BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah Dengan adanya perkembangan teknologi komunikasi yang sangat pesat,
membuat manusia semakin mudah untuk berkomunikasi. Saat ini, komunikasi bukan hanya dapat dilakukan secara tatap muka ataupun kirim surat, melainkan dapat juga dilakukan melalui media elektronik seperti telephone, fax, e-mail dan lain sebagainnya. Dengan adanya media elektronik tersebut, dapat memudahkan seseorang atau lebih untuk berkomunikasi satu sama lainnya. Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri, begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik, suatu organisasi dapat berjalan lancar dan berhasil begitu pula sebaliknya, kurang atapun tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet atau berantakan. Karena pentingnya komunikasi dalam organisasi maka perlu menjadi perhatian bagi para pengelola agar dapat membantu dalam pelaksanaan tugasnya.1 Komunikasi merupakan faktor terpenting, baik dalam kehidupan maupun dalam organisasi. Hal ini dikarenakan komunikasi dapat mempengaruhi berhasil atau tidaknya maksud dan tujuan yang diinginkan oleh individu ataupun organisasi.
1
Muhammaad, Arni.2005.Komunikasi Organisasi, Jakarta: Bumi Aksara. Hal 1
1
2
Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi atau anggota management dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan
komunikasi
mereka.2
Selain
cara
seorang
komunikator
berkomunikasi dapat menentukan efektif tidaknya komunikasi yang disampaikan, seorang komunikator perusahaan juga harus mampu memilih media yang sesuai dengan keinginan khalayak sasaran atau karyawan . Komunikasi dalam organisasi diperlukan dalam setiap perusahaan. Hal ini dikarenakan, setiap perusahaan tidak akan mampu berkembang dan terus hidup tanpa adanya komunikasi. Komunikasi organisasi lebih dari sekedar apa yang dilakukan orang-orang. Komunikasi organisasi adalah suatu disiplin studi yang dapat mengambil sejumlah arah yang sah dan bermanfaat.3 Dalam organisasi, komunikasi dapat dilakukan dengan beberapa cara baik secara langsung maupun melalui media. Media yang dapat dipergunakan antara lain mading, majalah internal dan lain sebagainya. Para pimpinan atau para manager menggunakan komunikasi sebagai alat penyampaian informasi tentang organisasi dan apapun yang dapat dilakukan untuk memajukan organisasi, misalnya penyampaian tugas, kebijakkan baru, bonus, isu yang menimpa organisasi yang mampu mengganggu aktivitas perusahaan dan sebagainya. Organisasi yang besar adalah organisasi yang mampu memanfaatkan komunikasi dan menjalin hubungan dengan para anggota perusahaan melalui komunikasi. Komunikasi diperlukan dalam organisasi. Informasi merupakan 2
Ibid. Pace, R Wayne dan Don F Faules(alih bahasa) Deddy Mulyana .2006. Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Rosda Karya. Hal25 3
3
faktor yang berpengaruh dalam kelangsungan sebuah organisasi. Informasi dalam organisasi tidak dapat mengalir dengan sendirinya, karena tanpa adanya penciptaan, penyampaian dan interpretasi informasi tidak dapat diterima oleh para karyawan. Karena ketiga hal tersebut merupakan proses dari distribusi informasi. Pada dasarnya aliran informasi dalam suatu organisasi merupakan suatu proses yang terjadi secara terus menerus dan berkesinambungan. Komunikasi dalam organisasi memiliki jenis aliran informasinya sendiri, hal itu tergantung pada struktur formal dalam organisasi. Arah aliran informasi dapat bersifat horizontal, vertical, dan diagonal. Selain aliran informasi yang bersifat formal tersebut, dalam organisasi juga terdapat aliran informasi yang bersifat informal yaitu selentingan atau yang dikenal dengan grapevine. Dalam komunikasi organisasi, apabila suatu organisasi ingin diperbaiki maka
sama saja dengan memperbaiki komunikasi organisasi. Karena antara
