BAB II LANDASAN TEORI
Dalam upaya mencapai keberhasilan, perusahaan sangat menyadari pengaruh dari pentingnya dalam mengelola arus informasi yaitu sistem informasi akuntansi. Sistem yang dapat menghasilkan informasi dapat digunakan oleh para pemakai informasi yaitu manajemen. Untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan informasi-informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Sistem informasi akuntansi merupakan sumber yang utama dari sistem informasi, walaupun bukan satu-satunya sistem yang merupakan sumber informasi bagi manajemen.
A.
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1. Pengertian Sistem Penulis mendefinisikan beberapa sistem secara berbeda-beda: Sistem menurut Hall (2007:6), Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen
yang
saling
berkaitan
(interrelated)
atau
subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Sistem menurut Cushing (2000:16), yang diterjemahkan oleh Ruchat Kosasih, mengatakan “ Bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang terjalin satu sama lain untuk mencapai satu tujuan “
5
6
Sistem menurut Mulyadi (2001:2) mengemukakan “Bahwa suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok elemen yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang bersama-sama untuk mencapai satu tujuan“ Sistem menurut Davis (2000:67) sistem dibedakan menjadi dua jenis yaitu: Sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah suatu susunan yang teratur dari gagasan atau konsesi yang saling tergantung satu sama lain. Sedangkan sistem fisik adalah seperangkat unsur yang bersamasama melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan. Dari beberapa pendapat tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah “ Suatu kerangka kerja yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berkaitan dan ada beberapa sub fungsional yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama “ 2. Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting di dalam suatu perusahaan. Hall (2009:7), “ Sistem Informasi adalah sebuah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai “ Sistem informasi menerima input disebut transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output informasi yang akan
7
didistribusikan kepada para pemakai informasi. Transaksi akan dibagi menjadi dua kelas yaitu transaksi keuangan dan transaksi non-keuangan. Transaksi adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi organisasi dan diproses oleh sistem informasinya sebagai unit kerja. i.
Transaksi Keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, yang direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan moneter.
ii.
Transaksi non-keuangan adalah termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi definisi sempit dari transaksi keuangan.
Bodnar, William (2000:4), yang diterjemahkan oleh Amir, sistem informasi menganjurkan penggunaan teknologi komputer di dalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada pemakai. “ Sistem informasi berbasis komputer merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat “. Kita perlu memahami karakteristik dari sistem informasi, Wilkinson (2001:4-5 ), yaitu :
8
a. Sistem informasi menyerupai suatu jaringan komunikasi karena sama-sama menyediakan aspek formal dan informal. b. Sistem informasi mengubah (mengkonversi) masukan-masukan menjadi keluaran. Dalam tahap konversi ini, ada tiga tahap yang harus dilalui yaitu tahap masukan, tahap pemrosesan, dan tahap keluaran. c. Sistem mempunyai masukan data dan keluaran informasi. d.
Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi digunakan oleh pemakai intern (seperti karyawan, manajer, dan pemilik perusahaan) dan juga pemakai ekstern meliputi pihak-pihak yang berkepentingan di luar perusahaan (seperti pelanggan, kreditor, badan pemerintahan, dan lain-lain).
e. Sistem informasi suatu perusahaan dalam dunia bisnis dan pemerintahan mempunyai sasaran utama, yaitu : i.
Menyediakan informasi yang menunjang pengambilan keputusan
ii.
Menyediakan informasi yang mendukung operasi harian
iii.
Menyediakan informasi yang menyangkut pengolahan kekayaan
f. Sistem informasi membutuhkan sumber daya untuk dapat berfungsi. Sumber daya dapat diklasifikasikan menjadi data, sumber daya manusia, dan dana
9
3.
Tujuan Sistem Informasi Menurut Hall (2009:21), setiap organisasi atau perusahaan harus menyesuaikan sistem informasinya dengan kebutuhan pemakaiannya.Oleh karena itu, tujuan sistem informasi yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Namun demkian, terdapat tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem, yaitu : a. Untuk mendukung fungsi penyediaan (stewardship) manajemen. Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem
informasi
menyediakan
informasi
tentang
kegunaan sumber daya kepemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta
lainnya.
