1
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Sumber Daya Manusia (SDM) sering merupakan salah satu sorotan yang paling tajam dalam pelaksanaan pekerjaan, menyangkut kesiapan, jumlah, pendidikan, dan profesionalisme. Pelaksanaan pekerjaan yang baik merupakan tujuan dari setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta. Sumber daya manusia merupakan faktor penting dan faktor penentu dalam sebuah organisasi, baik di organisasi swasta maupun di organisasi publik. Dikatakan sebagai faktor penentu, karena, maju mundurnya sebuah organisasi bergantung pada sumber daya manusianya. Atas dasar hal tersebut, maka dapat dikatakan bahwa sumber daya manusia di sebuah organisasi merupakan faktor penting keberadaannya. Dalam sebuah organisasi perlu penataan beban kerja untuk setiap pegawai yang
menjadi tanggung jawab pelaksana tugas pejabat yang ada didalamnya,
sehingga dengan adanya pemerataan beban kerja pegawai dapat meningkatkan kinerja pegawai yang dapat meningkatkan kepada kinerja organisasi secara keseluruhan. Betapapun tingginya kemampuan seseorang atau pun hebatnya seorang pimpinan tidak akan dapat menyelesaikan suatu pekerjaan dengan sendiri, dan tidak ada seorang pun yang dapat menyelesaikan suatu pekerjaan dalam organisasi
2
yang besar dengan bekerja sendirian. Dengan adanya beban kerja yang diberikan dan dapat diselesaikan dengan baik akan berpengaruh terhadap kinerja pegawai secara keseluruhan. Tak jarang pekerjaan yang dilakukan menimbulkan resiko yang berbahaya karena beratnya beban kerja yang mereka tanggung. Beban setiap jenis pekerjaan berbeda-beda tergantung pada jenis dan lama pekerjaannya. Beban kerja yang diterima seseorang harus sesuai terhadap kemampuan fisik dari pekerja tersebut. Kemampuan kerja seorang tenaga kerja berbeda dari satu dengan yang lainnya dan sangat tergantung dari tingkat ketrampilan, kesegaran jasmani, keadaan gizi, jenis kelamin, usia dan ukuran tubuh dari pekerja yang bersangkutan. Secara garis besar, kegiatan manusia dapat digolongkan dalam dua komponen utama yaitu kerja fisik (menggunakan otot sebagai kegiatan sentral) dan kerja mental (menggunakan otak sebagai pencetus utama). Kedua kegiatan ini tidak dapat dipisahkan secara sempurna mengingat terdapat hubungan yang erat antara satu dengan yang lainnya. Namun, jika dilihat dari energi yang dikeluarkan, maka kerja mental murni relatif lebih sedikit mengeluarkan energi dibandingkan dengan kerja fisik Kelelahan merupakan suatu pola yang timbul pada suatu keadaan yang secara umum terjadi pada setiap individu yang tidak sanggup lagi melakukan aktivitasnya. Kelelahan adalah suatu mekanisme perlindungan tubuh agar tubuh terhindar dari kerusakan lebih lanjut sehingga terjadi pemulihan setelah istirahat. Istilah kelelahan
3
biasanya menunjukkan kondisi yang berbeda-beda dari setiap individu, tetapi semuanya bermuara pada kehilangan efisiensi dan penurunan kapasitas kerja serta ketahanan tubuh. Kelelahan diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu kelelahan otot dan kelelahan umum. Secara umum kelelahan dapat dimulai dari yang sangat ringan sampai perasaan sangat melelahkan. Beban kerja adalah frekuensi kegiatan rata-rata dari masing-masing pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja meliputi beban kerja fisik maupun mental. Akibat beban kerja yang terlalu berat atau kemampuan fisik yang terlalu lemah dapat mengakibatkan seorang pegawai menderita gangguan atau penyakit akibat kerja.
. Sebaliknya jika memberikan beban kerja itu dilakukan dengan ceroboh, artinya tidak menyesuaikan kemampuan seseorang dengan bidang pekerjaannya, maka ia akan bepengaruh tidak baik bahkan dapat menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaannya.
Oleh karena itu dalam mengatur beban kerja harus dilihat dari kesiapan pegawai itu sendiri sehingga pekerjaan yang diberikan dapat dikerjakan dengan baik dan tepat waktu. Sesuai dengan beban kerja yang menjadi tanggungjawab serta mencegah kemungkinan tumpang tindihnya pekerjaan, pemborosan dan saling melempar tanggung jawab bilamana terjadi kesalahan.
