1
ABSTRAK
Dinas pendidikan merupakan suatu institusi milik pemerintah yang sangat besar jasanya dalam mengelola dan mengembangkan sistem pendidikan di Indonesia, seperti Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan yang berlokasi di JL. Pramuka No.5 Tanjungpinang. Dalam kegiatan Kerja Praktek ini membangun suatu sistem pengelolaan data keuangan di kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan. Dimana sistem pengelolaan data masih dikelola secara manual sehingga kurang efesiensi dalam pelaksanaan kegiatan. Penulis melakukan analisa terhadap proses berjalannya kegiatan di kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan kemudian merancang suatu sistem berbasis komputer yang dapat menangani masalah pengelolaan data keuangan dan memperlancar proses berjalannya kegiatan di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan. Perangkat lunak yang digunakan sebagai alat bantu dalam penelitian serta perancangan sistem baru yaitu Delphi dengan menggunakan metodelogi waterfall untuk mengaplikasi perkembangannya. Hasil pengembangan dari sistem diharapkan dapat memberikan potensi kerja yang cepat dan akurat serta efisiensi sehingga dapat meningkatkan potensi Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan.
2
ABSTRACT
Dinas Pendidikan is a government owned institution very great merit in managing and developing the education system in Indonesia, such as the district Dinas Pendidikan located in Bintan JL. Pramuka No.5 Tanjungpinang. In job training activity is to build a system of financial data management in the office of the district Dinas Pendidikan Bintan. Where is the data management systems are still managed manually resulting in less efficiency in the implementation of activities. The authors performed an analysis of the running events at the office of district education Bintan then design a computer based system that can handle the problem of financial data management and facilitate the running of activities in Bintan district Dinas Pendidikan. The software that is used as a tool in the research and design of the new system is Delphi using waterfall methodology to apply its development. The results of the development of the system is expected to provide the potential for rapid and accurate work and efficiency so as to increase the potential for Bintan District Dinas Pendidikan.
3
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Dinas pendidikan merupakan suatu institusi milik pemerintah yang sangat besar jasanya dalam mengelola dan mengembangkan sistem pendidikan di Indonesia. Seperti mengurusi semua aktivitas pendidikan mulai dari Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD), Sekolah Dasar (SD), Sekolah Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah Atas (SMA), serta mengurusi pendidikan paket A, paket B, dan Paket C. Salah satu fungsi organisasi di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan adalah bagian keuangan. Proses pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh bagian keuangan diantaranya adalah pencatatan transaksi atau kejadian keuangan, pencairan dana, input data keuangan, perhitungan, pengeluaran serta pembuatan laporan keuangan. Selanjutnya dalam aspek pengelolaan keuangan daerah dengan terbitnya Permendagri Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, dalam rangka usaha mewujudkan tatakelola pemerintahan yang baik dalam penyelenggaraan Negara, pengelolaan keuangan Negara harus dilaksanakan secara professional, terbuka, dan bertanggung jawab sesuai dengan aturan pokok yang ditetapkan di dalam Undang Undang Dasar 1945.
4
Disinilah muncul kebutuhan akan sistem informasi keuangan. Sistem informasi keuangan merupakan sistem yang memproses data-data keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang transparan dan yang dibutuhkan. Dengan pertimbangan bahwa selama ini sistem informasi masih dilakukan manual, yaitu mencatat data-datanya pada buku kas umum lalu menginputkannya ke excel, setelah itu membuat bentuk laporannya di word. Oleh karena itu, dalam kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan pelaporan menyulitkan untuk memperoleh informasi yang cepat, tepat, akurat dan dapat di percaya. Dapat diketahui dengan sistem keuangan manual, kegiatan dalam pencatatan dan pengelolaan keuangan sangat tidak efektif dan efesien, karena pegawai harus satu persatu memasukan data keuangan sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk pelaporan semua data keuangan. Bagian keuangan ini perlu didukung oleh suatu sistem yang baik, cepat dan akurat sehingga menghasilkan Informasi yang berkualitas. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penulis melakukan penelitian dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEUANGAN DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN BINTAN”.
5
1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat diambil identifiksi masalah sebagai berikut : 1
Proses pencatatan dan pengelolaan keuangan secara komputerisasi dengan excel dan word sangat tidak efektif sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk pelaporan semua data keuangan.
2
Sulitnya dalam pengarsipan data keuangan karena data sering hilang dan tercecer.
