BAB I PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Masalah Era globalisasi dewasa ini senantiasa ditandai dengan terjadinya perubahan-perubahan yang sangat cepat dan berkelanjutan, sehingga semua organisasi haruslah dapat menyesuaikan terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Timbulnya perubahan yang sangat cepat tersebut disebabkan oleh adanya tekanan baik internal maupun eksternal organisasi. Kekuatan internal dapat berupa keinginan untuk unggul dalam bersaing melalui perbaikan mutu atau kualitas SDM untuk meraih keuntungan yang optimal sedangkan kekuatan eksternal dapat berupa perkembangan teknologi dan informasi, sosial, ekonomi, budaya, politik, peraturan pemerintah, pesaing yang makin banyak dan sebagainya dimana kedua kekuatan tersebut merupakan pendorong bagi perusahaan
dalam
menghadapi
persaingan
yang
pesat
serta
dalam
mengembangkan pangsa pasar dalam meraih keuntungan yang optimal. Di masa yang akan datang, dimana berbagai jenis organisasi termasuk organisasi niaga, organisasi di lingkungan pemerintahan, organisasi sosial yang bersifat nirlaba akan menghadapi perubahan dengan variasi, intensitas dan cakupan yang belum pernah dialami sebelumnya. Semua organisasi tersebut hanya akan berkembang dan maju apabila cepat tanggap terhadap perubahan yang pasti akan terjadi. Manajer masa kini dan masa depan akan dituntut untuk
1
tidak sekedar bersikap luwes dan beradaptasi dengan lingkungan yang bergerak sangat dinamis, akan tetapi juga mampu mengantisipasi berbagai bentuk perubahan dan secara proaktif menyusun berbagai program perubahan yang diperlukan. Bangsa Indonesia merupakan salah satu bangsa yang hidup dalam lingkungan global, maka mau tidak mau juga harus terlibat dalam maju mundurnya penguasaan Iptek, khususnya untuk kepentingan bangsa sendiri. Untuk mencapai maksud tersebut pemerintah menuangkannya dalam salah satu bentuk dari tujuan dan arah Pembangunan Nasional, yaitu Sektor/Bidang Ilmu pengetahuan dan teknologi. Arah dari penuangan sektor Ilmu pengetahuan dan teknologi dalam Pembangunan Nasional adalah dimaksudkan untuk : 1. Menentukan keberhasilan membangun masyarakat maju dan mandiri, 2. Mempercepat peningkatan kecerdasan dan kemampuan bangsa, dan 3. Untuk mempercepat proses pembaharuan. Berkat perkembangan ilmu (science) maka teknologi (technology) berkembang sangat pesat, terutama teknologi peralatan komputer dan teknologi peralatan telekomunikasi.
Teknologi komputer
dan telekomunikasi
telah
membawa manusia kedalam era informasi yang mengalir tiada batas. Sebagai negara kepulauan terbesar didunia, Indonesia memerlukan sektor pelabuhan yang berkembang dengan baik dan dikelola secara efisien. Daya saing produsen baik dalam pasar nasional maupun internasional, efisiensi distribusi internal dan yang lebih umum, kepaduan dan integritas ekonomi nasional sangat dipengaruhi oleh kinerja sektor pelabuhan. Teknologi informasi
2
sebagai salah satu solusi yang dapat memberikan dampak positif terhadap peningkatan kualitas kinerja Pelabuhan Indonesia khususnya dalam hal pelayanan jasa kepelabuhanan, sehingga masalah yang sering timbul sebagai akibat dari kelemahan sistem dapat teratasi. PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar adalah salah satu perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang jasa kepelabuhanan. Pelabuhan di ibukota Sulawesi Selatan ini merupakan poros pertumbuhan ekonomi Kawasan Timur Indonesia (KTI). Latar belakang budaya maritim yang kental pada jiwa para pelaut Bugis, secara tidak langsung telah ikut mempengaruhi pertumbuhan Pelabuhan Makassar yang akan dikembangkan menjadi pelabuhan modern. Pelabuhan Makassar merupakan pelabuhan terbesar di Kawasan Timur Indonesia, posisinya sangat strategis karena terletak di jalur pelayaran Selat Makassar yang merupakan jalur pelayaran internasional yang sangat ramai. Dengan letak geografis yang strategis
itulah
maka
kapal-kapal
pelayaran
internasional
cenderung
mengunjungi pelabuhan ini sebagai tempat akumulasi dan distribusi barang yang lebih efisien di Kawasan Timur Indonesia. Pesatnya perkembangan Pelabuhan Makassar saat ini tidak lepas dari dukungan potensi hinterland seluruh Propinsi di Sulawesi, Papua, Maluku dan pulau-pulau lainnya yang dikenal kaya akan hasil tambang, pertanian, perkebunan, hasil hutan dan hasil-hasil laut. Menurut UU No. 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara (BUMN), maksud dan tujuan Persero adalah menyediakan barang dan/atau jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat serta mengejar keuntungan guna
3
meningkatkan nilai perusahaan. Hal ini menugaskan Pelabuhan Makassar dapat menyelenggarakan usaha yang
bertujuan memberikan penyediaan jasa
kepelabuhanan yang berkualitas berdasarkan prinsip pengelolaan perusahaan yang sehat. Adapun tujuan utama dari PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar ini adalah untuk melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan melalui pelayanan jasa kepelabuhan, serta untuk memperoleh keuntungan bagi perusahaan dengan cara menyelenggarakan usaha jasa kepelabuhan dan usaha-usaha lainnya yang mendukung mutu pelayanan jasa kepelabuhan, misalnya dermaga dan fasilitas lain untuk bertambat bongkar muat barang, angkutan penumpang, alat bongkar muat, serta jasa-jasa lain yang berhubungan dengan pemanduan kapal dan penundaan kapal. Manajemen Pelindo IV (Persero) Cabang Makassar tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Mengingat bahwa administrasi merupakan total sistem, maka salah satu dari sekian banyak subsistemnya adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM),
4
dimana dalam hal ini diperuntukkan bagi setiap pegawai dan terutama pada pimpinan organisasi dalam melaksanakan aktifitasnya sebagai pelayanan masyarakat dalam suatu organisasi. Kronologis perkembangan sistem informasi manajemen pada PT Pelindo IV yaitu bermula dengan memanfaatkan aplikasi pengolahan data yang berasal dari PT Pelindo III, pada tahun 1993 PT Pelindo IV kemudian mengembangkan suatu aplikasi terpadu yang menggabungkan pengolahan data internal perusahaan dan pengolahan data administrasi pelayanan jasa kepelabuhanan yang diberi nama Sistem Komputerisasi Pelayanan Administrasi Terpadu (SKPAT).
Disusul
dengan
Sistem
Komputerisasi
Pelayanan
Petikemas
Konvensional pada tahun 1996, Sistem Komputerisasi Akuntansi Biaya Pada Tahun 1997 dan Sistem Komputerisasi Pelayanan Petikemas Paket pada tahun 2000. Serta pada tahun 2004 PT Pelindo IV melakukan penyempurnaan terhadap aplikasi kepegawaian yang diberi nama Sistem Informasi SDM (SI SDM). Seiring dengan perkembangan kegiatan operasional teknologi informasi, Direksi merasa bahwa sistem informasi yang ada tak mampu lagi memenuhi kebutuhan pengolahan data sehingga pada tahun 2007 dilakukan proses peremajaan terhadap Sistem Komputerisasi Pelayanan Administrasi Terpadu (SKPAT) dengan sistem informasi yang diberi nama Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan Terpadu (SIMPAT). Peremajaan dilaksanakan pula terhadap Sistem Komputerisasi Pelayanan Petikemas dengan menerapkan CTOS (Container Terminal Oparation System) pada tahun 2007.
5
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber
daya,
sehingga dalam
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar sebagai suatu perusahaan seperti perusahaan lainnya sangatlah membutuhkan informasi yang baik, akurat, relevan dan lengkap. Sebagai antisipasi peningkatan tuntutan pelayanan kepelabuhanan yang lebih pesat pada masa yang akan datang, maka diperlukan sebuah sistem informasi manajemen yang dapat mempermudah dalam hal pelayanan kepada pengguna jasa kepelabuhanan, sehingga Pelabuhan Makassar benar-benar sebagai pintu gerbang perekonomian dan ekspor/impor di Kawasan Timur Indonesia yang kompetitif. Untuk itu, dalam
6
memberikan layanan jasa kepelabuhanan dan untuk menciptakan kelancaran operasionalisasi pelabuhan maka PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar menerapkan Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan Terpadu (SIMPAT). SIMPAT merupakan hasil peremajaan terhadap sistem terdahulu yaitu SKPAT (Sistem Komputerisasi Pelayanan Administrasi Terpadu), dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan sistem informasi yang mampu mengadaptasi kegiatan perusahaan. SIMPAT menggunakan arsitektur client/server dan web base serta PC Server. SIMPAT mulai dikembangkan di Pelabuhan Cabang Makassar pada tahun 2008 dan pada tahun 2011 sudah diimplementasikan di seluruh pelabuhan cabang. Dalam pelaksanaan SIMPAT meliputi beberapa tahapan sesuai prosedur yang berlaku, yaitu tahapan pengumpulan data (input), kemudian pengolahan data (proses) dan penyajian data (output). Pada tahap input yaitu memasukkan data pemakai jasa yang biasanya diwakili oleh perusahaan pelayaran/agen dengan mendatangi loket PPSA (Pusat Pelayanan Satu Atap), kemudian perusahaan pelayaran/agen tersebut mengajukan formulir PPKB (Permohonan Pelayanan Kapal dan Barang). Pada tahap proces menggunakan aplikasi khusus SIMPAT untuk menghitung biaya dari pelayanan jasa yang telah diberikan kepada pemakai jasa. Dari tahapan pengolahan data tersebut menghasilkan keluaran (Output) bagi pengguna jasa berupa nota tagihan pelayanan jasa yang harus dilunasi pemakai jasa selambat-lambatnya dalam waktu 8 (delapan) hari setelah nota diterima, sedangkan output bagi manajemen berupa laporan keuangan, arus kapal, arus barang, dan pemakaian alat.
7
Semua kegiatan SIMPAT harus sesuai dengan SISPRO (sistem dan prosedur yang berlaku di PT Pelindo IV (Persero) Cabang Makassar dan hasil ouput dari SIMPAT ini juga dijadikan evaluasi bagi manajemen tiap bulan/triwulan/semester/tahun apakah telah mencapai target pendapatan pelindo dan juga dijadikan sebagai acuan untuk memberikan pelayanan kepelabuhanan yang lebih baik lagi. Adapun yang menjadi acuan penulis dalam melakukan penulisan skripsi adalah dengan memilih dari penelitian terdahulu yang pernah dilakukan oleh Supriyanto Suratman (2008) dengan judul : Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Untuk Menunjang Pengambilan Keputusan Sumber Daya Manusia Dikantor PT Telkom Divisi Regional VII (Divre VII) Makassar. Berdasarkan hasil penelitian tersebut dapat diketahui bahwa pelaksanaan sistem informasi manajemen kepegawaian dilaksanakan dengan prosedur yang berlaku yakni melalui tahapan pengumpulan data, pengelolahan data dengan sistem komputerisasi dalam hal ini penggunaan program SAP kemudian hasil dari data tersebut dijadikan informasi kepada para pimpinan dalam hal pengambilan keputusan sumber daya manusia. Penelitian kedua yang dilakukan oleh Bulqis Istiqamah N.M.A (2009) dengan
judul
:
Penerapan
Sistem
Informasi
Manajemen
Keuangan,
Kepegawaian Dan Aktiva Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Selatan. Dari hasil penelitian diketahui bahwa pemasukan data (input) melalui Sistem Informasi Manajemen Keuangan, Kepegawaian Dan Aktiva dikarenakan oleh kebutuhan data pegawai dalam penentuan kebijakan administratif yang
8
sifatnya berkala, dukungan sistem dalam pemprosesan data sudah memadai tapi ada sedikit kendala pada jaringan dan kecepatan pemprosesan data dan kurangnya tenaga ahli dibidang teknologi dan informasi sehingga harus mendatangkan tenaga pengajar dari luar untuk memberikan pelatihan secara singkat, serta efektifnya output data dari sistem dikarenakan masuknya data pada tahap input sangat cepat dan tepat. Dukungan sistem yang baik merupakan hal pokok yang sangat menentukan pencapaian hasil proses penyajian data kepegawaian. Selanjutnya penelitian ketiga dilakukan oleh Indah Calculus W.O (2010) dengan judul : Pemanfaatan Sistem Informasi Pada Perseroan Terbatas Pertamina Unit Pemasaran VII Makassar. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada skripsi tersebut maka dapat diketahui Pertamina menerapkan sistem informasi MySAP yang akan membantu perusahaan dalam manajemen jalur suplai, manajemen hubungan dengan konsumen, manajemen masa edar (life-cycle) produk, dan manajemen hubungan dengan penyuplai. Selain itu, sistem yang baru tersebut akan memberikan kemudahan, terutama bagi pengusaha SPBU sehingga pihak SPBU bisa memesan bahan bakar secara online dan terintegrasi. Program ini memberikan kemudahan kontrol secara sentralistis dalam hal pasokan dan distribusi, termasuk perhitungan bujet dan evaluasi arus uang, terkait transaksi BBM dari SPBU, depo, Bank, dan Kantor Pusat Pertamina. Dalam proses pemanfaatan sistem informasi MySap masih terdapat berbagai kendala dikarenakan pegawai biasanya belum familiar dalam menggunakan software tersebut. Selain itu karena MySap itu sistem yang
9
terintegrasi sehingga semua proses kerja berjalan harus selaras, sehingga jika ada salah satu dari fungsi yang terhenti, maka fungsi lain akan mengerjakan pekerjaan dengan cara mereka sendiri. Berdasarkan hasil temuan penulis, terdapat beberapa masalah yang hampir sama dengan penelitian terdahulu diatas yang ditemui saat ini di PT Pelindo IV (Persero) cabang Makassar yang berhubungan dengan penerapan SIM yaitu belum optimalnya pelaksanaan SIM karena perubahan dari sistem manual ke sistem otomatis ini juga mempengaruhi perilaku user/pengguna jasa sehingga diperlukan adaptasi terhadap perubahan tersebut serta kondisi dan proses bisnis antara 1 pelabuhan dengan pelabuhan lainnya tidak sama atau memiliki karakter yang berbeda. Kurangnya kualitas tenaga ahli dalam melakukan maintenance (perawatan, pengawasan dan perbaikan) terhadap sistem terkadang membuat pengolahan data terganggu dan terlambat dalam pemrosesan data SIMPAT ini, sehingga mengakibatkan kurang efisiennya proses penyelesaian
nota
jasa
kepelabuhanan
yang
mengakibatkan
terjadinya
pemborosan waktu kerja dan pada akhirnya PT Pelabuhan Indonesia IV Cabang Makassar sendiri terlambat mendapatkan produksi dan pendapatannya. Serta adanya tuntutan Manajemen yang menginginkan informasi yang cepat dan akurat sebagai akibat penggunaan komputer sangat berperan besar untuk itulah timbul permasalahan tersendiri bagaimana kesiapan tenaga ahli dalam menyiapkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
10
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul : “Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar”. I.2.
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang dipaparkan dan mengingat luasnya
kajian
yang
akan
dibahas
maka
penulis
akan
memberikan
batasan
permasalahan sebagai berikut; Bagaimana Penerapan Sistem Informasi Manajemen pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar ? I.3.
Tujuan Penelitian Dengan melihat rumusan masalah sebelumnya maka tujuan yang ingin
dicapai dalam penelitian ini adalah : untuk menganalisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. I.4.
Manfaat Penelitian 1. Manfaat Akademik Penelitian ini diharapkan sebagai bahan perbandingan dan tambahan
informasi bagi para pembaca/peneliti, khususnya yang menyangkut Sistem Informasi Manajemen. 2. Manfaat Praktis Penyusun
berharap
agar
penelitian
ini
dapat
berguna
sebagai
sumbangan pemikiran serta informasi bagi PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar.
11
3. Manfaat bagi penulis Penelitian
ini
dapat
menambah
pengetahuan
penyusun
dalam
permasalahan yang diteliti dalam penulisan karya ilmiah yang terkait dengan masalah tersebut. Selain itu, skripsi ini juga merupakan salah satu syarat bagi penyusun untuk meraih gelar sarjana pada Jurusan Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin.
12
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
II.1.
Konsep Sistem Informasi Manajemen Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal
orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”. Di dalam kepustakaan berbahasa Inggris masih belum terdapat keseragaman dalam pemakaian istilah sistem informasi manajemen. Ada buku yang ditulis dengan judul Management Of Information Systems (karya G.M.Scoot, 1986), Management Informations Systems (karya Gordon.B.Davis, 1985), Information Processing Systems (karya D.Hussain, 1981) atau bahkan ada yang menyebut Information Systems saja (karya J.G.Burch, 1986) kesemuanya
kurang
lebih
membahas
persoalan-persoalan
yang
sama.