komunikasi dengan keberhasilan organisasi itu berhubungan satu sama lainnya. Tujuan utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Memperbaiki organisasi biasanya ditafsirkan sebagai memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen. Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi untuk menjadi manajer yang lebih baik, karena sebagian penulis menganggap manajemen adalah komunikasi.4 Komunikasi dalam organisasi harus dikelolah dengan baik, hal ini dikarenakan komunikasi yang terdapat dalam organisasi mampu menganggu 4
Pace, R Wayne dan Don F Faules.2006. Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Rosda Karya. Hal 24
4
jalannya perusahaan. Isu-isu yang negative dan diterima oleh para karyawan seperti adanya PHK masal maupun informasi negative lain mampu menimbulkan suatu masalah bagi perusahaan dan akhirnya akan menganggu jalannya aktivitas perusahaan. Terkadang selentingan digunakan oleh para pimpinan atau manajer untuk memacu semangat para karyawan untuk bekerja lebih giat. Kita tidak boleh memandang remeh tentang selentingan yang sedang beredar di lingkungan karyawan. Karena, apabila selentingan itu termasuk berita negatif dan pimpinan tidak mengklarifikasikan hal tersebut kepada para karyawan, maka hal itu akan menimbulkan karyawan mencari sendiri kebenarannya atau menganggap bahwa isu tersebut benar dan pada akhirnya akan menganggu jalannya perusahaan. Manajer harus menyadari bahwa komunikasi informal dan terutama grapevine tidak dapat dihilangkan. Bahkan, sebaikanya manajer perlu memahami dan menggunakanya sebagai pelengkap komunikasi formal.5 Jumlah dan akibat pesan yang menganggu, yang berlangsung melalui selentingan dapat dikendalikan dengan menjaga saluran komunikasi formal tetap terbuka yang memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke atas, ke bawah, horizontal dan lintas saluran ( diagonal ).6 Dengan ini, dapat dinetralisir dan diminimalkan selentingan-selentingan yang ada dalam perusahaan yang apabila dibiarkan berlarul-laru akan menganggu aktivitas perusahaan dalam pencapaian tujuannya. Komunikator dalam organisasi
5
Handoko, Hani T. 2001.Manajemen edisi 2. BPFE: Yogyakartan. Hal 283 Pace, R Wayne dan Don F Faules.2006. Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Rosda Karya hal 201 6
5
dapat berasal dari siapa saja dan public relations merupakan salah satu komunikator dalam perusahaan. Public Relations atau yang dikenal dengan PR, merupakan salah satu komunikator dalam organisasi. Dalam organisasi, PR termasuk sebagai Boundary Spanner atau penyedia, penghubung dan pejabat perantara yang memiliki fungsi sebagai manajer komunikasi yang mampu berinteraksi atau menjembatani kepentingan pihak perusahaan dengan khalayak internal maupun eksternal. Pada hakekatnya public relations adalah kegiatan komunikasi, kendati agak lain dengan kegiatan komunikasi lainnya, karena ciri hakiki dari komunikasi public relations adalah two way communications (komunikasi dua arah/timbal balik). Arus komunikasi timbal balik ini yang harus dilakukan dalam kegiatan PR (Public Relations), sehingga terciptanya umpan balik yang merupakan prinsip pokok dalam PR.7 Public relations memiliki fungsi sebagai komunikator atau wakil dari organisasi yang bertindak menyampaikan pesan kepada khalayaknya, baik khalayak internal seperti karyawan dan khalayak eksternal seperti pemerintah, media dan lain sebagainya. Salah satu hal dominan dalam perusahaan mengenai fungsi seorang public relations adalah praktisi public relations berfungsi dalam menjalin hubungan dengan karyawan atau disebut melakukan hubungan internal. Seorang praktisi public relations memiliki beberapa media yang dapat digunakan sebagai alat penyampaian pesan atau informasi kepada khalayak sasarannya.
