BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip merupakan otak sebuah organisasi, karena arsip merupakan informasi terekam kegiatan atau aktivitas yang berlangsung secara terus-menerus. Suatu organisasi tidak dapat dipisahkan dengan arsip karena dengan adanya arsip menunjukan bahwa ada kegiatan yang dilaksanakan dan menghasilkan informasi. Menurut Undang-undang 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat 2 pengertian arsip adalah: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaankehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan bernegara.1 Sedangkan menurut Betty R. Ricks, Swafford & Gow dalam bukunya menyebutkan recorded information, regardless of medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in operation of the organization.2 Yang diartikan arsip sebagai informasi yang terekam dalam media atau karakteristik apapun dibuat dan diterima oleh suatu organisasi yang berguna bagi oprasional organisasi tersebut.
1
2
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2
Betty R,Ricks,Swafford & Gow, Information and Image Management, Record Syistem Approach (Ohio: South-Western Publishing co, 1992). Hlm 3.
2
Arsip dibedakan menjadi dua, arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam proses penyusunan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengerakan (motivating), pengawasan (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making) baik yang berlangsung dalam instansi atau organisasi.3 Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif yang memiliki fungsi yaitu arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.4 Arsip dinamis aktif merupakan salah satu unsur yang sangat menunjang dalam pengambilan keputusan maka arsip aktif harus tersedia ketika diperlukan.5 Arsip dinamis aktif di setiap organisasi memiliki retensi sendiri-sendiri, jadi arsip dinamis aktif yang ada di setiap organisasi memiliki retensi yang berbeda. Jika arsip tersebut masih dalam retensi aktif maka arsip itu sudah pasti masih digunakan dalam kelangsungan kerja organisasi tersebut. Jika masa retensi aktif telah habis maka arsip tersebut menjadi inaktif.
3
Ig. Wursanto, Kearsipan I (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 103.
4
Ibid., hlm.29.
5
Manajemen Kearsipan Dinamis, (Jakarta: Kerjasama Jendral Pendidikan Tinggi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002), hlm. 88.
3
Arsip dinamis aktif sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan dalam kelangsungan aktifitas yang berlangsung dalam organisasi atau instansi yang terkait. Arsip dinamis aktif menurut penggunaan merupakan arsip yang masih diperlukan dalam penyelenggaraan kerja.6 Arsip dinamis aktif tercipta pada saat berlangsungnya aktifitas dalam penyelenggaraan kegiatan kerja. Salah satu fase kegiatan dalam arsip dinamis aktif adalah korespondensi. Korespondensi merupakan kegiatan surat-menyurat yang berfungsi sebagai alat penghubung dan pencatatan.7 Kegiatan surat-menyurat ini menghasilkan arsiparsip yang banyak yang disebut sebagai arsip korespondensi, seperti surat dinas resmi, surat perjanjian, laporan, dan lain sebagainya. Arsip-arsip sebagian besar bermedia kertas, sehingga memerlukan perhatian dari pengolah untuk melakukan penataan yang baik dan benar sesuai sistem penataan berkas. Hal ini diperuntukkan agar tidak menimbulkan berbagai permasalahan dalam sebuah intansi, seperti banyaknya ruang yang dipakai, sulit untuk menemukan kembali, dan lain sebagainya. Sistem penataan berkas adalah sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip, untuk memudahkan penemuan kembali dengan cepat saat dibutuhkan sewaktu-waktu. Dalam penyimpanan arsip yang perlu diperhatiakan adalah pengelompokkan arsip berdasarkan dengan isi permasalahannya. Menurut Drs.
6
7
Ibid, hlm. 28
Boedi Martono, Arsip Korespondensi: Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hlm. 48.