Secara
internal,pihak
manajemen
menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggungjawaban. b.Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem
informasi memberikan para manajer informasi
yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. c. Untuk
mendukung
kegiatan
operasional
harian
perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi
personal
operasi
untuk
membantu
mereka
melakukan tugas mereka setiap hari dengan efesien dan efektif
Tujuan sistem informasi menurut Cushing (2000:329-330) adalah sebagai berikut:
10
a. Kegunaan (Usefulness) Sistem harus menghasilkan informasiyang tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personel di dalam organisasi. b. Ekonomis Nilai manfaat yang diperoleh atau disumbangkan setidak-tidaknya sebanding dengan biaya yang dikeluarkan. c. Keandalan Output sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem ini sendiri harus mampu beroperasi secara efektif. d. Layanan Pelanggan (customer service) Sistem harus memberi layanan dengan baik atau ramah dean efisien kepada para pelanggan saat berhubungan dengan pelanggan perusahaan. e. Kapasitas (capacity) Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode-periode operasi puncak seperti periode aktivitas normal. f. Kesederhanaan (simplicity) sistem Sistem harus cukup sederhana sehingga struktur, operasi dan prosedurnya dapat dengan mudah dimengerti. g. Fleksibiltas (fleksibilty) Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan kepentingannya dalam kondisi dimana sistem operasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi. 4.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Definisi Sistem Informasi Akuntansi yang dikemukakan oleh para ahli ekonomi, antara lain yaitu : Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Bodnar (2000:1), adalah sebagai berikut :
11
“Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi“. Mulyadi (2002:3), Sistem Informasi Akuntansi adalah “Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan “.
Krismiaji ( 2002:4 ), Sistem Informasi Akuntansi adalah “Sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis “
Sedangkan menurut Cushing ( 2000:17 ), Sistem Informasi Akuntansi adalah : Kumpulan manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kumpulan pengelolaan data transaksi.
Dari beberapa pendapat di atas tersebut maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem berbasis komputer yang melakukan pengolahan data (akuntansi) perusahaan. Pengolahan tersebut
12
diantaranya adalah mengumpulkan data tersebut menjadi informasi dan menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.
B. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS PENGGAJIAN Sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan jasa tidak jauh berbeda dengan perusahaan manufaktur. Pada umumnya sistem informasi akuntansi penggajian atas pembayaran jasa kepada karyawan biasanya, disebut gaji. Mulyadi ( 2002:331 ), gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan. Namun harus diketahui pula, bahwa dalam penggajian banyak yang harus diperhatikan, diantaranya prosedurprosedur penggajian, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
dan
fungsi
yang
terkait
dalam
sistem
akuntansi
penggajian,serta bagaimana flow chart ( bagan alur dokumen ) pada perusahaan produksi. 1. Fungsi Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Menurut Mulyadi (2002:387-388) jika dilihat dari deskripsi kegiatan sistem informasi akuntansi penggajian akan melibatkan beberapa fungsi, yaitu diantaranya : a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan, membuat surat keputusan tarif gaji
13
karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi
fungsi
kepegawaian
berada
ditangan
bagian
Kepegawaian di bawah departemen Personalia dan umum. b. Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi
ini
bertanggung
jawab
untuk
menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
Sistem
Pengendalian
Intern
yang
baik
mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji. Dalam struktur organisasi fungsi pencatatan waktu berada di tangan bagian pencatat waktu, di bawah departemen personalia dan umum. c. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi pembuatan daftar gaji berada ditangan bagian gaji, di bawah departemen Personalia dan umum.
14
d. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji (misalnya : utang gaji, utang pajak, utang dana pensiun). Dalam struktur organisasi fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian berada di tangan:bagian utang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal. e. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi fungsi keuangan berada di tangan bagian kasa. 2. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian Mulyadi (2002:378-380) bahwa dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian adalah : a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dokumen-dokumen ini umunya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan
karyawan,
seperti
misalnya
surat
keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tariff
15
gaji, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing),
pemindahan
dan
lain
sebagainya.
Tembusan
dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji. b. Kartu Jam Hadir Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di Perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Daftar Gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya. d. Rekap Daftar Gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar gaji dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap gaji.
