BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Proyek
Setiap organisasi selalu memerlukan tempat untuk melaksanakan kegiatan yang
berkenaan dengan organisasinya seperti kegiatan pengumpulan informasi, pencatatan informasi, pengolahan informasi, sampai dengan penyaluran informasi dan
komunikasi. Maka dari itu perlu diciptakan stabilitas kinerja perusahaan, dengan
dukungan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas serta sarana dan peralatan
peralatan dalam menunjang kegiatan operasionalnya dalam rangka mencapai tujuan. Adapun sarana pokok untuk melaksanakan kegiatan perusahaan adalah adanya ruangan untuk bekerja yang biasa disebut kantor. Kantor adalah laksana otak, karena para manajer dan pimpinan mengendalikan seluruh kegiatan organisasi dan pekerjaan dari kantor. Dengan demikian, kantor memerlukan manajemen yang baik supaya berjalan efektif. Menurut Sedarmayanti (2009: hal...2), kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
Proses
penanganan
informasi
tersebut,
mulai
dari
menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi. Kegiatan tersebut diselenggarakan untuk mencapai tujuan kantor diantaranya adalah menyediakan keterangan-keterangan lengkap dan akurat, menciptakan suasana kantor yang harmonis dan menyeluruh, mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien, serta memberikan pelayanan kepada masyarakat atau tamu perusahaan secara optimal. Sedangkan peralatan-peralatan kantor guna menunjang optimalisasi pekerjaan kantor berupa meja kerja, unit komputer, lemari arsip, telepon, filing cabinet, dan sebagainya. Produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan dipengaruhi oleh penataan ruang kerja (layout), baik dalam arti positif maupun negatif. Menurut Quible (2005: hal. 61), layout sebuah kantor akan mempengaruhi
1
kedinamisan suatu tempat kerja. Oleh karena itu, pemilihan layout harus menjadi
salah satu agenda dari pihak manajemen, karena akan mempengaruhi produktivitas sebuah organisasi. Mengingat hal tersebut, desain kantor yang efektif sekaligus
efisien mutlak diperlukan, yang semuanya tergantung pada tiga hal, yaitu peralatan, arus kerja, dan pegawai.
Berkaitan dengan perancangan tata ruang kantor, maka dibutuhkan pengetahuan
mengenai beberapa macam bentuk ruang kantor. Pengetahuan mengenai bentukbentuk ruang kantor tersebut digunakan agar sebelum membuat perancangan dapat diketahui bentuk yang sesuai dengan lahan atau luas lantai yang tersedia sehingga
penempatan bentuk tata ruang kantor dapat sesuai serta terancang dengan baik.
Salah satu perusahaan yang saat ini membutuhkan adanya perubahan penataan tata ruang kerja yaitu di PT PINDAD (Persero) pada Departemen Sekretariat Perusahaan (Setper). Pada saat ini, Departemen Sekretariat Perusahaan (Setper) memerlukan perubahan penataan tata ruang kantor. Kebutuhan akan penataan tata ruang kantor ini disebabkan karena tata ruang yang saat ini digunakan kurang baik, hal tersebut terlihat dari penataan meja, kursi, filing cabinet, dan perabot kantor yang tidak tertata dengan baik, serta tidak sesuai dengan azas rangkaian kerja. Menurut ahli tata ruang Muther (dalam The, 2007: hal. 198), azas rangkaian kerja maksudnya azas yang menempatkan para pegawai dan peralatan kerja yang sesuai dengan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Ketidaksesuai tersebut dapat menganggu kelancaran aktivitas kerja dan dapat menimbulkan penurunan kinerja dari para pegawai tersebut. Menurut hasil observasi Penulis, tata ruang kantor di Departemen Sekretariat Perusahaan (Setper) PT PINDAD (Persero) belum tertata dengan rapi dan belum sesuai dengan azas tata ruang yang baik yaitu azas jarak terpendek, rangkaian kerja, penggunaan segenap ruangan, perubahan susuanan tempat kerja, integrasi kegiatan, dan azas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai. Berikut adalah masalah-masalah yang terdapat pada Departemen Sekretariat Perusahaan (Setper) PT PINDAD (Persero), antara lain:
2
1. Penempatan meja kerja antar pegawai yang saling berhubungan belum tertata dengan baik. Meja kerja antar subdepartemen saling berjauhan ini
terlihat pada subdepartemen administrasi umum yaitu meja kerja
Kasubdepartemen administrasi umum berada di ruang kerja 1 (satu) sedangkan meja kerja para stafnya berada di ruang meja kerja 2 (dua). Hal ini menyebabkan alur kerja pegawai tidak efektif dan efisien.