Kebanyakan buku berbahasa Indonesia menggunakan istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) seperti buku karya dari Sondang P.Siagian (2011) dan buku karya dari Edhy Sutanta (2003). Ada beberapa seminar yang menggunakan istilah “Manajemen Sistem Informasi”, dengan maksud untuk lebih menekankan sisi manajemennya, bukan teknologi informasinya. Tetapi sebagian besar orang
13
agaknya sudah lebih terbiasa dengan istilah Sistem Informasi Manajemen ini. Agar pengertiannya menjadi lebih jelas, akan dibahas disini pengertian dari masing-masing unsur pembentukan istilahnya. II.1.1. Sistem Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai pengertian demikian1 : 1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian. 2. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur. Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Teori sistem umum (The General Systems Theory) yang pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding terutama menekankan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem. Kecenderungan manusia yang mendapat tugas memimpin suatu organisasi adalah bahwa dia terlalu memusatkan perhatian kepada salah satu komponen saja dari sistem organisasi Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif. Yang dimaksud unsur atau komponen pembentuk organisasi disini bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin
1
Drs. Tatang M. Amirin, 2003, Pokok-Pokok Teori Sistem, PT RajaGrafindo Persada, Jakarta, hal.1.
14
bersifat abstrak atau konseptual seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informal, dan lain-lainnya2. Tinjauan organisasi sebagai suatu sistem dapat membantu untuk mengingat bahwa bagian-bagian, departemen-departemen, atau subsistemsubsistem
yang
berbeda-beda
dari
organisasi
tersebut
adalah
saling
berhubungan dan semuanya harus mendukung tujuan organisasi. Untuk mengetahui pengertian sistem, berikut ini beberapa pendapat ahli yang penulis kutip. Gordon B.Davis (1987:67) dalam “kerangka dasar sistem informasi manajemen (bagian I)” mengatakan3 : “Sistem dapat abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan yang teratur dari gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai sasaran atau maksud”. Prajudi
Atmosudirjo
(1979:231)
dalam
bukunya,
Pengambilan
Keputusan, mengatakan4 : “Sistem sebagaimana telah saya rumuskan dalam bab-bab terdahulu adalah setiap sesuatu yang terdiri atas obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu”. Menurut Heyel (1985:5) dalam “The Encyclopedia of Manajemen” mengemukakan bahwa5 :
2
Wahyudi kumorotomo, 2004, Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi-Organisasi Publik, Gajah Mada University Press, Yogyakarta, hal.9. 3 Gordon B.Davis, 1987, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen (Bagian I), PT.Putaka Binaman Pressindo, Jakarta, hal.67. 4 Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, Pengambilan Keputusan, cetakan kelima, tanpa penerbit, Jakarta, 1979, hal.231.
15
“Suatu sistem adalah suatu susunan yang tersusun dari kegiatankegiatan yang saling tergantung dari prosedur yang saling berhubungan yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi”. Pengertian Lain dari suatu sistem itu dikemukakan Onong U.Effendi6 (1984:49) bahwa : “Sistem adalah suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai satu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan”. Selanjutnya dalam kamus administrasi perkantoran dari The Liang Gie7 (1979:219), mengatakan bahwa: “Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan suatu fungsi”. Secara khusus para ahli melihat ada 10 macam karakteristik sebuah sistem, yaitu : 1. Memiliki Komponen-komponen (components), yaitu segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Dapat berupa benda nyata atau abstrak. 2. Memiliki batas (boundary), yaitu batas yang membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. 3. Memiliki lingkungan (environments), yaitu segala sesuatu yang berada diluar sistem. 4. Memiliki penghubung (interface), yaitu bagian dari sistem yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem.
5
Dann Sugandha, 1985, Manajemen Administrasi, Sinar Baru, Bandung, hal.5-6. Onong E.Effendi, 1984, Sistem Informasi Dalam Manajemen, Alumni Bandung, Bandung, hal.49 7 The Liang Gie, 1979, Kamus Administrasi Perkantoran, CV. Nur Cahaya, Yogyakarta, hal.219. 6
16
5. Memiliki masukan (input), yaitu yang menjadi kebutuhan untuk dijadikan sebagai masukan dalam sistem. Biasanya bahan utama yang akan diubah dalam proses untuk menjadi keluaran (output) dari sistem. 6. Memiliki pengolahan (processing), yaitu bagian dari sistem yang berperan sebagai pengubah input menjadi output. 7. Memiliki keluaran (output), yaitu hasilan yang berupa bentuk lain dari masukan setelah mengalami proses. 8. Memiliki sasaran (objectives), yaitu yang harus atau ingin dicapai oleh bagianbagian sistem untuk mencapai tujuan (goal) sistem. 9. Memiliki kendali (control), yaitu bagian sistem yang berperan menjaga agar setiap komponen dalam sistem dapat bekerja normal sesuai dengan fungsinya. 10. Memiliki umpan balik (feed back), yaitu bagian sistem yang membantu bagian kontrol dalam penyempurnaan proses sistem atau bagain-bagaian dari sistem. Konsep sistem dapat digambarkan sebagai berikut :
Input
Processing
Output
(masukan)
(Pengolahan)
(Keluaran)
Feed back (umpan balik) Gambar 1. Konsep sistem
17
Pengertian diatas mencakup penjelasan bahwa sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena kesamaan maksud, tujuan dan sasaran. Dari beberapa definisi diatas dikemukakan oleh para ahli, penulis dapat memberikan suatu kesimpulan bahwa sistem adalah suatu rangkaian yang terdiri dari bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan dan merupakan suatu kesatuan yang utuh. II.1.2. Data dan Informasi 1. Data Informasi erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Oleh karena itu, sebelum penulis menjelaskan arti informasi, akan menjelaskan arti data. Istilah data dan informasi sering digunakan secara bergantian. Ada yang menyebut data, padahal informasi, sebaliknya ada yang mengatakan informasi padahal data. Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal atau kode tertentu dan semacamnya. Data merupakan bahan mentah yang bersumber dari luar lingkungan organisasi maupun dari dalam organisasi itu sendiri atau dengan kata lain data itu dapat berupa apa saja dan dapat ditemui dimana saja. Oleh sebab itu ciri pokok dari suatu data ialah adanya fakta. Oleh Vincent Gaspersz8 (1988:13), secara singkat dapat dirumuskan bahwa data merupakan
8
DR.IR.Vincent gaspersz MS., 1988, sistem informasi manajemen, CV.Armico, Bandung, hal.13
18
bentuk jamak dari datum, yang berarti kenyataan atau catatan. Pengertian lain dari data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan atau fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat dengan terlebih dahulu data tersebut dipilah, dimodifikasi, atau diperbaharui oleh programprogram supaya dapat menjadi informasi yang siap saji. S.P.Siagian dalam Moekijat9 (1986:8) menjelaskan arti data itu dengan membedakannya antara data dan informasi. Beliau mengatakan ada perbedaan yang biasanya dibuat ialah dengan mengatakan bahwa data adalah bahan baku yang harus diolah sedemikian rupa sehingga berubah sifatnya menjadi informasi. Perbedaan ini penting untuk disadari oleh karena sesungguhnya data tidak mempunyai nilai apa-apa untuk mengambil keputusan. Hanya informasilah yang mempunyai nilai, dalam arti bahwa informasi akan memudahkan seorang pimpinan untuk mengambil keputusan. Menurut The Liang Gie (1979:67), data atau keterangan adalah10 : “Hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusun keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu lalu menjadi keterangan (informasi)”. Dalam buku Drs. S. Pamudji, M.P.A yang berjudul Teori Sistem dan Penerapannya dalam Management, sebagai terjemahan buku The theory and
9 10
Drs.Moekijat, 1986, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Remaka Karya CV, Bandung, hal.8. The Liang Gie, 1979, Kamus Administrasi Perkantoran, nur cahaya, yogyakarta, hal.67
19
Management of Systems karangan Richard A. Johnson, Fremont E.Kast, dan James E. Rosenzweig, dikatakan bahwa11 : “Data adalah fakta-fakta yang dipergunakan sebagai suatu dasar untuk penghitungan dan pengolahan meliputi serangkaian tindakan-tindakan atau operasi-operasi yang secara pasti mengarah pada suatu akhir”. Dari beberapa pengertian mengenai data, maka dapat disimpulkan bahwa data adalah sebuah hasil pengamatan atau observasi yang kemudian menjadi pengetahuan yang sebelumya dilakukan pengelolaan terlebih dahulu dengan menyusunnya dan menempatkannya didalam konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakna. Jelaslah bahwa data merupakan sumber informasi, merupakan bahan informasi, dan dengan sendirinya erat hubungannya dengan informasi. 2. Informasi Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya. Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai barang jadi. Dengan kata lain sistem pengolahan mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna atau informasi bagi penerimanya. Walaupun informasi dapat diperoleh secara mudah, namun sesungguhnya masih banyak manajer yang kekurangan informasi kalau yang dimaksud adalah
11
Richard A. Jonson, Fremont E. Kast, dan James E. Rosenzweig, 1980, Teori Sistem dan Penerapannya dalam Management, terjemahan Drs. S. Pamudji, M.P.A., Ichtiar Baru-Van Hoeve, Jakarta, hal.236.
20
informasi yang berkualitas baik, informasi yang memiliki kualitas tinggi akan menentukan sekali efektifitas keputusan-keputusan manajer. Burch & Grudnitski dalam Wahyudi Kumorotmo dan Margono12 (1996:11) menyebutkan adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu : akurasi, ketepatan waktu, dan relevansi. Syarat-syarat tentang informasi yang baik yang lebih lengkap diuraikan pula oleh Parker dalam Wahyudi dan Margono13 (1996:11), berikut ini adalah syarat-syarat yang dimaksud : -
Ketersediaan (availability); Syarat mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh (accessible) bagi orang yang hendak memanfaatkannya.
-
Mudah dipahami (comprehensibility); Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusankeputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelitbelit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen.
-
Relevan; Dalam konteks organisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar
relevan
dengan
permasalahan,
misi
dan
tujuan
organisasi.
12
Wahyudi kumorotmo, 1996, sistem informasi manajemen dalam organisasi publik, gadjah mada university press, yogyakarta, hal.11. 13 Ibid, hal.11
21
-
Bermanfaat; Sebagai konsekwensi dan syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi
yang
dibutuhkan
oleh
semua
tingkatan
manajemen. Selanjutnya bagaimana pengertian informasi itu sendiri. Gordon B.Davis (1996:11) menyatakan bahwa14 : “informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan yang akan datang”. Pengertian ini menunjukkan arti yang sempit yakni pengertian informasi dalam hubungannya dengan kegiatan manajemen. Dan itu memang informasi dalam hubungan dengan manajemen yang dibicarakan dalam penulisan skripsi. Tetapi kenyataannya informasi mempunyai pengertian yang lebih luas dari pada yang dicakup dalam kegiatan manajemen. George R. Terry dalam Moekijat15 (1986:9) menyatakan bahwa : “informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna”.
14 15
Ibid. Moekijat, 1986, pengantar sistem informasi manajemen, nova bandung, bandung, hal.9
22
Lebih jauh lagi dikatakan bahwa informasi berguna atau tidak berguna kepada16 : 1. Tujuan sipenerima Apabila informasi tujuannya untuk memberikan gambaran, maka informasi itu harus dapat membantu si penerima dalam apa yang ia usahakan untuk memperolehnya. 2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data Dalam menyampaiakan dan megolah data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan. 3. Waktu Apakah informasi itu up to date. 4. Ruang atau tempat Apakah informasi itu tersedia dalam ruangan dan tempat yang tepat. 5. Bentuk Dapatkah informasi itu digunakan secara efektif. 6. Semantik Apakah hubungan antara kata-kata dan arti yang diinginkan cukup jelas. Dari keterangan diatas dapatlah diketahui dengan jelas bahwa informasi itu baru dapat berguna bila disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang tepat dan dalam bentuk yang tepat pula.
16
Ibid, hal.10
23
Tidak semua data merupakan informasi. Ada kantor-kantor yang menyimpan data-data atau catatan-catatan yang sebenarnya tidak ada gunanya. Sebaliknya ada informasi yang perlu diperlengkapi dengan data. II.1.3. Manajemen Istilah manajemen telah banyak diketengahkan oleh para ahli yang dapat dikaji dalam berbagai literatur. Ada yang mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu, yaitu ilmu yang mempelajari dan meneliti upaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien dengan bantuan sejumlah sumber-sumber. Ada pula yang menyebutkan manajemen sebagai pengorganisasian suatu usaha disertai pengawasan terhadapnya untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo, S.H. (2005:11) pengertian manajemen itu dapat dipandang sebagai17 : 1.
Orang-orang: Semua orang yang mempunyai fungsi atau kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin kerja.
2.
Proses: Adanya kegiatan-kegiatan yang berarah kebawah, jadi berupa kerjakerja untuk mencapai tujuan tertentu.
3.
Sistem kekuasaan: Atau sistem kewenangan atau wewenang supaya orang-orang menjalankan pekerjaan.
17
Drs. Moekijat, 2005, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Mandar Maju, Bandung, hal. 11.
24
Menurut The Liang Gie18 (2000:25) : “manajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok petugas dan mengerahkan segenap sarana dalam sesuatu organisasi apapun untuk mencapai tujuan tertentu. Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan perbuatan menggerakkan petugas dan mengarahkan sarana itu disebut manajer. Dalam rangka ini dua tugas pokok setiap manajer pada jenjang organisasi apapun ialah : 1. Menggerakkan
sekelompok
petugas,
dalam
arti
mendorong,
memimpin, menjuruskan, dan menertibkan para pelaksana agar melakukan berbagai kegiatan yang menuju kearah tercapainya tujuan organisasi yang telah ditentukan. 2. Mengerahkan segenap sarana, dalam arti menyiapkan pengadaan, mengatur pemakaiaan, menetapkan langkah, dan menyempurnakan daya guna aneka benda, biaya alat, bangunan, metode, dan sumbersumber lainnya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam organisasi yang bersangkutan. Dalam hubungannya dengan istilah “Sistem Informasi Manajemen”, manajemen dipandang sebagai orang-orang, yakni semua orang yang mempunyai fungsi atau kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin kerja. Dengan kata lain, yang dimaksud dengan manajemen disini adalah manajer.19
18 19
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal.25. Ibid.
25
Manajemen seperti yang telah dikemukakan dapat juga dipandang sebagai suatu proses seperti yang dikatakan oleh George R.Terry, Ph.D. (2000:13) sebagai berikut20 : “Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya”. Dari prinsip-prinsip administrasi klasik, kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer dapat tercakup didalam akronim POSDCORB (planning, organising, staffing, directing, coordinating/controlling, budgeting. Lebih ringkas lagi, kegiatan manajemen tercakup dalam tiga jenis kegiatan, yaitu: planning (perencanaan), organising (pengorganisasian), dan controlling (pengendalian). Didalam kegiatan perencanaan, para manajer mendefinisikan tujuan organisasi, menentukan arah tindakan bagi organisasi, serta menetapkan langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan organisasi sebagai tujuan yang disepakati oleh anggota-anggota organisasi. Dalam pengorganisasian, manajer mengatur atau menata kegiatan-kegiatan operasional supaya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai, antara lain dengan mengadakan pembagian kerja, penetapan struktur kewenangan dan rantai komando, penempatan pegawai dalam satuansatuan organisasi, dan sebagainya. Sedangkan dalam pengendalian manajer mengadakan evaluasi apakah prestasi yang dicapai oleh organisasi telah sesuai dengan standar/baku yang telah ditetapkan, dan apabila ada ketidaksesuaian dan penyimpangan ditetapkan pula cara-cara untuk mengatasinya.
20
Ibid. Hal.13.
26
II.1.4. Definisi Sistem Informasi Manajemen Setalah membahas pengertian masing-masing unsur pembentukan istilah, yaitu sistem, informasi, dan manajemen, maka dapatlah disimpulkan bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah supaya organisasi memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan strategis. Gordon B.Davis dan Margareth H.Olson (1987:94) mengemukakan definisi berikut tentang sebuah Sistem Informasi Manajemen21, yaitu : “Sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem mesin pemakai yang terintegrasi yang menyediakan informasi untuk menunjang operasioperasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, dan prosedur-prosedur manual; model-model untuk analisis, perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan; dan suatu “DATABASE”. Menurut Hershner Cross22 (1987:32), “sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan, pengolahan, pengiriman, dan peragaan data, semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhankebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan. Sedang Sherman Bluementhal (1987:32) menyatakan bahwa23, “suatu sistem keterangan mencakup sarana-sarana untuk menghimpun, menyimpan memperbaharui, dan mengambil data maupun berbagi 21
DR. Winardi, S.E., 1987, Pengantar Tentang Sistem Informasi Manajemen, Nova, Bandung, hal.94. 22 Ibid. Hal.32. 23 Ibid.
27
sarana untuk mengubah data itu menjadi informasi untuk dipergunakan manusia. Selanjutnya menurut Edhy Sutanta24 (2003:19) : “sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing) dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun yang di masa yang akan datang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Dari penjelasan diatas dapat kita simpulkan bahwa SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh
dan
terkoordinasi
yang
secara
rasional
mampu
menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer. Pengadaan data dan informasi didalam organisasi merupakan suatu sistem, secara garis besar SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur sebagai berikut : 1. Manusia. Setiap SIM yang berbasis komputer harus memperhatikan unsur manusia supaya sistem yang diciptakan bermanfaat. Perlu diingat bahwa manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM dan manusialah yang memanfaatkan informasi yang dihasilkan SIM.
24
Edhy Sutanta, 2003, Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta, hal.19.
28
Unsur manusia dalam hal ini yaitu para staff divisi sistem informasi dan para pemakai jasa (computer users) 2. Perangkat keras (hardware). Merupakan
perkakas
keras
mesin-mesin,
yang
terdiri
dari
komputer/central processing unit (CPU) beserta semua perangkat pendukungnya.
Perangkat
pendukung
yang
dimaksud
adalah
peralatan komunikasi, media penyimpanan (memory) dan perkakas keluaran (output devices). 3. Perangkat lunak (software). Istilah ini merujuk pada program-program aplikasi komputer yang digunakan dalam mengolah data-data menjadi informasi yang bermanfaat bagi manajemen dan pemakai jasa. 4. Data. Merupakan fakta-fakta sebagai bahan baku yang akan dimuat menjadi informasi yang tepat guna, tepat waktu dan akurat. 5. Prosedur. Prosedur
adalah
peraturan-peraturan
yang
menentukan
operasionalisasi sistem komputer. II.2.
Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Catatan pertama yang menunjukkan kemampuan manusia dapat
mengolah data dan informasi, menurut ahli sejarah, adalah pada 3500 tahun sebelum masehi, yaitu ketika para pedagang Babilonia mencatat kepemilikan dan hasil kekayaan mereka pada tanah liat.
29
Pengolahan data menurut sejarah mengalami perkembangan yang revolusioner, akan tetapi dengan ditemukannya teknologi dan pengetahuan baru dalam bidang bahasa dan matematika maka dapat dibagi empat revolusi perkembangan
dalam
pengolahan
data.
Revolusi
pertama
adalah
pengembangan bahasa dan matematika; revolusi kedua ditemukannya alat cetak; revolusi ketiga berkembangnya media massa, dan revolusi keempat berkembangnya komputer digital. Menurut perkembangannya, terdapat dua alasan manusia mengolah data dan informasi, yaitu pertama karena dorongan alami manusia untuk menyatakan jumlah kepemilikan dan harta kekayaan; kedua untuk survei administratif pada kepemerintahan. Akan tetapi dalam perkembangan dunia modern, kebutuhan akan data dan informasi semakin kompleks sehingga diperlukan adanya suatu sistem formal dalam pengolahan data dan informasi. Semakin kompleks kebutuhan suatu organisasi maka semakin rumit sistem pengolahan data yang harus dibuat oleh organisasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan25. Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan. 25
“Analisis Sistem Informasi”,http:// yazidalfalisyada.blogspot.com, diunduh tanggal 7 April 2010 pukul 13:55 WITA.
30
Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah. Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan. Manusia mempunyai peranan yang penting dalam mengelola sistem informasi manajemen karena pemahaman akan kemampuan manusia sebagai pengolah informasi adalah penting bagi pengelolaannya. Proses pengelolaan informasi
merupakan
serangkaian
kegiatan
yang
dimaksudkan
untuk
menyediakan informasi dengan menggunakan komputer. Menurut Sondang P.Siagian26 (2005:81), kegiatan yang dimaksud mencakup : 1. Pengumpulan data. Merupakan kegiatan awal dengan menggunakan dua metode dasar untuk mengumpulkan data yaitu secara manual dan secara elektronik. Secara manual merupakan suatu proses dengan pekerja intensif dimana data dicatat dan
26
Sondang p. Siagian. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta. Hal.81.
31
dimasukkan dengan tangan ke alat penyimpanan data. Masalah yang biasa ditemui dengan pengumpulan data secara manual adalah lambat, mahal dan seringkali tidak akurat. Sedangkan mengumpulkan data secara elektronik tercatat dan dimasukkan ke alat penyimpanan elektronik, sehingga data dapat dibaca dan dicatat segera tanpa membutuhkan waktu yang lama. Oleh karena itu para tenaga profesional yang berkecimpung dalam kegiatan pengolahan data harus berupaya agar dalam menjalankan fungsinya, terhadap jaminan bahwa : (a) mutu data yang dikumpulkan tinggi, (b) relevan dengan kepentingan pemakainya, (c) digali dari sumber yang dapat dipercaya, baik internal maupun eksternal. Cara pengolahan data dapat bersifat seketika akan tetapi dapat pula secara berkala. 2. Pengolahan data Pengolahan data ialah proses mengubah bentuk dan makna data menjadi informasi. Dengan memperhatikan elemen-elemen data tertentu dan diidentifikasi dengan kode-kode. Kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasikan dan mengelompokkan catatan, untuk kemudian disusun sesuai urutan tertentu. Salah satu cara untuk mengubah bentuk dan makna data menjadi informasi adalah dengan analisis data. Analisis data harus mampu menunjukkan berbagai alternatif yang mungkin ditempuh. Oleh karena itu analisis data diarah pada pembentukan persepsi yang sama diantara berbagai pihak tentang arti data yang dimiliki.
32
Menurut Siagian27 (2005:82), satuan kerja pengolah data dipengaruhi oleh berbagai faktor yaitu : Pola sentralisasi, yaitu pendekatan yang memiliki ciri-ciri kegiatan pengolahan data seperti : adanya suatu komputer, adanya satu data induk
yang
menjadi
sarana
dan
prasarana
pengolah
data,
penyimpanan data yang didistribusikan kepada berbagai terminal online, adanya alat pencetak (printer) untuk mencetak informasi yang telah selesai diolah di atas kertas, adanya sekelompok “pekerja otak” (knowladge workers) dengan berbagai jenis pengetahuan dan keterampilan dibidang informatika. Pola desentralisasi yaitu pengolahan yang dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu : a. Dimungkinkan pengolahan atau masukan jarak jauh karena tersedianya fasilitas pengiriman dan penerimaan data melalui hubungan modem tertentu. b. Desentralisasi
pengolahan
data
dengan
pola
pengambilan
keputusan dalam perusahaan. Keunggulannya bersifat psikologis atau keprilakuan, yaitu bahwa para manajer bawahan merasa dipercaya mengolah sendiri data yang diperlukan sehingga benarbenar sesuai dengan kebutuhan proses pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat.
27
Ibid. Hal.82.
33
Kombinasi pola sentralisasi dan desentralisasi, yaitu pengolahan data yang menggabungkan pola sentralisasi dan desentralisasi. Pola pengolahan data yang didistribusikan yaitu pemberian wewenang kepada pemakai tertentu yang umunya digunakan karena adanya pertimbangan misalnya : geografis, perusahaan yang memiliki kantor cabang. 3. Penyimpanan data. Dalam proses selanjutnya adalah pemyimpanan data yaitu keluaran pengolahan data berupa informasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin, hemat biaya dan mudah ditelusuri dan diambil apabila diperlukan. Hemat biaya maksudnya cara menyimpan informasi
sedemikian
rupa
sehingga
tidak
membutuhkan
ruang
penyimpanan yang besar yang dapat berakibat pada biaya pemeliharaan yang tidak sedikit. Pentingnya keamanan informasi dapat dilihat dari tiga sudut pandang oleh Sondang P.Siagian28 (2005:82), yaitu : a. Agar jangan sampai jatuh kepada pihak/orang yang tidak berhak, b. Aman
terhadap
kerusakan
karena
tempat
dan
cara
penyimpanan yang tidak tepat, c. Aman dari bahaya kebakaran.
28
Ibid.
34
Beberapa pilihan umum dari penyimpanan informasi menurut William Chuck (2001:244) seperti kertas, microfilm, CD-ROM, disket DVD, type dan hard drive. Penyimpanan utama untuk data yang lebih sering digunakan oleh karyawan dan manajer dalam menjalankan pekerjaanya. Bentuk umum dari penyimpanan utama adalah penyimpanan hard drive. Hard drive, dimana biasanya terdapat di dalam komputer. Pentingnya penelusuran yang mudah dan pengambilan dari tempat penyimpanan dengan cepat adalah
untuk
disampaikan kepada
para pihak-pihak
lain
dalam
perusahaan untuk diproses lebih lanjut dan untuk menekankan bahwa cara penyimpanan informasi haruslah berdasarkan suatu sistem yang dipahami oleh para petugas yang bertanggung jawab. 4. Pengawasan data Maksudnya ialah agar sistem pengolahan data yang sudah ditetapkan diikuti sepenuhnya oleh para penanggung jawabnya. Artinya urutan langkah yang perlu diambil benar-benar diikuti karena dengan demikian mampu menghasilkan informasi yang memenuhi kebutuhan berbagai pihak yang memerlukannya. Sebuah sistem informasi memiliki 4 komponen dasar juga dikemukakan oleh Sudrajat (1988:23) yaitu : 1. Memasukkan data kedalam sistemnya. 2. Mengolah data. 3. Menyediakan/memelihara arsip-arsip. 4. Menentukan prosedur untuk menentukan data yang diperlukan kapan dan dimana memperolehnya serta menyiapkan laporan outputnya.
35
Skema dari sistem informasi tersebut kemudian digambarkan oleh Robert Murdick dalam Sudrajat, yaitu : Instruksi dan prosedur
Input data
Pengolahan data
Output laporan
Catatan dan arsip
Gambar 2. skema SIM
Kemudian menurut Sudrajat, bahwa sebuah sistem informasi menejemen yang diterapkan dalam sebuah sistem bisnis moderen dapat digambarkan sebagai berikut : Input : - Manusia - Barang, mesin, kecakapan
Prosedur organisasi
Output : -
Produk, jasa Rugi/laba
Kebijakan rencana tujuan, standard
Hasil dari output dibandingkan dengan kontrol Gambar 3. SIM dalam sebuah Sistem Bisnis Moderen
36
Hal ini dapat dikatakan makro bahwa sistem informasi memiliki substansial model dasar sistem yaitu : masukan (input), pengolahan (proses), hasil/keluaran (output). Selanjutnya proses pengolahannya membutuhkan data yang dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya melalui memori atau perekam. Oleh karena itu, selain input, proses dan output diperlukan sebuah media untuk penyimpanan data files yang berfungsi menyimpan data untuk dapat digunakan kembali apabila suatu waktu diperlukan. Berdasarkan dengan fokus penelitian ini maka ketiga indikator tersebut yakni : input (masukan), proses (pengolahan), output (hasil) yang dapat dijadikan acuan dalam penelitian ini untuk menerangkan sistem pada kantor PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. Tidak ada sebuah sistem informasi yang bisa berlaku untuk semua organisasi.
Setiap
organisasi
harus
mempelajari,
merancang,
dan
mengembangkan sistem sendiri-sendiri sesuai dengan tujuan organisasinya, kebutuhannya, struktur dan luasnya organisasi itu, bidang dan jenis usahanya, sumber daya, keuangan, perlengkapan, rencana perkembangannya dimasa depan untuk jangka pendek maupun panjang, dan faktor-faktor penting lainnya. Faktor lingkungan baik eksternal maupun internal organisasi sangatlah mempengaruhi dalam proses pemanfaatan suatu sistem informasi manajemen dalam proses pengambilan keputusan karena informasi yang dihasilkan berasal dari lingkunganeksternal dan internal suatu organsasi kemudian informasi tersebut di identifikasi sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu informasi
37
yang relevan dan menjadi acauan bagi pimpinan/ manajer dalam pegambailan keputusan. Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management). Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajermanajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas. Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level. II.3.
Manfaat Sistem Informasi Manajemen Informasi merupakan komoditi yang nilainya semakin meningkat dan yang
dibutuhkan oleh para eksekutif (pimpinan) untuk merencanakan dan mengontrol kegiatan usaha secara efektif. Informasi menjadi sumber yang penting bagi suatu organisasi, sama seperti sumber-sumber lainnya (manusia, alat-alat, bahan dan uang). Oleh sebab itu maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang efektif, sederhana dan sistematis.
38
Setiap organisasi sudah mutlak ada kegiatan-kegiatan seperti : perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan. Alat penunjang untuk mempermudah dan melancarkan kegiatan tersebut yaitu tersedianya informasi yang bersyarat, untuk mendapatkan informasi bersyarat, maka diperlukan sistem informasi manajemen. Inilah peranan sistem informasi manajemen. Dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan, maka yang esensial adalah informasi, rangkaian fakta yang bertalian dengan masing-masing alternatif. Informasi ini mengalir melalui struktur organisasi yaitu melalui jenjang manajemen mulai dari manajemen puncak (top manajemen), manajemen menengah (middle manajemen), sampai kepada manajemen pelaksanaan (lower manajemen). Dalam setiap unit kerja diangkat seorang kepala atau penanggung jawab, dengan demikian manejer puncak cukup berhubungan langsung dengan para kepala atau penanggung jawab tersebut. Dan penanggung jawab inilah yang pada gilirannya berhubungan secara langsung dengan bawahannya. Selain terdapat hubungan antara atasan dengan bawahan begitu pula sebaliknya antara bawahan dengan atasan secara vertikal, juga terdapat hubungan secara horizontal yakni hubungan fungsional. SIM diharapkan akan menunjang tugas-tugas para pegawai di suatu organisasi, para manajer, atau pengguna jasa organisasi tersebut beserta semua
39
unsur-unsur pokok yang terdapat dalam lingkungan otoritas organisasi. Di sini terdapat tiga sistem yang terkait, yaitu29 : 1. Sistem sosial yang disebut organisasi. 2. Sistem manajemen atau tatalaksana yang dimaksudkan untuk meningkatkan
tata-kerja,
produktifitas,
efektivitas
dan
efisiensi
organisasi serta satuan-satuan yang terdapat didalamnya. 3. Sistem informasi sendiri berupa manajemen pengolahan data beserta semua kegiatan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan. Adapun Manfaat utama dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah untuk membantu para manejer disegala tingkatan untuk mengambil sebuah keputusan yang tepat. Untuk itulah maka setiap organisiasi ditantang untuk mewujudkan suatu sistem informasi yang efisien dalam artian bagaimana kemampuan dalam menyediakan informasi yang benar-benar dibutuhkan dan dapat menyampaikan informasi yang mudah dimengerti oleh pimpinan/ para manajer sehingga memudahkanya dalam pengambilan keputusan. Sarat informasi yang baik adalah informasi tersebut haruslah lengkap sesuai dengan kebutuhan, terpercaya, dan masih aktual. II.4.
Kerangka Konsep Umumnya organisasi menggunakan suatu sistem informasi manajemen
yang terdiri atas dua bentuk pengolahan data yakni secara manual dan elektromekanikal. Metode manual dimaksudkan dimana para pegawai dibantu oleh berbagai macam buku petunjuk ataupun peraturan-peraturan yang 29
Wahyudi kumorotomo dan subando agus margono, 2004, sistem informasi manajemen dalam organisasi-organisasi publik, gadjah mada university press, yogyakarta, hal.14.
40
merupakan pegangan dalam melaksakan tugasnya. Sedangkan elektromekanikal yakni merupakan gabungan dari kerja tangan manusia dengan bantuan alat-alat elektronik maupun mesin, seperti ; mesin ketik, kalkulator, komputer, peralatan, gambar dan lain-lain. Dengan berdasarkan berbagai penjelasan teori dari kerangka pemikiran di atas, maka penulis dalam melaksanakan dan menyelesaikan penelitian ini mengambil suatu kerangka konsep dari Gordon B.Davis yaitu model pengelolaan SIM yang nantinya akan dijadikan landasan dan pedoman dalam penyusunan skripsi ini. Gordon B.Davis (1984:27) mengemukakan bahwa model pengelolaan SIM pada suatu organisasi dapat dianalogikan dengan pengelolaan data pada manusia. Model pengolahan data menjadi informasi pada manusia menurutnya melalui sebuah model umum yang sederhana yang terdiri dari : indera penerima (panca indera) yang menerima isyarat dan meneruskan kepada unit pengolah (otak dengan penyimpanan). Hasil olahan berupa tanggapan keluaran (ucapan, tulisan dan sebagainya). Model tersebut dapat digambarkan secara sederhana, sebagai berikut :
DATA
PENGOLAHAN
INFORMASI
Gambar 4. Model Pengolahan Data Gordon B.Davis.
41
Dari gambar diatas dapat dilihat proses kerja Sistem Informasi Manajemen yang paling sederhana, yaitu ; adanya suatu data yang diolah sehingga menghasilkan suatu informasi. Dengan beredarnya informasi dari unit ke unit lain maka terjadilah arus informasi atau hubungan informasi antar unit. Pekerjaan informasi yang di lakukan berdasarkan konsep sistem yang disebut sistem informasi, yaitu suatu rangkaian informasi yang didalamnya terdapat bagian yang berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, mulai dari bagian yang besar ke bagian yang lebih kecil. Hubungan tersebut berupa hubungan arus informasi yang mewakili tingkat sistem keorganisasian, dan dalam organisasi hubungan tersebut lazim disebut hubungan antar unit kerja.
Kerangka konsep tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
DATA
APLIKASI SIMPAT PT PELINDO IV (Persero) CAB. MAKASSAR
Informasi / laporan
Gambar 5. Kerangka Konsep
42
BAB III METODE PENELITIAN
Metode penelitian merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu30. Ini berarti untuk mendapatkan data yang valid dalam penelitian haruslah berlandaskan keilmuan yaitu rasional, empiris, dan sistematis. Untuk memperoleh semuanya itu maka dalam bab ini akan dijabarkan metode yang digunakan untuk memperoleh data penelitian yang valid. III.1.
Pendekatan Penelitian Dalam penelitian ini, penulis menggunakan pendekatan kualitatif, yaitu
untuk mengolah data-data yang diperoleh dari lokasi penelitian, dimana data kualitatif adalah data yang berbentuk kata, kalimat, skema, dan gambar31. III.2.
Unit Analisis Unit analisis penelitian ini adalah organisasi yaitu organisasi PT
Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar karena berdasarkan pertimbangan
bahwa
dengan
pendekatan
organisasi
dengan
mudah
mendapatakan data dan informasi secara mendalam dan akurat. III.3.
Jenis / tipe Penelitian Tipe penelitian yang digunakan adalah deskriptif, yaitu untuk mengetahui
atau menggambarkan kenyataan dari kejadian yang diteliti atau penelitian yang dilakukan terhadap variabel mandiri atau tunggal, yaitu tanpa membuat 30
31
Sugiyono. 2007. Metode Penelitian Administrasi. Bandung : Alfabeta, hal 1
Ibid, hal. 14
43
perbandingan atau menghubungkan dengan variabel lain32. Pemilihan jenis penilitian deskriptif, dimaksudkan untuk memberi gambaran secara jelas mengenai masalah-masalah yang diteliti, menginterprestasikan dan menjelaskan data yang ada secara sistematis. Dan dasar penelitan menggunakan studi kasus dimana penelitian bertujuan untuk mengumpulkan sejumlah data yang berhubungan dengan penelitian ini. Sehingga memudahkan penulis untuk mendapatkan data yang objektif dalam rangka mengetahui dan memahami tentang bagaimana penerapan Sistem Informasi Manajemen pada PT.Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. III.4.
Informan Informan adalah orang yang berada pada lingkup penelitian, artinya orang
yang dapat memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian. Untuk memperoleh data secara representatif, maka diperlukan informan kunci yang memahami dan mempunyai kaitan dengan permasalahan yang sedang dikaji. Adapun informan tersebut adalah sebagai barikut: 1. General Manager 2. Manajer Sistem Informasi 3. Manajer Keuangan 4. Manajer PBAU 5. Staff operator SIMPAT
32
Ibid, hal.11
44
III.5.
Jenis dan Sumber Data Dalam melakukan analisa penulis menggunakan : 1. Data Primer Yaitu data yang dikumpukan melalui wawancara yang mendalam dengan informan kunci yang berhubungan dengan penelitian. 2. Data sekunder Yaitu data yang dikumpulkan dari berbagai dokumen-dokumen atau terbitan literatur yang dapat mendukung kelengkapan data primer.
III.6.
Teknik Pengumpulan Data 1. Observasi Observasi ialah pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang diteliti. Kegiatan pengamatan terhadap obyek penelitian ini untuk memperoleh keterangan data yang lebih akurat mengenai hal-hal yang diteliti serta untuk mengetahui relevansi antara jawaban responden dengan kenyataan yang terjadi di lapangan. 2. Dokumentasi Dokumentasi dalam pengumpulan data dimaksudkan sebagai cara mengumpulkan data dengan mempelajari dan mencatat bagianbagian yang dianggap penting yang terdapat baik di lokasi penelitian maupun instansi yang ada hubungannya dengan lokasi penelitian.
45
3. Wawancara (interview) Wawancara yaitu kegiatan tanya jawab lisan antara dua orang atau lebih secara langsung. Wawancara dilakukan untuk memperoleh data guna kelengkapan data-data yang diperoleh sebelumnya. Wawancara dilakukan penulis dengan pimpinan dan staff/pegawai yang ada dalam PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar, sehingga data yang diperoleh penulis merupakan hasil dari wawancara. III.7.
Operasionalisasi Konsep Secara ilmiah operasionalisasi konsep digunakan sebagai dasar dalam
pengumpulan data sehingga tidak terjadi bias terhadap data apa yang diambil. Dalam pemakaian praktis, definisi operasional dapat berperan menjadi penghilang bias dalam mengartikan suatu ide/maksud yang biasanya dalam bentuk tertulis. Untuk mewujudkan suatu tujuan atau target, maka haruslah ada penerapan
atau
berkesinambungan
pelaksanaan
yang
merupakan
proses
kegiatan
yang
sehingga tercapai tujuan yang diharapkan. Sebagaimana
yang dikemukakkan oleh Santoso Sastropoetro (1982:183) sebagai berikut: "Penerapan diartikan sebagai suatu usaha atau kegiatan tertentu yang dilakukan
untuk
mewujudkan
rencana
atau
program
dalam
kenyataannya". Penerapan Sistem Informasi Manajemen pada PT Pelindo IV (Persero) Cabang Makassar meliputi beberapa tahapan sesuai SISPRO (Sistem dan Prosedur) yang berlaku, dan terintegrasi antara satu dengan lainnya serta
46
berlangsung secara continue (berkelanjutan) yaitu dimulai tahapan pengumpulan data (input), pengolahan data menggunakan aplikasi khusus SIMPAT kemudian menghasilkan output berupa informasi atau laporan kepada manajemen yang berguna dalam pengambilan keputusan. Untuk mempermudah dan memperjelas pemahaman terhadap konsepkonsep penting yang digunakan dalam penelitian ini, maka dikemukakan operasionalisasi konsep, sebagai berikut : 1. Input diartikan sebagai proses memasukkan data menggunakan dua cara secara manual dan secara elektronik, yang diperlukan PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar untuk memberikan pelayanan jasa kepelabuhanan yang meliputi jasa pelayanan kapal, barang, alat-alat dan jasa kepelabuhanan lainnya. 2. Proses (pengolahan) adalah mengubah bentuk dan mengubah data menjadi informasi, dengan memperhatikan elemen-elemen data tertentu dan mengidentifikasi dengan kode-kode, yang menggunakan software (perangkat
lunak)
yaitu
keseluruhan
program
pendukung
dalam
pengolahan data. Pada tahap ini PT Pelindo IV (Persero) Cabang Makassar menggunakan aplikasi khusus SIMPAT (Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan Terpadu) dalam memproses data-data dari jenis pelayanan yang dibutuhkan pengguna jasa kepelabuhanan. 3. Output merupakan hasil dari tahap input (memasukkan) kemudian memproses/mengolah
data
secara
manual
atau
elektronik
dan
menghasilkan suatu informasi atau laporan kepada manajemen, yang
47
menggunakan brainware atau orang-orang yang terlibat langsung dalam pengolahan Sistem Informasi. III.7.
Teknik analisis data Dalam rangka menjawab permasalahan penelitian, maka analisis data
dalam penelitian ini dilakukan secara kualitatif yaitu suatu analisis yang berusaha mencari pola, model, tema, hubungan, persamaan, dan makna dari data yang dinyatakan dalam bentuk pernyataan-pernyataan, tafsiran-tafsiran setelah menggali data dari beberapa orang informan kunci yang ditabulasikan dan dipresentasikan sesuai dengan hasil temuan (observasi) dan wawancara mendalam penulis dengan para informan, hasil pengumpulan data tersebut diolah secara manual, direduksi selanjutnya hasil reduksi tersebut dikelompokkan dalam bentuk segmen tertentu (display data) dan kemudian disajikan dalam bentuk content analisis dengan penjelasan-penjelasan, selanjutnya diberi kesimpulan, sehingga dapat menjawab rumusan masalah, menjelaskan dan terfokus pada representasi terhadap fenomena yang hadir dalam penelitian.
48
BAB IV DESKRIPSI LOKASI DAN PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
IV.1.
Gambaran umum PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar
IV.1.1. Sejarah singkat. Sejarah ekonomi dunia di mulai dari aktivitas tukar menukar atau barter barang dengan barang. Kegiatan ini berkembang ketika ada kesepakatan menetapkan sebuah benda untuk menentukan nilai sebuah barang. Nilai diukur dengan uang. Uang kemudian menjadi alat tukar yang relevan hingga kini. Seiring berkembangnya ekonomi, kebutuhan manusia terus menunjukkan peningkatan. Orang mulai saling membutuhkan satu sama lain terutama membutuhkan barang. Di sinilah awal dibangunnya pelabuhan sebagai mata rantai perekonomian. Pelabuhan pertama di bangun di benua Amerika. Sebelumnya seiring dengan pembuatan kapal, kebutuhan pelabuhan juga kian meningkat. Kapal menjadi satu-satunya armada untuk menghubungkan pulau dengan pulau, negara dengan negara, dan benua dengan benua. Saat itu aktivitas ekonomi manusia kian meningkat. Perdagangan antar negara kian terbuka. Kebutuhan akan barang dan sumberdaya alam terus mengalami lonjakan. Bangsa Portugis, Spanyol, dan Inggris yang kala itu menjadi negara imperialis terbesar di dunia, mulai menjelajahi seluruh pulau di dunia termasuk di Indonesia untuk mencari sumber penghidupan baru.
49
Tahun 1512, armada Portugis di bawah pimpinan Francisco Serro tiba di perairan Ternate Maluku. Kapal milik pedagang Portugis ini menemukan daerah penghasil rempah terbesar di dunia. Kapal ini menjadi pembuka jalan untuk masuknya kapal-kapal Portugis ke Ternate. Disusun kapal Victoria milik Spanyol yang dipimpin Sebastian Del Cano yang mendarat di Pelabuhan Ternate pada tahun 1521. Pada saat itu, terjadilah transaksi perdagangan di pelabuhan. Akibatnya pelabuhan berfungsi sebagai mata rantai perekonomian. Pelabuhan kemudian menjadi pusat transaksi perdagangan barang antar manusia. Dari Sunda Kelapa, pembangunan pelabuhan menyebar ke daerah lain, ke Jawa, Sumatera, sampai ke Sulawesi dan Maluku. Setelah imperialis barat mulai kewalahan menghadapi gencarnya perjuangan rakyat Indonesia untuk merdeka, perkembangan pelabuhan juga menunjukkan peningkatan. Berdasarkan Indische Scheepvaarwet yang terbit tahun 1936, pelabuhan di Indonesia dibedakan atas pelabuhan laut yang terbuka untuk perdagangan luar negeri dan pelabuhan pantai yang terbuka untuk pelayaran antar pulau. Pola ini masih berlaku hingga kini. Dari aspek keuangan, pengusahaan pelabuhan terdiri dari Indische Bedrijven Wet (IBW) dan Indische Comptabilities Wet (ICW). Pelabuhan IBW adalah pelabuhan yang di usahakan di bawah pengusahaan Direksi Pelabuhan atau Haven Directie. Pelabuhan IBW dikategorikan pelabuhan yang mampu membiayai kegiatan operasional hasil pendapatan yang diperoleh, tentu tidak termasuk
pembangunan
fasilitas
yang
baru.
Sedang
pelabuhan
ICW,
pembiayaan operasionalnya dibiayai oleh pemerintah.
50
Pada masa Hindia Belanda, pelabuhan merupakan prasarana umum yang dikelola oleh Jawatan Pelabuhan yang berada di bawah Departemen Pekerjaan Umum, Institusi yang melaksanakan pelayanan di pelabuhan disebut Haven Directie. Hal ini berdasarkan Algemenee Haven Reglement (AHR) dimana pertanggung jawab keuangan diatur berdasarkan IBW. Sedangkan pengawasan keselamatan kapal dan ketertiban bandar pelabuhan dilaksanakan oleh Syahbandar. Hal ini sesuai ketentuan : Reeden Reglement, Loods Dient Ordonantie, dan Loods Dienst Verordenering. Sejak
awal
kemerdekaan
hingga
1950,
pengelolaan
pelabuhan
dilaksankan oleh Jawatan Pelabuhan. Setelah itu Pemerintah mulai menata ulang pengelolaan pelabuhan. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 1951 tertanggal 30 Agustus 1951 tentang Peraturan Perbaikan Pelabuhan, pemimpin pelabuhan disebut penguasa pelabuhan dan bertanggung jawab langsung kepada Menteri Perhubungan. Sejak tahun 1960 pengelola pelabuhan umum di Indonesia dilakukan oleh Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dibawah pengendalian Pemerintah. Dalam perjalanan, bentuknya telah mengalami beberapa perubahan, disesuaikan dengan arah kebijaksanaan pemerintah. Dengan demikian diharapkan pelayanan jasa pelabuhan akan semakin dinamis. Pada era pembangunan saat ini, pelabuhan masih memainkan peranan yang sangat penting sebagai tempat pertemuan moda transportasi laut dan darat, pelabuhan berfungsi sebagai pendukung sektor riil, terutama mendukung pertumbuhan ekonomi maupun mobilitas masyarakat dan perdagangan.
51
Pelabuhan umum yang kini dikelola oleh PT (Persero) Pelabuhan Indonesia sebanyak 111 yang terbagi atas pelabuhan kelas utama, I, II, III dan IV dan juga pelabuhan kawasan dan Unit Pelayanan Kepelabuhanan (UPK). Karena kian meningkatnya arus barang yang keluar masuk pelabuhan, pemerintah merasa perlu untuk menatanya. Kebutuhan akan sebuah lembaga yang bisa berfungsi menata, dan mengkoordinasikan antar pelabuhan di seluruh Indonesia diimplementasikan dengan membentuk PT (Persero) Pelabuhan Indonesia masing-masing Pelindo I, II, III dan IV. Lahirnya PT Pelindo I (Persero) sendiri tidak terlepas dari perkembangan pengelolaan pelabuhan : AWAL PEMBENTUKAN Berdasarkan Perpu 19/1960 tentang Perusahaan Negara, pada tahun 1961 melalui PP 104/1961, Pemerintah mendirikan Badan Pimpinan Umum Pelabuhan dan PP 115 s/d PP 122 tahun 1961 tentang berdirinya Perusahaan Negara Pelabuhan Daerah 1 s/d VIII. PN Pelabuhan Daerah I berkedudukan dan berkantor di Belawan, PN pelabuhan Derah II berkedudukan di Teluk Bayur Padang, PN Pelabuhan Daerah III di Palembang, PN Pelabuhan Daerah IV di Jakarta, PN Pelabuhan V di Semarang, PN Pelabuhan Daerah VI di Surabaya, PN Pelabuhan Daerah VII di Banjarmasin, dan PN Pelabuhan Daerah VIII di Makassar. Sesuai Keputusan Menteri Maritim Nomor Kb.4/1/17 tanggal 14 maret 1968, PN Pelabuhan Negara IX berkedudukan di Irian Jaya. Masing-masing Pelabuhan Daerah dapat mendirikan kantor cabang, kantor perwakilan atau
52
koresponden di dalam negeri setelah mendapat persetujuan dari Menteri dan perwakilan di luar negeri dengan persetujuan Pemerintah. Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 18 Tahun 1964, kebijakan institusi perusahaan diatur sebagai berikut : A. Untuk menjalankan fungsi pemerintah dan pengendalian operasional pelabuhan di bentuk organisasi yang disebut Port Authority (PA) yang merupakan bagian dari organisasi dan administrasi
Departemen
Perhubungan Laut. B. Organisasi
pemeliharaan fasilitas,
peralatan dan
pelayanan
jasa
pelabuhan di laksanakan oleh Perusahaan Negara (PN) yang khusus dibentuk untuk pengusahaan pelabuhan. C. Dari jumlah pelabuhan yang diusahakan, sekitar 100 pelabuhan dikelompokkan dalam 9 perusahaan Negara Pelabuhan. Dengan dimulainya pelaksanaan Pelita I oleh Pemerintah Orde Baru, Pemerintah merasa perlu menata ulang pelabuhan. Pemerintah kemudian mengeluarkan PP Nomor 1 tahun 1969 yang menyatukan fungsi regulator dan operator dalam satu institusi yang disebut Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP). Dengan demikian diharapkan, peran Pemerintah dalam hal ini bertindak sebagai regulator, operator dan dinamisator yang dipimpin oleh Administrator Pelabuhan (ADPEL) untuk pelabuhan strategis, pelabuhan lainnya dipimpin Kepala Pelabuhan (KEPPEL). Langkah pemerintah tidak sampai disitu. Berbagai regulasi dikeluarkan pemerintah, dalam rangka menata dan meningkatkan peran pelabuhan sebagai
53
pusat perdagangan sekaligus sebagai salah satu prasarana transportasi angkut penumpang
antar
pulau.
Dalam
kerangka
itu,
Pemerintah
kemudian
mengeluarkan PP 11/1983 tentang Pembinaan Kepelabuhanan dan PP 14 sampai dengan 17 Tahun 1983 tentang Perusahaan Umum Pelabuhan I sampai dengan IV Jo.PP 4-7/1985 dan PP 23/1985 tentang perubahan PP 11/1983. a. Setelah Pelita I dan Pelita II, dan memasuki Pelita III, pelabuhan yang strategis, telah dilakukan rehabilitasi dan pengembangan infrastuktur / suprastuktur. Karena ada kecendrungan pada negara-negara yang maju, bahwa pelabuhan harusdikelola secara komersil agar dapat meningkatkan pelayanan kepada pengguna jasa kepelabuhanan. Pelabuhan harus dikelola secara mandiri tanpa dibebani Anggaran Pendapatan
dan
Belanja
Negara
(APBN).
Dengan
demikian,
pelabuhan harus dapat membayar pinjaman dari luar negeri yang dipergunakan untuk pembangunan infrastuktur dan suprastuktur pelabuhan. b. Untuk
merealisasi
komersialisasi
pelabuhan,
maka
pengelola
pelabuhan harus di koporafikasi agar dapat secara fleksibel melaksanakan fungsinya. Sesuai dengan ketentuan yang ada, dari 3 bentuk badan hukum atau BUMN, untuk sementara ditetapkan dalam bentuk Perusahaan Umum (Perum) dan sebagai pengelola Pelabuhan disebut Perum Pelabuhan (Perumpel). c. Di awal tahun 1980 oleh Pemerintah (Ditjen Perhungan Laut) melakukan studi pengembangan angkutan laut dan kepelabuhanan
54
dengan pendekatan pembentukan kebijakan Four Gateway Policy sebagai main-port di Indonesia, yaitu Pelabuhan Belawan, Tanjung Priok, Tanjung Perak dan Makassar. Soalnya Internasional Shipping Conference mengambil keputusan menetapkan Pelabuhan Utama. d. Berdasarkan hasil studi di atas, jumlah pelabuhan Perum Pelabuhan ditetapkan sebanyak 4 perusahaan, yaitu Perum Pelabuhan I sampai dengan IV. Masing-masing Perum Pelabuhan diserahi tugas oleh Pemerintah untuk mengelola pelabuhan strategis dan pelabuhan lain yang bersifat diusahakan, namun belum berkembang. Salah satunya adalah Perum Pelabuhan IV yang berkantor pusat di Makassar. Pada tahun 1991 Perum Pelabuhan IV ditingkatkan menjadi PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) berdasarkan PP Nomor 59 Tahun 1991. Pemerintah mengharapkan melalui perubahan ini, Perum Pelabuhan dapat meningkatkan perannya sebagai corporate dalam mengelola pelabuhan secara komersial, sehingga pelayanan kepada pengguna jasa pelabuhan dapat lebih ditingkatkan. IV.1.2. Lokasi, hidro oceanography, dan fasilitas pendukung. Lokasi Pelabuhan Makassar merupakan pelabuhan terbesar di Kawasan Timur Indonesia, posisinya sangat strategis karena terletak di jalur pelayaran Selat Makassar yang merupakan jalur pelayaran internasional yang sangat ramai. Dengan letak geografis yang strategis itulah maka kapal-kapal pelayaran internasional cenderung mengunjungi pelabuhan ini sebagai tempat akumulasi
55
dan distribusi barang yang lebih efisien di Kawasan Timur Indonesia. Posisi titik koordinat 05°07’18” LS dan 119°24’27” BT. Alamat kantornya tepatnya berada di Jalan Soekarno nomor 01 Makassar 90173, Sulawesi Selatan. Hidro oceanography Kondisi pantai sekitar pelabuhan pada umumnya landai. Dasar laut terdiri dari lumpur dan pasir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 1. Hidro oceanography (kondisi perairan dan daratan sekitar pantai) Value
Hidro oceanography Panjang alur pelayaran
2,5 mil
Lebar alur
150 m
Kedalaman minimum
-10 m
Luas kolam Pelabuhan Kedalaman kolam minimum Kedalaman kolam dermaga
315,20 hektar -9,7 m -12 m
Kecepatan angin
5-25 km/jam
Kecepatan arus
0-2 knot
Tinggi gelombang
2,40 m 1,8 m (hight water spring)
Pasang surut 0,9 m (low water spring)
56
Temperatur Kelembaban udara Atmosfir tekanan udara
Waktu
24°C - 31°C 60-85% 1.003 mb – 1.013 mb GMT +08
Sumber : majalah Transformasi Pelindo IV Berdasarkan Tabel 1 : tentang hidrooceanography (kondisi perairan dan daratan sekitar pantai) sekitar PT Pelindo IV (Persero) Cabang Makassar dapat diketahui yaitu alur pelayaran sepanjang 25 mil (bouy terluar) dengan lebar ˃ 1 mil, kedalaman rata-rata -16 meter. Pintu masuk (acces channel) dengan lebar 150 meter sepanjang 2 mil, kedalaman rata-rata -10 s/d -14 m. Kelengkapan keselamatan bernavigasi dapat dilihat pada peta laut Indonesia no.139 dan 176 dan buku table lampu suar DSI (Daftar Suar Indonesia). Standard waktu yang digunakan adalah GMT +08, keadaan pasang surut air laut yaitu arah pasang ke selatan, pasang tertinggi 1,80 meter sedangkan terendahnya 0,9 meter, tinggi gelombang dikolam bandar antara 0-2 meter didaerah labuh jangkar, kecepatan rata-rata angin antara 5-25 km/jam, bisa terjadi kecepatan maksimum pada bulan Desember-Januari sekitar 60-70 km/jam. Keadaan temperaturnya yaitu suhunya rata-rata 240°C - 310°C, kelembaban udara antara 60-85%, sedangkan tekanan atmosfir udara berkisar antara 1.003 mb- 1.013 mb.
Fasilitas Pendukung Secara umum fasilitas pelabuhan terbagi atas dua yaitu fasilitas dasar atau
infrastuktur pelabuhan dan fasilitas penunjang atau disebut dengan suprastuktur
57
pelabuhan. Fasilitas dasar atau infrastuktur pelabuhan sebagai struktur konstruksi bangunan yang menunjang kegiatan pelabuhan yang berupa fasilitas bangunan konstruksi permanen yang berada diperairan dan daratan. Sedangkan fasilitas penunjang atau disebut dengan suprastuktur pelabuhan adalah struktur konstruksi peralatan yang menunjang kegiatan pelabuhan yang berada diperairan dan daratan, untuk mengetahui fasilitas yang dimiliki PT Pelindo IV (Persero) Cabang Makassar dapat melihat tabel dibawah ini : Tabel 2 : Fasilitas pendukung. NO
Alat produksi
Value
1.
Dermaga
2.560 meter
2.
Gudang
23.800 m2
3.
Lapangan
177.838 m2
4.
Kapal tunda
4 unit
5.
Kapal pandu
3 unit
6.
Chassis
16 unit
7.
Reach stacker
2 unit
8.
Top loader
2 unit
9.
Spreader
5 unit
58
10.
Forklift
12 unit
11.
Mobil PMK
1 unit
Sumber : majalah Transformasi Pelindo IV Berdasarkan tabel 2 diatas, dapat diketahui luas dan jumlah fasilitas yang dimiliki PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar yaitu fasilitas infrastruktur terdiri dari dermaga dengan luas 2.560 meter2, gudang 23.800 m2, lapangan 177.838 m2. Sedangkan fasilitas suprastruktur pelabuhan terdiri dari kapal tunda 4 unit, kapal pandu 3 unit, chassis 16 unit, reach stacker 2 unit, top loader 2 unit, spreader 5 unit, forklift 12 unit, mobil PMK 1 unit. IV.1.3. visi, misi, motto dan komitmen perusahaan PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di sektor perhubungan, yang diberikan tugas, wewenang dan tanggung jawab mengelola semua pelabuhan umum di Kawasan Indonesia Timur. Sebagai sarana penunjang ekonomi negara, Pelindo IV memiliki peranan strategis dalam melaksanakan kebijakan dan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, terutama di bidang kepelabuhanan. Sejalan dengan peranan tersebut, pada tahun 2004 manajemen menetapkan Visi dan Misi perusahaan sebagai pedoman untuk menjadikan PT Pelindo IV sebagai pelabuhan berstandar internasional yang siap bersaing dengan pelabuhan lainnya di Indonesia. 1. Visi perusahaan :
59
Menjadi
perusahaan
jasa
kepelabuhanan
yang
berstandar
internasional yang mandiri, sehat dan menjamin kesinambungan sistem transportasi nasional. 2. Misi perusahaan : Untuk menjabarkan visi agar lebih implementatif, maka manejemen menetapakan misi PT Pelindo IV (Persero) sebagai berikut : 1. Mengembangkan usaha yang dapat memberikan keuntungan optimal bagi pemegang saham; 2. Mendorong percepatan pengembangan wilayah Pelindo IV; 3. Memberikan pelayanan jasa yang berkualitas, tepat waktu dengan tarif yang layak; 4. Mengembangkan
kompetensi,
komitmen
dan
meningkatkan
kesejahteraan Sumber Daya Manusia. PT Pelindo IV (Persero) mempunyai sasaran sebagai berikut : a. menciptakan pelabuhan yang dapat ikut serta dalam jaringan sistem transportasi global dalam rangka mendukung ekspor khususnya bagi Kawasan Timur Indonesia; b. pertumbuhan keuntungan berkelanjutan dengan menjadikan kegiatan usaha pelayanan peti kemas menjadi segmen usaha andalan; c. peningkatan kondisi keuangan, khususnya arus kas sehingga mampu mendorong kapasitas investasi;
60
d. menciptakan sinergi dengan pemerintah daerah dalam rangka menghadapi berbagai aspirasi dan tuntutan Pemerintah Daerah dengan mengembangkan kerjasama dalam suatu skema bisnis yang layak. Selain visi dan misi, dalam melaksanakan peranan dan fungsi pelabuhan, manajemen perusahaan berpegang pada nilai-nilai dasar perusahaan, yang meliputi33 : 1. Profesionalisme 2. Kerjasama tim 3. Kreatifitas 4. Kejujuran 5. Integritas
Motto Perusahaan Dalam melekatkan Visi, Misi, dan Budaya Perseroan kepada perilaku seluruh insan Pelindo IV, Perseroan menetapkan motto PT PELINDO IV (Persero) sebagai berikut 34: ”PROMOTE EASTERN INDONESIA” Sebagai Badan Usaha Pelabuhan yang seluruh wilayah kerjanya berada di wilayah timur Indonesia, atau Kawasan Timur Indonesia (KTI), maka PT PELABUHAN INDONESIA IV (PERSERO) merasa bertanggung jawab untuk terlibat dalam upaya pengembangan KTI khususnya di sektor perhubungan laut
33
PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero), Pedoman Perilaku (Code of Conduct). 2008. PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero), website : www.pelabuhan4.co.id. Diunduh tanggal 23 juni 2012. Pukul 20:10 WITA. 34
61
yaitu jasa kepelabuhanan, mengingat wilayah timur Indonesia masih jauh tertinggal dari wilayah barat, terutama dalam bidang perekonomian. Dengan keberadaan PT PELABUHAN INDONESIA IV (PERSERO) di wilayah ini, maka perusahaan harus dapat mendorong (promote) percepatan pertumbuhan ekonomi wilayah timur (Eastern Indonesia) agar menjadi lebih baik, minimal sama dan setara dengan wilayah barat Indonesia. Komitmen Perusahaan 1. Kepada pemilik Memupuk pendapatan yang dapat memberikan keuntungan yang optimal bagi pemegang saham dan memberikan kontribusi keuangan kepada negara. 2. Kepada pelanggan. Memberikan
layanan
berkualitas
terbaik
dan
optimal
kepada
pengguna jasa dengan tarif kompetitif. 3. Kepada pemerintah daerah, masyarakat dan lingkungan. Pengembangan usaha melalui sinergi dengan pemerintah daerah, mitrakerja dan masyarakat sekitar guna mendukung peningkatan ekonomi dan kesejahteraan wilayah. 4. Kepada pegawai. Sebagai wahana untuk pengabdian dan pengembangan karir bagi pelaku perusahan (karyawan) dengan memberikan imbalan jasa yang layak.
62
Dengan adanya visi dan misi, komitmen serta nilai-nilai dasar tersebut, perusahaan diharapkan tetap konsisten dan dapat eksis, antisipasif, inovatif serta produktif, agar tujuan perusahaan dapat terlaksana dan berhasil dengan baik sesuai dengan arah, sasaran dan strategi perusahaan. IV.1.4. Komposisi pegawai PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. Untuk wilayah kerja PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar didukung oleh 175 orang pegawai dengan komposisi menurut Usia, Jenis Kelamin, Tingkat Pendidkan dan golongan sebagai berikut :
a. Umur Umur adalah usia dari responden pegawai. Berdasarkan data yang diperoleh, pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar bervariasi menurut umur. Hal ini dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 3 Komposisi pegawai menurut usia. NO
USIA (tahun)
JUMLAH PEGAWAI (orang)
PERSENTASE (%)
1
<29
24
13,72
2
30-34
24
13,72
63
3
35-39
24
13,72
4
40-44
42
23,99
5
45-49
25
14,28
6
>50
36
20.57
175
100
TOTAL
Sumber : Kantor PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. Berdasarkan tabel diatas dapat diketahui bahwa kelompok umur terbanyak yang menjadi pegawai PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar adalah kelompok umur antara 40-44 tahun sebanyak 42 orang pegawai dengan persentase 23,99 %, kemudian kelompok umur diatas 50 tahun sebanyak 36 orang dengan persentase 20,57 %, lalu kelompok umur antara 4549 tahun sebanyak 25 orang dengan persentase 14,28 %, sedangkan kelompok umur yang paling sedikit adalah kelompok umur dibawah 29 tahun, antara 30-34 dan antara 35-39 tahun masing-masing kelompok berjumlah 24 orang pegawai dengan persentase 13,72 % tiap kelompoknya. b. Jenis Kelamin Jenis kelamin terdiri atas laki-laki dan perempuan guna mengetahui proporsi dari pegawai laki-laki dan perempuan di PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. Adapun distribusi pegawai berdasarkan jenis kelamin dari data yang diperoleh dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 4 64
Komposisi pegawai menurut jenis kelamin. JUMLAH PEGAWAI
NO JENIS KELAMIN
PERSENTASE (%) (orang)
1
Laki-laki
144
82,28
2
Perempuan
31
17,72
175
100
TOTAL
Sumber : kantor PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar Dari tabel 4 di atas dapat dilihat perbandingan jumlah pegawai menurut jenis kelaminnya, dimana jumlah pegawai laki-laki lebih besar dengan persentase 82,28% sebanyak 144 orang sedangkan dari pegawai perempuan dengan persentase 17,72% sebanyak 31 orang. Terlihat pegawai yang bekerja pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar kebanyakan adalah lakilaki. Ini menunjukkan bahwa aktivitas kerja pada perusahaan tersebut didominasi oleh kaum laki-laki, baik secara administratif maupun operasional.
c. Tingkat Pendidikan Untuk mengetahui tingkat pendidikan terakhir pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar dapat dilihat pada tabel 5 berikut: Tabel 5 Komposisi pegawai menurut tingkat pendidikan
65
NO
TINGKAT PENDIDIKAN
JUMLAH PEGAWAI (orang)
Persentase (%)
1
S2
7
3,99
2
S1
55
31,43
3
Diploma
24
13,72
4
SMA
87
49,72
5
SMP
2
1,14
6
SD
0
0
175
100
TOTAL
Sumber : kantor PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. Dari tabel 5 di atas dapat dilihat bahwa dari tingkat pendidikan pegawai yang terendah adalah SMP yang berjumlah 2 orang dengan persentase 1,14%, 7 orang lainnya lulusan S2 dengan persentase 3,99%, kemudian 55 orang lulusan S1 dengan persentase 31,43%, lalu diploma sebanyak 24 orang dengan persentase 13,72, kemudian SMA sebanyak 87 orang yang merupakan jumlah pegawai terbanyak menurut jenjang pendidikannya dengan persentase 49,72%, Sementara itu tidak ada pegawai yang berpendidikan SD. Dari data ini dapat diketahui bahwa pegawai pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar umumnya memiliki pendidikan dalam kategori baik. d. Golongan
66
Golongan adalah jenjang tingkat kepangkatan yang dimiliki oleh pegawai berdasarkan masa karir dan pengalaman kerja yang dimilikinya. Adapun data pegawai berdasarkan golongan yang diperoleh pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 6 Komposisi pegawai menurut golongan. NO
GOLONGAN
JUMLAH PEGAWAI (orang)
PERSENTASE (%)
1
Golongan IV
1
0,57
2
Golongan III
51
29,14
3
Golongan II
58
33,14
4
Golongan I
4
2,28
5
Non Golongan
61
34,86
TOTAL
175
100
Sumber : kantor PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. Dari tabel 6 diatas dapat dilihat komposisi pegawai menurut golongannya, yang terdiri dari Golongan IV hanya 1 orang yaitu General Manager dengan persentase 0,57 %, kemudian Golongan III berjumlah 51 orang dengan persentase 29,14 %, lalu golongan II berjumlah 58 orang dengan persentase 33,14 %, selanjutnya Golongan I berjumlah 4 orang dengan persentase 2,28 %,
67
sedangkan yang Non Unggulan memiliki jumlah terbanyak dengan total 61 orang dengan persentase 34,86 %. IV.1.4. Struktur Organisasi Dan Uraian Kerja PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. 1. General Manager Berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direksi. Mempunyai tugas memimpin Cabang Makassar dalam hal menyusun rencana pengelolaan, mengendalikan kegiatan administrasi dan operasional sesuai arah, kebijaksanaan dan sasaran Perseroan agar tercapai produktivitas, pelayanan, pendapatan dan laba Perseroan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, General Manager mempunyai fungsi : a. Pengelolaan Cabang Makassar sesuai dengan visi, misi dan tujuan Perseroan; b. Pengelolaan dan pemeliharaan kekayaan Perseroan; c. Wakil Perseroan di dalam dan di luar pengadilan, baik yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas, maupun yang timbul sebagai akibat dari pelaksanaan tugas, setelah mendapatkan Surat Kuasa Khusus dari Direksi; d. Penanganan permasalahan bidang hukum; e. Pelaksana kebijaksanaan umum Perseroan yang telah ditetapkan oleh Direksi sesuai ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku; f.
Pembinaan manajemen mutu dan bina lingkungan;
68
g. Penyiapan rencana kerja dan anggaran tahunan; h. Penyiapan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan perhitungan hasil usaha; 2. Manager Pelayanan Kapal Berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada General Manager. Mempunyai tugas menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, pengawasan dan pengembangan usaha pelayanan kapal meliputi : jasa labuh, pemanduan, penundaan, pengepilan,
penambatan,
penyediaan
air
kapal,
telekomunikasi
pelabuhan, dan penggandengan kapal di dalam maupun di luar peraiaran pelabuhan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Manager Pelayanan Kapal mempunyai fungsi : a. Perencanaan
dan
pelaksanaan
pengusahaan
fasilitas
labuh,
pemanduan, penundaan, penambatan, pengepilan, penggandengan kapal dan penyediaan air bersih untuk kapal; b. Pengendalian pendapatan pelayanan kapal sesuai rencana kerja anggaran; c. Pengawasan gerakan kapal di dalam dan diluar daerah perairan wajib pandu; d. Penyusunan laporan kegiatan operasional pelayanan kapal; e. Penyusunan program pemasaran dan pelaksanaan pemasaran usaha jasa pelayanan kapal;
69
f.
Penyiapan bahan kajian dalam rangka kerjasama usaha yang berkaitan dengan jasa pelayanan kapal;
g. Penyelenggaran bantuan SAR; h. Mengkoordinir Pusat Pelayanan Satu Atap (PPSA); i.
Penyusunan dan penanganan pemeliharaan dan perawatan kapal tingkat I dan tingkat II;
j.
Penyelenggaraan telekomunikasi pelabuhan;
k. Penyusunan laporan bulanan, triwulan, semester dan tahunan yang berkaitan dengan kegiatan operasional pelayanan kapal; l.
Penyusunan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian program kegiatan, anggaran pendapatan dan biaya yang berkaitan dengan bidang pelayanan kapal; Manager Pelayanan Kapal dibantu oleh : a. Asisiten Manager Pemanduan dan Tambatan; b. Asisten Manager Armada dan Telekomunikasi Pelabuhan;
3. Manager Pelayanan Barang dan Aneka Usaha Berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada General Manager. Mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi kegiatan pelayanan bongkar/muat barang konvensional, embarkasi dan debarkasi penumpang, hewan, tumbuhtumbuhan, pemasaran/persewaan, pas/retribusi pelabuhan dan kegiatan aneka usaha lainnya.
70
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, manager pelayanan barang dan aneka usaha mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Penyelenggaraan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pengawasan kegiatan pelayanan bongkar muat barang konvensional; b. Penyelanggaraan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pengawasan
pelayanan
jasa
dermaga,
gudang,
lapangan
penumpukan, angkutan bandar, serta kelancaran arus bongkar muat barang dan penumpang; c. Penyusan rencana pemasaran dan persewaan fasilitas bongkar muat konvensional, gudang, lapangan, penumpukan, pamanfaatan tanah, perairan, bangunan, listrik, alat mekanik tongkang, bahan bakar minyak, air minum dan alat pemadam kebakaran; d. Pengendalian dan pengadministrasian penjualan berbagai jenis pas pelabuhan dan jasa retribusi lainnya; e. Pengawasan
kebersihan
dermaga,
gudang
dan
lapangan
penumpukan, serta menyelenggarakan usaha bongkar muat, jasa telephone kapal dan usaha lainnya; Manager Pelayanan Barang dan Aneka usaha dibantu oleh : a. Asisten Manager Pelayanan Barang; b. Asisten Manager Aneka Usaha; 4. Manager Teknik Berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada General Manager.
Mempunyai
tugas
merencanakan,
melaksanakan,
71
mengendalikan, dan mengawasi kegiatan pembangunan, pemeliharaan, perbengkelan, analisa dampak lingkungan hidup dan pencemaran limbah pelabuhan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, manager teknik mempunyai fungsi : a. Perencanaan, pelaksnaan, pengendalian dan pengawasan program pembangunan fasilitas dan pengadaan peralatan; b. Pemberian pertimbangan klasifikasi penggunaan tanah dan perairan didalam daerah kerja pelabuhan; c. Pelaksanaan kebersihan fasilitas, peralatan dan bangunan pelabuhan serta pengelolaan lingkungan hidup dan analisa mengenai dampak lingkungan; d. Perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan pengawasan program pemeliharaan, perbaikan, fasilitas peralatan dan bangunan pelabuhan; e. Perencanaan,
pelaaksanaan
dan
pengendalian
program
pengadaan bahan operasional, suku cadang serta kegiatan perbekalan teknik; f.
Pelaksanaan evaluasi dan pengkajian ulang secara periodik terhadap master plan pelabuhan;
g. Perencanaan,
pelaksanaan
dan
pengendalian
program
kegiatan, anggaran pendapatan dan biaya yang berkaitan dengan bidang teknik;
72
Manager teknik dibantu oleh : a. Asisten Manager Bangunan Pelabuhan; b. Asisten Manager Peralatan Pelabuhan; 5. Manager Keuangan Berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada General Manager.
Mempunyai
mengendalikan
dan
tugas
mengawasi
merencanakan, kegiatan
melaksanakan,
administrasi
keuangan,
akuntansi, perbendaharaan, perpajakan, distribusi barang, verifikasi dan pengamanan dokumen. Dalam melaksanakan tugas diatas, Manager keuangan mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Perencanaan dan penyiapan bahan penyusunan rencana kerja anggaran cabang serta pengendaliannya; b. Perencanaan
administrasi
keuangan,
perbendaharaan,
perpajakan, akuntansi umum dan akuntansi biaya, pengelolaan bahan persediaan, serta melaksanakan verifikasi penerimaan dan pengeluaran; c. Penyimpanan dan pengamanan dokumen; d. Perencanaan dan pengendalian program kegiatan, anggaran dan biaya yang berkaitan dengan bidang administrasi keuanagan dan akuntansi; Manager Keuangan dibantu oleh : a. Asisten manager Akuntansi Keuangan;
73
b. Asisten manager administrasi keuangan; 6. Manager Sumber Daya Manusia dan Umum. Berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada General Manager.
Mempunyai
tugas
merencanakan,
melaksanakan,
mengendalikan dan mengawasi kegiatan administrasi sumber daya manusia, administrasi perkantoran, kerumahtanggaan, hukum, hubungan masyarakat, pemeliharaan
dokumentasi kesehatan,
dan
kearsipan,
keselamatan
kerja,
manajemen kebersihan
mutu, dan
pengamanan kantor dan daerah kerja pelabuhan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Manager Sumber Daya Manusia dan Umum mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Penyusunan perencanaan administrasi sumber daya manusia, kesejahteraan
dan
keselamatan
kerja
serta
pemeliharaan
kesehatan pegawai, pensiunan dan keluarganya; b. Penanganan permasalahan bidang hukum, penyelenggaraan hubungan masyarakat dan dokumentasi; c. Pelaksanaan urusan administrasi perkantoran, kerumahtanggaan, protokoler, penyusunan kebutuhan dan perlengkapan kantor, peelaksanaan pemeliharaan peralatan kantor, kebersihan kantor dan mengorganisir laporan cabang; d. Penanganan Satuan Keamanan (Satpam) di dalam daerah lingkungan kerja pelabuhan dan aset Cabang di luar kerja pelabuhan;
74
e. Pelaksanaan manajemen mutu; f.
Pengendalian program kegiatan, anggaran biaya yang berkaitan dengan bidang personalia dan umum. Manager sumber daya manusia dibantu oleh : a. Asisten manager sumber daya manusia; b. Asisten manager hukum, hubungan masyarakat dan umum; c. Asisten manager TU, Rumah Tangga dan Pengamanan.
7. Manager Sistem Informasi. Berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada General Manager. Mempunyai tugas menyelenggarakan pengumpulan dan pengolahan analisa dan evaluasi data, informasi, statistik, laporan operasional, dan laporan lainnya, penanganan sistem komputerisasi agar tercapainya penyajian data yang akurat dan tepat waktu serta peralatan komputer dalam keadaan siap operasi. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, manager sistem informasi mempunyai fungsi : a. Penyusunan, pengolahan data dan informasi, analisa dan evaluasi, p[enyajian data secara sistematis, cepat dan akurat, baik dengan media komputer dan atau media lainnya; b. Penyusunan laporan operasional cabang dan pengendalian sistem informasi bidang usaha, teknik, keuangan, personalia dan administrasi
umum,
baik
yang
dilaksanakan
dengan
menggunakan komputer maupun secara manual;
75
c. Penyelenggaraan pemeliharaan peralatan pengolahan data yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras serta bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan sistem komputerisasi, baik dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak; d. Pengendalian program kegiatan manajemen yang berkaitan dengan bidang data dan informasi. 8. Manager Kawasan Berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada General Manager.
Mempunyai
tugas
menyelenggarakan
penyiapan
dan
pelaksanaan pelayanan jasa kapal, muatan termasuk hewan dan tumbuhtumbuhan serta pelayanan jasa lainnya, melaksanakan pengendalian administrasi keuangan dan administrasi umum, agar tercapai kelancaran dan peningkatan mutu pelayanan dan produksi serta tertib administrasi kawasan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, manager pelabuhan kawasan mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Pengendalian pelayanan operasional, administrasi keuangan dan administrasi umum di pelabuhan kawasan; b. Perencanaan dan pelaksanaan pengusahaan fasilitas pangkalan yang meliputi pelayanan labuh, tambat dan pelayanan air kapal di pelabuhan Kawasan;
76
c. Pelayanan bongkar muat barang dan hewan melalui dermaga, lapangan penumpukan dan angkutan bandar di Pelabuhan Kawasan; d. Perencanaan dan penyiapan personil pelayanan operasional dan administrasi Pelabuhan Kawasan; e. Pengawasan lintasan muatan barang serta arus kendaraan masuk/keluar Pelabuhan Kawasan; f.
Pengkajian dan pemasaran usaha bongkar muat konvensional serta usaha-usaha lain yang berhubungan dengan kegiatan pelayanan kapal dan muatan di pelabuhan kawasan;
g. Pelaksanaan keamanan di dalam daerah Pelabuhan Kawasan, koordinasi dengan instansi terkait; h. Penataan kebersihan lingkungan kerja Pelabuhan Kawasan serta pengawasan pelaksanaan perawatan fasilitas pelabuhan; i.
Penyiapan bahan penyusunan RKA, penyusunan laporan kegiatan kawasan yang meliputi laporan keuangan dan laporan kegiatan operasional;
j.
Pengendalian program kegiatan, anggaran pendapatan dan biaya yang berkaitan dengan pengelolaan Pelabuhan Kawasan.
77
IV.1.5. Bidang Jasa PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. Untuk mencapai target dan sasaran yang bertujuan untuk meningkatkan pendapatan, perusahaan mesti merencanakan strategi pencapaian. Strategi ini nantinya dipakai untuk mencapai tujuan perusahaan. Pencapaian tujuan bergantung pada program atau bidang usaha yang akan dijalankan perusahaan. Bidang jasa yang diselenggarakan PT Pelindo IV (Persero) Cabang Makassar adalah : 1. Pelayanan Kapal, meliputi : Jasa labuh Jasa pandu Jasa tambat Jasa Tunda Jasa air kapal 2. Pelayanan Barang, meliputi : Bongkar muat Tenaga Kerja Bongkar Muat (TKBM) Pemanfaatan Gudang Lapangan Penumpukan (container yard) Dermaga Pemadam Kebakaran 3. Pelayanan Penumpang, meliputi : Embarkasi dan Debarkasi Penumpang Retribusi dan pas pelabuhan
78
Terminal Penumpang 4. Pelayanan Alat, meliputi : Gantry Crane Transtainer Mobile Crane Reach Stacker Top Loader Forklift Chassis Head Truck 5. Pelayanan Terminal Petikemas, meliputi : Terminal petikemas Terminal Konvensional Paket 6. Lain-Lain Kerjasama Usaha (KSU) Kerjasama Operasi (KSO) Penyewaan gedung, bangunan, tanah, Bunker BBM, dan lain-lain.
79
IV.1.6. Daerah pendukung / back up area. Untuk mendukung kegiatan perindustrian dan perekonomian di Kota Makassar dan berbagai daerah pendukung kegiatan pelabuhan. Pemerintah Kota Makassar membangun beberapa daerah kawasan khusus, yaitu : 1. Kawasan Industri Makassar (KIMA). Terletak disebelah Timur Kota Makassar kurang lebih 12 km dari Pelabuhan Makassar dengan luas 750 Ha. Fasilitas yang tersedia : Tenaga listrik dari PLN dengan kapasitas 20.000 KVA. Jaringan Telekomunikasi oleh PT. Telkom. Pusat pengolahan limbah dengan kapasitas 3.000 M3/hari. Pusat Pelayanan kesehatan dan keamanan. Sarana penghubung (jalan) yang dilengkapi dengan lampu penerangan jalan. 2. Zona Kawasan Berikat Makassar. Kawasan ini dikembangkan bersama Kawasan Industri Makassar (KIMA) dan terletak didalamnya, fasilitas yang tersedia : Bebas dari bea masuk bagi barang-barang yang diproses di kawasan berikat. Perizinan mudah dengan fasilitas One Stop Service. Tersedia mitra usaha khususnya dari benua Australia dan NegaraNegara dari Benua Eropa. 3. Pusat Pengolahan Kayu.
80
Terletak di kawasan sungai Tallo yang berfungsi sebagai : Pusat pengolahan dan penampungan serta pelayanan hasil-hasil pengolahan kayu. Pelayanan bahan baku bagi industri kayu didalam dan diluar kawasan Sungai Tallo. 4. Cargo Terminal dan Pergudangan Kota. Terletak lebih kurang 5 km dari Pelabuhan Makassar dan berfungsi sebagai : Tempat penyimpanan dan distribusi barang. Pusat akomodasi dan distribusi barang. Tempat pengepakan barang, pemrosesan, sortasi, making, dan handling barang. Sebagai gudang lini dua tempat handling container. Kelengkapan integraf dan penopang kawasan ekonomi terpadu.
81
IV.2.
Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan Terpadu pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. Peradaban manusia telah berkembang melewati beberapa era, termasuk
era pertanian, industri dan kini sudah memasuki era informasi (Alfin Toffler, 1980). Informasi yang membanjir di era ini merupakan pisau bermata dua. Pada satu sisi, informasi bisa merupakan asset strategis bagi mereka yang mampu mengelola akses pemrosesan dan pemanfaatannya secara baik. Namun pada sisi lainnya, informasi yang membanjir bisa menenggelamkan dan menyesatkan bagi mereka yang tidak memiliki strategi pengelolaan sistem informasi yang baik. Sistem Informasi adalah suatu sistem manusia – mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam organisasi. Sistem informasi bertujuan untuk menyediakan dan mensistematikan informasi yang merefleksikan seluruh kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk mengendalikan operasi – operasi organisasi. Sedangkan kegiatanya adalah mengambil, mengolah, menyimpan, dan menyampaikan informasi yang di butuhkan guna terjadinya komunikasi yang diperlukan untuk mengoperasikan seluruh aktifitas didalam organisasi. Secara konseptual dapat dikatakan bahwa sebuah Sistem Informasi Manajemen dapat bekerja tanpa bantuan komputer, tetapi kekuatan komputerlah yang membuat SIM menjadi “feasible” (memudahkan pekerjaan). Jadi, masalah disini bukanlah apakah kita perlu menggunakan komputer-komputer dalam
82
sistem-sistem informasi manajemen, tetapi hingga dimana penggunaan informasi perlu dikomputerisasi35. Sebegitu jauh kita telah menggunakan istilah komputer secara umum, namun kita perlu menyadari bahwa sebuah “komputer” sebetulnya adalah sebuah “sistem komputer”; sebuah kumpulan terpadu dari perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, data, dan orang yang dapat digunakan untuk memproduksi informasi36. Para manajer dewasa ini pada umumnya menganut pandangan bahwa penggunaan komputer merupakan pilihan yang paling tepat karena perusahaan biasanya memerlukan informasi dalam jumlah yang sangat besar, sangat bervariasi, dan digunakan untuk pengambilan keputusan yang sangat beraneka ragam37. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh pak Mansyur (Manager Sistem Informasi ) : “...Pengolahan data di Pelindo Cabang Makassar ini sudah menggunakan komputer yang sangat membantu dan lebih memudahkan kami dalam mengolah data, disini kami menggunakan aplikasi SIMPAT yang memudahkan dalam tahap pemrosesan data-data demi kelancaran operasional kepelabuhanan”. (hasil wawancara 28 juni 2010) Hal ini senada dengan yang dikemukakan oleh pak Josef (Sekretaris Perusahaan) :
35
DR. Winardi, S.E., 1987, Pengantar Tentang Sistem Informasi Manajemen, Nova, Bandung, hal.96. 36 James A.F Stoner, R.Edward Freemen, penerjemah Wilhelmus W.Bakowatun, manajemen 1994, intermedia, jakarta, hal.336. 37 S.P.Siagian, 2011, Sistem Informasi Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta, hal.77.
83
“...di Pelindo IV ini sudah menggunakan komputer sejak tahun 1992, pada waktu itu masih berbasis fox base yang merupakan bantuan perangkat sistem informasi manajemen dari PT Pelindo III, kemudian dikembangkan oleh Pelindo IV hingga sekarang sistem telah online dan real-time untuk mempermudah kegiatan kepelabuhanan”. (hasil wawancara 28 juni 2010) Dari hasil wawancara tersebut penulis dapat menganalisa bahwa dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen yang diterapkan PT Pelabuhan Indonesia
IV
(Persero)
Cabang
Makassar
telah
menggunakan
sistem
komputerisasi, hal ini sesuai dengan tuntutan zaman bagi organisasi modern, dimana dengan penggunaan teknologi informasi melalui sistem komputerisasi dapat mempermudah kerja organisasi sehingga tujuan organisasi dapat terealisasikan. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan Terpadu (SIMPAT) memanfaatkan hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan sistem jaringan komunikasi data yang efektif dan efisien. Salah satu komponen yang terdapat pada SIMPAT adalah pengolahan data menjadi informasi, dimana SIMPAT merupakan suatu media yang menjadikan data-data menjadi informasi dan laporan bagi perusahaan baik laporan keuangan maupun laporan arus kapal/barang. Proses kerja SIMPAT sama dengan model sistem informasi manajemen pada umumnya yaitu merupakan suatu alur yang berkelanjutan (continue) serta memiliki tahapan-tahapan atau proses yang terintegrasi sesuai SISPRO (sistem dan prosedur) yang berlaku pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar. Tahapan ini dimulai dengan aktivitas masukan data (input) kemudian
84
pengolahan data menggunakan aplikasi SIMPAT, dan menghasilkan output (keluaran). Hal ini juga dikemukakan oleh pak Josef (Sekretaris Perusahaan) : “..proses pengolahan data yang diterapkan disini, dimulai dengan tahap permintaan pemakai jasa, penginputan data tentang jenis pelayanan yang dibutuhkan pemakai jasa, kemudian data tersebut diproses, kemudian kami melayani sesuai dengan permintaan pemakai jasa untuk selanjutnya menghasilkan nota tagihan dan laporan atau informasi yang bisa dikirim kepusat dan bisa diakses oleh pusat juga karena sistem sudah online dan real-time”. (hasil wawancara 28 juni 2010) Hal ini juga diperkuat oleh pak Mansyur (Manager Sistem Informasi) : “...tahapan SIMPAT disini dimulai dari pengimputan data-data berupa transaksi-transaksi operasional kepelabuhanan, kemudian pemprosesannya memakai aplikasi khusus SIMPAT, hasil keluarannya berupa nota tagihan kepada pemakai jasa kami, dan juga menghasilkan laporan kepada manajemen.” (hasil wawancara 28 juni 2010) Dalam penerapannya, sistem informasi manajemen pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar melalui beberapa tahapan untuk menghasilkan laporan atau informasi yang diperlukan, yaitu :
INPUT (MASUKAN) Dalam bukunya Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen
(1991:18), mengatakan bahwa input merupakan informasi atau data yang telah atau
akan
dialihkan dari
suatu
media
penyimpanan
ekstern kedalam
penyimpanan intern komputer. Adapun data yang akan diolah nantinya akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Seperti yang dikemukakan oleh Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah dan yang penting artinya untuk pengambilan keputusan. Jadi, untuk memperoleh informasi tindakan pertama yang dilakukan
85
oleh PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar adalah mengumpulkan data yang merupakan bahan mentah bagi terciptanya suatu informasi. Namun sebelum mengumpulkan data, staf PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar perlu mengetahui sumber informasinya. Dalam artian dapat dipertanggung jawabkan. Data yang berasal dari sumber yang akurat akan memungkinkan perolehan data yang up to date dan relevan yang seharusnya menghasilkan informasi yang tepat pula. Hal ini dikemukakan oleh pak Mansyur (Manajer Sistem Informasi) : “...untuk menghasilkan informasi yang akurat, yang pertama kami lakukan itu mengumpulkan data. Karena ini Pelabuhan, maka data yang kami kumpulkan bermacam-macam seperti laporan arus kapal, laporan arus barang, penggunaan alat, dan sebagainya itu merupakan laporan rutin bagi manajemen Pelindo”. (hasil wawancara 28 juni 2010) Kesesuaian antara tujuan pengumpulan data dengan data yang dikumpulkan sangat mempengaruhi informasi yang dihasilkan. Lebih lanjut lagi diungkapkan oleh pak Relly (operator SIMPAT) : “..untuk kepentingan perencanaan alokasi kapal dan barang, pertamatama perusahaan/agen datang dan memberikan informasi tentang jenis layanan yang diinginkan di loket PPSA (Pusat Pelayanan Satu Atap), kemudian kami melakukan registrasi awal dengan mengisi tanggal, jam penerimaan serta nama jelas penerima pada formulir PPKB (Permintaan Pelayanan Kapal dan Barang)”. (hasil wawancara 28 juni 2010) Lebih lanju lagi pak Relly mengatakan : “..yang kami input beraneka ragam jenis pelayanan, jadi ada beberapa aplikasi transaksi operasional yang kami masukkan pada SIMPAT, yaitu : permintaan jasa, bukti pemakaian jasa, daftar perhitungan, kemudian keluarlah nota tagihan serta menjadi laporan bagi manajemen baik itu arus kapal, arus barang, dan aneka usaha lainnya”.
86
(hasil wawancara 28 juni 2010) Hal senada juga dikemukakan pak Akil (Manajer PBAU) : “..Pelabuhan Cabang Makassar memiliki banyak jenis layanan jasa kepelabuhanan jadi banyak bentuk inputan, ada jasa pelayanan kapal seperti jasa labuh, tambat, pandu, tunda, air kapal. Ada jasa barang seperti jasa dermaga, gudang penumpukan, dan jasa lapangan penumpukan. Ada jasa pemakaian alat-alat pelabuhan dan aneka usaha lainnya. Untuk mempermudah pelayanan dan kegiatan operasional kepelabuhanan tersebut kami menggunakan aplikasi SIMPAT”. (hasil wawancara 28 juni 2010)
Untuk mengetahui data-data apa saja yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam mengambil keputusan, maka penulis melakukan wawancara dengan bapak Arusi Rahman (General Manager), mengungkapkan : “...untuk data yang biasanya saya minta pada unit data dan informasi itu adalah data tentang arus kapal, barang, pemakaian alat dan aneka usaha lainnya. Hal ini dapat menjadi acuan kinerja manajemen dalam pencapaian target pendapatan kami disini dan juga perkembangan pelayanan kepelabuhanan serta peningkatan kinerja perusahaan yang berorientasi kepada kepentingan pelanggan agar dapat terus ditingkatkan, khususnya terhadap setiap segmen usaha pelindo”. (hasil wawancara 28 juni 2010)
Lebih lanjut beliau mengatakan : “...kegiatan pelayanan kepelabuhanan terus mengalami penigkatan yang cukup signifikan dari tahun ketahun, SIMPAT ini juga membantu sebagai acuan pengambilan keputusan seperti pengadaan alat, peningkatan kualitas pelayanan, komposisi pegawai kami, dan sekarang ini kami akan merperluas dermaga soekarno karena arus kapal terus meningkat sehingga dapat diharapkan untuk memenuhi pelayanan kapal dan barang kedepannya”. (hasil wawancara 28 juni 2010)
Dari hasil wawancara yang dilakukan bersama general manager, data yang diperoleh dari bidang pengolah data untuk menyelesaikan masalah dalam
87
proses pengambilan keputusan oleh pimpinan adalah data mengenai arus kapal, barang, pemakaian alat dan aneka usaha lainnya untuk mengetahui pendapatan telah mencapai target atau belum dan agar upaya peningkatan pelayanan dapat dilakukan. Hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan penginputan data di PT Pelabuhan
Indonesia
IV
(Persero)
Cabang
Makassar
biasanya
hanya
keterlambatan pemberian informasi dari pihak pemakai jasa dan terkadang namanya operator SIMPAT juga manusia dapat membuat kekeliruan / human error.
PROSES (Pengolahan Data) Pengolahan data menunjukkan suatu kegiatan yang harus dilaksanakan
sebaik-baiknya. Informasi tidaklah dapat diperoleh begitu saja, akan tetapi melalui suatu proses yang memakan waktu, tenaga dan juga biaya. Data yang telah diperoleh harus diukur dan dinilai baik buruknya, berguna. Dalam pengolahan informasi tidak bisa terlepas dari teknologi informasi. Teknologi informasi ini digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, menyusun, menyimpan, dan memelihara data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas. Untuk memperoleh informasi yang berkualitas, yaitu cepat, akurat dan relevan diperlukan teknologi informasi yang baik dalam mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berkualitas. Seperti yang diungkapakan pak Mansyur (Manager Sistem Informasi), bahwa : “.....peran teknologi informasi itu sangat penting dalam membantu kami untuk mengolah data, teknologi yang kami punya boleh dikata sudah
88
memadai untuk saat ini, tapi kami kekurangan orang IT yang dapat melakukan maintenance yaitu perawatan dan pengawasan terhadap sistem agar dapat terus berjalan dengan baik”. (hasil wawancara 19 oktober 2012) Lebih lanjut dikemukakan oleh pak Relly (operator SIMPAT) : “.....dalam melakukan pekerjaan kami, tentu peran teknologi dalam hal ini aplikasi SIMPAT sangat kami perlukan, karena mempermudah pekerjaan kami mulai dari tahap pengimputan, pengolahan data hingga output dan juga laporan kepada manajemen”. (hasil wawancara 19 oktober 2012) Hal tersebut juga dikatakan oleh pak Kules Yanuar (Manager Keuangan) : “..sistem komputerisasi seperti SIMPAT ini sangat bermanfaat bagi manajemen karena kami mengolah data yang cukup banyak dan itu rutin, sistem ini juga mempercepat proses terbitnya nota tagihan dan juga mempermudah pembayaran nota tagihan oleh masyarakat pemakai jasa karena sistem sudah online dan bekerjasama dengan bank melalui sistem host-to-host”. (hasil wawancara 22 oktober 2012) Berdasarkan hasil pengamatan, kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengolahan data di PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar terdiri dari kegiatan identifikasi sumber data, kalkulasi data, serta penyimpanan dan pemeliharaan data.
Identifikasi sumber data Langkah pertama yang diambil dalam proses pengolahan data yaitu menentukan data apa yang diperlukan serta darimana data tersebut berasal. Karena data yang akurat, diperoleh dari sumber-sumber data yang akurat pula. Identifikasi kebutuhan akan data merupakan langkah awal dalam menentukan jenis informasi apa yang sesuai dengan kebutuhan pemimpin dalam mengambil keputusan. Informasi yang sesuai dengan kebutuhan akan tergantung pada keberhasilan dalam melakukan 89
identifikasi kebutuhan informasi. Identifikasi kebutuhan akan data yang tidak tepat sudah pasti menghasilkan informasi yang tidak berguna. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan penulis pada PT Pelabuhan Indonesia (Persero)
Cabang
Makassar
bahwa dalam
melakukan identifikasi terhadap data-data yang dikumpulkan, staf atau pegawai PT Pelindo terlebih dahulu melakukan pencatatan data yang diperoleh dilapangan atau data yang masuk ditulis dan dicatat untuk dijadikan dasar pengolahan selanjutnya. Pencatatan ini biasanya bersifat sementara, kemudian dipindahkan atau diolah melalui komputer. Hal tersebut senada dengan yang dikemukakan pak Relly (operator SIMPAT) : “.....sudah tentu kami melakukan identifikasi data-data yang kami terima, kami melihat dari mana sumber data itu berasal dan mengelompokkannya berdasarkan jenis jasa yang diperlukan”. (hasil wawancara 12 oktober 2012) Lebih lanjut dikemukakan : “.....sebelum data diinput kedalam komputer, pemakai jasa melalui agen pelayaran datang ke Pelindo kemudian mengisi formulir permohonan pelayanan jasa pelabuhan atau biasa disebut formulir PPKB (Permintaan Pelayanan Kapal dan Barang) ke petugas PPSA (Pusat Pelayanan Satu Atap) disini kami melakukan verifikasi data tersebut”. (hasil wawancara 12 oktober 2012) Hal ini juga diperkuat oleh pak Akil (Manager PBAU) : “..dalam hal pelayanan aneka usaha lainnya kami juga biasanya melakukan pencatatan secara manual terdahulu seperti untuk permintaan pelayanan penumpukan barang, pemakaian alat, pengisian air dan listrik”. (hasil wawancara 19 oktober 2012)
90
Identifikasi kebutuhan akan data adalah sebuah proses untuk mendapatkan informasi yang sesuai kebutuhan dan diinginkan pengguna. Dalam proses identifikasi baik penyedia informasi maupun pengguna informasi terlibat aktif pada tahap ini. Informasi yang diperoleh dari pengguna menjadi acuan bagi penyedia informasi sebagai bahan pertimbangan menyediakan informasi yang tepat. Tiga faktor yang harus dipenuhi ketika melakukan identifikasi kebutuhan sumber data yaitu lengkap, detail dan benar. Hal ini lebih lanjut dikemukakan oleh pak Mansyur (Manager Sistem Informasi) : “.....untuk menghasilkan informasi yang baik, maka data-data yang kami kumpulkan juga harus tepat, oleh karena itu kami berupaya untuk mengidentifikasikan data-data yang masuk, agar informasi yang kami hasilkan nantinya sudah dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya”. (hasil wawancara 19 oktober 2012) Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dapat diketahui bahwa pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar, telah berusaha untuk melakukan identifikasi data-data yang diterima, agar data-data yang akan diinput terhindar dari kesalahan.
Penyimpanan data Sebagai bagian integral dari proses pengolahan data, penyimpanan
informasi penting karena paling sedikit empat pertimbangan utama, yaitu
91
keamanan informasi, kerahasiaan informasi, biaya penyimpanan informasi, dan akses terhadap informasi jika diperlukan38. Perkembangan teknologi informasi menunjukkan bahwa disamping ingatan manusia, terdapat berbagai alat penyimpanan data yang dapat digunakan, misalnya sistem kartu, tape, microfilm, hard disk, floppy disk, dan sebagainya. Salah satu manfaat dari berbagai alat penyimpanan informasi yang sarat teknologi ialah penghematan biaya penyimpanan, terutama karena tempat yang diperlukan tidak lagi merupakan ruangan yang besar. Disamping itu, dengan sarana berteknologi tinggi, keamanan informasi pun lebih terjamin. Banyak keuntungan dalam penyimpanan data, salah satunya seseorang akan mempergunakannya bila sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan. Fungsi dari penyimpanan data adalah menyimpan semua informasi yang telah terkumpul terolah dengan baik, mengingat informasi sebagai salah satu sumber daya strategis dalam organisasi. Seperti halnya yang dikemukakan oleh pak Mansyur (Manajer Sistem Informasi) : “.....agar data-data yang sudah kami peroleh dapat terjamin keamanannya sudah tentu kami menyimpan data-data tersebut dalam database komputer server”. (hasil wawancara 19 oktober 2012) Berikut pernyataan pak Kules Yanuar (manajer keuangan) terkait penyimpanan data : “...Pelindo IV Cabang Makassar selalu memasang target pendapatan, baik itu target bulanan, triwulan, persemester dan tahunan. Untuk melihat progresnya tentu melihat informasi dari hasil rekap dari SIMPAT tersebut, 38
S.P.Siagian, 2011, Sistem Informasi Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta, hal.121.
92
baik dari usaha pelayanan kapal, pelayanan barang, pelayanan alat, dan pelayanan jasa lainnya. (hasil wawancara 22 oktober 2012) Pentingnya penyimpanan data atas dasar agar keamanan terjamin, hemat biaya, serta mudah ditelusuri bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Karena tidak semua informasi yang dimiliki digunakan secara bersamaan akan tetapi sesuai kebutuhan. Data yang sudah dipindahkan dalam komputer, kemudian data tersebut diolah dengan cara mengklasifikasikan berdasarkan jenis programnya. Langkah ini dimaksudkan untuk memberi suatu identitas didalam data yang akan diolah menurut sumber, fungsi dan sifatnya. Dalam pengklasifikasian ini untuk lebih mudah dibuatkan folder dan diberi nama sesuai keinginan si pemakai. Selain penyimpanan data dalam komputer, juga dapat dilakukan dengan menyimpan data dalam bentuk dokumen pada ruangan penyimpanan. Berikut penuturan oleh pak Manyur (manajer sistem informasi) : “.....penyimpanan data sangat penting, jadi kami menyimpannya baik itu dalam bentuk file yang kami simpan dalam komputer ini bertujuan agar data aman, juga kami simpan dalam bentuk fisik yaitu data-data yang masih dalam bentuk kertas atau dalam bentuk kepingan CD (compact disk) itu kami simpan dalam ruangan penyimpanan”. (hasil wawancara 19 oktober 2012) Selanjutnya dikemukakan oleh operator SIMPAT : “.....data-data yang kami simpan sudah terstruktur dengan baik, jadi bila sewaktu-waktu kami perlukan kami bisa mencarinya dengan mudah, baik data yang kami simpan dalam file, maupun yang kami simpan dalam lemari penyimpanan”. (hasil wawancara 19 oktober 2012)
93
Dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan penulis pada saat penelitian di PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar dapat disimpulkan bahwa penyimpanan data yang dilakukan disimpan pada suatu ruangan khusus untuk menyimpan data dalam bentuk manual berupa dokumendokumen berbentuk kertas, serta penyimpanan data juga dilakukan dalam bentuk file, dan semuanya telah tersusun rapi.
Pemeliharaan data Pemeliharaan data adalah suatu upaya untuk memperbaiki, menjaga,
menanggulangi, mengembangkan data yang ada. Pemeliharaan data biasanya dilakukan dengan data baru yang ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya tetap mutakhir. Pemeliharaan data juga dilakukan agar keamanan data terutama untuk data-data penting secara strategis untuk informasi dapat tetap terjaga. Berdasarkan wawancara yang dilakukan kepada pak mansyur (manager sistem informasi) : “.....data-data yang kami perlukan, kami simpan dalam bentuk file dan untuk menjaga agar data tersebut tetap aman khususnya untuk data yang disimpan dalam komputer saya sebagai manajer sistem informasi memiliki akun dan password untuk log in (masuk kedalam akun) sendiri jadi tidak sembarang orang bisa membuka aplikasi ini. Nah, untuk dokumen-dokumen yang dalam bentuk kertas itu kami simpan diruangan khusus dan untuk menjaga ruangan tersebut kami kunci dengan menggunakan pengaman sidik jari jadi hanya orang-orang tertentu yang bisa masuk”. (hasil wawancara 19 oktober 2012) Lebih lanjut lagi dikemukakan oleh pak Mansyur, bahwa : “.....selain itu pemeliharaan data yang kami lakukan itu dengan membackup datanya dengan sistem mirror, sehingga semua data-data yang masuk dikomputer server kami semuanya ter-backup secara otomatis
94
juga sebagai antisipasi sistem error (rusak), media penyimpanan yang kami pakai adalah harddisk”. (hasil wawancara 19 oktober 2012) Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan terlihat bahwa data-data yang ada di PT Pelindo sudah memelihara datanya dengan baik, dimana data yang tersimpan dikomputer sudah cukup aman karena selain sudah di backup juga hanya bisa dibuka oleh orang-orang tertentu yang memiliki akun user dan password tersendiri, selain itu ruangan tempat penyimpanan dokumen-dokumen sudah dilengkapi dengan kunci dengan menggunakan sidik jari sehingga cukup aman.
OUTPUT (Hasil Keluaran) Output merupakan hasil pengimputan data yang telah diproses menjadi
sebuah
informasi
yang
lebih
berguna
bagi
yang
menerimanya
yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi. Berikut dikatakan oleh pak Kules Yanuar (Manager Keuangan), bahwa : “...output yang dihasilkan yaitu berupa nota tagihan bagi pemakai jasa dan laporan bagi manajemen baik laporan keuangan, arus kapal, barang, pemakaian alat maupun dari jasa usaha lainnya”. (hasil wawancara 19 oktober 2012)
Tujuan dari pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen adalah untuk menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan lengkap untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam mencapai tujuannya salah satunya adalah pengambilan keputusan, oleh karena itu untuk menyampaikan informasi yang telah dihasilkan bentuk dari penyajian informasi itu juga sangat penting
95
mendukung keberhasilan pimpinan dalam mengambil suatu keputusan. Sehingga dibutuhkan penyampaian informasi yang harus dilakukan secara cepat, tepat dan efektif. Berikut hasil wawancara dengan pak Mansyur (Manajer Sistem Informasi) terkait cara penyampaian informasi : “cara kami menyampaikan informasi bermacam-macam tergantung kebutuhan manajemen, untuk informasi kepusat itu kami menggunakan sistem online, dan untuk informasi ke General Manager biasanya laporan dalam bentuk print out”. (hasil wawancara 19 oktober 2012) Selain itu penerapan Sistem Informasi Manajemen juga dapat menunjang kegiatan pelayanan kepada masyarakat pemakai jasa kepelabuhanan yang ingin membayar pemakaian jasanya karena sistem sudah online dan bekerjasama dengan bank. Pelayanan tersebut harus dapat diberikan secara optimal dan secara berkala, oleh karena itu perlu diadakan pengembangan terhadap Sistem Informasi yang memadai. Untuk itulah PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar terus melakukan pengembangan terhadap Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan Terpadu ini agar dapat mendukung kegiatan operasional kepelabuhanan dan memberikan pelayanan yang lebih optimal kepada mayarakat pemakai jasa. Berikut pernyataan dari pak Mansyur (Manager Sistem Informasi) : “..Pelindo Makassar selalu ingin memberikan jasa yang berkualitas dan bermutu tinggi untuk itulah kami terus berupaya mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan Terpadu ini kedepannya dengan harapan menjadi pelabuhan terbaik dan mengutamakan kepuasan masyarakat sebagai pemakai jasa”. (hasil wawancara 19 oktober 2012)
96
Oleh karena itu penggunaan sistem informasi manajemen dalam pemrosesan data, hal ini memungkinkan manajemen dapat bekerja lebih efektif dan efisien serta memberi dukungan dalam menyediakan layanan yang terbaik kepada
masyarakat
pengguna
jasa.
Jadi,
sangat
diperlukan
adanya
perkembangan Sistem Informasi Manajemen pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar sebagai tuntutan era globalisasi, juga memudahkan manajemen dalam pemrosesan data menjadi informasi sehingga membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan kebijakan perusahaan kedepannya agar lebih baik lagi. Berikut hasil wawancara dengan pak H.Abd.Azis (General Manager) : “..tentu kami berupaya untuk mengembangkan sistem informasi kami karena itu memang perlu dilakukan karena dapat menunjang pekerjaan dan segala kegiatan kami disini seperti transaksi operasional, kepegawaian, penggajian, dan dari sisi pelayanan juga dapat memberi kemudahan pelayanan bagi stakeholders khususnya masyarakat pengguna jasa”. (hasil wawancara 22 oktober 2012) Pernyataan tersebut diperkuat oleh pak Josef (Sekretaris Perusahaan) : “...iya perlu dikembangkan karena menyangkut kegiatan operasional kepelabuhanan dan keuangan perusahaan, upaya pengembangannya dengan penyusunan master plan atau rencana jangka panjang dari pihak IT Pelindo IV yang terdiri dari perencanaan brainware yaitu penataan sdm, organisasi, jaringan komunikasi internet. Kemudian perencanaan software berupa maintenance yang terencana dan pengembangan aplikasinya. Lalu perencanaan hardware-nya berupa penataan server serta penataan search and development hardware”. (hasil wawancara 22 oktober 2012)
Hal ini juga diutarakan oleh pak Akil (manager PBAU) : “...sesuai motto Pelindo IV yaitu “Promote Eastern Indonesia” yang artinya mempercepat pertumbuhan ekonomi wilayah timur indonesia, jadi kami harapkan dengan pengembangan sistem informasi manajemen ini
97
kedepannya dapat membantu kami jadi lebih baik lagi dengan dukungan teknologi yang lebih baik pula sehingga keberadaan kami diwilayah KTI ini dapat mendorong percepatan pertumbuhan ekonomi minimal setara dengan wilayah barat Indonesia”. (hasil wawancara 22 oktober 2012)
Dari hasil wawancara tersebut penulis menyimpulkan bahwa PT Pelindo IV (Persero) Cabang Makassar ingin mengupayakan untuk mengembangkan Sistem
Informasi
Manajemen
untuk
pelayanan
yang
lebih
baik
serta
memudahkan kegiatan operasional kepelabuhanan dengan memperhatikan komponen fisik Sistem Informasi Manajemen yang terdiri dari hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), file (berkas), prosedur, brainware (manusia/SDM). Sumber daya manusia (brainware) merupakan salah satu sumber daya yang penting dalam mengelola data untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. Oleh karena itu dibutuhkan keterampilan pegawai dalam mengolah data menjadi informasi sehingga dapat sesuai dengan harapan manajemen. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan pak Mansyur Sangkala (Manager Sistem Informasi) terkait dengan kualitas dan kuantitas pengolah data atau operator SIMPAT tersebut, yaitu : “..ditinjau dari segi kualitas pegawai yang menjadi operator SIMPAT sudah dikata mereka bisa mengoperasikan komputer dan mahir dalam memproses data-data yang diberikan karena kami terlebih dahulu memberikan training kepada mereka untuk menjadi operator SIMPAT, dan dari segi kuantitas atau jumlahnya ada sekitar 67 orang dan sudah cukup memadai, tapi untuk orang IT untuk melakukan maintenance atau perawatan sistem sejujurnya masih kurang padahal manajemen membutuhkan sistem yang dapat terus bekerja dengan baik”. (hasil wawancara 19 oktober 2012)
98
Dari wawancara diatas penulis berpendapat bahwa kualitas para pegawai yang menjadi operator SIMPAT pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar sudah baik dalam mengoperasikan komputer dan mengolah data yang diberikan, dan dari jumlahnya pun sudah dirasa cukup hanya saja masih dibutuhkan orang yang ahli dalam IT untuk melakukan maintenance terhadap sistem agar dapat bekerja dengan baik secara rutin. Faktor pendukung lainnya yang juga sangat penting dimiliki untuk penerapan Sistem Informasi Manajemen adalah sarana dan prasarana yang memadai. Hal tersebut dapat menunjang kegiatan pemrosesan data menjadi informasi bagi manajemen, sarana dan prasarana yang diperlukan berupa perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), serta tersedianya jaringan komunikasi data. Ini juga dikemukakan oleh pak Mansyur (manager sistem informasi) : “..sarana dan prasarana sangat penting untuk menunjang kegiatan sistem informasi manajemen, disini boleh dikata cukup memadailah, kami memiliki komputer pc sekitar 150-an, UPS setiap komputer dan genset untuk mengantisipasi listrik padam, juga kami memiliki web base atau jaringan internet untuk mempermudah komunikasi data ke komputer server”. (hasil wawancara 19 oktober 2012) Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang penulis lakukan di PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar, dapat diketahui bahwa Kurangnya kualitas tenaga ahli dalam melakukan maintenance (perawatan, pengawasan dan perbaikan) terhadap sistem terkadang membuat pengolahan data terganggu dan terlambat dalam pemrosesan data SIMPAT ini, sehingga mengakibatkan kurang efisiennya proses penyelesaian nota jasa kepelabuhanan
99
yang mengakibatkan terjadinya pemborosan waktu kerja dan pada akhirnya PT Pelabuhan Indonesia IV Cabang Makassar sendiri terlambat mendapatkan produksi dan pendapatannya. Serta adanya tuntutan Manajemen yang menginginkan informasi yang cepat dan akurat sebagai akibat penggunaan komputer sangat berperan besar untuk itulah timbul permasalahan tersendiri bagaimana kesiapan tenaga ahli dalam menyiapkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
100
BAB V PENUTUP
V.1.
Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembahasan yang penulis uraikan pada bab
sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan tentang Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Cabang Makassar, yaitu: 1.
Penerapan Sistem Informasi Manajemen pada PT Pelindo IV (Persero) Cabang Makassar telah menggunakan sistem komputerisasi dalam hal ini SIMPAT (Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan Terpadu), dalam pelaksanaannya meliputi beberapa tahapan sesuai SISPRO (Sistem dan Prosedur) yang berlaku, dan terintegrasi antara satu dengan lainnya serta berlangsung secara continue (berkelanjutan) yaitu dimulai tahapan pengumpulan data, pengolahan data menggunakan aplikasi khusus SIMPAT kemudian menghasilkan output berupa informasi atau laporan kepada manajemen yang berguna dalam pengambilan keputusan.
2.
Kurangnya tenagah ahli dalam bidang IT untuk melakukan maintenance (perawatan dan pengawasan sistem) karena sistem kadang berjalan lambat sehingga dapat menghambat pula kinerja PT Pelindo IV (Persero) Cabang Makassar.
3.
Belum optimal dalam pemanfaatan jaringan internet khususnya dalam hal permintaan layanan jasa kepelabuhanan bagi stakeholders/masyarakat
101
pemakai jasa karena harus bolak balik kepetugas PPSA di Pelindo IV Cabang Makassar untuk melakukan permintaan layanan.
VI.2.
Saran Sehubungan dengan uraian kesimpulan sebelumnya, maka penulis dapat
merekomendasikan beberapa saran berikut : 1. Agar penerapan Sistem Informasi Manajemen Pelabuhan Terpadu dapat bekerja dengan baik secara terus menerus, sebaiknya menambah pegawai yang memang ahli dalam bidang IT untuk melakukan maintenance pada sistem dan mengantisipasi kerusakan sistem. 2. Meningkatkan pemanfaatan dan penggunaan jaringan komunikasi internet untuk lebih memudahkan lagi masyarakat pengguna jasa terutama
dalam
hal
melakukan
permintaan
pelayanan
jasa
kepelabuhanan sehingga lebih efektif, efisien dan aman. 3. Terus meningkatkan sarana dan prasarana untuk menunjang kegiatan Sistem Informasi Manajemen ini mengingat perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dan juga sebagai antisipasi tantangan persaingan bisnis dalam jasa kepelabuhanan kedepannya serta tetap mengedepankan kepentingan masyarakat pemakai jasa.
102
DAFTAR PUSTAKA
Buku Teks : Akadun, 2007. Administrasi Perusahaan Negara. Alfabeta : Bandung. Atmosudirjo, Prajudi, 1979. Pengambilan Keputusan (cetakan kelima). Ghalia Indonesia : Jakarta. Davis, Gordon B. 1984. Manajemen Information System., terjemahan oleh Drs.Bob Widyahartono, PT.Pustaka Binaman pressindo : Jakarta. Davis , Gordon B. 1987. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen (Bagian I). PT.Pustaka Binaman Pressindo : Jakarta. Effendi, Onong E. 1984. Sistem Informasi Dalam Manajemen. Alumni : Bandung. Gaspersz, DR.IR.Vincent. 1988. Sistem Informasi Manajemen. CV.Armico : Bandung. George M.Scott. 2004. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. PT Raja Grafindo : Jakarta. Gie, Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty : Yogyakarta. Gie, Liang.1979. Kamus Administrasi Perkantoran. CV. Nur Cahaya : Yogyakarta. Moekijat. 1986. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung : Remaka Karya CV. M. Amirin, Tatang. 2003. Pokok-pokok Teori Sistem. PT.Raja Grafindo Persada: Jakarta. Pamudji , S. 1980. Teori Sistem dan Penerapannya dalam Management. Ichtiar Baru : Jakarta. 103
Purwono, Edi, 2006. Kebijakan dan Prosedur Penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen. Andi : Yogyakarta. Satropoetro, Santoso. 1982. Pelaksanaan Latihan. Gramedia : Jakarta. S.P.Siagian, 2011. Sistem Informasi Manajemen (cetakan kesembilan). Bumi Aksara : Jakarta. Stoner, James A.F. dan Freeman, Edward. 1994. Manajemen (jilid 2 – cetakan kelima). Intermedia : Jakarta. Sugandha, Dann. 1985. Manajemen Administrasi. Sinar Baru : Bandung. Sutabri , Tata, S.Kom.,MM, 2005, Sistem Informasi Manajemen, Andi : Yogyakarta. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu : Yogyakarta. Wahyudi kumorotomo. 2000. Sistem Informasi Manajemen Dalam OrganisasiOrganisasi Publik. Gajah Mada University Press : Yogyakarta. Winardi. 1987. Pengantar Tentang Sistem Informasi Manajemen. Nova : Bandung.
Buku Metodologi : Sugiyono, 2009. Metode Penelitian Administrasi Dengan Metode R&D. Cv Alfabeta : Bandung. Tim Penyusun.2009. Pedoman Penulisan dan Evaluasi Skripsi Ilmu Administrasi Fisip Unhas. Due-like : Makassar.
104
Skripsi : Calculus, Indah. 2010. Pemanfaatan Sistem Informasi Pada Perseroan Terbatas Pertamina Unit Pemasaran VII Makassar. Universitas Hasanuddin : Makassar. Istiqamah, Bulqis. 2009. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Keuangan, Kepegawaian Dan Aktiva Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Makassar Selatan. Universitas Hasanuddin : Makassar. Suratman, Supriyanto. 2008. Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Untuk Menunjang Pengambilan Keputusan Sumber Daya Manusia Dikantor PT Telkom Divisi Regional VII Makassar. Universitas Hasanuddin : Makassar.
Peraturan : UU No. 19 tahun 2003 Tentang Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Keputusan Direksi PT Pelabuhan Indonesia IV Nomor KD.02 tahun 2005. Tentang Sistem Dan Prosedur Pelayanan Jasa Kapal, Barang, Dan Aneka Usaha Dilingkungan PT Pelabuhan Indonesia IV
Internet : “Analisis Sistem Informasi”,http://www.yazidalfalisyada.blogspot.com, diunduh tanggal 7 April 2010 pukul 13:55 WITA. PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero), website : www.pelabuhan4.co.id. Diunduh tanggal 23 juni 2012. Pukul 20:10 WITA.
105
Dokumen lain : Transformasi Pelindo IV (Persero) Annual Report Company Profile Pedoman Perilaku (Code of Conduct)
106
