Bab 5. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN P2KP BERBASIS WEBSITE
5.1. Pendahuluan Sistem Informasi Manajemen (SIM) P2KP merupakan salah satu alat yang sangat strategis untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan proyek. SIM juga diharapkan mampu menyajikan informasi yang akurat sebagai dasar bagi pengambilan kebijakan dan keputusan stakeholders P2KP dalam rangka perbaikan atau tindakan korektif secara cepat dan peningkatan kinerja proyek. Agar SIM dapat berdaya guna perlu adanya dukungan manajemen pelaksanaan pengoperasian SIM, sumber daya manusia yang memadai, tersedianya aplikasi dan infrastruktur yang dibutuhkan selama pengoperasian SIM. Dengan tersedianya jaringan internet yang fasilitas service providernya mulai menjangkau ke seluruh pelosok, maka komunikasi data dalam SIM akan dapat berjalan secara on line sehingga data atau informasi yang disajikan oleh SIM akan selalu up to date. Sehingga pelaku-pelaku P2KP, termasuk BKM dan masyarakat, diharapkan dapat melaksanakan SIM berbasis komputer secara tepat dan mudah.
•
•
pelaksanaan kegiatan; Sebagai salah satu sarana penyebarluasan pelaksanaan kegiatan P2KP, baik kepada stakeholder P2KP maupun pihak-pihak terkait lainnya, sebagai wujud transparansi dan akuntabilitas (gambar C-4); dan Terbentuk database kegiatan P2KP yang lengkap dan terkini (up to date) untuk menganalisis pelaksanaan kegiatan P2KP dan pembuatan laporan tepat waktu.
5.3. Sasaran Sasaran pelaksanaan SIM P2KP adalah untuk mendapatkan informasi proses pelaksanaan serta kemajuan kegiatan P2KP, yang berkaitan dengan: • Pelaksanaan pengembangan masyarakat; • Pelaksanaan pemanfaatan dana bantuan masyarakat (BLM dan PAKET) • Permasalahan yang timbul di lapangan
5.4. Strategi Pengembangan SIM 5.2. Tujuan •
Mendorong agar mekanisme monitoring pelaksanaan kegiatan P2KP oleh para pelaku (KMP, KMW, Fasilitator, BKM dll) dapat terlaksana dengan baik, sesuai ketentuan pedoman P2KP dan efektif serta tepat waktu, sehingga dapat digunakan sebagai dasar bagi pengambilan keputusan pihak stakeholder proyek sesuai tingkatannya, untuk meningkatkan kinerja
Strategi dan rencana pengembangan sistim informasi manajemen adalah untuk mendukung pengendalian pelaksanaan P2KP, yang pada implementasinya akan merupakan alat strategis untuk memonitor pelaksanaan kegiatan P2KP. Pengembangan sistim informasi P2KP dan pengendalian pengelolaan SIM P2KP merupakan tanggung jawab KMP, sebagai salah satu bagian dari tugas pokoknya, yakni monitoring. Berdasarkan tahapan kegiatan pelaksanaan
Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan
165
proyek P2KP pengembangan SIM P2KP dapat dikelompokan kedalam lima subsystem sebagai berikut : • Monitoring pemberdayaan masyarakat • Pelaksanaan kegiatan komponen dana BLM dan dana PAKET • Monitoring pengelolaan keuangan P2KP/Replenishment • Pengelolaan pengaduan masyarakat • Sistem Peringatan dini (alert system)
5.5. Prinsip Pengelolaan Data dan Pengelolaan Informasi Didalam implementasi sistim informasi manajemen dilaksanakan secara bertingkat disetiap level pelaku/konsultan, agar dapat memenuhi kebutuhan sesuai tingkatannya dalam pembuatan laporan dan pengambilan keputusan. Dengan demikian pada tingkat yang terbawah akan memiliki data yang rinci sedang tingkat yang teratas dapat
memiliki informasi yang akurat untuk dilaporkan kepada para pelaku ditingkat pusat (Diagram Hubungan Pengelolaan Data dan Pengambilan Keputusan (gambar 1)). Data pengembangan kelembagaan BKM, UPK dan KSM, Ormas, Orsospol, aparat pemerintah, individu pelaku utama P2KP atau sumber-sumber lainnya. Sumber data ini dihimpun secara rutin oleh tim fasilitator atas dasar perkembangan yang terjadi pada lingkup BKM, guna peremajaan/update data. Data dari tim fasilitator direkam di Subtim Leader KMW dan diverifikasi kebenaran datanya, setelah lengkap dan benar data diserahkan ke KMW untuk diolah ditingkat KMW dan informasi ringkasan dilaporkan ke KMP dan seterusnya, hingga merupakan informasi akurat untuk diserahkan ke PMU/Proyek sebagai bahan pengambilan keputusan para pelaku di tingkat pusat, serta untuk pelayanan data dan informasi kepada masyarakat. (Mekanisme Pengumpulan dan Pengolahan data (gambar 2)).
Semua data dihimpun secara rutin oleh tim fasilitator atas dasar perkembangan yang terjadi pada lingkup BKM, guna peremajaan/update data
166
Pedoman Teknis
Diagram 5.1 Hubungan Pengelolaan Data dan Pengambilan Keputusan
Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan
167
168
Pedoman Teknis
Atas dasar perkembangan yang terjadi pada lingkup BKM, maka untuk peremajaan (update) data, fasilitator melakukan pengumpulan data.
Oleh fasilitator data dialihkan kedalam format yang sudah disediakan sesuai aturan yang ada dalam manual kemudian dientri ke dalam komputer lalu format-format data data manual tersebut diserahkan kepada Koordinator kota
Setelah direkam kedalam komputer, Koordinator Kota melakukan verifikasi kesesuaian data dari setiap faskel melalui data yang kasuk ke komputer. a. Data yang tidak valid wajib diperbaiki oleh faskel b. Data yang valid direkam kedalam komputer sebagai data SIM
SIM KMW melakukan penggabungan data laporan perkembangan BKM, KSM dan masyarakat untuk dibuat laporan rekapitulasi, analisis data dan hasilnya diserahkan kepada RM
Informasi yang diterima dari KMW diintegrasikan oleh RM, dikompilasi, diserahkan kepada KMP, dikompilasi dan informasinya didistribusikan kepada para pelaku di tingkat pusat.
Pemanfaatan informasi yang berbasis SIM untuk mendukung pengambilan keputusan, serta untuk pelayanan data dan informasi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
KSM, BKM
Keputusan
Masyarakat
Keputusan
Data
Data
Tim Fasilitator
Ya
Keputusan
Data SIM
Valid ?
Verifikasi
Koordinator Kota
Pengambilan Keputusan
Arsip
Analisis & Monitoring
Data SIM
KMW
RM
Pengambilan Keputusan
Analisis & Monitoring
Data SIM & Informasi
Mekanisme Pengumpulan dan Pengolahan Data
Sumber Data
BKM
Diagram 5.2.
Pengambilan Keputusan
Informasi Akurat
Data SIM & Informasi
KMP
Pengambilan Keputusan
Pelaku di Tingkat Pusat
Diagram 5.3 Disain SIM P2KP: Database Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM)
Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan
169
Diagram 5.4 Proses Pengolahan Data Laporan Keuangan P2KP dan Replenishment
170
Pedoman Teknis
Diagram 5.5 Sistem Peringatan Dini (Alert System )
Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan
171