7
Soemirat, Soleh dan Elvinaro Ardianto.2002. Dasar-Dasar Publc Relations. Penerbit PT Rosdakarya : Bandung hal. 11
6
Hal yang paling mencolok dalam fungsi public relations adalah seorang public relations melakukan komunikasi dengan para karyawan guna menjalin dan menjaga hubungan baik dengan para karyawan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Komunikasi karyawan dapat disebut dengan hubungan internal. Hubungan internal adalah bagian khusus dari public relations yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesannya. Mereka ini merancang dan mengimplementasikan program komunikasi internal
dengan
tujuan agar karyawan tetap mendapat informasi baru dan tetap termotivasi serta menciptakan kultur organisasi.8 Public relations memiliki banyak tools atau alat yang digunakan sebagai media penyampaian informasi kepada karyawan. Media public relations yang digunakan antara lain newsletter, mading, house jurnal, internal memo dan lain sebagainya. Tidak dapat dipungkiri, perkembangan teknologi dengan diiringi masuknya media-media baru seperti internet, email, intranet, web dan lain sebagainya dapat melahirkan media atau alat yang digunakan oleh seorang public relations dalam menyampaikan informasi dan menjalin hubungan baik dengan para karyawan. Dahulu, media yang dapat digunakan seperti, majalah dinding, majalah internal, house journal dan sebagainya. Tetapi dengan adanya perkembangan teknologi yang semakin cangih, munculah media-media baru yang dapat
8
Cutlip,Scott M, dkk.2006.Effective Public Relations, Edisi ke-9.Jakarta : Kencana. Hal. 11-12
7
digunakan sebagai alat penyampaian informasi. Teknologi baru seperti web, e-mail, fax dan sebagainya menimbulkan sejumlah pertanyaan mengenai dampaknya pada aliran informasi dalam organisasi.9 Teknologi telah mengubah pola komunikasi PR sebelumnya yang masih konvensional seperti komunikasi dari atas kebawah, bawah ke atas , horizontal atau pola komunikasi massa. Semua itu telah mereka tinggalkan dengan pola yang lebih aktual setelah lahirnya internet. Munculnya E-PR atau lebih dikenal dengan Cyber PR tidak dapat dilepaskan dari munculnya media baru tersebut dan media baru dapat menggeser penggunaan media internal lainnya yang biasa digunakan oleh praktisi public relations dalam penyampaian pesan atau informasi kepada karyawannya. Newsletter telah lama mendominasi dalam komunikasi karyawan namun teknologi mengubah mode penyampaian pesan di dalam organisasi, misalnya internet telah menggantikan grapevine dan supervisor sebagai sumber info yang kredibel bagi karyawan.10 Semakin berkembangnya teknologi komunikasi, membuat masuknya internet kedalam sebuah organisasi tidak dapat dihindarkan lagi. Internet merupakan jaringan komputer terbesar didunia, dan dilihat dari jumlah jaringan merupakan orang dan sumber daya yang tersambungkan. Internet terus menjadi semakin besar dan karena itu semakin bernilai.11 Dalam menjalankan fungsinya sebagai penyampai informasi kepada karyawan atau pelaksana hubungan internal,
9
Pace, R Wayne dan Don F Faules(alih bahasa) Deddy Mulyana. Opcit . Hal 214 Cutlip, Center dan Broom. Opcit. Hal. 12 11 Soemirat, Soleh dan Elvinaro Ardianto.Opcit. hal 190 10
8
seorang praktisi public relations pada masa sekarang memanfaatkan media baru berupa jaringan internet maupun intranet dalam menyebarkan informasi. Intranet dan internet sangat membantu perusahaan dalam mendapatkan komunikasi yang lebih baik kepada para karyawannya. Dengan memanfaatkan internet dan intranet sebagai jaringan komunikasi dapat memudahkan perusahaan dalam menyebarkan segala informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Hal ini dikarenakan, internet dan intranet memiliki sifat dapat menembus ruang dan waktu, sehingga karyawan dapat mengetahui setiap informasi kapanpun selama karyawan tersebut memanfaatkan jaringan intanet dan internet. Media berjaringan internet dan intranet yang sering digunakan oleh praktisi public relations salah satunya adalah e-mail. E-mail merupakan salah satu media
yang dapat digunakan oleh public relations atau organisasi untuk
menyampaikan segala sesuatu yang telah diberikan oleh pimpinan pusat. E-mail adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur internet. E-mail merupakan suatu proses pengiriman surat melalui jaringan internet ataupun intranet dengan menggunakan waktu yang sangat singkat dan cepat. Pada lingkup sederhana, sebuah sistem email dapat dibentuk oleh dua atau lebih sistem komputer yang dihubungkan via jaringan. Originalnya system email ini hanya dapat mengirim dan menerima pesan email ecara local di antara orangorang yang diperlengkapi software email pada sebuah kantor atau jaringan. Akan tetapi dengan adanya ekspansi internet, vendor mulai mengaplikasikan system email secara lebih luas melalui kapabilitas koneksi internet. Dengan demikian