4
Boedi Martono, pengertian penataan adalah mengatur, menyusun sehingga bentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. Kegiatan pemberkasan mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penataan berkas pada tempat penyimpanan. Pemberkasan dikatakan baik ketika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.8 Semua kegiatan ini dilakukan oleh instansi yang memiliki arsip korespondensi sebagai wujud dari aktivitas surat-menyurat yang dilakukan setiap saat. Sebuah instansi sudah pasti memerlukan arsip korespondensi untuk kelengkapan pelayanan informasi saat dibutuhkan. Sehingga arsip secara keseluruhan merupakan aset penting yang harus ditata dengan baik sesuai prosedur. Hal ini setidaknya terlihat di Arsip Universitas Gadjah Mada yang mengelola arsip Univesitas Gadjah Mada sejak berdirinya pada tahun 1949 bahkan sebelumnya yang memiliki nilai penting dan kemungkinan akan disimpan permanen. Sehingga dengan bertambahnya waktu, arsip yang tercipta semakin banyak. Arsip Universitas Gadjah Mada merupakan salah satu lembaga kearsipan yang berada di perguruan tinggi yang berfungsi untuk mengelola dan membina kearsipan sebagai sumber informasi untuk kepentingan administrasi, penelitian, dan publikasi. Arsip universitas lebih mengacu pada pengelolaan arsip statis, yakni arsip-arsip yang sudah tidak lagi digunakan oleh unit penciptanya tetapi masih
mempunyai
8
nilai
guna
kesejarahan
dan
disimpan
permanen.
Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1992), hlm. 21.
5
Pengelolaannya berbeda dengan pengelolaan arsip inaktif seperti melaksanakan akuisisi dan penilaian arsip, deskripsi, restorasi/pemeliharaan, layanan informasi, dan sumber publikasi. Selain bertanggung jawab membina pengelolaan arsip statis, Arsip Universitas Gadjah Mada juga bertanggung jawab membina pengelolaan arsip dinamis. Pembinaan pengelolaan arsip dinamis baik arsip dinamis aktif maupun arsip dinamis inaktif ini meliputi kegiatan seperti: (1) pengembangan kebijakan prosedur kearsipan dinamis; (2) penyediaan arsip dinamis, penilaian, retensi, dan disposisi; (3) pengelolaan records center; (4) pengembangan sistem informasi digital,
manajemen
formulir,
manajemen
file
aktif,
penanganan
mail,
repographics, program arsip vital; dan (5) program bimbingan teknis. Selain itu dalam menjalankan fungsinya tersebut, arsip Universitas Gadjah Mada menghasilkan atau menciptakan arsip-arsip dinamis, termasuk arsip korespondensi dengan volume yang banyak seiring dengan bertambahnya waktu. Memahami keadaan tersebut, menuntut adanya penanganan untuk menghindari penumpukkan arsip, seperti halnya arsip korespondensi. Sehingga penulis memilih instansi ini sebagai tempat pelaksanaan praktek kerja lapangan karena mempertimbangkan hal tersebut. Selain itu, di instansi ini sudah ada dua orang yang melaksanakan praktek kerja lapangan sebelumnya dengan judul Tugas Akhir, yaitu Preservasi Arsip Kovensional, dan Pengelolaan Arsip Kartografi.9
Vinis Daya M. Zega, “Preservasi Arsip Konvensional di Arsip Universitas Gadjah Mada” Laporan Tugas Akhir Pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2014; Merlin Zalukhu, “Pengelolaan Arsip Kartografi di Arsip Universitas Gadjah Mada” Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2015. 9
6
Namun penulis berbeda konsentrasi yaitu kearsipan dinamis dengan judul Penataan Arsip Korespondensi. Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi arsip korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada? 2. Bagaimana penataan arsip korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada? 3. Apa saja sarana dan prasarana penataan arsip korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada? 4. Kendala apa saja yang dihadapi dalam penataan arsip korespondensi yang dilakukan di Arsip Universitas Gadjah Mada?
B. Tujuan Tugas Akhir Tujuan disusunnya Tugas Akhir (TA) dengan judul “Penataan Arsip Korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada, Universitas Gadjah Mada” adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui kondisi arsip korespondensi yang ada di Arsip Universitas Gadjah Mada. 2. Untuk mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk penataan arsip korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada. 3. Untuk mengetahi penataan arsip korespondensi yang diterapkan Arsip Universitas Gadjah Mada. 4. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam melaksanakan penataan arsip korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada.