3
Pencarian data keuangan membutuhkan waktu yang lama
4 Proses pencatatan secara manual sering terjadi duplikasi data.
1.3 Batasan Masalah Dari pembahasan diatas pembatasan ruang lingkup masalah hanya dibatasi pada masalah pengelolaan keuangan di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan. Batasan-batasan masalahnya adalah : 1. Sistem membahas mengenai proses pengajuan dana dan pembuatan laporan setiap bulan. 2. Membahas mengenai pencatatan pemasukan dan pengeluaran dana, serta dokumen SPP (Surat Perintah Pembayaran), SPM (Surat Perintah Membayar), dan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana).
6
1.4 Tujuan Adapun tujuan dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah sebagai berikut: 1.4.1 Bagi Mahasiswa a. Sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah Kerja Praktek. b. Untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan. c. Untuk mengetahui bagaimana Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan
yang
sedang
berjalan di Dinas
Pendidikan
Kabupaten Bintan d. Untuk mengetahui pembuatan Laporan Keuangan di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan.
1.4.2 Bagi Instansi a. Membantu bagian keuangan dalam pengelolan data keuangan. b. Mempermudah pekerjaan bagian keuangan baik dalam perhitungan maupun pembuatan dokumen-dokumen penting dan dalam pembuatan laporan keuangan. c. Memberikan
informasi
pengambilan keputusan.
yang
cepat
dalam
membantu
7
1.5 Waktu dan Tempat Kerja Peraktek Pelaksanaan Kerja Praktek ini dimulai pada tanggal 21 Mei 2012 bertempat di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan yang berlokasi di Jalan Pramuka No.5 Tanjungpinang, Kepulauan Riau. Kerja praktek ini dilakukan selama 3 bulan selama semester pendek. Untuk mengumpulkan data dan analisis di mulai pada 22 Mei 2012 sampai 15 November 2012.
1.6 Metodologi Penelitian Metode Penelitian yang akan digunakan dalam Kerja Praktek ini adalah Pengumpulan data yang terdiri dari : 1. Metode Observasi Pengamatan terhadap jalannya kegiatan operasional tempat yang sedang ditinjau atau dengan apa yang berhubungan dengan Sistem Informasi Pengelolaan keuangan agar dapat mengetahui secara jelas dan akurat tentang data yang diperoleh.
2. Metode Wawancara Merupakan teknik pengumpulan data dengan dengan cara melakukan wawancara langsung
dengan fungsi yang terkait untuk
memperoleh data dan informasi yang berhubungan dengan Sistem Informasi Pengelolaan keuangan, yaitu dengan cara terjun langsung di lapangan.
8
3. Metode Studi Pustaka Penulis mencari informasi berdasarkan referensi yang mendukung dalam membuat laporan kerja praktek serta kesesuaian aturan yang berlaku dalam pelaksanaan topik yang penulis tinjau di lapangan.
4. Model perancangan perangkat lunak yang digunakan adalah model Waterfall, dengan tahapan sebagai berikut: Analisis dan Definisi Persyaratan Perancangan sistem dan Perangkat Lunak Implementasi dan pengujian Integrasi dan pengujian sistem Operasi dan pemeliharaan
Gambar 1.1 Waterfall Model (Ian Sommerville)1 Paradigma dari tahapan model waterfall adalah sebagai berikut : 1. Analisis dan Definisi persyaratan Pelayanan, batasan dan tujuan sistem ditentukan melalui konsultasi dengan user sistem. persyaratan ini kemudian didefinisikan secara rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi sistem. Ian Sommerville, Software Engineering Edisi 6 (Rekayasa Perangkat Lunak), hal 43, 2003 1
9
2. Perancangan sistem dan perangkat lunak Proses perancangan sistem membagi persyaratan dalam sistem perangkat keras atau lunak. Kegiatan ini menentukan arsitektur sistem secara
keseluruhan.
Perancangan
perangkat
lunak
melibatkan
identifikasi dan deskripsi abstraksi sistem perangkat lunak yang mendasar dan hubungan-hubungannya.
3. Implementasi dan pengujian Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau unit program. Pengujian unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasinya.
4. Integrasi dan pengujian sistem Unit program atau program individual diintegrasikan dan diuji sebagai sistem yang lengkap untuk menjamin bahwa persyaratan sistem telah dipenuhi. Setelah pengujian sistem, perangkat lunak dikirim kepada pelanggan.
5. Operasi dan pemeliharaan Sistem di instal dan dipakai. Pemeliharaan mencakup koreksi dari berbagai error yang tidak ditemukan pada tahap-tahap terdahulu, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan-persyaratan baru ditambahkan.
