BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Prosedur Prosedur merupakan bagian dari sistem yang secara langsung berhubungan satu dengan lainnya. Berikut ini beberapa pengertian prosedur menurut para ahli: Menurut Zaki Baridwan (2009:3) prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Menurut Mulyadi (2001:5) Prosedur adalah suatu uraian kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu department atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan dalam secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Menurut Muhammad Ali (2000:325) "Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan". Menurut Amin Widjaja (1995 : 83) "Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu". Menurut Kammarudin (1992 : 836 - 837 ) "Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi". Sedangkan prosedur menurut Ismail Masya (1994:74) mengatakan bahwa "Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-
urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang". Berdasarkan beberapa pengertian para ahli diatas dapat disimpulkan secara ringkas bahwa yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.
2.1.2 Pengertian Penjualan Penjualan merupakan kegiatan penting dari suatu perusahaan guna menunjang kelangsungan hidup perusahaan. Berikut ini beberapa pengertian dari para ahli mengenai penjualan: Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencanarencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Marwan, 1991). Penjualan merupakan kegiatan pelengkap atau suplemen dari transaksi, oleh karena itu kegiatan penjualan terdiri dari serangkaian yang meliputi, menemukan si pembeli, negoisasi harga serta syarat-syarat pembayaran. Dalam hal ini penjual harus menentukan kebijakan dan prosedur yang akan diikuti untuk memungkinkan dilaksanakannya rencana penjualan yang telah ditetapkan (Assauri:1992). 2.1.3 Pengertian Prosedur Penjualan Menurut Zaki Baridwan Prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan), dan pencatatan penjualan. 1) Fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan
Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan adalah bagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman dan bagian billing. Fungsi dari tiap-tiap bagian itu adalah sebagai berikut: (1) Bagian Pesanan Penjualan (Sales Order Department) Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan bagian yang berdiri sendiri dibawah bagian penjualan. Untuk kedua keadaan tersebut, bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut: 1) Mengawasi semua pesanan yang diterima. 2) Memeriksa surat pesanan yang diterima dari pelanggan atau salesman dan melengkapi informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman. 3) Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit. 4) Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gudangnya lebih dari satu menentukan dari gudang mana yang akan dilakukan pengiriman. 5) Membuat surat perintah pengiriman (shipping orders) dan back orders beserta tembusan-tembusannya. 6) Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan mana yang belum terpenuhi.
7) Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial (journal voucher) untuk bagian piutang. 8) Mengawasi pengiriman barang-barang untuk contoh (sampel) (2) Bagian Kredit Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian
kredit.
Agar
dapat
memberikan
persetujuan,
bagian
kredit
menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap pelanggan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan. Kadang-kadang terjadi surat perintah pengiriman dari bagian pesanan penjualan langsung didistribusikan pada masing-masing bagian yang bersangkutan
dan
bagian
kredit
menerima
satu
lembar
kemudian
menandatangani untuk persetujuan atau menolaknya. Kalau dalam hal pesanan ini tidak disetujui oleh bagian kredit maka bagian pesanan penjualan memberitahukan kepada bagian pengiriman agar barang-barangnya tidak jadi dikirim. Prosedur ini biasanya dilakukan untuk menyingkat waktu dan untuk langganan-langganan lama. Apabila pembeli merupakan langganan baru maka semua lembar surat perintah pengiriman dari bagian pesanan penjualan