7
C. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data ini dilakukan sebelum dan saat melakukan praktik kerja lapangan. Dalam melakukan praktik kerja lapangan serta penulisan tugas akhir, pengumpulan data sangat diperlukan untuk mewujudkan tujuan pelaksanaan praktik kerja lapangan karena memberikan informasi secara lengkap terhadap tema yang akan ditulis. Ada beberapa metode pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian dan praktik kerja lapangan yaitu sebagai berikut: 1. Studi Pustaka Metode ini dilakukan dengan mencari referensi buku di perpustakaan atau di toko-toko buku untuk mendapatkan bahan-bahan dan teori-teori yang lebih mendalam mengenai topik yang dibahas dan dipraktikkan pada kegiatan praktik kerja lapangan. Dengan adanya dukungan teori yang lengkap dari metode ini akan menambah wawasan ilmu bagi penulis sehingga bisa menganalisis data-data dan membantu dalam menghadapi segala permasalahan di lapangan yang berkaitan dengan topik yang diangkat oleh penulis dengan mantap dan siap. 2. Observasi-Partisipasi Metode ini dilakukan dengan cara mengamati secara langsung penataan arsip terutama penataan arsip korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada. Dalam observasi melibatkan dua komponen yaitu pelaku observasi (disebut sebagai observer) dan obyek yang di observasi (disebut sebagai observe).10 Observasi ini membantu untuk merumuskan seberapa besar masalah kearsipan
10
Sukandarrumidi dan Haryanto, Dasar-dasar Penulisan Proposal Penelitian (Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2008), hlm. 35.
8
yang ada dan dapat menyusun langkah alternatif untuk menyelesaikan masalahmasalah tersebut. Selain melakukan pengamatan atau observasi juga ikut secara langsung terlibat dalam kegiatan instansi yang dipilih tempat melakukan penelitian dan praktik kerja lapangan. Melakukan kegiatan dan mengikuti peraturan kerja yang diterapkan selama pratik kerja lapangan berlangsung. Ini bertujuan sebagi proses untuk mendapatkan pengalaman kerja dalam suatu organiasi atau instansi supaya siap untuk terjun ke dunia kerja. 3. Wawancara Metode ini dilakukan secara langsung kepada pengajar dan juga kepada pegawai arsip maupun kepada pimpinan di Arsip Universitas Gadjah Mada. Tujuan wawancara adalah untuk mendapatkan data secara langsung dalam waktu yang singkat dari interviewe (orang yang diinterview) dari interviewer (orang yang menginterview).11 Wawancara ini merupakan metode yang digunakan untuk mencari dan menggali informasi atau data yang akurat secara langsung kepada orang yang menguasai atau berkompeten di bidangnya sesuai dengan objek yang diteliti. Wawancara yang dilakukan kepada pihak pengajar betujuan agar dalam menjalankan Praktik Kerja Lapangan penulis tetap mendapat bimbingan sehingga dapat menjadi bekal menghadapi segala kemungkinan dalam melaksanakan praktik kerja lapangan. Selain itu wawancara juga dilakukan kepada pimpinan ataupun pegawai di Arsip Universitas Gadjah Mada, sebagai pihak yang memiliki
11
Ibid., hlm. 46.
9
arsip untuk mendapatkan data-data yang sangat membantu untuk dapat mencapai tujuan kegiatan Pratik Kerja Lapangan.
