BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Setiap pegawai perusahaan dituntut agar dapat bekerja efektif dan efesien dalam menunjang tujuan perusahaan, supaya pegawai dapat bekerja efektif dan efesien, kualitas dan kuantitas harus sesuai kebutuhan perusahaan. Pegawai yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil dapat mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya. Supaya hal ini tidak terjadi, maka pekerjaan yang akan diselesaikan harus dilaksanakan seefektif mungkin. Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk pada tingkat sejauh mana organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas, serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi anggotaanggota yang ada di sekitarnya. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efesien dan efektif dapat mendorong pegawai mencapai hasil kerja yang memuaskan. Karena bekerja dengan efektif adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan fasilitas seoptimal mungkin. Cara bekerja yang efektif dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan kantor yang besar maupun kecil, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas.
Di Indonesia efektivitas dan efesiensi kerja birokrat (Pegawai Negeri SipilPNS) masih rendah. Hal inilah yang menjadi permasalahan dalam reformasi birokrasi belum berjalan sesuai dengan tuntutan masyarakat. Demikian disampaikan oleh Mustopadidjaja AR, mantan kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) periode tahun 1998-2003, yang saat ini aktif sebagai guru besar di STIA LAN.(www.setneg.go.id). Senada dengan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Azwar Abu bakar mengatakan pola pikir dan budaya kerja PNS belum mendukung birokrasi yang efesien, efektif, professional dan melayani. Hal ini menunjukkan masih rendahnya tingkat efektivitas kerja pegawai. (www.menpan.go.id) Oleh karena itu sudah saatnya memperbaiki pola pikir dan budaya kerja organisasi guna meningkatkan efektivitas kerja. Untuk meningkatkan efektivitas kerja pegawai dapat diawali dengan menciptakan sistem administrasi yang baik, karena administrasi merupakan bagian terluar dari suatu organisasi. Selain itu setiap unit organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta tentunya melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang efektivitas kerja. Oleh karena itu perlu diciptakan tata kearsipan yang baik sebagai wujud sistem administrasi yang baik. Begitu juga Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang sebagai suatu unit organisasi pemerintah yang mempunyai tugas dan fungsi pokok menyelenggarakan kegiatan administrasi DPRD Kabupaten Deli Serdang dan
setiap saat membutuhkan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang efektivitas kerja, maka suatu surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja. Namun berdasarkan pra penelitian yang dilakukan pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang tingkat efektivitas kerja pegawai pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang belum maksimal. Salah satu penyebabnya adalah pengelolaan arsip yang belum maksimal, terlihat dari keberadaan arsip yang kurang efektif seperti ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja, serta kurangnya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip, dalam pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang maksimal. (Hasil wawancara dengan pegawai Bagian Umum, Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang, 20 Maret 2012) Pengelolaan arsip yang tidak efektif inilah yang akan mengakibatkan para pegawai mengalami kesulitan mendapatkan informasi atau dokumen yang diperlukan dalam pekerjaannya sehingga penyelesaian tugas akan memakan waktu yang lebih lama. Hal ini
menunjukkan bahwa salah satu hal yang
mempengaruhi efektivitas kerja adalah pengelolaan kearsipan di dalam organisasi tersebut.