diserahkan ke bagian kredit, sesudah disetujui baru didistribusikan kepada masing-masing bagian. (3) Bagian Gudang Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah pengiriman. Barang-barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk disiapkan dan dikirimkan ke pembeli. (4) Bagian Pengiriman Bagian pengiriman bertugas untuk mengirimkan barang-barang pada pembeli. Pengiriman hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan. (5) Bagian Billing (Pembuatan faktur atau Penagihan) Tugas bagian Billing / pembuatan faktur adalah : (1) Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya. (kadang-kadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi data harga dan perkalian dalam faktur) (2) Menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak Pertambahan Nilai. (3) Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-perhitungan dalam faktur. 2) Formulir
Formulir yang digunakan dalam prosedur pesanan penjualan adalah surat perintah pengiriman (shipping order) dengan beberapa tembusan yang masingmasing mempunyai fungsi sendiri-sendiri. Formulir yang digunakan dalam prosedur
pembuatan
faktur
adalah
faktur
(invoice)
beserta
tembusan-
tembusannya. (1) Surat Perintah Pengiriman (Shipping Order)surat perintah pengiriman dan tembusan-tembusannya mempunyai fungsisebagai berikut: 1) Tembusan pengiriman (shipping copy atau stock request copy) Yaitu tembusan yang dikirimkan ke bagian gudang agar disiapkan barangbarang yang akan dikirim. Barang-barang dan tembusan ini dari bagian gudang diserahkan ke bagian pengiriman. 2) Tembusan kredit (credit copy) Yaitu tembusan yang diserahkan ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit. 3) Tembusan Pemberitahuan (advice atau acknowledgement copy) Yaitu tembusan yang dikirimkan pada pembeli sebagai pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan. 4) Tembusan surat pengangkutan (bill of lading copy) Yaitu tembusan yang berisi informasi yang sama dengan surat perintah pengiriman, membuatnya bisa merupakan tembusan surat perintah pengiriman atau dibuat terpisah. Bill of lading ini biasanya dibuat rangkap 3, yang dua lembar diserahkan pada pengangkut, yang satu lembar dimintakan tanda tangan pada pengangkut sebagai tanda terima barang.
5) Tembusan barang (packing slip) Yaitu tembusan yang dimasukkan dalam bungkusan yang dikirim pada pembeli
6) Tembusan untuk arsip (journal atau register copy) Yaitu tembusan yang disimpan unit nomor. Arsip ini disimpan sampai tembusan pengiriman diterima kembali dari bagian pengiriman. 7) Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang belum dipenuhi (unfilled order copy) Yaitu tembusan yang disimpan sesuai abjad nama pembeli yang digunakan sebagai catatan untuk menentukan (mengetahui) pesananpesanan mana yang belum dipenuhi. (2) Faktur Faktur biasanya dibuat dengan beberapa tembusan yang masing-masing mempunyai fungsi sebagai berikut: 1) Tembusan untuk langganan Yaitu lembar pertama dan satu atau dua tembusan, tergantung pada permintaan pembeli. 2) Tembusan piutang Yaitu tembusan yang dipakai sebagai dasar (media) untuk mendebit rekening buku pembantu piutang. 3) Tembusan distribusi Yaitu tembusan yang digunakan untuk mengkredit rekening penjualan yang dirinci sesuai dengan klasifikasinya, menghitung harga pokok penjualan dan menghitung komisi salesmen.
4) Tembusan pemberitahuan (advice copy) Yaitu tembusan yang diberikan kepada salesman sebagai pemberitahuan bahwa faktur sudah dikirim sehingga salesman dapat menghitung berapa komisi yang akan diterimanya.
2.2
Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya Puspita Dewi (2007), melakukan penelitian mengenai "Prosedur Penjualan Spare Parts Secara Kredit (Indirect) Pada PT. Astra Internasional Tbk (Auto 2000) Kantor Cabang Denpasar ". Dalam penelitian ini perusahaan tersebut melakukan transaksi secara tidak langsung (Indirect) dengan dealer- dealer yang mempunyai kontrak jual beli dengan PT. Astra Internasional Tbk (Auto 2000) Kantor Cabang Denpasar. Persamaan penelitian ini adalah sama-sama meneliti mengenai prosedur penjualan. Perbedaannya dengan penelitian sebelumnya adalah meskipun sama-sama melakukan penelitian pada PT. Astra Internasional Tbk (Auto 2000) tetapi penelitian ini lebih mengulas pada bagian penjualan unit mobil sedangkan penelitian sebelumnya lebih mengulas pada bagian Spare parts.
