BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan 2.1.1
Pengertian Arsip Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan,
organisasi
politik,
dan
perseorangan
dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memeuhi syarat-syarat sebagai berikut: o Warkat tersebut harus msih mempunyai kegunaan, o Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan o Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali. Pada Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan,yaitu: a) arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara b) arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
7
pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari – hari administrasi negara. Berdasarkan uraian tersebut maka yang dimaksud dengan Arsip dalam penelitian ini adalah sekumpulan informasi yang berupa surat atau media lainnya yang mempunyai suatu kegunaan dalam waktu setiap kali diperlukan dan disimpan secara teratur agar sewaktu-waktu bila diperlukan dapat menemukan kembali dengan waktu yang cepat. 2.1.2
Pengertian Kearsipan Undang – undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal – hal yang berkenaan dengan arsip sedangkan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara . Pada pasal 3 Undang – undang No. 43 Tahun 2009 antara lain dirumuskan bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, (b) menjamin ketersediaan arsip autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, (d) menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak – hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
8
autentik dan terpercaya, (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, (f) menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (g) menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan(h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Berdasarkan uraian tersebut maka yang dimaksud Kearsipan dalam penelitian ini
adalah proses yang dimulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan arsip menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. 2.2
Pengertian Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu: 1. Arsip dinamis aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja; 2. Arsip dinamis semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun;
9
3. Arsip dinamis inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2.3
Kegunaan Arsip Dinamis Arsip dinamis memiliki beberapa fungsi sebagaimana diuraikan di bawah ini: a. Merupakan memori badan korporasi. Ini diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi memiliki ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan karyawan akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama. Untuk mencegah adanya memori yang sukar untuk dipahami dan mungkin saling bertentangan, badan korporasi mengandalkan informasi terekam sebagai dasar pengembangan pada masa mendatang. Arsip dinamis atau rekaman yang akurat diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau. Karena itu rekaman atau arsip dinamis merupakan sumber daya badan korporasi sekaligus asset badan korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis menyediakan informasi sedangkan sebagai asset menyediakan dokumentasi. b. Pengambilan keputusan manajemen. Proses
pengambilan
keputusan
meliputi
penentuan
masalah,
mengembangkan alternative, menilai alternative, memilih dan menerapkan pemecahan yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil. Untuk mengambil keputusan profesional, manajer harus memiliki informasi latar belakang (dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasaruntuk menilai alternatif (ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan yang diambil oleh badan korporasi lain, semuanya disediakan oleh arsip dinamis)
10
dan alat untuk menilai keputusan (balikan dan mekanisme control yang disediakan oleh arsip dinamis). Arsip dinamis juga menyediakan informasi yang diperlukan untuk keputusan terprogram atau rutin. Jenis keputusan semacam ini dilakukan berdasarkan kebijakan, prosedur, dan peraturan badan korporasi yang mapan.Semua ini merupakan bagian dari arsip dinamis badan korporsi. c. Menunjang litigasi. Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan atau menuntut badan korporasi maka semakin lama manajemen arsip dinamis semakin diperlukan. Bila mana sebuah badan korporasi menggugat badan korporasi lain, maka arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan dipengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan tindakan
sebuah
badan
korporasi
merupakan
pelindung
terhadap
litigasi.Karena itu perlu arsip dinamis. d. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas. Banyak manajer menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas yang diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis. Maka perlu perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan berimbas pada
biaya
pemeliharaannya.
Untuk
itu
penciptaan
sampai
dengan
pemusnahan, dalam upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis yang semakin meningkat.
11
e. Efisiensi badan korporasi. Badan korporasi akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang diperlukan tidak segera tersedia. Ancangan yang sistematis terhadap manajemen arsip dinamis menyediakan sarana temu balik informasi guna meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi. f. Ketentuan hukum. Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari pemerintah sehingga badan korporasi tersebut harus beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah. Arsip dinamis yang ada badan korporasi tersebuat ada kaitannya dengan pemerintah, tunduk pada ketentuan badan korporasi. Bilamana ada pemeriksaan harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan pemerikasaan. g. Rujukan historis. Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi mendatang. Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali. Bagian informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan karyawan dan mungkin berisi distorsi yang menyimpang dari rekaman semula. Berdasarkan uraian tersebut maka kegunaan arsip dinamis digolongkan menjadi tujuh yaitu sebagai memori atau pengingat bagi badan korporasi, pengambilan keputusan manajemen, menunjang litigasi, mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas, efisiensi badan korporasi, ketentuan hukum, dan juga sebagai rujukan historis.
12
2.4
Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
2.4.1 Sistem Penciptaan Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah : (a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya (b) Pencipta arsip dan lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan melakukan alih media meliputi media elektronik dan media lain
13
(c) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi (d) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip Ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pegawai unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip yaitu : baik dan benar, dapat menentukan bentuk dan melakukan alih media meliputi media elektronik dan media lain, penciptaan arsip dilaksanakan dengan melakukan analisis fungsi dan tugas organisasi, memenuhi komponen struktur, isi dan konteks arsip. Maka dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Dalam hal ini, pencipta arsip harus melakukan pencatatan (perekaman) proses pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan pendistribusian dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan lembar disposisi, lembar pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu tunjuk silang, dan pencatatan secara elektronik dengan menggunakan komputer.