10
1.7 Perencanaan Jadwal Kerja Praktek Perencanaan terhadap jadwal Kerja Praktek dengan judul Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan terhitung dari bulan Mei 2012 sampai bulan November 2012. Untuk pembagian jadwal kegitannya biasa dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
1.8 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan merupakan garis besar penyusunan yang bertujuan memudahkan jalan pikiran dalam memahami secara keseluruhan isi Laporan Kerja Praktek.
11
Sistematika penulisan laporan Kerja Praktek yaitu: BAB I PENDAHULUAN Berisi latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan, batasan masalah, waktu dan tempat kerja praktek, metodologi, perencanaan jadwal kerja praktek, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Membahas teori-teori tentang defenisi sistem, informasi, dan sistem informasi. Menguraikan tentang karekteristik sistem informasi.
Menguraikan permodelan
sistem,
teori tentang
flowmap, diagram konteks, diagram alur data, menguraikan konsep basis data, model IR diagram, dan menguraikan semua perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi
Pengelolaan
keuangan
Pada
Dinas
Pendidikan
Kabupaten Bintan. BAB III ANALISIS SISTEM Menjelaskan konsep kegiatan analisis kelemahan sistem yang terdapat di sistem lama dan menguraikan analisis kebutuhan sistem agar sistem baru diusulkan untuk menyelesaikan masalah di sistem lama dapat direalisasikan. BAB IV PERANCANGAN SISTEM Menguraikan konsep pemodelan sistem dan alasan kenapa pemodelan sistem perlu dilakukan. Menguraikan pemodelan
12
proses sistem menggunakan pemodelan flowmap, diagram konteks, dan DFD. Menguraikan perancangan basis data menggunakan metode ERD untuk menghasilkan tabel dalam basis data. Menguraikan perancangan form yang ada dalam aplikasi. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Menjelaskan kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan perangkat keras, kebutuhan pengguna sistem, teknik pemrograman, teknik pengujian Black Box, pengujian sistem, rencana pengujian, dan hasil pengujian BAB VI PENUTUP Berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan dapat mengemukakan masalah kerja praktek dan mampu menjawab pertanyaan dalam identifikasi masalah. Saran merupakan manifestasi dari penulis untuk dilaksanakan terlepas dari ruang lingkup kerja praktek. DAFTAR PUSTAKA Daftar yang berisi judul buku-buku, artikel-artikel, dan bahanbahan penerbitan lainnya, yang mempunyai hubungan dengan penyusunan laporan kerja praktek yang di buat.
13
enjadi informasi. 1 2.1.1 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi mempunyai enam buah komponen dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi6 1. Komponen Input Input merupakan data yang masuk kedalam sistem informasi.
Komponen
ini
merupakan
bahan
dasar
dalam
pengolahan informasi. Sistem informasi tidak akan dapat menghasilakan informasi jika tidak mempunyai komponen input. 2. Komponen Output Produk dari sistem informasi adalah output berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. 3. Komponen Basis Data
Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, hal 9, 2007
5
14
kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 4. Komponen Teknologi Komponen yang penting di sistem informasi tanpa adanya teknologi yang mendukung maka sistem informasi tidak akan dapat menhasilkan informasi yang tepat waktunya. 5. Komponen Model Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang diambil dari basis data yang diolah lewat suatu model-model tertentu. 6. Komponen Kontrol Komponen ini digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang akurat.
2.1.2 Definisi Analisis dan Perancangan Sistem Analisis Sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut berkerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka.7 Perancangan sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi dan merangkai kembali bagian-bagian
15
komponen menjadi sistem yang lengkap dengan harapan sebuah sistem yang di perbaiki.
2.2
Karakteristik Sistem Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponenkomponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.3 dibawah ini :
Gambar 2.3 Karakteristik Sistem8
Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, hal 24, 2007 Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, hal 5, 2007
7
8
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa karakteristik sistem dapat dibagi menjadi 8 bagian, yaitu : 1. Batasan Sistem (boundary)
16
Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang di luar sistem. 2. Lingkungan (environment) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (Input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (Output) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) Kegiatan-kegiatan
atau
proses
dalam
suatu
sistem
yang
mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakn subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya.
17
Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
2.3
Konsep Permodelan Sistem 2.3.1 Konsep dasar Pengelolaan Keuangan Pengelola
keuangan
adalah
proses
kegiatan,
serta
pertanggungjawaban atas penggunaan uang yang dilakukan oleh sekelompok orang secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen Keuangan adalah suatu kegiatan perencanaan, penganggaran, pemeriksaan, pengelolaan, pengendalian, pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.9 Penjelasan Singkat Masing-Masing Fungsi Manajemen Keuangan : 1.
