (Hypertext Preprocessor) PHP adalah salah satu bahasa pemrograman dalam pembuatan web. PHP bersifat server side dan bisa dikoneksikan dengan Database seperti

22

MySQL, PostgreSQL, SQL server, Oracle dan sebagainya4. Karena PHP bersifat server side, maka untuk dapat menjalankan PHP pada browser, maka anda diharuskan terlebih dahulu menginstall web server yang bisa anda dapatkan secara gratis dari internet, misalnya Apache, PHP Triad, PWS, Wammp, Xamp. PHP (Hypertext Preprocessor) adalah sebuah bahasa pemrograman yang berbentuk scripting. Sistem kerja dari program ini adalah sebagai Interpreter bukan sebagai Compiler. Dengan PHP maka Web yang kita buat akan menjadi lebih dinamis. PHP merupakan salah satu bahasa pemrograman berbentuk scripting yang bersifat serverside untuk pembuatan web dan bahasa pemrograman yang bekerja sebagai interpreter5. Karena bahasanya interpreter maka pada saat menjalankan bentuk program, kode dasar akan langsung dijalankan tanpa diubah kedalam bentuk source code. Karena sifatnya inilah php sangat handal

dan

cepat

untuk

dieksekusi

dan

sangat

cocok

dengan

diimplementasikan untuk menangani jenis layanan live streaming yang membutuhkan akses yang cepat dan handal. Serta bisa dikoneksikan dengan berbagai Database seperti MySQL, PostgreSQL, SQL server, Oracle. Kode PHP menyatu dengan tag-tag HTML dalam satu file. Kode PHP diawali dengan tag . Struktur penulisan PHP setiap pernyataan diakhiri oleh semicolon (;) dan bersifat

4

Ahmad Nurdin Tsani, Dasar Pemrograman PHP, [Online] Available: http://informatikaku.files.wordpress.com/2008/06/dasar-pemrograman-php1.pdf [ diakses 15 Februari 2013, jam 19:50 WIB ]

5

Bunafit Nugroho, PHP Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL [Yogyakarta - Andi. 2004 ]

23

case sensitive untuk penulisan nama variable. Penulisan fungsi dalam PHP di definisikan saja. Pendefinisian fungsi dapat diletakkan di awal, tengah, akhir maupun di file lain. PHP mengenal 5 tipe data yaitu integer, floating point, string, array dan object. Cara penulisan komentar dalam PHP yaitu // komentar atau /* komentar */. Contoh penulisan script PHP :

2.5.2 MySQL versi 5 MySQL merupakan database yang sangat kuat dan cukup stabil untuk digunakan sebagai media penyimpanan data.6 Sebagai sebuah database server yang mampu untuk memanajemen database dengan baik, artinya Anda tidak harus meletakan database tersebut dalam satu mesin, dengan aplikasi yang digunakan, sehingga Anda dapat meletakan sebuah database pada sebuah mesin khusus dan dapat diletakan pada tempat yang yang jauh dari komputer peng-aksesnya. Di dalam dunia Internet, MySQL dijadikan sebuah database yang bersifat shareware, Penggunaan MySQL biasanya dipadukan dengan mengggunakan program aplikasi PHP, karena sudah terbukti kehandalannya dalam menangani permintaan data. Kemampuan lain yang dimiliki MySQL ini adalah mampu mendukung Relasional Database Manajemen Sistem

6

Bunafit Nugroho, PHP Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL [ Yogyakarta – Andi, 2004 ]

24

(RDBMS), sehinga dengan kemampuan ini MySQL akan mampu menangani data-data sebuah perusahaan yang berukuran sangat besar hingga berukuran Gigabyte.

