BAB II DASAR TEORI Dasar teori digunakan sebagai landasan dalam pelaksanaan tugas akhir. Bab ini akan membahas mengenai seluruh dasar teori yang berkaitan dengan pengerjaan tugas akhir. Dasar-dasar teori yang akan dijelaskan adalah penjelasan mengenai definisi-definisi umum terkait dengan EAP, metode EAP, Business Systems Planning, serta metode Value Chain Configuration Porter. 2.1 DEFINISI UMUM Pada subbab ini diberikan paparan mengenai definisi-definisi umum terkait arsitektur informasi serta arsitektur enterprise. 2.1.1 Arsitektur Arsitektur didefinisikan sebagai suatu cara bagaimana sebuah sistem (mencakup jaringan, perangkat keras serta perangkat lunak) distrukturisasi. Arsitektur biasanya mendeskripsikan bagaimana sistem tersebut dibangun, bagaimana komponen-komponen disusun dan protokolprotokol serta antarmuka yang digunakan untuk mengintegrasikan komponen-komponen tersebut. Arsitektur juga mendefinisikan fungsi-fungsi dan deskripsi dari format data dan prosedur komunikasi antara node dengan workstation [YOS04]. Arsitektur merupakan sebuah deskripsi dari semua aktivitas fungsional yang harus dilakukan untuk mencapai misi yang diinginkan, elemen sistem yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi tersebut serta rancangan tingkatan performansi dari elemen tersebut. Sebuah arsitektur juga mencakup informasi mengenai teknologi, antarmuka dan lokasi dari pelaksanaan fungsi serta dianggap sebagai sebuah deskripsi yang terus berkembang dari sebuah pendekatan untuk mencapai misi yang diinginkan. 2.1.2 Enterprise Sebuah enterprise terdiri dari semua keberfungsian komponen yang dioperasikan di bawah kepemilikan atau kontrol dari sebuah organisasi tunggal. Enterprise dapat berupa sebuah bisnis, layanan (service) atau keanggotaan organisasi yang terdiri dari satu atau lebih usaha dan dioperasikan pada sebuah atau lebih lokasi operasi. Enterprise mencakup semua cabang
II-1
organisasi serta semua usaha yang dimiliki dan dikelola oleh enterprise atau cabang enterprise [YOS04]. 2.1.3 Arsitektur Informasi Ada beberapa definisi mengenai arsitektur informasi. Definisi pertama menyebutkan bahwa arsitektur informasi adalah bentuk khusus yang menggunakan teknologi informasi dalam organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan atau fungsi-fungsi yang telah dipilih. Arsitektur informasi juga didefinisikan sebagai suatu rancangan sistem komputer secara keseluruhan (termasuk sistem jaringan) untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi yang spesifik. Sebuah arsitektur informasi yang mendetail berisi perencanaan yang menjawab data apa yang dikumpulkan, dimana dan bagaimana data dikumpulkan, bagaimana cara mengirimkan data, dimana data akan disimpan serta aplikasi-aplikasi apa yang akan menggunakan data tersebut dan bagaimana aplikasi-aplikasi tersebut dihubungkan sebagai suatu sistem yang utuh. 2.1.4 Arsitektur Enterprise Sebuah arsitektur enterprise adalah sebuah rancangan untuk kesepakatan dan interoperasi dari komponen-komponen bisnis (contoh: kebijakan, operasi, infrastruktur, informasi) yang mendukung keberjalanan dari sebuah enterprise. Arsitektur enterprise juga didefinisikan sebagai sebuah himpunan representasi yang bersifat deskriptif dan sesuai untuk mendeskripsikan sebuah enterprise agar kualitas dari enterprise tetap terjaga dan dapat menyesuaikan dengan perubahan yang ada [YOS04]. 2.2 ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING (EAP) Enterprise Architecture Planning is the process of defining architectures for the use of information in support of the business and the plan for implementing those architectures [SPE92]. Enterprise Architecture Planning (EAP) adalah sebuah proses untuk mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi dalam mendukung bisnis serta rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut. Ada tiga buah arsitektur yang dimaksud dalam definisi di atas, yaitu arsitektur data, arsitektur aplikasi serta arsitektur teknologi. Dalam EAP, arsitektur mendefinisikan dan mendeskripsikan data, aplikasi dan teknologi yang
II-2
dibutuhkan untuk mendukung berjalannya bisnis, sedangkan rencana implementasi mendefinisikan kapan arsitektur tersebut diimplementasikan [SPE92]. EAP merupakan langkah awal untuk melaksanakan misi dari sistem informasi yang digeneralisasi dari kebutuhan organisasi dari sudut pandang para eksekutif organisasi, yaitu 1.
Terbukanya akses terhadap data yang dibutuhkan, kapan saja dan dimana saja
2.
Sistem yang fleksibel dan maintainable, terutama terhadap perubahan dari kebutuhan bisnis
3.
Integritas dan standar data untuk menjaga keakuratan dan konsistensi data
4.
Integrasi data dan sistem dalam mendukung data yang digunakan bersama di organisasi
5.
Efektif dalam hal biaya
Keuntungan langsung yang didapat dari penggunaan EAP : 1.
Fokus dari EAP adalah pada penggunaan teknologi yang bersifat strategis untuk mengelola data sebagai sebuah aset dari organisasi.
2.
EAP memiliki kosakata standar (standard vocabulary) yang memfasillitasi komunikasi dan mengurangi ketidakkonsistenan dan redundancy dari data.
3.
Adanya dokumentasi dapat meningkatkan pemahaman terhadap bisnis.
4.
Model-model dapat digunakan untuk menjelaskan bisnis yang dijalankan dan melakukan penilaian terhadap dampak dari perubahan bisnis.
5.
Kebijakan pengambilan keputusan dapat ditinjau ulang.
6.
EAP mempertimbangkan integrasi dari sistem yang sudah ada saat ini dengan sistem yang baru.
7.
EAP memungkinkan sebuah pendekatan yang komprehensif, objektif dan imparsial.
8.
Perencanaan sistem jangka panjang merupakan pelengkap dari perencanaan bisnis (business plan).
9.
Solusi jangka panjang dan efektif dalam hal biaya mempertimbangkan nilai kembali yang akan diperoleh.
10. EAP melibatkan strategi migrasi yang layak (feasible) dengan pencapaian jangka pendek (short-term achievements) 11. EAP memudahkan penilaian terhadap keuntungan dan dampak dari implementasi sistem dan perangkat lunak baru.
II-3
12. EAP memungkinkan akomodasi yang lebih mudah dari perubahan bisnis yang dinamis. 13. Partisipasi dari staf manajemen menyediakan prospektif, kredibilitas dan kepercayaan diri untuk bisnis sehingga tidak menimbulkan kendala dalam pengembangan sistem. EAP berbeda dengan perencanaan sistem informasi tradisional yang lain dalam empat hal : 1.
Arsitektur dibuat berdasarkan model bisnis fungsional (business driven). Model bisnis fungsional adalah sebuah basis pengetahuan mengenai apa bisnis itu dan informasi apa yang digunakan untuk menjalankan bisnis tersebut.
2.
EAP mendefinisikan data sebelum aplikasi. Dalam EAP, arsitektur pertama mendefinisikan semua data yang dibutuhkan untuk mendukung berjalannya bisnis. Ketika hal tersebut selesai, arsitektur berikutnya mendefinisikan aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data.
3.
EAP menggunakan data dependency untuk menentukan rencana implementasi. Pendekatan EAP mengatur prioritas dengan berbeda. Pada EAP, data dependency menentukan urutan ideal untuk implementasi aplikasi. (data-driven planning)
4.
