BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Dalam dunia organisasi, baik organisasi profite maupun organisasi non profite pelayanan publik sangat diutamakan mengingat citra baik sebuah organisasi dapat dilihat pada saat pemberian layanan bagi masyarakat. Kesiapan dan kelengkapan informasi sangat di perlukan untuk memberikan pelayanan secara akurat dan efektif kepada semua pihak yang membutuhkannya. Informasi yang akurat dapat bersumber dari arsip, mengingat arsip merupakan dokumen primer yang memiliki ciri sebagai informasi tangan pertama dan rekaman sebuah transaksi. Dalam sebuah organisasi, arsip memiliki peranan sebagai pusat ingatan organisasi, sumber informasi, alat pengawasan, perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan. Menurut Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
1
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan BAB I Ketentuan Umum Pasal 1
2
Secara spesifik arsip bagi sebuah lembaga bisnis di sebut sebagai dokumen perusahaan, definisi dokumen perusahaan tercantum dalam Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan sebagai berikut : Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.2
Pada dasarnya tidak ada perbedaan yang signifikan antara arsip bagi lembaga Negara dan lembaga swasta. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan atas arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi pencipta, arsip dinamis ini terbagi atas arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang digunakan dengan frekuensi tinggi oleh penciptanya dalam melaksanakan tugas dan fungsi organisasi, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, frekuensi penggunaan tersebut di bawah Sembilan kali dalam satu tahun. Arsip statis adalah arsip yang disimpan selamnya berdasarkan analisis nilaiguna atau berketerangan pemanen dalam JRA3 dan memiliki nilai bukti kesejarahan.
2
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
Pasal 2 3
Pengertian JRA dapat dilihat dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan “Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
3
Arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak akan selamanya dipergunakan dalam kehidupan organisasi, seiring berjalannya waktu nilai kegunaan arsip akan menurun dan bahkan tidak digunakan kembali. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna apabila disimpan maka akan terjadinya penumpukan arsip yang sangat banyak dan akan timbulnya permasalahan bagi organisasi tersebut. Oleh karena itu, diperlukannya sebuah solusi yang dapat mengatasi permasalahan arsip tersebut, solusi dari hal tersebut adalah dengan adanya penyusutan. Penyusutan menurut Peraturan Pemerintah No 28 Tahun 2012 : Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.4
Penyusutan merupakan merupakan fase terakhir dalam manajemen records dan sebagai jembatan antara records manajemen dengan archives manajemen. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa penyusutan merupakan suatu proses pengurangan volume arsip dari arsip yang tidak memiliki nilai guna dan memiliki keterangan dimusnahkan serta menyelamatkan arsip yang berpotensi permanen dari kerusakan dan kehilangan.
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.” Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 poin 22) 4
Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 Point 18
4
Bagi beberapa organisasi penilaian dan penyusutan arsip sering juga di sebut sebagai program retensi. Laksmi mengatakan bahwa “ program retensi arsip mempunyai dua tujuan yang utama, yaitu memenuhi kebutuhan organisasi dan memenuhi persyaratan atau kebutuhan hukum (legal).”
