BAB I PENDAHULUAN
A. Pengantar Perpustakaan memegang peranan penting dalam kehidupan sebuah perguruan tinggi. Maju mundurnya sebuah universitas dapat dilihat dari berfungsi atau tidaknya perpustakaan universitas tersebut. Bahkan sering dikatakan Perpustakaan merupakan jantungnya pendidikan. Bila Perpustakaan berhenti beraktivitas, berhenti pulalah aktivitas pendidikan pada universitas tersebut. Kenyataan menunjukkan bahwa universitas tertua dan ternama di mana pun di dunia seperti Oxford University dan Cambridge University selalu ditunjang oleh sistem perpustakaan yang canggih pada zamannya baik dari segi sarana dan prasarana gedung, penggunaan teknologi, sistem pengelolaan maupun koleksi bahan pustakanya. Pada zaman teknologi informasi yang serba cepat dan canggih sekarang ini, cara pandang terhadap perpustakaan tetap tidak berubah. Keberadaan Internet yang didukung oleh kecanggihan teknologi pendukungnya seperti server, saluran komunikasi satelit, serta mesin pencari seperti Google dan Yahoo tidak lantas mematikan peran Perpustakaan. Wajah perpustakaan dunia kini sedang bertransformasi tidak hanya dalam bentuk Perpustakaan konvensional, tetapi gabungan antara perpustakaan konvensional dan digital. Keberadaan buku dan jurnal elektronik baik secara bebas maupun komersil mendorong perpustakaan untuk tidak hanya berdiri sendiri dalam sebuah sistem universitas, tetapi merupakan bagian integral dari jaringan perpustakaan global. Percepatan globalisasi perpustakaan itu ditunjang oleh keberadaan lembaga pemeringkat penggunaan Internet untuk pendidikan seperti Webometric dan juga pemeringkatan universitas dunia lainnya seperti QS Asian University Ranking atau QS Stars Rating.
-1-
Namun demikian, walau kita semua menyadari bahwa Perpustakaan itu penting dan merupakan jantungnya pendidikan tinggi, kebijakan yang terjadi di lapangan tidak selalu menggambarkan kondisi ideal. Perpustakaan UPI dalam perkembangannya sekuat tenaga berusaha menjadikan perpustakaan menjadi bagian dalam jaringan perpustakaan global. Hal ini dimulai dengan mengembangkan berbagai macam software layanan, yaitu otomasi perpustakaan menggunakan program berbasis DOS yaitu SIPISIS (tahun 2006 sampai tahun 2008), kemudian berkembang menjadi penggunaan program berbasis web (tahun 2008), dan akhirnya dari tahun 2009 sampai sekarang pengembangan layanan perpustakaan telah menggunakan teknologi RFID. Di tengah-tengah perkembangan layanan perpustakaan tersebut, Perpustakaan UPI mengalami kesulitan dari segi pembiayaan operasional atau underfunding. Hal tersebut dikarenakan lemahnya komitmen para pengambil keputusan. Akibatnya, selain semangat kerja pustakawan melemah, gedung dan fasilitas tidak terpelihara, dan koleksi bahan pustaka juga sangat terbatas. Titik balik naiknya komitmen pimpinan universitas muncul pada tahun 2009 saat UPI berusaha menaikkan kualitas layanannya kepada mahasiswa melalui standarisasi internasional berbagai jenis layanan yang diberikan termasuk Perpustakaan. Dalam kerangka sertifikasi ISO 9001:2008, muncul kesadaran bahwa tidak mungkin Perpustakaan UPI menjadi jantungnya pendidikan yang dapat berkontribusi atas tercapainya visi UPI sebagai Universitas Pelopor dan Unggul tanpa didukung oleh pendanaan yang memadai. Saat itu, UPI meluncurkan program Revitalisasi Perpustakaan yang mencakupi perbaikan sarana dan prasarana perpustakaan, penambahan koleksi serta perbaikan manajemen.
-2-
B. Dasar Hukum 1. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2004 tentang penetapan Universitas Pendidikan Indonesia sebagai Badan Hukum Milik Negara. 2. Ketetapan Majlis Wali Amanat (MWA) UPI Nomor 001/TAP/MWA UPI/2009 tentang Perubahan atas Anggaran Rumah Tangga UPI 3. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 4. Ketetapan Majlis Wali Amanat Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 21/TAP/MWA UPI/2010 Tanggal 22 Oktober 2010 tentang Rencana Strategis Universitas Pendidikan Indonesia C. Struktur Isi Rencana Strategis Struktur rencana strategis Perpustakaan UPI sejalan dengan struktur Renstra UPI, yaitu terdiri dari empat bagian pokok. Evaluasi pelaksanaan Renstra Perpustakaan UPI 2006-2010 disajikan pada bagian awal setelah bagian Pendahuluan untuk memberi gambaran mengenai capaian kinerja Perpustakaan selama 5 tahun terakhir. Selanjutnya, Renstra ini menyajikan kondisi nyata yang dialami Perpustakaan UPI saat ini dalam bentuk analisis kekuatan (strength), kelemahan (weaknesses), kesempatan (opportunities), dan ancaman (threats). Hasil analisis itu dijadikan dasar dalam menentukan strategi, kebijakan dan program serta indikator keberhasilan dari setiap program yang direncanakan baik dalam bentuk tahunan maupun dalam lima tahunan. Dalam Renstra ini diperlihatkan pula model koordinasi yang harus dilakukan pimpinan perpustakaan, divisi dan koordinator dalam setiap implementasi kebijakan dan program.
-3-
BAB II CAPAIAN KINERJA RENSTRA 2006-2010 Selama kurun waktu lima tahun (2006-2010) Perpustakaan UPI telah mengembangkan enam kebijakan yang terjabar kedalam dua belas program sebagai berikut: 1. Pengembangan layanan Program ini merupakan upaya peningkatan kualitas dan kuantitas layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan dan minat pemustaka. Kegiatan ini berhasil mengembangkan sejumlah layanan baru, yaitu: a. KIBKD (Katalog Induk Bersama Kampus Daerah), berupa kegiatan berbagi informasi dengan ke 5 KD (Kampus Daerah – Tasikmalaya, Serang, Cibiru, Sumedang, dan Purwakarta) melalui Union Library Catalogue. Jaringan online yang menjadi sarananya melibatkan pengadaan fasilitas elektronik berupa perangkat keras dan perangkat lunak melalui pengadaan alat telusur elektronik serta pelatihan bagi para operator Perpustakaan KD oleh para teknisi ICT Perpustakaan Pusat. b. Sharing data bibliografis dengan fasilitas website perpustakaan melalui jaringan online yang ditangani oleh Tim ICT UPI dengan Tim ICT Perpustakaan Pusat. c. Penambahan koleksi konten lokal berupa cantuman data bibliografis koleksi UPIANA (sebanyak 500 buku teks hasil karya Dosen UPI) dan daftar isi buku serta konten lokal karya ilmiah mahasiswa program S1, S2, dan S3 berupa judul, abstrak, dan sebagian isi skripsi, thesis, dan disertasi berjumlah sekitar 11625 judul. d. Penyusunan desiderata, melalui penyiapan koleksi dengan 2.000.000 judul mulai tahun 2010 sampai tahun 2025 pada kelompok buku yang sedang dipesan dan relevan dengan kebutuhan kurikulum fakultas.
-4-
e. Produk terpadu antara layanan virtual dengan layanan konvensional menjelang pencanangan perpustakaan hibrida: keseimbangan koleksi dalam bentuk maya dengan koleksi hard copy. 2. Modernisasi Sarana dan Prasarana Perpustakaan Perombakan fisik interior perpustakaan yang mendukung sistem layanan elektronik telah dilakukan untuk merintis tahap-tahap modernisasi layanan yang sesuai dengan sasaran universitas, yaitu: universitas riset tahun 2016 dengan perpustakaan pusat yang modern, fully-electronic dan hard copy-based services oleh SDM yang berkompeten di bidangnya yaitu pustakawan fungsional yang profesional. Pada akhir tahun 2010, Perpustakaan UPI dalam payung besar Program Revitalisasi & Modernisasi Fasilitas Perpustakaan telah menerima alokasi dana untuk: a. Pengadaan peralatan dan perabot perpustakaan tahun 2010, yang dibagi dalam tiga paket yaitu, peralatan ICT (Information & Communication Technology), Networking & Electronic equipments, dan meubelair. b. Kegiatan renovasi interior perpustakaan yang meliputi pekerjaan pengecatan ulang dinding interior, perbaikan struktur bangunan (lantai, dinding, & kamar mandi), penyekatan ruang layanan baru dan pekerjaan meubelair (receptionist & circulation table) Hingga akhir tahun 2009, bidang sarana dan prsarana telah merealisasikan pengadaan sarana dan prasarana dalam rangka modernisasi fasilitas perpustakaan berupa:
-5-
PAKET Library Furniture & Finishings
-
ICT, Networking & Electronic equipment
-
DETAIL Penggantian rak kayu dengan rak baja Penggantian meja, kursi, lemari staf perpustakaan Meubelair unit layanan baru perpustakaan Loker (baja) pemustaka Tempat sampah Handrail stackable Penggantian dan penambahan PC staf dan lab komputer CCTV perpustakaan Library self service equipment (MPS, bookdrop, Counter Stations) server external storage Notebook, laptop LCD display Printer Networking essentials
3. Peningkatan Jaringan ICT Komponen pendukung berupa hard/software bantuan DIKTI maupun IDB (Islamic Development Bank) telah menunjukkan beranjaknya sistem layanan terautomasi (automated library) menjadi perpustakaan elektronik (e-library) dan kelak dapat disiapkan menuju perpustakaan maya (virtual library). Rancangan yang dianggap ideal sesuai dengan sifat users dan ketersediaan koleksi pada Perpustakaan UPI adalah layanan perpustakaan yang menggabungkan antara koleksi maya dengan koleksi hard copy, atau yang dapat disebut layanan perpustakaan hibrida.
