BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Rumah sakit adalah suatu bagian menyeluruh dari organisasi sosial dan medis yang berfungsi memberikan pelayanan kesehatan yang lengkap kepada masyarakat baik kuratif maupun rehabilitatif (World Health Organization, 2000). Sedangkan menurut UU NO.44 tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Pelayanan rumah sakit juga diatur dalam KODERSI/kode etik rumah sakit, dimana kewajiban rumah sakit terhadap karyawan, pasien dan masyarakat diatur. Dalam memberikan pelayanan kesehatan untuk pasien, diperlukan dokumentasi yang berisikan riwayat kesehatan pasien selama dia berobat di rumah sakit agar dokter dan tenaga kesehatan lain dapat memantau riwayat penyakit yang ada dan tindakan yang pernah dilakukan kepada pasien, berkas tersebut adalah berkas rekam medis. Yang dimaksud berkas rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakantindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan (PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008).
1
2
Upaya untuk memenuhi kebutuhan pasien salah satunya adalah dengan memberikan pelayanan yang baik. Menurut Moenir (1991) pelayanan adalah aktivitas yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor material melalui sistem, prosedur, dan metode tertentu dalam rangka memenuhi kebutuhan orang lain sesuai dengan haknya. Hal ini menjelaskan bahwa pelayanan adalah suatu bentuk sistem, prosedur atau metode tertentu yang diberikan kepada orang lain dalam hal ini pelanggan agar kebutuhan pelanggan tersebut dapat terpenuhi sesuai dengan harapan mereka. Salah satu bentuk pelayanan rawat jalan di rumah sakit adalah pendistribusian berkas rekam medis. Distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Untuk mendukung pelayanan yang baik maka waktu pendistribusian dokumen rekam medis pun harus sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Standar pelayanan pendistribusian ini dapat menunjang kepuasan pasien dalam pelayanan yang diberikan rumah sakit kepada pasien. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 65 tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal selanjutnya disingkat SPM adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh setiap warga secara minimal. Indikator SPM adalah tolok ukur untuk
presentasi
kuantitatif
dan
kualitatif
yang
digunakan
untuk
menggambarkan besaran sasaran yang hendak dipenuhi dalam pencapian
3
suatu SPM tertentu, berupa masukan, proses, hasil dan atau manfaat pelayanan. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan melalui observasi pada tanggal 28 September 2013 di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta khususnya pada bagian distribusi, bahwa dalam penyediaan dan pengiriman berkas rekam medis untuk sampai ke poliklinik mengalami keterlambatan. Berdasarkan hasil data sekunder dari SIMRS, berkas yang didistribusikan tidak 100% sesuai dengan standar waktu pengirimannya yaitu berkas rekam medis sampai di poliklinik adalah ≤30 menit. Pada bulan November 2013 RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta melakukan perubahan sistem pendistribusian berkas rekam medis. Sebelumnya pendistribusian rekam medis dilakukan dengan cara manual, yaitu petugas distribusi membawa berkas
rekam
medis
pasien
dari
filing
menuju
poliklinik
dengan
menggunakan trolly dan juga lift pasien ketika akan mendistribusikan ke lantai atas. Dan sekarang pendistribusian rekam medis sudah menggunakan lift barang, sehingga petugas distribusi dapat lebih mudah mengirimkan rekam medis pasien untuk poliklinik di lantai atas. Perubahan ini dilakukan untuk memenuhi Standar Pelayanan Minimal (SPM) rumah sakit yang didukung dengan kondisi rasionalnya. Perubahan dilakukan mulai dari berpindahnya ruang filing yang menjadi lebih dekat dengan poklinik, perubahan alat distribusi rekam medis dan faktor penunjang lainnya. Dengan adanya perubahan sistem distribusi ini diharapkan dapat mempercepat pelayanan terhadap pasien dan untuk memenuhi sasaran mutu yang ada di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta. Peneliti ingin mengetahui seberapa pengaruh perubahan pendistribusian rekam medis ini bagi
4
pelayanan kepada pasien. Maka dari itu peneliti mengambil judul “Pelaksanaan Pendistribusian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta”.
B. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: “Pelaksanaan Pendistribusian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta”.
C. TUJUAN PENELITIAN 1. Tujuan Umum Melihat kondisi umum sistem pendistribusian berkas rekam medis pasien rawat jalan dari tempat penyimpanan (filing) sampai ke poliklinik. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui pelaksanaan pendistribusian berkas rekam medis pasien rawat jalan. b. Mengetahui faktor-faktor pendukung pelaksanaan distribusi berkas rekam medis. c. Mengetahui persentase kecepatan berkas rekam medis sampai ke poliklinik sesudah menggunakan alat baru.
5
D. MANFAAT PENELITIAN 1. Manfaat Praktis a. Manfaat bagi Rumah Sakit Sebagai bahan masukan dan bahan evaluasi dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien. b. Manfaat bagi peneliti Mempraktikkan secara langsung ilmu atau teori-teori yang telah didapatkan
selama
perkuliahan
sehingga
mahasiswa
dapat
membekali dan mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan pekerjaan di bidang rekam medis.
2. Manfaat Teoritis a. Manfaat bagi Insitusi Pendidikan Memberikan masukan parameter dan tolok ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan di bidang medis sebuah rumah sakit. b. Manfaat bagi Peneliti Lain Sebagai dasar atau acuan dalam pendalaman materi seta dalam sebuah kelanjutan penelitian.
E. KEASLIAN PENELITIAN Penelitian yang berjudul “Pelaksanaan Pendistribusian Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta” belum pernah dilakukan sebelumnya. Namun penelitian dengan tema serupa pernah dilakukan, yaitu diantaranya:
6
1. Rechning Anggranias (2005) Judul “Pendistribusian berkas rekam medis dari filing ke tempat penerimaan pasien rawat jalan di rumah sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta”. Tujuan laporan yaitu untuk mengetahui prosentase keterlambatan pendistribusian berkas rekam medis dari filing ke tempat penerimaan pasien rawat jalan serta mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan distribusi di RSU PKU Muhammadiyah Yogyakarta. Metode yang digunakan deskriptive kualitatif dengan rancangan cross sectional. Teknik pengambilan sampel menggunakan teknik random sampling dengan tabel krejcie. Data penelitian ini diperoleh dengan wawancara, observasi dan instrumen. Hasil laporannya adalah persentase keterlambatan pendistribusian berkas rekam medis yang terdistribusi lebih dari 5 menit ke tempat penerimaan pasien rawat jalan sebesar 31,8% dan beberapa faktor yang mempengaruhi keterlambatan distribusi berkas rekam medis yaitu tidak terdapat prosedur tetap pendistribusian berkas rekam medis, berkas tidak ditemukan, salah penyebutan permintaan oleh petugas TPP, permintaan rekam medis banyak serta sumber daya manusia. Persamaannya adalah metode yang digunakan deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional serta untuk mengetahui persentase keterlambatan penditribusian rekam medis. Perbedaannya laporan ini untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan dalam pendistribusian sedangkan peneliti membahas faktor penunjang dalam pelaksanaan pendistribusian rekam medis.
7
2. Dina Nurfidya Luthfi (2009) Judul “Tinjauan distribusi berkas rekam medis terkait keamanan berkas rekam medis pasien rawat jalan di Puskesmas Galur II”. Tujuan laporan ini mengetahui pelaksanaan pendistribusian dan keamanan berkas rekam medis pasien rawat jalan di puskesmas galur II. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional. Objeknya pelaksanaan distribusi dan cara menjaga berkas rekam medis, subjeknya semua petugas yang bertanggungjawab dalam ketersediaan berkas rekam medis rawat jalan. Hasil laporan ini adalah alur berkas rekam medis pasien rawat jalan di puskesmas galur II, yaitu: a. Pasien baru: dimulai dari tempat pendaftaran pasien kemudian ke klinik tujuan kembali lagi ke tempat pendaftaran pasien lalu ke ruang filing, b. Pasien lama: dimulai dari filing kemudian ke klinik tujuan dan kembali ke TPP lalu ke filing. Tidak ada prosedur tetap untuk pendistribusian berkas rekam medis pasien rawat jalan dan tentang keamanan berkas rekam medis pasien pasien rawat jalan. Persamaan dengan laporan ini adalah mengetahui tentang pelaksanaan pendistribusian berkas rekam medis pasien rawat jalan yang berhubungan dengan mutu pelayanan rawat jalan dengan metode deskriptif kualitatif. Perbedaannya adalah laporan ini ingin mengetahui protap pendistribusian berkas dan cara menjaga berkas rekam medis, sedangkan peneliti ingin melihat persentase kecepatan pendistribusikan berkas rekam medis sampai ke poliklinik sesudah menggunakan alat distribusi.
