BAB 4 USULAN SISTEM
4.1 Perancangan Ukuran Kinerja Perancangan ukuran kinerja dengan metode Balanced Scorecard sangat erat kaitannya dengan penyelarasan visi/misi dan strategi perusahaan ke dalam objectives. Selanjutnya objectives tersebut digunakan untuk membantu dalam menentukan measurements yang akan dipakai. Keempat perspektif dalam mengukur kinerja dengan metode Balanced Scorecard sudah cukup tercakup dalam visi perusahaan. Visi perusahaan yaitu “Menjadi perusahaan yang terbaik, disegani teman (pelanggan) dan lawan (kompetitor)”. Frase “... perusahaan ...” menunjukkan suatu tujuan dari sisi finansial, karena setiap bentuk usaha pasti mengharapkan hasil akhir yang salah satunya adalah sisi keuangan. Selanjutnya “... disegani teman (pelanggan) dan lawan (kompetitor)” menunjukkan tujuan dari customer perspective dan internal business process perspective. Dan akhirnya frase “... terbaik,...” berarti perusahaan selalu berusaha untuk meningkatkan kemampuan, hal ini menunjukkan tujuan dari learning and growth perspective. Masing-masing perspective, objective, dan measurement akan diberi bobot relatif yang mewakili tingkat prioritas masing-masing. Karena tidak ditemukan standar bobot relatif yang umumnya dipakai, maka diasumsikan bahwa bobot relatif yang paling rendah adalah 1 dan yang paling tinggi adalah 5. Pembobotan berguna untuk melihat tingkat prioritas dari suatu ukuran, selain itu juga dapat dikaitkan dengan sistem
36 kompensasi insentif apabila nantinya akan diterapkan. Bobot relatif didapatkan melalui wawancara dengan pihak pemilik dan manajemen. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam menyusun rancangan ukuran kinerja dengan metode Balanced Scorecard. 4.1.1 Penentuan Objectives
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam merancang ukuran kinerja setelah mengetahui
pernyataan
visi,
misi,
dan
strategi
bisnis
perusahaan
adalah
mengadaptasikan strategi perusahaan menjadi objective yang dibagi menjadi empat perspektif utama. Berikut ini adalah hasil adaptasi strategi perusahaan menjadi bentuk objectives sesuai dengan hasil pengamatan dan wawancara di perusahaan. Strategi perusahaan yang pertama yaitu “Memperhatikan masalah pelatihan terhadap karyawan agar menjadi tenaga professional yang berkualitas” menunjukkan suatu tujuan untuk meningkatkan keahlian karyawan dari learning and growth perspective. Oleh karena itu, dari strategi ini akan diadaptasikan menjadi objective “Keahlian Karyawan”. Strategi perusahaan selanjutnya adalah “Memperhatikan kepuasan karyawan agar dapat mendukung terciptanya lingkungan dan suasana kerja yang baik”. Dari strategi perusahaan ini akan dibagi menjadi dua objectives, pertama adalah “Kepuasan Karyawan” yang sudah dinyatakan dengan jelas pada pernyataan strategi perusahaan. Dan kedua adalah “Kedisiplinan karyawan” yang merupakan salah satu kunci dalam terciptanya lingkungan dan suasana kerja yang baik. Strategi berikutnya adalah “Mempertahankan efisiensi, agar dapat menekan harga dan bersaing dengan produsen lain” yang dapat diadaptasikan menjadi beberapa
37 objective. Objective pertama yang dapat diadaptasikan dari strategi ini adalah “Efisiensi Ongkos Produksi” yang mewakili objective dari sisi finansial, sedangkan dari sisi internal business process adalah “Kinerja Produksi dan Perusahaan pada Umumnya”. Selanjutnya, merujuk dari kata-kata “... bersaing dengan produsen lain” kedua hal tersebut didukung juga dengan “Ketersediaan Infrastruktur” dan “Kepemimpinan Teknologi” dari sisi learning and growth. Selanjutnya dari strategi “Mempertahankan layanan yang prima bagi pelanggan” dapat diketahui bahwa strategi ini sangat erat kaitannya dengan sisi pelanggan. Objective pertama dari strategi ini adalah “Kesetiaan dan Kepercayaan Pelanggan” sebagai yang diharapkan perusahaan setelah memberikan layanan yang prima bagi pelanggan. Kedua adalah “Pangsa Pasar” sebagai akibat selanjutnya setelah terbangun kesetiaan pelanggan. Dan yang ketiga adalah “Kepuasan Pelanggan” sebagai usaha awal
yang perlu
dilakukan untuk memberikan layanan yang prima. Dari strategi “Meningkatkan penerimaan dari penanam modal” dibagi menjadi dua objectives untuk lebih menegaskan tujuan dari strategi tersebut. Yang pertama adalah “Nilai Tambah Bagi Investor” dan “Keuntungan (profitabilitas)”, keduanya merupakan objective dari financial perspective.