16
e. Surat Pernyataan Gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagi catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima oleh setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. f. Amplop Gaji Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji.Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identitas karyawan dan jumlah gaji bersih karyawan yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. g. Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. 3. Prosedur Penggajian Menurut Mulyadi (2002:388), siklus penggajian dari beberapa prosedur yaitu : a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
terdiri
17
Prosedur ini
bertujuan untuk menctatat waktu hadir
karyawan. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu karyawan dapat menggunakan daftar hadir biasa yang karyawan harus tandatangani setiap hadir ( berupa clock card ) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar gaji hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime) sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulanan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak,
18
informasi mengenai potongan Pph 21 dihitungoleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan potongan Pph 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji. c. Prosedur Distribusi Biaya Gaji Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistrbusikan kepada departemen-departemen yang mengenai atau menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. d. Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke Bank dan memasukkan uang ke amplop gaji karyawan. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan.
Menurut Usry Carter (2002:367-374), Pengaturan akuntansi untuk biaya tenaga kerja dan pengendalian yaitu :
19
Akuntansi biaya tenaga kerja termasuk berikut ini : 1. Sejarah kerja dari setiap pekerja, seperti tanggal dipekerjakan, tingkat upah, penugasan awal, promosi, kenaikan gaji, dan waktu cuti untuk liburan atau karena sakit 2. Informasi yang diperlukan untuk memenuhi kontrak serikat kerja,
hukum
jaminan
sosial,
peraturan
upah,
pajak
penghasilan ditahan, dan persyaratan pemerintah federal, negara bagian, atau lokal lainnya. 3. Waktu kerja dan biaya standar 4. Jam kerja setiap karyawan, tingkat upah, dan total pendapatan untuk setiap periode penggajian. 5. Perhitungan potongan dan upah kotor untuk setiap karyawan 6. Output atau pencapaian dari setiap karyawan 7. Jumlah biaya dan jam dari tenaga kerja tidak langsung maupun tenaga kerja langsung 8. Total biaya tenaga kerja disetiap departemen untuk setiap periode 9. Data kumulatif atas potongan pendapatan dan gaji untuk setiap karyawan
Pengendalian biaya tenaga kerja dimulai dengan desain produk dan terus berlanjut
sampai waktu
penjualan.
20
Departemen yang terlibat dalam perhitungan biaya tenaga kerja yaitu : 1. Departemen Personalia Departemen personaia adalah untuk menyediakan tenaga kerja yang efesien dan memastikan bahwa seluruh organisasi mengikuti
kebijakan
personalia
yang
sesuai.
Fungsi
departemen personalia meliputi perekrutan, penyewaan, pelatihan, penilaian, konseling pensiun, pemutusan hubungan kerja dan penempatan ke luar. 2. Departemen Perencanaan Produksi Departemen perencanaan produksi bertanggung jawab untuk menjadwalkan pekerjaan dan memberikan perintah kerja ke departemen produksi 3. Departemen Pencatat Waktu Untuk memastikan adanya catatan yang akurat atas waktu kerja setiap karyawan adalah langkah pertama dalam perhitungan biaya tenaga kerja. Pencatatan waktu yang akurat biasanya dicapai dengan : a. Kartu
absen
yang
menyediakan
bukti
yang
dapat
diandalkan atas kehadiran karyawan di pabrik dari waktu masuk sampai waktu pulang b. Kartu jam atau kartu pesanan untuk memastikan informasi atas jenis dan lama pekerjaan yang dilakukan
21
Kedua dokumen diawasi, dikendalikan dan dikumpulkan oleh departemen pencatat waktu. Karena pendapatan karyawan bergantung pada kedua formulir ini dan pencatat waktu memprosesnya sebagai langkah pertama atas pembayaran final, sehingga pencatatan waktu adalah mata rantai yang berharga dalam hubungan yang baik antara kerja dan manajemen. 4.
Departemen Penggajian Perhitungan
dan
Persiapan
Penggajian,
penggajian
disiapkan dari kartu absen. Beban gaji final hasil perhitungan dicatat
dalam
jurnal
gaji
atau
catatan
gaji.
Catatan
menunjukkan total upah, potongan dan gaji bersih. Catatan komulatif atas pendapatan dan potongan dari masing-masing karyawan juga harus dipelihara. 5. Departemen Perhitungan Biaya Di
beberapa
perusahaan,
akuntansi
biaya
didesentralisasikan dengan klerek biaya ditempatkan di departemen
produksi
untuk
membantu
dalam
mengakumulasikan dan mengklasifikasikan biaya tenaga kerja menggunakan kartu jam kerja atau tipe produk. Di perusahaan lain, departemen biaya sangat terealisasi dan tidak terlibat sama sekali dalam pencatatan waktu maupun persiapan penggajian.