Perencanaan Keuangan yaitu membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan serta kegiatan lainnya untuk periode tertentu.
2.
Penganggaran Keuangan yaitu tindak lanjut dari perencanaan keuangan dengan membuat detail pengeluaran dan pemasukan.
9
http://organisasi.org/definisi-pengertian-manajemen-keuangan-tugas-pokok-dan-tujuanmanajer-keuangan-perusahaan
7.
Pemeriksaan Keuangan yaitu melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi penyimpangan.
18
2.3.2 Flowmap Flowmap disebut juga diagram prosedur kerja atau Functional Flowchart (diagram alir fungsional). Flowmap atau Functional Flowchart merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem infomasi. Sedangkan fungsi dari flowmap adalah untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).
2.3.3 Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan tabel tertinggi dari DFD (Data Flow Diagram) yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis lurus). Dalam diagram konteks ada satu proses.10
10
http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/497/jbptunikompp-gdl-anjarrahay-24847-2-babii.pdf
2.3.4 Diagram alur data (Data Flow Diagram)
19
Diagram alur data adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, Komponen-komponen yang digunakan dalam Data Flow Diagram terdiri dari: a. Kesatuan Luar (External Entity). Suatu lambang yang menunjukkan orang, departemen, bisnis, atau mesin. Dan kesatuan dapat berupa sumber atau tujuan dari data. b. Proses (Process.) Suatu yang mengubah input menjadi output c. Arus Data (Data Flow). Suatu tanda panah yang menunjukkan perpindahan dari satu titik ke titik lainnya. Yang nenunjukkan arus data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. d. Simpanan Data (Data Store). Suatu penampungan data yang dapat berupa suatu file atau database pada sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual.
2.4 Konsep Basis data 2.4.1 Basis Data Basis data menurut Stephens dan plew (2000), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data, informasi adalah sesuatu yang digunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan basis data pengguna dapat menympan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah di ambil.
20
Menurut silberschatz,dkk (2002) mendefinisikan basis data sebagai kumpulan data berisi informasi yang sesuai untuk sebuah perusahaan. Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah kumpulan data yang paling berhubungan dan kumpulan program untuk mengakses data. Tujuan utama sistem manajemen basis data adalah menyedikan cara menyimpan dan mengambil informasi basis data secara mudah dan efesian. Menurut Ramakrishnan dan gehrke (2003) menyatakan basis data sebagai kumpulan data, umumnya mendeskripsikan aktivitas satu organisasi atau lebih yang berhubungan.11
2.4.2 Entity Relationship Diagram ERD (Entity Relationship Digram) adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem. Entitas biasanya menggambarkan jenis informasi yang sama. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antar entitas yang sekaligus menunjukan hubungan antar data.12 Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam ERD : 1. Entitas Bisa berupa orang, kejadian, atau benda dimana data akan dikumpulkan. Untuk menjadi sebuah entitas, suatu objek harus menampilkan beberapa kali event.
11
Janner Simarmata & Iman prayudi, basis data, andi yogyakarta,hal 1,2005
12
Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, hal 124, 2007
21
2. Atribut Informasi yang di ambil tentang sebuah entitas, nama atribut harus merupakan kata benda, kadang nama entitas diletakan didepan nama atribut untuk ketelitian 3. Relationship Menunjukkan hubungan antar 2 entitas dideskripsikan dengan kata kerja, berjalan 2 arah, entitas pertama dalam relationship disebut entitas induk yang kedua disebut entitas anak
2.4.3 Database relasional Menujukan hubungan dari file-file database yang digunakan dalam sistem yang dirancang. Ada 3 kemungkinan tingkat hubungan yang ada untuk menggambarkan relasi atribut dalam suatu file yaitu: 1. Satu ke satu (One-to-one). Jika dua tabel berelasi one-to-one artinya setiap record di entitas pertama hanya akan berhubungan dengan satu record di entitas kedua begitu pula sebaliknya.
Tutor
1
mengajar
1
Siswa
Gambar 2.4 contoh relasi satu ke satu 2. Satu ke Banyak (One-to-many). Misalkan terdapat relasi antara tabel ibu dan tabel anak dengan nama relasi "mempunyai" dan relasinya one-to-many.