9
orang tidak hanya dapat berkirim email secara local melainkan dapat secara global.12 Media e-mail dapat membantu public relations dalam menjalankan fungsinya sebagai komunikator bagi karyawan atau menjalankan fungsinya dalam melakukan hubungan internal karena dengan memanfaatkan e-mail, PR lebih mudah dan lebih cepat dalam menyebarkan dan menyampaikan informasi mengenai segala hal yang berkaitan dengan perusahaan. E-mail yang berjaringan internet maupun berjaringan intranet pada masa sekarang banyak dimanfaatkan oleh praktisi public relations dalam penyampaian pesan. E-mail dalam penyampaian informasi atau pesan dinilai lebih efektif dan efisien sebagai alat penyebaran informasi. Untuk itu, praktisi public relations memanfaatkan e-mail karena pada masa sekarang mayoritas karyawan disuatu perusahaan lebih sering menggunakan ataupun berinteraksi dengan menggunakan media e-mail. Di masa perkembangan teknologi yang semakin pesat, membuat semakin berkembang pula media penyampaian pesan on-line. Dengan menggunakan email, selain memberikan kemudahan dan pengiriman pesan ke banyak karyawan. Media e-mail juga dinilai lebih efisien dan lebih cepat dalam mengirimkan pesan, sehingga dapat meningkatkan keefektifan dalam penyampaian pesan. E-mail memiliki fitur group dan hanya orang-orang atau karyawan perusahaan tersebut yang tergabung dalam group tersebut saja yang dapat menerima e-mail sehingga
12
Rafiudin, Rahmat.2006. Membangun Server Email Berbasis FreeBSD/Linux.Penerbit Andi: Yogyakarta. Hal 1
10
dapat memudahkan dan mempercepat penyampaian pesan serta lebih bersifat internal. Karyawan merupakan tombak dari perusahaan, karena tanpa karyawan perusahaan tidak akan mampu melakukan aktivitasnya dalam rangka pencapaian tujuan. Karyawan merupakan salah satu publik sasaran dari PR. Karyawan terdiri dari banyak orang yang berbeda. Dalam karyawan perusahaan akan terlihat banyak ragamnya, ini ditinjau dari kedudukan, masalah-masalah status ekonomi, usia dan karakteristik karyawan, maka masalah informasi menjadi bidang spesialisasi tersendiri.13 Dengan beraneka ragamnya karyawan, ini merupakan tantangan bagi public relations dari PT Arga Bangun Bangsa untuk melakukan komunikasi dengan baik agar setiap kebijakkan yang diambil oleh pimpinan puncak dapat diterima dengan baik oleh para karyawan. Karyawan merupakan semua orang yang bekerja dalam organisasi, baik dalam level supervisor kebawah maupun yang tidak memegang jabatan struktural. Efektivitas penyebaran informasi dengan menggunakan media tertentu kepada
karyawan
dapat
mencegah
terjadinya
miscommunications
dan
misunderstanding diantara pimpinan dan karyawan yang dapat mengganggu tujuan perusahaan. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.14 Mengukur dan mengetahui tingkat keefektivitasan suatu media sebagai alat penyampaian informasi dalam suatu organisasi sangat penting, ini 13 14
Soemirat, Soleh dan Elvinaro Ardianto.Opcit. hal 17 Handoko, Hani T. 2001.Manajemen edisi 2. BPFE: Yogyakarta hal.7
11
dikarenakan beraneka ragamnya karyawan membuat setiap karyawan memiliki tingkat pengetahuan yang berbeda tentang informasi yang ingin disampaikan oleh pimpinan atau melalui komunikator perusahaan. Penyebaran informasi yang efektif ke pada bawahannya berpengaruh besar terhadap segala aktivitas perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya komunikasi dapat mempengaruhi tingkat pengetahuan karyawannya. Semakin efektif komunikasi yang dilakukan maka akan meningkatkan pengetahuan karyawan sesuai dengan tujuan organisasi. Dengan meningkatnya pengetahuan
tersebut mampu membawa organisasi atau perusahaan menjadi
besar. Ini dikarenakan karyawan merupakan komponen terpenting dalam organisasi, sehingga pengetahuan dari karyawan berpengaruh terhadap organisasi. Untuk itu, penulis mengadakan suatu penelitian yang dilakukan di PT Arga Bangun Bangsa atau lebih dikenal dengan ESQ LC. Alasan penulis memilih ESQ LC sebagai obyek penelitian karena ESQ LC merupakan salah satu lembaga pelatihan kepemimpinan terbesar di Indonesia dengan jumlah karyawan lebih dari 400 orang karyawan15 dan informasi yang penulis dapat, PT. Arga Bangun Bangsa merupakan perusahaan yang sudah menggunakan e-mail sebagai salah media penyebaran informasi yang sering digunakan sebagai media penyebaran informasi dibandingkan dengan media penyebaran informasi lainnya. ESQ
LC merupakan salah satu perusahaan besar yang sudah
memanfaatkan kecanggihan teknologi berupa media e-mail sebagai alat penyebaran informasi kepada para karyawannya dan mampu memanfaatkan
15
ESQ Leadership Center.2006. Buku Panduan Karyawan. PT. ABB:Jakarta.
