BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Menurut Undang-Undang nomor 44 tahun 2009 bahwa Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri
yang
dipengaruhi
oleh
perkembangan
ilmu
pengetahuan
kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggitingginya. Untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit yang bermutu diperlukan unitunit yang mendukung, salah satunya adalah rekam medis. Rekam medis memegang peranan penting dalam perkembangan pasien di rumah sakit maupun sarana kesehatan lainnya, karena semua pelayanan yang telah diberikan kepada pasien tercatat dalam rekam medis. Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2011).Pelayanan rekam medis tentunya harus didukung oleh penatan ruang kerja yang nyaman, agar pelayanan cepat dan berkualitas. Menurut Budi (2011), penataan ruang kerja di unit rekam medis dapat mempengaruhi kegiatan pelayanan yang diberikan, sehingga tata ruang rekam medis perlu diperhatikan agar pelayanan yang diberikan oleh unit
13
rekam medis dapat berjalan lancar. Penataan ruang kerja rekam medis perlu mempertimbangkan dari segi ergonomi. Di ruang pengolahan rekam medis Rumah Sakit Jasa Kartini Kota Tasikmalaya masih terdapat
beberapa rak penyimpanan berkas rekam
medis, selain itu permasalahan lainnya sering dikeluhkan oleh petugas pengolahan rekam medis terkait keadaan ruangan pengolahan rekam medis yang panas, berkas rekam medis yang tercecer di lantai, dan tata letak meja kerja petugas belum sesuai dengan alur berkas rekam medis di ruang pengolahan sehingga sering terjadi berkas rekam medis terselip bahkan hilang. Pada awal tahun 2015 Kepala Instalasi Rekam Medis memiliki rencana
untuk
melakukan
pemindahan
rak
penyimpanan
di
ruang
pengolahan rekam medis ke ruang filing, sehingga di ruang pengolahan rekam medis tidak ada lagi rak penyimpanan berkas rekam medis. Karena hal tersebut, perancang mempunyai ide untuk merancang ulang tata letak ruang pengolahan rekam medis agar sesuai dengan kebutuhan petugas dan terciptanya kenyamanan kerja petugas. B. RUMUSAN IDE PERANCANGAN Berdasarkan latar belakang tersebut, rumusan masalah yang akan dikaji adalah “Bagaimana perancangan ulang tata letak ruang pengolahan Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Jasa Kartini Kota Tasikmalaya?” C. TUJUAN PERANCANGAN 1. Tujuan Umum Merancang ulang tata ruang pengolahan rekam medis agar meningkatkan kinerja petugas rekam medis dan kenyamanan dalam bekerja .
14
2. Tujuan Khusus a. Melakukan tahap pra-perancangan di ruang pengolahan rekam medis Jasa Kartini b. Perancangan ruang pengolahan rekam medis Rumah Sakit Jasa Kartini c. Mengetahui hasil desain terpilih sesuai dengan keinginan petugas. D. MANFAAT 1. Bagi Rumah Sakit a. Mendapatkan desain tata ulang letak ruang pengolahan rekam medis. b. Mendapatkan masukan berupa kritik dan saran demi kemajuan rumah sakit di masa yang akan datang. 2. Bagi Perancang a. Menerapkan pengetahuan yang dimiliki untuk mencapai efisiensi dan efektifitas pekerjaan perekam medis. b. Mengidentifikasi
masalah
yang
ada
dan
mencari
cara
pemecahannya. 3. Bagi Institusi Pendidikan a. Bahan masukan dalam pembelajaran ilmu rekam medis dan meningkatkan pengetahuan di bidang rekam medis. 4. Bagi Perancang Lain a. Sebagai acuan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan wawasan di bidang rekam medis.
15
E. KEASLIAN PENELITIAN 1. Anggraeni (2012) merancang tentang tata letak ruang kerja rekam medis untuk menunjang keefektifan kerja di Rumah Sakit Akademik UGM, metode yang digunakan menurut teori Karlen yang menyatakan bahwa proses desain ruang dibagi menjadi dua tahap yaitu tahap pra desain dan tahap desain. Tema yang diangkat dalam perancangan Anggraeni (2012) adalah perancangan ruang bersadarkan tata letak meja kerja petugas dan rak penyimpanan berkas rekam medis. Hasil dari perancangan Anggraeni (2012) adalah empat buah rancangan ruang rekam medis. Dari keempat rancangan tersebut kemudian dipilih satu rancangan dengan menggunakan teknik wawancara terhadap petugas rekam medis. Rancangan yang terpilih adalah rancangan alternatif ketiga disebabkan oleh faktor keamanan, kemudahan akses formulir, dan privacy petugas. Perbedaan perancangan Anggraeni (2012) menggunakan tempat baru sedangkan perancang menggunakan tempat yang sudah ditempati. Persamaan terdapat pada landasan perancangan yang digunakan dalam perancangan yaitu dengan menggunakan teori Karlen. 2. Pratama (2011) merancang tentang desain interior ruang kerja Unit Rekam Medis RS Panti Waluyo Surakarta. Tujuan perencangan untuk memberikan ruang rekam medis yang nyaman untuk digunakan, memberikan alur kerja yang baik dan berkelanjutan serta aman untuk menyimpan berkas rekam medis. Metode menurut Mark Karlen, dimulai dari tahap pra-desain, dengan mengumpulkan data-data dan informasi untuk membantu menentukan arah perancangan, dan tahap desain,
16
yakni merancang ruang rekam medis berdasarkan data-data dan informasi yang telah diperoleh lewat tahap pra-desain. Tema yang diusung adalah rancangan interior ruang kerja unit rekam medis yang aman, nyaman, ergonomi, sehingga kinerja karyawan unit rekam medis dapat maksimal. Hasil perancangan Pratama(2011) adalah ruang susunan letak dan elemen-elemen pendukung seperti warna dan pencahayaan ruang rekam medis yang baru di RS Panti Waluyo Surakarta.