2.5.3 Power Designer 6 Power Designer adalah perangkat lunak buatan Sybase yang dibuat untuk membantu dalam perancangan sistem informasi7. Namun untuk keperluan yang paling sering digunakan adalah PDPA (Power Designer Process Analyst) dan PDDA (Power Designer Data Architect). Power Designer Process Analyst (PDPA) digunakan untuk membantu dalam proses penggambaran data flow diagram mulai dari context diagram. Kelebihan dari perangkat lunak ini adalah dapat membantu untuk memeriksa apakah model yang dibuat sudah valid atau belum dan dapat langsung di-generate menjadi bentuk Entity Relationship Diagram. Power Designer Data Architect (PDDA) digunakan untuk membantu dalam penggambaran entity relationship diagram. PDDA ini meng-import data dari data flow diagram yang telah dibuat dengan PDPA. PDDA ini akan meng-import semua data store yang telah dibuat di data flow diagram

7

Oke Setiawan, Panduan Membuat Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Database Menggunakan Power Designer [Bandung - Universitas Katolik Parahyangan, 2008 ]

25

2.5.3.1 Process Analyst Model Process analyst adalah suatu Power designer tool yang memungkinkan untuk menggambarkan aliran informasi dari suatu proses di dalam sistem informasi. Suatu PAM menunjukkan bagaimana data diubah dan menunjukkan proses fungsional yang berlaku untuk data itu. Produk ini adalah merupakan suatu alat (tools) yang dapat digunakan untuk membuat pemodelan aliran informasi suatu sistem. Adapun fungsi dari produk software ini diantaranya : 1.

Membangun model fungsional (OMT) dan diagram arus data

2.

Menggunakan lambang sesuai dengan berbagai metode OMT, Yourdon/Demarco, Gane & Sarson, dan SSADM

3.

Menciptakan suatu hirarki proses

4.

Menyesuaikan dan mencetak laporan model

5.

Menggunakan data item dari suatu Conseptual Data Model (CDM)

6.

Menggunakan teknologi OLE untuk menghubungkan rancangan model ke aplikasi lain.

Suatu PAM memungkinkan untuk: 1.

Meneliti proses dari suatu sistem

2.

Menghadirkan proses ini dalam wujud model

3.

Menciptakan suatu struktur pohon hirarkis yang mewakili proses.

26

Suatu PAM menggambarkan interaksi dari beberapa objek berikut: Tabel 2.2 Objek pada Power Designer Process Analyst

Objek Data Item

Simbol

External Entity Process Data flow

Data store Split/Merge

Keterangan Potongan informasi Dasar Objek aktif yang mengirim atau menerima data dari suatu sistem Mentransfer data informasi Memindahkan data (transfer data antara proses eksternal entity dan data stores Tempat storage dimana data disimpan Memecah atau menggabungkan suatu aliran data

2.5.3.2 Data Architect Data architect adalah sebuah tools yang digunakan untuk mendesain database. Tools ini akan memberikan keuntungan yaitu akan dapat memberikan dua tingkat pendekatan dalam desain pemodelan data yaitu tingkat konseptual atau logikal (CDM : Conseptual Data Model) dan tingkat fisikal (PDM : Physical Data Model)

Adapun fungsi dari data architect ini diantaranya : 1.

Membuat Model suatu sistem informasi dengan menggunakan entity-relationship diagram. Model ini disebut Conceptual Data Model (CDM)

27

2.

Menghasilkan suatu Physical Data Model (PDM) untuk suatu Database Management Sistem (DBMS).

3.

Menghasilkan script database untuk DBMS

4.

Menghasilkan suatu referensi integritas jika mereka didukung oleh database.

2.6

5.

Menyesuaikan dan mencetak laporan model

6.

Merekayasa balik aplikasi dan database

7.

Menggambarkan atribut yang diperluas untuk PDM object.

Kantor Pos Tanjungpinang 29100 2.6.1 Profil Kantor Pos Tanjungpinang 29100 beralamat di Jalan Brigjend Katamso No. 47 Kelurahan Tanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang 29122. Kantor Pos Tanjungpinang 29100 atau biasa disebut KPRK Tanjungpinang 29100 adalah Kantor Pos Pemeriksa yang membawahi 16 Kantor Pos Cabang (KPC) dan 1 Loket Ekstensi (LE) meliputi 5 Kota / Kabupaten (Kota Tanjungpinang, Kab. Bintan, Kab Lingga, Kab. Kepulauan Anambas, Kab. Natuna). Adapun Kantor Pos Cabang dan Loket Ekstensi tersebut adalah sebagai berikut :