Terkait dengan pentingnya pelaksanaan Kearsipan dalam menciptakan efektivitas kerja pemerintah membuat undang-undang No.7 tahun 1979 tentang pokok-pokok kearsipan yang kemudian diperbaruhi menjadi undang-undang No. 43 tahun 2009. Dalam Undang-undang No. 43 tahun 2009 antara lain dijelaskan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip. Sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dari penjelasan undangundang No.43 tahun 2009 tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkuan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan yang efektif dan efesien. Oleh karena itu salah satu hal yang harus diperhatikan dalam menciptakan efektifitas kerja pegawai yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Bila dipandang dari nilai pentingnya arsip, banyak orang yang mengatakan penting atau sangat penting, bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan
tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi arsip diciptakan dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi, dan efektivitas. Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif, sehingga dengan sistem pengelolaan yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu, mendukung efektivitas kerja dalam hal penyedia informasi. Dengan demikian dalam aktivitas organisasi diperlukan suatu sistem penanganan arsip yang khusus mengelola arsip, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kearsipan memiliki peran yang sangat penting dalam suatu organisasi khususnya untuk menunjang kelancaran administrasi dan penyampaian informasi, sehingga dengan sistem pengelolaan yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu mendukung efektifitas kerja dalam hal penyedia informasi. Oleh karena itu, setiap organisai harus berupaya agar arsip dapat dikelola dengan baik guna meningkatkan efektivitas kerja pegawai. Bagaimanapun juga masalah rendahnya efekrivitas kerja pegawai pada suatu organisasi perlu perhatian. Karena dengan bekerja secara efektif dan efesien, berbagai benefit akan diraih organisasi. Dari segi waktu, penyelesaian pekerjaan yang tepat waktu bahkan bila mungkin lebih cepat dari jadwal memungkinkan para pegawai unuk mengerjakan pekerjaan lain. Hal inilah yang mendorong penulis untuk meneliti sistem kearsipan yang dikaitkan dengan efektivitas kerja
pegawai dengan judul “Korelasi Sistem Kearsipan Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor secretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang”.
I.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas yang menjadi perumusan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana sistem kearsipan di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang? 2. Bagaimana efektivitas kerja di Kantor Sekretariat DPRD kabupaten Deli Serdang ? 3. Adakah korelasi sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang ?
I.3 Tujuan Penelitian Mengacu pada rumusan persoalan di atas maka tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan di Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. 2. Untuk mengetahui bagaimana efektivitas kerja pegawai pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang 3. Untuk mengetahui adakah korelasi sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang.
I.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Secara
subjektif,
sebagai
salah
satu
tahap
untuk
melatih
dan
mengembangkan kemampuan berfikir ilmiah dan kemampuan untuk menuliskannya di dalam bentuk karya ilmiah berdasarkan kajian-kajian teori yang diperoleh dari Ilmu Administrasi Negara. 2. Secara praktis, sebagai masukan atau sumbangan pemikiran bagi instansi terkait mengenai sistem kearsipan pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. 3. Secara akademis, sebagai referensi bagi kepustakaan Depertemen Ilmu Administrasi Negara dan bagi kalangan penulis lainnya yang tertarik di dalam bidang ini. 4. Sebagai informasi yang bermanfaat dalam menambah wawasan, baik bagi para pembaca maupun penulis sendiri.
I.5 Kerangka Teori Sebelum melakukan penelitian lebih lanjut, perlu mengemukakan teoriteori sebagai kerangka berfikir untuk menggambarkan dari sudut mana penelitian menyoroti masalah yang dipiih. Singarimbun (2006:37) menyebutkan teori adalah serangkaian asumsi, konsep dan konstruksi, defenisi dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep. Dalam penelitian ini yang menjadi kerangka teori adalah:
1.5.1 Konsep Kearsipan A. Defenisi Arsip dan Kearsipan Istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa inggris disebut archive yang berasal dari bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. (Abu bakar, 1996:8-9) Untuk memberikan gambaran tentang arsip berikut adalah beberapa defenisi arsip. Menurut Liang gie dalam Wursanto (1991:13) mengemukakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Selanjutnya Ratnawati dan Sunarto (2006:60) menjelaskan arsip ialah kumpulan warkat yang dianggap mempunyai kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat dicari lagi dengan mudah. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam Wursanto (1991:18) arsip adalah : Segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusankeputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah dokumen yang berisi rekaman kegiatan perusahaan yang dibuat maupun diterima yang kemudian disimpan agar apabila diperlukan dapat diambil dan ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat. Karena arsip begitu penting bagi pelaksanaan kehidupan pemerintah maupun kebangsaan, maka timbullah suatu kegiatan pengurusan arsip yang dikenal dengan istilah kearsipan (filing). Pengertian kearsipan menurut Moekijat (2002:75) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali. Sedangkan menurut G.R.Terry dalam (Wiyasa, 2003:80) kearsipan yaitu menempatkan kertas-kertas dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Senada dengan Moekijat (2005:75) dan G.R. Terry dalam (Wiyasa, 2003:80), Sedarmayanti (1992:55) mengemukakan pengertian kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan logis, meyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.
