BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Tata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki sebuah perusahaan. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasana yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat kenyamanan, keefektifan, dan keefisienan dalam bekerja. Kantor dengan tata ruang yang tidak teratur pasti membuat tamu berpendapat bahwa kinerja kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya. Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan dapat menambah semangat kerja pegawai/karyawan dalam rangka mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak langsung peran dan suasana kantor sangat mendukung aktivitas kerja karyawan yang bekerja di kantor tersebut. Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya, dimana sumber daya manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dituntut dapat menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup, tempat untuk menempatkan perkakas, bahan-bahan dan bebas bergerak tanpa mengganggu teman-teman sekerjanya. Dengan adanya mesin atau tumpukan kertas, kepadatan tempat bekerja dapat berakibat buruk bagi kesehatan pegawai dan bagi produktifitasnya. Tidak semua perusahaan swasta maupun pemerintah memandang penataan ruang kantor sesuatu hal yang penting. Masih banyak ruang kantor yang tidak teratur dan menghambat keefektifan kerja setiap karyawan. Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung
Universitas Sumatera Utara
dengan manajemen perkantoran, menata ruang kantor merupakan kebutuhan dari perkantoran yang modern saat ini. Kantor adalah tempat penyediaan informasi dalam rangka memperlacar tugas maupun aktivitas-aktivitas disegala bidang, dengan demikian kantor merupakan tempat kegiatan diselenggarakannya aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan di berbagai unit dan merupakan proses untuk menangani informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan (menyalurkan) informasi. Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja (Sedarmayanti,2001:125). Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan metode untuk memahami dan menyusun alat-alat pembantu dan perlengkapan di dalam ruangan yang bertujuan untuk sarana bagi para karyawan yang ada di kantor tersebut. penataan letak ruangan kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan muatan ruangan, kegiatan pegawai, dapat menciptakan efisiensi kerja dan hasil yang maksimal, dimana penataan ruang kantor yang baik menambah kenyamanan bekerja dan kecintaan akan pekerjaan tersebut. fasilitas kantor seperti ruangan, peralatan dan fasilitas pendukung lainnya apabila peletakannya tidak tepat maka fasilitas tersebut tidak akan dapat di rasakan manfaatnya bagi kantor, oleh karena itu perlu adanya suatu pemikiran untuk dapat menciptakan suasana yang nyaman, teratur, aman, dengan fasilitas yang memang di perlukan oleh kegiatan kantor tersebut. Melakukan tugas kantor seperti yang sudah di defenisikan di atas memerlukan konsentrasi penuh karena yang melaksanakan pekerjaan tersebut adalah karyawan, semangat kerja karyawan dipengaruhi oleh lingkungan kerja. Oleh sebab itu pelaksanaan tata ruang kantor merupakan hal yang penting dari sebuah manajemen perkantoran untuk mengatur ruangan yang efesien
Universitas Sumatera Utara
menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, menyusun tempat kerja, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya, menyusun ruang kantor yang jauh dari pemborosan ruang
tengah, waktu maupun hal-hal yang merugikan
perusahaan tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai perusahaan.
B.
Perumusan Masalah
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka penulis tertarik dan ingin mengetahui “Sejauh mana Penerapan Tata Ruang Kantor pada Bagian Kemahasiswaan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung kelancaran kerja pagawai pada bagian kemahasiswaan di fakultas Ekonomi guna mencapai keefektifan kerja yang sesuai dengan apa yang menjadi tujuan organisasi?”.
C.
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis melakukan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui penerapan tata ruang kantor pada bagian kemahasiswaan dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D.
Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat tugas akhir ini adalah: 1.
Dapat dijadikan sebagai bahan masukan kepada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bahwa tata ruang kantor dan penyusunan alat-alat kantor
Universitas Sumatera Utara
dapat meningkatkan kelancaran kerja pegawai
dan mendukung pencapaian tujuan
perusahaan. 2.
Sebagai bahan tambahan pengetahuan bagi penulis, tentang tata ruang kantor yang baik serta menerapkan pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahan.
3.
Menambah pengetahuan wawasan dan referensi tentang tata ruang kantor yang baik.
E.
Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan
1.
Jadwal Kegiatan Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penulisan yang diperlukan
untuk bisa manajemen waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan penulis tugas akhir dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
Kegiatan
Minggu I
Minggu II
Minggu III
Persiapan Pengumpulan Data Penulisan Laporan Sumber: Penulis (2011) Jadwal kegiatan (survey) yang dilakukan penulis di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Tanggal 16 Mei 2011 Tanggal 23 Mei 2001 Tanggal 06 Juni 2011
Universitas Sumatera Utara
Kegiatan (survey) yang dilakukan penulis bertujuan untuk memperoleh data-data maupun informasi yang digunakan untuk mendukung penyelesaian Tugas Akhir saya. 2.
Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis
membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam Empat (4) Bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulis Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut: BAB I: PENDAHULUAN Dalam Bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey) dan sistematika penulisan. BAB II: PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari: Sejarah ringkas instansi, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas (job description). Serta tata ruang kantor di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB III: PEMBAHASAN Dalam Bab ini akan membahas tentang penataan tata ruang kantor, jenis-jenis tata ruang kantor, dan faktor-faktor fisik ruang kantor yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan. BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN Isi dari Bab ini merupakan kesimpulan, saran, dan penutup dari Tugas Akhir, dalam Bab ini penulis akan memberikan saran yang bermanfaat bagi perusahaan secara khusus dan pada pembaca secara umum.
Universitas Sumatera Utara
