BAB I. BIDANG AKADEMIK

BAB I. BIDANG AKADEMIK 1. PROSEDUR PENYUSUNAN KALENDER AKADEMIK A. Ringkasan Kegiatan Tujuan Ukuran Keberhasilan Ruang Lingkup

Pihak yang terlibat

Acuan Penanggung Jawab Dokumen yang digunakan

No. 1

2

3 4

5

6 7 8 9

Penjelasan Prosedur Kalender Akademik Terwujudnya kalender Akademik Mulai dari penyusunan draft kalender akademik sampai dengan dikeluarkannya SK Rektor tentang Kalender Akademik 1. Pembantu Rektor I 2. Pembantu Dekan I Fakultas 3. Kepala BAAKPSI 4. Fakultas 5. Program Pascasarjana SK Rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Nusa Cendana Pembantu Rektor I Asupan dari Pembantu Dekan I Fakultas dan Program Pascasarjana

Penjelasan Menyusun draft kalender akademik dengan berpedoman pada kalender akademik tahun lalu dan kalender tahun berjalan Mengirim draft kalender akademik ke pimpinan universitas untuk mendapatkan masukan Memperbaiki kalender akademik berdasarkan masukan dari pimpinan universitas Mengirimkan draft kalender akademik ke Bagian Kemahasiswaan Mengirim draft kalender akademik ke pimpinan fakultas/pascasarjana untuk mendapatkan masukan Mengadakan rapat penentuan dan persetujuan kalender akademik Persetujuan/paraf draft kalender akademik dari Pembantu Rektor I Penandatanganan SK Rektor tentang Kalender Akademik Pendistribusian SK Rektor tentang Kalender Akademik ke Fakultas/ Pascasarjana, Lembaga Terkait

Standard Operation Procedure BLU Undana

Output Draft kalender akademik

Masukan draft kalender akademik dari pimpinan universitas Draft kalender akademik Masukan draft kalender akademik dari Bagian Kemahasiswaan Masukan draft kalender akademik dari Fakultas/Pascasarjana Finalisasi draft kalender akademik Persetujuan Kalender Akademik Tanda tangan Rektor Kalender Akademik

1

B. Diagram Alir Prosedur Penyusunan Kalender Akademik BAAK

Rektor

Mulai

1 KA yg sudah disetujui

Menyusun DKA

DKA Final

1 SK Rektor tentang KA

Diberikan kepada Pimpinan Universitas

DKA

MASUKAN DKA

Dari Pimpinan Universitas

KA yang sudah disetujuui Revisi DKA

Draft Kalender Akademik

Menyetujui draft KA

Pendistribusian KA dan SK Rektor

1 SK Rektor tentang KA

Diberikan kepada Bagian Kemahasiswaan dan Fakultas / Pasca Sarjana / Lembaga Terkait

Di distribusikan ke masing-masing Fakultas dan Pasca Sarjana / Lembaga Terkait

KA yg sudah disetujui

Membuat SK Rektor ttg KA Selesai

SK tentang KA Asupan Draft Kalender

Dari Bagian Kemahasiswaan dan Fakultas / Pasca Sarjana / Lembaga Terkait

Mengadakan Rapat Penentuan dan Persetujuan DKA

DKA

Menandatangani SK KA

KA yang sudah disetujui SK Rektor tentang KA

1 DKA KA

= Draft Kalender Akedemik = Kalender Akademik

Gambar 1. Diagram Alir Penyusunan Kalender Akademik.


2

C. Penjelasan 1. BAAKPSI menyusun draft kalender akademik mengacu pada kalender akademik tahun lalu dan kalender tahun berjalan. 2. BAAKPSI mengirimkan draft kalender akademik berdasarkan masukan dari pimpinan universitas untuk mendapatkan masukan. 3. BAAKPSI memperbaiki draft kalender akademik kemudian mengirim darft kalender akademik ke Bagian Kemahasiswaan. 4. BAAKPSI mengirim draft ke fakultas/pascasarjana untuk mendapatkan masukan. 5. BAAKPSI mengadakan rapat penentuan dan persetujuan akademik dari Pembantu Rektor I. 6. Draft kalender akademik diserahkan kepada Rektor untuk dimintai persetujuan/paraf draft kalender akademik dari Pembantu Rektor I. 7. Setelah disetujui Pembantu Rektor I, Rektor menandatangani SK Rektor tentang Kalender Akademik. 8. SK Rektor tentang Kalender Akademik didistribusikan ke Fakultas/ Pascasarjana, dan Lembaga terkait.


3

2. PROSEDUR PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA BARU A. Ringkasan Kegiatan Tujuan Ukuran Keberhasilan Ruang Lingkup Pihak yang terlibat

Acuan

Penanggung jawab utama Dokumen yang digunakan No 1.

Penjelasan Prosedur Registrasi bagi Mahasiswa Baru Terbitnya Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru Mulai dari registrasi mahasiswa sampai diterbitkannya Surat Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru 1. Pembantu Rektor I 2. BAAKPSI 3. Bank 4. Fakultas 5. Calon Mahasiswa baru 1. SK Rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas Nusa Cendana Tahun Akademik 2010/2011 2. Surat Tugas Rektor tentang Panitia Pelaksana Daftar Ulang Mahasiswa Baru Pembantu Rektor I SK Rektor tentang Penetapan Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Nusa Cendana

4.