B. Fungsi dan Tujuan Arsip Kearsipan dalam suatu organisasi berfungsi sebagai penunjang kelancaran kegiatan operasional organisasi. Melalui kearsipan inilah informasi dan data yang otentik dan akurat dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. Widjaja (1993:1) mengemukakan arsip mempunyai fungsi yang sangat penting yaitu sebagai sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang dihadapi. Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi : 1. 2. 3. 4. 5.
Alat utama ingatan organisasi Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan Barometer Kegiatan suatu organisasi Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
Selain fungsi, penyelenggaraan arsip pun memiliki tujuan. Tujuan kearsipan secara umum tercakup dalam UU No.43 tahun 2009 tercantum bahwa tujuan kearsipan adalah : 1) Untuk menjamin keselamatan bahan-bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, 2) Menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut sebagai kegiatan pemerintah, 3) Menyediakan bahan bukti untuk keperluan ilmiah yaitu untuk penelitian dan pengembangan teknologi.
Sedangkan Menurut Soewito dalam (Enjang Suhaedin, 2009:36) tujuan kearsipan adalah ; 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan Untuk menghemat tempat menyimpan arsip Untuk menjaga kerahasiaan arsip Untuk menjaga kelestarian arsip
Selanjutnya menurut Barthos (2007:12) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut sebagai kegiatan pemerintah. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan fungsi dan tujuan arsip yaitu: 1) Menjamin Keselamatan bahan pertanggungjawaban. 2) Menyimoan warkat secara sistematis. 3) Menyediakan warkat setiap saat diperlukan. 4) Menjaga kelestarian dan kerahasiaan arsip. 5) Menghindari pemborosan waktu. Dengan demikian kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam sebuah organisasi terutama dalam menunjang kelancaran administrasi, sehingga kegiatan organisasi dapat berjalan dengan lancer dan tertib, karena setiap arsip dan dokumen dapat terpelihara dengan baik dan apabila dibutuhkan dapat ditemukan kembli dengan cepat.
C. Syarat-syarat arsip Tidak semua surat/warkat dapat disebut arsip. Karso (1999:27) mengemukakan bahwa warkat atau surat baru dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1) Merupakan kumpulan warkat/naskah yang masih berguna. Berguna atau dapat dipergunakan baik bagi pemiliknya maupun bagi orang lain. 2) Ada yang membuat/menerima. Pembuat atau penerima arsip fdapat perorangan, organisasi social, instansi pemerintah maupun swasta. 3) Disimpan secara sistematis. Arsip disimpan menurut prosedur tertentu sesuai dengan sistem penyimpanan tertentu. 4) Mudah ditemukan. Bila sewaktu-waktu siperlukan dapat ditemukan dengan mudah, sepat, dan tepat. Berdasarkan pendapat diatas maka setiap kumpulan warkat/dokumen dapat dikatakan arsip apabila warkat tersebut masih berguna dan diperlukan bagi organisasi atau orang-orang yang membutuhkan dan ketika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat karena disusun secara sistematis.