22
a. Sistem Pembayaran Gaji Manual Menurut Hall ( 2009:394-397 ), sistem pembayaran gaji secara manual yaitu : Personalia Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen pembayaran gaji berbagai formulir kegiatan personel. Dokumen-dokumen tersebut mengidentifikasi para pegawai yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk mencerminkan perubahan dalam tarif pembayaran per jam, pengurangan gaji, dan klasifikasi pekerjaan Produksi Pegawai produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu : kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaan (job ticket) berisi total jumlah waktu yang dihabiskan aleh setiap pekerjaan produksi. Kartu waktu (time card) berisi total waktu pekerja di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian pembayaran gaji untuk perhitungan jumlah cek pembayaran. Time card ini merupakan catatan formal untuk kehadiran pegawai setiap hari. Pada akhir minggu, supervisor memeriksa time card, menandatanganinya, dan mengirimkannya ke departemen pembayaran gaji Akuntansi Biaya Departemen
akuntansi
biaya
job
ticket
untuk
mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga
23
kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkumkan dalam rangkuman disribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku besar umum. Pembayaran Gaji Departemen pembayaran gaji menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Petugas
administrasi dari
departemen ini melakukan pekerjaan-pekerjaan berikut : 1. Menyiapkan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih 2. Memasukkan informasi di atas ke catatan pembayaran gaji pegawai 3. Menyiapkan cek pembayaran untuk para pegawai 4. Mengirimkan cek pembayaran ke bagian pengeluaran kas dan satu salinan daftar gaji ke bagian utang dagang 5. Menyiapkan time card, formulir kegiatan personel, dan salinan daftar gaji Departemen Utang Dagang Petugas administrasi utang dagang memeriksa register gaji untuk
kebenarannya
dan
menyiapkan
dua
salinan
voucer
pengeluaran kas sejumlah gaji. Suatu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum
24
Pengeluaran Kas Manajemen bagian pengeluaran kas menerima cek-cek pembayaran gaji dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirim cek-cek pembayaran gaji tersebut ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke para pegawai. Buku Besar Umum Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan voucer pengeluaran kas dari utang dagang. Voucer pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan rinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya C. SISTEM
PENGENDALIAN
INTERNAL
ATAS
PROSEDUR
PENGGAJIAN Hall (2009:181), sistem pengendalian internal terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya, yaitu : 1. Menjaga aktiva perusahaan 2. Memastikan aktiva dan keandalan catatan serta informasi akuntansi 3. Mendorong efesiensi dalam operasional perusahaan 4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen. Komponen pengendalian internal menurut Hall (2009:186-191), yaitu :
25
Pengendalian internal yang dijelaskan dalam SAS 78 terdiri atas lima komponen : lingkungan pengendalian, penilaian resiko, informasi dan komunikasi, pengawasan dan aktiva pengendalian. a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian adalah dasar dari empat komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menentukan arah perusahaan
dan
mempengaruhi
kesadaran
pengendalian
pihak
manajemen dan karyawan. b. Penilaian Resiko Perusahaan
harus
melakukan
penilaian
resiko
untuk
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola berbagai resiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. c. Informasi Komunikasi Sistem informasi akuntansi terdiri atas berbagai record dan metode yang digunakan untuk melakukan, mengidentifikasi, ,menganalisis, mengklasifikasi, dan mencatat berbagai transaksi perusahaan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait di dalamnya. Kualitas suatu informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi berdampak pada kemampuan pihak manajemen untuk mengambil tindakan serta membuat keputusan dalam hubungannya dengan operasional perusahaan, serta membuat laporan keuangan yang handal
26
d. Pengawasan Pihak manajemen harus memastikan bahwa pengendalian internal berfungsi dengan baik. Pengawasan (monitoring) adalah proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasinya dapat berjalan dengan baik. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa prosedur terpisah atau melalui aktivitas yang sejalan. e. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi risiko perusahaan yang telah diidentifikasi. Aktivitas pengendalian dapat dikelompokkan menjadi dua kategori yang berbeda, yaitu : pengendalian komputer dan pengendalian fisik. 1. Otorisasi Transaksi Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum yang dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan.
Formulir
kegiatan
personalia
memungkinkan
departemen penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini, yang dibandingkan dengan waktu tertentu.
27
2. Pemisahan Tugas Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia memberkan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat mengubah
informasi
dan
melakukan
penipuan.
