1
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah Ketergantungan manusia akan informasi semakin bertambah maka kualitas informasi harus selalu di tingkatkan. Beberapa faktor penentu kualitas informasi adalah keakuratan, ketepatan waktu, relevansi dan kemudahan untuk memperolehnya. Untuk memenuhi beberapa faktor tersebut, maka tidak cukup kalau pengelolaan data hanya mengandalkan fisik ditambah dengan peralatan bantu sekedarnya, melainkan dibutuhkan alat bantu yang berkecepatan tinggi dan sangat akurat dalam memproses data-data tersebut. Komputer merupakan alat bantu pengolah data yang dapat diandalkan. Tidak hanya kecepatannya, melainkan juga keakuratan dan daya tahannya untuk melakukan pemrosesan data dalam jumlah besar. kini komputer telah dijadikan teknologi pokok dalam pengolahan data dan penyajian informasi. Kelurahan adalah suatu instansi pemerintah terkecil yang berhubungan langsung dengan masyarakat dalam hal memberikan jasa pelayanan administrasi kependudukan. Kesibukan dan rutinitas masyarakat yang sangat tinggi menyebabkan
masyarakat
sangat
mengharapkan
pelayanan
administrasi
kependudukan yang cepat, akurat dan efisien. Kelurahan Cipadu saat ini melayani kebutuhan-kebutuhan masyarakat dimulai dari pembuatan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan berbagai macam surat keterangan.
2
Dalam melakukan pelayanan untuk pembuatan Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga pada Kelurahan Cipadu telah menggunakan komputer dalam pembuatannya, akan tetapi pembuatannya dilakukan secara terpisah dimana pada pembuatan Kartu Keluarga menggunakan aplikasi Microsoft Excel 1997 sehingga terjadi penumpukan file dan memperkecil ruang penyimpanan pada harddisk. Pada pembuatan Kartu Tanda Penduduk menggunakan aplikasi dengan bahasa pemrograman Pascal versi 5.0. Hal seperti ini telah menjadi masalah karena pada program aplikasi Pascal Versi 5.0 tersebut sering mengalami kerusakan dan hang, kemudian pihak Kelurahan Cipadu harus menginstal kembali program tersebut ke kantor kecamatan yang oleh kantor kecamatan secara otomatis akan menghilangkan data yang ada sebelumnya
tanpa dapat di back-up terlebih
dahulu. Pada pembuatan berbagai macam surat keterangan sampai pada pembuatan laporan kependudukan masih dilakukan secara manual. Kegiatan secara manual dengan menggunakan mesin ketik, pada pembuatan Surat Keterangan Kepindahan, Surat Keterangan Tempat Tinggal, Surat Keterangan kelahiran serta Surat keterangan Kematian masih menggunakan tulisan tangan. Permasalahan yang terjadi dalam kegiatan manual adalah tidak efisiennya waktu yang digunakan untuk memproses pelayanan kependudukan dalam pencarian data kependudukan di tumpukan arsip, kesulitan untuk mendapatkan laporan kependudukan yang cepat dan akurat dalam waktu singkat, resiko dapat hilang
3
dan rusaknya arsip kependudukan akibat tumpukan yang terlalu banyak dan tidak terawat. Dalam penulisan skripsi ini penulis ingin mencoba membuat suatu program aplikasi pada pelayanan administrasi kependudukan di Kelurahan Cipadu dengan menggunakan pengolahan database agar pengolahan data menjadi terintegrasi dan terorganisasi dalam satu tempat penyimpanan sehingga memudahkan pihak Kelurahan dalam pengoperasiannya dan memperkecil kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi serta memudahkan dalam pembuatan laporan kependudukan. Untuk merealisasikan hal tersebut diatas penulis mencoba untuk membuat rancangan database dan memilih judul skripsi yaitu “Program Aplikasi Pelayanan Administrasi Kependudukan Pada Kelurahan Cipadu Dengan Menggunakan Microsoft Acces 2002”. Dengan harapan agar dapat mengatasi permasalahan dalam pelayanan administrasi kependudukan pada kelurahan Cipadu.