28

Tabel 2.3 Daftar Kantor Pos Cabang dan Loket Ekstensi di KPRK Tanjungpinang No

Nama Kantor

1

Loket Ekstensi Balai Kota Senggarang 29100C

2

KPC Tanjungpinangkota 29111A

3

KPC Kijang 29151

4

KPC Tanjunguban 29152

5

KPC Trikora 29153

6

KPC Lobam 29154

7

KPC Lagoi 29155

8

KPC Tambelan 29193

9

KPC Dabo Singkep 29871

10

KPC Daik 29872

11

KPC Senayang 29873

12

KPC Serasan 29781

13

KPC Sedanau 29782

14

KPC Ranai 29783

15

KPC Midai 29784

16

Kpc. Terempa 29791

17

KPC Letung 29792

Alamat Jl. Senggarang Kompl.Kantor Walikota Senggarang Jl. Merdeka No.17 Tanjungpinang Jl. Raja Haji Kijang Kec.Bintan Timur Jl. Hang Tuah No.2 Tg.Uban Kec.Bintan Utara Jl. Wisata Bahari Kec.Bintan Timur Kel.Gunung Kawal Komp Bintan Industrial Estate Lobam Kel.Teluk Sasah Areal Pasar Lagoi Kel.Sebong Lagoi Jl. Raya Tambelan Kab.Bintan Kec.Tambelan Jl. Pahlawan Kab.Lingga Kec.Singkep Jl. Robat Kab.Lingga Kec.Lingga Jl. Nusantara No.170 Kab.Lingga Kec.Senayang Jl. Majid Kab.Natuna Kec.Serasan Jl. P Hujan No.17 Kab.Natuna Kec.Bunguran Barat Jl. M Benteng Kab.Natuna Kec.Bunguran Timur Jl. Merdeka Kab.Natuna Kec.Midai Jl. Imam Bonjol Kab.Natuna Kec.Siantan Jl. Merdeka No.1 Kab.Natuna Kec.Jemaja

Kabupaten /Kota Kota Tanjungpinang Kota Tanjungpinang Kab. Bintan Kab. Bintan

Kab. Bintan

Kab. Bintan

Kab. Bintan Kab. Bintan Kab. Lingga Kab. Lingga Kab. Lingga Kab. Natuna

Kab. Natuna

Kab. Natuna Kab. Natuna Kab Kepulauan Anambas Kab Kepulauan Anambas

29

2.6.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi Kantor Pos Tanjungpinang 29100 terdiri dari bagianbagian yaitu : 1.

Kepala Kantor Pos

2.

Bagian Sumber Daya Manusia dan Sarana

3.

Bagian Keuangan dan BPM

4.

Bagian Akuntansi

5.

Bagian Pelayanan

6.

Bagian Pengawasan Pelayanan Luar dan Agenpos

7.

Bagian Proses dan Antaran

8.

Bagian Pemasaran

9.

Bagian Audit dan Mutu

10.

Kantor Pos Cabang

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Kantor Pos Tanjungpinang 29100 (Sumber : http://wahana.posindonesia.co.id)

30

2.6.3 Job Description Secara keseluruhan Kantor Pos dipimpin oleh Kepala Kantor Pos yang bertanggungjawab kepada Ka. Divisi Regional (Divre). Setiap bagian di Kantor Pos dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab langsung kepada Kepala Kantor Pos. Kepala Kantor Pos mempunyai fungsi mencapai sasaran pendapatan, laba, jumlah pelanggan korporat dan mitra, mutu layanan dan operasi dan billing dan collection Kantor Pos melalui pengelolaan kegiatan pemasaran, pemasaran, penjualan, penagihan, dan pelayanan pelanggan, pemanfaatan sumber daya pada Kantor Pos dan pengendalian kinerja seluruh Kantor Pos cabang yang berada dalam lingkup Kantor Pos yang menjadi tanggungjawabnya. Adapun tugas dan tanggungjawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1.

Kepala Kantor Pos a.