D. Jenis Arsip Menurut Basuki (2003:12) Dalam pelaksanaan dan pengelolaannya arsip dapat diklasifikan dalam beberapa jenis. Adapun jenis-jenis arsip yaitu : 1. Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu: a) Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip dinamis dikelola oleh unit kerja yang melaksanakan tugas teknis operasional. Arsip
dinamis dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. b) Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara. Dengan kata lain karena arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan setelah nilai bagi manajemen selesai. Data yang terkandung di dalam arsip kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya luas, seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yanng sifatnya tertutup. Pihak lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk mengetahui isi informasinya. Namun meskipun arsip dinamis bersifat terbuka, masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan 2. Berdasarkan subjek atau isinya. Berdasarkan subjek atau isinya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam yaitu : a) Arsip Keuangan, adalah arsip yang berhubungan dengan maslah keuangan, misalnya : Laporan keuangan, Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Surat Penagihan (SPn), Daftar Gaji, Surat Pertanggungjawaban
b) Arsip kepegawaian, adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya : Daftar riwayat hidup pegawai, Surat Lamaran, Surat-surat pengangkatan pegawai, Absensi Pegawai, Kartu Pegawai (karpeg) 3. Berdasarkan wujud dan bentuknya Menurut bentuk dan wujudnya arsip ada beberapa macam, misalnya : a) Surat, dalam hal ini yang dimaksud adalah setiap lembaran ketas yanng berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, antara lain : Naskah perjanjian atau kontrak, Notulen rapat, Laporan-laporan, Kuitansi, Naskah berita umum, Bon penjualan, Kartu pegawai, Tabel-tabel, gambar atau bagan, dan Grafik b) Pita rekaman c) Piringan hitam d) Mikrofilm 4. Jenis arsip berdasarkan nilai kegunaaanya a) Nilai kegunaan informasi, yaitu arsip yang mempunyai nilai sebagai bahan informasi atau pemberuitahuan. b) Nilai-nilai kegunaan administrasi, ialah arsip yang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi. c) Nilai-nilai kegunaan hukum, yaitu arsip yang mengandung peraturanperaturan dan ketentuan-ketentuan yangberlaku oleh dan untuk banyak orang.
d) Nilai-nilai kegunaan keuangan, yaitu arsip yang berhubungan atau berisikan tenteng masalah keuangan. e) Nilai-nilai kegunaan untuk pendidikan, yaitu arsip yang dipergunakan untuk pengembangan dalam dunia pendidikan. f) Nilai-nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan, yaitu arsip yang dipergunakan sebagai referensi untuk melakukan kegiatan, karena di dalamnya terkandung informasi. g) Nilai-nilai kegunaan untuk penelitian, ialah arsip yang dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian. h) Nilai kegunaan untuk dokumnetasi, ialah arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya. 5.
Berdasarkan menurut sifat kepentingannya. a) Arsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip nonesensial ini merupakan arsip yang sudah habis kegunaanya setelah selesai dibaca atau diketahui, atau yang telah lampau peristiwanya, sebaiknya dimusnahkan untuk menghindari penyimpanan arsip yang bertumpuk-tumpuk. Apabila terpaksa harus disimpan, lama penyimpanannya paling lama 1 tahun. Yang termasuk golongan arsip nonesensial atau arsip yang tidak penting, yaitu surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota yang tidak penting.
b) Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan. Oleh karena itu asip yang diperlukan (useful archives) masih perlu disimpan antara 2-3 tahun. Yang termasuk arsip yang diperlukan misalnya : presensi pegawai, daftar isian pegawai, surat pemliharaan alaalat inventaris. c) Arsip Penting (important archives), yaitu arsip mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangna , dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Apabila hilang, arsip yang demikian sulit diganti dan memang sulit mencari penggantinya. Oleh karena itu arsip ini digolongkan kedalam arsip penting dan masih hrus disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai arsip tersebut. d) Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Arsip yang dapat digolongkan kedalam arsip vital misalnya akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, daftar hail ujian jabatan pegawai. 6.
Berdasarkan keseringan penggunaanya a) Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja. b) Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang-jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapi kadanng-kadang masih diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.
c) Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya. 7. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaanya: a) Arsip Sentral, yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip dan arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip sentral disebut juga arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan atau kumpulan dari berbagai unit organisasi. b) Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian unt dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena hanya khusus menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan.