22
pada tabel ibu boleh berelasi (mempunyai) dengan banyak record pada tabel anak. Namun satu record pada tabel anak hanya boleh berelasi dengan satu record saja pada tabel ibu.
1 ibu
M anak
mempunyai
Gambar 2.5 contoh relasi satu ke banyak 3. Banyak ke banyak (Many-to-many). Ada banyak record di entitas satu dan entitas dua yang saling berhubungan satu sama lain. Contohnya relasi many-to-many antara tabel dosen dan mahasiswa. Satu record dosen bisa berhubungan dengan banyak record mahasiswa, begitu pula sebaliknya.
dosen
M
Mengajar
M
Mahasiswa
Gambar 2.6 Contoh relasi banyak ke banyak
2.5
Perangkat Lunak yang digunakan Dalam pembuatan program ini penyusun menggunkan perangkat lunak bahasa pemrograman delphi. Delphi adalah sebuah peranti pengembangan aplikasi berbasis windows yang dikeluarkan oleh Borland Internasional.13 dan memakai database MS.Access 2007.
23
2.5.1 Delphi 7 Pada tahun 1993 borland menciptakan bahasa pemrograman visual yang dibentuk dari Borland Pascal 7.0 yang dinamakan Borland Delphi. Secara resmi delphi diumumkan pada tahun 1995 tanggal 14 Februari dan dirilis tanggal 28 Februari. Sampai saat ini delphi telah mengeluarkan versi yang ke-7. Setiap versi adalah perbaikan dari versi sebelumnya. Delphi 7.0 mempunyai kelebihan yang merupakan perbaikan dari versi sebelumnya yaitu terletak pada produktivitas, kualitas pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan program tersetruktur. Borland Delphi 7.0 memiliki fasilitas Object Oriented Programming (OOP) yang menyediakan object-object yang sangat kuat powerful dan mudah digunakan dalam mendesain suatu aplikasi program-program. Keunggulan lainya dapat digunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lainnya yang berbasis windows.
24
Gambar 2.7 Tampilan Delph 2.5.2 Microsoft access 2007 Microsoft access 2007 merupakan salah satu contoh DBMS relasional (atau disebut RDBMS,dengan R merupakan kependekan dari relational) yang sangat terkenal di lingkungan PC. Pada Microsoft Access, sebuah database disimpan dalam sebuah berkas dengan ekstensi (*.MDB).14 Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP).
25
Gambar 2.8 Tampilan Microsoft Office Access 2007 2.5.3 Komponen Utama (Object) a.
Table Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.Table terdiri atas : a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom. b. Record : Isi dari field atau atribut yang menempati bagian baris.
b.
Query ( SQL / Structured Query Language ) Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu : 1. DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.
26
2. DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database. c. Form Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data. d. Report Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.
e. Primary Key Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas. f. Foreign Key Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak. g. Table Relationship Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel. Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki
27
primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak.
Gambar 2.9 Tampilan Microsoft Office Access 2007 2.6
Sejarah Instansi Dinas pendidikan Kabupaten Bintan merupakan suatu institusi milik pemerintah
yang
sangat
besar
jasanya
dalam
mengelola
dan
mengembangkan sistem pendidikan di Indonesia. Seperti mengurusi semua aktivitas pendidikan mulai dari Pendidikan Usia Dini (PAUD), Sekolah Dasar (SD), Sekolah Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah Keatas (SMA), serta mengurusi pendidikan paket A, paket B, dan Paket C. 2.6.1 Struktur Organisasi KEPALA DINAS
Jabatan Fungsional
Sekretaris
28
KASUBBAG Penyusunan Program
KASUBBAG Keuangan
KASUBBAG umum dan kepegawaian
KABID Pendidikan Dasar
KABID Penididkan Menengah
KABID Pendidikan Luar Sekolah
KABID Pemuda & Olahraga
KASI Kesiswaan
KASI Kesiswaan
KASI PAUD
KASI Kepemudaan
KASI Kurikulum
KASI Kurikulum
KASI Kesetaraan
KASI Olahraga
KASI Sarana & Prasarana
KASI Saraba & Prasarana
KASI Pendidikan Masyarakat &kursus
KASI Pembinaan kemitraan pora
UPTD Gambar 2.10 Struktur Organisasi 2.6.2 Deskripsi kerja Pengelolaan keuangan di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan mempunyai struktur sendiri, karena melibatkan pejabat-pejabat pengelolaan keuangan. Berikut adalah struktur pejabat dalam pengelolaan keuangan di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan.