14
2.4.2 Filing Sistem penyimpanan Arsip Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. (Moekijat.2002. : 83) Sistem penyimpanan arsip dalam Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah sebagai berikut : a. Penggolongan menurut abjad (alphabetical classification). Penggolongan menurut abjad adalah penggolongan, dimana dokumendokumen disimpan menurut huruf-huruf yang pertama dari nama-nama orang atau organisasi. Kemudian menurut huruf-huruf yang kedua. b. Penggolongan menurut nomor (numerical classification). Penggolongan menurut nomor adalah prnggolongan, dimana tiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor. c. Penggolongan menurut wilayah (geograpical classification). Penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan di mana suratsurat atau arsip-arsip dibagi menurut letak wilayahnya. d. Penggolongan menurut perihal (subject classification). Penggolongan menurut perihal adalah penggolongan, di mana dokumen-dokumen disusun menurut perihal, bahkan menurut nama-nama perusahaan, koresponden-koresponden, dan sebagainya. e. Penggolongan menurut waktu (chronological classification). Penggolongan menurut waktu adalah penggolongan, di mana dokumendokumen disimpan menurut urutan tanggalnya.
15
Di dalam filling sistem penyimpanan arsip adalah cara dalam mengatur dan menata berkas atau arsip dalam susunan yang sistematis yang digolongkan dalam lima penggolongan yaitu menurut abjad, nomor, wilayah, perihal, dan waktu. 2.5
Pemeliharaan Arsip Dinamis Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.
16
2.6
Penemuan Kembali Arsip Dinamis Suatu arsip dapat menjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapat ditemukan kembali fisik dan isi informasinya. Hal ini sesuai dengan konsep dan pengertian yang dikemukakan oleh Lundgren dan Lundgren bahwa unsur arsip agar dapat dikatakan sebagai arsip adalah sifatnya yang dapat diketemukan kembali. Fase inilah yang paling determinan di dalarn manajemen arsip dinamis.Penemuan kembali dilakukan apabila ada perrnintaan dari pengguna terhadap informasi arsip.Pengguna disini adalah mereka yang membutuhkan informasi arsip di dalam konteks pelaksanaan kerja atau pelaksanaan fungsi fungsi manajemen. Faktor - faktor yang persepsi harus diperhatikan di dalarn sistem penemuan kembali adalah berkaitan dengan sistem pemberkasan yang diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang (cross reference) dan juga unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya. (Sulistyo Basuki,2003 hal: 305) Apapun bentuk permintaan yang digunakan, pemohon harus bersedia memberikan informasi kepada petugas pusat arsip dinamis sebagai berikut : a. Nomor boks (yang ditentukan oleh pusat arsip dan dicatat pada transfer formulir arsip dinamis yang dikembalikan ke unit pengirim arsip dinamis) b. Judul folder atau deskripsinya. c. Nama, bagian, dan nomor telepon peminta arsip dinamis. d. Perkiraan waktu peminjaman arsip dinamis sehingga waktu penagihan dapat dicatat pada formulir.
17
Setelah
dipinjam,
petugas
akan
mencatat
formulir
kemudian
menjajarkan formulir menurut tanggal penagembalian. Lazimnya berkas arsip dinamis dipinjamkan selama 2 (dua) minggu namun dapat diperpanjang. Berikut tata cara penemuan kembali arsip ( Thomas Wiyasa, 2003 hal: 72 ) : 1. Peminjaman Pada prinsipnya setiap peminjam arsip/surat harus dicatat, dan peminjaman arsip harus dilaksanakan melalui lembar Peminjaman rangkap tiga yang masing-masing berfungsi sebagai berikut : a. Lembar Peminjaman Arsip I sebagai pengingat di Unit Kearsipan atau unit yang menyimpan arsip; b. Lembar Peminjaman Arsip II sebagai pengantar arsip yang dipinjam, yang dimasukkan ke dalam map; c. Lembar Peminjaman Arsip III sebagai tanda bukti pinjam pada peminjaman arsip. 2. Pencarian Berkas Peminjam
harus
mengajukan
permintaan
dengan
menyebutkan
masalahnya. Maka petugas akan mencari berkas dengan menempuh langkah sebagai berikut : a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila petunjuk I telah tertempel pada laci lemari arsip. b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III. c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil surat dan berkasnya. 3. Mengembalikan Arsip Apabila peminjaman arsip telah selesai dan telah dikembalikan maka arsip tersebut harus segera dimasukkan kembali ke dalam map semula.
