1
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN RUMUSAN MASALAH Informasi dalam kehidupan ini merupakan suatu hal yang sangat penting. Dalam waktu ke waktu cara untuk mendapatkan suatu informasi juga mulai berkembang dan sangat beragam. Mulai dari dunia maya (internet), koran, majalah, makalah, buku, atau salah satunya arsip (baik arsip tekstual, arsip foto, atau arsip kartografi). Dari semua itu kita bisa mendapatkan semua informasi yang kita mau sesuai dengan yang dibutuhkan untuk kepentingan pribadi atau suatu organisasi/ instansi. Salah satu sarana dimana kita bisa mendapatkan suatu informasi itu adalah arsip. Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan
sebagai
“warkat”,
pada
pokoknya
dapat
diberikan
pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula.1 Berdasarkan pengertian
tersebut
dapat
disimpulkan bahwa
arsip
merupakan suatu informasi yang terekam atau tercipta karena adanya suatu kegiatan yang diciptakan dan diterima oleh suatu organisasi atau instansi negara ataupun swasta serta perseorangan. Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor
1
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hlm. 1.
2
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.2 Selain sebagai salah satu sumber informasi, arsip juga merupakan suatu tanda bukti yang artinya arsip dapat digunakan sebagai barang bukti atas terjadinya suatu kegiatan atau peristiwa di masa lampau. Barang bukti ini juga digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan baik secara individu, kelompok, maupun organisasi/ instansi. Seperti halnya akta tanah, akta pendirian suatu perusahaan, atau akta lahir merupakan arsip penting yang digunakan sebagai barang bukti kepemilikan dan butki pertanggung jawaban. Arsip juga terdiri dari beberapa macam, antara lain arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3
Arsip dinamis sendiri
dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih terus menerus digunakan atau masih memiliki frekuensi penggunaan yang tinggi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang masih digunakan tetapi frekuensi penggunaannya telah
2
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat 2
3
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat 3
3
menurun atau arsip yang penggunaannya sudah mulai jarang. Karena penggunaan arsip dinamis inaktif yang sudah mulai jarang tersebut, maka biasanya arsip dinamis inaktif tidak akan disimpan dan dipelihara lagi di unit kerja melainkan disimpan dan dipelihara di dalam suatu tempat yang khusus untuk menyimpan arsip dinamis inaktif (record center). Di dalam record center tersebut arsip dinamis inaktif akan ditata sesuai dengan kode klasifikasi yang dibuat. Hal ini bertujuan agar dalam penyimpanan lebih rahasia dan proses temu balik arsip dinamis inaktif menjadi lebih efisien. PT. TASPEN (Persero) merupakan salah satu perusahaan yang menyelenggarakan
pembayaran
pensiun.
Perusahaan
ini
didirikan
atas
pembentukan program Tabungan Hari Tua Pegawai Negeri yang ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1963 tentang Pembelanjaan Pegawai Negeri dan Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1963 tentang Tabungan Asuransi dan Pegawai Negeri. PT. TASPEN (Persero) sendiri berdiri di beberapa kota hampir diseluruh Indonesia. Perusahaan ini juga terdiri dari sub bidang yang setiap bidangnya menjalankan fungsinya masing-masing. Karena PT. TASPEN (Persero) merupakan sebuah perusahaan yang besar, maka arsip atau dokumen perusahaan yang diciptakan pun tidak sedikit. Dokumen perusahan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau
4
didengar.4 Untuk itu penataan arsip di PT. TASPEN (Persero) ini harus sangat diperhatikan mengingat pentinganya arsip-arsip tersebut. Dari gambaran tesebut, dapat di rumuskan permasalahan sebagai berikut : Bagaimana kondisi arsip dinamis di Bidang Umum dan SDM PT. TASPEN (Persero) cabang Yogyakarta?, Bagaimana penataan arsip dinamis di Bidang Umum dan SDM PT. TASPEN (Persero) cabang Yogyakarta?, Apa kendala yang dihadapi dalam proses penataan arsip dinamis?
B. TUJUAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN Tujuan utama dalam penulisan proposal Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah : 1. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana melakukan penataan arsip dinamis yang baik dan tepat sesuai dengan prosedur di PT. TASPEN (Persero). 2. Untuk mengetahui metode dan sistem penataan arsip dinamis di PT. TASPEN (Persero) yang bertujuan agar mahasiswa dapat membandingkan antara praktik di lapangan atau suatu instansi dengan materi yang diajarkan selama perkuliahan. 3. Untuk mengetahui masalah-masalah yang terjadi dalam penataan arsip dinamis di PT. TASPEN (Persero). 4
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, Pasal 1 ayat 2
5
C. METODE PENGUMPULAN DATA Metode pengumpulan data yang digunakan oleh penulis untuk mendapatkan data-data maupun informasi yang relevan dengan topik penulisan tugas akhir Penataan Arsip Dinamis di Bidang Umum dan SDM PT. TASPEN (Persero) Cabang Yogyakarta, yaitu metode observasi dan partisipasi, metode wawancara, dan metode studi pustaka. a. Metode Observasi dan Partisipasi
Observasi merupakan pengamatan; peninjauan secara cermat. 5 Dengan cara melakukan metode observasi ini, penulis dapat mengamati secara cermat atau meninjau secara langsung ke PT.TASPEN (Persero) guna mendapatkan informasi maupun data yang bisa digunakan penulis untuk menulis tugas akhirnya sesuai dengan judul yang penulis pilih. Partisipasi merupakan keikutsertaan dalam melakukan suatu kegiatan. Di sini selain melakukan observasi penulis juga ikut berpartisipasi dalam melakukan penataan arsip dinamis dan arsip personal file di PT. TASPEN (Persero) khususnya di Bidang Umum dan SDM. b. Metode Wawancara Wawancara merupakan cara untuk mengumpulkan data yang dilakukan oleh beberapa orang dengan cara melalui percakapan secara langsung. Wawancara dilakukan oleh narasumber dan orang yang mengajukan pertanyaan. Dengan cara ini penulis dapat mendapatkan informasi maupun data dari para staf ahli/ petugas kearsipan di PT. TASPEN (PERSERO) selama penulis melakukan praktek kerja lapangan di tempat tersebut. 5
623.
Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakarta: Balai Pustaka, 1988), hlm.
6
c. Metode Studi Pustaka Metode studi pustaka merupakan metode pengumpulan informasi atau data melalui bahan pustaka yang sering digunakan oleh para penulis atau peneliti untuk membantu dalam penulisannya. Dengan metode ini penulis akan mendapatkan informasi atau data guna menjawab rumusan masalah maupun mendapatkan informasi atau data untuk membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhirnya sesuai dengan judul yang telah penulis pilih yaitu “Penataan Arsip Dinamis dan Arsip Personal File di Bidang Umum dan SDM PT. TASPEN (Persero)”. Saat menggunakan metode studi pustaka ini, penulis mengunjungi perpustakaan Prodi Kearsipan serta perpustakaan PT. TASPEN (Persero) untuk mendapatkan bahan.
D. TINJAUAN PUSTAKA Buku pertama yang akan digunakan sebagai referensi dalam pembuatan penulisan laporan tugas akhir adalah Manajemen Kearsipan karangan Zulkifli Amsyah yang diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama pada tahun1995. Dalam buku ini terdapat XIII bab dan diantara XIII bab itu terdapat satu bab yang menjelaskan tentang “Prosedur Kearsipan”. Buku kedua yang akan digunakan sebagai bahan pustaka adalah Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Gava Media pada tahun 2005. Pada buku ini terdapat
XIII bab yang secara garis besar membahas
penggunaan komputer
dalam kearsipan. Sedangkan dalam bab III buku ini
menjelaskan
Prosedur
tentang
Kearsipan,
Prosedur
Pencatatan
dan
7
Pendistribusian, serta Prosedur Penyimpanan. Selain itu pada bab V buku ini juga menjelaskan tentang Sistem Penyimpanan. Buku ketiga yang akan penulis gunakan selanjutnya adalah Information and Image Management A Records System Approach karangan Betty R. Ricks yang diterbitkan oleh South-Western Punlishing Co tahun 1992. Buku ini terdiri dari 6 part yang berisi mengenai arsip dinamis. Informasi yang bisa penulis dapatkan untuk menjadi referensi dalam pembuatan tugas akhir berada pada Part 4 Inactive Records (10 Inactive Records Management). Secara keseluruhan pada Part 4 ini membahas tentang Purposes of Records Center, Records Center Facilities, Site Location, Space Utilization, Records Transfer, Records ChargeOut and Follow-Up.
E. SISTEMATIKA PENULISAN Laporan Tugas Akhir yang berjudul Penataan Arsip Dinamis dan Arsip Personal File Di Bidang Umum dan SDM PT. TASPEN (Persero) ini terdiri dari empat bab. Untuk memberikan gambaran secara jelas dan menyeluruh tentang pembahasan, sistematika penulisan laporan tugas akhir ini dibagi yaitu sebagai berikut : Bab I yang merupakan Pendahuluan dari laporan tugas akhir. Pada bab ini membahas tentang latar belakang dan rumusan masalah,tujuan praktik kerja lapangan, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, sistematika penulisan laporan, serta jadwal praktik kerja lapangan.
8
Bab II merupakan Profil PT. TASPEN (Persero) yang merupakan tempat melakukan praktek kerja lapangan. Dalam bab ini membahas tentang sejarah singkat berdirinya PT. TASPEN (Persero), makna logo PT. TASPEN (Persero), lokasi, visi dan misi instansi, lima nilai utama instansi, struktur organisasi, program yang dikelola oleh PT. TASPEN (Persero), serta pengorganisasian kearsipan di PT.TASPEN (Persero). Bab III merupakan Pembahasan yang berisi tentang proses pelaksanaan kegiatan penataan arsip dinamis di Bidang Umum dan SDM PT.TASPEN (Persero), alat-alat yang digunakan dalam penataan arsip, serta kendala dalam penataan arsip dinamis di tempat tersebut. Bab IV merupakan Penutup dari laporan tugas akhir. Dalam penutup ini penulis menuliskan tentang kesimpulan dari keseluruhan isi laporan tugas akhir selama mengikuti praktik kerja lapangan serta saran yang diberikan kepada PT. TASPEN (Persero).