8
3. Dwi Novalina (2002) Judul “Jangka waktu pendistribusian berkas rekam medis pasien lama klinik saraf rumah sakit pusat pertamina jakarta”. Tujuan laporan ini mengetahui kecepatan pendistribusian berkas rekam medis, rata-rata waktu distribusi, persentase keterlambatan dan faktor yang mempengaruhi keterlambatan pendistribusian berkas. Metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Analisa datanya dengan analisa data kualitatif dan kuantitatif dan digunakan konsep triangulasi untuk menguji kevalidan data. Hasil laporannya yaitu rata-rata jangka waktu pendistribusian berkas rekam medis ke klinik di RSUP Pertamina kurang lebih 43,4 menit. Dengan standar jangka waktu waktu pendistribusian rekam medis selama 15 menit maka presentase keterlambatan sebesar 96,52%, namun 50% rekam
medis
didistribusikan
dibawah
60
menit.
Faktor
yang
mempengaruhi keterlambatan diantaranya kepadatan rak penyimpanan, kelambatan pencetakan bukti peminjaman rekam medis, penumpukan pengambilan bukti peminjaman dan penumpukan pendistribusian karena tidak ada penjadwalan pendistribusian serta rusaknya roll o’pack yang mengakibatkan pengambilan berkas semakin lama. Persamaan dengan laporan ini adalah mengetahui kecepatan pendistribusian berkas rekam medis dan rata-rata waktu distribusi dengan metode deskriptif kualitatif dan konsep triangulasi. Perbedaannya, laporan ini membahas tentang faktor keterlambatan pendistribusian berkas, sedangkan
peneliti
ingin
mengetahui
pelaksanaan distribusi berkas rekam medis.
faktor
penunjang
dalam
9
F. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta Berdasarkan profil Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta tahun 2014 adalah sebagai berikut: 1. Identitas RSUP DR. Sardjito Yogyakarta a. Jenis dan Tipe RSUP DR. Sardjito Yogyakarta adalah rumah sakit umum pusat yang bertipe A Pendidikan, sedangkan jenisnya adalah rumah sakit umum. Sejak dengan beberapa perubahan pengelolaan keuangan tahun 2005 hingga sekarang RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta berstatus Badan Layanan Umum (BLU).
b. Alamat RSUP DR. Sardjito Yogyakarta, Jl. Kesehatan No 1 Sekip Yogyakarta
55284.
Telpon
(0274)
587333/587832.
Faks
(0274)565639/515408. Website: www.sardjitohospital.co.id.
