BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Menurut American Hospital Association dalam Azwar (1996), rumah sakit adalah suatu organisasi yang melalui tenaga medis profesional yang terorganisir serta sarana kedokteran yang permanen
menyelenggarakan
pelayanan
kedokteran,
asuhan
keperawatan yang berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien. Dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit, pelayanan rekam medis peranannya sangat penting karena rekam medis merupakan bukti tertulis dari pelayanan kesehatan yang diterima pasien. Menurut ( Permenkes RI No.269 / Menkes / Per/III/2008), rekam medis, adalah berkas yang berisikan catatan
dan
dokumen
tentang
identitas
pasien,
pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Berkas rekam medis merupakan bagian dari sistem rekam medis di rumah sakit yang mempunyai peran penting dalam berbagai informasi
yang
dimiliki
oleh
penerima
jasa
pelayanan.
Rak
penyimpanan berkas rekam medis perlu mendapatkan perhatian
1
khusus untuk menjaga dan melindungi data dan informasi yang terkandung di dalam berkas rekam medis tersebut. Perencanaan untuk perluasan file dipengaruhi oleh pemilihan
sistem
penomoran.
Pada
sistem
penomoran
dan
penyimpanan perlu tersedia daerah kosong 25% karena akan dipakai untuk perluasan catatan medis dengan sitem penomoran dan pengarsipan serial jumlah rak akan konstan perluasan hanya terjadi pada satu arah pada saat diterbitkannya nomor baru untuk pasien yang datang (Huffman,1994). Oleh karena itu, didalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis diperlukan adanya fasilitas rak penyimpanan yang memadai agar berkas rekam medis dapat memiliki keawetan untuk disimpan sesuai dengan lama waktu simpan yang telah ditetapkan. Cukupnya peralatan penyimpanan, cahaya, kontrol suhu, dan keamanan akan membantu produktifitas petugas penyimpanan (Huffman,1994). memadai
akan
Ketersediaan berpengaruh
rak
penyimpanan
pada
yang
pelaksanaan
kurang kegiatan
penyimpanan. Oleh karena itu, dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis diperlukan adanya fasilitas rak penyimpanan yang memadai agar berkas rekam medis dapat memiliki keawetan untuk disimpan sesuai dengan lama waktu simpan yang telah ditetapkan.
2
Ketersediaan rak penyimpanan yang ada sering kali tidak memadai untuk sistem penyimpanan yang sesuai. Perekam medis perlu memperhatikan fasilitas yang tersedia, seperti unit ruang dan unit rak penyimpanan berkas rekam medis. Ketika menyiapkan unit penyimpanan pun harus ditentukan panjang pengarsipan yang telah ada sebelumya yang dipergunakan untuk menyimpan berkas rekam medis (Huffman,1994). Berdasarkan studi pendahuluan dan orientasi yang telah peneliti lakukan di Rumah Sakit Happy Land Medical Centre Yogyakarta pada tanggal 1-20 Maret 2015 melalui wawancara dan observasi dengan Kepala bagian Instalasi rekam medis dan staff bagian rekam medis rumah sakit tersebut. Diketahui bahwa telah ditemukan adanya masalah mengenai ketersediaan rak penyimpanan berkas rekam medis. Keadaan rak yang hampir penuh mengakibatkan proses pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis menjadi terhambat juga ruangan yang sedikit kecil pada bagian filing membuat kebutuhan rak semakin bertambah. Berkas rekam medis sebagian tidak tertata secara rapi sehingga membuat sebagian rusak, maka dari hal tersebut rumah sakit ingin berencana membeli rak untuk ketersediaan 5 tahun mendatan. Namun dalam perencanaan ini terkendala pada penentuan biaya dan perhitungan kebutuhan rak rekam medis. Oleh karena itu pada tugas akhir ini peneliti ingin 3
meneliti tentang biaya yang diperlukan untuk kebutuhan rak rekam medis pada proyeksi ketersediaan rak rekam medis 5 tahun mendatang
sebagai bahan pengambilan keputusan Kepala bagian
Instalasi Rekam Medis dalam pengorganisasian unit kerja rekam medis.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan
latar
belakang
yang
dikemukakan
diatas,
maka
permasalahan yang akan diteliti adalah untuk mengetahui “Biaya Untuk Kebutuhan Rak Rekam Medis pada Proyeksi ketersediaan lima tahun mendatang di Rumah Sakit Happy Land Medical Centre Yogyakarta”. C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui biaya untuk kebutuhan rak rekam medis pada proyeksi ketersediaan 5 tahun mendatang di Rumah Sakit Happy Land Medical Centre Yogyakarta. 2. Tujuan Khusus 1. Menghitung kebutuhan rak rekam medis di Rumah Sakit Happy Land Medical Centre Yogyakarta untuk lima tahun mendatang.