D. Tinjauan Pustaka Untuk mempermudah proses penulisan Tugas Akhir dibutuhkan referensi beberapa buku. Referensi tersebut disesuaikan dengan tema yang diambil dalam penulisan Tugas Akhir. Buku pertama yaitu buku karangan Zulkifli Amsyah yang berjudul Manajemen Kearsipan diterbitkan di Jakarta oleh PT. Gramedia Pustaka Utama. Secara garis besar buku ini membahas mengenai prosedur kearsipan dengan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem kronologis, sistem abjad, sistem nomor, sistem geografis dan sistem subyek. Buku kedua yaitu buku dengan judul Kearsipan 1 yang disusun oleh Ig. Wursanto yang diterbitkan di Yogyakarta tahun 1991 oleh Kanisius. Secara umum buku ini membahas tentang pengertian dan pengelolaan arsip dengan beberapa aspek yang ada, sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis aktif, undang-undang kearsipan, perlindungan arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip. Bab V buku ini membahas asas penyimpanan warkat secara fleksible (aman, awet, efisien, dan luwes) seperti asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran (kombinasi). Buku ketiga berjudul Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan yang disusun oleh Boedi Martono, diterbitkan di Jakarta Tahun 1992. Buku ini secara garis besar membahas tentang peletakan dasar penyimpanan arsip dan perkembangan sistem pemberkasan. Bab II buku ini membahan penataan arsip dinamis aktif dan menjelaskan sistem pemberkasan yang digunakan dalam
10
penataan arsip dinamis aktif, yaitu didasarkan pada sistem angka, sistem abjad, dan sistem masalah. Buku ini memberitahukan peralatan yang digunakan untuk penataan arsip dinamis aktif adalah folder, guide, rak lemari, dan filing cabinet. Buku
keempat
berjudul
Arsip
Korespondensi:
Penciptaan
dan
Penyimpanan Dalam Manajemen Kearsipan, karya Boedi Martono yang diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan di Jakarta pada tahun 1997. Buku ini secara garis besar membahas tentang rancangan formulir, manajemen formulir, manajemen laporan, korespondensi, dan manajemen direktif. Bab yang relevan dengan judul Tugas Akhir ini terdapat pada Bab V, yaitu penyimpanan dan pengendalian arsip korespondensi. Buku kelima berjudul Information and Image Management,Record Syistem Approach yang disusun oleh Betty R. Ricks, Swafford & Gow, diterbitkan di Ohio tahun 1992 oleh South-Western Publishing-co. Buku ini mencakup semua aspek Records Management System. Buku ini secara garis besar membahas tentang Records Management, evaluasi arsip dinamis, mengulas tentang manajemen arsip dinamis aktif, penciptaan dan pengendalian arsip dinamis, dan pengaturan dan pengeditan program manajemen arsip dinamis. Untuk membantu penulisan Tugas Akhir terdapat bab manajemen arsip dinamis aktif (Active Records). Bab ini mencakup semua tentang arsip dinamis aktif mulai dari asas kearsipan instansi, gambaran kebutuhan dan fasilitas yang dibutuhkan dalam manajemen arsip dinamis aktif, komponen yang dibutuhkan instansi dan pembuatan prosedur penyimpanan arsip dinamis aktif secara manual. Prosedur penyimpanan secara manual disini dijelaskan manual operation and retrieval
11
refers to the processof storing and retivering records without the aid of mechanical or automated.12 Secara garis besar membahas tentang proses penyimpanan dan temu balik arsip secara manual tanpa alat bantu mekanis atau otomatsi. Proses ini dimulai dengan mengumpulkan arsip dan mengeluarkan arsip, pola pengindeksan dan kode sampai tunjuk silang untuk memudahkan pencarian arsip. E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul “Penataan Arsip Korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada” terdiri dari 4 bab. Untuk memberikan gambaran tugas akhir ini secara singkat, maka diuraikan sebagai berikut: Bab pertama yaitu pendahuluan. Bab ini berisikan tentang latar belakang masalah yang menjadi dasar dalam melakukan praktik kerja lapangan, rumusan masalah, tujuan pelaksanaan praktik kerja lapangan, metode pengumpulan data dan tinjauan pustaka. Bab kedua akan membahas gambaran umum Arsip Universitas Gadjah Mada. Bab ini berisi tentang sejarah terbentuknya, visi, misi, tugas pokok dan struktur organisasi serta gambaran umum Arsip Universitas Gadjah Mada. Bab ketiga yaitu membahas permasalahan yang menjadi pokok penulisan tugas akhir ini yaitu bagaimana kondisi arsip korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada, bagaimana sarana dan prasarana penataan arsip korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada, apa saja sarana dan prasarana penataan arsip korespondensi di Arsip Universitas Gadjah Mada, kendala apa saja yang dihadapi 12
Betty R. Ricks, Swafford & Gow, op.cit.,hlm 113.
12
dalam penataan arsip korespondensi yang dilakukan di Arsip Universitas Gadjah Mada. Bab empat berupa penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban atas rumusan masalah yang telah disusun, yang secara garis besar mencakup kondisi arsip, penataan arsip korespondensi, saranan dan prasarana penataan arsip korespondensi, dan kendala yang dihadapi dalam penataan arsip korespondensi. Saran berisi mengenai saran penulis terkait dengan kekurangan dan kendala dalam dalam kegiatan penataan arsip korespondensi sehingga menjadi lebih baik.
