BAB II HASIL SURVEY
2.1 Identitas Perusahaan Nama Perusahaan
: PT.PLN (PERSERO) APJ KEDIRI
Alamat
: Jl. Jendral Basuki Rachmad 3-7 Kediri
No Telp./Hp
: (0354) – 683993
E-mail
:
[email protected]
Contact Person
: Isya Belta aldi, S.Kom
Jabatan
: Kepala Bagian IT
Bisnis Utama
: Bidang Listrik
2.2 Uraian Tentang Perusahaan PT. PLN (Persero) APJ Kediri adalah badan usaha milik negara yang berlokasi di Jl. Jendral Basuki Rachmad 3-7 Kediri, telp (0354) – 683993. Perusahaan ini bergerak pada bidang listrik, yang mengatur jaringan listrik dan pembayaran listrik untuk penduduk di wilayah Kediri. Bisnis utama dari perusahaan ini adalah melayani transaksi listrik kepada penduduk, memperbaiki kerusakan jaringan listrik, pemasangan listrik baru kepada penduduk dan pembayaran listrik.
6
7
2.3 Visi dan Misi Perusahaan 2.3.1 Visi perusahaan Pada tahun 2012 diakui sebagai unit distribusi dengan pelayanan kelas dunia dan mengutamakan kepuasan pelanggan serta mengedepankan budaya integritas. 2.3.2 Misi perusahaan Memberikan pelayanan yang transparan kepada pelanggan dengan cepat tepat dan tuntas dan berintegritas. Selalu melakukam perbaikan pelayanan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. 2.4 Struktur Organisasi
Manager
Asisten Manager
Transaksi Energi Listrik
Konstuksi
Manager Rayon
Pelayanan
Jaringan
Run
Pelayanan
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PLN (Persero) APJ Kediri
Teknik
8
2.5 Uraian Tugas masing-masing Jabatan : No 1.
Jabatan Manager
Job desk Pelaksana dan penerima laporan dari staff bagian masing-masing
2.
Asisten Manager
3.
Manager Rayon
penerima atau menyiapkan laporan dari staff bagian masing-masing untuk diberikan kepada Manager. Pelaksana dan penerima laporan dari staff rayon bagian masing-masing.
4
Transaksi Energi Listrik
Penanggung jawab dan mengatur pasokan listrik untuk sampai ke tujuan.
5.
Kontruksi
Bertugas memperbaiki alat-alat yang membantu untuk menyalurkan energi listrik.
6.
Pelayanan
Bertugas melayani pelanggan apabila terjadi pemasangan listrik baru
7.
Jaringan
Bertugas mengecek kondisi dilapangan supaya tidak terjadi gangguan arus listrik.
8.
Run
Bagian yang bertugas memperbaiki di lapangan apabila terjadi listrik padam secara tiba-tiba.
9.
Pelayanan Rayon
pembayaran listrik kepada masyarakat di kantor rayon
10.
Teknik
Menangani apabila terjadi gangguan pada proses pembayaran listrik
Tabel 2.1 Uraian Tugas masing-masing Jabatan
9
2.6 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survei ke PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri. Document flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan pengelolaan data administrasi, data pegawai, data pelanggan dan data transaksi sebelum menggunakan aplikasi Administrasi Daya dan Keluhan Masyarakat. A. Document Flowchart Tambah Daya Pelanggan
Bagian Pelayanan
Admin
FC. Rekening Listrik Terakhir
Mulai
Bank
A
FC. KTP Data calon pelanggan
FC. Rekening Listrik Terakhir
Pembayaran tambah daya
FC. KTP Data calon pelanggan
Rekapitulasi Data Pelanggan Bukti Pembayaran
Data Pelanggan 2
Data Pelanggan
1
1 B
buat surat PesetuSurveyj uan survey
C
Penambahan daya Disetujui
T
Pembuat an STP
Bukti Pembayaran
STP Y STP Membuat Surat ijin Perubahan daya Simpan STP
Surat ijin Penambahan daya 2
2
A
Surat ijin Penambahan daya 1
Surat ijin Penambahan daya 1
Membuat Stand Cabut
Stand Cabut
Stand cabut
Stand cabut(tertanda tangan)
B
Buat SP
Bukti Pembayaran
SP
Mutasi Rekening
C
Rekening baru 3
Rekening baru
Rekening baru
2 1
Keterangan : = Surat Persetujuan · 1. SP 2. STP = Surat Penangguhan Sementara
Gambar 2.2 Document Flowchart Tambah Daya
10
Document flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan kelanjutan aktivitas proses informasi. Document flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan hardware yang digunakan proses yang berhubungan dengan sistem informasi. Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau diajukan. Sistem ini banyak dipakai untuk menghubungkan struktur menyeluruh dan aliran sistem ke pengguna akhir karena sistem ini dapat menawarkan tampilan fisik yang berperan penting pada keterkaitan hardware dan data media. Pada proses transaksi Tambah Daya Customer menyerahkan Foto copy rek. Listrik, foto copy KTP. Kemudian oleh bagian pelayanan direkap untuk disimpan kedalam database pelanggan. Kemudian bagian pelayanan membuat surat survey yang akan melihat kondisi rumah pelanggan apakah layak atau tidak. Kalau tidak akan ada penangguhan sementara. Kalau disetujui maka bagian pelayanan akan membuat surat ijin persetujuan Tambah Daya. Yang akan diserahkan pada bagian admin dan customer. Setelah customer memperoleh surat ijin kemudian customer membayar di bank untuk memberikan bukti transaksi pada bagian pelayanan, untuk kemudian dilakukan proses Tambah Daya. Kemudian setelah dilakukan proses Tambah Daya customer memperoleh bukti rekening baru.