-6-
Didalam proses penyiapannya, prioritas untuk konten lokal mencakup: pengumpulan koleksi, pengalihan bentuk data (konversi), entri data, editing, dan penampilan untuk fasilitas penelusuran secara penuh data bibliografis dan kontennya (full text). Kelanjutan dari ESTD (Electronic Skripsi, Thesis dan Disertasi) yang merupakan software unggulan Perpustakaan UPI telah disosialisasikan sejak bulan April tahun 2005 dan layak menjadi salah satu komponen virtual library. Program yang telah dilakukan dalam bidang ICT pada kurun waktu 2005-2010 adalah sebagai berikut: 1. Digitalisasi dan pengunggahan abstrak skripsi, tesis, dan disertasi ke dalam program ESTD. Kegiatan ini dilakukan agar semua metadata dapat diakses melalui jaringan internal dan internet melalui http://digilib.upi.edu. 2. Mengunggah semua naskah skripsi, tesis, dan disertasi ke dalam program ESTD, sehingga semua karya tulis akhir mahasiswa dapat diakses secara utuh oleh pengguna perpustakaan melalui jaringan internal perpustakaan. 3. Membuat sebuah Katalog Induk UPI (Union Library Catalogue/ULUC). Katalog Induk UPI ini merupakan gabungan semua data koleksi yang ada di semua perpustakaan dan ruang baca yang ada di lingkungan UPI baik itu kampus Bumi Siliwangi maupun Kampus Daerah. 4. Mengembangkan sistem informasi perpustakaan berbasis WEB. Software yang digunakan adalah Openbiblio. 5. Melakukan migrasi data dari program CDS/ISIS kedalam Openbiblio. Kegiatan ini dilakukan sebagai langkah awal dalam menggunakan sistem layanan mandiri berbasis RFID. 6. Mempersiapkan semua infrastruktur yang mendukung layanan mandiri berbasis RFID, yaitu: a) Instalasi semua Peralatan ELIMS (MPS, Book Drop, dan Counter Stations) b) Melakukan uji coba dan test kelayakan c) Melakukan pelatihan penggunaan semua peralatan
-7-
d) Melakukan kegiatan tagging untuk semua koleksi sirkulasi 7. Mengembangkan beberapa program digitalisasi untuk koleksi earchives UPI (penelitian dosen, artikel, abstrak, pidato Rektor, pidato pengukuhan dan prosiding) 8. Mengembangkan software desiderata. 9. Melakukan kerjasama dengan TIK dalam mempublikasikan direktori file UPI 10. Melakukan sharing metadata dengan beberapa perpustakaan Perguruan Tinggi dan pusat dokumentasi informasi yang ada di Indonesia melalui portal GARUDA Capaian kegiatan-kegiatan yang dilakukan di atas adalah: data yang terunggah dalam ESTD berjumlah 11625 cantuman, dalam kumpulan artikel online 151 cantuman, dan dalam kumpulan abstrak online 175 cantuman. Perpustakaan juga berhasil menyediakan infrastruktur layanan mandiri berbasis RFID secara keseluruhan dapat berfungsi dengan baik, kecuali Bookdrop sampai saat ini belum dapat diaktifkan karena belum adanya sistem dan prosedur pelayananannya. Isi dan tampilan pada website perpustakaan UPI juga masih belum sempurna. Ada beberapa fitur yang belum ada dan masih dalam perbaikan; juga beberapa menu yang ada pada Openbiblio masih diperlukan pengembangan terutama pada menu pelaporan. 4. Penyiapan Infrastruktur ICT Kampus Daerah (Union Catalog) Pembuatan Software Multi Location Automated System sebagai kelanjutan dari rencana penggabungan katalog elektronik perpustakaan KD dengan katalog induk Perpustakaan UPI menyangkut berbagai dimensi: ketersediaan soft/hardware, proses ekspor-impor cantuman data bibliografis dan konten, pelatihan ketrampilan operasional, pembuatan database, website, pembuatan CD-ROM dan distribusinya, media berbasis Web, sosialisasi dan evaluasi tingkat capaian, keunggulan dan kekurangan program pembentukan katalog bersama antara Pusat dan Daerah (Union Catalog).
-8-
Kendala berupa aspek finansial berhasil diminimalisir dengan cara mengaktifkan kembali program dan memberdayakan sepenuhnya SDM dengan mengalokasikan sebagian dana yang ada dan bantuan dari universitas. 5. Penataan SDM Evaluasi kinerja lima tahun (2006-2010) mengindikasikan perlunya dilakukan penjabaran kinerja seluruh staf untuk menyongsong paradigma baru layanan, yaitu layanan prima. Untuk kepentingan internal, perombakan dilakukan pada semua titik layanan. Pada tahun 2007, semua Kepala subbidang pada titik layanan adalah pustakawan ahli berlatar belakang pendidikan ilmu perpustakaan jenjang S1. Langkah-langkah yang telah ditempuh untuk meningkatkan kinerja SDM diantaranya adalah: a. Mempekerjakan hanya Pustakawan yang berdiploma akademis ilmu perpustakaan murni. b. Memberlakukan seutuhnya sistem reward and punishment berdasarkan uraian didalam Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya sesuai SK Menpan dan SK Bersama Kepala Perpusnas RI dengan Kepala BKN tahun 2004, dan pengejawantahan Tupoksi Perpustakaan. Sistem reward and punishment juga dilakukan melalui pemberian uang insentif berdasarkan ketepatan kehadiran. Staf Perpustakaan yang hadir sebelum pukul 8 akan mendapat insentif, sedangkan yang hadir setelah pukul 8 tidak mendapatkannya. Insentif diberikan setiap 6 bulan. Dengan cara itu akan terlihat siapa staf yang rajin dan siapa yang kurang rajin. c. Menerapkan konsep small effective unit untuk mewujudkan kinerja efektif, kondusif, kreatif, dan inovatif melalui penyeleksian staf: mutasi, promosi, ataupun penyudahan kontrak kerja bagi tenaga honorer. Sistem ini dijabarkan melalui pembentukan Koordinator yang berada di bawah koordinasi Kepala Divisi.
Hingga saat ini Perpustakaan UPI memiliki 8 koordinator, yaitu Koordinator SDM, Sekretariat, sirkulasi, pengadaan, dokumentasi, pengolahan, ICT, serta sarana dan prasarana. d. Memberi kesempatan kepada staf Perpustakaan untuk melanjutkan studi, baik melalui beasiswa maupun biaya sendiri. Dalam kurun waktu lima tahun terakhir sebanyak 4 staf berhasil meningkatkan kualifikasi pendidikannya yaitu telah menyelesaikan studi S2 ke S3 sebanyak 1 orang, S1 ke S2 sebanyak 2 orang, dan dari D3 ke S1 sebanyak 1 orang, SMP ke SMA sebanyak 1 orang, dan yang sedang menjalani studi sebanyak 5 orang, yaitu: S1 ke S2 sebanyak 4 orang. Hingga saat ini kualifikasi staf perpustakaan adalah sebagai berikut: SD 5 orang, SMP 1 orang, SMA (sederajat) 11 orang, D2 5 orang, D3 1 orang, S1 13 orang, S2 3 orang, dan S3 1 orang. Berdasarkan klasifikasi kepakaran perpustakaan memiliki 40 staf yang terdiri dari 25 tenaga pustakawan, 15 tenaga administrasi. Perpustakaan dipimpin oleh seorang tenaga edukatif berkualifikasi S3. e. Mengupayakan agar suasana perpustakaan sedikit demi sedikit sehat seutuhnya: ramah-pengunjung, ringan-langkahlayan, elok-perangai, dan indah lingkungan (estetis, berselera tinggi, layak tampil). f. Memberikan kesempatan secukupnya bagi para Pustakawan untuk tampil pada kegiatan temu-ilmiah sebagai peserta aktif, pemakalah, narasumber, pembicara kunci, ataupun anggota Steering Committee. g. Mengefektifkan kehadiran staf di kantor melalui sistem pengecekan kehadiran berlapis, yaitu melalu absensi sebelum pukul 8 yang berpengaruh atas perolehan insentif harian, absensi setelah pukul 8 yang akan diserahkan kepada Kepegawaian, serta pengecekan kehadiran melalui sistem sidik jari atau “finger scan”.