4
2. Mengetahui ketersediaan rak rekam medis di Rumah Sakit Happy Land Medical Centre Yogyakarta untuk lima tahun mendatang. 3. Menghitung biaya kebutuhan rak rekam medis di Rumah Sakit Happy
Land
Medical
Centre
Yogyakarta
untuk
5
tahun
mendatang. D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit Penelitian
ini
memiliki
manfaat
memberi
informasi
bagi
pengelola Rumah Sakit Happy Land Medical Centre Yogyakarta dengan memberikan suatu prediksi ketersediaan rak rekam medis agar dapat dibuat kebijakan sebagai upaya pencegahan terjadinya kekurangan tempat penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Happy Land Medical Centre Yogyakarta. b. Bagi Peneliti Memenuhi salah satu persyaratan dalam mencapai derajat Ahli Madya pada Fakultas Sekolah Vokasi UGM. Dan menambah pengalaman
dan
pengetahuan
di
bidang
rekam
medis
khususnya dalam prediksi ketersediaan rak rekam medis serta menerapkan teori-teori yang diperoleh selama perkuliahan secara langsung.
5
2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Penelitian ini diharapkan dapat berguna untuk menambah pustaka, dan wawasan tentang arti penting rak rekam medis bagi kegiatan rekam medis. Penelitian ini juga diharapkan sebagai pelengkap pustaka di bidang Rekam Medis. b. Bagi Peneliti Lain Diharapkan penelitian ini memberi gambaran bagi pembaca dan peneliti selanjutnya tentang rak rekam medis. E. Keaslian Penelitian Penelitian dengan judul ”Biaya Untuk Kebutuhan Rak Rekam Medis Pada Proyeksi Ketersediaan Rak Rekam Medis di Rumah Sakit Happy Land
Medical
Centre
Yogyakarta”
belum
pernah
dilakukan
sebelumnya. Namun, ada beberapa penelitian yang terkait dengan penelitian ini antara lain :
1.
Dahlan (2011) Perencanaan kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis aktif di rumah sakit jogja untuk lima tahun yang akan datang. Hasil : Berkas rekam medis di rumah sakit jogja disimpan secara sentralisasi dengan sistem terminal digit filing, penomoran secara
6
unit, menggunakan tracer, berkas dengan sampul pelindung, dan terdapat empat jenis rak penyimpanan yang digunakan dalam penyimpanan berkas rekam medis aktif di rumah sakit jogja. Jumlah kebutuhan rak rekam medis aktif di rumah sakit jogja sebanyak 20 unit. Rak yang digunakan dalam perhitungan adalah roll o’pack dengan panjang 4 meter, memiliki dua muka dan lima shaft. Sedangkan luas ruang yang dibutuhkan yaitu alternatif satu dibutuhkan luas ruang sebesar 127,11 m dan bila menggunakan alternatif dua dibutuhkan luas ruang sebesar 108,48 m. Persamaan : Sama-sama pengumpulan data secara cross sectional. Perbedaan : Penelitian Dahlan berfokus pada perencanaan kebutuhan ruang dan rak rekam medis, dan penelitian ini hanya berfokus pada proyeksi ketersediaan rak saja. Penelitian ini mengunakan analisis kualitatif, sedangkan Dahlan menggunakan kualitatif
kuantitatif.