11
B. Document Flowchart Turun Daya Pelanggan Mulai
Bagian Pelayanan
Admin
Bank
FC. Rekening Listrik Terakhir FC. KTP Data calon pelanggan
FC. Rekening Listrik Terakhir FC. KTP Data calon pelanggan
Rekapitulasi Data Pelanggan
Data Pelanggan
Data Pelanggan
2 1
Buat surat persetujuan turun daya
SP
SP 2
1
Mutasi Rekening
Rekening Baru
Rekening Baru 3
Rekening Baru 2 1
Keterangan : · 1. SP = Surat Persetujuan
Gambar 2.3 Dokument Flowchart Turun Daya Pada proses transaksi Turun Daya hampir sama dengan proses transaksi Tambah Daya hanya saja setelah membaca arsip pelanggan bagian pelayanan langsung membuat surat persetujuan Turun Daya. Kemudian surat persetujuan diberikan kepada customer sebagai bukti transaksi. Kemudian setelah memperoleh bukti bagian pelayanan melakukan proses mutasi rekening yang menghasilkan dokumen rangkap tiga yang diserahkan kepada customer dan bagian admin.
12
C.
Document Flowchart Migrasi Prabayar Pelanggan
Bagian Pelayanan
Admin
Bank
FC. Rekening Listrik Terakhir
Mulai
A
FC. KTP Data calon pelanggan
FC. Rekening Listrik Terakhir
Pembayaran Migrasi Prabayar
FC. KTP Data calon pelanggan
Rekapitulasi Data Pelanggan
Bukti Pembayaran
Data Pelanggan 2
Data Pelanggan
1
Membuat Surat ijin migrasi Prabayar
Surat ijin migrasi Prabayar 3
Surat ijin migrasi Prabayar
2
Surat ijin migrasi Prabayar
1
Membuat stand cabut
Stand Cabut
Stand Cabut
Stand cabut(Tertanda tangan)
Bukti Pembayaran
B
Buat SP
SP
SP
A
B
Migrasi Prabayar
Bukti migrasi Bukti migrasi 3
·
2
Bukti migrasi
1
Keterangan : 1. SP = Surat Persetujuan
Gambar 2.4 Dokumen Flowchart Migrasi Prabayar Pada transaksi Migrasi Prabayar customer diberikan dokumen stand cabut yang harus di tanda tangani. Dimana dokument tersebut berisi stand terakhir yang ada di tempat pelanggan. Kemudian setelah memperoleh stand cabut tertanda tangan bagian pelayanan membuat surat persetujuan migrasi prabayar, yang mana customer dan admin memperoleh masing-masing bukti migrasi prabayar.
13
D. Document Flowchart Pasang Baru Pelanggan Mulai
Bagian Pelayanan
Admin
FC. Rekening Listrik Terakhir
Bank
6
FC. KTP Data calon pelanggan
FC. Rekening Listrik Terakhir
Pembayaran pasang baru
FC. KTP Data calon pelanggan
Rekapitulasi Data Pelanggan
Bukti Pembayaran Data Pelanggan 2
Data Pelanggan
1
Membuat Surat Survey
pasang baru Disetujui
T
Pembuat an SPS
Y Membuat Surat persetujuan pasang baru
SPS
Simpan SPS
SP
SP 2
2
1
SP 1
6 Bukti Pembayaran Pasang Baru
Bukti Pembayaran Pasang Baru
Pasang Baru
Bukti Pasang Baru 3
Bukti Pasang Baru 2 Bukti Pasang Baru 1
End
Keterangan : = Surat Persetujuan · 1. SP 2.SPS = Surat penangguhan sementara
Gambar 2.5 Dokumen Flowchart Pasang Baru
14
Document flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan kelanjutan aktivitas proses informasi. Document flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan hardware yang digunakan proses yang berhubungan dengan sistem informasi. Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau diajukan. Sistem ini banyak dipakai untuk menghubungkan struktur menyeluruh dan aliran sistem ke pengguna akhir karena sistem ini dapat menawarkan tampilan fisik yang berperan penting pada keterkaitan hardware dan data media. Walaupun begitu, beberapa kasus, sistem tersebut dapat digantikan dengan diagram aliran data untuk digunakan oleh analis sistem profesional, dan dengan grafik presentasi untuk berkomunikasi dengan pengguna akhir. Pada pasang baru pelanggan akan disurvey terlebih dahulu untuk mengetahui layak tidaknya pasang baru di lokasi pelanggan. Apabila belum layak bagian pelayanan akan membuat surat penangguhan sementara, apabila layak bagian pelayanan membuat surat persetujuan terkait pemasangan baru yang akan diberikan pada pelanggan dan bagian admin. Setelah itu customer melakukan pembayaran di bank. Kemudian bukti pembayaran diserahkan kepada bagian pelayanan sebagai syarat untuk melakukan transaksi pasang baru. Kemudian bagian pelayanan membuat dokumen bukti pasang baru yang akan diserahkan kepada customer dan bagian admin.
15
2.7 Dokumen Input /Output
Gambar 2.6 Dokumen Input /Output