-9-10-
6. Peningkatan Citra Selama lima tahun ke belakang, Perpustakaan juga berhasil mengadakan beberapa kegiatan yang sifatnya nasional, antara lain Seminar Nasional Hak Cipta dan Hak Intelektual (2006), Pelatihan sistem Perpustakaan berbasis ICT (2007) serta Seminar Nasional UU Perpustakaan (2008). Selain itu, Perpustakaan juga menjalin kerjasama dengan BATAN dalam memperoleh koleksi berupa CD abstrak hasil penelitian mengenai tenaga nuklir dan pemanfaatannya. Perpustakaan juga memiliki kerjasama yang baik dengan DIKTI, juga beberapa organisasi professional keperpustakaan, seperti Ikatan Pustakawan Indonesia, Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi, serta hubungan baik dengan Prodi Perpustakaan dan Informasi, baik di UPI maupun di UNPAD.
BAB III ANALISIS SITUASI/KONDISI STRATEGIS DAN ASUMSI-ASUMSI A. Analisis Situasi dan Kondisi Menyikapi peran dan kiprah UPI sebagai PT BHMN (Badan Hukum Milik Negara), yang tidak lama lagi kemungkinan berubah menjadi universitas Badan Layanan Umum (BLU), SDM perpustakaan yang ada sekarang ini memerlukan pemberdayaan agar memiliki profesionalisme, transparansi, akuntabilitas dan kemandirian. Ketiga bidang yang merupakan core competencies sistem layanan perpustakaan, didukung oleh administrasi yang mapan, menampilkan sosoknya seperti terpapar dibawah ini.
Upaya peningkatan citra yang lain adalah sosialisasi layanan Perpustakaan UPI baik melalui jaringan web, surat elektronik, pemasangan banner layanan perpustakaan serta sosialisasi e-journal kepada para dosen dan mahasiswa secara langsung dari kelas yang satu ke kelas lainnya. Upaya terakhir telah dilakukan untuk FPBS, FPMIPA, FPTK, FIP. Fakultas yang belum terjangkau adalah FPOK, FPIPS dan FPEB.
a. Kekuatan (Strengths) 1) Staf Perpustakaan memiliki SDM yang rata-rata berusia muda dan memiliki semangat belajar yang tinggi yang kelak diharapkan dapat menjadi tulang punggung kekuatan perpustakaan. Kehandalan staf yang masih berusia muda ini teruji saat sertifikasi ISO. Sebagian besar keberhasilan sertifikasi ISO ditentukan oleh kehandalan dan soliditas staf berusia muda. Selain staf berusia muda, sebagian besar staf juga memiliki semangat belajar yang tinggi. Ini ditunjukkan oleh perubahan kualifikasi pendidikan baik itu pustakawan, staf adiministrasi dan bahkan petugas sekuriti sekali pun. Dilihat dari segi keahlian, perpustakaan memiliki 40 orang staf, yang terdiri atas 25 tenaga pustakawan dan 15 tenaga administrasi. 2) Dalam lima tahun terakhir beberapa staf juga mengikuti pelatihan nirgelar serta seminar yang berkaitan dengan perpustakaan. 3) Sejalan dengan persiapan ISO dan program revitalisasi Perpustakaan, struktur organisasi Perpustakaan UPI yang terdiri dari Kepala Perpustakaan, Kepala Divisi Akuisisi, dan Kepala Divisi Layanan telah dibagi menjadi 8 koordinator dan setiap koordinator membawahi beberapa orang staf.
-11-
-12-
Peningkatan citra Perpustakaan UPI dilakukan melalui perbaikan dan standarisasi layanan berbasis ISO. Aspek yang menjadi sasaran perbaikan layanan adalah sirkulasi, dokumentasi, administrasi dan akuisisi. Standarisasi itu bertujuan agar semua jenis layanan yang diberikan dapat memuaskan pemustaka baik dosen maupun mahasiswa. Melalui proses yang panjang, Perpustakaan UPI telah meraih sertifikat manajemen mutu ISO 9001:2008 pada tahun 2010. Sayangnya dalam Surveilance Audit pada tanggal 31 Januari 2011 terdapat dua temuan minor yang belum ditindaklanjuti dengan baik sehingga menjadi temuan major. Temuan itu telah ditindaklanjuti dan diharapkan tidak menurunkan standar yang ada.
4) Struktur seperti itu memungkinkan dilakukannya pembinaan staf yang lebih intensif oleh masing-masing Kepala Divisi kepada Koordiantor dan Koordinator kepada staf yang berada di bawah koordinasinya. Selain itu, efisiensi penyampaian informasi dari Kepala Perpustakaan kepada seluruh staf dapat dilakukan karena kebijakan tidak selalu mesti disampaikan pimpinan secara langsung, tetapi melalui Kepala Divisi dan Koordinator. 5) Sistem layanan perpustakaan saat ini sudah mengarah pada layanan perpustakaan modern yang memadukan sistem online dan sistem konvensional yang didukung oleh perangkat keras dan perangkat lunak komputer yang mendukung kegiatan pelayanan di ke-dua belas titik layanan, alat telusur manual dan elektronik berupa OPAC (Online Public Access Catalog), akses berbasis Web yang mendukung kelancaran kegiatan pelayanan, dan ruang baca sebagai sarana pemanfaatan koleksi berbagai kemasan secara maksimal semua koleksi. 6) Sistem manajemen mutu yang sudah sesuai dengan standar ISO merupakan sebuah kekuatan, yang walaupun dalam implementasinya masih harus terus menerus diperbaiki, akan mendorong keberadaan sistem kerja yang pasti sehingga seluruh sistem manajemen di Perpustakaan pun menjadi lebih pasti pula. 7) Sarana dan prasarana yang dimiliki Perpustakaan saat ini sudah semakin baik. Perabotan furniture seperti meja baca, rak buku, komputer dan server, kursi, dan peralatan pendukung lainnya yang mendukung layanan seperti komputer untuk Online Public Access Catalogue, system layanan mandiri (MPS), security gate untuk keamanan, serta counter stations, ELIMS, tata pencahayaan dan penerangan terus ditingkatkan melalui berbagai skema pendanaan oleh Universitas. 8) Kekuatan lain yang tak kalah pentingnya adalah kesadaran pimpinan Universitas bahwa Perpustakaan merupakan jantungnya pendidikan. Kepala Perpustakaan dalam struktur organisasi dan tata kerja Universitas memiliki posisi yang cukup strategis karena secara ex-officio menjadi anggota Senat Universitas dan sejajar dengan direktur-direktur yang lain. -13-
Dengan mindset pimpinan universitas seperti itu, komitmen dan perhatian kepada Perpustakaan juga diharapkan akan semakin tinggi dan positif. b. Kelemahan (Weaknesses) 1) Komitmen manajemen tingkat menengah yang masih kurang dalam mengimplementasikan fungsinya sebagai bagian dari fungsi manajemen, terutama fungsi kontrol. Hal ini mengakibatkan berulangnya masalah-masalah yang sebelumnya sudah dicoba dipecahkan karena tidak ada monitoring maupun evaluasi atas efektivitas penyelesaian yang dicobakan. Misalnya saja pada saat audit surveillance pertama pada bulan Januari tahun 2011, ditemukan masalah yang sebelumnya berdasarkan temuan audit sudah berstatus minor, tapi belum efektif penyelesaiannya, sehingga statusnya berubah menjadi major. 2) Masih ada beberapa staf Perpustakaan yang bertugas di garis depan dan bersentuhan langsung dengan mahasiswa masih belum dapat mengoperasikan perangkat komputer serta belum dapat menguasai bahasa Inggris dasar seperti menuliskan alamat email, mengoperasikan mesin ELIMS/MPS serta membuka Internet. Dampaknya, staf yang menguasai IT lebih sibuk melayani pemustaka, sementara yang lainnya lebih santai. 3) Tingkat kehadiran staf juga relatif masih belum optimal. Staf yang keluar tanpa ijin, mengajar pada program studi yang bukan bidangnya, hadir di kantor setelah pukul 8 serta tidak fokus dalam bekerja masih sering ditemukan. Staf yang sudah agak sepuh juga relatif enggan untuk menambah ilmunya sehingga cenderung hanya mengerjakan pekerjaan rutin yang tak memerlukan daya pikir tinggi sehingga membuat mereka sulit berkembang. 4) Mengingat keterampilan dan etos kerja serta distribusi beban kerja pustakawan yang masih belum merata, peningkatan layanan seperti implementasi penjaminan mutu masih dianggap sebagai beban tambahan.