Beban kerja yang sesuai dan merata mutlak diperlukan, sebab tanpa adanya keseuaian beban kerja jelas mereka bekerja tidak akan merata juga sebab jika beban
4
kerja diberikan tidak sesuai dan tidak merata meyebabkan sebagian masih sibuk bekerjadan sebagian pegawai tidak ada pekerjaan.
Oleh karena itu dalam suatu organisasi perlu melihat terhadap kemampuan pegawai
dalam rangka pemberian beban kerja yang sesuai dengan kemampuan
pegawai itu sendiri. Sehingga para pegawainya untuk dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan beban kerja yang diberikan dengan demikian proses organisasi dapat berjalan lancar. Karena dengan adanya tugas kerja yang diemban oleh para pegawai akan menjadi lebih ringan dan memberikan kejelasan dalam pelaksanaannya sehingga pekerjaan lebih mudah dan lancar.
Selain menempatkan pegawai pada posisi yang tepat juga harus diperhatikan beban kerja yang diberikan. beban kerja harus disesuaikan dengan kemampuan seorang karyawan, karena bisa saja seorang karyawan sanggup diberikan tugas yang banyak namun apakah ia mampu menyelesaikan dalam waktu yang tepat, ada asumsi bahwa semakin kecil tugas yang diberikan semakin cepat juga penyelsaian tugas yang diberikan.
Namun tidak demikian pula asumsi itu tidak selalu benar terkadang beban kerja sedikit malah kinerja pegawai menurun sebagai akibat bahwa pegawai akan merasa
dirinya sudah tidak bisa dipercaya lagi ataupun merasa dirinya kurang
berkontribusi lagi terhadap kerjanya sehingga timbul kemalasan untuk bekerja
5
walaupun beban kerja yang diberikan cukup ringan, yang pada akhirnya kinerja pegawai tersebut menurun.
Peningkatan kinerja pegawai akan sangat penting dalam mendukung upaya peningkatan sebuah organisasi. Peningkatan kinerja pegawai menjadi penting mengingat perubahan arah kebijakan pemerintah sebagaimana dikehendaki oleh semangat reformasi untuk lebih luas memberi ruang gerak dan peran serta yang lebih besar bagi masyarakat dalam kegiatan pemerintahan dan pembangunan, dimana pemerintah beserta aparaturnya lebih berperan sebagai fasilitator. Perubahan arah kebijakan ini membawa implikasi
terhadap kemampuan
profesionalisme pegawai dalam menjawab tantangan era globalisasi dalam menghadapi persaingan ketat dengan negara - negara lain didunia. Bertitik tolak dari pemikiran ini, maka pengaturan beban kerja aparatur merupakan hal yang mendesak untuk dilaksanakan dewasa ini.
Sebagai gambaran bahwa tingginya beban kerja pegawai dapat dilihat dari hasil kerja yang optimal dari pegawai tersebut. Ketika seorang pegawai merasakan kepuasan dalam bekerjanya, sudah barang tentu ia akan berupaya semaksimal mungkin dengan segenap kemampuan yang dimilikinya untuk menyelesaikan seluruh pekerjaannya. Dapat dikatakan bahwa sumber daya manusia memegang peranan penting dalam perusahaan karena sumber daya manusia sebagai penggerak segala usaha dan
6
aktivitas yang ada diperusahaan atau instansi dan juga sebagai penentu jalannya perusahaan. Nampak bahwa sumber daya terpenting suatu instansi atau organisasi adalah sumber daya manusia yaitu orang-orang yang merancang dan menghasilkan barang atau jasa, mengawasi mutu, memasarkan produk, mengalokasikan sumber daya finansial, serta merumuskan seluruh strategi dan tujuan organisasi. Tanpa orangorang yang memiliki keahlian atau kompeten maka mustahil bagi organisasi untuk mencapai tujuannya. Pembangunan sumber daya manusia adalah upaya untuk mendapatkan manusia yang berkualitas tinggi dengan cara meningkatkan sumber daya manusia pemerintah yang dapat dilihat dari kompetensinya sehingga dapat menghasilkan suatu pemerintahan yang efektif. Sumber daya manusia adalah asset yang sangat berharga dan merupakan salah satu faktor penting dalam menunjang keberhasilan pelaksanaan kegiatan suatu organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organsasi swasta. Hal ini disebabkan karena manusia memiliki kemampuan untuk berkembang secara rasional,dan juga mempunyai
kemampuan
untuk
berkembang
secara
terus
menerus
dan
berkesinambungan. Karena aparatur pemerintahan memberikan kontribusi yang sangat besar bagi organisasi dalam proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Demikian juga pada UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung selalu berupaya meningkatkan hasil kinerja pegawai di berbagai bidang baik bidang akademik maupun bidang administrasi. Dengan