Penjelasan Mahasiswa baru membawa surat keterangan di terima/kartu tes Mahasiswa mengambil kuitansi, biodata dan kontrak studi Mahasiswa membayar biaya pendidikan ke bank yang dituju Melaksanakan foto KTM dan ATM

5.

Konsultasi KRS ke fakultas dan jurusan

6.

Menukar Kartu Monitoring dan Kartu Peserta Kuliah (KPK) Menyusun laporan mahasiswa terdaftar dalam Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru

2. 3.

7.


Output Bukti pembayaran /kartu tes Kuitansi pembayaran dan formulir biodata Kuitansi pembayaran Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) + ATM KartuRencana Studi (KRS) Kartu Peserta Kuliah (KPK) SK Penerimaan Mahasiswa Baru

4

B. Diagram Alir

Mahasiswa

PUSKOM

Fakultas

Mulai

BAAKPSI

1 Kuitansi Pembayaran Biaya Kuliah

Konsultasi KRS Mahasiswa

Surat Keterangan Diterima / Kartu Tes

Biodata Mahasiswa Kontrak Kuliah

KontrakStudi Mahasiswa

Foto KTM dan ATM

Pembagian Dosen PA

Kwitansi

Biodata Mahasiswa

Kuitansi

Persetujuan KRS dari Dosen PA dan Jurusan

KRS, KHS & Monitoring

Melakukan Pembayaran di BANK yang dituju

Modifikasi KRS Setelah 2 Minggu Perkuliahan Mengembalikan Kontrak Studi Mahasiswa, Biodata Mahasiswa, Kuitansi ke BAAKPSI

Penukaran Kartu Monitoring dengan KPK

1 Selesai KTM

Keterangan: KTM = Kartu Tanda Mahasiswa KPK = Kartu Peserta Kuliah PA = Pembimbing Akademik

Gambar 2. Diagram Alir Daftar Ulang Mahasiswa Baru .


5

C. Penjelasan 1. Mahasiswa menyerahkan bukti tanda diterima/kartu tes. 2. Mahasiswa mengambil kuitansi pembayaran sekaligus biodata dan kontrak studi mahasiswa. 3. Mahasiswa melakukan pembayaran ke bank yang ditunjuk. 4. Bank mengeluarkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang sekaligus berfungsi sebagai ATM. 5. Mahasiswa menyerahkan Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan, Biodata dan kontrak studi ke BAAKPSI. 6. BAAKPSI mengeluarkan Kartu Rencana Studi (KRS) kepada mahasiswa. 7. Setelah menerima KRS, mahasiswa melakukan konsultasi ke Fakultas untuk mendapatkan Dosen Pembimbing Akademik (DPA). 8. Mahasiswa memperoleh persetujuan dari DPA dan jurusan. 9. Mahasiswa dapat melakukan modifikasi KRS setelah perkuliahan berjalan dua minggu. 10. Mahasiswa menukar kartu monitoring dengan Kartu Peserta Kuliah (KPK). 11. Bukti Pembayaran Biaya Pendidikan kemudian diserahkan ke BAAKPSI, kemudian BAAKPSI menyiapkan Laporan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru dan SK Penerimaan Mahasiswa Baru

3. Prosedur Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa A. Tujuan Memberikan pedoman kepada mahasiswa, Dosen PA dan Tata Usaha dalam proses pengisian KRS.

B. Pihak Terkait 1. Mahasiswa 2. Pegawai Administrasi/Tata Usaha 3. Dosen PA


6

C. Diagram Alir Prosedur Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa TU

Dosen PA

mulai

Mahasiswa

KRS, KHS dan Raport Mahasiswa

Mengum umkan daftar dan jadwal mata kuliah

Fakultas

3 Draft KRS

Melakuk an pengara han pada Mahasis wa

2

Melakuk an KRS online

KRS

N

Daftar dan Jadwal Mata Kuliah

selesai 2

Draft KRS 1 KRS

D

Draft KRS 1

Menand atangani Draft KRS 2 1

KRS Draft KRS Draft KRS 2 1 KRS

2

Memerik sa

Draft KRS

1 KRS Draft KRS 1 2 1

KRS

2

Menand atangani draft KRS

Draft KRS

1

N

KRS Draft KRS

2 3

1 KRS

Gambar 3. Diagram Alir Pengisian KRS Mahasiswa.

D. Penjelasan 1. Staf Administrasi (TU) mengumumkan daftar dan jadwal mata kuliah yang ditawarkan pada semester yang bersangkutan (ganjil atau genap). 2. Mahasiswa dengan membawa berkas Formulir Pengisian KRS, KHS terakhir dan buku raport menemui Dosen Penasehat Akademik (PA).


7

3. Dosen PA mengarahkan mahasiswa tentang pemrograman mata kuliah sesuai dengan kurikulum dan mata kuliah yang ditawarkan pada semester berikutnya. 4. Dosen PA menandatangani draft KRS mahasiswa. 5. Mahasiswa memasukkan rencana mata kuliah yang diambil dan sudah disetujui oleh Dosen PA ke dalam pengisian KRS on line. 6. Print out KRS dilampiri draft KRS yang telah disetujui dibawa ke Dosen PA untuk ditanda tangani. 7. Mahasiswa membawa print out KRS ke TU untuk disahkan (Satu lembar KRS diserahkan ke TU). 8. Mahasiswa menyerahkan KRS yang telah disahkan ke Dosen PA untuk diarsipkan. 9. TU menyerahkan berkas KRS yang telah disahkan ke Fakultas.