12
e-mail
tersebut
sebagai
sarana
komunikasi
guna
mencegah
terjadinya
misunderstanding dan miscommunication di antara para karyawannya. Aliran informasi yang digunakan dalam media e-mail oleh PT. Arga Bangun Bangsa lebih bersifat formal dan informal, ini dikarenakan isi dari e-mail yang digunakan oleh PT. Arga Bangun Bangsa mengenai peraturan, tugas, kebijakan perusahaan, kalimat-kalimat motivasi, ucapan selamat ulang tahun kepada karyawannya, dan sebagainya. Alasan penulis memilih judul tersebut karena berdasarkan hasil wawancara singkat dengan staf HRD PT. Arga Bangun Bangsa bahwa di PT. Arga Bangun Bangsa belum ada penulis yang meneliti mengenai efektivitas email dan penulis ingin mengetahui seberapa efektif e-mail sebagai alat penyebaran informasi dalam peningkatan pengetahuan karyawan. Selain itu, data yang didapat oleh penulis dari wawancara singkat dengan staf ICT PT. Arga Bangun Bangsa bahwa karyawan PT. Arga Bangun Bangsa lebih sering menggunakan e-mail dibanding dengan media lainnya dan PT. Arga Bangun Bangsa sudah cukup lama menggunakan e-mail sehingga penulis ingin mengetahui seberapa efektif e-mail di PT. Arga Bangun Bangsa. PT Arga Bangun Bangsa yang berkantor di jalan Ciputat Raya No 1B Pondok Pinang Jakarta Indonesia, merupakan perusahaan yang bergerak dibidang Sumber Daya Manusia. PT Arga Bangun Bangsa atau yang lebih dikenal dengan ESQ Leadership Center merupakan perusahaan yang sudah menempatkan posisi
13
PR pada wilayah Top Manajemen, hal ini membuat komunikasi yang akan dilakukan oleh PR ESQ dapat berjalan dengan baik.16 Berdasar hal tersebut diatas, maka efektivitas penyampaian informasi kepada para karyawan merupakan salah satu hal yang penting untuk diperhatikan dengan lebih baik oleh perusahaan. Disini penulis tertarik untuk mengetahui Efektivitas E-Mail sebagai alat penyampaian informasi dalam peningkatan pengetahuan karyawan PT Arga Bangun Bangsa.
1.2.
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, dalam penelitian ini yang menjadi
masalah pokoknya adalah : “Sejauhmana Efektivitas E-Mail sebagai Alat Penyebaran Informasi dalam Peningkatan Pengetahuan Karyawan PT Arga Bangun Bangsa”?
1.3.
Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian yang hendak dicapai dari penelitian yang
dilakukan adalah untuk mengetahui dan menguraikan efektif atau tidaknya efektifnya e-mail sebagai alat penyebaran pengetahuan karyawan PT Arga Bangun Bangsa.
16
Ibid.
informasi dalam peningkatan
14
1.4.
Manfaat Penelitian 1.4.1. Manfaat Akademis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan ilmu dan teori Public Relations mengenai penerapan teori komunikasi organisasi dan teori teknologi komunikasi mengenai penggunaan e-mail sebagai alat penyebaran informasi dalam suatu organisasi. Selain itu, penelitian ini diharapkan mampu memberikan sumbangan ilmu mengenai penerapan dan pemanfaatan e-mail di dalam dunia public relations yang digunakan sebagai salah satu alat atau tools baru bagi praktisi public relations di era perkembangan teknologi. 1.4.2. Manfaat Praktis Memberikan sumbangan pikiran kepada PT. Arga Bangun Bangsa agar dapat dijadikan bahan evaluasi dan masukkan bagi perusahaan untuk mengetahui manfaat dari penggunaan e-mail sebagai alat penyampaian informasi kepada karyawan. Selain itu memberikan masukkan kepada PT Arga Bangun Bangsa tentang keefektivan penyampaian informasi dengan menggunakan teknologi e-mail dan dampak dari penggunaan email terhadap peningkatan pengetahuan para karyawannya.