-14-
5)
6)
7)
8)
Hal yang sama terjadi ketika ada pengadaan buku atau peralatan penunjang yang pengerjaanya juga tidak dapat dilakukan dalam jadwal layanan rutin sehingga mengandung konsekuensi penambahan jam kerja atau lembur. Kekurangan staf menyebabkan layanan kurang optimal. Saat ini meja informasi telah tersedia namun siapa yang akan ditempatkan di situ masih menjadi tanda tanya karena perekrutan staf baru memerlukan dana yang tidak sedikit sementara penambahan staf dari universitas sangat terbatas. Penataan koleksi di rak yang belum maksimal menyebabkan pemustaka agak kesulitan dalam mencari koleksi yang diinginkannya. Sistem yang sudah dicobakan adalah dengan mempekerjakan satu orang tenaga khusus untuk shelfing. Akan tetapi sepertinya sistem tersebut belum efektif, sehingga diperlukan kerjasama dari seluruh staf plus manajemen untuk secara aktif melakukan kontrol sekaligus meringankan tangannya untuk senantiasa memperbaiki pengaturan koleksi di rak. Dalam kaitannya dengan sistem layanan, hingga saat ini layanan sirkulasi yang terotomasi belum beroperasi maksimal. Selain karena pemustaka enggan membaca petunjuk pengoperasian sistem yang ada juga karena beberapa konten dalam sistem itu masih belum lengkap dan perlu terus diperbaharui. Akses terhadap koleksi digital skripsi, tesis dan disertasi (ESTD) masih terbatas hanya bagi civitas akademika UPI. Semangat akses terbuka (open access) yang memungkinkan koleksi ESTD diakses bebas oleh semua pemustaka di seluruh dunia melalui Internet masih belum dapat dilakukan. Dampaknya, dukungan perpustakaan atas peningkatan peringkat Webometric UPI juga masih terbatas. Saat ini Perpustakaan baru memberikan kontribusi nilai atas posisi bintang QS Stars UPI sebesar 2 poin dari total 20 poin.
-15-
9) Sistem kartu mahasiswa untuk layanan ELIMS dan OPAC yang tidak disertai pengaman bagi pemiliknya menyebabkan kartu itu rawan disalahgunakan bila jatuh ke tangan yang tidak berhak sebab tanpa menggunakan username dan password pun kartu itu dapat digunakan orang lain. 10) Pemasangan barcode yang tidak mencantumkan kode fakultas menyulitkan penelusuran data pemustaka per fakultas. Akibatnya, data yang sering dibutuhkan untuk kepentingan statistik dan akreditasi itu pemenuhannya tidak dapat dilakukan dengan segera. 11) Keharusan permohonan keterangan bebas pinjam dari Perpustakaan untuk kepentingan ujian sidang dan wisuda belum semua fakultas memenuhinya. Masih banyak buku perpustakaan belum dikembalikan oleh mahasiswa sementara mahasiswa yang bersangkutan telah lulus dan sukar dihubungi sehingga tingkat kehilangan buku menjadi tinggi. 12) Kekurangan di sana-sini masih ditemukan. Perangkat counter tagging yang masih terbatas menyebabkan terjadinya rebutan alat antara unit koordinasi sirkulasi dengan unit koordinasi pengolahan. Counter tagging yang dibutuhkan dalam layanan sirkulasi juga diperlukan dalam pengolahan buku untuk mengecek kesesuaian dan isi bukunya. Akibatnya pengecekan kesesuaian buku dan barcodenya belum dilakukan secara optimal. Dampak lanjutannya adalah sering terjadi buku yang dipinjam pemustaka tidak cocok dengan data yang tersedia atau pemustaka dianggap meminjam buku X padahal ia meminjam buku yang lain. 13) Struktur dan kondisi bangunan Perpustakaan juga mempengaruhi kinerja layanan. Lantai empat gedung Perpustakaan digunakan untuk kuliah Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FPEB). Ketika mereka meninggalkan kelas, atau sedang menunggu kelas, suara mereka bisa menjadi sangat berisik sehingga mengganggu pustakawan dan pemustaka yang sedang bekerja/belajar.
-16-
Gedung Perpustakaan juga berdekatan dengan Genset UPI sehingga apabila dinyalakan gesekan baud dan suaranya juga sangat mengganggu pemustaka. Perpustakaan juga masih kekurangan trolley untuk membawa buku dari tempat yang satu ke tempat lain. Karena perlengkapan itu tidak ada, terkadang kursi beroda juga dimanfaatkan sebagai trolley. 14) Koleksi buku Perpustakaan jauh dari jumlah ideal dibandingkan jumlah keseluruhan mahasiswa UPI. Koleksi paling minim adalah pembelian jurnal hard copy yang hingga saat ini masih belum terlaksana. Upaya mengatasi hal itu dilakukan melalui langganan online journal. Namun karena sosialisasi layanan jurnal itu belum sampai ke seluruh mahasiswa dan hampir semua jurnal itu dalam bahasa Inggris, penggunaanya e-journal itu oleh pemustaka masih relatif rendah. 15) Karena UPI baru mampu membeli 2 penyedia e-journal, kebutuhan pemustaka akan hasil penelitian terakhir yang kredibel yang berasal dari refereed journal belum terpenuhi secara ideal. Ini bisa berdampak pada rendahnya kualitas penelitian mahasiswa dan dosen UPI. 16) Disamping tingkat kehilangan yang relatif besar, koleksi perpustakaan juga dapat menyusut karena perilaku pemustaka yang tidak mendukung seperti melakukan mutilasi buku, menyembunyikan buku pada tempat yang tak semestinya, mencoba menonaktifkan sistem sensor otomatis agar dapat lolos dari pantauan sistem, serta menggunakan kartu milik orang lain yang tercecer. 17) Hingga kini, Perpustakaan juga belum memiliki peralatan elektronik yang dapat menghitung jumlah pengunjung perpustakaan secara akurat sehingga jumlah pemustaka yang berkunjung setiap hari jumlahnya belum dapat dihitung secara tepat layaknya di perpustakaan lain di negara maju. 18) Perpustakaan juga belum memiliki koleksi bahan pustaka baik berupa buku atau jurnal dalam bentuk CD-ROM terkini dan full text sehingga penelusuran yang dapat dilakukan terbatas.
Buku-buku yang ada juga perlu pemeliharaan melalui penjilidan ulang, foto kopi untuk tandon atau digitalisasi. Buku-buku tua yang rusak serta skripsi yang belum diolah menunggu penanganan yang lebih intensif lagi. 19) Pendanaan yang diluncurkan Universitas masih terbatas. Hingga tahun 2009, dana yang diluncurkan ke Perpustakaan sebatas dana operasional untuk membayar tunjangan manajemen, honorarium, dan lembur hari Sabtu ditambah dana pembelian buku baru sekitar Rp 200 juta, serta 500 juta per tahun dari DIPA untuk pembelian e-journal. Selain itu tak ada lagi. Akibatnya, sarana dan prasarana tidak terpelihara, banyak koleksi buku dari fakultas yang hilang dan tak terpelihara, peralatan minim, etos kerja pustakawan lemah, serta sistem layanan yang konvensional. Pada tahun 2009 dan 2010 barulah ada program revitalisasi yang berdampak signifikan pada perbaikan sarana dan prasarana, sistem dan layanan perpustakaan. Hanya saja komitmen itu belum dapat dilakukan secara konsisten. Tahun 2011 program revitalisasi terhenti sementara karena pengalihan DIPA untuk pembangunan Training Center di UPI Kampus Serang sehingga pengadaan buku terhambat.
-17-
-18-
c. Kesempatan (Opportunities) 1) Beberapa peluang yang dapat dimanfaatkan untuk pengembangan Perpustakaan di masa depan diantaranya adalah bahwa kondisi staf saat ini masih dapat ditingkatkan baik dalam hal kualifikasi akademik, keterampilan ICT atau bahasa asing. Hal ini terbukti saat ditawarkan pelatihan bahasa Inggris, ada 15 orang staf yang berminat untuk mengikuti. Beberapa staf yang tidak berlatarbelakang bahasa Inggris ternyata dapat dilatih untuk menguasai keterampilan dasar berbahasa Inggris yang terkait dengan layanan seperti mengeja alfabet bahasa Inggris, bilangan sederhana, serta bagaimana memberi pelayanan yang ramah kepada pemustaka. Bila ada kesempatan pelatihan atau seminar, staf yang ditugasi biasanya menyambutnya dengan suka cita.
2) Demikian pula staf yang sering datang lewat jam sembilan, bila dikondisikan ditambah dengan sistem reward and punishment yang efektif, etos kerja dan disiplin staf akan dapat ditingkatkan. 3) Sistem layanan perpustakaan yang masih kurang seperti digital library, ELIMS, OPAC, kartu perpustakaan, barcode, counter tagging, staf sirkulasi yang belum semua ramah, buku rusak, skripsi lama yang belum diolah, mahasiswa yang terlambat mengembalikan buku, koleksi buku dan jurnal masih terbatas, sosialisasi layanan, web perpustakaan yang belum diperbaharui secara rutin, dengan sungguh-sungguh dan sistematis yang didukung oleh komitmen Universitas untuk menjadikan Perpustakaan UPI sebagai teaching library akan dapat diperbaharui secara bertahap dengan dikawal oleh komitmen semua staf. Tujuan akhirnya tidak lain adalah kepuasan konsumen. Dengan komitmen itu, perilaku pemustaka yang sering terlambat mengembalikan bahan pustaka, merusak properti Perpustakaan, dan melakukan kegiatan tak terpuji lainnya, secara perlahan namun pasti akan dapat diperbaiki. 4) Berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi secara cepat seperti Internet, telepon genggam, teleconference, komputer dengan berbagai perangkat pendukungnya memungkinkan Perpustakaan untuk berkembang secara lebih cepat dengan biaya yang lebih murah dengan memadukan sistem konvensional dan digital. Keberadaan e-book dan e-journal memungkinkan kita melengkapi koleksi bahan pustaka yang ada dengan versi digital yang lebih murah. Dengan teknologi ICT, Perpustakaan UPI juga dapat berkiprah ditengah-tengah perpustakaan lain pada level nasional atau internasional melalui penggunaan metadata secara bersama-sama atau penyediaan akses terbuka untuk karya ilmiah yang dihasilkan UPI. 5) Perekonomian Indonesia yang terus tumbuh (61.1% pada tahun 2010) akan memberi peluang untuk munculnya sekolah-sekolah berkualitas baik pada berbagai jenjang, apakah itu RSBI atau nonRSBI.