4. Prosedur Pelaksanaan Praktikum Lapangan A. Tujuan 1. Meningkatkan efisiensi penyelenggaraan praktikum lapang bagi dosen, mahasiswa dan laboran 2. Meningkatkan kualitas manajemen penyelenggaraan praktikum lapang di Undana.

B. Pihak Terkait 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Mahasiswa Dosen Laboran dan teknisi Asisten Jurusan Instansi terkait


8

C. Diagram Alir Prosedur Praktikum Lapangan Dosen Koordinator

Ketua Jurusan

TU

Dosen dan Asisten 1

mulai Proposal kegiatan

Membuat perencana an praktikum lapangan

Melakuk an evaluasi kegiatan dan pendana an

Membua t surat ijin praktik

Surat ijin praktk

Surat tugas

Ke perusahaan penerima praktikum lapangan

Menyiap kan perlatan dan bahan praktik

Membuat proposal kegiatan Menyetu jui kegiatan

Memberi kan pengara han

Kepada mahasiswa

Proposal kegiatan Membua t surat tugas

Surat tugas

Surat tugas

Mengaw asi kegiatan praktiku m

Laporan praktikum mahasiswa

Dari mahasis wa

Menerim a laporan hasil praktiku m

1

Memerik sa dan menilai

Laporan praktikum mahasiswa

selesai

Gambar 4. Diagram Alir Praktikum Lapangan.


9

Diserahkan ke mahasiswa

D. Penjelasan 1. Dosen Koordinator membuat perencanaan praktikum lapang. 2. Dosen koordinator membuat proposal kegiatan dan diajukan paling lambat 2 bulan sebelum pelaksanaan kepada Ketua Jurusan untuk mendapat persetujuan serta bantuan pendanaan. 3. Ketua Jurusan mengevaluasi kegiatan dan pendanaan yang diajukan. 4. Ketua Jurusan menyetujui proposal kegiatan praktikum lapang. 5. TU membuat surat permohonan ijin untuk praktikum lapang kepada instansi yang dituju untuk praktikum lapang. 6. ketua Jurusan membuat surat tugas dan memberikan dana yang disetujui untuk pelaksanaan praktikum lapang. 7. Dosen koordinator dengan bantuan asisten dan laboran menyiapkan peralatan dan bahan serta transportasi ke lapang. 8. Dosen dan asisten memberi pengarahan kepada mahasiswa mengenai kegiatan pratikum lapang. 9. Mahasiswa dengan bimbingan asisten dan dosen berangkat ke lokasi praktikum sesuai dengan jadwal yang ditentukan. 10. Mahasiswa melaksanakan pratikum lapang sesuai dengan alokasi waktu yang telah ditetapkan. 11. Mahasiswa mengerjakan post-test praktikum lapang yang telah dilaksanakan. 12. Mahasiswa membuat laporan sesuai dengan format yang telah ditentukan. 13. Dosen dibantu asisten memeriksa, menilai dan mengembalikan laporan praktikum lapang.

5. Prosedur Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN) A. Tujuan Standarisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen penyelenggaran KKN Undana.

B. Pihak Terkait 1. 2. 3. 4. 5.

Jurusan di setiap Fakultas Lembaga Pengabdian Masyarakat (LPM) Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) Staf Desa / Pemerintahan Mahasiswa


10

C. Diagram Alir

Prosedur Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN) LPM

TU LPM

mulai

Mengumumka n Agenda Pelaksanaan KKN

DPL

Mahasiswa 1

Menyediakan Formulir Pendaftaran

Rapat Persiapan Pelaksanaan KKN

3

Surat Tugas Mengikuti Pembekalan KKN

Menentukan Lokasi KKN

Jurusan

Mengarsipkan Nilai KKn Mahasiswa

Mengantar Mahasiswa Ke Lokasi KKN Mempersiapkan rencana program, Bekal dan Transportasi KKN

Membawa Pendaftaran

selesai

Monitoring dan Evaluasi

Mengadakan Pembekalan KKN

Mengumumka n Jadwal Pembekalan

Memverifikasi rencana dan jadwal program KKNM Menjemput Kembali Mahasiswa KKN

1 Pelaksanaan P{rogram KKN

Menyampaik an Izikasi KKN ke Instansi Terkait

Membuat Surat Tugas DPL

Membentuk Tim Survei lokasi KKN

Memberikan Nilai KKN

2

Menentukan DPL

Melaporka n kegiatan KKN

Laporan KKN

2

Menerima Laporan KKN dan Nilai

Menyerahk an Laporan KKN

Menyerahka n Nilai KKN Mhs Ke Jurusan

Memperoleh Nilai KKN 3

Gambar 5. Diagram Alir Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata.


