BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sekretaris bekerja dilembaga, badan, yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan bersangkutan mencapai tujuannya. Lembaga atau badan tersebut berupa perusahaan, organisasi, atau yayasan. Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu karyawan kantor dalam penyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya. Jadi, fungsi sekretaris adalah sebagai pembantu seorang kepala atau pembantu seorang pimpinan. Pengertian sekretaris adalah pegawai atau orang yang bertugas memberikan bantuan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan seperti surat- menyurat (korespondesi), pendiktean, stenografi, serta menyimpan dan memelihara warkat-warkat. Seorang sekretaris adalah orang yang harus dapat menyimpan rahasia, karena pekerjaan sekretaris bersifat rahasia. Sekretaris berperan ganda dalam melakukan aktivitasnya. Peran pertama adalah memberikan pekerjaan yang bersifat pelayanan kepada karyawan, di dalam melaksanakan peran ini sekretaris cenderung bersifat pasif, artinya menunggu pemerintah dari atasan. Peran kedua adalah mengelola pekerjaan kantor sekretaris dituntut untuk berperan aktif, peran aktif diwujudkan melalui inisiatif merancang rencana, pelaksanaan kerja dan evaluasi. Menurut Sedarmayanti 2000:5 “Fungsi sekretaris adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar. 1
2 Dengan ini peran sekretaris sangatlah penting karena terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana, atau belum dapat terlaksana karena kurang diperhatikannya halhal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu meringankan beban dan memecahkan persoalan dan mengambil keputusan tingkat awal yang diinginkan berhubungan dengan pimpinan, ataupun sebaliknya dia juga berfungsi sebagai Pembina hubungan yang baik antara perusahaan dengan masyarakat luar. Sekretaris merupakan pembantu dalam memulai serta bekerja setiap hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan khusus. Untuk melaksanakan tugas-tugas sekretaris yang begitu komplek. Sekretaris diharapkan bisa mengatasi kesibukan dan memecahkan kesulitan dan memberi semangat kepada pimpinan dan menyederhanakan cara penyelesaikannya. Sekretaris memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksaan tugas pokok organisasinya. Guna menjamin kecerdasan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahuin dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya sendiri. Direktorat Jenderal Kekayaan Negara memiliki sekretaris pimpinan yang mempunyai peran dan fungsi dalam memperlancar peranan sekretaris, penyusunan bahan bimbingan teknis, supervise, pemantauan dan evaluasi pelakasaan bidang penilaian sumber daya alam, property, property khusus dan usaha, dan
penyusunan bahan bimbingan teknik penelitian,
pengelolahan data dan informasi dibidang penilaian. Kerja sama demi efisiensi layanan terhadap pimpinan. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran dan tanggung jawab.
3 Peranan Sekretaris Pada Bidang Penilaian di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang cukup baik dan begitu kompleks, membuat ketertarikan kepada penulis untuk lebih meninjau, bagaimana peran sekretaris yang lebih baik menurut penulis sehingga memberikan pertimbangan kepada perusahaan dan semoga hal yang positif kepada keberlangsungan perusahaan. Pentingnya peranan sekretaris dalam perusahaan membuat sekretaris menjadi sebuah elemen penting dari sebuah perusahaan, bahkan juga sebagai tangan kanan pimpinannya merupakan orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas pimpinan. Berdasarkan pengamatan dan uraian penulis selama berada di Kantor Wilayah Direktorat jenderal kekayaan Negara, maka judul dari pengamatan ini adalah : “ Peranan Sekretaris Pada Bidang Penilaian di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara “
B. Perumusan Masalah Berdasarkan diatas maka disini penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diidentifikasikan, masalah pokok tersebut adalah “ Bagaimana Peranan Sekretaris Pada Bidang Penilaian di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara ?
C. Tujuan Penelitian Tujuan yang diinginkan dalam penelitian adalah : Untuk mengetahui Peranan Sekretaris Pada Bidang Penilaian di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.
4 D. Manfaat Penelitian 1. Bagi penulis a. Menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi peneliti untuk dapat mengerti dan memahami lebih jauh tentang peranan sekretaris pada bidang penilaian. b. meningkatkan kreaktifitas dan professional penelitian agar mampu mempersiapkan diri dalam dunia kerja yang sesungguhnya. 2. Bagi pembaca a. penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat dan sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya. b. memperkaya penelitian tentang peranan sekretaris pada bidang penilaian. 3. Bagi Perusahaan Sebagai bahan perbaikan-perbaikan tentang peranan sekretaris di perusahaan.
E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal Penelitian Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis jadwal penelitian agar waktu bisa diatur dengan baik sehingga penulisan bisa diselesaikan tepat waktu. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, kegiatan survey, dan pelaksanaan bimbingan untuk pengelolahan data serta pelaporan bimbingan untuk penulisan Tugas akhir. Untuk lebih jelasnyanya jadwal penelitian ini dapat dilihat pada Table 1.1 :
5 Tabel 1.1 Jadwal penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir No
keterangan
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3.
Penulisan Laporan
April
Mei
Juni
Sumber Penulis (2015) 2. Sumber Data Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis menjadi dua sumber, yaitu : a. Data Primer Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangin langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh langsung dari lapangan melalui wawancara dan Tanya jawab. b. Data Sekunder Yaitu data dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti buku-buku, internet, dan media lainnya yang relevan dengan maslah yang diteliti.
6 3. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/ observasi dan rencana isi.
Bab II : PROFIL INSTANSI Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang pengertian peranan dan jenis-jenis sekretaris, ruang lingkup tugas sekretaris, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan sekretaris dalam bidang penilaian Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.