18
Langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh petugas pengelola adalah sebagai berikut : a. Lembar peminjaman I dijabut serta diberikan kepada peminjam sebagai bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan; b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map dicabut pula untuk diganti dengan arsip yang telah dikembalikan, yang selanjutnya lembar peminjaman II dimusnahkan; c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik jumlah surat/arsip yang pernah dipinjam. 2.7
Penyusutan Arsip Dinamis Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Arsip - arsip Dinamis tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip (Record Center), tetapi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip Dinamis yang tidak bernilai guna tinggi, hanya memiliki nilai guna primer, akan dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi, memiliki nilai guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Nasional RI sebagai arsip statis. Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui prosedur dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku. Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip meliputi : penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui jangka simpannya, penyisihan dan seleksi arsip - arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang
19
akan disimpan, pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan, pemusnahan dan penyerahan arsip. Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Dalam fase ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan atau disimpan secara permanen. Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya tidak dapat dilepaskan dari pengelolaan semasa aktifnya. Apabila pada masa aktifnya arsip dikelola (managed) dengan baik, maka pada masa inaktifnya akan menjadi baik, sehingga akan memudahkan proses penyusutan dan penataan arsip pada masa statis. 2.8
Sistem Kearsipan yang Baik Sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi juga bermacam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat-surat (dokumen/arsip). Prinsip penilaian arsip dapat digolongkan berdasarkan hal-hal sebagai berikut: a. Penilaian arsip atas dasar manfaat. Nilai manfaat di sini berarti manfaat sebagai sumber data untuk dapat disajikan informasi yang diperlukan. b. Penilaian arsip atas dasar kecepatan. Kecepatan penyejian bahan informasi ditentukan oleh kecepatan dalam penemuan kembali arsip yang digunakan dengan ditentukan jangka waktu 3 sampai 6 menit, sedangkan 6 sampai 10 menit untuk arsip statis. c. Penilaian arsip atas dasar efisiensi. Perlu atau tidaknya diadakan perubahan pengelolaan arsip ditentukan melalui efisien atau tidaknya pengelolaan yang dilaksanakan.
20
Terdapat juga pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip yang baik sebagai berikut : 1. Pemeliharaan arsip Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan melalui beberapa cara sebagai berikut: a. Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan arsip harus:
Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara -F, dengan kelembaban 50-60%).
Terang (terkena sinar matahari tidak langsung).
Mempunyai ventilasi yang merata.
Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. b.Tempat Penyimpanan Arsip Hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas
yang disimpan.Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu diketahui. c. Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala. d. Larangan-larangan Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:
Dilarang membawa dan/atau makan di tempat penyimpanan arsip.
Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran). 21
e. Kebersihan Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari n oda karat dan lain-lain. 2. Pengamanan Arsip Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai berikut: a. Barang siapa dengan sengaja dan melawan hokum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pada pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahu. b. Barang siapa menyimpan arsip sebagaimanadimaksud dalam pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi nasakah itu kepada pihak ketigak yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup. Ketentuan di atas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi.Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHP maupun KUHD. Secara
fisik
semua
arsip
harus
diamankan
dari
segi
kerusakan.Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal. a. Faktor Internal Kualitas kertas Tinta Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas
22
b. Faktor Eksternal Lingkugan Sinar matahari Debu Serangan dari kutu dan sejenisnya Jamur dan sejenisnya
23
2.9
Kerangka Dasar Penelitian PERATURAN WALIKOTA SALATIGA NO.47 Tahun 2009 PERATURAN WALIKOTA SALATIGA NO.46 Tahun 2009 Arsip Dinamis Aktif ARSIP DINAMIS Arsip Dinamis Inaktif
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
SISTEM PENCIPTAAN
FILLING SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
PENEMUAN KEMBALI ARSIP
PENYUSUTAN ARSIP
SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
Gambar 2.1 Kerangka Penelitian
24
Pada penelitian ini difokuskan pada arsip dinamis yang tidak secara langsung
dan
terus-menerus
diaperlukan
dan
digunakan
dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari pada Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Sistem pengelolaan arsip dinamis pelaksanaan meliputi kegunaan arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis yang terdiri atas azas penyimpanan arsip dan filling sistem penyimpanan arsip, bentuk arsip dinamis, penemuan kembali arsip dinamis, penyusutan arsip dinamis serta sistem kearsipan yang baik. Pengelolaan arsip dinamis mencakup sistem penciptaan arsip, filling sistem kearsipan. Peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip dinamis adalah peralatan meliputi filling cabinet (lemari arsip), rak buku, pelubang kertas dan setepler, sedangkan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan penanganan arsip yaitu map gantung, sekat arsip, folder kartu kendali arsip, lembar disposisi, kode arsip, klip dan buku agenda surat yang ada pada bagian pengelolaan arsip dinamis Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Pada penemuan kembali arsip dinamis apabila arsip dinamis tersebut diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Penyusutan arsip pada penelitian ini adalah kegiatan pengurangan arsip dinamis pada Pengolahan Arsip Dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dengan cara membuat jadwal retensi arsip. Sistem kearsipan yang baik adalah pengelolaan arsip yang tepat digunakan pada waktu yang tepat, sehingga pengelolaan arsip dapat efektif dan efisien pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.
25
