BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika (Ditjen
SDPPI) merupakan salah satu Direktorat Jenderal di Kementerian Komunikasi dan Informatika yang menjalankan empat fungsi pokok dibidang pemanfaatan sumber daya dan perangkat pos dan informatika nasional. Ke empat Keempat fungsi tersebut adalah Fungsi pelayanan, Fungsi penataan, Fungsi pengendalian, dan Fungsi penghasil Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). Saat ini, dalam kegiatan proses persuratan baik surat keluar ataupun surat masuk yang terdapat di Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika (Ditjen SDPPI) dijalankan dengan setengah manual dan setengah sistem namun lebih banyak dalam proses manualnya. Hal ini dilandasi oleh kurang optimalnya aplikasi yang berbasis E-Office dalam membantu Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika (Ditjen SDPPI) dalam kegiatan persuratannya. SiMAYA merupakan aplikasi E-Office yang telah disempurnakan dari aplikasi E-Office sebelumnya. Aplikasi E-Ofiice SiMAYA telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah. Saat ini E-Office SiMAYA mengalami Masalah-masalah dalam penerapannya seperti: 1) Masalah pada Sumber Daya Manusia (People) a) Adanya beberapa bagian dari pegawai Sekretariat Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika yang masih belum mengetahui Tentang E-Office SiMAYA karena kurang optimalnya sosialisasi yang sudah dilakukan
87
88
88 b) Beberapa pegawai di Sekretariat Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan
Informatika mengalami masalah untuk
menerima perubahan proses bisnis kerja mereka karena diharuskan untuk berubah dari proses kerja manual menjadi proses yang di otomatisasi dengan E-Office SiMAYA c) Pengerjaan konsep surat keluar saat ini dikerjakan oleh staff sedangkan bagian kasubag, kabag, dan ditjen hanya memeriksa. Hal ini dikarenakan mereka sibuk melakukan rapat keluar kantor, sehingga menyebabkan pengerjaan konsep surat tidak dapat ditangani langsung oleh mereka.
2) Masalah pada Teknologi a) Fitur-fitur yang disediakan E-Office SiMAYA dianggap belum lengkap dan memiliki beberapa kekurangan. b) Database
kepegawaian yang digunakan sebagai dasar data
pegawai pada E-Office SiMAYA
tersebut jarang atau bahkan tidak
pernah di update secara berkala c) Penerapan atau implementasi di daerah luar DKI Jakarta terkendala masalah hardware dan jaringan sehingga menyebabkan sulitnya melakukan implementasi E-Office SiMAYA Dalam mengatasi hal ini penulis melakukan analisa mendalam menggunakan beberapa metode seperti : 1. Fish Bone Diagram. 2. Lewin’s Stage Model Of Change 3. Kotter’s Eight Stage Change Proses 4. Rational Unified Prosess Untuk membantu penulis menemukan sumber masalah. Sumber masalah-masalah yang sudah ditemukan tersebut selanjutnya akan penulis berikan usulan-usulan yang penulis harapkan dapat membantu dalam pemecahan masalah yang dihadapi. Usulan yang diberikan oleh penulis bukan hanya untuk mengatasi masalah, namun juga dimaksudkan untuk mengevaluasi implementasi E-Office SiMAYA. Berikut secara garis besar usulan yang diberikan oleh penulis:
89 1. Usulan
Terhadap
Resistensi/penolakan
terhadap
penerapan
E-Office
SiMAYA 2. Usulan Fitur Yang Diajukan atau Dikembangkan 3. Usulan Perancangan Sistem Surat Keluar
5.2
Saran Sebaiknya Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan
Informatika (Ditjen SDPPI) melakukan menerapkan usulan yang telah penulis berikan agar penggunaan dan penerapan E-Ofiice SiMAYA dapat digunakan secara efektif dan efisien. Serta melakukan pengawasan setelah usulan yang diberikan oleh penulis diterapkan, hal ini dimaksudkan untuk menjaga dan terus mengembangkan proses persuratan yang ada di Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika (Ditjen SDPPI). Penulis juga menyarankan bagi pembaca untuk mengembangkan lagi usulan yang sudah dibuat.
90