I.5.2 Kearsipan Sebagai Sistem Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia (Karso, 1999:12) istilah sistem mempunyai beberapa pengertian yaitu : 1) Sekelompok bagian yang bekerja sama untuk melakukan sesuatu maksud 2) Sekelompok dari pendapat, peristiwa, kepercayaan dan sebagainya yang disusun dan diatur dengan baik. 3) Cara/metoda yang teratur untuk melakukan sesuatu. Menurut Zulkifli Amsyah (2001:4) mengemukakan bahwa sistem adalah hinpunan suatu “benda” nyata/abstrak (a set of things) yang terdiri dari bagianbagian
atau
komponen-komponen
yang
saling
berkaitan,
berhubungan,
berketergantungan dan saling mendukung yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efesien dan efektif. Selanjutnya dalam Kamus Administrasi Perkantoran memberikan pengertian
sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi (Wursanto, 1991:20). Dari pengertian-pengertian diatas maka dapat ditarik suatu kesimpulan pengertian dari sistem secara sederhana bahwa sistem merupakan suatau gabungan kegiatan-kegiatan terpadu yang didalamnya terdiri dari komponen, unsur atau bagian-bagian yang terorganisasi, saling berkaitan, berinteraksi dan berhubungan satu sama lain dan terpadu untuk mencapai tujuan tertentu. Kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang saling berintegrasi untuk mencapai tujuan dimulai dari penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kemballi, peminjaman sampai penyusutan surat-surat/ berkas-berkas. Keseluruhan umsur-unsur itu saling berinteraksi dan berhubungan bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan. Martono (1990:16) menyebutkan bahwa sistem kearsipan dapat dikatakan baik jika didalamnya sekurangkurangnya mengandung unsur: 1) Adanya kebijakan pengendalian arsip secara menyeluruh 2) Sistem klasifikasi arsip, indeks, dan tunjuk silang yang dapat melayani penataan berkas dan penemuan kembali arsip 3) Sistem pelayanan dan penyajian data yang efesien dan efektif 4) Program penyusutan arsip yang terarah 5) Penggunaan peralatan teknis kearsipan dan runag penyimapan yang tepat 6) Pemeliharaan dan pengamann arsip yan tepat Dari uraian diatas dapat disimpulkan sitem kearsipan adalah keseluruhan unsur-unsur dalam mengelola arsip yang meliputi penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kemballi, peminjaman dan
penyusutan surat-surat/ berkas-berkas untuk dapat mencari solusi atas masalahmasalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
A. Pengelolaan Kearsipan Tata kearsipan merupakan bagian kegiatan organisasi atau perkantoran berupa pengumpulan, penyebaran, serta penyimpanan informasi secara teratur, rapi, dan sistematis. Hal ini dimaksudkan apabila berkas yang diarsipkan sewaktuwaktu diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Oleh karena itu pengelolaan kearsipan harus dilakukan dengan metode dan sistematis tertentu. Hal ini dimaksudkan bila arsip diperlukan oleh pimpinan atau siapa saja maka arsip yang diperlukan dapat dengan cepat dan mudah dapat ditemukan kembali. Dengan pengelolaan kearsipan yang diselenggarakan dengan baik akan sangat membantu kelancaran kegiatan operasional suatu organisasi. (http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan arsip.html) Menurut Sedarmayanti (2001:21), Zulkifli Amsyah (1996:16), sepakat mengatakan bahwa azas pengelolalaan kearsipan terdiri dari : 1) Azas Sentralisasi Menurut sedarmayanti (2001:21) yang dimaksud dengan azaz sentralisasi adalah : Pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-msing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khsus atau spesifik.
Ditambahkan pula oleh Zulkifli Amsyah (1996:17) bahwa penggunaan azas sentralisasi ini mempunyai keuntungan dan kerugian sendiri, yaitu : Keuntungan Sentralisasi arsip adalah: a) Ruang dan peralatan arsip yang dapat dihemat b) Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan c) Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan d) Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah: a) Sentralisasi arsip hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil b) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam c) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan 2) Azas Desentralisasi Menurut
Sedarmayanti
(2001:20)
yang
dimaksud
dengan
azas