11

D. Penjelasan 1. LPM menentukan lokasi/daerah tempat KKN dan menunjuk DPL KKN 2. LPM membuat Surat Tugas kepada dosen yang telah ditetapkan sebagai Pembimbing Lapangan 3. LPM mengadakan rapat persiapan untuk pelaksanaan KKN 4. TU LPM mengumumkan agenda pelaksanaan KKN kepada mahasiswa serta menyediakan formulir pendaftaran 5. TU membuka pendaftaran peserta KKN 6. LPM mengajukan surat permohonan kesediaan kepada instansi terkait untuk memberikan materi pembekalan KKN 7. TU LPM mengumumkan jadwal pelaksanaan pembekalan KKN 8. LPM mengadakan pembekalan kepada mahasiswa peserta KKN 9. LPM menyampaikan perijinan lokasi KKN kepada instansi terkait 10. LPM membentuk tim survei lokasi untuk pos dan tempat tinggal/pondokan mahasiswa KKN 11. LPM dan tim survei menyusun jadwal tetap pelaksanaan KKN secara terperinci 12. Mahasiswa mempersiapan rencana program, bekal, dan transportasi untuk pelaksanaan KKN 13. DPL mengantar mahasiswa ke lokasi KKN 14. Mahasiswa melakukan observasi mengenai permasalahan dan potensi desa serta silaturahmi ke Pemuka/Tokoh dan Perangkat Desa; 15. Mahasiswa memverivikasi rencana dan jadwal program kerja KKN berdasarkan rencana yang telah disusun dan hasil observasi lapang; 16. Mahasiswa melaksanakan program kerja KKN sesuai jadwal; 17. DPL mengadakan kunjungan lapang dan mengevaluasi kegiatan KKN 18. DPL menjemput dan menutup KKNK di Lokasi 19. Mahasiswa membuat laporan pelaksanaan KKN 20. Mahasiswa memperbaiki Laporan KKNK dan menyerahkan ke LPM serta instansi terkait; 21. DPL memberikan penilaian laporan dan hasil pelaksanaan KKN dan menyerahkan ke LPM 22. LPM menyerahkan nilai KKN mahasiswa ke setiap Jurusan 23. Jurusan mengarsipkan nilai KKN Mahasiswa

6. Prosedur Penyelenggaraan Ujian A. Tujuan Memberikan pedoman penyelnggaraan Ujian teori tengah semester dan akhir semester serta ujian praktikum.

B. Pihak Terkait 1. Mahasiswa


12

2. 3. 4. 5.

Panitia Ujian Akhir Semester Dosen Asisten Praktikum Laboran

C. Diagram Alir UJIAN TENGAH SEMESTER (UTS) Prosedur Penyelenggaraan Ujian Tengah Semester Jurusan

Dosen Koordinator

mulai

Menentu kan jadwal UTS

Mengum umkan pelaksa naan UTS

Dosen

TU

Membua t soal UTS

Soal UTS

Jadwal UTS

Diganda kan

Soal UTS

Pengumuman UTS

Soal UTS Soal UTS yang digandakan Saat pelaksanaan UTS 1 N Mengam bil soal UTS Nilai mahasiswa

selesai

Soal UTS Soal UTS yang digandakan

Melakuk an penilaia n UTS

Nilai mahasiswa

Proses UTS

1 Mengum pulkan lembar jawaban

Lembar jawaban

Gambar 6. Diagram Alir Penyelenggaraan Ujian Tengah Semester.


13

UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS) Prosedur Penyelenggaraan Ujian Akhir Semester Jurusan

Panitia UAS

Saat pelaksanaan ujian

mulai

Menunju k Ketua Panitia dan Panitia UAS

Dosen Kordinator

Menentu kan Jadwal UAS

Lembar jawaban UAS mahasiswa

Membag ikan soal ujian Melakuk an penilaia n

Jadwal UAS

Mengum pulkan lembar jawaban mahasis wa

Menyus un pegutas dan pengaw as UAS

Nilai mahasiswa

Lembar jawaban UAS mahasiswa Menerim a soal dari kordinat or mata kuliah

Menyiapkan daftar hadir dan berita acara UAS

Daftar hadir dan berita acara UAS

Nilai mahasiswa

N

selesai

Mengumumk an mahasiswa yang dapat mengikuti UAS

Daftar Mahasiwa yang diperbolehkan mengikuti UAS

Di umumkan di papan pengumuman

Gambar 7. Diagram Alir Penyelenggaraan Ujian Akhir Semester.


14

UJIAN AKHIR SEMESTER KHUSUS Prosedur Penyelenggaraan Ujian Akhir Semester Khusus Mahasiswa

Surat persetujuan yang telah disetujui

mulai

Mengaju kan surat persetuj uan

Surat persetujuan

Ketua Jurusan

Ke PD I

Dosen Koordinator

Surat penugasan

Menuga skan dosen kordinat or memberi kan ujian

Proses ujian mahasis wa

Lembar jawaban mahasiwa Surat penugasan Surat persetujuan yang telah disetujui

Dari PD I

Melakuk an penilaia n

Nilai mahasiwa

Ke PD I

Nilai mahasiwa

selesai

Gambar 8. Diagram Alir Penyelenggaraan Ujian Akhir Semester Khusus.


15

UJIAN PRAKTIKUM Prosedur Pelaksanaan Ujian Akhir Praktikum Dosen Koordinator

mulai

Menentu kan jadwal teknis praktiku m

Dosen dan asisten dosen

Membua t soal ujian

Soal ujian

TU

Soal ujian

Mengga ndakan soal ujian

Jadwal praktikum Saat pelaksanaan ujian

Soal ujian Soal ujian

Soal ujian Soal ujian

N

Nilai mahasiswa

Mengaw asi ujian mahasis wa selesai

Lembar jawaban

Mengore ksi lembar jawaban mahasis wa

Nilai mahasiswa

Gambar 9. Diagram Alir Prosedur Pelaksanaan Ujian Akhir Praktikum


16

D. Penjelasan UJIAN TENGAH SEMESTER (UTS) 1. Jurusan mengumumkan pelaksanaan Ujian Tengah Semester sesuai dengan kalender akademik Universitas. 2. Dosen koordinator mata kuliah menentukan jadwal teknis UTS sesuai dengan jam matakuliah pada pekan UTS. 3. Tim pengajar membuat soal UTS. 4. TU menggandakan soal UTS. 5. Mahasiswa siap di kelas sesuai dengan jam mata kuliah yang diujikan. 6. Tim dosen membawa soal UTS ke ruang ujian dan memulai pelaksanaan ujian. 7. Tim dosen mengumpulkan lembar jawaban UTS pada akhir pelaksanaan ujian. 8. Dosen Koordinator mata kuliah membagikan lembar jawaban UTS ke anggota Tim Dosen. 9. Anggota Tim Dosen menyerahkan nilai UTS ke Dosen Koordinator.

UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Ketua Panitia UAS jurusan ditunjuk berdasarkan rapat jurusan. Ketua Panitia UAS yang ditunjuk membentuk Panitia UAS sesuai kebutuhan. Jadwal ujian setiap mata kuliah ditentukan oleh Panitia UAS Jurusan. Panitia UAS jurusan mengumumkan jadwal UAS. Panitia UAS Jurusan menyusun petugas dan pengawas UAS. Panitia UAS Jurusan menerima soal dari koordinator mata kuliah dan menjaga kerahasiaannya. Panitia UAS Jurusan menyiapkan daftar hadir peserta UAS dan berita acara UAS. Panitia UAS Jurusan mengumumkan daftar nama mahasiswa yang terkena aturan kehadiran kurang dari 80 %. Panitia UAS Jurusan berkewajiban mengatasi permasalahan administrasi yang timbul selama ujian. Mahasiswa hadir pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan. Dosen koordinator mata kuliah/dosen yang ditunjuk bersama pengawas yang ditetapkan oleh panitia UAS, bertugas mengawasi pelaksanaan UAS. Tim Pengawas ujian membagi soal ujian dan mengawasi ujian sesuai alokasi waktu yang telah ditetapkan. Dosen matakuliah dengan persetujuan dosen koordinator mata kuliah diperbolehkan memberikan UAS berupa ujian lisan atau tugas tertulis. Pengawas UAS memberikan laporan pelaksanaan ujian ke Panitia UAS Jurusan dengan mengisi berita acara ujian. Dosen Koordinator membawa berkas jawaban UAS dan dibagikan ke tim dosen untuk dikoreksi. Dosen Koordinator mata kuliah menyerahkan nilai akhir mata kuliah yang diujikan ke Panitia UAS paling lambat lima hari setelah UAS mata kuliah yang bersangkutan. Panitia UAS Jurusan menyerahkan semua daftar nilai UAS ke Panitia UAS Fakultas. Panitia UAS jurusan membuat pertanggung jawaban pelaksanaan UAS ke Ketua Jurusan.


17

UJIAN AKHIR SEMESTER KHUSUS Ujian Akhir Semester Khusus diperuntukkan kepada mahasiswa yang sakit atau mendapat tugas khusus dari Universitas sehingga tidak bisa mengikuti Ujian akhir Semester sesuai jadwal. 1. Mahasiswa dengan membawa surat persetujuan dari PD I menemui Ketua Jurusan untuk mengikuti Ujian Akhir Semester Khusus. 2. Ketua Jurusan menugaskan Dosen Koordinator mata kuliah yang bersangkutan untuk memberi UAS khusus. 3. Mahasiswa menemui Dosen Koordinator mata kuliah yang bersangkutan untuk konfirmasi pelaksanaan UAS khusus. 4. Dosen Koordinator mata kuliah membuat soal Ujian Khusus. 5. Mahasiswa melaksanakan UAS khusus sesuai jadwal yang telah disepakati. 6. Dosen Koordinator mata kuliah yang bersangkutan menyerahkan nilai hasil UAS khusus kepada Ketua Jurusan. 7. Ketua Jurusan mengirimkan nilai kepada PD I.

UJIAN PRAKTIKUM 1. Dosen koordinator mata kuliah dibantu asisten praktikum menentukan jadwal teknis Ujian praktikum. 2. Tim dosen di bantu asisten membuat soal Ujian Praktikum. 3. TU menggandakan soal Ujian praktikum. 4. Mahasiswa siap di kelas sesuai dengan Jadwal Ujian. 5. Tim dosen dibantu asisten membagikan soal dan mengawasi pelaksanaan ujian praktikum. 6. Tim dosen dibantu asisten mengumpulkan lembar jawaban ujian praktikum pada akhir pelaksanaan ujian. 7. Tim dosen dibantu mahasiswa mengoreksi dan menilai lembar jawaban ujian praktikum.

7. Prosedur Pelaksanaan Praktikum Layanan A. Tujuan Memberikan pedoman dan meningkatkan efisiensi penyelenggaraan praktikum layanan di Undana.


Mahasiswa. Dosen. Laboran dan teknisi. Asisten. Jurusan.


18

C. Diagram Alir

Prosedur Penyelenggaraan Praktikum Layanan Koordinator Mata Kuliah

Jurusan

mulai

Dosen dan Asisten Dosen

Tim Dosen

1 Mengad akan seleksi asisten praktiku m

Menerim a surat tugas

Dari dekan

Hasil seleksi

Saat praktikum

Memper siapkan alat dan bahan praktiku m

Memberi kan pengaha rah kepada asisten dan tim laboran

Mengaw asi kegiatan praktiku m

Menuga skan tim dosen

Surat tugas

Menyus un topik dan jadwal kuliah

Hasil seleksi

Menyus un modul praktiku m

Modul praktikum

Memerik sa modul praktiku m

Nilai mahasiswa

Di bagikan ke mahasiswa

Membua t surat tugas pengang katan asisten

selesai

Surat tugas pengangkatan asisten

1

Gambar 10-. Diagram Alir Penyelenggaraan Praktikum Layanan.


19

D. Penjelasan 1. Dekan membuat surat tugas kepada jurusan untuk melayani mahasiswa dari fakultas pengguna jasa layanan setelah ada kesepakatan antar kedua belah pihak. 2. Jurusan menugaskan tim dosen pengampu mata kuliah untuk melaksanakan praktikum layanan. 3. Koordinator mata kuliah mengadakan seleksi asisten praktikum dan mengangkat satu Koordinator Asisten serta menyampaikan nama-nama asisten praktikum ke Jurusan. 4. Jurusan membuat Surat Tugas pengangkatan Asisten praktikum. 5. Tim dosen memberi pengarahan dan kepada asisten, laboran dan analis mengenai pelaksanaan praktikum. 6. Tim dosen mata kuliah menyusun topik dan jadwal praktikum. 7. Tim dosen mata kuliah menyusun Buku Petunjuk Praktikum. 8. Mahasiswa mendaftar praktikum ke koordinator tim dosen pengampu mata kuliah yang bersangkutan. 9. Koordinator tim dosen melaporkan ke kepala laboratorium tentang rencana pelaksanaan praktikum. 10. Mahasiswa mengambil Buku Petunjuk Praktikum kepada koordinator asisten. 11. Laboran dan asisten menyiapkan alat dan bahan yang diperlukan sesuai dengan topik praktikum. 12. Mahasiswa datang pada waktu dan tempat di ruang praktikum sesuai jadwal yang telah ditentukan. 13. Dosen/Asisten memberi pengarahan kepada praktikan tentang praktikum yang akan dikerjakan. 14. Mahasiswa mengerjakan pre-test sesuai dengan topik praktikum yang dikerjakan. 15. Mahasiswa meminjam dan mengambil alat dan bahan praktikum yang sudah disiapkan. 16. Mahasiswa mengerjakan praktikum sesuai topik dan alokasi waktu yang telah ditentukan. 17. Mahasiswa mengerjakan post-test topik praktikum yang telah dikerjakan. 18. Mahasiswa mengisi presensi praktikum. 19. Mahasiswa mengembalikan peralatan praktikum dan merapikan meja kerja. 20. Mahasiswa membuat dan mengumpulkan laporan (dan dipresentasikan pada minggu berikutnya*). 21. Dosen dibantu asisten mengoreksi, menilai dan mengembalikan laporan kepada mahasiswa. 22. Mahasiswa melaksanakan ujian akhir praktikum.** * pada mata kuliah tertentu ** dalam bentuk penilaian presentasi atau UAP


20

8. Prosedur Penggunaan Fasilitas Laboratorium A. Tujuan Standarisasi dan efisiensi proses penggunanaan fasililitas laboratorium di lingkungan Undana.

B. Pihak Terkait 1. 2. 3. 4.

Ketua Jurusan. Kepala Laboratorium. Tata Usaha. Pemohon Perijinan.

C. Diagram Alir PENGGUNAAN FASILITAS LABORATORIUM BAGI MAHASISWA UNDANA Prosedur Penggunaan Fasilitas Laboratorium (Mahasiswa Undana) Pemohon

mulai

3

Mengaju kan surat permoho nan peminja man

1 Surat permohonan peminjaman

Kepala Laboratorium

Proses kegiatan laborator ium

Melapor akan kegiatan peminja man laborator ium

2

1

Laporan pemakaian laboratorium


Laboran

1


2

Formulir peminjaman

2

Memberi kan kunci laborator ium

Memberi kan persetuj uan

3 Konfirm asi kepada ketua jurusan

4

Memberi kan kopian surat permoho nan peminja man

Mengisi forumulir peminja man

Kepada bendahara beserta dengan uang perawatan laboratorium

4

1 Surat permohonan peminjaman Surat bebas pinjaman

2

Laporan pemakaian laboratorium N


Memerik sa laporan dan laborator ium

Memberi kan surat bebas pinjama n


selesai

Formulir peminjaman

Surat bebas pinjaman 2

Gambar 11. Diagram Alir Penggunaan fasilitas laboratorium (Mahasiswa Undana).


21

PENGGUNAAN FASILITAS LABORATORIUM BAGI MAHASISWA DARI LUAR UNDANA Prosedur Penggunaan Fasilitas Laboratorium (Selain Mahasiswa Undana) Pemohon

mulai

5

Mengaju kan surat permoho nan peminja man


Kepala Laboratorium

Proses kegiatan laborator ium

Melapor akan kegiatan peminja man laborator ium

2

1


Laboran

TU

4

Formulir peminjaman

2

2

Surat balasan yang telah ditandatangani oleh Ketua Jurusan

Memberi kan kunci laborator ium

Memberi kan persetuj uan

N 3

1 Laporan pemakaian laboratorium

3

Surat balasan yang telah ditandatangani oleh Ketua Jurusan

Memberi kan kopian surat permoho nan peminja man

Mengaju kan balasan surat permoho nan

Meminta pada Ketua Jurusan dan ditandata ngani

5

6

6

2

Kepada bendahara beserta dengan uang perawatan laboratorium


Surat bebas pinjaman

Laporan pemakaian laboratorium selesai

Mengisi forumulir peminja man

Memberi kan surat bebas pinjama n

Memerik sa laporan dan laborator ium


Formulir peminjaman Surat bebas pinjaman

4

Gambar 12. Diagram Alir Penggunaan fasilitas laboratorium (selain Mahasiswa Undana).


22

D. Penjelasan MAHASISWA UNIVERSITAS NUSA CENDANA 1. Pemohon mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada Kepala Laboratorium yang ingin digunakan dengan tembusan/cq kepada Ketua Jurusan. 2. Kepala Laboratorium mengevaluasi permohonan perijinan tersebut berdasarkan beban aktivitas dan fasilitas yang ada di laboratorium. 3. Kepala Laboratorium memberikan persetujuan kepada pemohon dan menginformasikan kepada Ketua Jurusan. 4. Pemohon menyerahkan satu kopi surat persetujuan dari Kepala Laboratorium tersebut kepada Bendahara Jurusan dan membayar uang perawatan fasilitas laboratorium. 5. Pemohon menyerahkan satu kopi kwitansi pembayaran (no. 4) dan tanda pengenal/identitas diri kepada Laboran di laboratorium yang dituju untuk diketahui dan diarsip. 6. Pemohon mengisi formulir peminjaman alat dan meja/rak tempat kerja kemudian disampaikan kepada laboran. 7. Laboran memberikan kunci rak meja dan peralatan yang akan digunakan oleh pemohon selama melaksanakan pekerjaannya 8. Pemohon melakukan aktivitas di laboratorium sesuai tempat yang disediakan dan mematuhi tata tertib Laboratorium dan instruksi kerja setiap fasilitas laboratorium yang ada. 9. Pemohon mengembalikan formulir peminjaman beserta semua alat yang dipinjam, serta mengganti semua bahan habis pakai/tanggungan kerusakan alat milik laboratorium kepada Laboran pada akhir pekerjaannya. 10. Laboran memeriksa kelengkapan fasilitas yang dikembalikan. 11. Laboran melaporkan kepada Kepala Laboratorium mengenai bebasnya tanggungan pemohon. 12. Kepala Laboratorium memberikan surat bebas peminjaman fasilitas laboratorium kepada pengguna.

MAHASISWA DARI LUAR UNIVERSITAS NUSA CENDANA 1. Pemohon mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada Kepala Laboratorium yang ingin digunakan dengan tembusan/cq Ketua Jurusan. 2. Kepala Laboratorium mengevaluasi permohonan perijinan tersebut berdasarkan beban aktivitas dan fasilitas yang ada di laboratorium. 3. Kepala Laboratorium memberikan persetujuan dan mengajukan permohonan pengiriman surat balasan kepada Ketua Jurusan. 4. TU membuat surat balasan persetujuan permohonan yang sudah ditandatangani Ketua Jurusan. 5. TU mengirim dan mengarsip surat balasan kepada pemohon. 6. Pemohon menyerahkan satu kopi surat persetujuan tersebut kepada Bendahara Jurusan dan membayar uang perawatan fasilitas laboratorium. 7. Pemohon menyerahkan satu kopi kwitansi pembayaran (no 4) dan tanda pengenal/identitas diri kepada Laboran di laboratorium yang dituju untuk diketahui dan diarsip. 8. Pemohon mengisi formulir peminjaman alat dan meja/rak tempat kerja kemudian disampaikan kepada laboran.


23

9. Laboran memberikan kunci Rak Meja dan peralatan yang akan digunakan oleh pemohon selama melaksanakan pekerjaannya. 10. Pemohon melakukan aktivitas di laboratorium sesuai tempat yang disediakan dan mematuhi tata tertib Laboratorium dan instruksi kerja setiap fasilitas laboratorium yang ada. 11. Pemohon mengembalikan formulir peminjaman beserta semua alat yang dipinjam, serta mengganti semua bahan habis pakai/tanggungan kerusakan alat milik laboratorium kepada Laboran pada akhir pekerjaannya. 12. Laboran memeriksa kelengkapan fasilitas yang dikembalikan. 13. Laboran melaporkan kepada Kepala Laboratorium mengenai bebasnya tanggungan pemohon. 14. Kepala Laboratorium memberikan surat bebas peminjaman fasilitas laboratorium kepada pengguna.

9. Prosedur Penyelenggaraan Skripsi A. Tujuan Standarisasi untuk meningkatkan efisiensi manajemen dalam penyelenggaraan skripsi.


Ketua Jurusan. Dosen Pembimbing Skripsi Dosen Penguji Staf Administrasi/TU Mahasiswa


24

C.

DiagramAlir Prosedur Penyelenggaraan Skripsi Ketua Jurusan dan Jurusan

Mahasiswa

mulai

TU

1 Melakukan perbaikan proposal

Memper baiki revisi

Membuat undangan ujian skripsi

Memprogram skripsi

Proposal fix Skripsi fix Menentukan bidang minat skripsi Melaksanakan penelitian skripsi 3 Konsultasi judul skripsi ke jurusan/ prodi/bagian

Mengarahkan untuk konsultasi dengan dosen terkait

Surat tugas dosen penguji Undangan ujian skripsi

Menunjuk dosen yang bersangkutan untuk menjadi pembimbing skripsi

Persetujuan Seminar Hasil

1

Ke dosen penguji

Mengusulkan surat tugas dosen pembimbing

Mendaftar ke jurusan

Melaksa nakan seminar hasil

3 Surat tugas dosen pembimbing

Menyusun proposal

Saran dan rekomendasi

Skripsi fix Ke dosen pembimbing N

Proposal skripsi

Mendaftar ujian skripsi

2 selesai

Ujian skripsi

Mengus ulkan surat tugas dosen penguji

Saran dan revisi

Surat tugas dosen penguji

2 Mendaftar seminar proposal

T

T

Melakukan ujian proposal

Gambar 13. Diagram Alir Penyelenggaraan Skripsi.


25

D. Penjelasan 1. Mahasiswa memprogram skripsi dalam KRS bagi yang telah menempuh 130 sks. 2. Mahasiswa menentukan bidang minat skripsi. 3. Mahasiswa mengkonsultasikan judul skripsi ke jurusan/prodi/ bagian. 4. Ketua jurusan/prodi/bagian mengarahkan untuk berkonsultasi dengan dosen yang terkait dengan judul skripsi sesuai dengan bidang keahlian dosen. 5. Setelah konsultasi dikembalikan ke jurusan untuk menentukan dosen pembimbing I dan pembimbing II 6. Ketua Jurusan menunjuk dosen yang bersangkutan menjadi pembimbing skripsi mahasiswa tersebut. 7. Ketua Jurusan mengusulkan Surat Tugas dosen pembimbing skripsi ke Fakultas. 8. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing tentang topik penelitian dan menyusun proposal sesuai metode penulisan skripsi. 9. Mahasiswa mendaftar seminar proposal kepada jurusan. 10. Jurusan mengeluarkan undangan seminar proposal kepada kedua pembimbing dan tiga orang calon penguji. 11. Mahasiswa melaksanakan seminar proposal yang dihadiri dosen pembimbing dan calon penguji serta mahasiswa yang memprogram skripsi dilengkapi formulir penilaian dan presensi mahasiswa di kartu peserta. 12. Mahasiswa melakukan perbaikan proposal sesuai saran-saran pembimbing dan calon penguji yang diberikan dalam seminar proposal. 13. Mahasiswa mendapatkan tandatangan revisi seminar proposal dari dosen pembimbing dan calon penguji. 14. Mahasiswa menjilid proposal dan ditandatangani oleh kedua pembimbing dan mengetahui ketua jurusan kemudian diserahkan ke fakultas untuk mendapatkan surat ijin penelitian. 15. Mahasiswa membuat surat perijinan untuk melakukan penelitian di laboratorium atau lapang yang ditandatangani oleh Dekan atau Pembantu Dekan I. 16. Mahasiswa melaksanakan penelitian skripsi atas bimbingan dosen pembimbing. 17. Mahasiswa melaksanakan analisis atau interpretasi data hasil penelitian dengan bimbingan dosen pembimbing. 18. Mahasiswa mendapat persetujuan pembimbing untuk seminar hasil penelitian. 19. Mahasiswa mendaftarkan seminar hasil penelitian ke jurusan. 20. Mahasiswa melaksanakan seminar hasil penelitian yang dihadiri dosen pembimbing dan calon penguji serta mahasiswa. 21. Mahasiswa melakukan perbaikan skripsi sesuai saran-saran dari dosen pembimbing dan calon penguji, kemudian mendapatkan tandatangan revisi perbaikan. 22. Mahasiswa mendaftar ke bagian administrasi setelah menyelesaikan persyaratan administrasi untuk Ujian Skripsi.


26

23. Ketua Jurusan menentukan dosen penguji dan mengusulkan Surat Tugas dosen penguji. 24. TU Jurusan membuat undangan untuk pelaksanaan ujian skripsi. 25. Mahasiswa melaksanakan ujian skripsi secara tertutup dihadapan dosen penguji. 26. Dosen pembimbing dan dosen penguji mengumumkan hasil ujian skripsi. Bagi sebagian fakultas langsung melakukan yudisium sedangkan sebagian fakultas melakukan yudisium secara kolektif. 27. Mahasiswa memperbaiki naskah skripsi dengan bimbingan dosen pembimbing dan dosen penguji kemudian mendapatkan persetujuan revisi skripsi. 28. Mahasiswa menyerahkan naskah skripsi yang sudah disetujui oleh dosen pembimbing dan disyahkan oleh Ketua Jurusan ke bagian Tata Usaha Jurusan dan pihak terkait.


27

BAB I. BIDANG AKADEMIK

Recommend Documents