Pemilihan
Rancangan
rekomendasi
akhir
melibatkan
karyawan dengan memilih rancangan yang dinilai paling sesuai setelah sebelumnya perancang menganalisis alternatif rancangan secara kualitatif maupun kuantitatif. Perbedaan perancangan Pratama (2011) dengan perancangan ini adalah obyek yang digunakan. Pratama (2011) menggunakan tempat baru sedangkan perancang menggunakan tempat yang sudah ditempati, dan Pratama (2011) menggunakan ruang kerja Instalasi Rekam Medis sedangkan perancang menggunakan ruang pengolahan rekam medis serta aplikasi yang digunakan untuk denah lantai
kasar
adalah
Microsoft
Visio,
sedangkan
perancang
menggunakan aplikasi Edraw Max. Persamaan terdapat pada landasan perancangan yang digunakan dalam perancangan yaitu menggunakan teori Mark Karlen. 3. Binharti (2014) merancang ulang interior ruang kerja Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Yogyakarta. Hasil perancangan Binharti (2014) adalah Perancangan yang diperoleh adalah tiga desain rancangan ruang filing dan ruang rekam medis atas. Sebuah desain ruangan filing dan ruang pengolahan atau ruang rekam
17
medis atas yang diperoleh merupakan hasil dari rekomendasi responden. Hasil desain tersebut kurang mengakomodir kebutuhan pengguna diakibatkan ruangan yang sempit. Hasil dari desain terpilih untuk ruang pengelola rekam medis merupakan hasil modifikasi dari desain alternatif 1 dan ruang filing merupakan desain yang mampu menampung 24 rak kayu dan satu set roll o’pack. Perbedaan perancangan Binharti (2014) dengan perancangan ini adalah obyek yang digunakan. Binharti (2014) menggunakan ruang kerja Instalasi Rekam Medis sedangkan perancang menggunakan ruang pengolahan rekam medis dan aplikasi yang digunakan untuk desain denah lantai kasar menggunakan software Edraw Max dan Sweet Home 3D. Persamaan terdapat pada landasan perancangan yang digunakan dalam perancangan yaitu menggunakan teoriKarlen (2007). 4. Janah (2015) merancang ulangtata ruang kerja rekam medis di Rumah Sakit Islam Yogyakarta PDHI. Hasil perancangan Janah (2015) adalah dua rancangan ruang kerja rekam medis. Desain ruang rekam medis yang terpilih adalah pilihan alternatif pertama dikarenakan alasan akses berkas yang mudah bagi petugas, kemudahan akses pada formulir order serta kenyamanan area privasi kerja petugas rekam medis. Perbedaan perancangan Janah (2015) adalah tidak menggunakan matriks kriteria sedangkan perancang menggunakan matriks kriteria, perancangan Janah (2015) tidak menggunakan desain ruang rekam medis secara tiga dimensi sedangkan perancang menggunakan desain ruang rekam medis secara tiga dimensi dengan menggunakan software Sweet Home 3D. Persamaan perancangan Janah (2015) terdapat pada metode
18
perancangan menggunakan metode Mark Karlen dan menggunakan software Edraw Max. F. GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT JASA KARTINI 1. Identitas Rumah Sakit Berdasarkan profil Rumah Sakit Jasa Kartini tahun 2014, Rumah Sakit Jasa Kartini dibangun mulai April 1996 dan mulai memberikan pelayanan kepada masyarakat tanggal 9 Maret 1998. Akhir tahun 2003 lembaga kepemilikan Rumah Sakit Jasa Kartini diubah dari Yayasan menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Karsa Abdi Husada. Pada tanggal 23 September 2001terbitnya Izin Rumah Sakit Umum untuk Rumah Sakit Jasa Kartini Tasikmalaya dari Dinas Kesehatan Pemerintah Propinsi Jawa Barat No. 503/SK 134 Yankesru/2001, pada tahun 2002 seiring dengan pelaksanaan Otonomi Daerah perizinan Rumah Sakit Jasa Kartini diperbaharui dengan turunnya Surat Keputusan
dari
Dinas
Kesehatan
Tasikmalaya
No.