-19-
Bermunculannya sekolah unggulan terpadu itu akan mendorong pula diperlukannya perpustakaan yang baik. Keberadaan program studi S1 Perpustakaan akan mengokohkan cita-cita Perpustakaan UPI untuk menjadi teaching library dan menjadi sarana pendidikan bagi pengguna, calon pengguna serta calon pustakawan serta benchmarking bagi lembaga pendidikan lain. d. Ancaman (Threats) 1) Yang dapat menjadi ancaman bagi kelangsungan layanan Perpustakaan dapat dikelompokkan ke dalam ancaman dari luar dan ancaman dari dalam. Ancaman dari luar berasal dari pemustaka berupa perusakan dan penghilangan properti perpustakaan. Buku yang tidak dikembalikan atau dimutilasi lambat laun akan menurunkan kinerja Perpustakaan. Pemustaka yang malas membaca petunjuk penggunaan perangkat elektronik yang ada juga akan menambah beban kerja pemustaka dan menurunkan kualitas layanan. 2) Menurunnya kebutuhan akan perpustakaan karena semua bahan yang dibutuhkan oleh pemustaka telah tersedia di dunia maya kemungkinan dapat terjadi. Akibatnya, peran pustakawan tidak lagi berupa layanan rutin tetapi dituntut untuk lebih mampu berpikir, mengolah dan memilih bahan serta terus bersentuhan dengan teknologi dalam kehidupan sehari-hari mereka. 3) Menurunnya komitmen pimpinan Universitas atas Perpustakaan akan merupakan hal yang sangat serius yang akan berakibat pada penurunan dana yang dialokasikan untuk peningkatan kinerja Perpustakaan. Bila itu terjadi, Perpustakaan akan kembali seperti 1-2 tahun ke belakang seperti kondisi bangunan dan koleksi yang tidak terawat, etos kerja staf menurun, layanan minimal tak terpenuhi, serta kemungkinan bisa bangkrut. 4) Relatif masih rendahnya etos kerja yang dimiliki sebagian staf, tingginya sikap apatis dan pasif karena kurangnya pemahaman tugas dan fungsi Pustakawan, kurangnya loyalitas dan disiplin sebagai staf yang dapat menimbulkan citra buruk terhadap perpustakaan secara menyeluruh. -20-
5)
6)
7)
8)
Kemungkinan perubahan UPI ke dalam sistem Badan Layanan Umum (BLU) juga akan mengancam kinerja kebersihan karena melalui sistem BLU tender untuk penyedia jasa kebersihan biasanya memakan waktu yang cukup lama. Sikap dan pandangan seperti katak dalam tempurung masih ditemukan pada sebagian staf Perpustakaan. Kita merasa hebat sendiri dan merasa pintar sendiri sehingga tertutup atas saran dan pendapat orang lain. Demikian pula, syahwat ingin menguasai dan ingin dianggap penting sendiri. Sikap ini biasanya muncul sebagian staf yang mempunyai keterampilan khusus yang tidak dimiliki orang lain. Password admin dan akses web serta data base biasanya dikuasai sendiri dan tidak diberitahukan kepada pimpinan sekali pun. Ini akan menyulitkan pimpinan dalam mengambil kebijakan serta dalam menyelesaikan masalah-masalah penting dan mendesak yang lebih besar. Makin besar serta beragamnya tuntutan pemustaka atas layanan Perpustakaan. Jika Perpustakaan tidak mampu mengimbangi perkembangan itu, yang akan terjadi adalah rendahnya kepuasan pemustaka karena mungkin sebagian informasi yang diinginkan tidak tersedia. Rendahnya kepedulian civitas akademika UPI atas Perpustakaan akan berdampak serius bagi perkembangan perpustakaan. Dampak yang kemungkinan terjadi pada kondisi seperti itu adalah tidak berjalannya secara efektif upaya Perpustakaan menyelaraskan kebutuhan pemustaka dengan bahan Pustaka yang disediakan. Kondisi itu dapat terjadi karena saat mapping kebutuhan pemustaka, respon dari pemustaka rendah.
2. Anggota perpustakaan kini mencapai 26.122 orang diasumsikan akan terus bertambah seiring otonomi perguruan tinggi yang terus dikumandangkan. Penambahan itu diprediksi akan berpengaruh atas sistem layanan Perpustakaan dan berpengaruh pula atas persepsi pemustaka atas layanan Perpustakaan. 3. Kinerja staf serta kualifikasi akademiknya diasumsikan dapat ditingkatkan. Ini dimungkinkan karena pustakawan diakui sebagai jabatan fungsional yang mendapatkan tunjangan di luar gaji layaknya dosen. 4. Sistem manajemen mutu ISO akan dapat diterima dan dilaksanakan oleh seluruh staf Perpustakaan sehingga kualitas layanan akan makin terstandar. Sertifikasi ISO harus dianggap sebagai kebutuhan yang menjadi tanggungjawab bersama bukan hanya tanggungjawab pimpinan, kepala divisi atau koordinator saja.
B. ASUMSI-ASUMSI Asumsi yang mendasari penyusunan renstra ini diantaranya adalah: 1. Komitmen pimpinan universitas dalam hal pendanaan baik untuk peningkatan dan pemeliharaan koleksi, sarana dan prasarana, maupun penambahan jumlah staf berikut kesejahteraannya akan terus meningkat. -21-
-22-
BAB IV KEBIJAKAN, PROGRAM DAN TARGET A. Visi Perpustakaan UPI bertekad untuk menjadi Perpustakaan pelopor dan unggul baik di tingkat nasional pada tahun 2015, pada tingkat regional 2020 dan pada tingkat internasional pada tahun 2025, dalam penghimpunan, penyebarluasan dan pelestarian berbagai bahan pustaka dan informasi yang secara signifikan menopang kebutuhan civitas akademika dan masyarakat. B. Misi Berdasarkan visi tersebut, Perpustakaan mengemban misi: 1) Menghimpun, menyebarluaskan, dan melestarikan berbagai bahan pustaka kepada masyarakat 2) Melakukan inovasi secara terus menerus dalam upaya memenuhi kebutuhan pemustaka akan informasi dan layanan berkualitas 3) Menggalang kerjasama seluas-luasnya dengan lembaga yang relevan baik di dalam maupun di luar negeri C. Tujuan Perpustakaan UPI sebagai pusat pembelajaran ilmu pengetahuan senantiasa berupaya mencapai tujuan yang dicita-citakannya, yaitu: 1) terlayaninya kebutuhan pemustaka dan masyarakat global akan informasi secara cepat, tepat dan lengkap 2) terciptanya suasana akademik yang mampu menunjang pencapaian visi dan misi UPI sebagai Universitas Pelopor dan Unggul. 3) menunjang dihasilakannya alumni UPI yang cerdas, berkarakter, kompetetif, dan unggul baik dalam tataran nasional maupun global.