Penelitian
ini
bertujuan
mengetahui
ketersediaan dan biaya yang diperlukan untuk kebutuhan rak rekam medis 5 tahun mendatang. Serta pengumpulan data dengan wawancara, observasi dan studi dokumentasi. 2. Alberthin (2010) Kebutuhan Rak dan Luas Ruang Penyimpanan Rekam Medis Aktif di RSJ Prof. Dr. Soeroyo Magelang untuk Lima Tahun yang akan datang. 7
Hasil : Kebutuhan rak penyimpanan rekam medis untuk lima tahun yang akan datang dibutuhkan 18 unit rak roll o’ pack dengan pembagian 12 unit roll o’ pack dua muka lima shaft (tipe III). Persamaan : Menggunakkan metode deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Perbedaan : Berfokus pada kebutuhan rak dan luas ruang. Jumlah dan teknik pengambilan sampel, lokasi, dan waktu penelitian . Dan penelitian ini bertujuan mengetahui biaya yang diperlukan untuk kebutuhan rak rekam medis 5 tahun mendatang . Penelitian ini mengunakan analisis kualitatif , sedangkan Alberthin menggunakan kualitatif kuantitatif (mix method). 3. Ramadhan (2012) Proyeksi Ketersediaan Rak Rekam Medis di Rumah Sakit TNI-AU dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta Tahun 2017 Hasil : Kebutuhan rak untuk lima tahun yang akan datang yakni 48 unit rak statis terbuka atau sama dengan 1000 meter. Maka ketersediaannya untuk lima tahun mendatang yakni minus. Persamaan : Menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan cross sectional, teknik sampel yang digunakan yakni teknik purposive sampling dan penelitian ini bertujuan mengetahui tentang ketersediaan rak untuk lima tahun mendatang.
8
Perbedaan : Penelitian Ramadhan berfokus pada kebutuhan rak, kemampuan dan ketersediaan rak untuk lima tahun mendatang. Sementara pada penelitian ini bertujuan mengetahui biaya untuk kebutuhan rak lima tahun mendatang. Penelitian ini menggunakan analisis kualitatif. Sementara Ramadhan menggunakan
analisis
kuantitatif.
F. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Dan Perkembangan RS Happy Land Medical Centre Yogyakarta Berdasarkan profil tahun (2003), Rumah Sakit Happy Land Medical Centre Yogyakarta didirikan pada tanggal 26 Januari 2003. Rumah Sakit Happy Land Medical Centre berdiri di atas lahan seluas 5000 m, terdiri atas 2 (dua)
blok bangunan keseluruhan 8000 m.
Kapasitas 50 tempat tidur disediakan pilihan kelas perawatan : Standar, Utama, VIP, VVIP. Rumah Sakit
Happy Land
Medical
Centre
Yogyakarta
memberikan pemenuhan kesehatan masyarakat dalam bentuk upaya promotif , preventif , kuratif , rehabilitative secara terpadu yang dilakukan oleh tenaga professional di bidangnya masingmasing sehingga mampu memberikan pelayanan yang memuaskan seluruh pihak baik pasien, keluarga pasien, masyarakat dan juga 9
karyawan. Berdasarkan uraian tersebut maka jelaslah tujuan Rumah Sakit Happy Land Medical Centre didirikan adalah sebagai bentuk peran serta swasta, dalam membantu pemerintah RI untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat serta memudahkan masyarakat untuk mendapaykan pelayanan kesehatan. Pelayanan Rumah Sakit Happy Land Medical Centre didukung 220 orang SDM dengan kualifikasi pendidikan dan kompetensi sesuai kebutuhan dan sesuai kebutuhan standar pelayanan yang ditetapkan untuk meningkatkan pelayanan yang ditetapkan dan meningkatkan kualitas SDM di selenggarakan kegiatan pendidikan dan pelatihan, baik yang bersifat in house training maupun ex house training. 2. Profil RS Happy Land Medical Centre Yogyakarta PT Tripilar Medis Jaya adalah suatu badan usaha yang bergerak di bidang kesehatan masyarakat yang meliputi klinik spesialis, klinik umum, klinik kecantikan, laboratorium medis dan apotek yang menggunakan brand nama “Happy Land Medical Centre”. Rumah Sakit Happy Land Medical Centre dengan dukungan dokter-dokter yang professional dan peralatan kedokteran yang modern, akan dijadikan barometer rumah sakit di Daerah Istimewa Yogyakarta dan Jawa Tengah. Rumah Sakit Happy Land Medical Centre juga memiliki poliklinik yang mempunyai program
10
unggulan antara lain : Program ingin punya anak, penangganan atau
periksa Menopause,
Laser
Vagina
Rejuvination,
klinik
Reumatik Centre, Home Care, klinik Obesitas Centre dan Dental Art Centre. Program inilah yang akan menjadi daya tarik tersendiri, dimana masalah ini belum banyak ditangani secara khusus oleh poliklinik yang ada. Dengan demikian merupakan terobosan tersendiri di dalam pelayanan kesehatan dalam satu sistem yang terpadu. Ciri khas Rumah Sakit Happy Land Medical Centre adalah menyatukan konvensional barat dengan pengobatan oriental timur. Klinik oriental yang ada adalah pengobatan herbal, akupuntur dan pijat refleksi. 3. Visi dan Misi a. Visi 1. Memberikan pelayanan kesehatan yang terpadu dengan standar Internasional yang mempunyai keunggulan di bidang
teknologi
dan
menjadi
barometer
pelayanan
kesehatan di Indonesia. 2.
