BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Dokumen Dokumen atau arsip merupakan data atau catatan yang dibuat oleh seseorang atau kelompok untuk tujuan tertentu dan memiliki nilai guna dalam jangka waktu tertentu. Dokumen sendiri terdiri atas dua bentuk, yang pertama adalah hardcopy dan bentuk yang kedua adalah softcopy. Hardcopy merupakan hasil
cetakan fisik dokumen dalam bentuk kertas, sedangkan softcopy atau
dokumen elektronik adalah dokumen dalam bentuk yang tidak bisa dilihatoleh manusia secara langsung, tetapi menggunakan alat bantu berupa komputer. Dokumen perusahaan adalah dokumen yang berfungsi sebagai data, catatan, rekaman aktifitas perusahaan, pengelolaannya diatur dalam UU No. 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, PP No. 87 Tahun 1999 tentang cara pemusnahan dokumen perusahaan, PP No.88 Tahun 1999 tentang pengalihan dokumen perusahaan ke dalam microfilm / dokumen lainnya dan legalisasi1. Menurut undang – undang nomor 88 Tahun 1999 disebutkan, bahwa dokumen perusahaan /organinsasi adalah data, catatan, atau keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan / organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.2
1
Banu Prabowo, "Memahami Arti Penting Dan Jenis dokumen Perusahaan. Sebuah
pengantar"Corporate/Business Record management", Suara Badar IV/2002 2
Kementrian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia, Panduan Manajemen Sistem
Dokumen Elektronik
6
7
2.2 Fungsi Dokumen Menurut ISO 9000, fungsi dokumen meliputi tiga hal: 1.
Dokumen berfungsi sebagai alat komunikasi. Dalam sebuah dokumen termuat informasi–informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan, contohnya dokumen perencanaan, daftar sediaan, riwayat pelatihan.
2.
Dokumen berfungsi sebagai alat bukti. Seorang inspector dapat menunjukan bukti bahwa ia telah melakukan inspeksi barang dengan menunjukan checksheet pemeriksaan barang.
3.
Dokumen berfungsi sebagai “knowledge sharing”. Dengan menunjukan drawing terdahulu, misalnya seorang designer dapat mengembangkan produk terbarunya.. Seperti aset – aset perusahaan yang lain, dokumen harus dikontrol secara
sistematis dan terstruktur. Tujuannya menjamin bahwa dokumen yang beredar di perusahaan adalah dokumen terkini (update) dan telah disahkan sebagai dokumen yang berlaku.
Perlu diperhatikan bahwa dokumen – dokumen yang harus
dikontrol tidak terbatas hanya pada dokumen yang berbentuk kertas saja, tetapi juga berlaku pada dokumen – dokumen yang berberntuk media lain seperti computer hardisk, diskettes, CD-ROM, foto, video, audio, tapes, poster. 2.3 Manfaat Pengelolaan Dokumen Bagi Perusahaan Berikut ini manfaat dokumen bagi perusahaan antara lain: 1.
Sebagai bahan pengambilan keputusan maupun pendukung pengambilan keputusan baru yang lebih inovatif.
2.
Arsip atau dokumen sebagai memori perusahaan merupakan pusat ingatan perusahaan .
Menyediakan dukungan bagi kepentingan
leadership,
menunjukan budaya dan identitas perusahaan. 3.
Sebagai referensi sejarah, dokumen perusahaan merupakan rekaman perjalanan sejarah perusahaan, catatan sukses/gagalnya perusahaan.
8 4.
Untuk menjamin kepastian hukum, dokumen perusahaan berguna untuk melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum
2.4 Manajemen Dokumen Elektronik Sistem
manajemen
dokumen
elektronik
merupakan
sistem
yang
menyediakan penyimpanan berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat. Inti dari sistem manajemen dokumen elektronik itu sendiri adalah tempat penyimpanan terpusat (central repository), sebuah medium elektronik tempat penyimpanan (storage), dengan lokasi storage utama yang mampu menyediakan banyak akses ke dalamnya. Sebuah sistem manajemen dokumen menggabungkan sekumpulan informasi yang relevan dengan baik pada satu lokasi melalui antarmuka (interface) yang umum.
