BAB I PENDAHULUAN 1
1.1
PENDAHULUAN
Latar Belakang dan Permasalahan Manajemen inventory merupakan suatu faktor yang penting dalam upaya
untuk mencukupi ketersediaan stok suatu barang pada distribusi dan penjualan barang (Simchi-levi et al., 2008). Sebuah perusahaan dapat mengeluarkan biaya yang relatif tinggi jika ketersediaan produk yang dimiliki terlalu banyak, dan besarnya permintaan yang tidak dapat di identifikasi dengan mudah merupakan tantangan penting bagi supply chain management (Småros et al., 2003). Inventory merupakan aset perusahaan paling besar yang berkisar antara 30 % - 40 %. Biaya yang harus tersedia oleh suatu perusahaan berkisar antara 20 % –40 % dari nilai barang yang di simpan. Beberapa metode dan pendekatan telah dikembangkan untuk memantau jumlah persediaan barang dalam suatu tempat, sehingga biaya dapat di tekan dan menjamin kelancaran penyediaan barang (Parwati et al., 2009). Pendekatan dalam inventory yaitu continuous review dan periodic review. Persediaan dalam supply chain memiliki implikasi yang besar terhadap kinerja finansial suatu perusahaan. Jumlah uang yang tertanam dalam bentuk persediaan biasanya sangat besar sehingga persediaan adalah salah satu aset terbesar yang dimiliki supply chain. Banyak perusahaan yang memiliki nilai persediaan melebihi 25% dari nilai keseluruhan aset yang di miliki. Hal ini berarti bahwa biaya modal yang tertahan dalam bentuk persediaan di suatu perusahaan dalam supply chain bisa sangat besar. Manajemen persediaan yang baik bisa berpengaruh besar terhadap kinerja finansial sebuah perusahaan (Pujawan dan ER., 2010). Menurut teori klasik mengenai manajemen persediaan agar suatu barang dapat di kelola atau di simpan dengan baik dalam gudang, terdapat banyak aspek yang harus diperhitungkan seperti item-item barang yang dapat mengalami kerusakan,
1
2
misalnya waktu penyimpanannya melebihi batas waktu sehingga barang tersebut menjadi usang (Baron et al., 2010). Sebagai contoh barang yang tidak tahan lama misalnya makanan tertentu, produk musiman, bahan kimia, obat-obatan, minuman dan sebagainya. Oleh karena itu, pengelolaan persediaan barang yang tahan lama juga memerlukan perhatian khusus, karena beberapa barang tersebut dapat rusak dan tidak dapat diselamatkan. Persediaan barang dalam sebuah toko atau retailer juga dapat mempengaruhi penjualan barang tersebut. Banyaknya persediaan barang yang tersimpan dalam suatu toko dapat menyebabkan keuntungan dan kerugian. Keuntungan dapat diperoleh pada saat permintaan meningkat, sebaliknya kerugian dapat terjadi karena kurangnya permintaan. Hal ini disebabkan karena faktor ketidakpastian permintaan pelanggan. Untuk itu diperlukan manajemen stok yang tepat pada distribusi penjualan barang. Saat ini, pendekatan supply chain management telah mendukung cooperative management di mana arus informasi antar mitra dalam supply chain mampu mencapai satu tujuan bersama secara lebih cepat dan mudah dibandingkan jika dilakukan secara individual (Sucky, 2005). Di samping itu, menurut Marquès et al (2008) terlihat pula bahwa kolaborasi bisnis antar banyak perusahaan yang saling terkait dalam suatu rantai stok barang merupakan hal yang sangat penting dan strategis untuk peningkatan permintaan menuntut proses bisnis untuk membuat peluang pendapatan baru, efisiensi dan loyalitas pelanggan. Sebagai contoh dalam suatu distribusi barang dari supplier hingga retailer/toko, supplier mendistribusikan barang ke distributor sesuai dengan banyaknya permintaan distributor. Distributor mendistribusikan barang ke retailer sesuai banyaknya permintaan retailer. Distribusi barang tersebut memungkinkan terjadinya ketersediaan barang yang menjadi sangat banyak dan juga ketersediaan barang yang sedikit bahkan tidak ada sama sekali. Hal tersebut mengakibatkan kehabisan barang yang seharusnya dapat menjadi keuntungan ketika permintaan pelanggan dapat dipenuhi atau kelebihan barang yang dapat mengakibatkan barang