1.2.
Batasan Masalah Mengingat keterbatasan waktu dan kemampuan penulis maka penulisan skripsi ini dibatasi hanya pada masalah yang terdapat di dalam bagian pelayanan administrasi kependudukan yang meliputi: 1. Pembuatan Kartu Keluarga (KK) 2. Pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
4
3. Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran (SKKL) 4. Pembuatan Surat Keterangan Kematian (SKKM) 5. Pembuatan Surat Keterangan Pindah (SKP) 6. Pembuatan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) 7. Pembuatan Laporan Kependudukan
1.3.
Rumusan Masalah Bagaimana agar tidak terjadinya penumpukan data, memperkecil kesalahan-kesalahan dalam penginputan data, pencarian data yang lebih cepat, resiko hilang dan rusaknya file, tampilan yang lebih menarik, sistem pelaporan yang lebih efisien dan akurat serta memaksimalkan kinerja petugas pelaksana Pengolahaan aplikasi Pelayanan Kependudukan di Kelurahan Cipadu.
1.4.
Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah agar mekanisme pelayanan administrasi kependudukan yang selama ini dilakukan secara terpisah di Kelurahan Cipadu dapat di integrasikan pada satu tempat penyimpanan, sehingga tidak terjadinya penumpukan data, memperkecil kesalahan dalam penginputan data, memudahkan dalam pencarian data penduduk, dan dapat terhindar dari rusak dan hilangnya file, serta dapat memaksimalkan kinerja petugas pelayanan kependudukan di Kelurahan Cipadu.
5
1.5.
Metode Penelitian Dalam penyusunan skripsi ini metode penelitian yang penulis gunakan adalah sebagai berikut : a. Pengamatan Langsung (Observasi) Yaitu pengamatan langsung terhadap kegiatan yang dilakukan dan berhubungan dengan masalah yang dibahas. b. Wawancara Yaitu penulis melakukan tanya jawab atau wawancara langsung kepada para Staff dan Lurah di Kelurahan Cipadu yang mengetahui kegiatan pelayanan administrasi kependudukan yang menjadi tugas rutin mereka. c. Studi Pustaka Yaitu proses pengumpulan data dengan cara mencari dan mempelajari literatur di perpustakaan dan diktat selama kuliah serta buku pedoman tugas akhir.
1.6.
Sistematika Penulisan Didalam penulisan skripsi ini penulis menyusun sistematika penulisan secara menyeluruh yang diharapkan dapat dimengerti tentang maksud dan tujuan dari isi masing-masing bab. Adapun sistematika penulisannya adalah sebagai berikut :
6
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini berisi uraian mengenai latar belakang masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan, metode penelitian dan sistematika dari penulisan ini. BAB II
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini penulis menerangkan mengenai definisi program aplikasi pelayanan administrasi kependudukan pada Kelurahan, Konsep Flow Of Document (FOD), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Pengertian Database, Normalisasi, Sekilas mengenal Microsoft Access 2002 dan Pengertian yang berkaitan dengan kependudukan. BAB III
TINJAUAN UMUM PADA KELURAHAN CIPADU
Bab ini berisikan mengenai sejarah singkat Kelurahan Cipadu, Struktur Organisasi dan uraian fungsi dan tugas. BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
Bab ini menguraikan prosedur pelayanan administrasi kependudukan yang berjalan, Flow Of Document yang mengambarkan prosedur yang berjalan, masalah yang dihadapi, usulan pemecahan masalah, menjelaskan Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Normalisasi, Struktur Database, rancangan Input-Output, Perangkat yang dibutuhkan dan langkah-langkah dalam menjalankan program aplikasi.
7
BAB V
PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari uraian-uraian pada bab-bab sebelumnya dan saran-saran penulis yang di pandang perlu di dalam pengolahan data agar terlaksana dengan baik.