Menjadikan Rumah Sakit Happy Land Medical Centre memiliki keunggulan dibidang teknologi dan pelayanan dan akan dijadikan rumah sakit di Indonesia yang bertaraf Internasional.
11
b. Misi 1. Mengadakan kerjasama dengan rumah sakit di sekitar dan diharapkan akan menjadi rumah sakit rujukan. 2.
Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan bagi petugas Rumah Sakit Happy Land Medical Centre, sehingga terbentuk personil yang professional yang mengutamakan kualitas pelayanan.
3.
Mengembangkan
ilmu
pengetahuan
dan
teknologi
,
khususnya teknologi kedokteran. 4.
Mengembangkan berbasis
pada
membedakan golongan
budaya kepuasan
latar
pelayanan pelanggan
belakang
suku,
kesehatan
yang
dengan
tidak
bangsa,
agama,
maupun ekonomi, sehingga akan menjadi
barometer rumah sakit di Indonesia. 4. Keadaan fisik RS Happy Land Medical Centre Yogyakarta a. Lokasi Lokasi Rumah Sakit Happy Land Medical Centre Yogyakarta terletak di jalan Ipda Tut Harsono no.53 Timoho Yogyakarta. Posisi rumah sakit cukup strategis mengingat berada di kawasan kantor-kantor Pemerintah Kotamadya dan Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Di sekitar rumah sakit ini juga terdapat universitas-univesitas besar tentu saja memberikan alternatif dan
12
kemudahan menemukan layanan kesehatan bagi masyarakat Yogyakarta dan sekitarnya. b. Batas-Batas 1. Sebelah Utara : Jl. Melati Wetan. 2. Sebelah Barat : Pemukiman. 3. Sebelah Selatan : Persawahan. 4. Sebelah Timur : Jalan Ipda Tut Harsono. c.
Luas Area Rumah Sakit Happy Land Medical Centre Yogyakarta memiliki areal seluas 5000 m.
5. Struktur Organisasi RS Happy Land Medical Centre Yogyakarta Susunan Organisasi : 1. Pemilik. 2. Pengelola : PT Tripilar Medis Jaya Yogyakarta. 3. Pelaksana Umum : a. Direktur. b. Wakil Direktur. c. Manajer. d. Kepala Instansi/Kepala Unit. e. Koordinator Pelaksana/Kepala Ruang. f. Komite Medik.
13
g. Staf Medis Fungsional. 6. Unit-Unit RS Happy Land Medical Centre Yogyakarta A. Instalasi Pelayanan Fungsional 1. Instalasi Gawat Darurat. 2. Instalasi Rawat Jalan. 3. Instalasi Rawat Inap. 4. Instalasi Operasi. 5. Instalasi Kamar Bersalin. 6. Unit Keperawatan. 7. Instalasi Radiologi. 8. Unit Hemodialisa. 9. Instalasi Rehabilitas Medik Fisioterapi. B. Instalasi Penunjang Medis 1. Instalasi Farmasi. 2. Instalasi Laboratorium. 3. Instalasi Gizi. 4. Instalasi Rekam Medis. 5. Instalasi Umum. 7. Fasilitas Rumah Sakit A. Fasilitas Rawat Jalan a. Poliklinik Kebidanan dan Kandungan
14
1. Konsultasi kesehatan anak dan remaja. 2. Pelayanan kesehatan reproduksi remaja. 3. Pelayanan pra nikah/pra kehamilan. 4. Pelayanan reproduksi keluarga. 5. Pelayanan pasangan ingin anak. 6. Pelayanan ibu hamil. 7. Pelayanan postpartus/nifas. 8. Pelayanan keluarga berencana dan onkologi. b. Poliklinik Kesehatan Anak 1. Kesehatan umum anak. 2. Tumbuh kembang anak. 3. Asthm,Alergi,Tes Kulit dan tes fungsi Paru. 4. Imunisasi Dasar :BCG,DPT,Hep B,Polio,Campak. 5. Imunisasi Lanjut MMR, HIB, DPat, Varicella,Typhoid, Influenza, pneumococcus. c. Poliklinik Penyakit Dalam Pengobatan dalam umum 1. Penyakit jantung dan pembuluh darah. 2. Alergi dan Immunologi. 3. Kelainan Darah. 4. Diabetes Mellitus dan penyakit endokrin lainnya. 5. Ginjal dan hipertensi. 6. Asma dan Penyakit Paru. 15
7. Penyakit Rheumatik. 8. Saluran Cerna. 9. Liver. 10. Usia lanjut/geriatric.. d. Poliklinik Kulit dan Kelamin 1. Penyakit Kulit. 2. Kosmetik Medis (Meremajakan Kulit, Masalah Kosmetik, Laser Kulit, Mikrodermabrasi). 3. Penyakit Kelamin. 4. Dll. e. Poliklinik THT 1. THT Umum. 2. Klinik Alergi. 3. Audiologi-Vestibular. 4. Functional Endoscofi Sinus Surgery. 5. Dll. f.