Mengkoordinir penyusunan RKA Kantor Pos untuk diusulkan kepada Divre dan melakukan evaluasi terhadap realisasi RKA Kantor Pos.

b.

Menetapkan target pendapatan dan laba serta alokasi anggaran biaya Kantor Pos cabang serta unit pelayanan lainnya

c.

Mengkoordinir penyusunan program pemasaran Kantor Pos untuk diusulkan ke Divre guna mendukung pencapaian kinerja pendapatan serta evaluasi pelaksanaannya

31

d.

Mengajukan usulan pengembangan kapasitas Kantor Pos dan Kantor Pos cabang yang berada dalam lingkup tanggungjawabnya untuk disampaikan ke Divre

e.

Mengajukan usulan pengadaan, pengembangan dan perbaikan sarana dan pra-sarana Kantor Pos dan Kantor Pos cabang yang berada dalam lingkup tanggungjawabnya untuk disampaikan ke Divre

f.

Menjaga dan memelihara aset perusahaan yang berada dalam lingkup tanggungjawabnya

g.

Memimpin pengelolaan sumber daya Kantor Pos dalam rangka pencapaian kinerja yang telah ditetapkan

h.

Melakukan

pembinaan

SDM,

memberikan

coaching

dan

counseling kepada karyawannya untuk kelancaran pelaksanaan tugas i.

Menyusun dan menyampaikan laporan kepada Ka. Divre dan unit kerja terkait di perusahaan.

2.

Bagian Sumber Daya Manusia dan Sarana a.

Menyusun dan melaksanakan program kerja dan anggaran di bagiannya

b.

Membuat uraian tugas di bagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman kerja

c.

Memastikan

dan

mengendalikan

pengelolaan sumber daya manusia

pelaksanaan

pekerjaan

32

d.

Mengorganisasikan

pelaksanaan

program

keselamatan

dan

kesehatan kerja (K3) sesuai dengan ketentuan di perusahaan e.

Mengorganisasikan dan mengatur tata kelola surat menyurat, kesekretariatan dan kegiatan umum lainnya

f.

Melakukan pemeliharaan dan perbaikan kendaraan dinas, peralatan kerja, komputer, gedung kantor di UPT dalam lingkup tanggungjawabnya dalam batas kewenangannya sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan

g.

Membantu dukungan operasional teknologi meliputi install dan pemeliharaan software, perbaikan komputer serta melakukan tertib administrasinya

h.

Melakukan coaching dan counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya.

3.

Bagian Keuangan dan Bendapos Perangko Materai a.

Menyusun dan melaksanakan program kerja di bagiannya

b.


c.

Memastikan

dan

mengendalikan

pelaksanaan

pekerjaan

pengelolaan Keuangan dan BPM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan d.

Melakukan pencocokan pencatatan transaksi keuangan dengan neraca atau dokumen sumber terkait serta fisik uangnya

33

e.

Mengatur cash flow di UPT dalam tanggungjawabnya untuk kelancaran operasional dan penahanan uang kas serta transfer uang ke rekening perusahaan sesuai dengan ketentuan pagu kas yang ditetapkan perusahaan

f.

Melakukan pengawasan terhadap uang kas yang ditahan di KPC, berkoordinasi dengan bagian Pengawasan Pelayanan Luar dan Agenpos den melakukan pengosongan kas uang yang ditahan di KPC bila diperlukan

g.

Melakukan pengelolaan persediaan benda pos, prangko, filateli, benda materai

h.

Melakukan pemenuhan permintaan untuk penjualan di loket, KPC dan titik layanan lainnya.

4.

Bagian Akuntansi a.


b.


c.

Memastikan

dan

mengendalikan

pelaksanaan

pekerjaan

pengelolaan Akuntansi sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan d.

Melakukan

proses

Akuntansi di UPT

pembukuan

dan

penyusunan

Laporan

34

e.

Meyakinkan

bahwa

pencatatan

transaksi penerimaan

dan

pengeluaran keuangan dalam lingkup tanggungjawabnya sesuai dengan dokumen sumbernya. 5.

Bagian Pelayanan a.