D. Sasaran Yang menjadi sasaran layanan segenap aktivitas Perpustakaan adalah: 1) Mahasiswa 2) Dosen 3) Staf administrasi 4) Masyarakat umum E. Strategi Untuk mencapai tujuan yang dirumuskan di atas, ditetapkan prioritas pengembangan Perpustakaan lima tahun ke depan, yaitu peningkatan kualitas layanan kepada pemustaka, khususnya mahasiswa dan dosen UPI, melalui: 1) Melaksanakan manajemen mutu berbasis ISO 9001:2008. 2) Mengelola dan mengembangkan sumber daya secara efektif dan efisien. 3) Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana perpustakaan. 4) Mengintegrasikan sistem IT Perpustakaan dengan sistem IT Universitas. 5) Menjalin kerja sama dengan berbagai universitas baik di dalam maupun luar negeri. 6) Mempermudah pemustaka dalam mengakses layanan yang tersedia 7) Menjadikan perpustakaan UPI sebagai bagian dari perpustakaan global F. Kebijakan dan Program Rencana Strategis Perpustakaan rancangan kegiatan seperti berikut:
UPI
2011-2015
mencakup
1. Peningkatan kinerja akademik, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
-23-
-24-
a. Peningkatan layanan perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat b. Peningkatan layanan perpustakaan yang dapat meningkatkan atmosfir akademik para pemustaka c. Peningkatan implementasi manajemen mutu ISO 9001:2008 Ketercapaian realisasi program-program di atas dapat dilihat melalui indikator sebagai berikut: a. 90 % layanan sirkulasi perpustakaan dapat dilakukan secara mandiri b. 75% skripsi, tugas akhir, tesis, disertasi, dan karya lainnya terbitan mulai tahun 2007 tersedia dalam bentuk digital. c. 50% perpustakaan berfungsi sebagai wahana pelatihan dan pembelajaran. d. 25% desiderata dapat disediakan dan digunakan untuk kepentingan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan pemustaka. 2. Pemantapan Pendidikan Profesional Guru dan Profesi lainnya a. Penyediaan bahan pustaka yang dapat mendorong peningkatan kualitas pendidikan profesional guru dan pendidikan profesi lainnya. b. Pengembangan perpustakaan sebagai teaching library. Ketercapaian realisasi program-program di atas dapat dilihat melalui indikator sebagai berikut: a. 75% kebutuhan akademis sivitas akademika untuk peningkatan pendidikan professional guru dan profesi lainnya dapat terpenuhi. b. Terselenggaranya fungsi perpustakaan sebagai “teaching library”
-25-
3. Peningkatan Mutu Manajemen dan Sumber Daya a. Peningkatan kapasitas dan disiplin kerja staf perpustakaan b. Peningkatan kepuasan pemustaka c. Peningkatan sistem insentif berbasis kinerja. Ketercapaian realisasi program-program di atas dapat dilihat melalui indikator sebagai berikut: a. 100% staf perpustakaan mengikuti kegiatan pengembangan staf b. 90% hadir dan pulang kantor sesuai jadwal c. Ketidakhadiran staf menurun 50% d. 50% para pemustaka puas atas layanan perpustakaan e. 50% staf merasa puas atas suasana kerja perpustakaan 4. Penataan Kelembagaan a. Meningkatkan tatakelola perpustakaan secara efektif dan efisien b. Meningkatkan peran dan posisi perpustakaan di tingkat universitas Ketercapaian realisasi program-program di atas dapat dilihat melalui indikator sebagai berikut: a. Terciptanya struktur dan tata kerja yang mendukung pencapaian tupoksi perpustakaan. b. Meningkatnya anggaran universitas untuk perpustakaan hingga mencapai 20% dari total anggaran universitas. 5. Penataan Citra, kemitraaan dan Internasionalisasi a. Peningkatan tampilan visual perpustakaan b. Menjadikan perpustakaan UPI sebagai bagian dari perpustakaan global c. Menjalin kerja sama dengan berbagai institusi di dalam dan luar negeri
-26-
Ketercapaian realisasi program-program di atas dapat dilihat melalui indikator sebagai berikut: a. Ranking Webometric UPI berada di urutan 10 besar di Indonesia b. 100% repositori konten lokal dapat diakses secara terbuka melalui web c. Terjalin rata-rata 3 kerja sama pelatihan perpustakaan per tahun. d. Dalam satu tahun terjalin rata-rata 1 kerja sama dengan perpustakaan lain di luar negeri e. Pengembangan kegiatan perpustakaan dalam lingkungan akademis dan masyarakat umum 6. Peningkatan Mutu Pembinaan kemahasiswaan a. Peningkatan sosialisasi layanan perpustakaan kepada mahasiswa (pendidikan pemustaka) b. Pemberdayaan pemustaka dalam pemanfaatan sumber daya informasi perpustakaan c. Peningkatan jumlah pemustaka pada setiap layanan perpustakaan. Ketercapaian realisasi program-program di atas dapat dilihat melalui indikator sebagai berikut: a. Peningkatan jumlah kunjungan pemustaka ke perpustakaan per tahun naik 25% b. Penurunan jumlah keterlambatan (indisipliner) oleh pemustaka 5% setiap tahun c. Rata-rata keluhan mahasiswa per bulan maksimal 4 kali.
-27-
BAB V STRATEGI IMPLEMENTASI DAN TAHAPAN PENCAPAIAN TARGET A. Strategi Implementasi Untuk mencapai visi Perpustakaan pelopor dan unggul baik di tingkat nasional, regional dan global dalam penghimpunan, penyebarluasan dan pelestarian berbagai bahan pustaka dan informasi, dalam kurun waktu 2011-2015, Perpustakaan UPI akan menerapkan strategi implementasi sebagai berikut: 1. Menempatkan perpustakaan sebagai unit pendukung yang dapat mendorong meningkatnya kinerja dalam bidang pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Menempatkan Perpustakaan sebagai pusat pengembangan pendidikan profesional guru dan profesi lainnya dengan menitikberatkan pada peran perpustakaan sebagai tempat belajar dan membelajarkan diri sendiri dan orang lain. 3. Menempatkan perpustakaan sebagai jantungnya pendidikan yang dapat mendorong pencitraan Universitas yang positif di kalangan para pemustaka global. Ketiga strategi di atas diimplementasikan dalam bentuk rencana aksi sebagai berikut: 1. Mengoptimalkan SDM, sarana prasarana, dan sistem tata kelola yang tersedia sehingga lebih efektif dan efisien. 2. Peningkatan kualitas SDM, terutama dalam hal keterampilan berbahasa Inggris, penguasaan ICT, etika & tata cara melayani pemustaka (service excellent), kepribadian pustakawan (konsep asertif), serta pengetahuan dan keterampilan yang berkaitan dengan layanan dan landasan filosofis perpustakaan. 3. Peningkatan tata kelola perpustakaan, terutama berkaitan dengan perbaikan dalam alur komunikasi kerja dengan unit-unit yang ada di lingkungan universitas agar setiap program yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik. -28-
4. Peningkatan sarana dan prasarana perpustakaan untuk mendukung perpustakaan dengan layanan mandiri berbasis ICT 5. Terjalinnya sinergi antara perpustakaan konvensional dengan perpustakaan digital melalui integrasi antara sistem ICT Perpustakaan dan sistem ICT Universitas 6. Peningkatan desiderata sehingga memungkinkan terpenuhinya sebagian besar kebutuhan bahan pustaka untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 7. Mendekatkan perpustakaan kepada penggunanya melalui berbagai jenis kegiatan perpustakaan yang beragam. 8. Menjadikan perpustakaan Universitas menjadi bagian dari jaringan ilmu pengetahuan global yang memungkinkan diakses secara cepat dan akurat di manapun pemustaka berada. 9. Membuka diri yang sebesar-besarnya atas saran, kritik dan masukan dari berbagai pihak dan menindaklanjutinya untuk memperbaiki layanan. 10. Meyakinkan pimpinan Universitas akan pentingnya keberadaan perpustakaan dan fungsi itu akan dapat optimal bila didukung dengan pendanaan yang memadai. Wujud dari penerapan strategi di atas dapat dilihat dalam skema berikut: Manajemen 2015 Pengokohan good library governance melalui penerapan manajemen berbasis kinerja
Kelembagaan Tata kelola Perpustakaan yang dapat berfungsi secara efektif dan efisien
-29-
Tri Dharma PT Optimalisasi dan Implementa si Desiderata,
Pendidikan Professional Optimalisasi dan Implementa si Desiderata,
2014 Pengokohan good library governance melalui penerapan manajemen berbasis kinerja
Pemantapan struktur organisasi perpustakaan yang mampu mendukung pencapaian Library Vestibule School (LVS) 2013 Pengokohan Penguatan good library struktur governance Perpustakaan melalui yang lentur penerapan yang dapat manajemen mengakomoda berbasis si perubahan kinerja dan OTK sistem (organisasi & insentif yang tata kerja) proporsional Universitas 2012 Peningkatan Penataan sinergi sistem fungsi ICT organisasi dan Perpustakaan adaptasi dengan terhadap sistem ICT struktur Universitas kelembagaan baru universitas yang mungkin terjadi.
-30-
Library Vestibule School (LVS)
Library Vestibule School (LVS)
Repositori Konten Lokal
Repositori Konten Lokal
Pengemban gan Layanan Mandiri,
Pengemban gan Layanan Mandiri,
2011 Integrasi sistem ICT Perpustakaan ke dalam sistem ICT Universitas
Meyakinkan Universitas untuk meningkatkan pendanaan Perpustakaan
Perpustaka an hibrida
Perpustaka an hibrida
Dalam melaksanakan berbagai kebijakan Renstra 2011-2015, seluruh staf Perpustakaan harus menerapkan praktik baik (best practices) pengelolaan perpustakaan yang dilandasi nilai-nilai. 1. Professionalisme Seluruh staf dalam menjalankan tugas dan kewajibannya harus senantiasa professional, yaitu cakap dan cermat dalam mengerjakan tugas pekerjaannya, memulai dan mengakhiri pekerjaan tepat waktu, peduli atas mutu, berorientasi pada hasil, serta menyadari fungsinya bahwa pustakawan adalah pelayan, sementara pemustaka adalah bos. Pelayan harus bersikap sopan, ramah, dan hormat pada yang dilayani namun harus cermat, akurat, dan gesit. Sebagai sebuah profesi, setiap pustakawan harus menyadari bahwa mereka adalah pakar dalam bidangnya, dan oleh karenanya pekerjaannya tidak bisa digantikan oleh orang lain.
