BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penilaian kinerja (performance appraisal) pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efesien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. Organisasi merupakan sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Menurut Koontz dan O’ Donnel (2001:4) yaitu, “Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dalam dimaksudkan untuk mencapai koordinasi yang struktural, baik secara vertikal, maupun secara horizontal diantara posisiposisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan”. Untuk mencapai tujuan yang diharapkan dari setiap organisasi maka kegiatan kesekretariatan dan administrasi harus mendapat perhatian dan pengorganisasian yang baik. Kegiatan kesekretariatan dan administrasi mutlak dijalankan secara profesional oleh tenaga-tenaga terampil yang sudah terampil. Kesekretariatan dan administrasi adalah merupakan hayat hidup organisasi, dengan demikian organisasi itu dapat bertumbuh, berkembang dan bergerak. Pimpinan yang bijaksana menyadari betapa
Universitas Sumatera Utara
pentingnya kesekretariatan dan administrasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Untuk memperlancar tugas-tugas pimpinan khususnya
yang
berkaitan dengan kesekretariatan dan
administrasi. Orang yang akan membantu tugas-tugas pimpinan pada umumnya disebut sekretaris atau staf administrasi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata “secretum” dalam bahasa latin yang berarti “rahasia”. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan. Tetapi seiring dengan perkembangannya sekretaris yang pada mulanya bertanggung jawab atas hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya hanya menyimpan dokumen-dokumen rahasia, semakin hari tanggung jawabnya menjadi berkembang sesuai dengan perkembangan kesibukan dari orang atau pimpinan yang memberikan tugas kepada sekretaris tersebut. Perkembangan kesibukan ini seperti menyusun rencana, mencari tenaga kerja, membeli bahan-bahan untuk keperluan kantor, keperluan produksi, ataupun untuk memesan barang yang akan dijual kembali, mempersiapkan rapat, menggunjungi tamu, membuat konsep untuk membalas surat-surat dan mengetiknya, menyimpan dokumen-dokumen
Universitas Sumatera Utara
penting, menyetor uang ke bank ataupun sebaliknya mengambil uang dari bank, menerima telepon dan lain sebagainya. Sebagai konsekuensi logis akibat dari perkembangan tugas pimpinan ini maka tugas sekretaris berkembang mengikuti irama perkembangan tugas pimpinan, perkembangan ini tentu saja merupakan tantangan yang positif bagi profesi sekretaris untuk lebih efektif dan efesien dalam menjalankan kinerjanya sebagai sekretaris. Praktek perkantoran (Ritonga, 2009:5-9). Arti kata efesien menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, yaitu “Efesien adalah tepat atau sesuai untuk mengerjakan, menghasilkan sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya, mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat berdaya guna, bertepat guna”. Sedangkan defenisi dari efesiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimun. Efesiensi mengangap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, efesien hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan
antara
masukan
dan
keluaran
yang
diterima.
http://dianmut.blogspot.com/. Kinerja dalam organisasi merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan, sedangkan menurut Sulistiyani (2003:223) yang mengatakan bahwa,”Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan usaha dan kesempatan yang dapat
Universitas Sumatera Utara
dilihat dari hasil kerjanya”. http://id.wikipedia.org/wiki/kinerja. Dan menurut Mathis dan Jackson (2001:82) faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja indivindu tenga kerja, yaitu: kemampuan mereka , motivasi dukungan yang diterima, keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, dan hubungan mereka dengan organisasi. Penilaian kinerja (performance appraisal) pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan suatu organisasi secara efektif dan efesien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. Penilaian kinerja indivindu sangat bermamfaat bagi dinamika pertumbuhan organisasi secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka dapat diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana efesiensi kinerja karyawan. http://id.wikipedia.org/wiki/kinerja. Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui efesiensi kinerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi, maka dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul “Efesiensi Kinerja Pada Bagian Sekretariat Dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Universitas Sumatera Utara
B. Perumusan Masalahan Sesuai dengan pembahasan maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: “Bagaimana Efesiensi Kinerja Sekretariat Dekan Terhadap Tugas Dan Tanggung Jawab Serta Perananya Di
Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penulis memilih judul ini adalah : Untuk mengetahui efesiensi kinerja sekretaris Dekan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian: 1. Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai peran dan
tanggung
jawab
sekretaris
dalam
organisasi
serta
memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.
Universitas Sumatera Utara
b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti–peneliti yang tertarik pada objek yang sama. c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang job Desciption sekretaris Dekan di Fakultas Ekonomi USU dan sejauh mana efesiensi kinerjanya. 2. Bagi Instansi a. Memberikan bahan masukan bagi sekretaris dekan dalam melaksanakan kegiatannya pada masa akan datang. b. Memberikan
sumbangan
pemikiran
dan
evaluasi
terhadap
pelaksanaan fungsi dan tugas terhadap efesiensi kinerja sekretaris dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara JL. Prof. T.M Hanafiah, SH Kampus USU Medan dan jadwal kegiatan persiapan tugas akhir ini dimulai tanggal 16 Januari 2012 setelah penulis menyelesaikan ujian akhir semester ganjil 2011 dan semenjak disetujuinya pengerjaan Tugas Akhir oleh Kasubbag. Akademik yakni Fepty Aniar, SE. Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan survei dan observasi yang dilaksanakan pada saat penulis mengikuti magang di bagian sekretaris dekan. Pada tahap ini penulis terjun langsung ke lapangan untuk
Universitas Sumatera Utara
memperoleh data tugas dan peranan sekretaris dekan dan efesiensi kinerjanya di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah melakukan observasi dan survei, penulis menulis laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir, dimana dalam penulisannya penulis akan dibimbing oleh dosen pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian Penulis No
Kegiatan
Minggu Ke I
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
II
III
Sumber: penulis (2012)
F. Sistematika Penulisan Penulisan tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan beberapa babnya dibagi antara beberapa sub bab antara lain: BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, maksud, tujuan penelitian, dan rencana penelitian yang terdiri dari jadwal survei dan observasi serta rencana isi. BAB II
: PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI
Universitas Sumatera Utara
Bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat perusahaan/instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB III
: PEMBAHASAN DAN TOPIK PENELITIAN
Bab ini diuraikan mengenai pengertian efisiensi
dan kinerja serta
kelengkapan sarana dan prasarana sekretaris Dekan
dalam menunjang
pelaksanaan
tugas dan tanggung jawabnya sehingga setiap tugas dan
tanggung jawab tersebut dapat dilakukan dengan efesien. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan diuraikan kesimpulan dan saran mengenai Efesiensi Kinerja sekretaris Dekan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