Pengguna Anggaran
PPK SKPD
PPTK SKPD
29
Bendahara
Gambar 2.11. Struktur Pejabat Pengelolaan Keuangan
Berikut adalah fungsi kerja dari tiap unit pada bagian pengelola keuangan Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan:
1. Pengguna Anggaran Pengguna anggaran selaku kepala dari Satuan Kepala Perangkat Daerah (SKPD) merupakan pejabat pemegang pengguna anggaran untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi SKPD yang dipimpinnya.
Tugas dan wewenang: a. Menyusun RKA-SKPD dan DPA-SKPD b. Mengadakan perikatan dalam batas APBD c. Menguji kebenaran materil bukti penagihan d. Membebankan pengeluaran sesuai dengan M.A e. Memerintahkan pembayaran f. Menandatangani SPM g. Memungut penerimaan bukan pajak h. Menyampaikan laporan keuangan SKPD
2. PPK-SKPD
30
Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD yang selanjutnya disingkat PPK-SKPD adalah pejabat yang melaksanakan fungsi tata usaha keuangan pada SKPD. Berikut tugasnya: a. Meneliti kelengkapan SPP yang diajukan bendahara b. Melakukan verifikasi SPP dan menyiapkan SPM c. Melakukan verifikasi harian atas penerimaan d. Melaksanakan akuntansi dan menyiapkan laporan keuangan SKPD e. Larangan bagi PPK-SKPD adalah tidak boleh merangkap sebagai pejabat yang melakukan pungutan penerimaan daerah, bendahara dan PPTK
3. PPTK-SKPD Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan yang selanjutnya disingkat PPTK adalah pejabat pada unit kerja SKPD yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya. Tugasnya mencakup: a. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan b. Melaporkan perkembangan pelaksana kegiatan c. Menyiapkan dokumen anggaran (SPP) atas beban pengeluaran pelaksanaan kegiatan d. Bertanggung jawab kepada PA/Ku PA
31
4. Bendahara Bendahara adalah setiap orang atau badan yang diberi tugas untuk dan atas nama daerah, menerima, menyimpan dan membayar atau menyerahkan uang atau surat berharga atau barang-barang daerah. Tugas dan fungsinya: a. Pejabat fungsional b. Pengelola keuangan di SKPD c. Dapat dibantu oleh pembantu bendahara d. Bertanggung jawab secara fungsional kepada BUD
5. Bendahara Umum Daerah (BUD) BUD adalah seorang pejabat yang bertugas melakukan pengelolaan keuangan daerah. BUD umumnya dijabat oleh kepala biro atau bagian keuangan yang berada pada sekretariat daerah. Tugas dan wewenangnya: a. Melakukan pengelolaan kas untuk pelaksanaan APBD b. Menyimpan kas dan seluruh bukti kekayaan daerah c. Memantau penerimaan dan pengeluaran pada bank dan non bank yang di tunjuk. d. Membuat daftar pengeluaran kas daerah (SP2D) yang telah diterbitkan e. Menerbitkan SP2D sebagai dasar pencairan dana
32
6. KASUBAG (Kasi Umum Bagian) keuangan berfungsi: a.
menyusun rencana dan program serta persiapan bahan petunjuk teknis mengelola administrasi keuangan;
b.
melaksanakan administrasi keuangan meliputi kegiatan persiapan bahan, menyusun rencana anggaran, koordinasi penyusunan anggaran, koordinasi pengelolaan dan pengendalian keuangan serta menyusun laporan keuangan dinas
c.
menyusun laporan dalam lingkup keuangan
d.
melaksanakan tugas selaku pejabat penatausahaan keuangan SKPD
e.
melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris.
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM
Implementasi merupakan tahapan sistem yang akan dioperasikan dan hasil akhir penelitian mengenai pengembangan sistem informasi Pengelolaan Keuangan di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan.. Kegiatan dalam tahap implementasi adalah memindahkan logika yang telah dibuat kedalam bahasa pemograman. Untuk menghasilkan nilai yang baik dari suatu sistem dilakukan penerapan sistem informasi yang telah dirancang ke dalam aplikasi. Aplikasi ini digunakan untuk pengolahan dokumen keuangan. Aplikasi ini merupakan aplikasi yang di jalankan
33
pada satu komputer saja dan pada sistem informasi keuangan yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan
5.1 Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak digunakan untuk menunjang dari sistem komputer yang digunakan, perangkat lunak yang digunakan adalah : 1.
Microsoft Windows 7 sebagai system operasi.
2.