Siapapun staf Perpustakaan harus terbuka atas kritik, mengakui kesalahan dan kekurangan, serta sesuai antara kata dan perbuatan. Staf perpustakaan juga harus amanah manakala diberi tugas dan tanggung jawab oleh pihak lain, cepat, cermat serta dapat menyelesaikan tugas dengan tepat waktu. 4. Silih asah, silih asih, silih asuh Seluruh staf Perpustakaan dituntut saling berbagi ilmu apa pun untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan semua staf yang pada akhirnya diharapkan dapat meningkatkan kinerja Perpustakaan. Sesama staf Perpustakaan dituntut untuk saling mengasihi, saling membimbing dan mengarahkan sehingga tercipta suasana kerja yang kondusif dan produktif. B. Tahap Pencapaian Target Renstra Target Renstra secara bertahap akan dicapai melalui program tahunan univesitas yang dilaksanakan melalui implementasi RKAT. Target tahunan Renstra 2011-2015 dapat dilihat dalam tabel berikut.
2. Kolegialisme Hubungan antarsesama staf perpustakaan bersifat kolegial, kekeluargaan dan gotong royong. Tugas melayani pemustaka adalah tanggung jawab bersama dalam rangka beribadah kepada-Nya. Tidak saling lempar tanggung jawab, tidak saling menyalahkan, serta saling mengayomi antarsesama staf akan sangat membantu dalam menyelesaikan pekerjaan. 3. Keterbukaan, kejujuran, dan keterpercayaan Seluruh staf Perpustakaan UPI, mulai dari pimpinan hingga petugas lapangan harus terbuka dan jujur dalam segala hal.
-31-
-32-
Target Capaian Tahunan Program Renstra 2011-2015 NO 1.
KEBIJAKA N Peningkatan Mutu Kinerja Akademik, Riset, dan Pengabdian Pada Masyarakat
PROGRAM a. Peningkatan layanan perpustakaa n yang dapat memenuhi kebutuhan setiap pemustaka
b. Peningkatan layanan perpustakaa n yang dapat memenuhi kebutuhan pembelajara n, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
TARGET 5 TAHUN 1. 75 % layanan perpustakaa n dapat dilakukan secara mandiri (baseline: 25%) 2. 45% Kebutuhan pemustaka akan bahan pustaka dapat dipetakan (baseline: 25) 1. 100% koleksi skripsi, tugas akhir, tesis, disertasi, paten, dan karya lainnya tahun terbit 2011 tersedia dalam bentuk digital dan dapat diakses secara terbuka (baseline: 25%)
-33-
11 35 %
25 %
40 %
12 45 %
30 %
55 %
13 55 %
35 %
70 %
14 65 %
40 %
85 %
15 75 %
45 %
100 % c. Peningkatan layanan perpustakaan yang dapat meningkatkan atmosfir akademik
2. Peningkatan jumlah koleksi buku rata-rata minimal 5000 eks/tahun 3.Peningkatan jumlah pengguna ejournal ratarata 25.000 / triwulan (baseline: 20.000) 4. jumlah pelatihan/ workshop/ loka-karya perpustakaan rata-rata 3 kali/thn (baseline: 2 kali/thn) 1. 30% desiderata dapat disediakan dan digunakan untuk kepentingan pemustaka (baseline: 5%)
-34-
5 ribu
5 ribu
5 ribu
5 ribu
5 ribu
25 ribu
25 ribu
25 ribu
25 ribu
25 ribu
3
3
3
3
3
10 %
15 %
20 %
25 %
30 %
2.
Pemantapan pendidikan professional guru dan profesi lainnya
a. Penyediaan bahan pustaka yang dapat mendorong peningkatan kualitas pendidikan profesional guru dan profesi lainnya.
2. 50% kebutuhan bahan pustaka yang berkaitan dengan pengembangan profesional guru dapat terpenuhi (baseline: 25%) 2. 50% hasilhasil penelitian, laporan PLP, dan lesson study yang berkaitan dengan pengemban gan profesional guru dapat disebarluaskan secara global (baseline: 5%) 1. 30% dosen melibatkan pustakawan dalam pengembangan study skills para pemustaka. (baseline: 5%)
35 %
45 %
55 %
65 %
75 %
15 %
25 %
35 %
45 %
50 %
10 %
15 %
20 %
25 %
30 %
b. Pengembangan perpustakaan sebagai teaching library
2. Mahasiswa yang terlibat dalam user education rata-rata meningkat 5% per tahun dibanding peserta tahun sebelumnya.
5%
5%
5%
5%
5%
3. Jumlah pelatihan keperpustakaan bagi masyarakat seperti guru SLTP dan SLTA meningkat setiap tahun rata-rata 5% dibanding peserta tahun sebelumnya.
5%
5%
5%
5%
5%
-36-35-
3.
Peningkatan mutu manajemen dan sumber daya
a. Peningkatan kapasitas dan disiplin kerja staf perpustakaan
1. 30% staf perpustakaan mengikuti kegiatan pengembangan staf nirgelar, seminar atau workshop (baseline: 5%) 2. 50% staf hadir dan pulang kantor sesuai jadwal 3. Ketidakhadiran staf menurun 50% 1. 65% staf Perpustakaan memiliki kualifikasi pustakawan setara S1 atau Diploma (baseline: 50%) 2. 95% para pemustaka puas atas layanan perpustakaan (baseline: 50%)
-37-
10 %
15 %
20 %
25 %
30 %
b. Peningkatan kepuasan para pemustaka atas layanan perpustakaan
c. Peningkatan sistem insentif berbasis kinerja. 56 %
60 %
58 %
70 %
60 %
80 %
62 %
90 %
65 %
95 %
1. Keluhan pemustaka menurun hingga ratarata 1 kali per bulan (baseline: 5) 2. 65% staf merasa puas atas suasana kerja perpustakaan (baseline:40 %) 2. Harapan staf atas perpustakaan rata-rata naik 5% per tahun. (baseline: 40%) Kontribusi Perpustakaan atas capaian skor QS Stars naik hingga 7 dari nilai tertinggi 20 (baseline: 2)
-38-
4
3
2
1
1
45 %
50 %
55 %
60 %
65 %
45 %
50 %
55 %
60 %
65 %
3
4
5
6
7
4.
Penataan kelembagaan
a. Meningkatkan tatakelola perpustakaan secara efektif dan efisien
b. Meningkatkan peran dan kiprah perpustakaan di tingkat universitas
5.
Peningkatan citra, kemitraan dan internasionalisasi
a. Menjadikan perpustakaan UPI sebagai bagian dari perpustakaan global.
1. Meningkatnya anggaran universitas untuk perpustakaan hingga mencapai 5% dari total anggaran universitas. (baseline: 1%) 2. 85% sistem ICT perpustakaan terintegrasi dengan sistem ICT universitas (baseline: 30%) 3. Ranking Webometric UPI berada pada posisi 10 besar di Indonesia: (baseline: 20) 1. 100% repositori konten lokal dapat diakses secara terbuka melalui web (baseline: 50%)
-39-
2%
3%
4%
5%
5%
45 %
55 %
65 %
75 %
85 %
18
16
14
12
10
60 %
70 %
89 %
90 %
100 %
b. Menjalin kerja sama dengan berbagai institusi di dalam dan luar negeri
2. 100% sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat diimplement asikan dalam kegiatan sehari-hari sistem layanan perpustakaan (baseline: 75%) 1. Terjalin 10 kerja sama pelatihan perpustakaan dengan institusi dalam negeri (baseline: 5) 1. Terjalinnya 5 kerja sama dengan perpustakaan lain di luar negeri (baseline: 0) 2. Terjalinnya kerja sama dengan 7 jaringan perpustakaan nasional (baseline: 2)
-40-
80 %
85 %
90 %
95 %
100 %
6
7
8
9
10
1
2
3
4
5
3
4
5
6
7
6.
Peningkatan mutu pembinaan kemahasiswaan
a. Peningkatan sosialisasi layanan perpustakaan kepada mahasiswa
3. Rata-rata mahasiswa yang terlambat mengembali kan buku menurun hingga di bawah 100 orang setiap bulan (baseline: 400) 1. 80% mahasiswa UPI mengetahui berbagai layanan perpustakaan (baseline: 30%) 2. Rata-rata setiap tahun pengguna perpustakaan naik 5% 3. Rata-rata mahasiswa yang terlambat mengembali kan buku menurun hingga di bawah 100 orang setiap bulan (baseline: 400)
-41-
300
250
200
150
100
40 %
50 %
60 %
70 %
80 %
5%
5%
5%
5%
5%
300
250
200
150
100
b. Peningkatan jumlah pengguna perpustakaan
1. Rata-rata pengakses repositori konten lokal dan ejournal ratarata per tahun naik 5%
-42-
5%
5%
5%
5%
5%
BAB VI UNIT PELAKSANA KEBIJAKAN DAN PROGRAM Untuk menjamin terlaksananya setiap kebijakan dan program, monitoring dan evaluasi serta pelaporan pelaksanaan merupakan bagian esensial dan tak terpisahkan dari Renstra UPI 2011-2015. Struktur organisasi dan tata kerja Perpustakaan saat ini terdiri dari Kepala Perpustakaan, Kepala Divisi Pelayanan Pemustaka dan Kepala Divisi Akuisisi yang dibantu oleh Kepala Seksi Kerumahtanggaan. Divisi Layanan dibagi menjadi koordinator sirkulasi dan dokumentasi, sedangkan divisi akuisisi terdiri atas koordinator ICT, Pengolahan, Pengadaan, Sarana & prasarana, Kepegawaian dan Kesekretariatan berada di bawah Kepala Seksi Kerumahtanggaan. Dalam praktiknya, Divisi Akuisisi dan Divisi Pelayanan Pemustaka bersinergi dengan ke delapan Unit Koordinasi sesuai dengan tupoksinya masing-masing. Perencanaan program dan anggaran serta implementasinya dilaksanakan dengan pengarahan dan instruksi dari Kepala Perpustakaan. Pelaporan dan monitoring atas pelaksanaan seluruh kegiatan dilakukan oleh para Koordinator kepada Kepala Divisi masing-masing untuk kemudian laporan final disampaikan oleh kedua Kepala Divisi kepada Kepala Perpustakaan. Monitoring dan evaluasi dilakukan melalui pemantauan setiap titik layanan oleh masing-masing koordinator dan Kepala Divisi, sedangkan kinerja masing-masing koordinator dimonitor langsung oleh Kepala Perpustakaan. Kegiatan monevin lain dilakukan dalam bentuk rapat adhoc dan rapat tinjauan manajemen setelah sebelumnya didahului oleh pengukuran capaian sasaran mutu dan audit internal. Secara eksternal, monitoring dan evaluasi dilakukan melalui audit eksternal oleh auditor ISO 9001: 2008.
