BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi
persediaan pada PT. Javan Indonesia dalam bab-bab sebelumnya, maka penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Javan Indonesia yang sekarang sedang berjalan kurang efisien dan efektif dari segi waktu (untuk menghasilkan laporan diperlukan waktu yang cukup lama, + 6 jam), kemudahan (harus mengumpulkan dokumen-dokumen yang terdahulu dan kemudian disusun untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan), dan biaya (pembayaran gaji karyawan atas jam kerja dalam menghasilkan laporan yang dibutuhkan) dalam penanganan transaksi-transaksi bisnis perusahaan terutama yang berkaitan dengan persediaan perusahaan. Selain itu, informasi dan laporan-laporan yang dihasilkan dari aktivitasaktivitas persediaan perusahaan kurang dapat diandalkan (kurang up to date) karena kemungkinan terjadinya human error akibat data transaksi yang sangat banyak yang dikelola secara manual. Dengan demikian, keputusan yang dihasilkan oleh pihak manajemen (terkait dengan persediaan perusahaan) tidak optimal atau kurang tepat karena data yang digunakan kurang akurat dan up to date sehingga sistem persediaan yang sedang berjalan di perusahaan kurang efektif. Oleh karena itu, penulis merancang sebuah sistem informasi akuntansi persediaan yang dapat menangani transaksi-transaksi bisnis perusahaan terkait dengan aktivitas persediaan sehingga
351 data dan informasi yang tersedia akurat, reliable, dan up to date. Data-data transaksi persediaan perusahaan diintegrasikan dan disimpan dalam suatu server. 2. Sistem pengendalian internal perusahaan yang saat ini diterapkan kurang mendukung staf dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki sehingga membuka peluang bagi staf perusahaan untuk melakukan kecurangan atau penyimpangan. Dengan perangkapan tugas dan tanggung jawab bagi staf perusahaan serta ketersediaan dokumen-dokumen pendukung yang kurang lengkap, maka memungkinkan staf untuk melakukan manipulasi atau kecurangan. Hal ini dapat merugikan perusahaan secara materil. Pada saat ini, staf pembelian melakukan fungsi pembelian dan fungsi penerimaan atas barang yang dipesan kepada pemasok sehingga memungkinkan manipulasi atas barang yang dipesan dengan barang yang diterima dari pemasok. Oleh karena itu, pada bab sebelumnya penulis mengusulkan pembentukan bagian penerimaan dan pengiriman dalam struktur organisasi perusahaan untuk menciptakan pengendalian internal yang baik serta penambahan dokumen-dokumen terkait persediaan, yaitu surat permintaan pembelian, laporan penerimaan barang, bukti keluar barang, bukti terima barang retur, nota tukar barang, dan kartu hasil penghitungan fisik. Setiap bagian di perusahaan yang terkait langsung dengan sistem informasi akuntansi persediaan (bagian gudang, bagian penerimaan dan pengiriman, serta bagian akuntansi) akan saling terhubung melalui suatu jaringan LAN (Local Area Network). 3. Perusahaan belum menerapkan perhitungan EOQ, ROP dan safety stock dalam pengelolaan dan pengendalian persediaan (belum adanya kebijakan perusahaan mengenai jumlah persediaan minimal untuk melakukan pemesanan kembali) sehingga sering kali mengalami out of stock yang dapat mengakibatkan kehilangan
352 penjualan serta akan berdampak negatif terhadap kesetiaan/loyalitas pelanggan. Oleh karena itu, penulis merancang sebuah sistem informasi akuntansi persediaan yang menyediakan perhitungan EOQ, ROP dan safety stock untuk membantu perusahaan mengetahui waktu dan frekuensi pemesanan barang yang tepat selama satu tahun serta kuantitas pemesanan ekonomis setiap kali dilakukan pemesanan. 4. Sistem informasi akuntansi persediaan yang dirancang oleh penulis juga menyediakan perhitungan harga pokok produk satuan setelah barang diterima oleh bagian penerimaan dan pengiriman (LPB dibuat) untuk membantu memudahkan dalam penghitungan dan pengupdatean harga pokok produk satuan pada master barang oleh staf akuntansi. 5. Penghitungan fisik persediaan di gudang (stock opname) yang selama ini dilakukan oleh perusahaan tidak terjadwal (dilakukan jika diperlukan) sehingga tidak dapat mendeteksi dengan segera jika terjadi kekeliruan/kesalahan pencatatan atau penyimpangan/kecurangan terkait persediaan barang dagangan di gudang. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi persediaan dirancang untuk mendukung pencatatan dan pelaporan terkait dengan pelaksanaan penghitungan fisik persediaan di gudang sehingga selisih antara jumlah fisik dengan jumlah sistem dapat diketahui, didokumentasikan (dicatat dan disimpan), dan dilaporkan. 6. Laporan persediaan yang dihasilkan setiap akhir periode oleh sistem yang sedang berjalan di perusahaan kurang dapat mendukung pihak manajemen dalam membuat keputusan terkait dengan persediaan perusahaan. Dengan demikian, penulis merancang laporan-laporan terkait dengan persediaan yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi akuntansi persediaan yang dapat dicetak setiap saat jika diperlukan (periode laporan dapat dipilih oleh user), yaitu laporan permintaan pembelian,
353 laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan penerimaan barang retur, laporan penukaran barang, laporan mutasi persediaan, dan laporan hasil penghitungan fisik persediaan. Laporan-laporan terkait persediaan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi persediaan tersebut up to date, relevan, tepat waktu, dan akurat sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan bagi pihak manajemen terkait dengan persediaan perusahaan secara lebih baik, tepat waktu, dan akurat. Salah satu informasi yang dihasilkan dari sistem yang baru, yaitu salah satunya tersedia perbandingan jumlah stok tercatat dan jumlah sistem setelah dilakukan stock opname serta tampilan hasil perhitungan EOQ, ROP dan safety stock.
5.2
Saran Terkait
dengan
sistem
informasi
akuntansi
persediaan
yang
akan
diimplementasikan pada perusahaan, maka penulis menyampaikan saran-saran sebagai berikut: 1. Sebelum sistem diimplementasikan pada perusahaan, maka perlu diadakan pelatihan bagi user secara menyeluruh untuk dapat menggunakan sistem dengan baik. User harus dapat memahami cara menggunakan sistem dengan baik dan benar dalam rangka menunjang keberhasilan implementasi sistem di perusahaan. 2. Perlu dilakukan maintenance terhadap sistem informasi akuntansi persediaan selama penggunaan sistem tersebut melalui evaluasi secara periodik pada sistem yang sudah diimplementasikan dan dukungan bagi perubahan sistem jika diperlukan. 3. Perhitungan EOQ serta ROP dan safety stock tanpa disertai dengan analisis penjualan yang baik dari pihak manajemen akan berdampak pada ketidakakuratan
354 data perhitungan EOQ, ROP dan safety stock yang dihasilkan oleh sistem baru yang diimplementasikan. Oleh karena itu, dibutuhkan analisis penjualan yang baik dari pihak manajemen dan data mengenai biaya penyimpanan, biaya pemesanan, lead time, serta jumlah hari kerja per tahun dapat diketahui dengan tepat oleh staf akuntansi sehingga informasi mengenai EOQ serta ROP dan safety stock dapat dihasilkan secara akurat oleh sistem. 4. Perusahaan perlu melakukan penghitungan fisik persediaan (stock opname) setiap akhir bulan atau triwulan (secara terjadwal) agar dapat mendeteksi dengan segera jika terjadi kekeliruan/kesalahan pencatatan atau penyimpangan/kecurangan terkait persediaan barang dagangan di gudang (perbedaan antara jumlah fisik dengan jumlah sistem). Penghitungan fisik persediaan (stock opname) terutama diperlukan pada akhir tahun untuk mempersiapkan neraca dan laporan keuangan. 5. Staf akuntansi perlu melakukan penghitungan harga pokok produk satuan dengan segera ketika barang telah diterima oleh bagian penerimaan dan pengiriman serta disimpan oleh bagian gudang (LPB dibuat dan diapprove) melalui tampilan layar interface yang disediakan oleh sistem informasi akuntansi persediaan yang telah dirancang (pada window “LPB Detail”). Dengan demikian, harga pokok produk satuan pada master barang segera terupdate sehingga data barang yang tersedia up to date, relevan, dan akurat. 6. Dalam rangka mendukung implementasi sistem informasi akuntansi persediaan yang lebih baik, maka perusahaan perlu mengintegrasikan sistem pembelian, sistem persediaan, dan sistem penjualan di perusahaan. Dengan demikian, data yang tersedia dan informasi yang dihasilkan (terkait dengan persediaan) akan lebih akurat
355 dan dapat diandalkan serta meminimalisasi redudansi data karena semua data dari tiap bagian di perusahaan terintegrasi dalam suatu sistem pada satu server.