Borland Delphi 7.0 untuk bahasa pemrograman.
3.
Microsoft Office Acces 2007 sebagai program DBMS.
4.
Microsoft Office Word 2007 sebagai pembuat laporan-laporan
64 5.2
Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras (hardware) adalah seluruh komponen peralatan yang membentuk
suatu
sistem
komputer
dan
peralatan
lainnya
yang
memungkinkan dapat melaksanakan tugasnya. Perangkat keras yang digunakan antara lain: 1. Processor yang digunakan intel@B815 CPU Processor 2. Harddisk, merupakan tempat sistem beroperasi dan media penyimpanan. Harddisk terpasang 500GB 3. Monitor, merupakan tempat munculnya tampilan atau suatu data pada layar monitor. 14.0” HD LED LCD
34
4. Intel@ HD Graphics 5. 2GB DDR3 Memory 6. Printer EPSON STYLUS T11 7. Mouse dan keyboard yang merupakan salah satu komponen komputer yang digunakan untuk menginput data ke komputer.
5.3
Kebutuhan Pengguna Sistem Sistem informasi keuangan yang akan dibangun nantinya digunakan oleh bendahara yang bertugas mengoperasikan sistem yang telah dibuat meliputi proses penginput data, pengeditan, pemeliharaan data dan pembuatan laporan.
5.4 Teknik Pemrograman Delphi adalah sebuah bahasa pemrograman yang bersifat Objek (Object Oriented Programming) artinya adalah sebuah program yang mempunyai objek-objek tertentu dalam pemrogramannya. Selain itu Delphi adalah sebuah program yang bersifat visual artinya mempunyai tampilan grafik-grafik yang mudah dimengerti oleh pemula sekalipun (Graphical user Interface). Borland Delphi menyediakan fasilitas objek yang kuat dan lengkap yang memudahkan programmer dalam membuat program. Format database yang dimiliki Delphi adalah format database paradox, dBase, MS-
35
Access, ODBC, SyBASE, Oracle dan lain-lain dengan menggunakan ODBC (Open Database Connectivity). Program yang telah dibuat perlu dilakukan pengujian program. Pengujian program sangat diperlukan untuk membuktikan bahwa program berjalan dengan yang diinginkan, karena bahasa pemrograman adalah melakukan apa yang diinginkan operator, jadi komputer hanya memproses. Bila dianggap memenuhi ketentuan dalam bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 akan menjalankan perintah dan mengeluarkan hasil untuk yang diperlukan beberapa cara terhadap program yang dibuat.
5.5
Teknik Pengujian Black Box Pengujian perangkat lunak ini menggunakan metode pengujian black box. Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. BlackBox Testing
adalah cara pengujian yang dilakukan dengan
menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses yang diinginkan. Dengan kata lain, black box merupakan user testing, biasanya pengujian perangkat lunak dengan metode black box melibatkan client atau pelanggan yang memesan perangkat lunak tersebut, dari sini dapat diketahui keinginan client terhadap
36
perangkat lunak tersebut, misalnya client ingin tampilannya diubah atau proses penjalanan perangkat lunak tersebut agar lebih dimengerti. Test case ini bertujuan untuk menunjukkan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya, apakah pemasukan data keluaran telah berjalan sebagaimana yang diharapkan dan apakah informasi yang disimpan secara eksternal selalu dijaga kemutakhirannya. Teknik pengujian black-box berfokus pada domain informasi dari perangkat lunak, dengan melakukan test case dengan menpartisi domain input dari suatu program dengan cara yang memberikan cakupan pengujian yang mendalam.
