BAB 9 PENGURUSAN PEMBAYARAN

PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI

BAB 9 PENGURUSAN PEMBAYARAN 9.1

Pendahuluan

9.1.1

Perbelanjaan yang hendak dibayar perlu dipatuhi segala peraturan yang telah ditetapkan dan memastikan peruntukan kewangan mencukupi bagi melaksanakan pembayaran tersebut.

9.1.2

Perakuan pembayaran hendaklah disahkan dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dengan dokumen-dokumen yang lengkap dan betul.

9.1.3

Pekeliling dan surat pekeliling yang telah dikeluarkan berkaitan dengan pengurusan pembayaran hendaklah dirujuk bersama-sama dengan peraturan di bab ini.

9.2

Tafsiran

9.2.1

Pembayaran adalah merujuk kepada proses untuk menjelaskan bayaran bagi perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja yang telah disempurnakan dengan teratur dan siap sepenuhnya.

9.2.2

Baucar bayaran adalah dokumen untuk membuat bayaran.

9.2.3

Panjar Wang Runcit adalah sejumlah wang yang diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan.

9.2.4

Pegawai

yang

diberi

kuasa

adalah

merujuk

kepada

pegawai

yang

telah

dipertanggungjawabkan bagi pengurusan pembayaran secara bertulis oleh Ketua PTj. 9.2.5

Pendahuluan Diri adalah sejumlah wang yang dibayar kepada pemohon sebelum sesuatu perjalanan dimulakan bagi membantu urusan perjalanan pegawai sepanjang tempoh menjalankan tugas rasmi atau berkursus.

99


9.2.6

Pendahuluan Pelbagai adalah sejumlah wang yang dibayar kepada pemohon sebelum sesuatu program/aktiviti bermula untuk membeli keperluan bagi menjalankan program/aktiviti tersebut.

9.2.7

Pembayaran Cuti Belajar adalah pembayaran yang dibuat kepada pegawai yang layak untuk melanjutkan pelajaran di dalam negeri atau luar negeri setelah mendapat kelulusan daripada Panel Cuti Belajar Universiti.

9.2.8

Tuntutan perjalanan dalam negeri adalah semua kemudahan/kelayakan yang layak dituntut oleh pegawai apabila melakukan perjalanan sama ada bertugas rasmi atau berkursus dalam kawasan ibu pejabat atau luar kawasan ibu pejabat.

9.2.9

Tuntutan perjalanan luar negeri adalah semua kemudahan/kelayakan yang layak dituntut oleh pegawai apabila melakukan perjalanan sama ada bertugas rasmi atau berkursus di luar negeri.

9.2.10

Tuntutan palsu adalah apa-apa tuntutan bayaran balik ke atas perbelanjaan yang sebenarnya tidak pernah dilakukan oleh seseorang pegawai itu atau menuntut elaunelaun yang tidak layak.

9.3

Pihak Berkuasa Melulus

9.3.1

Berikut adalah pihak berkuasa melulus mengikut kategori:

Kategori

Pihak Berkuasa Melulus

1) Pembayaran sucihati

Bendahari

2) Peruntukan tambahan PWR

Bendahari

3) Kertas Kerja Program/Aktiviti

Naib Canselor

100


9.3.2

Kuasa untuk menyemak, mengesah dan melulus baucar bayaran hendaklah ditetapkan oleh Bendahari. Berikut adalah had kuasa yang telah ditetapkan:

Kelulusan baucar bayaran

1) Nilai kurang daripada

Penandatangan

Pegawai Gred W27

Tanggungjawab penandatangan

i)

dan ke atas

bekalan atau kerja telah

RM10,000.00

diterima dengan sempurna. ii)

2) Nilai melebihi

Memastikan perkhidmatan,

Harga yang dikenakan adalah

Pegawai Gred W27

sama ada mengikut kontrak

daripada

dan ke atas dan

atau skala yang diluluskan atau

RM10,000.00

seorang pegawai Gred

munasabah mengikut kadaran

W41 dan ke atas

semasa. iii) Kelulusan jawatankuasa sebagaimana dinyatakan. iv) Perhitungan dan pengiraan yang betul. v)

Penerima yang dinamakan dalam baucar bayaran adalah pihak yang berhak menerima bayaran.

vi) Bayaran itu adalah yang sepatutnya diterima bagi program dan aktiviti atau projek atau akaun yang dinyatakan. vii) Peruntukan mencukupi. viii) PTj yang dipertanggung jawabkan untuk membuat bayaran.

9.3.3

Naib Canselor adalah bertanggungjawab ke atas sesuatu maksud perbelanjaan atau pembayaran wang Universiti termasuk daripada akaun amanah. Sebarang perwakilan tanggungjawab kepada pegawai yang lain hendaklah diberi dengan arahan bertulis.

101


9.3.4

Seseorang pegawai tidak terlepas dari tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan dibuat. Mana-mana pegawai yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa, maka pegawai tersebut akan bertanggungjawab kepada jumlah pembayaran itu.

9.4

Garis Panduan Am Pembayaran

9.4.1

Baucar bayaran

9.4.1.1

Semua baucar bayaran hendaklah disokong dengan dokumen yang lengkap bagi bekalan setakat yang telah dibekalkan dan perkhidmatan yang telah disempurnakan dengan menyatakan nilainya.

9.4.1.2

Sesuatu bayaran kemajuan bagi perolehan kerja hendaklah diperakukan mengikut nilai kerja setakat mana yang telah dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya yang telah dibekalkan.

9.4.1.3

Baucar bayaran hendaklah ditandatangani secara ringkas oleh pegawai yang diberi kuasa untuk memperakui baucar bayaran tersebut adalah benar.

9.4.1.4

Jika berlaku kehilangan wang Universiti akibat sesuatu perakuan yang tidak benar pada sesuatu baucar, pegawai yang memperakuinya akan dipertanggungjawabkan bagi kehilangan itu.

9.4.1.5

Bagi barang-barang atau bekalan yang diimport, baucar bayaran hendaklah berasaskan invois dan bill of lading atau airways bill sebagai bukti penyerahannya dan terimaan.

9.4.1.6

Di dalam kes berkenaan, pegawai penerima barang/bekalan adalah bertanggungjawab untuk menyerahkan dokumen tersebut untuk semakan.

9.4.1.7

Jika baucar bayaran dan dokumen sokongan asal didapati hilang, tindakan yang perlu diambil adalah:

i)

Membuat salinan pejabat atau pengesahan salinan hendaklah diperoleh dan diperakui benar oleh Ketua PTj;

102


ii)

Surat makluman kehilangan juga perlu dikemukakan bersama;

iii)

Cetakan baucar asal hendaklah dikeluarkan; dan

iv)

Sekiranya boleh, bukti pembayaran dikreditkan ke akaun penerima perlu didapatkan.

9.4.2

Daftar pembayaran

9.4.2.1

Pejabat Bendahari perlu menyelenggara daftar

pembayaran

yang

terbahagi kepada daftar baucar bayaran dan daftar bil. Berikut adalah butiran daftar berkenaan: Daftar Baucar Bayaran

Daftar Bil

i)

Nombor Baucar

i)

Tarikh invois diterima

ii)

Perihal ringkas

ii)

Tarikh daftar SMKB

iii)

Butiran pembayaran

iii)

Tarikh bil diterima oleh

iv)

Nama Penerima

v)

Jumlah

iv)

Nama pembekal

vi)

Tarikh diperakui sah dan di

v)

No draf

tandatangan ringkas

vi)

Tarikh draf baucar

bahagian kewangan

vii) No Baucar

vii) No baucar

viii) Pegawai pelulus

viii) Amaun

ix)

Tarikh bayaran

ix)

Tarikh lulus baucar 1

disempurnakan dan di

x)

Tarikh lulus baucar 2

tandatangan ringkas oleh

xi)

Tarikh cek disediakan

pegawai

xii) No cek xiii) Tarikh serah cek xiv) Tempoh bayaran

9.4.2.2

Pemeriksaan dan cetakan daftar baucar bayaran dan daftar bil secara berkala hendaklah dilakukan sebulan sekali.

9.4.3

Tuntutan bayaran balik

9.4.3.1

Apabila pegawai membuat tuntutan bayaran balik di mana resit tidak dikeluarkan atau tidak boleh didapati atau hilang, butir tuntutan perbelanjaan berkenaan hendaklah disusuli dengan surat perakuan.

103


9.4.3.2

Surat perakuan tersebut perlu disokong oleh Ketua PTj bagi memperakui tuntutan bayaran balik yang dilakukan oleh pegawai berkenaan.

9.4.4

Pembayaran kecemasan/darurat hendaklah dilaksanakan apabila dalam sesuatu keadaan yang mendesak dan didapati atas kepentingan Universiti. Namun begitu ia perlu mendapatkan kelulusan Bendahari sebelum bayaran dibuat.

9.4.5

Pembayaran tidak akan dibuat pada mana-mana individu/syarikat/badan-badan selain dari yang tertera di invois/resit/baucar. Sekiranya akaun bank masih belum dibuka, bayaran akan dibuat melalui cek.

9.4.6

Semua dokumen berkaitan dengan bayaran yang tidak digunakan lagi hendaklah dicap “Batal” bagi mengelak dokumen tersebut diguna semula.

9.4.7

Tanggungjawab bagi perbelanjaan yang tidak dibenarkan

9.4.7.1

Pegawai yang membenarkan perbelanjaan dilakukan tanpa kuasa yang akan dipertanggungjawabkan sendiri bagi jumlah yang dibelanjakan.

9.4.7.2

Pegawai

perlu

memastikan

bahawa

tiada

bayaran

yang

akan

mengurangkan baki sedia ada hingga menyebabkan tidak mencukupi untuk menyelesaikan tanggungan yang dipertanggungkan kepada sesuatu perbelanjaan.

9.4.8

Bayaran “Sucihati” Tidak Boleh Ditahan

9.4.8.1

Pembayaran bagi sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja yang dipesan, dibekal atau dilaksanakan akan dibuat oleh Pejabat Bendahari apabila bekalan, perkhidmatan atau kerja berkenaan telah selesai sepenuhnya.

9.4.8.2

Bagi mana-mana pembayaran yang didapati menyalahi peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa, punca berlakunya perolehan yang menyalahi peraturan akan ditentukan di bawah peraturan Arahan Perbendaharaan (AP) 59.

9.4.8.3

Apabila sesuatu pembayaran didapati tidak boleh dibuat secara biasa atau tidak mematuhi peraturan kewangan tertentu, Jawatankuasa Siasatan

104


perlu

ditubuhkan

untuk

melihat

keraguan

yang

timbul.

Lantikan

Jawatankuasa Siasatan akan dibuat oleh Naib Canselor.

9.4.8.4

Apabila pegawai yang bertanggungjawab dapat dikenal pasti, Akaun Pendahuluan AP59 perlu diwujudkan atas nama pegawai terbabit.

9.4.8.5

Laporan

bertulis

yang

menghuraikan

sebab-sebab

mendorongnya

menyimpang dari tatacara biasa hendaklah diserahkan kepada Pejabat Bendahari

tidak

boleh

lewat

sehingga

60

hari

daripada

Akaun

Pendahuluan AP59 diluluskan.

9.5

Jenis-jenis Permohonan Pembayaran

9.5.1

Terdapat beberapa jenis permohonan pembayaran yang diuruskan oleh Pejabat Bendahari iaitu:

9.5.2

i)

Pembayaran Pesanan Tempatan

ii)

Pembayaran Bil/Invois

iii)

Pembayaran Inden Kerja

iv)

Pembayaran Penyelidikan

v)

Pembayaran Lain-lain

Kesemua dokumen tuntutan pembayaran perlu diperakui oleh pegawai yang diberi kuasa di setiap PTj. Pegawai pengesah perlulah memastikan setiap jenis tuntutan pembayaran berikut mesti disertai dengan dokumen-dokumen yang lengkap.

9.5.3

PTj perlu meneliti akan keperluan dokumen-dokumen penting yang perlu disertakan bersama permohonan bayaran agar pembayaran dapat diproses dengan tersusun dan lancar. Berikut disenaraikan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mengikut jenis tuntutan pembayaran:

9.5.3.1

Pembayaran Pesanan Tempatan

i)

Pesanan Tempatan yang telah lengkap ditandatangani;

ii)

Salinan ketiga Pesanan Tempatan (berwarna biru);

105


iii)

Kelulusan

Jawatankuasa

Perolehan

Terus

Bekalan

dan

Perkhidmatan PTj (bagi nilai pembelian melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00);

9.5.3.2

9.5.3.3

9.5.3.4

iv)

Kelulusan penganjuran program (jika berkaitan);

v)

Kelulusan khas (jika luar dari rutin bayaran biasa);

vi)

Nota penghantaran (Delivery Order);

vii)

Surat arahan bertugas (jika berkaitan);

viii)

Tentatif program (jika berkaitan);

ix)

Invois yang telah disahkan; dan

x)

Borang pendaftaran aset/inventori (jika berkaitan).

Pembayaran Bil/Invois

i)

Nota penghantaran (Delivery Order);

ii)

Bil/invois yang telah disahkan;

iii)

Kelulusan penganjuran program (kelulusan bajet); dan

iv)

Perakuan dokumen salinan jika tidak menggunakan bil/invois asal.

Pembayaran Inden Kerja

i)

Surat arahan bayaran dari Pejabat Pembangunan;

ii)

Sijil Bayaran Interim;

iii)

Borang Inden Kerja;

iv)

Rumusan Sebut Harga;

v)

Ringkasan Sebut Harga; dan

vi)

Invois yang telah disahkan.

Pembayaran Penyelidikan

i)

Borang permohonan tuntutan (claim application form);

ii)

Pesanan Tempatan yang telah lengkap ditandatangani;

iii)

Salinan ketiga Pesanan Tempatan (berwarna biru);

iv)

Bil/resit/invois yang telah disahkan;

v)

Surat arahan bertugas;

vi)

Tentatif program;

vii)

Borang tuntutan perjalanan;

106


viii)

Kelulusan

perjalanan

luar

negara

dari

Pejabat

Pengurusan

Penyelidikan dan Inovasi (CRIM); ix)

Maklumat-maklumat persidangan;

x)

Kelulusan menghadiri persidangan, seminar dan lawatan rasmi luar negeri (Borang Lampiran A); dan

xi)

9.5.3.5

9.5.3.6

Surat penerimaan pembentangan dari penganjur.

Elaun-elaun lain yang berkaitan

i)

Borang tuntutan perjalanan dan dokumen sokongan;

ii)

Surat arahan bertugas;

iii)

Tentatif program;

iv)

Surat pengesahan (jika berkaitan);

v)

Surat arahan bayaran (jika berkaitan);

vi)

Kadar bayaran (jika berkaitan);

vii)

Surat arahan penempatan (jika berkaitan);

viii)

Surat lantikan (jika berkaitan); dan

ix)

Kelulusan penganjuran program (kelulusan bajet).

Pembayaran Lain-lain

i)

ii)

Pembayaran Panjar Wang Runcit; a)

Buku Tunai SMKB; dan

b)

Borang Tuntutan PWR.

Pembayaran Pendahuluan a)

Borang permohonan pendahuluan diri/pelbagai;

b)

Kelulusan perjalanan luar negara dari Canselori (peruntukan one-off);

c)

Kelulusan perjalanan luar negara dari Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (peruntukan penyelidikan); dan

d)

Kertas kerja persidangan (jika berkaitan): 

Kelulusan menghadiri latihan dari Pejabat Pendaftar (jika berkaitan);



Surat

penerimaan

pembentangan

(peruntukan penyelidikan);

107

dari

penganjur




Maklumat-maklumat

persidangan

(peruntukan

penyelidikan) ; 

Kelulusan menghadiri persidangan, seminar dan lawatan rasmi luar negeri (Borang Lampiran A);

9.6



Kelulusan penganjuran program (jika berkaitan); dan



Tarikh program/kursus/rasmi.

Panjar Wang Runcit (PWR)

9.6.1

PWR boleh digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawaipegawai yang memerlukan wang untuk perbelanjaan yang dibenarkan.

9.6.2

Pegawai yang diberi kuasa

9.6.2.1

Jika pegawai yang dipertanggungjawabkan tidak dapat mengambil wang panjar,

pegawai

tersebut

hendaklah

menamakan

pegawai

akan

dipertanggungjawab dan memaklumkan ke Pejabat Bendahari.

9.6.2.2

PTj hendaklah memaklumkan ke Pejabat Bendahari ‘Pegawai Yang Diberi Kuasa’ dan perubahan yang berlaku dengan menggunakan borang yang disediakan.

9.6.2.3

Pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk menyimpan wang panjar mestilah

pegawai

yang

berbeza dari

pegawai

yang

merekodkan

perbelanjaan dan penerimaan wang panjar.

9.6.2.4

Sebarang pertukaran pegawai yang mengendalikan Panjar Wang Runcit, suatu penyata yang menunjukkan kedudukan wang panjar pada masa peralihan kuasa tersebut hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh pegawai asal memegang wang panjar. Satu salinan penyata dikemukakan ke Pejabat Bendahari untuk rujukan.

108


9.6.3

Pengurusan PWR

9.6.3.1

Permohonan baru

i)

PTj yang ingin membuat permohonan baru PWR perlu memohon secara bersurat kepada Pejabat Bendahari dengan menyatakan:

ii)

a)

Justifikasi keperluan PWR

b)

Pegawai Yang Diberi Kuasa

Pejabat Bendahari akan mengemukakan satu surat kelulusan kepada PTJ bagi memaklumkan permohonan PWR telah diluluskan.

9.6.3.2

Permohonan Tambahan

i)

PTj dibenarkan untuk memohon peruntukan tambahan (sekiranya perlu) dengan mengemukakan surat permohonan ke Pejabat Bendahari menyatakan jumlah dan keperluan peruntukan tersebut dipohon.

ii)

Pejabat Bendahari akan menyemak permohonan tersebut dan surat akan dikeluarkan berdasarkan amaun yang diluluskan. Kelulusan permohonan

tambahan

PWR

akan

diluluskan

oleh

Pejabat

Bendahari.

9.6.3.3

Penutupan

Dalam kes-kes tertentu di mana PWR perlu ditutup, PTj perlu menghantar semua resit/bil tunai terakhir, baki wang di tangan dan surat ke Pejabat Bendahari, bagi tujuan pelarasan dan penutupan PWR PTj yang berkaitan.

9.6.3.4

PTj perlu menyimpan peti wang panjar di tempat yang selamat dan berkunci.

9.6.3.5

PWR digunakan bagi pembelian item yang dibenarkan sahaja dengan jumlah yang tidak melebihi RM500.00 dalam satu resit.

109


9.6.3.6

Pembayaran PWR

i)

Hanya resit/bil tunai sahaja yang diterima sebagai dokumen sokongan PWR. Bagi pembelian yang tidak mempunyai resit/hilang, penama

yang

bertanggungjawab

perlu

mengemukakan

pengesahan sebagai dokumen sokongan. Surat

surat

pengesahan

tersebut hendaklah disertakan dengan jelas jenis pembeli, tujuan dan jumlah yang telah dibelanjakan; dan ii)

Setiap bayaran melalui PWR perlu mengemukakan Baucar Kecil sebagai

bukti

penerimaan/pengambilan

wang

panjar.

Baucar

tersebut diisi dalam dua salinan. Salinan pertama untuk tujuan rekupmen dan salinan kedua untuk simpanan PTj.

9.6.3.7

Kaedah rekupmen

i)

Resit-resit yang telah disahkan hendaklah dihantar bersama-sama dengan Penyata Buku Tunai, Borang Permohonan Peruntukan PWR berserta lampiran (menggunakan SMKB) dan dokumen-dokumen sokongan yang lengkap;

ii)

Resit-resit yang dikemukakan hendaklah disahkan oleh pegawai yang telah membuat perbelanjaan tersebut (Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional) dan dicap perkataan ‘BAYAR’;

iii)

Setiap resit pembelian tidak melebihi RM500.00 dan dicatatkan jenis dan tujuan pembelian;

iv)

Bagi perbelanjaan yang tidak mempunyai resit, surat akuan menyatakan pembelian tanpa resit hendaklah disertakan dengan menunjukkan jenis pembelian, tujuan dan jumlah yang telah dibelanjakan;

v)

Rekupmen boleh dibuat pada bila-bila masa dengan syarat jurnal rekupmen pertama telah disediakan oleh Pejabat Bendahari; dan

vi)

PTj perlu memastikan baki tunai di tangan tidak kurang 30% dari peruntukan yang diterima.

9.6.4

Pengendalian Buku Tunai

9.6.4.1

Rekod

Buku

Tunai

perlu

sama

perbelanjaan tersebut dilakukan; dan

110

dengan

tarikh

penerimaan

dan


9.6.4.2

Dari semasa ke semasa, Pejabat Bendahari akan membuat semakan untuk memastikan baki di tangan mestilah sama dengan baki dalam Penyata Buku Tunai pada masa semakan tersebut.

9.6.5

Penyelarasan akhir tahun

9.6.5.1

Pada setiap akhir tahun, PTj dikehendaki untuk mengemukakan resit-resit perbelanjaan bersama wang tunai (mengikut jumlah peruntukan) ke Pejabat Bendahari dengan menggunakan borang pengembalian PWR.

9.7

Pendahuluan Diri dan Pelbagai

9.7.1

9.7.2

Jenis pendahuluan

9.7.1.1

Pendahuluan Diri; dan

9.7.1.2

Pendahuluan Pelbagai.

Permohonan Pendahuluan Diri

9.7.2.1

Pemohon perlu mengisi dan menghantar borang yang telah disokong (oleh Pegawai Penyokong) 7 hari sebelum tarikh program, bersama-sama dengan borang Permohonan Pembayaran. Pegawai perlu dilampirkan bersama surat arahan bertugas yang telah disokong.

9.7.2.2

Pendahuluan diri adalah untuk bayaran penginapan dan elaun makan sahaja (Maksima 90% dalam negeri dan 100% untuk luar negeri).

9.7.2.3

Kelayakan minima pendahuluan diri adalah:

i)

RM500 (Gred Utama/Khas C dan ke atas)

ii)

RM400 (Gred 53 - 54)

iii)

RM300 (Gred 45 - 52)

iv)

RM200 (Gred 41 - 44)

v)

RM100 (Gred 17 - 40)

vi)

Tiada Had (Gred 1 - 16)

111


9.7.2.4

Permohonan baru tidak akan diluluskan sekiranya permohonan terdahulu tidak diselesaikan.

9.7.2.5

Untuk pelarasan pendahuluan diri, pemohon perlu mengemukakan permohonan pembayaran untuk tuntutan perjalanan sebelum 10

hb

bulan

berikutnya.

9.7.2.6

Sekiranya Permohonan Pembayaran tidak diterima, surat potongan gaji akan dikeluarkan.

9.7.3

Pendahuluan Pelbagai

9.7.3.1

Borang yang telah disokong oleh Pegawai Penyokong perlu dihantar 7 hari sebelum

program/aktiviti

dijalankan

bersama-sama

dengan

borang

Permohonan Pembayaran.

9.7.3.2

Memastikan kertas kerja untuk mengadakan program/aktiviti telah diluluskan oleh pihak berkuasa melulus.

9.7.3.3

Butiran anggaran perbelanjaan perlu dinyatakan dan Pejabat Bendahari berhak untuk menolak perbelanjaan yang boleh dibayar melalui kaedah biasa (Permohonan Pembayaran: invois, Pesanan Tempatan atau Panjar Wang Runcit).

9.7.3.4

Pendahuluan Pelbagai adalah layak di pohon oleh pegawai Gred 27 dan ke atas yang berstatus tetap, sementara atau kontrak sahaja kecuali dengan kelulusan Bendahari.

9.7.3.5

Untuk

pelarasan

semula,

pemohon

perlu

mengemukakan

Borang

Penyelesaian Pendahuluan Pelbagai berserta resit-resit perbelanjaan. Sekiranya terdapat baki pendahuluan, pemohon perlu menghantar terus ke Unit Kewangan dan Terimaan.

9.7.3.6

Permohonan baru tidak akan diluluskan sekiranya permohonan terdahulu tidak diselesaikan.

112


9.7.3.7

Jika tiada maklum balas yang diterima dalam tempoh dua minggu, pemotongan gaji akan dilakukan.

9.8

Pembayaran Cuti Belajar dalam dan luar negeri

9.8.1

Pegawai akan dibayar mengikut nilai matawang negara di mana pegawai tersebut melanjutkan pelajarannya di luar negeri.

9.8.2

9.8.3

Kaedah Pembayaran

i)

Pindahan Telegrafik

ii)

Pindahan Elektronik

Pembayaran Elaun dan Lain-lain Tuntutan

9.8.3.1

Pegawai juga akan dibayar elaun-elaun yang layak diterima sepanjang tempoh pengajian seperti mana disebut di dalam Syarat-syarat Tawaran dan Kelulusan Cuti Belajar dan Melanjutkan Pelajaran Dalam dan Luar Negeri.

9.8.3.2

Pegawai juga boleh mengemukakan tuntutan bayaran balik pada manamana perbelanjaan yang dipertanggungkan kepada pegawai sepanjang tempoh pengajian dengan memberi resit sebagai bukti pembayaran telah dilakukan. Contoh seperti pemeriksaan kesihatan, insurans dan kesatuan penuntut-penuntut (jika diwajibkan oleh institusi pengajian).

9.8.4

Elaun Cuti Belajar pegawai akan dibayar untuk tempoh tiga bulan sekali.

9.8.5

Pegawai yang sedang bercuti belajar dibenarkan menghadiri Seminar/Persidangan/ Pembentangan Kertas Kerja sekali sepanjang tempoh pengajian. Terdapat dua kategori pembayaran iaitu seminar/persidangan/pembentangan kertas kerja dalam negara atau luar negeri.

9.8.6

Yuran peperiksaan IELTS/TOEFL hanya boleh dibayar sekali sahaja dalam tempoh pengajian semasa.

113


9.9

Tuntutan Perjalanan Pegawai Awam

9.9.1

Dalam Negeri

9.9.1.1

Tuntutan perjalanan perlu dikemukakan tidak lewat daripada 10

hb

dalam

bulan yang berikutnya.

9.9.1.2

Kelulusan kelewatan tuntutan perjalanan atau sokongan tuntutan pada dokumen perjalanan yang hilang untuk Ketua PTj adalah di bawah pertimbangan Bendahari. Kelulusan perlu diselesaikan lebih awal sebelum permohonan pembayaran dikemukakan. Bagi pegawai selain darinya, sokongan dari Ketua PTj masing-masing adalah diperlukan.

9.9.1.3

Tuntutan perbatuan dibayar bagi tuntutan perjalanan dalam kawasan ibu pejabat. Bagi perjalanan di luar kawasan ibu pejabat, elaun yang layak dituntut

adalah

elaun

lojing/bayaran

sewa

hotel,

tuntutan

perbatuan/tambang gantian, tambang kenderaan awam, elaun makan, elaun harian dan belanja pelbagai.

9.9.1.4

Pegawai layak menuntut bayaran perbelanjaan sebenar yang telah dibayar dengan disokong oleh resit serta tidak melebihi kadar yang ditetapkan.

9.9.1.5

Bagi tempahan penginapan tanpa pesanan tempatan, pegawai perlu mengisi borang penginapan tanpa pesanan tempatan dan disahkan oleh Ketua PTj.

9.9.1.6

Borang pengesahan menaiki kenderaan sendiri juga perlu dikepilkan jika pegawai menggunakan kenderaan persendirian semasa menjalankan tugas rasmi atau berkursus yang telah disahkan oleh Ketua PTj.

