BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Setiap perusahaan tentu memiliki kebutuhan akan suatu barang atau alat
tertentu agar operasinya dapat berjalan dengan baik. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, diperlukan bagian yang disebut Procurement. Tugas utama bagian Procurement ini adalah mencari, menyediakan dan memberikan kebutuhan akan barang tadi. XYZ adalah sebuah lembaga pendidikan yang cukup terkemuka di Indonesia. Saat ini, Lembaga XYZ menyediakan berbagai macam jenjang pendidikan dan jurusan dari tingkat Pra-Sekolah sampai dengan tingkat Strata 2 (S2). Seperti halnya perusahaan atau lembaga lain, Lembaga XYZ juga memerlukan bagian Procurement untuk mengelola dan menyediakan berbagai macam barang peralatan dan barang perlengkapan yang tidak sedikit, serta harus tersedia tepat waktu guna mendukung kegiatan belajar mengajar dan kegiatan administratif di dalamnya. Selama ini, ada beberapa bagian dari sistem procurement di Lembaga XYZ ini yang masih dijalankan secara manual yang tentunya akan memakan waktu, sedangkan beberapa bagian lagi sudah mulai online dengan menggunakan Lotus Notes yang tersambung dengan Sistem Informasi Procurement. Untuk meningkatkan efisiensi terhadap sistem procurement pada Lembaga XYZ ini, penulis mencoba menganalisa sistem procurement yang sedang berjalan
1
2
saat ini dengan metode gap analysis harapan dan kinerja menurut user dan supplier, serta mencoba merekayasa ulang proses bisnis yang berjalan. Hasil dari analisa ini diharapkan bisa bermanfaat bagi Lembaga XYZ dari segi efisiensi biaya (seperti biaya telepon dan fax) dan keefektifan waktu (terutama pada proses persetujuan permohonan barang, proses pembuatan surat purchase order dan pencocokan surat purchase order dengan barang yang dipesan) serta membantu penerapan sistem eprocurement yang akan diimplementasikan dalam waktu dekat. Untuk menerapkan sistem e-procurement ini dibutuhkan pengaturan dan penetapan strategi yang menyeluruh disertai dengan perlunya sebuah desain sistem yang terintegrasi. Perlu diingat bahwa selama ini belum ada suatu standar solusi yang baku untuk sebuah sistem e-procurement. Oleh sebab itu diperlukan juga pendekatan analisa yang sistematik terhadap faktor-faktor yang dapat mendorong lembaga beserta seluruh entitas internal di dalamnya, terutama user, ketika menerapkan solusi eprocurement serta tidak melupakan kesiapan dan masukan dari pihak eksternal, terutama dari pihak supplier. Selain menyediakan masukan langsung bagi sistem yang sedang berjalan, analisa sistematik ini juga dapat merangsang perkembangan lebih lanjut di dalam faktor kesuksesan sistem e-procurement.
3
1.2
Rumusan Permasalahan Dari hasil wawancara awal dengan pihak internal lembaga XYZ, dapat kita
temukan masalah awal secara umum, yaitu kondisi pada bagian Procurement sendiri, hubungan dengan user, dan hubungan dengan supplier.
Kondisi pada bagian Procurement : §
Pendefinisian barang stock dan non-stock kurang jelas Sering terjadi masalah pengelompokan ganda untuk barang stock dan non-stock akibat kurang jelasnya definisi keduanya. Sebagai contoh, dengan banyaknya macam dan jenis alat tulis dan kurang jelasnya pendefinisian kadang membuat satu macam alat tulis bisa dikelompokkan ke bagian barang stock dan juga barang non-stock. Akibatnya terjadi redundansi data yang bisa membingungkan staf yang mencari satu macam barang tersebut.
§
Belum adanya standar penamaan barang pada database Nama barang dalam database belum seragam dan tidak sesuai dengan nama barang yang berada di pasaran. Hal ini menyulitkan pada saat pencarian dan pemesanan barang tersebut ke supplier.
4
§
Penyimpangan dari prosedur pemesanan barang yang telah ditetapkan Surat purchase order selama ini dikirim melalui fax untuk pemesanan dan nantinya surat purchase order yang asli akan diberikan pada pihak supplier pada saat pengiriman bersamaan dengan invoice. Seharusnya purchase order yang asli diberikan pada pihak supplier saat awal pemesanan agar bisa dijadikan bukti pembuatan invoice.
