BAB II DESKRIPSI SEKRETARIAT WAKIL PRESIDEN RI
2.1. Sejarah Sekretariat Wakil Presiden RI Berdasarkan sejarah ketatanegaraan di Indonesia bahwa Presiden Republik Indonesia di bantu oleh seorang Wakil Presiden sejak dilantiknya Mohammad Hatta pada tanggal 18 Agustus 1945 yang merupakan awal berdirinya pemerintahan Republik Indonesia yang menganut sistem presidensil. Sejalan dengan hal tersebut, di dalam menjalankan tugas dan fungsinya di dalam pemerintahaan maka dibentuklah organisasi Sekretariat Wakil Presiden yang berada di bawah koordinasi Sekretariat Negara yang bertugas memberikan dukungan pelayanan kepada Wakil Presiden RI, dan pada saat itu dikepalai oleh I Wangsa Widjaja. Pada awalnya Kantor Sekretariat Wakil Presiden RI berkedudukan di Yogyakarta tepatnya di depan Gedung Agung yang sekarang menjadi Istana Kepresidenan Yogyakarta, namun setelah terjadi penyerahan kedaulatan rakyat pada tanggal 27 Desember 1949, kantor Wakil Presiden RI pindah ke Jalan Merdeka Selatan Jakarta (bekas rumah Jenderal Spoor). Saat ini gedung tersebut menjadi Kantor Kementerian BUMN. Pada perkembangannya pernah terjadi kekosongan pejabat Wakil Presiden RI pada saat Mohammad Hatta mengundurkan diri dari jabatan Wakil Presiden RI yang sekaligus juga berarti kekosongan keberadaan Kantor Sekretariat Wakil Presiden RI yaitu dari tahun 1956 sampai dengan tahun 1973.
11
12
Pada
perkembangan
sejarah
berikutnya,
setelah
penumpasan
pemberontakkan G.30 S/PKI berakhirlah pemerintahan Orde Lama dan diganti oleh
pemerintahan
Orde
Baru.
Berdasarkan
Ketetapan
MPRS
Nomor
XLIV/MPRS/1968 tanggal 27 Maret 1968, Jenderal Soeharto diangkat sebagai pengemban
Tap MPRS IX/MPRS/1966 sebagai Presiden kedua di Negara
Kesatuan Republik Indonesia menggantikan Dr. Ir. Soekarno hingga terpilihnya Presiden oleh MPR hasi Pemilihan Umum. Berdasarkan Tap MPR XI/1973, Jenderal Soeharto dilantik menjadi Presiden RI/Mandataris MPR, sedangkan Wakil Presiden RI ditunjuk Sri Sultan Hamengkubuwono IX yang sebelumnya menjabat sebagai Waperdam Ekkubang, dan pada saat itulah kembali terbentuk Sekretariat Wakil Presiden RI yang dikepalai oleh Prof. Dr. Selo Soemardjan. Pada saat Wakil Presiden RI periode tahun 1978-1983 dijabat oleh Adam Malik, Sekretaris Wakil Presiden dijabat oleh Ali Alatas S.H., dan pada periode tersebutlah dibangun suatu gedung Sekretariat Wakil Presiden RI di Jalan Kebon Sirih nomor 14 Jakarta, dan masih tetap berfungsi sampai dengan saat ini. Berdasarkan Peraturan Presiden RI Nomor 31 Tahun 2005 tentang Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden RI Nomor 19 Tahun 2007 tentang Perubahan Perpres Nomor 31 Tahun 2005 tentang Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet jo. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 1 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Negara sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 7 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan
13
Menteri Sekretaris Negara Nomor 1 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Negara, Sekretariat Wakil Presiden adalah lembaga pemerintah yang berkedudukan dan bertanggung jawab langsung kepada Wakil Presiden dengan tugas dan fungsinya memberikan dukungan teknis dan pelayanan administrasi kepada Wakil Presiden. Secara konstitusional, Wakil Presiden bertugas membantu Presiden dalam menyelenggarakan amanat rakyat memimpin negara (sebagai kepala negara) dan memimpin pemerintahan (sebagai kepala pemerintahan). Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, Wakil Presiden dibantu oleh Sekretaris Wakil Presiden. Sekretariat Wakil Presiden dipimpin oleh seorang Sekretaris Wakil Presiden yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Presiden dan secara administratif dikoordinasikan oleh Menteri Sekretaris Negara