3
menjadi rusak dan biaya pada barang yang tersimpan tidak dapat digunakan mengakibatkan seluruh pihak tidak dapat mempergunakan biaya tersebut untuk keperluan lainnya. Untuk itu dibutuhkan pemantauan terhadap stok pada semua pihak yang terkait dalam supply chain, agar pengelolaan stok bisa dilakukan dengan baik sehingga dapat diketahui kapan waktu pemesanan dan berapa banyak jumlah barang di pesan. Pihak distributor tidak mengetahui pola permintaan pelanggan yang sebenarnya, distributor mendistribusikan barang tersebut sesuai dengan permintaan retailer. Pihak supplier melakukan supply barang kepada distributor sesuai dengan permintaan distributor, sehingga supplier melakukan permintaan kepada pabrik sesuai dengan pola permintaan distributor. Seluruh pihak pada supply chain melakukan kegiatan atas dasar ramalan atau tebakan yang tidak berdasarkan pola permintaan pelanggan sebenarnya. Beberapa pihak dalam supply chain seringkali tidak membagi informasi dengan pusat atau mitra mereka. Akibatnya pabrik hanya mengetahui pola permintaan berdasarkan order yang diterima dari supplier (Pujawan dan ER 2010). Beberapa masalah tersebut dapat terjadi dikarenakan tidak adanya informasi mengenai jumlah stok barang yang ada pada masing-masing pihak supply chain, sehingga distribusi stok tidak dapat diketahui dan juga pihak supplier tidak mengetahui jumlah yang tepat berapa banyak barang yang harus di produksi untuk memenuhi distribusi stok tersebut. Dengan demikian, ketersediaan barang sangat mempengaruhi seluruh pihak yang memiliki kepentingan dengan barang tersebut sehingga dibutuhkan informasi mengenai ketersediaan barang dalam jumlah yang tepat untuk kelancaran distribusi dan penjualan suatu barang pada masing-masing pihak. Secara umum, pihak supplier, distributor dan retailer tidak mengetahui kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan. Hal ini disebabkan karena permintaan pelanggan tidak tetap, sehingga pihak supplier, distributor dan retailer tidak mengetahui kapan mereka melakukan pemesanan atau berapa jumlah barang yang
4
tersisa untuk memenuhi permintaan pelanggan hingga barang yang baru tiba. Untuk itu, digunakan pendekatan continuous review untuk mengetahui kapan waktu pemesanan sebaiknya dilakukan, dengan mengetahui jumlah barang yang ada pada pihak supplier, distributor dan retailer. Pendekatan continuous review tidak menentukan periode waktu tertentu untuk menghitung waktu pemesanan kembali, sehingga pendekatan ini tepat digunakan untuk barang yang didistribusikan secara umum. Berbeda dengan pendekatan periodic review yang melakukan perhitungan waktu pemesanan kembali dengan periode waktu tertentu yaitu harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Pendekatan periodic review lebih tepat digunakan untuk menghitung distribusi barang pada perusahaan outsorcing bidang pelayanan jasa di mana jasa tersebut digunakan pada periode terentu. Setelah mengetahui waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan kembali, pihak supplier, distributor dan retailer sering kali tidak mengetahui berapa jumlah barang yang tepat untuk di pesan. Untuk menentukan kuantitas atau jumlah barang yang di pesan dibutuhkan data historis penjualan atau pengiriman barang, sehingga dibutuhkan sebuah metode yang dapat digunakan untuk memprediksikan penjualan barang periode berikutnya. Menurut Gaspersz (2004), terdapat tiga buah metode prediksi kuantitatif yaitu metode weighted moving average (WMA), metode regresi linier dan single exponential smoothing (SES). Metode weighted moving average, dapat digunakan dengan menentukan suatu bobot tertentu antara 1 sampai 3 di mana bobot tersebut merupakan hasil prediksi tahun sebelumnya, sehingga metode ini dapat digunakan jika telah dilakukan prediksi 1 sampai 3 bulan pada tahun sebelumnya. Metode regresi linear digunakan pada data yang telah diprediksikan tahun sebelumnya selama satu tahun di mana data tersebut telah diprediksikan akan mengalami kenaikan, sehingga metode ini digunakan pada data penjualan yang memiliki kenaikan secara konstant. Metode single exponential smoothing digunakan pada pola data yang tidak stabil atau perubahannya besar dan bergejolak, perhitungan yang dilakukan pada metode ini menggunakan data terbaru dengan ramalan jangka