5
Memenuhi kebutuhan
organisasi ini meliputi tujuan administrasi yang selalu dituntut untuk tersedianya informasi yang tepat dan disajikan untuk orang yang tepat pula, pengurangan biaya pemeliharaan dan penyimpanan akan sangat terasa jika program retensi ini berjalan dengan baik, terhindarkannya kehilangan dan kerusakan atas bahan bukti dari kegitan suatu organisasi dan mempermudah pengawasan dan perawatan atas arsip dinamis sebagai berkas kerja di sebuah organisasi. Sedangkan, program retensi dengan tujuan hukum di dasarkan atas ketentuan Undang-undang No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan paragrap 3 pasal 47 sampai pasal 55, Peraturan Pemerintah no 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan paragrap 5 pasal 52 sampai pasal 89, Undangundang nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen perusahaan bab IV pasal 17 sampai pasal 22 dan Peraturan Pmerintah Republik Indonesia No 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. Sebelum melaksanakan proses penyusutan petugas dituntut untuk mengetahui umur suatu jenis arsip ketika ia aktif, inaktif dan nasib akhir yang telah ditentukan. Menetukan nasib dan umur arsip dilakukan dengan cara penilaian. Michael Roper dan Laura Millar menyatakan bahwa “Appraisal: The process of determining the value of records for further use, for whatever purpose,
5
Laksmi, op.cit, hlm. 217
5
and the length of time for which that value will
continue. Also known as
evaluation, review or selection”6. Atau dengan kata lain bahwa penilaian: proses memutuskan nilai dari records untuk digunakan lagi, untuk tujuan tertentu dan memiliki umur yang lebih panjang memiliki nilai berkelanjutan. Juga dikenal sebagai evaluasi, meninjau dan seleksi. Bagi lembaga swasta dan BUMN penilaian terhadap dokumen perusahaan bersifat wajib sebelum dokumen tersebut diserahkan atau dimusnahkan. Hasil dari proses penilaian ini adalah terciptanya jadwal retensi arsip (JRA) sebagai pedoman penentuan masa simpan dan nasib akhir dari arsip. JRA memuat unsur-unsur jenis arsip, masa simpan atau retensi arsip dan nasib akhir dari arsip. JRA ini memiliki tujuan sebagai berikut : a. Penyisihan arsip dengan tepat bagi arsip arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama b. Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak perlukan lagi kepentingan administrasi c. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen. 7
Dengan adanya JRA proses pelaksanaan program penyusutan akan berjalan dengan tertib, mengingat fungsi dari JRA itu sendiri sebagai pedoman penyusutan arsip. Penyusutan arsip terdiri dari tiga kegiatan yaitu pemindahan arsip inaktif dari unit pencipta ke unit kearsipan, penyerahan arsip statis dari lembaga pencipta 6
Michael Roper and Laura Millar (eds), Building Records Appraisal System. (London; Internasional Records Management Trush. 1999), hlm 5
7
Ig Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta; Kanisius, 1991), hlm 211
6
ke lembaga kearsipan dan pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan berketerangan musnah dalam JRA. Pada proses pemindahan dokumen perusahaan dilakukan secara sistematis dan terencana. Pada proses ini tidak ada perbedaan antara pemindahan arsip bagi lembaga negara dan lembaga swasta yang signifikan, perbedaan tersebut hanya terletak pada pengambil keputusan atas pelaksanaan program. Berikut penjelasan pemindahan dokumen perusahaan berdasarkan Undang-undang no 8 tahun 1997 : Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.8 Penyerahan arsip merupakan sebuah kegiatan yang akan melibatkan pihak diluar organisasi, pihak tersebut adalah lembaga kearsipan di tingkat organisasi. Dokumen perusahaan yang wajib diserahkan ke lembaga kearsipan adalah yang memiliki nilai kesejarahan yang berkaitan dengan memory collective Negara dan kegiatan organisasi yang bekaitan denga kegiatan Negara. Tidak berbeda dengan organisasi pemerintah, tata cara penyerahan dokumen perusahaan juga harus dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang menerangkan waktu penyerahan, keterangan mengenai pelaksanaannya, dan disertai dengan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan ke lembaga kearsipan. Selain pemindahan dan penyerahan, konten lain dari penyusutan adalah pemusnahan. Pemusahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai
8
Undang-undang no 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan pasal 17
7
guna atau berketerangan musnah berdasarkan JRA. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono “ pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya....”
9
Arsip atau dokumen perusahaan
memiliki klasifikasi dokumen yang dapat dimusnahkan sesuai dengan Peraturan pemerintah no 87 tahun 1999 dokumen tersebut terdiri dari : (1) Setiap perusahaan dapat melakukan pemusnahan dokumen perusahaan yang: a. telah melampaui jangka waktu wajib simpan yang tercantum dalam jadwal retensi; b. tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan; c. tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional; d. tidak ada peraturan perundang undangan yang melarang; dan e. tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses.10
Pembahasan di atas merupakan suatu kegiatan yang harus dilaksanakan di seiap instansi pemerintah, swasta dan organisasi BUMN. Salah satu instansi yang harus melaksanakan program tersebut adalah PT. Kereta Api Indonesia (Persero). PT. Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan organisasi profit yang bergerak dalam bidang jasa transportasi di Indonesia. Perusahaan ini merupakan salah satu bagian dari Badan Usaha Milik Negara yang terfokus pada transportasi jasa angkutan Kereta api di Indonesia.