445/303/02/YANKES/RSU/DKK/2004 mengenai Izin Penyelenggaraan Operasional Sementara rumah sakit sampai akhirnya dikukuhkan dengan Izin Tetap Penyelenggaraan Rumah Sakit dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor YM.C2.04.3.5.2092 tertanggal 9 Juni 2006. Dengan terbitnya ijin tersebut, Rumah Sakit Jasa Kartini berkeinginan untuk lebih memperkenalkan keberadaannya kepada masyarakat. Dengan berdirinya Rumah Sakit Jasa Kartini diharapkan memberikan pilihan pelayanan kesehatan yang luas, dimana pada akhirnya bisa memenuhi keinginan masyarakat Kabupaten Tasikmalaya
19
terhadap pelayanan kesehatan yang lebih baik lagi. Pada tahun 2011 ini terbit kembali izin penyelenggaraan rumah sakit Surat Keputusan Kepala
Badan
Pelayanan
perizinan
terpadu
Tasikmalaya
No:
503.02/011/445.1/VI/2011 Tentang Izin Operasional Rumah Sakit Jasa Kartini Tasikmalaya tanggal 22 Juni 2011. 2. Lokasi Rumah Sakit Jl. Otto Iskandar Dinata No 15 Tasikmalaya. Telepon/Fax RS 0265 331641, 331808 / 0265 331114. 3. Jenis dan Tipe Berdasarkan No.HK.03.05/I/928/2011 tgl 05 April 2011, RS Jasa Kartini Tasikmalaya berada di bawah PT. KARSA ABDI HUSADA dan merupakan Rumah Sakit Umum Kelas C. 4.
Visi, dan Misi a. Visi Menjadi Rumah Sakit kebanggaan masyarakat Tasikmalaya dan sekitarnya. b. Misi Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu bagi penyedia dan pengguna jasa pelayanan kesehatan dengan mengedepankan profesionalisme
yang
dilandasi
nilai-nilai
berorientasi pada kepuasan pelanggan. 5. Jumlah tempat tidur
20
kemanusiaan
yang
Berdasarkan laporan internal Rumah Sakit Jasa Kartini tahun 2014, jumlah tempat tidur di Rumah Sakit Jasa Kartini sebagai berikut : Tabel 1. Jumlah Tempat Tidur di RS Jasa Kartini Tahun 2014 No 1
Nama /Ruang VIP
Jumlah (ruang) 10
2
per VVIP
2
3
PA
32
4
PB
8
5
ama
29
6
adya A
13
7
adya B
19
8
atama A
16
9
atama B
12
10
atama C
15
11
erinatologi A
6
12
erinatologi B
4
13
erinatologi
5
14
VCU
4
15
U
7 Total
182
Sumber : Laporan internal Rumah Sakit Jasa Kartini tahun 2014 6. Macam Pelayanan a. Pelayanan Medis Keperawatan 1. Instalasi Gawat Darurat 2. Instalasi Rawat Jalan 3. ICU 4. Instalasi Rawat Inap
21
b. Pelayanan Penunjang 1. Instalasi Farmasi 2. Instalasi Laboratorium dan Radiologi 3. ESWL 4. CT SCAN 5. Endoscopy 6. Kemotherapy 7. Hemodialisa 8. Audiometri 9. Spirometri 10. Treadmill 11. Panoramic 12. Instalasi Gizi 13. Laundry 14. Kamar Pulasaran Jenazah 15. IPSRS 16. IPAL dan Sanitasi 17. Mobil Laboratorium dan Rontgen 18. Ambulan Gawat Darurat 118 c. Pelayanan Fasilitas Umum 1. Musola dan kantin 2. ATM 3. Area Parkir d. Pelayanan Khusus 1. Medical Check Up
22
2. Home Care Service 7. Performance Pelayanan RS Jasa Kartini Tabel 2. Performance Pelayanan Rumah Sakit Jasa Kartini Tahun 2014 No.
Performance
2014
1
OR (%)
78,46
2
OS (hari)
3,75
3
TO (kali)
76,30
4
OI (hari)
1.03
5
mlahtempattidur (buah)
182
Sumber : Profil Rumah Sakit Jasa Kartini Tahun 2014 8. Instalasi Rekam Medis Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Instalasi Rekam Medis, Instalasi rekam medis mulai diselenggarakan pada tahun 2000. Pada awal penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Jasa Kartini masih menggunakan formulir yang sederhana, serta pendokumentasian pelayanan medis hanya pada satu lembar formulir rekam medis. Kondisi saat ini di Instalasi Rekam Medis terdiri daritujuh bagian, yaitu: a. Pendaftaran b. Koding dan Indeksing Rawat Inap c. Koding, Indeksing, dan Laporan Rawat Jalan d. Surat Keterangan Diagnosa e. Assembling f. Pelaporan g. Filing.
23
Koding, Indeksing, dan Laporan Rawat Jalan Surat Keterangan Diagnosa
Assembling
24
ambar 1. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
Koding dan Indeksing Rawat Inap
Kepala Instalasi Rekam Medis
Berikut adalah struktur organisasi Instalasi Rekam Medis
Pelaporan
Filing