2. Penempatan meja kerja pegawai dengan peralatan kantor yang saling berjauhan, mengakibatkan waktu pekerja tidak efektif dan efisien. Peralatan
kantor seperti printer, filing cabinet, dan lemari arsip diletakkan berjauhan dengan meja kerja pegawai yang sering menggunakan peralatan tersebut.
Sehingga pegawai harus berjalan sekitar 3-4 meter menuju peralatan kantor tersebut. 3. Azas rangkaian kerja yang digunakan pada Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero) tidak sesuai dengan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan atau yang berhubungan. Sehingga pekerjaan tidak bergerak maju dari permulaan sampai selesai. 4. Sirkulasi udara
yang kurang
baik
dan tidak adanya
AC (Air
Conditioner)/pendingin di dalam ruangan, mengakibatkan para karyawan merasa panas saat bekerja. 5. Ruangan Departemen Sekretariat Perusahaan PT PINDAD (Persero) di bagian belakang hanya berukuran 18 x 15 meter. Yang di terdiri dari 8 bagian ruangan, yaitu ruang kepala sekretariat perusahaan, ruang kerja 1 (ruang kerja pegawai yang terdapat pada bagian depan kantor), ruang kerja 2 (ruang kerja pegawai yang terdapat pada bagian belakang kantor), ruang kepala departemen sekretariat perusahaan, ruang dapur dan mushola, toilet perempuan, toilet laki-laki, serta ruang photocopy. Yang menjadi masalah terdapat pada ruang kerja 2, dimana pada ruang ini banyak peralatan kantor seperti meja kerja, lemari arsip, dan filing cabinet yang disimpan. Dan jumlah pegawai yang berkerja pada ruang kerja 2 ini adalah 6 orang dengan
3
ukuran ruangan ada 5 x 10 meter. Disini jelas terlihat ruang gerak pegawai sangat terbatas. Seringkali, saat berjalan di lorong jalan ruangan, terjadi
senggolan-senggolan yang tidak disengaja antara pegawai dengan pegawai
lainnya.
Berdasarkan pada permasalahan di atas serta mengingat begitu pentingnya
penyusunan tata ruang kantor dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Penulis
tertarik untuk membuat suatu rancangan tata ruang kantor yang representatif. Perancangan tersebut akan dituangkan dalam sebuah laporan Tugas Akhir dengan judul Perancangan Tata Ruang Kantor di Departemen Sekretariat Perusahaan
(Setper) PT PINDAD (Persero).
1.2
Indetifikasi Proyek Berdasarkan permasalah tersebut diatas, maka Penulis mengidentifikasi proyek,
sebagai berikut: 1. Bagaimana tata ruang dan lingkungan fisik kantor di Departemen Sekretariat Perusahaan (Setper) PT PINDAD (Persero)? 2. Bagaimana membuat rancangan tata ruang kantor yang sesuai untuk Departemen Sekretariat Perusahaan (Setper) pada PT PINDAD (Persero)? 1.3
Tujuan dan Manfaat Proyek Proyek perancangan tata ruang kantor di Departemen Sekretariat Perusahaan
(Setper) PT PINDAD (Persero), memiliki tujuan dan manfaat sebagai berikut: 1.3.1 Tujuan Proyek Adapun tujuan yang ingin dicapi dari proyek perancangan tata ruang kantor di Departemen Sekretariat Perusahaan (Setper) PT PINDAD (Persero), sebagai berikut: 1.
Untuk mengetahui kondisi fisik tata ruang kantor di Departemen Sekretariat Perusahaan (Setper) PT PINDAD (Persero).
2.
Untuk merancang tata ruang kantor yang sesuai di Departemen Sekretariat Perusahaan (Setper) PT PINDAD (Persero).
4
1.3.2 Manfaat Proyek Sedangkan manfaat yang diharapkan dari perancangan tata ruang kantor ini,
adalah sebagai berikut:
1.
Bagi Organisasi/Perusahaan
a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi organisasi dalam
menentukan tata ruang kantor sebagai tempat untuk melaksanakan kegiatan
organisasi. b. Memiliki rancangan tata ruang kantor yang sesuai dengan unit kerja organisasi.
2.
Bagi Pembaca Sebagai sumber referensi dan tambahan informasi tentang tata ruang kantor bagi para pembaca yang memerlukannya, serta dapat dijadikan sebagai acuan bagi mahasiswa yang sedang menyusun Tugas Akhir khususnya mengenai tata ruang kantor.
3.
Bagi Penulis a. Hasil proyek ini digunakan untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan Diploma III, Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung. b. Hasil proyek ini dapat menambah wawasan penulis mengenai tata ruang kantor di suatu organisasi. Selain itu, penulis juga dapat mempraktikan ilmu yang didapat pada waktu kuliah khususnya mata kuliah Manajemen Perkantoran.
5