desentralisasi arsip adalah Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengelola informasi yang khusus. Ditambahkan pula oleh Zulkifli amsyah (1996:180) bahwa pengguna azas desentralisasi ini mempunyai keuntungan dan kerugian tersendiri, yaitu: Keuntungan desentralisasi arsip adalah: a) Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing b) Keperluan akan arsip mudah dipenuhi, karena berada pada unit kerja tersendiri c) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugian desentralisasi arsip adalah: a) Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan b) Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan. c) Panataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan d) Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan. 3) Azas Gabungan Menurut Sedarmayanti (2001:22) yang dimaksud dengan azas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dengan desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas sentralisasi dan desentralisasi. Berdasarkan penjelasan ketiga azas penyimpanan arsip diatas maka dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi dapat memilih azas penyimpanan arsip mana yang ccocok digunakan dalam organisasinya dengan melihat kepada faktor-faktor yang mempengaruhinya seperti: a) Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi b) Besar kecilnya struktur organisasi c) Banyak sedikitnya struktur organisasi d) Banyak sedikitnya volume kerja e) Letak gedung kantor f) Proses pelaksanaan pekerjaan
B. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu diperlukan. Menurut Barthos (2007:44), ada lima sistem penyimpanan arsip yaitu: 1) Penyimpanan menurut abjad (alphabetical) Penyimpanan menurut abjad adalah penyimpanan dimana dokumendokumen disimpan/disusun menurut huruf-huruf yang pertama dari nama orang/organisasi kemudian menurut huruf-huruf yang kedua. 2) Penyimpanan menurut nomor (numerical) Penyimpanan menurut nomor adalah dimana setiap dokumen diberi nomor dan disimpan menurut nomor urut dari yang terkecil. Nomor dalam penyimpanan ini adalah sebagai kode penyimpan. 3) Penyimpanan menurut wilayah Penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan dimana surat-surat / arsip-arsip dibagi menurut letak wilayah. 4) Penyimpanan menurut perihal (subject) Penggolongan menurut perihal adalah suatu caraa meletakkan atau menyusun arsip-arsip yang disimpan berdasarkan golongan-golongan (klasifikasi) isi permasalahan yang terkandung di dalam masing-masing arsip. 5) Penyimpanan menurut tanggal (chronological classification)
Penggolongan menurut tanggal adalah penggolongan dimana dokumendokumen disimpan menurut urutan tanggal tertera di dalam naskah atau surat. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Sistem ini sudah jarang dipergunakan secara 100%, tetapi merupakan sistem yang sudah lazim untuk menyimpan surat-surat dalam masing-masing map.
C. Sistem Kearsipan Yang Baik Pada dasarnya tidak ada sistem kearsipan yang ideal dan juga tidak ada jenis perlengkapan yang ideal yang dapat memenuhi keperluan setiap arsip dalam setiap kantor. Namun setiap sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciriciri sebagai berikut (Wursanto, 1991:30) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Mudah dilaksanakan Mudah dimengerti Murah/ekonomis Tidak memakan tempat Mudah dicapai Cocok bagi organisasi Fleksibel atau luwes Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Mempermudah pengawasan Selanjutnya Wiyasa (2003:44) menjelaskan ciri-ciri penyelenggaraan
kearsipan yang efektif dan efesien adalah : 1. Berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu 2. Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui selektif secara cermat
3. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar. Senada dengan Wursanto dan Wiyasa, Martono (1990:16) menyebutkan bahwa sistem kearsipan dapat dikatakan baik jika didalamnya sekurangkurangnya mengandung unsur: 1) Adanya kebijakan pengendalian arsip secara menyeluruh 2) Sistem klasifikasi arsip, indeks, dan tunjuk silang yang dapat melayani penataan berkas dan penemuan kembali arsip 3) Sistem pelayanan dan penyajian data yang efesien dan efektif 4) Program penyusutan arsip yang terarah 5) Penggunaan peralatan teknis kearsipan dan runag penyimapan yang tepat 6) Pemeliharaan dan pengamanan arsip yan tepat Berdasarkan uraian di atas dapat dijelaskan bahwa sistem kearsipan yang efektif yaitu jika memperhatikan beberapa unsur diantaranya pengendalian arsip yang terarah, efesien dan efektif, Menjamin keamanan, Penempatan dan penyimpanan arsip yang tepat, serta penyusutan yang terarah.