2.2. Lingkup Bidang Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden RI Sekretariat Wakil Presiden adalah lembaga pemerintah yang memiliki lingkup bidang pelayanan dalam rangka memberikan dukungan teknis dan administratif kerumahtanggan dan keprotokolan kepada Wakil Presiden, serta dukungan pengambilan kebijakan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan. Dalam melaksanakan tugas tersebut di atas, Sekretariat Wakil Presiden menyelenggarakan fungsi:
14
1. Penyiapan dan pelaksanaan acara kenegaraan dan acara lainnya yang dipimpin atau dihadiri Wakil Presiden dan acara lain yang dihadiri Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden. 2. Penyiapan dan pelaksanaan acara perjalanan Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden baik di dalam maupun di luar negeri. 3. Penyiapan data, informasi, telaahan atau kajian, dan laporan mengenai masalah-masalah yang terkait dengan tugas Wakil Presiden dalam rangka membantu Presiden dalam penyelenggaraan pemerintahan negara pada umumnya, maupun dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu yang diberikan Presiden kepada Wakil Presiden. 4. Pelaksanaan hubungan dan kerjasama dengan Lembaga Tinggi Negara, Kementerian dan Lembaga Pemerintah lainnya, serta pihak-pihak lain yang diperlukan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugasnya. 5. Perencanaan program dan anggaran dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas-tugas Wakil Presiden. 6. Penyiapan bahan untuk pemberian keterangan pers dan pemberitaan media massa, serta pelayanan penerjemahan. 7. Koordinasi dengan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet, dalam rangka pemberian dukungan teknis dan administrasi bagi pelaksanaan tugas-tugas Wakil Presiden. 8. Pemberian dukungan teknis dan administrasi yang diperlukan bagi kelancaran pelaksanaan tugas penasehat dan Tim Kerja yang akan ditetapkan kemudian guna membantu Wakil Presiden.
15
9. Penyelenggaraan pelayanan kerumahtanggan kepada Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden. 10. Penyelenggaraan pelayanan keprotokolan kepada Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden. 11. Pemberian petunjuk-petunjuk teknis di bidang kerumahtanggan kepada para Ajudan Wakil Presiden dan Ajudan Istri/Suami Wakil Presiden serta Dokter Pribadi Istri/Suami Wakil Presiden. 12. Koordinasi dengan Tim Dokter Kepresidenan dalam rangka pemberian layanan kesehatan Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden. 13. Pengelolaan keuangan di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden. 14. Pengelolaan anggaran khusus Wakil Presiden. 15. Pelayanan administrasi umum di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden. 16. Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Wakil Presiden.
2.3. Sumber Daya Manusia Sekretariat Wakil Presiden RI Sumber Daya Manusia Sekretariat Wakil Presiden terdiri dari Pegawai Negeri Sipil Eselon I, Eselon II, Eselon III, Eselon IV, dan Non Eselon Golongan I sampai dengan IV, selain itu terdapat juga Tenaga Perbantuan TNI dan Polri, Tenaga Perbantuan Khusus, Tenaga Perbantuan Lepas, dan Tenaga Perbantuan Lain-lain. Jumlah Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Sekretariat Wakil Presiden berdasarkan Data Kepegawaian Sekretariat Wakil Presiden Tahun 2010 berjumlah
16
345 orang, sedangkan sisanya sebanyak 146 orang adalah tenaga perbantuan. Adapun rekapitulasi pegawai Sekretariat Wakil Presiden adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1: Rekapitulasi Pegawai Sekretariat Wakil Presiden RI Jabatan/Status kepegawaian
Jumlah
Eselon I Eselon II Eselon III Eselon IV
6 20 57 70 Sub Jumlah
Non Eselon Golongan IV Non Eselon Golongan III Non Eselon Golongan II Non Eselon Golongan I
153 2 81 98 11
Sub Jumlah Tenaga Perbantuan Khusus Tenaga Perbantuan TNI dan Polri
192 21 54
Sub Jumlah Tenaga Harian Lepas Tenaga Perbantuan lain-lain
75 68 3
Sub Jumlah
71
JUMLAH Sumber: Bagian Kepegawaian Setwapres, 2010.