Pengarsipan manajemen dokumen
sebelumnya dilakukan dengan cara manual atau ditulis tangan dan disimpan dalam berkas – berkas manajemen data atau map dan disimpan lagi dalam laci penyimpanan. Pengelolaan seperti ini sangatlah tidak efisien dan menghambat kelancaran dalam mengelola pengarsipan data – data yang ada, dikarenakan lamanya proses tersebut. Oleh karena itu, untuk menunjang kelancaran sistem pengolahan data – data, maka peranan teknologi sangatlah penting untuk menunjang dan mempermudah jalannya proses pengolahan data – data. Sebagai solusi dari permasalahan tersebut, maka penyajian informasi mengenai pengarsipan dokumen menggunakan dokumen elektronik sangat tepat sehingga berbagai proses pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan komputer. Penerapan operasi komputer juga telah menerpa sistem manajemen elektronik di organisasi perusahaan. Konsekuensi logis dari semakin intensifnya pemakaian komputer di kantor – kantor pemerintahan maupun swasta adalah terciptanya dokumen elektronik. paperless office
Bersamaan dengan itu muncul pula istilah
9 2.4.1
Manfaat Pengelolaan Dokumen Secara Elektronik
Manfaat pengelolaan dokumen secara elektronik adalah sebagai berikut: a. Reduce cost, mengurangi biaya perusahaan dengan meminimalisir penggunaan ATK, terutama konsumsi kertas. b. Minimize business risk, meminimalisasi resiko kesulitan dan kehilangan dokumen – dokumen penting. c. Improved efficiency, otomatisasi proses pekerjaan yang melibatkan dokumen sehingga mampu mengurangi langkah – langkah yang sebenarnya tidak diperlukan. d. Better process control, proses kontrol dokumen yang lebih nyaman, aman dan praktis. e. Improved customer service, konsistensi dalam mengatur pengelolaan dokumen sehingga memungkinkan peningkatan pelayanan pelanggan di dalam perusahaan. f. Flexibility, aplikasi pengelolaan dokumen yang mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. g. Business process improvement, memberikan kemudahan di dalam mendokumentasikan data surat – menyurat secara mudah dan praktis tanpa terhalang jarak dan waktu. 2.4.2 Aspek Penting Pengelolaan Dokumen Elektronik Pengelolaan dokumen yang efektif harus memberikan solusi – solusi permasalah dari beberapa elemen berikut: 1. Tipe dan isi dokumen yang dapat dibuat oleh perusahaan atau organisasi 2. Template yang dapat digunakan tiap – tiap tipe dokumen. 3. Metadata apa yang harus disediakan oleh dokumen. 4. Dimana dokumen tersebut disimpan saat digunakan. 5. Bagaimana mengontrol akses dokumen. 6. Bagaimana dokumen bergerak dalam perusahaan sebagai kontribusi dari tim penciptaan, peninjauan, persetujuan, publikasi dan disposisi dokumen.
10 7. Kebijakan apa yang dikenakan pada dokumen sehingga dokumen dapat diperiksa, disimpan, didisposisikan sesuai kebutuhan dengan isi penting dari dokumen tetap terjaga. 8. Bagaimana dokumen dikonversikan selama transisi dari satu tingkatan ke tingkatan lainnya. 9. Bagaimana dokumen diberlakukan sebagai catatan perusahaan, dokumen apa saja yang harus tetap tersimpan sesuai dengan undang – undang dan petunjuk pengelolaan dokumen perusahaan. Salah satu permasalahan yang harus dicermati dalam mengelola dokumen perusahaan adalah mengetahui jenis – jenis dokumen yang dimiliki perusahaan. Untuk itu diperlukan pemahaman atas semua lingkungan penciptaan dokumen perusahaan, tujuan asal pembentukan dokumen perusahaan secara benar dan tepat. Dengan memperjelas lingkungan penciptaan dokumen, memungkinkan untuk melindungi integritas dokumen dengan lebih tepat.
Sisi lain dengan adanya
pemahaman tentang tujuan asal dokumen bisnis, mempermudah untuk memperhitungkan kegunaan dokumen di masa yang akan datang.
Dalam
implementasi sistem manajemen dokumen elektronik sebuah organisasi, ada beberapa aspek yang harus diperhatikan, diantaranya sebagai berikut: a. Penerimaan dokumen Tiap perusahaan atau organisasi memiliki mekanisme penerimaan dokumen sendiri, bagaimana perusahaan mengatur klasifikasi dokumen yang diterima sehingga mudah diproses selanjutnya. b. Penyimpanan dokumen Bagaimana dan dimana perusahaan menyimpan dokumen sehingga mudah diakses dan aman dari sisi kehilangan atau kerusakan. c. Penempatan dokumen Jenis dokumen perusahaan sangat banyak dan beragam dan memiliki klasifikasi tertentu. Dengan penempatan dokumen yang baik, maka akan mengurangi waktu pencarian dan akses dokumen. d. Keamanan
11 Keamanan merupakan unsur penting dari pengelolaan dokumen, ada berbagai macam dokumen yang bersifat rahasia dan memiliki unsure kekuatan hukum sehingga akses ke beberapa dokumen dibatasi e. Pengarsipan Sebuah arsip harus menggambarkan apa yang telah dikomunikasikan, diputuskan, atau dilakukan.