9.9.1.7

Pegawai hanya layak menerima bayaran pada unsur yang tidak disediakan. Unsur yang disediakan oleh penganjur tidak boleh dituntut.

9.9.2

Luar Negeri

9.9.2.1

Bagi kursus yang dihadiri tidak melebihi 14 hari, tuntutan perjalanan akan dibayar mengikut perkiraan kadar rasmi.

114


9.9.2.2

Semua perjalanan luar negeri perlu mendapatkan kelulusan Naib Canselor kecuali, Naib Canselor dan Timbalan-timbalan Naib Canselor, kelulusan perjalanan luar negeri perlu diperoleh daripada Kementerian Pengajian Tinggi.

9.9.2.3

Pegawai layak untuk menerima semua elaun yang layak dituntut semasa berada di luar negeri.

9.9.2.4

Tuntutan perjalanan luar negeri juga perlu dikemukakan tidak lewat daripada 10

9.9.2.5

hb

dalam bulan yang berikutnya.

Kelulusan kelewatan tuntutan perjalanan atau sokongan tuntutan pada dokumen perjalanan yang hilang untuk Ketua PTj adalah di bawah pertimbangan Bendahari. Kelulusan perlu diselesaikan lebih awal sebelum permohonan pembayaran dikemukakan.

9.9.3

Bagi Pelajar/Orang Awam

9.9.3.1

Pelajar yang menerima undangan untuk hadir ke pelbagai program rasmi Universiti layak dibayar tuntutan perjalanan.

9.9.3.2

Bagi pelajar yang membawa kenderaan sendiri, pengiraan kadar minyak adalah berdasarkan formula yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan.

9.9.3.3

Tuntutan

perjalanan

yang

layak

diterima

adalah

elaun

tambang

pengangkutan awam. Setiap pelajar perlu mengemukakan bersama dengan resit yang telah disahkan oleh pihak penganjur.

9.9.3.4

Orang awam yang dijemput untuk menghadiri majlis rasmi Universiti layak dibayar berdasarkan peraturan pembayaran yang sedang berkuatkuasa.

9.10

Tuntutan Palsu

9.10.1

Tuntutan

perjalanan

rasmi

adalah

berkonsepkan

tuntutan

terhadap

semua

perbelanjaan yang sebenarnya yang telah dilakukan oleh seseorang pegawai semasa menjalankan tugas rasmi atau pergi berkursus.

115


9.10.2

Ketua PTj bertanggungjawab untuk menentukan tuntutan yang dikemukakan oleh setiap pegawai teratur, munasabah dan berpatutan.

9.10.3

Ketua PTj juga bertanggungjawab bagi menentukan dan mengesahkan jalan yang perlu diikuti serta cara pengangkutan yang hendak digunakan oleh seseorang pegawai dalam menjalankan tugas rasmi.

9.10.4

Jenis-jenis tuntutan palsu:

9.10.4.1

Sengaja menambah jarak jauh perjalanan bagi tujuan mendapatkan kelebihan perbatuan dan kelayakan elaun harian;

9.10.4.2

Sengaja memanjangkan masa bertugas bagi tujuan mendapatkan kelayakan elaun makan atau harian;

9.10.4.3

Sengaja membuat tuntutan perbelanjaan tanpa resit, meminta resit palsu, meminda resit, membeli resit dari pihak tertentu atau mengisytiharkan resit hilang/tidak diperolehi bagi tujuan menambah jumlah tuntutan sedangkan perbelanjaan tersebut tidak dilakukan;

9.10.4.4

Berkongsi kenderaan dengan pegawai lain tetapi membuat tuntutan individu sepenuhnya ke atas keseluruhan kos tambang kenderaan tersebut; dan

9.10.4.5

Sengaja mengisytiharkan penggunaan kaedah kemudahan pengangkutan yang lebih tinggi kosnya bagi tujuan menambah jumlah tuntutan sedangkan penggunaan kemudahan tersebut tidak dilakukan.

116

BAB 9 PENGURUSAN PEMBAYARAN

Recommend Documents