491
2.4. Tantangan Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden RI Sekretariat Wakil Presiden memiliki tantangan pelayanan yang berbeda dengan organisasi pemerintahan pada umumnya karena sesuai fungsinya yang memberikan pelayanan langsung terhadap Wakil Presiden RI. Tingkat kelalaian dan kesalahan dalam pemberian pelayanan harus diminimalisir karena output dari hasil kerja pegawai baik langsung maupun tidak langsung dapat mempengaruhi
17
pekerjaan Wakil Presiden RI yang memiliki posisi strategis di dalam menentukan kebijakan untuk memimpin bangsa dan Negara. Dalam rangka mewujudkan Sekretariat Wakil Presiden yang mampu memberikan dukungan staf dan pelayanan administrasi kepada Wakil Presiden secara efektf dan efisien diperlukan aparatur negara yang profesional, bertanggung jawab, bersih dari korupsi, kolusi dan nepotisme serta berwibawa, menjunjung tinggi kedisiplinan, kejujuran, dan kebenaran. Untuk dapat mengoptimalkan tugas dan fungsi Sekretariat Wakil Presiden perlu disusun perencanaan startejik yang di dalamnya berisi visi, misi, dan tujuan yang realistis dengan mengantisipasi perkembangan yang akan terjadi di masa depan. Adapun visi Sekretariat Wakil Presiden adalah: Terwujudnya dukungan teknis dan pelayanan administrasi secara prima, profesional, transparan, dan akunTabel kepada Wakil Presiden. Dalam mewujudkan visi Sekretariat Wakil Presiden di atas dan menjadikan visi tersebut menjadi pendorong bagi alokasi sumber daya yang dimiliki organisasi sehingga dapat tercapai efektivitas dan efisiensi yang selaras dengan tugas dan fungsinya dalam memberikan dukungan staf dan pelayanan administrasi kepada Wakil Presiden, maka perlu ditetapkan misi Sekretariat Wakil Presiden. Misi Sekretariat Wakil Presiden dibuat dengan mempertimbangkan berbagai input dan disesuaikan dengan tugas dan fungsinya sehingga dapat memberikan arahan yang jelas yang harus dijalankan oleh segenap pegawai Sekretariat Wakil Presiden guna mencapai tujuan organisasi. Adapun misi Sekretariat Wakil Presiden adalah:
18
1. Menciptakan sumber daya manusia yang profesional, kuat mental dan spiritual. 2. Menyediakan sarana dan prasarana kerja yang memadai. 3. Meningkatkan kompetensi, transparansi dan akuntabilitas aparatur Sekretariat Wakil Presiden. 4. Memberikan dukungan teknis dan pelayanan administrasi kepada Wakil Presiden melalui peningkatan kualitas sumber daya manusia untuk mengelola dan meningkatkan pelayanan terpadu, efektif dan efisien di bidang administrasi, kajian politik, kajian ekonomi, kajian kesejahteraan rakyat, dan kajian dukungan pengawasan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. Agar visi dan misi Sekretariat Wakil Presiden dapat dilaksanakan dengan optimal, maka perlu disusun suatu tujuan strategis organisasi yang lebih operasional dan terarah. Tujuan strategis organisasi tersebut merupakan penjabaran atau implementasi pernyataan visi dan misi yang akan dicapai dalam jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang. Dengan memperhatikan potensi, peluang, ancaman, dan tantangan maka ditetapkan tujuan strategis adalah sebagai berikut: 1. Sekretariat Wakil Presiden yang profesional, transparan dan akunTabel. 2. Dukungan teknis yang optimal. 3. Pelayanan administrasi yang prima.
19
2.5. Proses Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden RI Dalam memberikan pelayanan kepada wakil Presiden, Sekretariat Wakil Presiden dipimpin oleh seorang Sekretaris Wakil Presiden yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Presiden dan secara administratif dikoordinasikan oleh Mneteri Sekretaris Negara. Sekretaris Wakil Presiden dibantu oleh lima deputi, yaitu Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Politik, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Ekonomi, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Kesejahteraan Rakyat, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Dukungan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan dan Pembangunan, dan Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi, Adapun tugas utama masing-masing Deputi Sekretaris Wakil Presiden adalah sebagai berikut: a.
Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Politik Mempunyai tugas memberikan dukungan teknis kepada Wakil Presiden di Bidang hubungan internasional, pemerintahan, politik, pertahanan negara, keamanan dan ketertiban masyarakat, kehakiman, hukum dan Hak Asasi Manusia, kewilayahan dan wawasan.
b.
Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Ekonomi Mempunyai tugas memberikan dukungan teknis kepada Wakil Presiden di bidang ekonomi, moneter, keuangan, perdagangan, perindustrian, pertanian, kehutanan, kelautan dan perikanan, sarana prasarana dasar, dan energi.
20
c.
Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Kesejahteraan Rakyat Mempunyai tugas menyelenggarakan pemberian dukungan teknis kepada Wakil Presiden di bidang kesejahteraan rakyat.
d.
Deputi
Sekretaris
Wakil
Presiden
Bidang
Dukungan
Pengawasan
Penyelenggaraan Pemerintahan dan Pembangunan Mempunyai tugas menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan administrasi kepada Wakil Presiden di bidang pengawasan pelaksanaan otonomi daerah, monitoring penanganan korupsi, pengawasan pembangunan, dan pengaduan masyarakat. e.
Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi Mempunyai tugas menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan administrasi kepada Wakil Presiden dan atau Istri/Suami Wakil Presiden di bidang keprotokolan dan persidangan, administrasi umum, ketatausahaan, media massa, dan perlengkapan serta kerumahtanggaan. Selain membawahi kedeputian, Sekretaris Wakil Presiden juga
membawahi Unit Kesehatan dan Pusat Penerjemahan dan Penyiapan Naskah yang bertanggung jawab langsung kepada Sekretaris Wakil Presiden namun dalam administrasi kepegawaian para pejabat dan pegawainya di bawah koordinasi Deputi Seswapres Bidang Administrasi. Adapun setiap Deputi Seswapres dalam menjalankan tugasnya didukung oleh biro-biro dibawahnya yang membawahi bagian-bagian dan sub-sub bagian. Secara lebih rinci diuraikan pada Tabel 2.2. berikut:
21
Tabel 2.2: Data Biro, Bagian dan Sub Bagian di Setwapres RI Biro Deputi Seswapres Bidang Politik 1. Biro Hubungan Internasional 2. Biro Pemerintahan dan Politik Dalam Negeri 3. Biro Pertahanan Negara, Keamanan, dan Ketertiban 4. Biro Kehakiman, Hukum, dan HAM 5. Biro Kewilayahan dan Wawasan Deputi Seswapres Bidang Ekonomi 1. Biro Moneter dan Keuangan 2. Biro Perdagangan dan Kerjasama Internasional 3. Biro Produksi 4. Biro Prasarana Dasar dan Energi Deputi Seswapres Bidang Kesra 1. Biro Agama dan Sosial 2. Biro Pendidikan, Kebudayaan, dan Olahraga 3. Biro Kesehatan, Lingkungan Hidup dan Perumahan Rakyat 4. Biro Pemberdayaan Perempuan, Usaha Mikro, Kecil dan Ketenagakerjaan Deputi Seswapres Bidang Dukungan Pengawasan 1. Biro Dukungan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan dan Otonomi Daerah 2. Biro Dukungan Pengawasan Pembangunan dan Pengelolaan Kekayaan Negara 3. Biro Pemantauan Pemberantasan Korupsi 4. Biro Pengelolaan Data dan Pengaduan Masyarakat Deputi Seswapres Bidang Administrasi 1. Biro Protokol dan Persidangan 2. Biro Umum 3. Biro Tata Usaha 4. Biro Media Massa 5. Biro Perlengkapan dan Kerumahtanggan
Jumlah Bagian
Jumlah Sub Bagian
2 2 2 3 2
5 4 4 6 4
3 3 3 3
6 6 6 6
3 3 3
6 6 6
3
6
3
6
3
6
3 3
6 6
3 3 4 2 3
8 9 20 4 6
Sumber: Bagian Kepegawaian Setwapres, 2010 Sesuai dengan lingkup bidang pelayanannya, proses pelayanan Sekretariat Wakil Presiden dibagi ke dalam tiga bidang yaitu: pelayanan kerumahtanggan, keprotokolan,
dan
dukungan
kebijakan.
Adapun
proses
kerumahtanggan data diilustrasikan pada kerangka dalam Gambar 2.1.