5.6
Pengujian Sistem
5.6.1 Rencana Pengujian Adapun klasifikasi rencana pengujian yang akan di ujikan, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 3.1 di bawah ini: Requirement yang diuji
Butir Uji
Jenis Pengujian
Login
Input Data Login
Black box
Pengolahan data SPP
Tombol Simpan
Black box
Pengolahan data SPM
Tombol hitung
Black box
Pengolahan data SP2D
Tombol Cari
Black box
37
Pengolahan data transaksi
Black box
Tombol Cari
Tabel 3.1 Rencana Pengujian
5.6.2 Hasil Pengujian Pengujian Login Kasus dan Hasil Uji Hasil yang
Hasil
di harapkan
Pengujian
Input Data Login
User berhasil melakukan login
[x] Sesuai
(Data Benar)
dan menampilkan menu
[ ] Tidak
Input Data Login
Muncul pesan “Data yang
[x] Sesuai
(Data Salah)
anda masukan salah”
[ ] Tidak
Requirement
Skenario Uji yang diuji
Login
Tabel 3.2 Pengujian Login
Pengujian From SPP Kasus dan Hasil Uji Requirement
Hasil yang
Hasil
di harapkan
Pengujian
Skenario Uji yang diuji
Klik tombol “Simpan”
Data Tersimpan dan
[x] Sesuai
jika semua textbox
menampilkan pesan data
[ ] Tidak
terisi
berhasil di simpan
Klik tombol “Simpan”
Data tidak tersimpan
Data SPP
[x] Sesuai
38
jika ada textbox belum dan menampilkan pesan terisi
[ ] Tidak
peringatan Tabel 3.3 Pengujian From SPP
Pengujian From SPM Kasus dan Hasil Uji Requirement yang diuji
Skenario Uji
Hasil yang
Hasil
di harapkan
Pengujian
Klik tombol “hitung”
Data akan terhitung
[x] Sesuai
jika nilai SPP terisi
secara otomatis dan
[ ] Tidak
Menampilkan hasilnya Data SPM
ditextbox Klik tombol “hitung”
Data tidak akan
[x] Sesuai
jika nilai SPP belum
menghitung dan
[ ] Tidak
terisi
menampilkan pesan peringatan Tabel 3.4 Pengujian Data SPM
Pengujian From SP2D Kasus dan Hasil Uji Requirement yang diuji
Skenario Uji
Hasil yang
Hasil
di harapkan
Pengujian
Klik tombol “Cari”
Data akan mencari dan
[x] Sesuai
jika ada data
Menampilkan pesan
[ ] Tidak
”data yang anda cari
Data SP2D
ditemukan” Klik tombol “cari”
Data akan menampilkan
[x] Sesuai
39
jika tidak ada data
pesan “data yang anda
yang di cari
cari tidak di temukan”
[ ] Tidak
Tabel 3.5 Pengujian From SP2D
Pengujian From transaksi Kasus dan Hasil Uji Requirement yang diuji
Skenario Uji
Hasil yang
Hasil
di harapkan
Pengujian
Klik tombol “Cari”
Data akan mencari dan
[x] Sesuai
jika ada data
Menampilkan pesan
[ ] Tidak
”data yang anda cari Data ditemukan” Transaksi Klik tombol “cari”
Data akan menampilkan
[x] Sesuai
jika tidak ada data
pesan “data yang anda
[ ] Tidak
yang di cari
cari tidak di temukan”
Tabel 3.6 Pengujian From Transaksi
BAB VI PENUTUP
Kesimpulan merupakan ringkasan yang diambil dari pembahasan perangkat lunak yang dibuat, sedangkan saran diberikan untuk penggunaan aplikasi yang merupakan hasil perancangan yang dapat menjadi bahan referensi untuk meningkatkan kinerja pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan khususnya
40
proses pengolahan data keuangan instansi agar menjadi lebih baik. Setelah mengadakan kerja praktek lapangan, menganalisa permasalahan dan merancang informasi yang telah dituangkan kedalam bab-bab sebelumnya dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
6.1 Kesimpulan Setelah merancang dan membuat sistem pengolahan keuangan di Dinas Kabupaten Bintan penulis dapat menyimpulkan bahwa: 1. Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan ini membuat bendahara lebih mudah dalam membuat pelaporan data keuangan dan lebih cepat dalam pengerjaannya. 2. Memudahkan dalam pengarsipan data keuangan sehingga data tersimpan dengan aman. 3. Pencarian data keuangan hanya memerlukan waktu yang singkat dan tidak akan terjadi duplikasi data dalam penyimpanan.
6.2 Saran Berikut ini merupakan saran yang dapat diusulkan dari permasalahan yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Bintan, diantaranya sebagai berikut: 1. Diharapkan penerapan sistem yang terkomputerisasi tidak hanya diterapkan pada bagian keuangan saja, tetapi bagian-bagian lain yang nantinya akan berhubungan dengan bagian keuangan sehingga tercipta sistem yang terorganisasi.
41
2. Diharapkan dengan pemeliharaan terhadap sistem yang telah dibuat, agar sistem tetap terjaga dengan baik, seperti melakukan perbaikan apabila aplikasi program tersebut terdapat kesalahan. 3. Untuk pengembangan selanjutnya Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan dapat menyajikan data-data yang berhubungan dengan akuntansi keuangan sehingga Informasi dan data-data keuangan yang di butuhkan lebih lengkap.