Hubungan dengan user: §
User merasa barang yang dipesan sering datang terlambat Ada pemikiran bahwa kendalanya adalah pada jadwal pengiriman barang ke user hanya dibatasi pada hari Selasa, Kamis, dan Sabtu saja. Selain itu kendaraan yang digunakan untuk pengiriman hanya satu mobil box untuk seluruh cabang Lembaga XYZ. Hal ini cukup menyulitkan apabila ada barang pesanan yang mendesak dan tentu saja memakan waktu yang cukup lama untuk sampai di tangan user.
§
Kesulitan user untuk mengetahui status barang yang dipesan Setelah melakukan pemesanan barang, seringkali user mengalami kesulitan dalam melakukan pengecekan terhadap status barang yang dipesannya, apakah sudah disetujui dan diproses atau malah ditolak. Status pengiriman barang yang dipesan juga merupakan salah satu hal yang penting agar user dapat mengetahui kapan waktu barang tersebut sampai di tangannya.
5
Hubungan dengan supplier: §
Pemesanan barang ke supplier menghabiskan biaya yang cukup besar Pemesanan barang harus selalu dilakukan lewat telepon dan fax sehingga biaya operasional cuk up tinggi. Padahal pihak supplier itu sendiri kebanyakan telah memiliki koneksi internet, sehingga akan lebih efektif dan efisien apabila pemesanan dilakukan melalui jaringan internet.
1.3
Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan penelitian §
Membantu mempermudah kegiatan operasional, khususnya pada bagian procurement, di Lembaga XYZ,
§
Membantu pihak procurement agar mengetahui faktor- faktor apa saja yang dianggap penting oleh user dan supplier, dan mengetahui sebaik apa kinerja yang user dan supplier rasakan, sehingga diketahui faktor- faktor apa saja yang harus mendapat perhatian lebih atau bahkan diperbaiki,
§
Mempersiapkan rancangan sistem e-procurement dengan berbagai masukan, terutama dari faktor- faktor yang harus diperhatikan berdasarkan gap harapan-kinerja menurut user dan supplier.
6
1.3.2 Manfaat penelitian Bagi User: §
Mempermudah proses pemesanan barang dan mempersingkat waktu penerimaan barang sampai ke tangannya,
§
User mudah melakukan pengecekan status barang yang telah dipesan.
Bagi Supplier: §
Supplier dapat mengetahui barang-barang yang akan dipesan oleh Lembaga XYZ karena dapat melihat permintaan barang yang dibutuhkan oleh user Lembaga XYZ sehingga pihak supplier juga dapat mempersiapkan barang tersebut dan membuat penawaran yang terbaik,
§
Supplier mengetahui sampai sejauh mana penawarannya diproses dan juga mengetahui sebaik apa kualitas barang yang telah dia kirimkan berdasarkan pengalaman user Lembaga XYZ.
7
1.4
Ruang Lingkup Dalam penelitian ini, analisa dan pemecahan masalah yang akan dilakukan
dibatasi oleh beberapa ruang lingkup antara lain :
§
Pembahasan mencakup analisa terhadap proses bisnis yang sedang berjalan pada procurement di Lembaga XYZ dan tidak akan membahas simulasi proses bisnis,
§
Pembahasan mengenai prosedur-prosedur permintaan, pembelian, retur, evaluasi
penawaran
hingga
permohonan
di
luar
budget;
dan
mengembangkannya untuk penerapan sistem e-procurement di Lembaga XYZ, §
Pembahasan hanya mencakup pengadaan barang stock, barang non-stock (capex dan non-capex), dan buku,
§
Pembahasan mengena i usulan prosedur dan kebijakan yang baru hanya mencakup rencana penerapan sistem e-procurement yang berbasiskan web,
§
Pembahasan tidak akan mencakup budget karena penentuan dan persetujuan budget untuk tahun berjalan atau yang akan datang, kami asumsikan sudah ditentukan dengan jelas,
§
Pembahasan tidak akan mencakup masalah pembayaran dan keuangan, seperti estimasi biaya yang akan dihemat,
§
Pembahasan juga tidak membahas secara spesifik perihal manajemen sumber daya manusia.