Untuk
mengendalikan hal ini, informasi tarif pembayaran harus datang dari sumber independent-departemen personalia. 3. Pengawasan Wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadangkadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual 4. Catatan Akuntansi Jejak audit untuk penggajian meliput dokumen-dokumen berikut : a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.
28
d. Akun buku besar umum, pengendalian penggajian, kas,dan akun dana gaji 5. Pengendalian Akses Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalah gunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat menggelapkan uang kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran. 6. Verifikasi Independen Berikut
ini
adalah
contoh-contoh
pengendalian
verifikasi
independen dalam sistem penggajian : a. Verifikasi jam kerja, Sebelum mengirimkan kartu waktu ke bagian
penggajian,
supervisor
harus
memverifikasi
keakuratannya dan menandatanganinya. b. Pengurus pembayaran, penggunaan pengurus pembayaran yang independen untuk mendistribusikan cek (dari supervisor) membantu memverifikasi eksistensi para karyawan. Supervisor dapat terlibat dalam penipuan penggajian dengan berpura-pura mendistribusikan
cek
sebenarnya tidak ada.
pembayaran
ke
karyawan
yang
29
c. Utang usaha, Staf administrasi utang usaha memverifikasi keakuratan daftar gaji sebelum membuat bukti kas keluar yang mentransfer dana ke akun dana gaji. Buku besar umum, Departemen buku besar umum memverifikasi seluruh proses dengan merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja dan bukti penggajian.
D. PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER Hall (2009 ; 405-407) Struktur Pengendalian Internal Untuk Eksposur CBIS yaitu : 1. Pengendalian Sistem Operasi Sistem operasi (operating system) merupakan program pengendalian komputer. Sistem ini memungkinkan para pengguna dan aplikasi mereka untuk bersama-sama menggunakan dan mengakses sumber daya komputer, seperti prosesor, memori utama, basis data, dan printer. 2. Pengendalian Manajemen Data Menurut Hall (2009: 417) Pengendalian manajemen data memiliki dua kategori umum yaitu : a. Pengendalian Akses Risiko terhadap basis data perusahaan mencakup korupsi, pencurian, penyalahgunaan, dan pengrusakan data. Semua ancaman ini bisa berasal dari penyusup yang tidak memiliki otorisasi, maupun
30
pengguna yang memiliki otorisasi, namun melebihi hak akses istimewanya. b. Pengendalian Pendukung Data bisa dikorupsi dan dirusak oleh berbagai tindakan yang berbahaya dari hacker eksternal. Karyawan yang kecewa, kegagalan disket, kesalahan program, kebakaran, dan gempa bumi. Untuk pulih dari bencana ini, organisasi perlu merekonstruksi basis datanya status sebelum kegagalan. Hal ini bisa dilakukan hanya jika basis data tersebut dibuatkan cadangannya terlebih dulu. Oleh sebab itu perusahaan harus mengimplementasikan kebijakan, prosedur, dan teknik yang secara sistematis dan rutin menyediakan salinan pendukung atas data kritis. 3. Pengendalian Struktur organisasi Hall (2009: 421) Dalam sebuah lingkungan manual, tugas-tugas operasional harus dipisahkan untuk : a. Memisahkan tugas otorisasi transaksi dari pemrosesan transaksi b. Memisahkan pekerjaan pembukuan dari pemeliharaan aktiva c. Membagi tugas pemrosesan transaksi di antara individu, sehingga suatu tindakan curang akan memerlukan kolusi di antara dua orang atau lebih
31
4. Pengendalian Pengembangan Sistem Hall (2009: 428-429) Pengendalian atas pemeliharaan sistem disajikan dalam bagian berikut : a. Aktiva Otorisasi Sistem b. Aktivitas Penetapan Spesifikasi Pengguna c. Aktivitas Desain Teknis d. Partisipasi Audit Internal e. Pengujian program f. Pengujian Pengguna dan Prosedur Penerimaan. 5. Penngendalian Pemeliharaan Sistem Perubahan yang tidak diotorisasi dapat menyebabkan kesalahan program, penipuan, penyajian informasi yang salah dalam laporan keuangan dan ke pengguna, kegagalan sistem, dan perusakan yang parah pada operasi. 6. Keamanan dan Pengendalian Pusat Komputer Kerugian dan pencurian peralatan fisik dan kekacauan sistem yang disebabkan oleh kegagalan peranti lunak, kegagalan peranti keras, hilangnya daya, dan bencana fisik 7. Pengendalian Internet dan Intranet Hall (2009 : 468) Teknologi komunikasi jaringan mengekspos sistem komputer organisasi pada dua kategori umum dan risiko :
32
a. Risiko Dari Ancaman Subversif. Termasuk dalam hal ini adalah tindakan penjahat komputer yang menyisipkan sebuah pesan yang dikirim di antara pengirim dan penerima, hacker yang mendapatkan akses tidak sah ke jaringan organisasi, dan serangan penolakan layanan komputer dari lokasi internet yang jauh. b. Risiko Dari Kegagalan Peralatan Misalnya, transmisi diantara pengirim dan penerima dapat dikacaukan, dirusak, atau dikorupsi oleh kegagalan peralatan dalam sistem komunikasi. Kegagalan peralatan juga dapat menghilangkan basis data dan program yang disimpan dalam server jaringan. 8. Pengendalian Pertukaran Data Elektronik Pengendalian
otorisasi
dan
validasi,
pengendalian
akses,
pengendalian jejak audit yang diimplementasikan pada berbagai titik dalam sistem mitra usaha dan pada VAN 9. Pengendalian Komputer Pribadi Pengendalian
organisasi,
pengendalian
akses,
pengendalian
cadangan, pengendalian pemilihan sistem dan akuisisi, penguncian disket, enkripsi, kata sandi multilevel 10. Pengendalian Aplikasi Hall (2009:489) Pengendalian aplikasi yang dapat berupa tindakan atau prosedur manual yang diprogram dalam sebuah aplikasi dikelompokkan dalam tiga kategori besar yaitu :
33
a. Pengendalian Input Komponen
pengumpulan
data
dari
sitem
informasi
bertanggungjawab untuk membawa data ke dalam sistem untuk diproses. Pengendalian input pada tahap ini berusaha untuk memastikan bahwa transaksi-transaksi tersebut sah, akurat, dan lengkap. Prosedur input data dapat berupa input yang digerakkan oleh dokumen sumber (batch) atau input langsung (real_time). b. Pengendalian Pemrosesan Hall (2009:506) Pengendalian pemrosesan dibagi menjadi tiga kategori yaitu : i.
Pengendalian Prosedur ke Prosedur Menggunakan angka-angka batch untuk mengawasi batch, ketika batch bergerak dari satu prosedur yang terprogram (run) ke prosedur terprogram lainnya. Pengendalian ini memastikan bahwa setiap run dalam sistem ini memproses setiap batch dengan benar dan lengkap.
ii.
Pengendalian Intervensi Operator Sistem yang membatasi intervensi operator melalui pengendalian intervensi operator tidak banyak mengalami kesalahan pemrosesan, walaupun tidak mungkin menghapus keterlibatan operator sepenuhnya, nilai parameter dan titik mulai
program,
memungkinkan.
sampai
pada
batas
tertentu
yang
34
iii.
Pengendalian Jejak Audit Pemeliharaan jejak audit merupakan salah satu tujuan penting dalam pengendalian proses. Dalam sistem akuntansi, setiap transaksi harus dapat dicari melalui setiap tahap pemrosesan dari sumber ekonominya ke penyajiannya dalam laporan keuangan.
c. Pengendalian Output Pengendalian output memastikan bahwa output sistem tidak hilang, tidak salah arah, atau dikorupsi dan hak pribadi tidak dilanggar.
E. SISTEM PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER Hall (2009 : 403 ) Sistem penggajian berbasis komputer dibagi menjadi beberapa tahap yaitu : 1. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch Departemen
pemrosesan
data
menerima
formulir
kegiatan
personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek, dan fungsi buku besar umum. 2. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia. Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan
dengan
personalia,
termasuk
tunjangan
karyawan,
35
perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia (tarif pembayaran, pemotongan, dan lainlain), juga gaji, sistem MSDM harus menyediakan akses real–time ke file personalia untuk tujuan mencari keteranngan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadinya.
Hall ( 2009 : 405 ) Fitur-fitur operasional utama penggajian : a. Personalia Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time melalui terminal. Perubahan ini temasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan pemotongan
gaji,
dan
perubahan
status
pekerjaan
(tarif
pembayaran). b. Akuntansi Biaya Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja c. Penjagaan Waktu Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu, departemen penjaga waktu membuat file kehadiran saat ini.