5
pendek (Gaspersz, 2004). Untuk menentukan banyaknya jumlah pemesanan yang dilakukan oleh pihak supplier, distributor dan retailer digunakan metode single exponential smoothing karena data penjualan barang secara umum tidak tetap atau bersifat fluktuatif. Untuk
memudahkan
pemantauan
terhadap
persediaan
barang
yang
didistribusikan dari supplier hingga ke retailer agar penjualan menjadi lancar dan stok selalu tersedia, maka akan di buat sistem yang akan melakukan pemantauan dan mengendalikan persediaan barang oleh supplier kepada distributor dan dari distributor kepada retailer. Sistem akan menginformasikan jumlah persediaan barang pada saat terjadi perubahan terhadap persediaan tersebut baik penambahan maupun pengurangan barang yang ada pada distributor atau retailer serta menginformasikan reorder point dari persediaan tersebut dan menentukan maximum quantity order (jumlah pemesanan) berdasarkan prediksi permintaan dengan menggunakan metode single exponential smoothing berdasarkan data penjualan serta batas maksimum kredit yang diberikan pada distributor dan retailer. Masing-masing pihak yang terkait dalam supply chain management tersebut akan menjalankan sistem tersebut yang saling terintegrasi satu sama lainnya. 1.2
Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun sistem
pemantauan distribusi stok menggunakan pendekatan continuous review untuk mengetahui kapan waktu pemesanan kembali dilakukan dan metode single exponential smoothing untuk mengetahui jumlah barang yang di pesan secara terintegrasi dari supplier, distributor dan retailer pada manajemen rantai pemasok.
1.3
Batasan Masalah Batasan masalah dalam penelitian ini adalah lead time ditentukan oleh
supplier dan distributor.
6
1.4
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah mengembangkan sistem untuk melakukan
pemantauan terhadap persediaan barang dalam distribusi stok barang pada supplier, distributor dan retailer. Sistem pemantauan barang tersebut untuk menentukan jumlah stok (quantity order) memanfaatkan metode single exponential smoothing dan menentukan waktu pemesanan (reorder point) dengan pendekatan continuous review. 1.5
Manfaat Penelitian Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah dapat digunakan untuk
melakukan pemantauan terhadap persediaan barang sehingga proses penjualan barang menjadi lancar dan mengantisipasi kehabisan atau kekurangan barang pada supplier, distributor dan retailer. Dengan demikian, dapat meningkatkan profit dan mencegah terjadinya kerugian karena besarnya biaya persediaan yang tidak tepat pada masingmasing pihak yang terkait dalam supply chain tersebut dan mengontrol batas kredit dari distributor dan retailer, serta meminimalkan biaya persediaan pada semua pihak. Hal tersebut dapat memberikan manfaat kepada masyarakat sehingga, masyarakat tidak sulit menemukan kebutuhan mereka karena alasan kehabisan barang atau kelangkaan barang tersebut dan juga menjadikan keuntungan bagi semua pihak. 1.6
Keaslian Penelitian Sejauh ini terdapat banyak penelitian mengenai manajemen stok dengan
menggunakan pendekatan continuous review antara lain yang dilakukan oleh : Fahmi dan Pujawan (2010) yang melakukan analisis terhadap pengendalian persediaan material dengan pendekatan continuous review pada satu pihak. Chiang (2010) melakukan analisis bagaimana mempercepat pemesanan dengan pendekatan continuous review dengan lead time dari pabrik pada satu pihak. Axsäter dan Viswanathan (2012) melakukan analisis bagaimana menentukan level persediaan dan mencari pihak yang tepat untuk dititipkan persediaannya. Seluruh penelitian yang