Sebuah arsip harus dapat mendukung
kebutuhan – kebutuhan bisnis yang berhubungan dengannya atau yang menjadikannya sebagai alat bukti.
Dengan demikian arisp dapat
digunakan untuk pertanggungjawaban. f. Retensi Dengan adanya jadwal retensi dokumen, memberikan jadwal dan prosedur tetap untuk menyimpan dokumen, pengorganisasian, memindahkan dokumen
ke
penyimpanan
arsip
inaktif
sesuai
waktunya,
dan
memusnahkan arsip ketika tidak lagi bernilai bagi organisasi. g. Distribusi Bagaimana mekanisme dokumen disampaikan dari stakeholder satu ke stakeholder lainnya yang membutuhkan h. Workflow Workflow merupakan proses pergerkaan dokumen dalam sebuah organisasi i. Penciptaan dokumen Penciptaan dokumen harus tercatat dengan jelas oleh siapa, apakah seseorang atau tim dalam sebuah organisasi dengan mencantumkan keterangan yang dibutuhkan. Dibutuhkan juga struktur organisasi yang jelas sehingga penciptaan dokumen dapat dilakukan seefektif mungkin Manajemen dokumen mengendalikan siklus dokumen dalam suatu organisasi, bagaimana dokumen dibuat, ditinjau, dipublikasikan dan dikonsumsi hingga akhirnya dokumen diposisikan apakah menetap dalam penyimpanan atau dibuang.
Meskipun istilah “manajemen” menyatakan kontrol dari aliran
informasi, manaejemn dokumen yang efektif harus menggambarkan culture dari organisasi tersebut. Aplikasi yang digunakan dalam manajemen dokumen harus flexible, tidak hanya memudahkan kendali siklus dokumen tetapi juga dapat
12 mengendalikan struktur sistem yang sesuai dengan budaya perusahaan dan tujuan perusahaan. Rancangan pengelolaan sistem dokumen yang baik akan memiliki sistem pencarian dan akses
informasi secara mudah.
Desain yang dibangun
mengorganisasikan isi dokumen secara logika sehingga memudahkan dalam pembuatan dan penyediaan informasi.
Desain juga menyediakan informasi
manajemen kepemilikan konten dokumen. Dokumen dapat diorganisasikan dan memiliki tanggung jawab yang jelas, menyediakan fitur siklus dokumen, dari pembuatan dan kepemilikan, meninjau, mempublikasikan, merubah, memeriksa dan akhirnya menghancurkan dokumen dan mengarsipkannya. 2.4.3 Proses Perancangan Dokumen Secara Elektronik Proses perencanaan pengelolaan dokumen diantaranya melalui beberapa step sebagai berikut: 1. Identifikasi pemeran dalam manajemen dokumen, pastikan perancangan memasukan feedback dari stakeholder atau tim dalam organisasi yang tepat yang iktu serta dalam proses penegelolaan dokumen. 2. Rancang bagaimana dokumen berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain. Kemungkinan dokumen dipindahkan atau disalin selama digunakan. Sebagai contoh proses publikasi dokumen mengharuskan dokumen dipindahkan dari tempat penyimpanan ke situs yang bisa diakses public. Dokumen juga memungkinkan untuk dikonversi dari satu format ke format lain selama perpindahan. 3. Rancang isi dari tipe dokumen untuk memudahkan untuk mengelola informasi, seperti metadata template dokumen, kebijakan dan proses workflow. Perancangan tipe dokumen apa saja yang digunakan dalam konsistensi penyelenggaraan perusahaan.
13 4. Rancang akses kontrol dokumen yang tepat untuk setiap dokumen dan lokasi penyimpanan.