c. Visi, Misi, dan Motto 1.) Visi Visi dari RSUP DR. Sardjito adalah menjadi salah satu rumah sakit unggulan dalam bidang pelayanan, pendidikan, dan penelitian yang bertumpu pada kemandirian. 2.) Misi a) Memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna, bermutu dan terjangkau oleh semua lapisan masyarakat, berorientasi
10
pada keselamatan pasien dan kepuasan pelanggan, melalui pembinaan, akuntabilitas korporasi dan profesi. b) Melaksanakan pendidikan dan penelitian di bidang kesehatan untuk menghasilkan SDM yang berkualitas. c) Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan IPTEKDOK kesehatan yang berwawasan global. d) Meningkatkan kesejahteraan karyawan. e) Meningkatkan pendapatan untuk menunjang kemandirian rumah sakit. 3.) Motto Motto dari RSUP DR. Sardjito adalah “Mitra Terpercaya Menuju Sehat”. d. Jumlah Tempat Tidur Tabel 1. Jumlah Tempat Tidur RSUP DR. Sardjito Tahun 2011-2013 Tahun No. Ruang 2011 2012 2013 1 Suite Room (buah) 8 13 16 2 VVIP A (buah) 12 25 27 3 VVIP B (buah) 4 4 4 4 VIP A (buah) 0 0 0 5 VIP B (buah ) 32 32 32 6 VIP (buah) 45 42 43 7 Utama (buah) 7 6 6 8 Isolasi (buah) 3 3 3 9 Kelas 1 (buah) 74 76 63 10 Kelas 2 (buah) 273 255 274 11 Kelas 3 (buah) 266 252 258 Total 724 708 726 Sumber : Bagian Pelaporan dan Statistik Instalasi Catatan Medik RSUP DR. Sardjito Yogyakarta
11
2. Kepemilikan RSUP DR. Sardjito adalah Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan milik pemerintah tetapi sumber dana selain dari dan untuk pemerintah. 3. Jenis Pelayanan a. Pelayanan Rawat Jalan 1) General Chek Up 2) Home Care 3) Maternal 4) Perinatal 5) Mata 6) Akupuntur 7) Bedah umum 8) Penyakit anak 9) Bedah anak 10) Bedah digestive 11) Bedah mulut 12) Bedah orthopedic 13) Bedah plastic 14) Bedah saraf 15) Bedah thorax dan Vaskuler 16) Bedah urologi 17) Anastesi 18) Edelweiss 19) Geriatric 20) Gigi dan mulut
12
21) Gizi 22) Gynekologi 23) Obstetric 24) Jantung 25) Jantung terpadu 26) Jiwa 27) Kulit dan kelamin 28) PTRM 29) Penyakit dalam 30) Klinik memori 31) Psykologi 32) Paru-paru 33) Saraf 34) THT 35) Tumbuh kembang 36) Cempaka mulya 37) UPKT Sekar Arum 38) Estetika 39) Wijaya Kusuma 40) Cenderawasih 41) Dialysis 42) Kanker terpadu (Tulip) 43) Kontap 44) Herbal 45) Elektro Medik
13
46) Kedokteran Nuklir 47) Radio Therapi 48) Permata Hati b. Penunjang Medik 1) Patologi Klinik 2) Patologi Anatomi 3) Radiologi 4) Rehabilitasi Medis c. Pelayanan Rawat Inap 1) IRNA I 2) IRNA II (INSKA) 3) IRNA III (Wijaya Kusuma & Amarta) 4) IRNA IV Teratai 5) IRNA V Cenderawasih 6) IRNA VI Ayodya d. Pelayanan Gawat Darurat 24 Jam e. Poliklinik 24 Jam
14
4. Kinerja RSUP DR. Sardjito Yogyakarta Tabel 2. Kinerja RSUP DR. Sardjito Yogyakarta Tahun 2011-2013 No. 1 2
Performance
2011 724 76,26
Tahun 2012 730 74,34
2013 730 79,98
Jumlah Tempat Tidur (buah) BOR (Bed Occupation Rate) (%) AvLOS (Average Lenght of Stay) 3 (hari) 7,10 7,22 7,46 4 BTO (Bed Turn Over) (kali) 39,87 38,51 39,89 5 TOI (Turn Over Interval) (hari) 2,08 2,30 1,72 6 NDR (Net Death Rate) (‰) 56,76 52,00 58,32 7 GDR (Gross Death Rate) (‰) 73,46 72,00 73,44 Jumlah Kunjungan Rawat Jalan 8 (pasien) 345.265 318.338 279.732 Jumlah Kunjungan Rawat Darurat 9 (pasien) 33.350 32.582 33.669 Jumlah Kunjungan Rawat Inap 10 (pasien) 28.796 28.046 28.316 Sumber : Instalasi Catatan Medik RSUP DR. SardjitoYogyakarta