7
dilakukan pada objek tertentu seperti pada sisi supplier saja, pada sisi distributor saja dan pada sisi supplier dan distributor dengan barang tertentu. Penelitian ini dilakukan pada proses supply barang, distribusi barang dan penjualan barang yang terjadi dalam kehidupan sehari-hari, akan tetapi belum ada sistem yang terintegrasi dari supplier, distributor dan retailer. Supplier tidak mengetahui berapa banyak kebutuhan distributor secara menyeluruh untuk mendistribusikan barang kepada retailernya, supplier tidak dapat menyediakan barang tersebut dalam jumlah yang tepat dan dalam waktu yang tepat karena supplier tidak mengetahui jumlah barang yang sebaiknya di pesan pada pabrik. Distributor tidak mengetahui berapa banyak kebutuhan retailer secara menyeluruh, distributor tidak dapat menyediakan barang tersebut dalam jumlah yang tepat dan dalam waktu yang tepat karena distributor tidak mengetahui jumlah barang yang sebaiknya di pesan pada supplier. Akibatnya, kelangkaan barang sering terjadi dalam kehidupan sehari-hari dengan sulitnya menemui suatu barang pada suatu retail atau toko. Penelitian ini digunakan pada pihak supplier, distributor, dan retailer yang terintegrasi dan barang yang dijadikan objek adalah barang jadi, di mana barang tersebut lebih dari satu jenis barang , sehingga keaslian penelitian ini dapat dipertanggung jawabkan. 1.7
Metodologi Penelitian Pada penelitian ini, metode untuk mengidentifikasi permasalahan yang
digunakan adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan data Pengumpulan data dilakukan dengan dua cara, yaitu studi pustaka dan wawancara. a. Studi Pustaka Studi pustaka merupakan kegiatan untuk mencari literatur dan referensi yang mendukung penelitian.
Literatur
yang dipelajari mengenai
distribusi
stok
menggunakan pendekatan continuous review dalam supply chain management dan
8
metode single exponential smoothing untuk melakukan peramalan terhadap permintaan yang akan datang. b. Wawancara Wawancara adalah suatu metode yang dilakukan dengan menggunakan tanya jawab secara langsung kepada pihak yang memiliki kapasitas dan informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan penelitian. Wawancara akan dilakukan dengan pihak supplier, distributor dan pelanggan distributor tersebut untuk Membahas mengenai rata-rata penjualan yang dilakukan setiap hari, kapan mereka melakukan pemesanan dan produksi dan berapa banyak barang yng di produksi dan di pesan setiap kali melakukan pemesanan, dan juga akan ditanyakan kerugian dan keuntungan yang sering kali terjadi ketika mereka kelebihan atau kekurangan pemesanan. Data tersebut kemudian akan di catat untuk dianalisis selanjutnya dan dilihat perbedaannya dengan hasil yang dikeluarkan sistem sesuai dengan data tersebut. 2. Analisis dan rancangan sistem a. Analisis sistem Pada Tahapan ini dilakukan analisis terhadap sistem yang di buat, seperti di mana lingkungan sistem tersebut dijalankan dan cara sistem tersebut bekerja. Sistem dijalankan oleh suplier, distributor, dan retailer. Sistem dapat mengetahui jumlah stok dan menentukan waktu pemesanan serta berapa banyak yang dapat di pesan. Sistem akan melakukan update dan analisis setiap kali terjadi perubahan pada stok baik itu penambahan atau pengurangan pada seluruh pihak. Sistem melakukan analisis data stok yang tersimpan dalam database. Ketika terjadi masa untuk melakukan pemesanan kembali sistem akan mengeluarkan informasi mengenai saran untuk melakukan pemesanan dengan memperlihatkan data stok terbaru dan berapa banyak pemesanan yang disarankan oleh sistem pada pihak yang mengalami reorder point. Selanjutnya pada pihak yang akan penerima pesanan, sistem akan menginformasikan bahwa misalnya pihak pemesan mengalami reorder point dengan menampilkan data stok pemesan tersebut serta banyak barang yang akan di pesan
9
yang disarankan oleh sistem. Pihak pemesan berhak untuk melakukan pemesanan sesuai dengan saran dari sistem dan pihak pemesan juga berhak untuk mengurangi jumlah pemesanannya. Pihak penerima pesanan berhak menerima pesanan sesuai dengan alur proses penentuan pengiriman. b. Rancangan arsitektur Tahap ini menggunakan keluaran yang dihasilkan pada tahap sebelumnya, dan menentukan alur informasi yang diberikan dari supplier, distributor dan retailer. Di mana seluruh pihak terintegrasi dalam sistem dan berinteraksi dalam supply chain management. Keluaran dari tahap ini adalah diagram sistem secara keseluruhan, komunikasi antar pihak dan daftar kejadian penting yang terjadi dalam sistem. Supplier dapat melihat data stok dan kredit distributor dan data stok pada retailer melalui database dan distributor dapat melihat data stok dan kredit retailer dalam database. Masing-masing dari data tersebut dilakukan analisis dengan pendekatan continuous
review
untuk
menentukan
kapan
dilakukan
permintaan.
Dan
menggunakan peramalan untuk mengetahui jumlah pemesanan barang dengan metode single exponential smoothing. Data mengenai stok akan dilakukan analisis dengan pendekatan setiap terjadi perubahan pada jumlah barang baik penambahan maupun pengurangan barang. c. Rancangan Rinci Pada tahapan ini dilakukan analisis yang lebih spesifik terhadap tahapan sebelumnya. Tahapan ini dijelaskan secara rinci bagaimana sistem bekerja dengan menggunakan metode dan pendekatan yang di pilih untuk menyelesaikan masalah. Secara umum, sistem bekerja untuk menentukan reorder point, quantity order dan permintaan distributor ke supplier dan retailer ke distributor menggunakan pendekatan continuous review yang akan melakukan perhitungan untuk mengetahui reorder point, dan menggunakan ramalan dengan metode single exponential smoothing untuk menentukan banyaknya barang yang akan di pesan. Pendekatan continuous review akan bekerja setiap terjadi perubahan terhadap jumlah persediaan
10
atau stok pada masing-masing pihak dalam supply chain, sedangkan metode untuk menentukan banyaknya jumlah pesanan akan bekerja ketika telah mencapai reorder point. Sistem akan melakukan pertukaran informasi mengenai jumlah stok, pemesanan dan jumlah pemesanan. Seluruh data akan tersimpan dalam database yang dihosting dalam internet di mana ketika terjadi perubahan pada jumlah barang data tersebut akan terupdate dalam database kemudian pendekatan continuous review akan bekerja untuk menganalisis persediaan tersebut. Metode single exponential smoothing dilakukan untuk menentukan jumlah pemesanan. Seluruh sistem yang digunakan oleh supplier dan distributor memiliki proses yang hampir sama, berbeda dengan sistem yang ada pada retailer terdapat penambahan fitur di mana sistem pada retailer dapat menambahkan jenis barang lain yang juga dilakukan pemantauan terhadap barang tersebut dengan menggunakan pemantauan stok yang sama di mana distributor dan supplier nya menerapkan sistem ini dengan database yang berbeda sesuai dengan alur distribusi barang tersebut. Hal ini dikarenakan pada pihak retailer terdapat banyak jenis barang yang di jual. 3. Implementasi Seluruh hasil dari perancangan sistem akan diimplementasikan dengan menggunakan salah satu bahasa pemrograman yaitu visual delphi 2010 dengan database mySQL. Database yang telah di buat akan diupload pada sebuah penyedia layanan hosting sehingga data dapat di akses setiap saat oleh seluruh pengguna aplikasi sekalipun sistem digunakan pada beberapa tempat yang berbeda. 4. Pengujian Pengujian sistem dilakukan dengan simulasi terhadap sistem dengan data yang di peoleh dari dua supplier, dua distributor dan beberapa retailer. Pertama, seluruh sistem diuji apakah seluruh sistem yang ada pada masing-masing pihak dapat terhubung. Kemudian seluruh bagian dari sistem diuji fungsionalitas dari sistem apakah telah berfungsi dengan baik atau tidak. Kemudian dilakukan pengujian terhadap data yang telah diperoleh dari seluruh pihak. Data tersebut akan dimasukkan
11
ke dalam sistem dan melihat bagaimana sistem bekerja dengan analisis yang digunakan oleh pendekatan continuous review. Hasil dari pengujian ini dapat dilihat maksimum stok yang sebaiknya tersedia pada masing-masing pihak. Kemudian membandingkan hasil yang diberikan oleh sistem dengan data yang telah dilakukan oleh seluruh pihak dalam supply chain dari hasil wawancara dan pencatatan data. Reorder point yang dilakukan pada sistem dengan menggunakan pendekatan continuous review akan dibandingkan dengan reorder point yang dilakukan oleh seluruh pihak yang dilakukan secara manual menggunakan perkiraan. Kemudian akan dilihat hasilnya apakah reorder point yang dilakukan secara manual dan perkiraan akan mengalami kehabisan barang atau tidak dengan melihat aktual data penjualan, dan melihat keuntungan yang akan didapatkan jika sistem melakukan analisis dan menentukan reorder point. Quantity order yang dilakukan oleh sistem dengan menggunakan peramalan dengan single exponential smoothing akan dibandingkan dengan quantity order yang biasanya ditentukan sendiri oleh seluruh pihak yang dilakukan secara manual menggunakan perkiraan. Kemudian akan dilihat hasilnya apakah quantity order yang dilakukan secara manual dan perkiraan akan memenuhi permintaan atau tidak dengan melihat aktual data penjualan, dan melihat keuntungan yang akan didapatkan jika sistem melakukan analisis dan menentukan quantity order. Ramalan permintaan menggunakan single exponential smoothing akan menggunakan peta kontrol tracking signal di mana cara ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana keandalan dari model peramalan berdasarkan pemulusan eksponensial dan membandingkan apakah nilai-nilai ramalan itu telah menggambarkan atau sesuai dengan pola historis dari data aktual permintaan untuk melakukan pengujian ramalan dengan tracking signal. 5. Evaluasi dan perbaikan kesalahan Pada tahap ini akan dilakukan evaluasi dan perbaikan berdasarkan tahapan pengujian yang telah dilakukan. Jika hasil pengujian menunjukkan bahwa aplikasi yang dikembangkan sudah baik dan berjalan sesuai harapan, maka proses selanjutnya
12
melakukan penyusunan hasil penelitian. Akan tetapi jika belum baik, maka akan dilakukan proses perbaikan. 6. Penyusunan laporan hasil penelitian Setelah melakukan perbaikan maka akan dilakukan analisis pengujian dan menyimpulkan hasil penelitian, dan selanjutnya menuliskan dalam laporan hasil penelitian.
1.8
Sistematika Penulisan Penelitian ini di susun berdasarkan sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, keaslian penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA Bab ini membahas tinjauan pustaka yang digunakan, sebagai bahan referensi dalam pembangunan sistem.
BAB III
LANDASAN TEORI Bab ini membahas dasar-dasar teori dari supply chain management, pendekatan continuous review dan metode single exponential smoothing yang digunakan dalam pembahasan untuk mendukung penelitian yang dilakukan.
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini membahas analisis dan perancangan dari sistem monitoring dan model distribusi stok.
BAB V
IMPLEMENTASI Bab ini membahas tentang implementasi perancangan sistem monitoring dan distribusi stok untuk mengetahui keuntungan menggunakan sistem ini dalam distribusi stok barang.
13
BAB VI
HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas hasil pengujian dan pembahasan terhadap setiap hasil percobaan yang dilakukan.
BAB VII
KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari penulis yang diharapkan dapat membantu penelitian mengenai pemantauan stok barang pada rantai manajemen pemasok.