Sebagai contoh untuk perpustakaan dibutuhkan
check-in dan check-out dan sistem pengamanan dari akses yang tidak memiliki kewenangan terhadap informasi yang ada dalam dokumen. 5. Rancang workflow dalam organisasi. Dengan workflow dokumen dapat dikendalikan dan dimonitor selama perpindahan dari satu tim member ke partisipan yang bekerja dalam dokumen yang bersangkutan. 6. Rancang kebijakan untuk setiap tipe konten, rancang kebijakan pengelolaan dokumen bertujuan untuk memastikan dokumen mengalami penanganan yang sesuai dengan pemeriksaan, penyimpanan, jadwal retensi, pengklasifikasian dan pencetkan konten dokumen yang sesuai dengan versinya. 2.5 Alfresco Alfresco merupakan salah perangkat lunak open source enterprise content management system(ECMS) yang memberikan modulartias tinggi dan merupakan sistem berbasiskan teknologi java open source. Alfresco pada mulanya datang dengan dua versi, yaitu versi komunitas (download), dan versi enterprise ( komersial). Perbedaan antara alfresco versi download dan komersial adalah pada footernya dan versi enterprise memiliki fitur – fitur yang lengkap, logo pada versi komersial bisa diganti dengan logo mitranya. Alfresco dapat digunakan sebagai manajemen konten untuk dokumen, web, record, gambar dan collaborative development environment Alfresco terdiri dari beberapa komponen. Diantaranya adalah MySQL server 5.0 sebagai basis datanya, openoffice portable sebagai aplikasi untuk membuka dokumen yang terintegrasi satu sama lain. Aplikasi web server tomcat digunakan untuk menjalankan berbagai layanan - layanan yang digunakan oleh alfresco, proses berjalannya web server tomcat sama seperti web server apache yang digunakan untuk menjalankan service PHP, tetapi tomcat merupakan produk
14 java, Alfresco dapat berjalan di sistem operasi Windows, Linux, maupun MacOS. Alfresco berlisensi General Public License (GPL). Alfresco tidak bergantung pada web browser, sistem operasi, server, maupun DBMS tertentu. Sebagai ECMS, alfresco menyediakan beberapa fitur yang bisa digunakan untuk persyaratan dokumen manajemen sistem, antara lain: Document Management, Web Content Management, Versioning, Record Management, Image Management, AJAX support, integrated Publishing, CIFS, workflow, Multi –languange support, Portable Application Packaging, Multi-platform support. Selain itu alfresco memiliki beberapa komponen utama yaitu: 1. Space Space adalah folder yang mempunyai beberapa tambahan fitur sehingga sehingga disebut juga smartfolder.
Fitur – fitur yang ada pada space adalah sebagai
berikut: • Space security: memberikan hak akses kepada user atau group tertentu • Space workflow: mendefiniskan dan mengatur konten workflow di dalam space • Space event: Alfresco akan mentriger suatu konten jika ada penambahan dan penghapusan suatu konten • Space aspect: menambahkan property dan behavior ke dalam konten • Space search : mempunyai fungsi pencarian pada space • Space syndication: menambahkan sindikasi melalui RSS feed • Space network folder: space dapat di map ke dalam local machine
2. Membership dan security Security pada alfresco diterapkan dengan menggunakan roles pada user dan group untuk spesifik space atau konten. • Pengaturan User dan Group User merupakan individual member, sedangkan group merupakan kategori dari user. Satu user bisa memiliki lebih dari satu buah group dan sub-group.
15 User yang menjadi member sub-group secara otomatis menjadi anggota dari parent groupnya.
User dan group bisa dilihat dengan melihat struktur
organisasi. Permission menentukan • Permission dan Roles Permission menentukan akses ke konten dan space.
Dalam alfresco,
permission diidentifikasikan dengan string. Anak dari node atau sub-space dari parent space akan mewarisi permission dari node induknya atau node spacenya. Sebagai contoh dari permission adalah permission group yang diterapkan pada alfresco. Permission group ini memliki tipe sebagai berikut: 9 Read 9 Edit 9 Add 9 Delete Roles merupakan gabungan dari beberapa permission yang diterapkan pada user. Sebagai contoh roles yang diterapkan pada alfresco: 9 Consumer : Hanya dapat membaca konten 9 Editor : Dapat membaca dan meng-edit konten 9 Contributor : Dapat membaca dan menambahkan konten 9 Collaborator :Dapat membaca, meng-edit dan menambahkan konten 9 Coordinator : Dapat membaca, meng-edit menambahkan, dan menghapus konten
3.
Workflow
Merupakan suatu BPM( Business Proses Management) yang diterapkan ke dalam sebuah space dan konten. 4.
Rules
Aturan yang diterapkan pada workflow 5.
Content
Di dalam alfresco disebut juga file atau dokumen yang diletakkan ke dalam sebuah space
16 Gabungan komponen – komponen utama tersebut yang membentuk alfresco menjadi sebuah ECMS. Manfaat penggunaan alfresco antara lain: a. Meningkatkan produktivitas b. Menghemat biaya penggandaan dan meningkatkan kualitas respon. c. Asset perusahaan terjaga d. Respon terhadap dokumen lebih cepat dan sesuai dengan proses bisnis perusahaan. e. Akuntabilitas meningkat. f. Menghemat waktu kerja dan tenaga. g. Aliran dokumen lebih terkendali.