7
upaya melakukan pembagian beban kerja pada pegawainya dapat melihat kepada kemampuan pegawai masing-masing secara merata. Sehingga dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan tidak akan mengalami hambatan. Hal ini dimaksudkan agar adanya rasa tanggung jawab dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan. Oleh sebab itu seorang pimpinan harus mampu mengatur serta memberi beban kerja secara tepat pada pegawai sehinggadalam melaksanakan pekerjaannya dapat dikerjakan dengan baik. Beban kerja pada pegawai UPBJJ-Universitas terbuka Bandung baik pegawai staf (administratif) maupun para tenaga edukatif secara keseharian bekerja secara bersamasama dalam menjalankan tugas pekerjaan administratif, para tenaga edukatif tersebut diperbantukan untuk mengerjakan tugas pekerjaan administratif tanpa mengesampingkan tugas pokoknya sebagai tenaga edukatif. Sedangkan untuk pegawai administratif atau staf hanya menjalankan tugas adminsitratif saja dan layanan akademik. Sehingga dalam melaksanakan beban pekerjaan keseharian nampak tidak bisa membedakan mana tenaga edukatif yang mana tenaga adminsitratif. Untuk pembagian beban kerja tenaga edukatif diatur langsung oleh kepala UPBJJ dan Koordinator, dan bukan atas perintah secara langsung dari kepala Tata usaha. Sedangkan secara administratif kepala tata usaha hanya membawahi staf adminstrasi dan bendahara keuangan di UPBJJ. Secara struktur para tenaga edukatif di UPBJJ-Universitas terbuka Bandung bertanggung jawab langsung kepada kepala UPBJJ sedangkan Kepala
8
UPBJJ bertangunggjawab langsung kepada Rektor Universitas Terbuka Pusat di Jakarta.
Berikut data jumlah Pegawai Pada Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) UT Bandung Tabel. 1.1 Jumlah Data Pegawai pada UPBJJ-UT Bandung
No
Unit/ Bagian Jumlah Pegawai
1.
Kepala UPBJJ
1
2
Tata Usaha
17
Bantuan Belajar dan Layanan Bahan ajar 3
9 (BBLBA)
4
Registrasi dan Ujian ( RegJian)
5
Peg. Tidak tetap (OB,satpam, Sopir)
Total Sumber : Tata Usaha UPBJJ UT Bandung 2013
13
7
47
9
Dalam penelitian ini peneliti akan memfokuskan dan menyoroti bagaimana kesesuaian penggunaan waktu kerja atau beban waktu dengan beban kerja yang ada pada Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka Bandung. Apakah penggunaan waktu kerja dengan beban kerja pegawai yang ada, dapat diselesaikan sesuai waktu yang diberikan pimpinan, maka hal ini akan menjadi salah satu fokus dalam penelitian mengenai beban kerja pegawai pada UPBJJ-UT Bandung Dalam dunia kerja bahwa beban kerja pegawai merupakan sesuatu hal yang selalu perlu
diperhatikan
dan di sesuaikan dengan kemampuan dan keterampilan
pegawai karena untuk meningkatkan daya saing suatu organisasi serta dapat mengefektifkan pekerjaan yang ada, dengan jumlah pegawai tetap dan tidak tetap sekitar 47 (empat puluh tujuh) orang , pimpinan pembagian beban
UPBJJ-UT Bandung selalu melakukan
kerja kepada para pegawainya
dan untuk melihat sejauh mana
pekerjaan yang ditugaskan dapat diselesaikan dan dikerjakan dengan baik. Hasil penelitian awal
mengenai beban kerja
pegawai
pada kantor UPBJJ-
Universitas Terbuka Bandung masih terdapat permasalahan pada beban kerja yang diterima pegawai seperti : -
Adanya pembagian beban kerja pegawai yang tidak merata bahkan ada pula pegawai yang beban kerjanya berkurang hal ini menyebabkan kerja pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya menjadi menurun karena banyak waktu
10
efektif kerja yang hilang disaat orang lain sibuk bekerja. Jam kerja yaitu 8.0016.00 (jumlah jam kerjanya efektifnya perhari seharusnya adalah delapan jam) -
Dikarenakan adanya pegawai yang masih sibuk dan ada pegawai yang hampir sudah tidak mendapatkan beban kerja padahal di instansi ini sudah sarat dengan sumber daya manusia khususnya di bagian Tata Usaha sebagai contoh masih adanya pegawai yang diberikan beban kerja sedikit tetapi masih saja belum dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan tepat waktu seperti dalam rekapitulasi penyelesaian keluhan-keluhan layanan mahasiswa, dan dalam membuat laporan-laporan pekerjaan bulanan yang harus diselesaikan masih selalu ada keterlambatan dalam penyelesaiannya.