9
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta; Gava Media, 2015) hlm. 96 10
Peraturan Pemerintah no 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan Pasal 10
8
Batasan dalam pembahasan tugas akhir ini dengan judul Penilaian dan Penyusutan Dokumen Perusahaan PT.Kereta Api Indonesia (persero) adalah kegiatan penilaian arsip berdasarkan JRA atau berdasarkan nilai guna, pemindahan arsip dari unit pencipta ke unit kearsipan, penyerahan dari lembaga pencipa ke lembaga kearsipan dan kegiatan pemusnahan. Dari kegiatan tersebut akan dihasilkan daftar arsip usul pindah, serah dan musnah yang dihasilkan dari proses penilaian. Pengelolaan arsip dari hasil penyusutan ini harus dikelola dengan baik agar dapat dimanfaatkan dikemudian hari. Menganalisa permasalahan global yang sering terjadi dengan penilaian dan penyusutan dokumen perusahaan sehingga dirumuskan beberapa permasalahan, permasalahan tersebut yaitu bagaimana Kondisi penyimpanan dokumen perusahaan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero)?, bagaimana kegiatan penyusutan dokumen perusahaan di PT. Kereta Api Indonesia (persero)?, bagaimana prosedur penyusutan dokumen perusahaan di PT. Kereta Api Indonesia (persero)?, bagaimana proses penilaian yang dilakukan oleh PT. Kereta Api Indonesia
(persero)? dan pedoman apa yang digunakan dalam program
penilaian dan penyusutan dokumen perusahaan di PT Kereta Api Indonesia (persero)?
9
B. Keaslian Karya Sejauh ini penulisan tugas akhir dan praktik kerja lapangan yang dilakukan di PT. Kereta Api Indonesia (persero) baru dilakukan oleh dua orang mahasiswa kearsipan UGM11. Objek dari penulisan tersebut bertempat di kantor daerah oprasional 6 yang terletak di Yogyakarta. Penggunaan tema penilaian dan penyusutan dokumen perusahaan di PT. Kereta Api Indonesia (persero) belum pernah diangkat oleh mahasiswa kearsipan, mahasiswa perguruan tinggi lainnya maupun oleh peneliti. Oleh sebab itu, penulis tertarik untuk mengangkat hal tersebut dalam praktik kerja lapangan sekaligus objek dalam karya akhir dari penulis. Dalam kedua karya sebelumnya, Aprilia Bayu Cahyati mengangkat judul tugas akhirnya yaitu Penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 sebagai Penunjang Administrasi Perkantoran di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Oprasional 6 Yogyakarta. Sedangkan Hermawan Krisna Eka Pratama mengangkat judul Pengurusan Surat di Bagian Asisten Manager Dokumen PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Oprasional 6 Yogyakarta. Tugas akhir mengenai Penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 sebagai Penunjang Administrasi Perkantoran di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Oprasional 6 Yogyakarta, secara keseluruhan membahas
Aprilia Bayu Cahyati, “ Penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 sebagai penunjang Administrasi Perkantoran di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Oprasional 6 Yogyakarta”, LTA Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2015 ; Hemawan Krisna Eka Pratama, “Pengurusan Surat di Bagian Asisten Manager Dokumen PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Oprasional 6 Yogyakarta” LTA Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2015 11
10
mengenai konsep dasar penggunaan aplikasi pelayanan dokumen 2013, sarana yang digunakan dalam penggunaan aplikasi, system aplikasi pelayanan dokumen 2013, proses penggunaan aplikasi layanan dokumen 2013, penyimpanan arsip dan kendala selama penggunaan aplikasi pelayanan dokumen 2013. Sedangkan tugas akhir dengan judul Pengurusan Surat di Bagian Asisten Manager Dokumen PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Oprasional 6 Yogyakarta membahas menganai konsep dasar pengurusan surat, Pengurusan Surat Masuk, Pengurusan Surat Keluar dan Penyimpanan. Pembeda dengan kedua laporan tugas akhir di atas adalah terletak pada fokus kajian dengan tema yang akan diangkat yaitu penilaian dan penyusutan dokumen perusahaan, dengan objek penelitan yaitu PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berlokasi di Kota Bandung Jawa Barat dan waktu pelaksanaan prektik kerja lapangan dan penelitain yang akan dilakukan. Sehingga kajian atas karya ini merupakan kajian asli karena belum diangkat dalam kajian sebelumnya.