Target Capaian Tahunan Program = Program Renstra 2011-2015
NO
KEBIJAKAN
PROGRAM
1.
Peningkatan Mutu Kinerja Akademik, riset, dan Pengabdian pada Masyarakat
a. Peningkat -an layanan perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan setiap pemustaka
TARGET 5 TAHUN 1. 75 % layanan perpustakaan dapat dilakukan secara mandiri (baseline: 25%) 2. 45% Kebutuhan pemustaka akan bahan pustaka dapat dipetakan (baseline: 20)
Sebagai panduan, unit pelaksana yang relevan dengan setiap program Renstra di atas dapat digambarkan sebagai berikut:
-44-43-
UNIT PELAKSANA D H S D T E H S D E Y D S S Y S R F R R v v v v v
v
v v v v
v v
b. Peningkat an layanan perpustak aan yang dapat memenuhi kebutuhan pembelaja ran, penelitian dan pengabdia n kepada masyarak at
3. 100% skripsi, tugas akhir, tesis, disertasi, paten, dan karya lainnya tersedia dalam bentuk digital dan dapat diakses secara terbuka. (baseline: 25%) 2. Peningkat an jumlah katalog bahan pustaka rata-rata 5% per tahun
-45-
V v v v
v
v v v
v v
v v
3. 75% kebutuhan pemustaka akan jurnaljurnal internasional refereed dapat terpenuhi (Baseline: 25%) 1. 60% perpustakaan berfungsi sebagai wahana pelatihan dan pembelajaran (baseline: 10%) 2. 30% desiderata dapat disediakan dan digunakan untuk kepentingan pemustaka (baseline: 5%)
-46-
v
v v
v v
v v v v v v v v v v
v v
v v
c. Peningkat -an layanan perpustakaan yang dapat meningkat -kan atmosfir akademik para pemustaka
1. 50% kebutuhan bahan pustaka yang berkaitan dengan pengemba ngan profession al guru dapat terpenuhi (baseline: 25%) 2. 50% hasil-hasil penelitian, laporan PLP, dan lesson study yang berkaitan dengan pengemba ngan profesional guru dapat disebarluaskan secara global (baseline: 5%)
-47-
V v
v v v v
v
v v
v v
2.
Pemantapan pendidikan profesional guru dan profesi lainnya
a. Penyediaan bahan pustaka yang dapat mendorong peningkatan kualitas pendidikan profesional guru & profesi lainnya.
1. 30% dosen melibatkan pustakaw an dalam pengembangan study skills para pemustaka. (baseline: 5%) 2. Mahasiswa yang terlibat dalam user education rata-rata meningkat 5% per tahun dibanding peserta tahun sebelumn ya.
-48-
v v
v v
b. Pengembangan perpustakaan sebagai teaching library
3. Jumlah pelatihan perpustakaan & kepustaka -wanan bagi masyarakat seperti guru SLTP dan SLTA meningkat setiap tahun rata-rata 5% dibanding peserta tahun sebelumnya. 4. 30% staf perpustakaan mengikuti kegiatan pengembangan staf nirgelar, seminar atau workshop (basline: 5%)
-49-
v
v
v
v v
v v 3.
Peningkatan mutu manajemen dan sumber daya
a. Peningkat -an kapasitas dan disiplin kerja staf perpustak aan
2. 50% staf hadir dan pulang kantor sesuai jadwal 3. Ketidakhadiran staf menurun 50% 4. 75% staf Perpustakaan memiliki kualifikasi pustakawan setara S1 atau DIV (baseline: 50%) 1. 65% staf Perpustakaan memiliki kualifikasi pustakawan setara S1 atau Diploma (baseline: 56%)
-50-
v v v v
v
v v
v
v v
v
v v
v v
b. Peningkatan kepuasan para pemustaka atas layanan perpustakaan
2. Keluhan pemustaka menurun hingga rata-rata 1 kali per bulan (baseline: 5) 1. 65% staf merasa puas atas suasana kerja perpustak aan (baseline: 40%) 2. Harapan staf atas perpustakaan ratarata naik 5% per tahun. (baseline: 40%)
-51-
v v v v
v v
v v v
v v
c. Peningkat an sistem insentif berbasis kinerja.
1. Kontribusi Perpustakaan atas capaian skor QS Stars naik hingga 7 dari nilai tertinggi 20 (baseline: 2) 2. Meningkat -nya anggaran universitas untuk perpustakaan hingga mencapai 5% dari total anggaran universitas . (Baseline: 1%)
-52-
v V v v v v v v v v
v
v v
4.
Penataan kelembagaan
a. Meningkat -kan tatakelola perpustakaan secara efektif dan efisien
b. Meningkat -kan peran dan kiprah perpustakaan di tingkat universitas
1. 85% sistem ICT perpustakaan terintegrasi dengan sistem ICT universitas (baseline: 30%) 1. Ranking Webometr ic UPI berada di urutan 10 besar di Indonesia: (baseline: 20) 2. 100% repositori konten lokal dapat diakses secara terbuka melalui web (baseline: 50%)
-53-
v
v v
v v
v v v
v
v v v
5.
Peningkatan citra, kemitraan dan internasion alisasi
a. Menjadikan perpustakaan UPI sebagai bagian dari perpustakaan global.
1. 100% sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat diimplementasikan dalam kegiatan sehari-hari sistem layanan perpustakaan (baseline: 75%) 2. Terjalin 10 kerja sama pelatihan perpustakaan dengan institusi dalam negeri (baseline: 5. 3. Terjalinnya 5 kerja sama dengan perpustakaan luar negeri (baseline: 0)
-54-
v v v v v v v v v v
v v
v v
b. Menjalin kerja sama dengan berbagai institusi di dalam dan luar negeri
1. Terjalinnya kerja sama dengan 7 jaringan perpustakaan nasional (baseline: 2) 1. Ratarata mahasiswa yang terlambat mengembalikan buku menurun hingga di bawah 100 orang setiap bulan (baseline: 400) 2. 80% mahasiswa UPI mengetahui berbagai layanan perpustakaan (baseline: 30%)
v
v v
v
v
v
6.
Peningkatan mutu pembinaan kemahasiswaan
a. Peningkat -an sosialisasi layanan perpustakaan kepada mahasiswa
1. Ratarata setiap tahun pengguna perpustakaan naik 5% 2.Ratarata pengakses repositori konten lokal dan e-journal rata-rata per tahun naik 5%
v v
-55-56-
v
v
v
v v
BAB VII PENUTUP Renstra Perpustakaan tahun 2011-2015 merupakan upaya perpustakaan untuk melanjutkan berbagai program pengembangan untuk mewujudkan perpustakaan sebagai pusat informasi dan penunjang kegiatan proses belajar-mengajar. Aset intelektual berupa koleksi yang senantiasa diperbaharui dimaksudkan untuk memperbaiki rasio koleksi dengan pemustaka dan relevansinya dengan kurikulum setiap program studi sebagaimana telah dirintis melalui berbagai program pada Renstra Perpustakaan tahun 2006-2010. Target strategis Perpustakaan adalah mempertahankan peringkat pada Webomatrics, dan pada akhirnya menjadi research library dan teaching library yang sejalan dengan visi UPI sebagai universitas pelopor dan unggul (leading and outstanding university). Peran para koordinator hingga capaian akhir pada tahun 2015 sangat besar. Indikator kinerja sebagai dasar untuk mengevaluasi akan bertumpu pada obyektivitas olahan laporan berdasarkan fakta di lapangan dari para koordinator. Kemungkinan terjadinya lingkungan strategis yang tidak sesuai dengan perencanaan akan ditindaklanjuti oleh Kepala Perpustakaan dalam bentuk tindakan manajemen dan membawanya ke tingkat Rektorat untuk penuntasan.
Bandung, 15 Maret 2011 Kepala,
Dr. Didi Sukyadi, MA NIP 132 086 619
-57-