Mengorganisasikan

dan

mengendalikan

layanan

Suratpos,

Paketpos, Pospay, Keagenan, Weselpos, Giro dan Penyaluran Dana untuk mencapai sasaran pendapatan dan standar mutu yang ditetapkan b.


c.


d.

Memastikan

dan

mengendalikan

pelaksanaan

pekerjaan

pengelolaan Pelayanan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan e.

Melakukan

rekonsiliasi

dengan

bagian

terkait

mengenai

pelayanan f.

Menerima keluhan pelanggan terkait dengan layanan di loket dan memberikan solusi penyelesaiannya dengan berkoordinasi dengan unit terkait.

6.

Bagian Pengawasan Pelayanan Luar dan Agenpos a.


b.


35

c.

Memastikan

dan

mengendalikan

pelaksanaan

pekerjaan

pengelolaan pengawasan pekerjaan pelayanan luar dan agenpos sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan d.

Melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh Kantor Pos cabang, pos keliling desa dan kota serta unit pelayanan bergerak lainnya meliputi kegiatan transaksi keuangan dan operasional lainnya

e.

Melakukan perhitungan kebutuhan uang kas yang ditahan untuk likwiditas di Kantor Pos Cabang dan memenuhi kebutuhan uang tunai dan berkoordinasi dengan bagian Keuangan dan BPM.

7.

Bagian Proses dan Antaran a.


b.


c.

Memastikan

dan

mengendalikan

pelaksanaan

pekerjaan

pengelolaan operasional pemrosesan dan tutupan pos, distribusi kiriman pos, antaran suratpos dan paketpos sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan d.

Melakukan proses tutupan Suratpos Biasa, Tercatat, Kilat Khusus, Pos Express, Express Mail Service dan Paketpos untuk dikirim ke kantor tujuan

36

e.

Mengkoordinir proses penerimaan dan pembukaan kantung suratpos untuk diserahkan ke bagian antaran atau disalurkan ke tujuannya

f.

Melakukan proses pendistribusian kantung pos sesuai dengan tujuannya dan menyerahkan kantungpos kepada pihak angkutan

g.

Melakukan pengawasan pada bagian antaran suratpos dan paketpos, mengatur jalan antaran, wilayah antaran dan beban antaran untuk masing-masing pengantar di UPT.

8.

Bagian Pemasaran a.


b.


c.

Menyusun kegiatan pemasaran terhadap target pelanggan sasaran

d.

Melakukan penawaran produk perusahaan dan promosi

e.

Mengawasi pembukuan dan penyelesaian piutang pendapatan di UPT

f.

Membuat perjanjian kerjasama penggunaan layanan perusahaan dengan pelanggan sesuai ketentuan yang berlaku

g.

Melakukan evaluasi dan analisa terhadap kegiatan program pemasaran yang telah dilaksanakan.

9.

Bagian Audit dan Mutu a.


37

b.


c.

Menyusun jadwal kegiatan pemeriksaan periodik, objek dan materi pemeriksaan

d.

Melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan pada semua bagian di UPT

e.

Mengkoordinir pengukuran mutu operasional dan pelayanan kepada publik.

10.

Kantor Pos Cabang a.


b.


c.

Melakukan penerimaan transaksi penjualan Bendapos, Materai, Perangko dan Benda Filateli, Suratpos, Paketpos, Jasa Keuangan, Tabungan, Giro Dan Penyaluran Dana, Pembayaran Pensiun, Weselpos dan layanan lainnya

d.

Melakukan tutupan suratpos dan paketpos yang akan dikirimkan ke Kantor Pos pemeriksa yang bertalian setiap hari sesuai dengan jadwal tutupan yang telah ditetapkan

e.

Mengawasi pelaksanaan antaran suratpos dan paketpos yang dilakukan di Kantor Pos cabang

38

f.

Melakukan penahanan uang tunai di Kantor Pos cabang sesuai dengan kebutuhannya dan mengirimkan uang tersebut ke rekening Kantor Pos pemeriksa

g.

Memelihara asset perusahaan dan menjaga keamanan serta ketertiban di Kantor Pos cabang

BAB II LANDASAN TEORI

Recommend Documents