I.5.3 Pemahaman Tentang Efektivitas Kerja A. Defenisi Efektivitas Kerja Terkadang banyak orang yang menyamakan makna efektivitas dengan efisiensi, namun sebenarnya keduanya memiliki makna yang berbeda. Efektivitas adalah suatu kosakata dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris yaitu “efektive” yang berarti berhasil, ditaati, mengesankan, mujarab dan mujur. Dari sederetan arti di atas, maka yang paling tepat adalah berhasil dengan baik. Jika seseorang dapat berhasil dengan baik maka ia dapat dikatakan bekerja secara efektif. Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai lima macam sumber usaha yaitu
pikiran, tenaga, waktu, uang, dan benda. Walaupun dalam gabungan yang berbeda untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya setiap orang melakukan kegiatan tertentu ingin memperoleh hasil yang maksimal. Tetapi permasalahan bukanlah sesederhana pengertian di atas, karena efektifitas itu menyangkut banyak hal. Oleh karena itu para ahli memberikan defenisi yang beragam untuk menjelaskan apa defenisi dari efektifitas itu. Atmosoeprapto (2002 :139) menyatakan Efektivitas adalah melakukan hal yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara benar, atau efektivitas adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi adalah bagaimana kita mencampur segala sumber daya secara cermat. Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 :106) menekankan pentingnya efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Efektivitas dalam kegiatan organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran yang menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai. Sumaryadi (2005:105) berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Dengan demikian jelaslah bahwa efektifitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan keberhasilan kerja yang diharapakan. Efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan, artinya pelaksanaan suatu tugas ditandai baik atau tidak sangat tergantung pada
penyelesaian tugas tersebut, bagaimana cara melaksanakannya, dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu. Menurut Handoko ,Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Selanjutnya menurut kamus Administrasi perkantoran, efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang
dikehendaki
dalam
suatu
perbuatan.
(http://jurnal-
sdm.blogspot.com/2010/01/efektifitas-kerja-definisi-faktor-yang.html) Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa konsep tingkat efektivitas kerja menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi lingkungan kerjanya.
B. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor, yang dapat menentukan efektivitas kerja karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak. Seorang pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efektif dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor. Menurut The Liang Gie (2000:29) efektivitas kerja dalam organisasi :
Faktor-faktor yang mempengaruhi
1. Waktu Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit. 2. Tugas Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada karyawan. 3. Produktivitas Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian pula sebaliknya. 4. Lingkungan kerja Lingkungan tempat bekerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seorang pegawai sewaktu bekerja. 5. Perlengkapan dan Fasilitas Perlengkapan fasilitas adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan dalam bekerja. Fasilitaas yang kurang lengkap akan mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baiknya kerja seseorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan.
I.5.4 Korelasi Sistem Pengelolaan Kearsipan Dengan Efektivitas Kerja Pegawai Sistem
kearsipan
dalam
suatu
kantor
sangat
penting
untuk
diperhatikan. Sistem kearsipan yang baik akan membantu para pegawai dalam mecari arsip atau dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaannya dengan
cepat
dan tepat,
sehingga
para
pegawai
dapat
menyelesaikan
pekerjaannya lebih cepat dan tepat pada waktunya. Sebaliknya jika sistem kearsipan yang buruk dapat mengakibatkan kecepatan bekerja pegawai menjadi berkurang, karena dalam pencarian dokumen memakan waktu yang lama sehingga pegawai tidak bisa bekerja secara optimal. Salah satu faktor pendukung utama pegawai dalam melaksanakan kegiatan secara optimal yaitu dengan didukung dengan pengelolaan arsip diungkapkan
oleh
Agus
Sugiarto
dan
yang
baik. Seperti
yang
Teguh Wahyono (2005) bahwa:
Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif, sehingga dengan sistem pengelolaan yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu mendukung efisiensi kerja dalam hal penyedia informasi. Selain itu juga, arsip mempunyai nilai manfaat yang tinggi jika keberadaannya mampu dikelola dengan baik shingga efektivitas dan efisiensi penggunaannya dapat disajikan dengan optimal. Seperti yang dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001:14) bahwa arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi,
apabila
arsip
yang
dimiliki
oleh
organisasi
kurang
baik
pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi reputasi suatu organisasi,
sehingga
organisasi
yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam
pencapaian tujuan. Selain itu, arsip jika arsip dikelola secara efektif akan membantu memudahkan penemuan kembali arsip ketika diperlukan sehingga tidak memerlukan waktu yang lama untuk mencari. Seperti yang dikemukakan oleh Anhar (1980:55) bahwa fungsi kearsipan yang baik dapat meningkatkan efisiensi efektivitas kerja. Berdasarkan pendapat di atas maka dapat dilihat bahwa sistem kearsipan yang efektif akan berpengaruh dalam meningkatkan efektivitas kerja
pegawai. Sehingga dapat menciptakan arus kerja yang lancar. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efektifitas kerja bagi pegawai.
