BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH Administrasi kepegawaian merupakan suatu cara mengorganisasikan dan memperlakukan orang-orang yang bekerja sedemikian rupa, sehingga mereka mendapatkan hasil yang maksimal dari kemampuannya. Jadi hasil yang diperoleh optimal baik untuk dirinya sendiri, golongan serta perusahaan atau kantor. Administrasi kepegawaian merupakan suatu cara yang mempelajari tentang kebijaksanaan, sasaran dan proses pembinaan sumber daya manusia yang masih berstatus sebagai Pegawai. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam administrasi kepegawaian yaitu pengadaan kepegawaian, pembinanan pegawai dan lai-lain. Perkembangan Administrasi Kepegawaian dimulai sejak bangsa Indonesia membentuk pemerintahan yang merdeka dan berdaulat. Peranan administrasi kepegawaian semakin penting sejak pemerintah mulai mencanangkan REPELITA, dimana unsur sumber daya manusia merupakan faktor penentu dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan baik dalam tugas pemerintah maupun dalam pembangunan. Administrasi Kepegawaian sangat penting peranannya bagi dunia usaha yang baik yang berbentuk badan usaha milik Negara maupun swasta. Tanpa adanya penerapan administrasi kepegawaian yang baik maka badan usaha atau kantor milik pemerintah tersebut tidak mungkin dapat berjalan dan berkembang dengan lancar dan baik . Administrasi kepegawaian mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka administrasi perlu dikelola menggunakan sistem pengelolaan administrasi yang baik
Universitas Sumatera Utara
dan benar, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar administrasi kepegawaian mempunyai citra yang positif antara lain adalah pegawai yang terdidik dan
terampil,
terjaminnya
keamanan
pengelolaan
data
kepegawaian,
dan
penyelanggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi yang baik. Demi kelancaran semua pekerjaan pegawai, sebuah kantor harus mempunyai suatu sistem pengelolaan administrasi kepegawaian yang baik dan benar baik di bidang kinerja maupun citra. Visi ini dijabarkan dalam penetapan strategi-strategi yaitu Profesionalisme, Efisiensi, dan Pelayanan yang berguna dalam proses kinerja pegawai. Strategi ini tidak akan berhasil bila tidak didukung oleh SDM atau pegawai yang berkualitas dan berkompeten. Dalam rangka pengembangan pegawai yang mampu mendukung strategi dan meningkatkan kualitas kinerja, maka perlu dilandasi dengan strategi pengelolaan pegawai yang tepat. Oleh sebab itu sub bagian umum kepegawaian membutuhkan informasi dalam suatu sistem yang berbasiskan komputer. Kebutuhan ini berkaitan dengan seluruh proses dalam pengelolaan pegawai seperti kenaikan pangkat, kenaikan jabatan, mutasi, pendidikan dinas, penindakan, berhenti, dan pensiun. Pengelolaan pegawai ini melibatkan banyak aspek walaupun dalam sistem ini tidak terlibat secara langsung, sehingga dapat memberikan kemudahan bagi kepala kantor dalam mengambil keputusan menyangkut pegawai kantor. Pengelolaan ini dinamakan perancangan sistem informasi kepegawaian yang dapat memberikan informasi berkaitan dengan keberadaan pegawai di kantor tersebut. Dengan adanya sistem informasi ini, diharapkan dapat membantu pihak kepegawaian dalam proses administrasi pegawai. Secara garis besar, sistem yang baru
Universitas Sumatera Utara
ini dapat berguna sebagai alat bantu pihak yang bersangkutan dalam mengolah datadata yang berkaitan dengan proses pengelolaan kepegawaian dan secara tidak langsung mampu menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Pentingnya melaksanakan administrasi kepegawaian sesuai dengan jalur-jalur yang telah ditentukan maka badan usaha atau kantor harus mendidik, melatih dan mengembangkan para pegawai untuk dapat memiliki tingkat keterampilan yang sesuai dengan bidang pekerjaannya tersebut. Besar sekali kemungkinan kegagalan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh kantor apabila mengabaikan pelaksanaan administrasi kepegawaian yang baik. Penempatan orang-orang atau pegawai yang kurang berpotensi dalam bidang pekerjaannya dapat mengabaikan pelaksanaa nnya tidak sesuai dengan apa yang ingin dicapai yaitu memperoleh hasil yang maksimal dan memuaskan.
B. RUMUSAN MASALAH Rumusan masalah adalah “Bagaimana sistem administrasi kepegawaian pada PT(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan”.
C. TUJUAN MASALAH Adapun tujuan penulis melakukan penelitian adalah untuk mengetahui dan memberikan informasi tentang bagaimana peranan dan sistem administrasi kepegawaian di dalam memperlancar kegiatan operasional perkantoran.
D. MANFAAT PENELITIAN Penelitian ini juga diharapkan bermanfaat bagi: 1. Kantor PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan
Universitas Sumatera Utara
Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan terhadap sistem administrasi kepegawaian pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan sesuai dengan analisis penulis 2. Penulis Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan penulis mengenai peran dan sistem administrasi kepegawaian serta melaksanakan sistem administrasi yang telah ditentukan oleh pihak perusahaan 3. Pihak-pihak Yang Berkepentingan Bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya.
E. JADWAL PENELITIAN & SISTIMATIKA PENULISAN 1. Jadwal Penelitian Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kagiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan tugas akhir dapat diselesaikan tepat waktunya.
1
Tabel 1.1 Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Kegiatan Minggu Ke I II Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Pembuatan Laporan
No
III
Jadwal observasi dilaksanakan pada tanggal 6 Mei sampai dengan 12 Mei 2009 pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan. Dalam Observasi tersebut
Universitas Sumatera Utara
dilakukan pengumpulan data mengenai sistem administrasi kepegawaian pada PT(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan. 2. Sistimatika Penulisan Berikut merupakan rencana isi yang akan disajikan pada penulisan tugas akhir ini: BAB I
PENDAHULUAN Dalam bab ini, diuraikan mengenai Latar Belakang Masalah, Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II PROFIL PERUSAHAAN Dalam bab ini, diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi dan personalia, Job Description, Jaringan Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan. BAB III PEMBAHASAN Dalam bab ini, diuraikan hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir. Pembahasan berupa sistem administrasi kepegawaian pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini, diuraikan kesimpulan dan saran yang diperoleh dari penulisan tugas akhir dan memberi saran yang membangun bagi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan.
Universitas Sumatera Utara