EAP mempertimbangkan baik operasional jangka pendek dan strategis jangka panjang dengan fokus pada penggunaan informasi dan teknologi untuk mendukung keberjalanan bisnis.
2.2.1 Zachman Framework EAP adalah sebuah proses pendefinisian dua layer teratas dari Zachman Information System Architecture Framework. Metode Zachman dikenal lebih signifikan karena 1. Metode ini mengidentifikasi sebuah framework dari enam level arsitektur yang dimulai dari level konseptual (ballpark view serta owner’s view), melalui detail dari desain dan kontruksi sebuah sistem. 2. Metode ini juga menyediakan definisi serta perbedaan yang jelas dari tiga jenis arsitektur, yang mencakup data, proses (aplikasi) serta jaringan (teknologi) [SPE92].
II-4
Berikut ini adalah gambaran lengkap Zachman Framework:
Gambar II-1 Zachman Framework
2.2.2 Tahapan pada EAP Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya pada subbab 2.2.1, EAP membangun dua lapisan teratas dari Framework Zachman, yaitu ballpark view dan owner’s view. Framework Zachman sangat membantu untuk menempatkan tahapan perencanaan dan pendefinisian pada sebuah framework konseptual, namun framework ini tidak menjelaskan bagaimana mendefinisikan dua layer teratas tersebut atau bagaimana mengimplementasi arsitektur tersebut. Pada gambar II-2, ditunjukkan tujuh fase dari EAP yang merupakan pendefinisian dari arsitektur dan perencanaan tersebut.
II-5
Gambar II-2 Tahapan Pembangunan Arsitektur Sistem Informasi dengan EAP
Lapisan 1 Tahap inisiasi perencanaan merupakan tahap penentuan dimulainya EAP pada jalur yang tepat, yang mencakup metodologi yang akan digunakan, siapa saja yang harus terlibat serta toolset yang digunakan. Pada tahap ini dihasilkan sebuah workplan untuk EAP dan jaminan komitmen dari manajemen organisasi untuk melakukan EAP. Lapisan 2 Pada tahap pemodelan proses bisnis, dilakukan kompilasi sebuah basis pengetahuan mengenai proses bisnis yang berjalan serta informasi yang digunakan dalam melakukan bisnis tersebut. Tahap selanjutnya adalah tahap pendefinisian sistem aplikasi serta platform atau landasan teknologi yang sudah ada saat ini. Tahap ini menghasilkan sebuah daftar inventarisasi sistem aplikasi, data dan landasan teknologi yang akan bermanfaat sebagai dasar dari rencana migrasi jangka panjang. Lapisan 3 Pada lapisan ini, terdapat tiga tahapan pengerjaan EAP yang terdiri dari 1.
Arsitektur data, dimana didefinisikan jenis data utama yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis.
2.
Arsitektur aplikasi, dimana didefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data tersebut dan mendukung fungsi bisnis yang dijalankan.
3.
Arsitektur teknologi, dimana didefinisikan landasan teknologi yang dibutuhkan untuk menyediakan sebuah lingkungan untuk aplikasi-aplikasi yang mengelola data serta mendukung fungsi bisnis yang dijalankan.
II-6
Seperti yang termuat pada gambar II-2, pada lapisan ini terdapat sebuah panah yang menunjukkan bahwa arsitektur data didefinisikan terlebih dahulu, kemudian arsitektur aplikasi dan yang terakhir didefinisikan adalah arsitektur teknologi. Lapisan 4 Pada lapisan ke-4, terdapat tahapan rencana implementasi atau rencana migrasi, dimana didefinisikan urutan untuk mengimplementasikan aplikasi, jadwal untuk melakukan implementasi, analisis biaya dan keuntungan serta merencanakan sebuah jalur yang jelas untuk migrasi dari dimana organisasi berada saat ini ke keadaan yang diinginkan. Berikut ini adalah tahapan proyek EAP [SPE92]: Tabel II-1 Tahapan proyek EAP NO
Inisiasi perencanaan 1 2
DELIVERABLES
TAHAPAN
Ruang lingkup, tujuan/objektif, visi, metodologi, kakas yang digunakan, tim perencanaan, presentasi, workplan
Pemodelan bisnis
Struktur organisasi, model bisnis fungsional awal
(proses bisnis) 3
Survey enterprise
Model bisnis fungsional yang lengkap
4
Sistem dan teknologi saat ini
IRC (Information Resource Catalog), skema sistem
5
Arsitektur data
Definisi entitas, diagram E-R, matriks entitas ke fungsi, laporan arsitektur data
6
Arsitektur aplikasi
Definisi aplikasi, matriks aplikasi, analisis dampak, laporan arsitektur aplikasi
7
Arsitektur teknologi
Distribusi data/aplikasi, laporan arsitektur teknologi
8
Rencana implementasi
Urutan aplikasi, rencana migrasi, biaya dan keuntungan, faktor kesuksesan dan rekomendasi
9
Kesimpulan perencanaan
Laporan akhir, bahan presentasi
10
Transisi ke implementasi
Perbaikan terhadap organisasi, kebijakan, standar, prosedur dan rencana proyek mendetail
2.2.2.1
Inisiasi Perencanaan
Sejumlah besar proyek EAP mengalami kegagalan yang disebabkan oleh tujuan serta ekspektasi yang tidak realistis dari organisasi, pemilihan pendekatan yang salah serta tidak adanya pengalaman dan tidak terbiasa dengan metode EAP. Oleh karena itu, pada subbab ini akan dijelaskan tahap inisiasi dari EAP agar proyek EAP terselesaikan dengan baik. II-7
Pada tahapan ini, hal-hal yang perlu dihasilkan adalah 1.
EAP project workplan, yang berisikan spesifikasi fase, langkah-langkah untuk mengembangkan arsitektur serta rencana implementasi dari arsitektur tersebut.
2.
Dukungan dan komitmen dari para eksekutif dan staf manajemen organisasi
Langkah-langkah yang perlu dilakukan pada tahapan ini adalah 1.
Menentukan ruang lingkup serta tujuan dari EAP Langkah ini perlu dilakukan agar tingkat manajemen serta peserta proyek mengerti hasil apa yang akan diperoleh. Langkah ini menghasilkan definisi ruang lingkup dari organisasi atau enterprise, identifikasi dan seleksi unit organisasi yang terlibat dalam pengerjaan EAP serta rincian tujuan yang ingin diwujudkan. Pada langkah ini dilakukan sejumlah aktivitas sebagai berikut: a) Mendefinisikan ruang lingkup enterprise; Enterprise harus didefinisikan dengan tepat dan mencakup seluruh area yang membutuhkan sejumlah share data yang substansial b) Mengevaluasi karakteristik dari organisasi Beberapa karakteristik yang diharapkan dari sebuah enterprise, adalah i. memiliki sebuah rencana bisnis yang strategis dan berjangka panjang ii. terfokus pada program total quality management iii. sistem yang ada saat ini tidak cukup atau terlalu memakan biaya iv. ada kebutuhan untuk integrasi dan share data v. ada proyek sistem informasi yang tidak sukses c) Memahami enterprise d) Membuat daftar dan mendefinisikan tujuan serta deliverables dari EAP, namun lebih difokuskan pada keuntungan bisnis yang akan didapatkan e) Melakukan review terhadap faktor sukses (Critical Success Factors) serta hambatan yang ditemukan dan mengembangkan sebuah strategi untuk fase inisiasi f)
2.
Membuat jadwal yang feasible
Membuat sebuah visi Pada tahap ini dibuat sebuah visi sistem informasi yang mendukung bisnis untuk saat ini dan masa mendatang.
II-8
3.
Mengadaptasi sebuah metologi perencanaan Langkah ini menghasilkan sebuah acuan metodologi EAP (EAP methodology guidebook). Dalam menentukan metodologi, sebaiknya memenuhi ketentuanketentuan berikut: a) Metodenya harus berbeda dengan metode perencanaan sistem informasi tradisional dengan mendefinisikan fungsi bisnis terlebih dahulu, kemudian mendefinisikan arsitektur enterprise untuk data, aplikasi dan teknologi, serta menggunakan data dependency sebagai kriteria utama dalam urutan aplikasi. b) Setiap langkah yang dilakukan harus berkontribusi pada arsitektur dan perencanaan yang telah dibuat. c) Metode harus mudah dipahami, fleksibel dan juga mudah diadaptasi. d) Metode harus sesuai dengan budaya dan politik enterprise. Pada langkah ini dilakukan aktivitas mempelajari metodologi EAP dan pendekatan perencanaan sistem informasi lainnya. Salah satu pendekatan perencanaan yang dapat digunakan adalah akar dari EAP, yaitu metode Business Systems Planning (BSP) yang dipublikasikan oleh IBM dan akan dijelaskan pada subbab 2.3.
4.
Menyusun sumber daya komputer yang dibutuhkan
5.
Membangun sebuah tim perencanaan
6.
Mempersiapkan workplan EAP
7.
Mendapatkan komitmen serta pembiayaan yang dibutuhkan dari eksekutif organisasi
2.2.2.2
Pemodelan Bisnis Awal
Pemodelan bisnis merupakan proses untuk mendefinisikan bisnis yang dijalankan enterprise. Tujuan dari pemodelan bisnis adalah untuk menyediakan sebuah basis pengetahuan yang lengkap, menyeluruh serta konsisten yang dapat digunakan dalam mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasinya[SPE92]. Pada EAP, pemodelan bisnis dilakukan dalam dua tahap, yaitu pemodelan bisnis awal (preliminary business model) dan pemodelan bisnis yang lengkap. Model bisnis awal ini mengidentifikasikan fungsi-fungsi, menyajikan deskripsi yang jelas untuk tiap fungsi serta mengidentifikasi unit organisasi yang melakukan setiap fungsi bisnis tersebut [SPE92].
II-9
Ada tiga langkah yang dilakukan untuk melengkapi bisnis model awal, yaitu 1. Mendokumentasikan struktur organisasi Tujuan dari langkah ini adalah untuk mendokumentasikan struktur organisasi dan mengidentifikasi individu serta lokasi dimana fungsi bisnis dijalankan. Informasi ini diperlukan untuk mengidentifikasi orang-orang yang penting untuk diwawancara serta menentukan seluas apakah sharing data dan sistem aplikasi dalam enterprise. Beberapa hal yang dihasilkan dari langkah ini mencakup a. chart organisasi yang terbaru b. daftar posisi dan jabatan, lokasi bekerja serta jumlah tenaga kerja di setiap posisi c. dokumentasi mengenai sasaran bisnis, tujuan serta rencana strategis bisnis (strategic business plans) (opsional)
Aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada langkah ini, adalah a.
Mengumpulkan struktur organisasi terbaru, yang mencakup nama dan lokasi unit organisasi (departemen), jabatan/posisi, tenaga kerja (nama dan telepon), jalur pelaporan (langsung dan tidak langsung) serta jumlah orang di setiap posisi atau departemen
b. Mengidentifikasi lokasi bisnis dan menghubungkannya dengan unit organisasi c.
Mendokumentasikan sasaran dan tujuan bisnis Aktivitas ini bersifat opsional, karena aktivitas ini memakan waktu yang tidak sebentar untuk menyelesaikannya. Analisis terhadap sasaran dan tujuan bisnis penting dilakukan di perusahaan yang memiliki struktur yang sangat informal atau sering terjadi perubahan dalam hal bisnis ataupun produk.
d. Membuat sebuah laporan terkait unit organisasi, struktur pelaporan, lokasi serta sasaran bisnis (opsional)
2. Mengidentifikasi dan mendefinisikan fungsi bisnis Langkah ini mendefinisikan struktur dari model bisnis. Pada langkah ini, setiap fungsi yang ada diidentifikasi, mencakup nama, deskripsi fungsi atau dekomposisi fungsi, dan fungsi ini minimal harus dijalankan oleh sebuah unit organisasi (kecuali fungsi tersebut adalah fungsi di masa depan yang belum dijalankan). Sebuah fungsi adalah himpunan aksi yang dilakukan dalam menjalankan bisnis. Ada sebuah aturan yang digunakan dalam mendefinisikan fungsi bisnis, yang dikenal dengan The Fundamental Rule of Functional Decomposition. Aturan tersebut II-10
mengemukakan bahwa sebuah fungsi didefinisikan sepenuhnya oleh subfungsisubfungsi dari fungsi tersebut. [SPE92] Aktivitas yang dilakukan pada langkah ini mencakup, 1) Mendefinisikan area fungsional utama dengan menggunakan konsep dari Michael Porter; Michael Porter menyatakan bahwa setiap area fungsional utama dari sebuah enterprise memberikan kontribusi yang signifikan dan dapat diidentifikasi pada hasil atau keuntungan dari perusahaan tersebut. Penjelasan mengenai konsep ini akan diberikan pada subbab 2.4 dari dokumen ini. 2) Membagi setiap area fungsional menjadi subfungsi-subfungsi sesuai dengan apa fungsinya atau arti dari nama fungsi yang diberikan, atau disebut juga dengan proses dekomposisi fungsional; 3) Melanjutkan dekomposisi fungsi yang telah dilakukan sampai didapatkan fungsifungsi yang single-action oriented, dieksekusi berulang-ulang, memiliki outcome yang dapat diidentifikasi, atau dapat diasosiasikan dengan sebuah unit organisasi tertentu yang telah didefinisikan pada langkah sebelumnya 4) Menyusun (ulang) semua fungsi yang ada secara hierarki untuk memperbaiki model bisnis; Semua subfungsi yang telah diidentifikasi harus dikelompokkan berdasarkan objek dari aksi yang dilakukan, bukan berdasarkan aksi yang serupa dilakukan. 5) Memastikan kualitas dari model bisnis dan terus memperbaiki model bisnis tersebut; Ada tiga kriteria yang digunakan dalam menentukan kualitas dari sebuah model bisnis : a. Model bisnis harus masuk akal dan dapat dimengerti secara mudah oleh orang-orang yang terlibat dalam enterprise. b. Ruang lingkup dari model tersebut harus lengkap, konsisten, dimana tidak terdapat duplikat fungsi dan definisi fungsi tidak ada yang tumpang tindih. c. Model bisnis harus senantiasa stabil terhadap waktu, dalam pengertian struktur dekomposisi model bisnis tidak menunjukkan hal-hal berikut : i. Siapa yang melakukan fungsi atau yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan fungsi tersebut ii.
Bagaimana fungsi dilakukan
iii.
Di mana fungsi tersebut dilakukan II-11
iv.
Kapan fungsi dilakukan
v.
Prioritas keutamaan dari fungsi
vi. Teknologi atau sumber daya yang dilakukan untuk melakukan fungsi tersebut vii.
Aliran input, output yang terlibat dalam pelaksanaan fungsi
6) Membangun kestabilan model bisnis dengan senantiasa mengevaluasi model tersebut dan mengamati bagaimana bisnis tersebut berevolusi seiring berjalannya waktu; 7) Menghubungkan fungsi terhadap unit organisasi yang melakukan fungsi tersebut dan memproduksi sebuah matriks.
3. Mendokumentasikan model bisnis awal dan mendistribusikan serta mempresentasikan model tersebut ke komunitas bisnis untuk mendapatkan komentar; Laporan mengenai model bisnis didistribusikan untuk memverifikasi bahwa definisi dan hubungan antar fungsi sudah tepat. Beberapa hal yang dihasilkan dari langkah ini adalah laporan model bisnis awal, presentasi model bisnis awal serta komentar terhadap model bisnis tersebut. 2.2.2.3
Survey Enterprise
Tujuan dari fase ini adalah untuk mengumpulkan detail informasi mengenai bisnis untuk menyempurnakan bisnis model awal yang sudah dibuat sebelumnya, mencakup 1.
Informasi yang digunakan untuk melaksanakan sebuah fungsi
2.
Kapan dan dimana fungsi tersebut dilaksanakan
3.
Seberapa sering fungsi tersebut dilaksanakan
4.
Kesempatan yang ada untuk memperbaiki fungsi tersebut
Ada lima tahapan untuk melakukan survey enterprise, yaitu 1.
Menjadwalkan wawancara
2.
Mempersiapkan wawancara yang akan dilakukan Dalam melakukan wawancara, perlu dipersiapkan sebuah form berisikan definisi fungsi dan definisi information source jika diperlukan. Information source : Anything used or produced by a person or computer performing a business function that conveys information (i.e, report, document, form, memo, message, screen, index card, letter) [SPE92]. II-12
Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa information source adalah halhal yang digunakan atau diproduksi oleh seseorang atau sebuah komputer yang melakukan sebuah fungsi bisnis yang melibatkan informasi. Dalam tahapan ini, ada dua langkah yang perlu dilakukan, yaitu menentukan informasi apa yang ingin didapatkan melalui wawancara, oleh karena itu, perlu juga menentukan pertanyaan yang akan ditanyakan pada saat wawancara serta merancang form definisi fungsi dan Information Source. 3.
Melakukan wawancara
4.
Melakukan entry data
5.
Mendistribusikan model bisnis Tahap pengerjaan ini menghasilkan: a.
sebuah laporan model bisnis yang lengkap, berisikan 1) diagram organisasi 2) deskripsi unit organisasi 3) function definition summary 4) deskripsi lengkap dari setiap fungsi 5) deskripsi information source (jika diperlukan) 6) information source usage summary (jika diperlukan) 7) sasaran, tujuan serta faktor sukses kritikal (critical success factors) 8) matriks hubungan 9) tabel dukungan aplikasi terhadap fungsi saat ini
b.
pengenalan terhadap model bisnis 1) apa itu model bisnis 2) mengapa model bisnis penting untuk dibuat 3) bagaimana model bisnis ditentukan 4) bagaimana menginterpretasi laporan
2.2.2.4
Sistem dan Teknologi Saat Ini
Tujuan dari fase ini adalah untuk mendokumentasikan dan mendefinisikan semua sistem dan platform teknologi yang sedang digunakan di enterprise. Fase ini harus menyelesaikan sebuah Information Resource Catalog (IRC).
II-13
Keuntungan yang diperoleh jika sebuah enterprise memiliki sebuah IRC, mencakup 1. IRC menyediakan sebuah referensi terhadap semua sumber daya informasi (information resources). IRC berisi definisi dan juga deskripsi dari semua sistem aplikasi, data serta platform teknologi. 2. IRC menunjukkan distribusi dari sumber daya informasi dalam sebuah enterprise. 3. IRC dapat digunakan sebagai penunjuk letak informasi bagi staf manajemen di dalam sebuah enterprise. 4. IRC dapat digunakan untuk memberikan arahan kepada personel baru dari enterprise terhadap pengembangan sistem informasi yang ada. 5. IRC digunakan oleh tim EAP sebagai dasar/basis untuk perencanaan jangka panjang. 6. Keputusan terkait penganggaran dan kontrol biaya dapat didasarkan pada IRC. 7. IRC dikembangkan dengan biaya yang reasonable. 8. IRC merepresentasikan penggunaan internal dari kakas dokumentasi. Ada delapan tahapan langkah untuk membangun sebuah IRC, yaitu 1. Menentukan lingkup, tujuan serta rencana kerja IRC (IRC workplan) Tujuan dari tahap ini adalah menentukan lingkup dan tujuan dari IRC serta mengembangkan sebuah rencana kerja dan jadwal untuk IRC. 2. Bersiap untuk melakukan koleksi data Tujuan dari tahap ini adalah menentukan jenis data yang akan dikompilasi di dalam IRC serta merancang form untuk melakukan koleksi data. Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap ini mencakup a.
Menentukan data yang akan dikompilasi mengenai aplikasi Item data yang biasanya dikompilasi untuk aplikasi mencakup : i.
Nama dari aplikasi
ii.
Individu yang bertanggung jawab untuk memelihara aplikasi
iii.
Pemilik yang bertanggung jawab terhadap kebutuhan dan fungsi dari aplikasi
iv.
Definisi dari aplikasi dan apa yang dilakukan aplikasi
v.
Status dari sistem (operational, planned atau obsolete)
vi.
Isu jangka panjang, berupa perubahan yang mungkin muncul di masa depan
vii.
Unit organisasi yang terkait dengan aplikasi
viii.
Fungsi bisnis yang didukung oleh aplikasi II-14
ix.
Pemeliharaan atau biaya langsung
x.
Jumlah orang yang ditugaskan untuk memelihara sistem
xi.
Sifat dari aplikasi (batch, online atau keduanya)
xii.
Frekuensi penggunaan sistem (harian, mingguan atau bulanan)
xiii.
Durasi waktu penggunaan sistem (dalam menit atau jam)
xiv.
Peralatan, perangkat keras atau landasan teknologi berbentuk fisik yang digunakan
xv.
Landasan komunikasi atau jaringan yang digunakan
xvi.
Landasan perangkat lunak yang digunakan
xvii.
Preceding systems, sistem yang harus dieksekusi sebelum menjalankan aplikasi
xviii.
Succeeding systems, sistem yang hanya dapat diekseksui setelah aplikasi dijalankan
b.
xix.
Catatan tambahan
xx.
Siapa yang memberikan informasi
xxi.
Adakah materi atau dokumentasi tambahan yang diberikan
Menentukan data yang perlu dikumpulkan terkait input dan output utama, file serta basis data dari sebuah aplikasi
c.
Mengidentifikasi landasan teknologi yang mendefinisikan sebuah dekomposisi berbentuk hierarki dari jenis-jenis landasan teknologi yang digunakan
d.
Membuat form untuk melakukan koleksi data
e.
Mempersiapkan instruksi detail mengenai cara pengisian form
3. Mengumpulkan data IRC Pada tahap ini, form pengisian koleksi informasi untuk IRC didistribusikan dan dikumpulkan. Tahapan ini akan menghasilkan form yang sudah terisi lengkap, serta teridentifikasi bahwa aplikasi terkait dengan fungsi bisnis dan landasan teknologi yang digunakan.
4. Memasukkan informasi ke toolset yang digunakan Pada tahap ini informasi pada form yang telah dikumpulkan dimasukkan ke dalam toolset yang digunakan.
II-15
5. Melakukan validasi dan review terhadap draft IRC Tahap ini akan menghasilkan a. Draft laporan IRC lengkap, yang berisi i.
Laporan deksripsi lengkap
ii.
Laporan kesimpulan, indeks dan cross-reference
iii.
Matriks yang menggambarkan keterhubungan antara Aplikasi yang ada dengan fungsi bisnis Aplikasi yang ada dengan landasan teknologi yang digunakan
b. Perkenalan terhadap IRC (apa itu IRC, mengapa IRC penting, bagaimana IRC ditentukan dan bagaimana interpretasi terhadap laporan) 6. Menggambarkan
skema
yang
merupakan
diagram
level
aplikasi
yang
menggambarkan aliran dari setiap input, output dan file dari setiap sistem; Skema ini memberikan gambaran dari IRC yang menunjukkan bagaimana aplikasi dan enterprise saling berhubungan. 7. Mendistribusikan IRC 8. Mengatur dan memelihara IRC 9. Prosedur-prosedur tertentu perlu dikembangkan untuk menjaga agar IRC tetap up-todate. 2.2.2.5
Arsitektur Data
Arsitektur data mengidentifikasi dan mendefinisikan jenis data utama yang mendukung fungsi bisnis yang telah didefinisikan pada model bisnis. Definisi dari arsitektur data ini akan menjadi standar yang digunakan pada fase perancangan sistem, khususnya perancangan basis data logik (logical database design), basis data fisik (physical database design) dan pembangunan basis data. Arsitektur data terdiri dari entitas data, yang masing-masing memiliki atribut dan hubungan (relationship) dengan entitas data lainnya. Entity : Any person, place, concept, thing, or event that has meaning (information) in the context of the business, and about which data may be stored [SPE92]. Entitas adalah sebuah benda, tempat, konsep, atau seseorang yang berarti atau memiliki informasi dalam konteks bisnis dan merupakan hal yang akan disimpan dalam bentuk data.
II-16
Attribute : A named characteristic of an entity that further describes what the entity is [SPE92]. Atribut adalah karakteristik dari sebuah entitas yang mendeskripsikan definisi dari entitas tersebut. Relationship or Relationship Attribute : An attribute whose value is that of another entity (identifier), which serves to further define the business context of the entity (referred to as foreign key in logical relational database design) [SPE92]. Keterhubungan atau atribut dari keterhubungan adalah sebuah atribut yang nilainya diambil dari entitas lain (identifier) yang mendefinisikan lebih lanjut konteks bisnis dari entitas yang bersangkutan. Ada empat tahapan dalam fase arsitektur data, yaitu 1. Mendaftar kandidat entitas data Tahapan ini dilakukan untuk mengidentifikasi semua entitas yang potensial dari data yang dibutuhkan untuk mendukung keberjalanan bisnis. Tahapan ini akan menghasilkan sebuah daftar nama kandidat dari entitas yang teridentifikasi. Ada beberapa sumber informasi yang dapat dijadikan acuan ketika mencari kandidat entitas data, yaitu : a. Definisi fungsi b. Form sumber informasi c. Catatan wawancara d. Deskripsi file dan sistem yang sudah berjalan saat ini e. Arsitektur data atau rancangan basis data lainnya
2. Mendefinisikan entitas, atribut dan hubungan antar entitas Tujuan dari tahapan ini adalah untuk membuat sebuah definisi dan deskripsi standar untuk setiap entitas dalam arsitektur data dan untuk menyediakan ilustrasi grafik dari keterhubungan antar entitas tersebut. Ketika tahapan ini terselesaikan, seluruh entitas data sudah terdefinisi dan terdokumentasi dan dihasilkan sebuah diagram E-R (EntityRelationship).
II-17
Tabel berikut menjelaskan komponen dari tiap entitas, atribut dan hubungan antar entitas yang perlu dipaparkan dalam arsitektur data. Tabel II-2 Deskripsi Komponen Arsitektur Data
Komponen
Deskripsi
ENTITAS
Benda, konsep, tempat, orang atau sebuah event
Nama entitas
Merepresentasikan istilah yang didefinisikan
Nama alternatif
Standar nama lain yang diterima untuk sebuah entitas, namun bukan nama yang disarankan
Identifier
Setiap entitas harus memiliki sebuah identifier. Sebuah identifier adalah sebuah atribut yang nilainya dapat membedakan setiap kemunculan atau instans dari entitas secara unik.
Definisi
Sebuah deskripsi yang singkat dan tekstual dari entitas data
Is-a-kind-of (opsional)
Sebuah entitas mungkin merupakan suatu jenis (a kind of) dari entitas lain.
ATRIBUT
Sebuah karakteristik yang sesuai untuk mendefinisikan dan mendeskripsikan entitas
Nama atribut
Sebuah nama karakteristik
Definisi
Sebuah deskripsi singkat dan tekstual dari atribut
Himpunan nilai (opsional)
Jangkauan nilai, domain atau jenis nilai untuk data yang direpresentasikan oleh atribut tersebut.
Business rules (opsional)
Aturan (rules) atau kondisi yang membangun nilai dari sebuah atribut
RELATIONSHIP
Sebuah keterhubungan antara dua entitas yang memberikan
(keterhubungan)
definisi lebih jelas dari kedua entitas yang saling terhubung
Nama keterhubungan
Nama ini memiliki sebuah bentuk dari sebuah kata kerja yang mendeskripsikan keterhubungan antar dua entitas
Nama entitas yang terhubung
Nama entitas kedua yang terhubung; Contoh:
Employee
“works
in”
Organization
Unit.
Organization Unit adalah nama entitas yang terhubung. Kardinalitas
Mendeskripsikan jumlah entitas yang terlibat dalam sebuah hubungan
Definisi dan rule (opsional)
Penjelasan lebih lanjut dari sebuah hubungan
II-18
Setelah didefinisikan, perlu dilakukan penyederhanaan terhadap himpunan definisi dan keterhubungan yang rumit. Penyederhanaan yang dilakukan dapat mencakup: a. Generalisasi
: menggabungkan dua buah entitas yang serupa
b. Abstraksi
: menghubungan dua buah atau lebih entitas untuk membentuk entitas baru
c. Asimilasi
: mengeliminasi sebuah entitas yang bersifat dependen
d. Separasi
: memisahkan konsep gabungan menjadi konsep-konsep dasar
Untuk memberikan ilustrasi terhadap arsitektur data perlu dibuat sebuah diagram ER. Dalam menggambar diagram tersebut, untuk sebuah enterprise tidak mungkin dibuat diagram E-R keseluruhan karena keterhubungan antar entitas akan terlihat rumit, sehingga akan lebih baik jika diagram digambarkan berdasarkan area bisnis yang berkesesuaian. Sebuah arsitektur data yang baik memiliki kriteria sebagai berikut : a. Mudah dipahami. Definisi dari entitas dapat dipahami oleh semua personel yang terkait dengan keberjalanan bisnis. b. Lengkap dan konsisten. Tidak adanya entitas data utama yang dihilangkan dari arsitektur dan definisi dari tiap entitas tidak saling tumpang tindih. c. Stabil. Definisi seharusnya hanya berdasarkan pada model bisnis. Stabilitas dapat dicapai dengan mendefinisikan data tanpa terkait dengan siapa yang menggunakan data, bagaimana data digunakan, dimana dan kapan data digunakan, teknologi yang digunakan untuk menyimpan data serta bagaimana data mengalir.
3. Menghubungkan entitas ke fungsi bisnis Tahap ini dilakukan untuk menentukan entitas data yang dibuat, didapatkan, diperbarui dan dihapus oleh fungsi bisnis yang terkait. Pada tahapan ini dihasilkan matriks entitas terhadap fungsi bisnis . Pada matriks tersebut, terdapat simbol-simbol sebagai berikut : C
Dibuat oleh sebuah fungsi
U
Diubah (dilakukan update) oleh sebuah fungsi
R
Diacu/digunakan oleh sebuah fungsi
II-19
Penanda-penanda tersebut bermakna fungsi yang bersangkutan membuat (create), melakukan update, dan/atau menggunakan entitas data terkait. Proses yang melakukan C mengimplikasikan U dan R, sedangkan proses yang melakukan U mengimplikasikan R. Pada matriks, entitas memenuhi kolom dan dikelompokkan sesuai dengan area fungsional utama dimana entitas tersebut terkait, biasanya area fungsional yang membuat mereka. Matriks ini digunakan untuk mengembangkan lingkup dari aplikasi pada tahap selanjutnya dari EAP, dan untuk menunjukan jangkauan pengunaan data bersama dalam bisnis.
4. Mendistribusikan arsitektur data Tahap ini mendistribusikan dokumentasi arsitektur data yang berisikan a. Pendahuluan b. Daftar nama entitas c. Definisi entitas yang lengkap d. Diagram E-R e. Matriks penggunaan entitas 2.2.2.6
Arsitektur aplikasi
Pembuatan arsitektur aplikasi bertujuan untuk mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis dari sebuah enterprise. Arsitektur aplikasi merupakan definisi dari aplikasi yang akan mengelola data dan menyedikan informasi kepada orang-orang yang menjalankan fungsi bisnis yang ada dalam enterprise [SPE92]. Aplikasi-aplikasi tersebut akan menyediakan akses pada data yang dibutuhkan dalam format yang tepat dan efektif dengan biaya yang sesuai. Aplikasi adalah mekanisme pengelolaan data dari sebuah enterprise, yang mencakup pemasukan data, pengubahan data, pengurutan data, penyimpulan data, pengarsipan data, analisis data dan pengacuan data. Dalam metode EAP, ada lima langkah dasar dalam mengelola proses pembuatan arsitektur aplikasi, yang mencakup 1. Mendaftar kandidat aplikasi Langkah ini bertujuan untuk mengidentifikasi setiap aplikasi yang mungkin dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung bisnis. Aktivitas pertama yang dilakukan adalah mengidentifikasi kandidat aplikasi. Istilah umum yang digunakan II-20
dalam penamaan aplikasi adalah sistem informasi atau sistem administrasi. Penamaan kandidat aplikasi akan terfokus pada pengelolaan jenis data tertentu atau pada dukungan terhadap sejumlah fungsi atau prosedur bisnis tertentu. Setelah kandidat aplikasi teridentifikasi, dilakukan identifikasi aplikasi yang dapat memperbaiki kinerja bisnis atau menyediakan keuntungan kompetitif (competitive advantage). Untuk melakukan identifikasi tersebut, matriks CRUD perlu dimanfaatkan untuk memastikan bahwa setiap jenis data dikelola, atau dibuat dan di-update oleh paling tidak sebuah aplikasi. Selain itu, bagaimana kualitas dari fungsi bisnis akan diperbaiki, dalam hal efisiensi, akurasi, keandalan dan biaya perlu juga diperhatikan dalam melakukan identifikasi aplikasi tersebut. 2. Mendefinisikan aplikasi Langkah ini menyediakan definisi standar untuk setiap aplikasi yang terdapat pada arsitektur aplikasi. Sebuah definisi aplikasi mendeskripsikan apa yang dilakukan oleh sebuah aplikasi, bukan bagaimana aplikasi tersebut bekerja. Definisi aplikasi yang baik akan mencakup tujuan singkat dan jelas, deskripsi dan kapabilitas dari aplikasi serta dampak manfaat terhadap bisnis. Ada tiga buah kriteria yang menunjukkan kebaikan dari sebuah arsitektur aplikasi, yaitu a. Arsitektur mudah dipahami, mencakup definisi yang logis dan dapat dengan mudah dipahami. b. Arsitektur aplikasi mencakup keseluruhan aplikasi dengan lengkap dan konsisten, dimana aplikasi-aplikasi mendukung sebagian besar fungsi bisnis dan mengelola setiap entitas data yang ada tanpa ada duplikasi kemampuan dari aplikasi yang ada. c. Arsitektur bersifat stabil, dalam artian setiap definisi aplikasi harus didasarkan pada model bisnis dan arsitektur data, dan harus independen terhadap siapa yang akan menggunakan aplikasi, bagiamana aplikasi bekerja, dimana aplikasi tersebut ditempatkan dan kapan aplikasi dioperasikan. 3. Menghubungkan aplikasi ke fungsi bisnis yang berjalan Tujuan dari langkah ketiga ini adalah untuk mengidentifikasi fungsi bisnis yang secara langsung didukung atau dilakukan oleh aplikasi. Langkah ini akan menyelesaikan sebuah matriks aplikasi-fungsi bisnis serta aplikasi-unit organisasi. Aktivitas dari langkah ini mencakup identifikasi fungsi bisnis yang didukung untuk setiap aplikasi serta fungsi bisnis yang tidak didukung oleh aplikasi manapun. EAP II-21
menggunakan prinsip 80-20 untuk menentukan tingkat akurasi dari identifikasi yang dilakukan. Identiifikasi fungsi-fungsi yang tidak didukung oleh aplikasi manapun memerlukan penjelasan mengapa fungsi tersebut tidak didukung sama sekali. Alasan yang mungkin muncul beragam, seperti fungsi tersebut berada di luar ruang lingkup pengerjaan EAP, atau fungsi tersebut tidak secara langsung didukung oleh penerimaan data dari fungsi lain, orang atau unit organisasi. Setelah fungsi bisnis yang didukung teridentifikasi, dibuat sebuah matriks hubungan aplikasi dengan fungsi bisnis serta hubungan aplikasi ke unit organisasi melalui fungsi bisnis. Sebagai bagian dari model bisnis, fungsi dihubungkan ke unit organisasi yang melakukan fungsi-fungsi tesebut. Matriks hubungan tersebut biasanya akan menunjukkan bahwa terdapat paling tidak sebuah aplikasi yang mendukung lebih dari satu unit organisasi. Hal ini adalah hasil yang umumnya muncul pada EAP. Sebuah lingkungan data yang bersifat shared akan berdampak pada lingkungan aplikasi yang bersifat shared. (A shared data environment also implies a shared applications environment[SPE92].) 4. Menganalisis dampak dari arsitektur aplikasi terhadap aplikasi yang sudah ada 5. Mendistribusikan arsitektur aplikasi 2.2.2.7
Arsitektur Teknologi
Tujuan dari pembuatan arsitektur teknologi adalah untuk mendefinisikan jenis teknologi utama yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan teknologi yang sesuai bagi aplikasiaplikasi yang melakukan pengelolaan data. Arsitektur teknologi merupakan sebuah definisi dari jenis teknologi, yang mungkin lebih dikenal dengan sebutan platform atau landasan teknologi, yang mendukung bisnis dalam lingkungan di mana data digunakan secara bersama-sama [SPE92]. Arsitektur teknologi didefinisikan setelah pendefinisian arsitektur data dan aplikasi agar didapatkan landasan teknologi yang layak dan konsisten dengan arsitektur-arsitektur lainnya.
II-22
Dalam melakukan pembangunan arsitektur teknologi dengan pendekatan EAP, terdapat empat langkah yang perlu dilakukan, yaitu 1. Identifikasi prinsip dan landasan teknologi Langkah ini bertujuan untuk mengidentifikasikan prinsip dasar untuk landasan teknologi dan landasan potensial yang dibutuhkan untuk mendukung sebuah lingkungan shared-data dalam enterprise. 2. Mendefinisikan landasan teknologi yang teridentifikasi Tujuan dari langkah ini adalah untuk menentukan sebuah strategi dalam mendistribusikan aplikasi dan data, dan untuk mendefinisikan landasan teknologi yang akan menjadi lingkungan bagi aplikasi-aplikasi dan data yang mendukung bisnis. Pada langkah ini dilakukan dokumentasi lokasi bisnis dari enterprise serta lokasi konseptual untuk penyimpanan data dan eksekusi aplikasi. Kemudian dilakukan pemetaan silang antara entitas data dengan lokasi bisnis dengan menghubungkan lokasi bisnis dengan fungsi bisnis yang membuat, melakukan update serta mengacu pada entitas terkait, untuk mendapatkan identifikasi dari lokasi yang membutuhkan data. Hal yang serupa juga dilakukan untuk mendapatkan identifikasi lokasi yang membutuhkan aplikasi. Aktivitas berikutnya yang dilakukan pada langkah ini adalah pendefinisian konfigurasi untuk landasan teknologi. Sebuah arsitektur teknologi konseptual harus menjelaskan tiga buah level, yang terdiri dari a.
Workstation konseptual Workstation konseptual merupakan sebuah fasilitas yang digunakan untuk mengakses data secara langsung atau menyediakan data bagi aplikasi-aplikasi atau pengguna lainnya. Sebuah workstation terdiri dari lokasi penyimpanan dan kompartemen-kompartemen. Lokasi penyimpanan merupakan sebuah repository atau fasillitas yang menyimpan aplikasi atau data, sedangkan kompartemen yang dimaksud terdiri dari enam buah kompartemen yang terdiri dari i.
Kompartemen akses sistem bisnis
ii.
Kompartemen informasi
iii.
Kompartemen pesan
iv.
Kompartemen pengelolaan desktop
v.
Kompartemen pengelolaan kakas
vi.
Kompartemen akses eksternal II-23
b.
Jaringan enterprise konseptual Jaringan enterprise terdiri dari komputerisasi, input, output, alat penyimpanan serta fasilitas telekomunikasi. Dalam jaringan konseptual ini, semua elemen komputerisasi terhubungkan secara langsung maupun tidak langsung. Hubungan langsung menunjukan adanya interaksi langsung antara dua elemen jaringan, sedangkan hubungan tidak langsung terjadi jika elemen tersebut berkomunikasi melalui elemen jaringan yang lain.
c.
Arsitektur sistem bisnis Arsitektur sistem bisnis merupakan teknologi yang mengimplementasi dan menjaga aplikasi dan basis data dari enterprise.
3. Menghubungkan landasan teknologi ke aplikasi dan fungsi bisnis Untuk menyelesaikan pembangunan arsitektur teknologi, tiap-tiap landasan teknologi dipetasilangkah dengan aplikasi serta fungsi bisnis untuk menentukan ketergantungan terhadap landasan teknologi yang akan digunakan. 4. Mendistribusikan arsitektur teknologi 2.2.2.8
Rencana Pembangunan Sistem Informasi
Pada beberapa proyek EAP, rencana ini dinamakan strategi migrasi untuk menekankan pada strategi perpindahan dari dimana bisnis berada saat ini ke dimana bisnis diinginkan untuk berada di masa depan. Ada empat langkah utama yang dilakukan dalam membuat rencana implementasi: 1. Mengurutkan aplikasi Langkah ini menentukan prioritas dan urutan implementasi dari aplikasi. Prinsip dasar yang digunakan dalam EAP untuk menentukan urutan aplikasi adalah bahwa aplikasi yang membuat data harus diimplementasikan sebelum aplikasi yang menggunakan data. Pada metode EAP, urutan aplikasi ditentukan dengan menghubungkan aplikasi terhadap entitas data melalui fungsi bisnis dalam bentuk matriks. Pada matriks, isi dari setiap sel ditentukan oleh apakah sebuah aplikasi membuat, melakukan update atau mengacu pada sebuah entitas. Oleh karena itu, baris dari matriks akan diisi oleh aplikasi-aplikasi sedangkan entitas data diposisikan pada kolom matriks. Penentuan urutan dilakukan dengan dorongan data, yaitu aplikasi-aplikasi yang membuat data (dengan penanda “CUR”) disusun sedemikian rupa agar sel dengan penanda tersebut II-24
membentuk diagonal sepanjang matriks dan seakan-akan membagi dua matriks tersebut.
Bagian kiri bawah dari matriks menunjukkan kumpulan aplikasi yang
bergantung pada data (semakin ke bawah, semakin bergantung pada data yang dihasilkan aplikasi sebelumnya) [FAJ06]. Sesuai dengan matriks yang telah dibuat, aplikasi yang berada pada bagian teratas dari matriks harus diimplementasikan lebih awal karena aplikasi tersebut menyediakan data yang akan digunakan oleh aplikasi-aplikasi di bawahnya. Selanjutnya urutan implementasi aplikasi disesuaikan dengan pertimbangan dari dorongan bisnis, keberadaan sistem saat ini, tingkat resiko, manfaat potensial serta dampak terhadap operasional organisasi.
2. Mengestimasi usaha, sumber daya yang dibutuhkan serta membuat sebuah jadwal 3. Mengestimasi biaya dan keuntungan dari rencana yang dibuat 4. Menentukan faktor sukses dan membuat rekomendasi 2.3 BUSINESS SYSTEMS PLANNING (BSP) Business Systems Planning (BSP) adalah sebuah metode perencanaan sistem informasi dengan pendekatan top-down untuk analisis bisnis dan mendorong keturutsertaan sumber daya manusia dalam perencanaan sistem informasi serta pendekatan bottom-up untuk implementasi dari perencanaan tersebut. BSP berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem informasi distrukturisasi, diintegrasi dan diimplementasikan untuk jangka waktu yang cukup lama [IBM84]. Konsep dasar dari BSP diambil dari tujuan jangka panjang sebuah sistem informasi dalam sebuah organisasi, yang mencakup 1) Sebuah sistem informasi harus mendukung tujuan dan sasaran dari bisnis yang dijalankan organisasi. 2) Sebuah strategi sistem informasi harus melingkupi kebutuhan semua level manajemen dalam bisnis 3) Sebuah sistem informasi harus menyediakan konsistensi informasi untuk organisasi 4) Sebuah sistem informasi harus dapat menyesuaikan dengan perubahan organisasi serta manajemen yang mungkin terjadi 5) Strategi sistem informasi harus dapat diimplementasi proyek demi proyek untuk mendukung arsitektur informasi keseluruhan. II-25
Kunci sukses dalam merencanakan, mengembangkan serta mengimplementasikan sebuah arsitektur informasi yang secara efektif mendukung sasaran bisnis organisasi terdiri dari 1) Perencanaan dengan pendekatan top-down serta implementasi dengan pendekatan bottom-up 2) Data dikelola sebagai sumber daya penting organisasi 3) Orientasi dari arsitektur tersebut berdasarkan pada proses bisnis 4) Penggunaan metodologi yang komprehensif dan sudah terbukti [IBM84] Dalam studi BSP, proses bisnis didefinisikan sebagai kelompok kebijakan dan aktivitas yang diperlukan untuk mengelola sumber daya dari bisnis yang dijalankan. Ada empat alasan mengapa proses bisnis harus didefinisikan, yaitu 1) Kebutuhan akan sistem informasi yang independen terhadap perubahan organisasi 2) Pentingnya kepahaman mengenai bagaimana bisnis mencapai misi dan tujuannya 3) Kebutuhan akan sebuah dasar dalam mendefinisikan arsitektur informasi yang diperlukan, menentukan lingkupnya, membuatnya dalam bentuk modular serta menentukan prioritas dalam pengembangan dan implementasinya 4) Kebutuhan akan sebuah dasar dalam mendefinisikan kebutuhan data utama Untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan proses-proses digunakan sebuah pendekatan daur hidup empat tahap atau four-stage life cycle, yang mencakup 1) Stage 1 – requirements, planning, measurement and control Tahap ini mencakup aktivitas-aktivitas yang menentukan berapa banyak produk atau sumber daya yang dibutuhkan, rencana untuk mendapatkan produk dan sumber daya tersebut serta pengukuran dan kontrol terhadap rencana yang dibuat. 2) Stage 2 – acquisition or implementation Tahap ini mencakup aktivitas yang dilakukan untuk mengembangkan sebuah produk atau jasa atau untuk mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam pengembangan
tersebut.
Dalam
bidang
pendidikan,
hal
tersebut
mencakup
pengembangan kurikulum serta penerimaan siswa baru. 3) Stage 3 – stewardship Tahap ini mencakup aktivitas dalam membentuk, mendefinisikan ulang, memodifikasi dan menjaga sumber daya pendukung dan untuk menyimpan atau memantau produk/jasa.
II-26
4) Stage 4 - retirement or disposition Tahap ini mencakup aktivitas dan keputusan yang memutuskan tanggung jawab dari sebuah organisasi terhadap sebuah produk atau jasa atau menunjukan tanda penggunaan sebuah sumber daya akan berakhir [IBM84]. Dalam mendefinisikan proses bisnis sebuah organisasi, berikut ini adalah alur langkahlangkah yang sebaiknya dilakukan : Mengidentifikasi produk/jasa dan sumber daya pendukung
Mengidentifikasi proses perencanaan dan kontrol
Mengidentifikasi produk/jasa dan sumber daya proses
Mengelompokkan/memisahkan proses-proses yang ada
Menuliskan deskripsi untuk setiap proses
Menghubungkan proses ke unit organisasi yang menggunakan
Gambar II-3 Alur langkah pendefinisian proses bisnis
2.4 KONFIGURASI RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) MICHAEL PORTER Kerangka kerja rantai nilai (value chain framework) yang dipopulerkan oleh Michael Porter pada tahun 1985 merupakan sebuah kerangka kerja yang merepresentasikan dan menganalisis logika dari pembangunan nilai (value) pada level perusahaan. Analisis rantai nilai adalah sebuah metode untuk mendekomposisi sebuah perusahaan menjadi aktivitasaktivitas penting serta metode untuk memahami dampak dari aktivitas tersebut terhadap biaya dan nilai.
II-27
Pada metode konfigurasi rantai nilai, nilai dibuat dengan cara mengubah input menjadi sebuah produk, produk inilah yang menjadi medium untuk mentransfer nilai dari perusahaan ke pelanggan dari perusahaan tersebut. Konfigurasi rantai nilai merupakan taksonomi dua level dari aktivitas pembangunan nilai. Aktivitas utama adalah aktivitas-aktivitas yang secara langsung terkait dengan aktivitas pembangunan dan pemberian nilai kepada pelanggan, sedangkan aktivitas pendukung adalah aktivitas-aktivitas yang bersifat memfasilitasi dan meningkatkan kinerja dari aktivitas utama. Aktivitas-aktivitas tersebut dimodelkan menjadi sebuah diagram rantai nilai yang dimuat pada gambar II-4.
Gambar II-4 Diagram rantai nilai Porter
Pada diagram rantai nilai, ditunjukkan bahwa aktivitas utama terdiri dari 1) Inbound logistics: aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan dan penyebaran masukan untuk menjadi produk. 2) Operations: aktivitas-aktivitas yang terkait dengan mentransformasikan masukan menjadi produk akhir. 3) Outbound logistics: aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan mengumpulkan, menyimpan dan mendistribusikan produk kepada pelanggan. 4) Marketing and sales: aktivitas yang terkait dengan menyediakan sarana agar pelanggan dapat memiliki produk serta aktvitas yang mendorong pelanggan untuk memiliki produk tersebut.
II-28
5) Service: aktivitas-aktivitas yang terkait dengan penyediaan jasa untuk meningkatkan atau menjaga nilai dari produk. Sedangkan aktivitas pendukung (support activities) terdiri dari: 1) Procurement: aktivitas yang terkait dengan perolehan sumber daya atau input yang digunakan dalam rantai nilai. 2) Technology development: aktivitas-aktivitas yang dapat dikelompokkan sebagai usaha untuk meningkatkan produk dan proses yang berjalan. 3) Human resource management: terdiri dari aktivitas perekrutan, penyewaan, pelatihan, pengembangan dan kompensasi tenaga kerja. 4) Firm infrastructure: aktivitas yang terkait dengan pengelolaan secara umum, perencanaan, keuangan, hubungan dengan pemerintah serta manajemen kualitas. Aktivitas-aktivitas pendukung yang disebutkan di atas meliputi semua fungsi yang tidak tercakup pada kategori aktivitas utama dari konfigurasi rantai nilai. Analisis rantai nilai Porter terdiri dari satu rangkaian aktivitas yang menciptakan dan membangun suatu nilai yang dapat menghasilkan margin nilai tambah bagi organisasi. 2.5 PORTOFOLIO APLIKASI Pada salah satu langkah pengerjaan EAP dalam pembangunan arsitektur aplikasi, kandidat aplikasi diidentifikasi dan diseleksi berdasarkan perannya dalam pengelolaan data. Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsi bisnis yang dijalankan oleh sebuah enterprise, digunakan pemodelan portofolio aplikasi. Portofolio aplikasi dibangun berdasarkan keselarasan antara strategi bisnis dan perencanaan strategis untuk sistem informasi. Model portofolio aplikasi menganalisis semua aplikasi yang ada, direncanakan maupun aplikasi yang potensial untuk dibangun dan membagi aplikasi-aplikasi tersebut ke dalam empat kategori berdasarkan penilaian terhadap kebutuhan bisnis aplikasi saat ini dan masa yang akan datang. Empat kategori tersebut digambarkan pada gambar II-3.
II-29
Tabel II-3 Portofolio Aplikasi
STRATEGIS
BERPOTENSI TINGGI
Aplikasi yang kritikal untuk
Aplikasi yang mungkin penting
keberlanjutan strategi bisnis di
dalam mencapai kesuksesan di
masa depan
masa depan
Aplikasi yang digunakan saat
Aplikasi yang berharga tetapi
ini oleh enterprise dalam
tidak bersifat kritis bagi
mencapai kesuksesan
pencapaian kesuksesan
OPERASIONAL KUNCI
PENDUKUNG
Aplikasi strategis mencakup aplikasi-aplikasi yang bersifat kritis bagi kesuksesan bisnis di masa yang akan datang. Aplikasi-aplikasi ini menciptakan atau mendukung perubahan dalam bagaimana sebuah organisasi menjalankan bisnisnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Aplikasi operasional kunci merupakan aplikasi-aplikasi yang diandalakan untuk menjaga keberjalanan operasional bisnis dari enterprise untuk mencapai target yang direncanakan. Aplikasi pendukung merupakan aplikasi-aplikasi yang meningkatkan efisiensi bisnis dan pengelolaan keefektifan dari keberjalanan fungsi bisni enterprise namun tidak bersifat kritikal untuk sukses. Aplikasi berpotensi tinggi merupakan aplikasi-aplikasi yang mungkin penting dan potensial dalam menunjang kesuksesan enterprise di masa yang akan datang [WAR03].
II-30