I.6 Hipotesis Menut Sugiyono (2006:70) hipotesis adalah jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian, dimana rumusan masalah penelitian telah dinyatakan dalam bentuk kalimat pertanyaan. Adapun hiptesis adalah : 1.
Hipotesis Kerja (Ha)
Adanya korelasi antara sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai di kantor Sekretariat DPRD kabupaten Deli Serdang.
2.
Hipotesi Nol (Ho)
Tidak adanya korelasi antara sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai di kantor Sekretariat DPRD kabupaten Deli Serdang.
I.7 Defenisi Konsep Konsep adalah istilah atau defenisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok, atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial (singarimbun, 2006:33). Agar mendapatkan batasan yang jelas dari setiap konsep yang diteliti, maka penulis mengemukakan defenisi konsep sebagai berikut : 1.
Arsip adalah catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untu membantu daya ingatan orang itu.
2.
Sistem Kearsipan adalah keseluruhan unsur-unsur meliputi penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kemballi, peminjaman dan penyusutan surat-surat/ berkas-berkas untuk dapat mencari solusi atas masalah-masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai..
3.
Efektivitas Kerja adalah menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta
kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi Lingkungan kerjanya.
I.8 Defenisi Operasional Defenisi operasional adalah unsur-unsur yang memberitahukan bagaimana mengukur suatu variabel sehingga dengan pengukuran tersebut dapat diketahui indikator-indikator apa saja untuk mendukung analisa dari variabel-variabel tersebut. (Singarimbun, 2006:46) Adapun yang menjadi defenisi operasional dalam peenlitian ini adalah : A. Variabel bebas (x) Yang menjadi variabel bebas dalam penelitian ini adalah sistem kearsipan, yang indikatornya meliputi: 1. Penerimaan Arsip a) Menerima naskah dinas secara rutin b) Meneliti kebenaran alamat naskah dinas yang diterima c) Meneliti kelengkapan lampiran terhadap naskah dinas 2. Pengarahan Arsip a) Menentukan naskah dinas penting/biasa b) Mencantumkan disposisi pengarahan pada naskah dinas c) Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas 3. Pencatatan Arsip a) Mencatat surat masuk dan surat keluar b) Memberi nomor urut pada arsip yang diterima
c) Sarana dan prasarana kearsipan 4. Pengendalian Arsip a) Memberikan kartu kendali surat penting b) Menyusun kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode c) Menyusun kartu kendali berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu 5. Penyimpanan Arsip a) Menyediakan tempat khusus menyimpan arsip b) Menyimpan arsip di tempat yang mudah dijangkau 6. Penemuan Kembali Arsip a) Mudah tidaknya menemukan arsip pada saat diperlukan 7. Peminjaman Arsip a) Menggunakan prosedur tertentu b) Menggunakan bukti pinjaman c) Jangka waktu peminjaman arsip 8. Penyusutan/Pemusnahan Arsip a) Melaksanakan pemusnahan/penyusutan arsip b) Membuat daftar arsip terhadap arsip yang dapat dimusnahkan B. Variabel Terikat (y) Yang menjadi variabel terikat (y) adalah efektivitas kerja, dengan indikator sebagai berikut: 1. Waktu a) Ketepatan waktu penyelesaian kegiatan
2. Kualitas kerja a) Memberikan hasil terbaik dalam melakukan pekerjaan b) Disiplin, kreatif, kecakapan sikap perilaku dan sebagainya c) Rasa tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan 3. Kuantitas Kerja a) Jumlah hasil yang diperoleh sesuai dengan target yang telah ditetapkan 4. Keterampilan Bekerja a) Kecakapan para pekerja b) Kemampuan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan 5. Biaya dan Peralatan a) Biaya yang disediakan sesuai dalam pelaksanaan pekerjaan b) Peralatan yang disediakan sesuai untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan
