BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi yang begitu pesatnya tidak terlepas oleh knowledge manusia yang terus melakukan inovasi. Knowledge dalam suatu perusahaan merupakan asset tak berwujud (tacit) yang bila dimanfaatkan dengan benar akan memiliki daya saing bagi perusahaan itu sendiri. Hanya saja, terkadang knowledge itu sering dimiliki oleh individu itu sendiri. Knowledge yang hanya dimiliki oleh individu dalam suatu perusahaan seringkali tidak terdokumentasi dengan baik. Sehingga adakalanya individu-individu yang lain sering bergantung pada individu yang satu karena tidak adanya referensi atau dokumentasi yang memadai untuk dipelajari. Knowledge dalam perusahaan perlu dikelola dan didokumentasikan, sehingga dapat menjadi referensi bagi individuindividu yang lain untuk mendapatkan knowledge tanpa harus bergantung dengan individu yang lain. Dengan didokumentasikannya suatu knowledge, maka penelusuran maupun untuk mendapatkan kembali knowledge itu akan lebih mudah meskipun individu itu sendiri sudah tidak berkerja lagi diperusahaan. Perusahaan Aneka Tour merupakan perusahaan yang bergerak dibidang tour and travel yang berkembang saat ini. Namun belakangan ini dengan banyaknya kompetitor dan pendatang baru disertai munculnya berbagai website yang dibentuk oleh maskapai penerbangan untuk menjual tiketnya yang menjadi
1
2
latar belakang stag-nya penjualan Perusahaan Aneka Tour & Travel. Disamping itu perusahaan Aneka Tour & Travel menyadari masih kurang optimalnya upaya dari sisi internal perusahaannya untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Sehingga berangkat dari hal tersebut, perusahaan ingin melakukan perubahan pada pengembangan proses bisnisnya serta pengembangan internal perusahaan demi mencapai tujuannya. Dalam menjalankan proses bisnisnya, Aneka Tour & Travel tidak pernah lepas dari peran teknologi dan manusia sebagai pendukung kegiatannya. Penggunaan aplikasi yang mendukung kegiatan operasional seperti Aneka Information System (AIS) dan aplikasi pemesanan tiket seperti Abacus atau Galileo. Aneka Tour & Travel selalu memberikan pelatihankepada setiap stafnya,baik
pelatihanpada
sisi
pengoperasian
maupun
pelatihan
untuk
pengembangan diri dalam mendukung kegiatan operasional tersebut. Namun hasil dari pelatihan itu sendiri hanya bermanfaat bagi individu itu sendiri, sehingga apabila dikemudian hari individu itu sudah tidak berkerja lagi maka Aneka Tour & Travel akan mentraining kembali individu yang baru. Hal ini terjadi karena knowledge
pada Aneka Tour tidak didokumentasikan sehingga pemanfaatan
kembali knowledge seseorang tidak bisa diterapkan pada individu yang lain. Disamping itu melalui pendekatan Knowledge Management dapat digunakan untuk menangkap pengetahuan serta pengalaman para staf yang kemudian pengetahuan tersebut dapat disimpan untuk kepentingan perusahaan dan disebarkan kepada para staf lain demi menjaga keseimbangan pengetahuan. Dari pengetahuan – pengetahuan yang diperoleh dapat menjadikan Aneka Tour & Travel tidak lagi hanya menjalankan bisnisnya sebagai penyedia jasa tour
3
dan
penjualan
ticket
melainkan
dapat
memberikan
informasi
serta
knowledgemengenai perjalanan dan tempat wisata kepada para pelanggan. Berdasarkan alasan tersebut Group Field Project ini ingin menjadikan proyek ini sebagai suatu bahan penulisanpenerapan Knowledge Management(KM) sebagai pendukung processreengineering perusahaan.
1.2. Rumusan Masalah Pada Group Field Project ini akan mendesain dan menerapkan process reengineering perusahaan dengan pendekatan Knowledge Management (KM) dengan merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Kondisi perusahaan dalam posisi stagnant/ mandek yang dikhawatirkan dapat mengarah kepada situasi kalah dalam persaingan. 2. Tidak adanya pendelegasian dan wewenang dalam melakukan kegiatan penjualan dan pemasaran pada perusahaan (masih di pegang oleh pemimpin) 3. Sebagian besarKnowledge/ pengetahuan hanya dimiliki oleh staf senior eksekutif dan tidak adanya sharing pengetahuan antar staf. 4. Proses kegiatan bisnis masih menggunakan model lama, informasi maupun dokumen tidak terdokumentasi secara baik. 5. Tidak
adanya
media
penyimpanandan
peningkatanknowledgedemi
mendukung kegiatan bisnis perusahaan 6. Penerapan KM seperti apa yang dapat mendukungpeningkatan daya saing dan pendapatan perusahaan?
4
1.3. Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari desain dan penerapan knowledge management system ini adalah: 1. Mendesain dan menerapkanKMS pada perusahaan untuk mendukung proses perubahan. 2. Membantu Aneka Tour & Travel dalam memperkaya pengetahuan yang dimiliki perusahaan dalam pengembangan pelayanannya (travelling consultant) 3. Menyediakan fitur-fitur pada aplikasi KMS yang dibutuhkan perusahaan Aneka Tour & Travel untuk menyimpan dan mengorganisasikan knowledge yang dimiliki. 4. Memberikan media yang mendukung tercipta budaya sharing knowledge antar staff itu sendiri melalui knowledge management system.
Adapun manfaat dari group field project ini pada sisi operasional adalah : 1. Dengan adanya aplikasi KMS maka dapat mendukung perusahaan dalam mendapatkan pengetahuan melalui knowledge sharing. 2. Menyediakan kemudahan bagi perusahaan dalam pengorganisasian dokumen, informasi dan knowledge. 3. Menyediakan media penyimpanan dan pencarian informasi, dokumen serta knowledge yang terstruktur.
5
Sedangkan manfaat dari Group Field Project ini pada sisi Strategis perusahaan adalah 1. Meningkatkan
competitive
advantage
perusahaan
dengan
adanya
diferensiasi dan nilai tambah pada produk yang ditawarkan. 2. Pembentukan KMS dapat meningkatkan pengetahuan karyawan demi pengembangan diri dan perusahaan 3. Sebagai pendorong terbentuknya culture baru pada perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dan perkembangan jaman.
1.4. Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam pembahasanGroup Field Project ini hanya mencakup pada departemen Ticketing,Tour&Travel dan Business Development.Pembatasan ini dilakukan karena ketiga departemen tersebut merupakan departemen yang penting bagi perusahaan, dimana didalamnya terdapat kegiatan penawaran, penjualan dan pelayanan merupakan core bisnis dari perusahaan Aneka & Travel. Dari ketiga bagian inilah akan dibahas : 1. KMSyang
dibentuk
hanya
mendukung
kegiatan
unit
ticketing,
Tour&Travel dan Business Development 2. Pembahasan processreengineering pada perusahaan dengan menggunakan pendekatan knowledge management. 3. Pembentukan KMS sebagai bagiandari solusi yang mendukungperubahan proses bisnis perusahaan 4. Penetapan evaluasi dan penilaian berbasiskan pada implementasi dan penggunaan dari aplikasi KMS.