2.6
UML (Unified Modelling language) UML
(Unified Modeling language) adalah bahasa standar untuk
melakukan spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan dokumentasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan digunakan dalam pemodelan bisnis. UML merupakan bahasa pemodelan grafis yang digunakan dalam membantu proses analisis dan perancangan dengan metode berbasis objek.
Pemodelan dengan
UML berarti menggambarkan yang ada ke dalam bentuk yang mudah dipahami dengan menggunakan notasi standar UML.
UML lahir dari beberapa
penggabungan beberapa bahasa pemodelan yang berkembang pesat pada akhir 1980-an dan awal 1990-an. Saat ini UML telah menjadi bahasa standar bahasa pemodelan berorientasi objek dan berada di bawah kendali OMG (Object Management Group), yakni sebuah konsorsium terbuka yang terdiri dari banyak perusahaan. OMG dibentuk guna menghasilkan standar – standar yang mendukung interoperabilitas, terutama interoperabilitas sistem berorientasi objek. Pemodelan dengan UML terdiri dari 8 diagram yang berbeda untuk memodelkan sistem perangkat lunak, masing – masing diagram UML didesain untuk menunjukkan satu sisi dari bermacam.
17 2.6.1
Use Case Diagram Dalam UML Dalam UML terdapat beberapa diagram yang digunakan dalam use case
view, salah satunya adalah use case diagram. Use case view membantu kita untuk memahami dan menggunakan sistem yang kita modelkan.
Seperti yang kita
ketahui sebelumnya bahwa use case diagram merupakan penggambaran secara graphical dari suatu sistem yang akan kita bangun yang terbentuk dari actor , use case, dan interaksi. Element – element use case diagram terdiri dari: 1. Use Case Menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Lebih menekankan kepada “apa” yang diperbuat oleh sistem dan bukan “bagaimana” sistem dijalankan, menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang user, dan memfokuskan pada proses komputerisasi (automated process). Di bawah ini merupakan ciri – ciri dari use case: a.
dibuat berdasarkan keperluan aktor
b. Pola perilaku perangkat lunak aplikasi c. Apa yang dikerjakan perangkat lunak, bukan bagaimana cara mengerjakannya d. Diberi nama yang menyatakan hal apa yang dicapai dari hasil interaksinya dengan aktor. e. Use case dinotasikan dengan gambar
(horizontal elipse)
f. Use case biasanya menggunakan kata kerja
2. Actors a. Actor mengambarkan orang, system atau external entitas / stakeholder yang menyediakan atau menerima informasi dari system b. Actor menggambarkan sebuah peran / tugas dan bukannya posisi sebuah jabatan c. Actor biasanya menggunakan kata benda, actor memberi input atau menerima informasi dari system.
18 d. Tidak boleh ada komunikasi langsung antar aktor e. Indikasi <<system>> untuk sebuah aktor yang merupakan sebuah system f. Letakkan actor utama anda pada pojok kiri atas dari diagram
3. Relasi dalam use case a. Association antara actor dan use case • Ujung panah pada association antara actor dan use case mengindikasikan siapa/apa yang meminta interaksi dan bukannya mengindikasikan aliran data • Sebaiknya
menggunakan
garis
tanpa
panah
untuk
association antara actor dan use case • Association antara aktor dan use case yang menggunakan panah
terbuka
untuk
mengindikasikan
bila
actor
berinteraksi secara pasif dengan sistem anda
b. Association digunakan untuk menggambarkan bagaimana aktor terlibat dalam use case c. Association antara use case • Pemanggilan use case oleh use case lain, contohnya adalah pemanggilan sebuah fungsi program • Tanda panah terbuka harus terarah ke sub use case • Gambar association include secara horizontal
19
Buka Rekening
<
>
catat data pribadi
Nasabah Gbr 2.1 Contoh association antar use case
Tipe relasi / stereotype yang mungkin terjadi pada use case diagram : 1. <>, yaitu kelakuan yang harus dipenuhi agar sebuah event dapat terjadi, dimana pada kondisi ini sebuah use case adalah bagian use case lainnya 2. <<extends>>, kelakuan yang hanya berjalan dibawah kondisi tertentu seperti menggerakkan alarm. 3. <>, mungkin ditambahkan untuk asosiasi yang menunjukan asosiasinya adalah communicates association.
Ini
merupakan pilihan selama asosiasinya hanya tipe relationship yang dibolehkan antara actor dan use case