pelayanan
22
Gambar 2.1. Kerangka Proses Pelayanan Kerumahtanggan 1.a. Penerimaan dan pengagendaan memorandum permohonan perlengkapan dari pengguna pelayanan
1.b. Penerimaan dan penga gendaan permohonan dari internal Biro PDK
2. Pemberian arahan oleh Karo PDK kepada Kabag Perlengkapan 3. Penugasan oleg Kabag Perlengkapan kepada Kasubbag Perencanaan dan Pengadaan Perlengkapan 4. Koordinasi dengan pengguna pelayanan dan/atau petugas gudang 5. Penyediaan perlengkapan 5a. Perlengkapan tidak tersedia di gudang
5a.1. Proses penyusunan usulan kegiatan pengadaan perlengkapan 5a.2. Penyampaian usulan kegiatan kepada PPK melalui Karo PDK
5a. Perlengkapan tersedia di gudang
5b.1. Penugasan kepada staf untuk mengambil perlengkapan di gudang
5b.2. Penyiapan dan/atau penyerahan perlengkapan kepada pengguna pelayanan
5a.3. Proses administrasi pengadaan barang/jasa 5a.4. Proses pengadaan barang/jasa
5b.3. Koordinasi dengan unit kerja terkait sehubungan dengan perlengkapan kerumahtanggan yang dibutuhkan oleh pengguna pelayanan
5a.5. Berita Acara pemeriksaan dan serah terima barang/jasa 5b.4. Pengarsipan dokumen 5a.6. Penyerahan perlengkapan kepada pengguna pelayanan 5a.7. Proses tagihan 5a.8. Pengarsipan dokumen
Sumber: Standar Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden, 2010.
23
Selanjutnya proses pelayanan Sekretariat Wakil Presiden di bidang keprotokolan dapat diilustrasikan pada gambar 2.2. Gambar 2.2. Kerangka Proses Pelayanan Keprotokolan
Prosedur Pelayanan A. Penyiapan Acara Kunjungan 1. Berkas Disposisi diterima dan dipelajari 2. Identifikasi jenis kegiatan/acara 3. Identifikasi daerah/Negara yang akan dikunjungi 4. Menentukan Tim Survey Penyusunan Draft Acara dan Kunjungan 5. Pembuatan konsep acara kunjungan 6. Koordinasi dengan Kemlu dan KBRI atau Pemerintah Daerah 7. Penyampaian Draft Acara kepada pimpinan 8. Penyusunan net draft kunjungan 9. Penyampaian Draft kunjungan kepada Ajudan Wapres 10. Penyiapan alat transportasi 11. Penentuan Tim Pendahulu dan Rombongan Utama 12. Membuat Rencana Anggaran
Unit Pelayanan Kasubbag Kabag Karo
Ajudan Wapres
Deplu/ Pemda
Setmil/ Paspampres/ BAIS TNI
1 2
2
3
3 4
B.
C. Rapat Koordinasi dan Tindak Lanjut Hasil Rakor 13. Rakor Protokol 14. Finalisasi Draft Acara 15. Membuat Memorandum Hasil Rakor kepada Wapres/Istri Wapres Pembuatan Surat Penugasan dan Administrasi Acara 16. Membuat Surat Penugasan Tim Pendahulu 17. Penyusunan formasi rombongan Wakil Presiden 18. Penyiapan administrasi kunjungan 19. Pencetakan Buku Acara Kunjungan 20. Distribusi Buku Acara
5 6 7
6 7
7
7
8 9
9
1 1 1
1
1
1
1
1 1
1 1
D.
1
1
1
1
1
1
1
1
1 1
1
2
2
2
2
Sumber: Standar Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden, 2010.
2
2
24
Selanjutnya proses pelayanan dukungan pengambilan kebijakan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan diilustrasikan pada kerangka proses pelayanan dalam Gambar 2.3. Gambar 2.3. Kerangka Proses Pelayanan Dukungan Kebijakan Penyusunan rencana pengamatan pelaksanaan kebijakan, pengolahan data, informasi, dan permasalahan di
Telaah Staf
Pembuatan surat substansi terkait
Deputi
Penyampaian surat Deputi substansi kepada instansi terkait melalui Biro TU - Koordinasi dengan instansi terkait dan - Penyiapan penyelesaian administrasi
Pemantauan, pengolahan data, informasi, dan la poran penanganan permasalahan
Rapat koordinasi/konsulta si/diskusi terbatas bidang substansi terkait
- Penyiapan Konsep Memorandum Deputi - Penyiapan Surat Deputi kepada instansi terkait Penyampaian surat Deputi substansi kepada instansi terkait melalui Biro Pengawasan tindak lanjut hasil pemantauan, pengolahan data, informasi, dan laporan penanganan permasalahan Penerimaan surat penjelasan tindak lanjut dari instansi terkait Tindak lanjut sesuai arahan Deputi Seswapres bidang substansi terkait
Penyusunan laporan hasil pemantauan/rapat konsultasi/diskusi terbatas pengolahan data, informasi, dan masalah bidang terkait Pemeriksaan dan penyampaian laporan hasil pemantauan/rapat konsultasi/diskusi terbatas pengolahan data, informasi, dan masalah bidang terkait kepada Deputi
Sumber: Standar Pelayanan Sekretariat Wakil Presiden, 2010.