Karena pada masing-masing tugas pekerjaan memerlukan waktu dan konsentrasi dalam melaksanakan pekerjaan tersebut untuk selesai secara maksimal. Dengan kata lain pegawai dapat bekerja secara efektif bila pegawai melakukan pekerjaan sesuai dengan beban kerja yang baik
serta sesuai dengan kemampuan
dan keahlian
pegawai. Akibat dari beban kerja yang tidak sesuai tersebut menyebabkan pegawai tersebut tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu yang ditentukan karena sering terjadi penundaan pekerjaan sehingga berdampak pada lambatnya pekerjaan dan layanan yang diberikan kepada mahasiswa yang pada akhirnya untuk mengejar target pekerjaan, sering menggunakan waktu diluar jam kerja misalnya tambahan waktu kerja setelah jam pulang kerja atau masuk kerja pada hari libur.
11
Ini menunjukan bahwa dalam memberikan tugas kerja yang dibebankan tidak tepat dalam penugasannya dan kemampuannya sehingga tidak berjalan dengan baik pada orang yang diberikan tugas pekerjaannya, yang pada akhirnya berpengaruh pada Kinerja organisasi secara keseluruhan.
Dari beberapa permasalahan tersebut kemungkinan bahwa beban kerja yang diberikan kepada pegawai pimpinan kurang melihat kepada kemampuan pegawai bahkan terkesan memberikan tugas kepada pegawai itu-itu saja, sehingga pegawai yang tidak diberi beban tugas
akan merasa dirinya dianggap kurang mampu melaksanakan
pekerjaannya sehingga timbul kemalasan walaupun diberikan beban kerja yang ringan sehingga dapat menurunkan kinerja pegawai tersebut. Beban kerja yang tidak merata bisa berakibat kepada menurunya kinerja pegawai. Demikian pula jika pemberian beban kerja yang diberikan pimpinan kepada para pegawai pada UPBJJ-UT Bandung tidak merata dan tidak sesuai dengan kemampuan pegawai bisa berdampak kepada kondisi kerja pegawai pada UPBJJ-UT Bandung Berikut data pencapaian target dan realisasi kerja pada UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung.
12
Tabel 1.2 Data Pencapaian target dan realisasi pekerjaan No
Tahun
Kegiatan
Unit kerja
pegawai
1
Target yang
keterlambatan
Dampak
harus dicapai
Penyusunan
Bag. Tata
Bulan Nopember
Bulan Nopember
Berdampak
laporan kegiatan
Usaha
minggu ke dua
minggu ke tiga,
pada
2011 kerja
pegawai
atau terlambat 1
terlambatnya
seperti
program
minggu
program
kerja
bulanan
program
masing-masing
kegiatan, spt
pegawai
program Sosialisasi.
2
2012
Rekapitulasi
Bag. Tata
Target
28
keluhan layanan
Usaha
Desember 2011
2 Januari 2012
berdampak pada
Terlambat 2 hari mahasiwa seperti
lambatnya
layanan LKAM,
layanan yang
alih
diberikan
Kredit.
Pengaduan Nilai.
serta kualitas layanan menurun
Sumber: UPBJJ- Universitas Terbuka Bandung 2012 Hal-hal
tersebut
diatas menggambarkan masih rendahnya kemampuan dan
kesigapan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya, yang kemungkinan diakibat tidak
13
meratanya beban kerja yang ditugaskan pimpinan pada masing-masing pegawai, hal ini berdampak kepada seringnya menggunakan waktu ekstra diluar jam dan hari kerja untuk menyelesaikan pekerjaan. Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian yang berjudul : " Analisis Beban Kerja Pegawai Pada Kantor Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ)-Universitas Terbuka Bandung".
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka dapat dikemukakan perumusan masalah dalam penelitan ini adalah : Bagaimanakah beban waktu (time load) kerja
yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan Pada UPBJJ-Universita
terbuka Bandung? 1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui penggunaan beban waktu kerja yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan Pada UPBJJ-Universita terbuka Bandung 1.4 .
Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari penelitian ini adalah :
1. Secara teoritis, penelitian ini diharapkan mampu menambah pengetahuan bagi penulis dan pembaca tentang teori Beban Kerja Pegawai.
14
2. Secara praktis, diharapkan sebagai referensi atau masukan bagi organisasi pemerintah untuk mengetahui pengaruh Beban Pegawai. 3. Secara akademis, penelitian ini diharapkan akan mampu menyumbang khasanah ilmiah dan keputusan baru dalam penelitian-penelitian ilmu sosial khususnya bagi Pegawai Pada UPBJJ-UT Bandung.
15