C. Tujuan Penulisan Penulisan tugas akhir ini memiliki beberapa tujuan yakni untuk mengetahui bagaimana proses dan alur pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan, untuk mengetahui proses penyerahan dari PT.Kereta Api Indonesia (PERSERO) ke Lembaga Kearsipan, untuk mengegtahui bagaimana prosedur dan kegiatan pemusnahan
di PT.Kereta Api Indonesia (PERSERO), untuk
mengetahui bagaimana penilaian yang diterapkan oleh PT.Kereta Api Indonesia
11
(PERSERO) sebelum melaksanakan program penyusutan dokumen perusahaan, dan untuk melihat dan mengamati kesesuaian antara teori dan realitas di lapangan.
D. Sistematika Penulisan Dalam tugas akhir yang berjudul Penilaian dan Penyusutan Dokumen Perusahaan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) ini terdiri dari empat bab dan satu bagian di khususkan untuk lampiran. Pembahasan dalam setiap bab berbeda satu sama lainnya akan tetapi pembahasan dari setiap bab memiliki keterkaitan satu sama lainnya dan tidak dapat dipisahkan. Pembahasan yang di bagi kedalam masing masing bab bertujuan untuk dapat mempermudah pemahaman akan isi dari tugas akhir ini. Bab pertama dalam tugas akhir membahas terkait pendahuluan terkait pembahasan yang diangkat. Pada bab pendahuluan ini mencakup latar belakang dan permasalahan, keaslian karya, tujuan penulisan, dan sistematika penulisan. Pada sub bab latar belakang dan permasalahan ini membahas mengenai alasan mengapa penulis mengangkat tema tersebut dengan dilandaskan oleh beberapa teori ataupun peraturan yang berlaku. sedangkan dalam sub bab keaslian karya, pembahasannya mengenai penegasan atas keaslian tugas akhir yang ditulis adalah benar hasil penulis dengan disertai perbandingan terhadap tema yang diangkat pada instansi yang sama. Tujuan penulisan ini menggambarkan terkait tujuan yang akan dicapai dalam penulisan tugas akhir ini. Dan sub bab terakhir adalah sistematika penulisan, pembahasan ini menggambarkan hal apa saja yang dibahas dalam tuga akhir ini.
12
Bab kedua Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data terdiri dari dua sub bab. Sub bab pertama yaitu tinjauan pustaka yang mencakup pembahasan mengenai kajian teori dari penilaian, penyusutan, dokumen dan perusahaan. Sedangkan untuk sub bab kedua pembahasannya mengenai metode yang digunakan penulis dalam proses pengumpulan data. Metode tersebut terdiri dari metode obsersasi partisipatif, wawancara para staf yang terlibat dalam proses penilaian dan penyusutan dokumen perusahaan dan studi pustaka terkait literature yang relevan dengan tema yang diangkat dalam penulisan tugas akhir ini. Bab ketiga merupakan pembahasan yang meliputi pembahasan penilaian dan penyusutan dokumen perusahaan PT. Kereta Api Indonesia(Persero). Pembahasan dalam bab ini terdiri dari tiga sub bab. Sub bab pertama membahas mengenai gambaran organisasi yang menjadi objek penulisan. Pembahasan tersebut mencakup sejarah, profil dan organisasi kearsipan yang terdapat di PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Sub bab kedua membahas mengenai gambaran umum terkait kondisi arsip secara keseluruhan mulai dari bentuk arsip, pengelolaan arsip, sistem penanganan arsip, proses penataan dan sdm. Sub bab ketiga membahas mengenai substansi penilaian dan penyusutan dokumen perusahaan. Cakupan dalam pembahasan ini terdiri dari Penilaian, Pemindahan arsip dari unit pencipta ke unit kearsipan, penyerahan arsip yang dilakukan oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) ke Arsip Nasional Republik Indonesia dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan penilaian dan penyusutan dokumen perusahaan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero).
13
Bab keempat merupakan bab penutup dari tugas akhir ini. Bab ini mencakup kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari rumusan masalah yang di sebutkan pada bab pertama sub bab latar belakang dan permasalahan. sedangkan saran merupakan pertimbangan yang diberikan penulis untuk instansi yang dijadikan objek penelitian atas dasar pengamatan dan analisis yang telah dilakukan oleh penulis.