Poliklinik Gigi 1. Kecantikan Gigi. 2. Perawatan Gigi dengan Laser Crown Porselin. 3. Perawatan TMJ. 4. Implant Gigi.
16
5. Perawatan Ortodontik. 6. Perawatan Gusi. 7. Perawatan Gusi Anak. 8. Bedah Mulut. 9. Protesis Maxillo-facial. 10. Perawatan Ortodontik. 11. Dll.
g. Pelayanan Gizi 1. Gizi pada Waktu Sakit. 2. Gizi pada Obesitas. 3. Gizi pada Ibu Hamil dan Menyusui. 4. Gizi pada Usia Lanjut. 5. Pengaturan Diet. 6. Gizi
dan
Hubungannya
Dengan
Kebugaran. 7. Dll. h. Pelayanan Psikologi 1. Konseling Anak. 2. Konseling Tumbuh Kembang. 3. Konseling Dewasa.
17
Aktivitas
Serta
4. Konseling Reaksi Orang Tua dan Anak saat dirawat. 5. Konseling Psikologi Ibu Hamil. 6. Konseling Penagganan penyakit dengan Prognosis buruk. 7. Konseling Post Power Syndrome. 8. Tes Bakat. 9. Tes Kepribadian. 10. Terapi Bermain. 11. Terapi Keluaga dan Terapi Kelompok Tes Intelegensia. 12. Tes Seleksi karyawan perusahaan. i.
Pelayanan Rehabilatas Medik 1. Fisioterapi. 2. Pijat Bayi.
B. Fasilitas Rawat Inap a. VVIP 1. 1
Bed
Pasien,1
Kamar
Mandi,1
Bed
Penunggu,TV,Telepon,Kulkas,AC,1 Sofa ,Pantry,Guest Room. b. VIP(Kelas Utama)
18
1. 1 Bed Pasien,1 Kamar Mandi, 2 Sofa, TV, Telepon, Kulkas,AC. c. UTAMA A (Kelas 1) 1. 1 Bed Pasien, 1 Kamar Mandi, Sofa, TV, Telepon, Kulkas, AC. d. UTAMA B (Kelas 2 A) 1. 1 Bed Pasien, 1 Kamar Mandi, Sofa, TV, Telepon, Kulkas, AC. e. UTAMA C (Kelas 2B) 1. 1 Bed Pasien,1 Kamar Mandi, Sofa, TV, Telepon, AC. f. STANDARD (Kelas 3) 1. 2 Bed Pasien Per kamar,1 Kamar Mandi, TV, Telepon, AC. C. Fasilitas Penunjang 1. Laboratrium. 2. Radiologi. 3. Panoramic. 4. Ruang Operasi. 5. Ruang Bersalin. 6. Beauty Center.
19
D. Produk Unggulan 1. LVR (Peremajaan Vagina). 2. Hemodialisis. 3. Tumbuh Kembang Anak. 4. Rheumatic Center. 5. General Check Up. 6. Kelas Antenatal. 7. Hypnobirthing. 8. Senam Hamil.
20
KETEBALAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
NO RM 05-59-59 03-58-32 07-68-42 06-44-47 04-23-53 07-04-92 06-24-19 04-22-14 02-36-92 07-42-71 07-44-88 02-91-92 07-78-65 05-46-28 05-62-95 07-74-42 07-50-90 07-40-22 07-34-10 07-53-20
KETEBALAN BERKAS 0,34 0,40 0,58 0,33 0,9 0,43 0,52 0,21 0,36 0,70 1,2 0,22 0,5 0,98 0,12 0,68 0,2 0,91 0,11 0,60 Total 10,29
KETERANGAN
Rata-Rata 0,5145