Tabel 4.1 Adaptasi strategi menjadi objectives Strategi Perusahaan
Objective
Perspective
Memperhatikan masalah pelatihan terhadap karyawan, buruh agar menjadi tenaga professional yang berkualitas.
L3
Keahlian Karyawan
Learning and Growth
I3
Kedisiplinan Karyawan
Internal
L4
Kepuasan Karyawan
Learning and Growth
Memperhatikan kepuasan karyawan agar dapat mendukung terciptanya lingkungan dan suasana kerja yang baik.
38
Mempertahankan efisiensi produksi, agar dapat menekan harga dan bersaing dengan produsen lain.
Mempertahankan layanan yang prima bagi pelanggan.
Meningkatkan penerimaan bagi penanam modal
F3
Efisiensi Ongkos Produksi
Financial
I1
Kinerja Produksi dan Perusahaan pada Umumnya
Internal
I2
Efektivitas penggunaan fasilitas produksi
Internal
L1
Ketersediaan Infrastruktur dan Pendukung Aktivitas Perusahaan Lainnya
Learning and Growth
L2
Kepemimpinan Teknologi
Learning and Growth
C1
Kesetiaan dan Kepercayaan Pelanggan
Customer
C2
Pangsa Pasar
Customer
C3
Kepuasan Pelanggan
Customer
F1
Nilai Tambah Bagi Investor
Financial
F2
Keuntungan (Profitabilitas)
Financial
Berikut ini adalah penjelasan dari setiap objective beserta bobot relatif masingmasing perspective. Sedangkan bobot untuk setiap objective dan measurement diasumsikan 3 karena pihak pemilik dan manajemen menganggap prioritas masingmasing adalah sama. 4.1.1.1 Financial Perspective
Berdasarkan pengamatan dan wawancara dengan pihak pemodal dan manajemen, saat ini perusahaan berada dalam siklus Sustain. Perusahaan sudah cukup lama berdiri dan investasi sudah dilakukan dengan cukup besar, oleh karena itu pemodal sangat mengharapkan investasi yang telah dilakukannya dapat memberikan pengembalian yang terbaik. Pemilik menetapkan bobot relatif untuk financial perspective adalah 5.
39 F1 – Nilai Tambah bagi Investor Tujuan strategis ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran kepada pemegang saham bahwa laba perusahaan tidaklah cukup untuk menginformasikan apakah investasi yang dilakukan telah memberikan pengembalian yang menguntungkan dari waktu ke waktu. Ukuran kinerja yang berkaitan langsung dengan nilai tambah untuk investor adalah Economic Value Added yang memperhitungkan cost of capital. F2 – Keuntungan (Profitabilitas) Hal ini berkaitan dengan peningkatan keuntungan perusahaan agar dapat menunjang pertumbuhan perusahaan dan tingkat pengembalian yang tinggi. Ukuran kinerja yang dapat digunakan antara lain laba operasi, pendapatan, dan persentase pelunasan piutang. F3 – Efisiensi Ongkos Produksi Tujuan strategis ini berkaitan dengan usaha untuk menciptakan keunggulan kompetitif dari sisi ongkos produksi agar dapat bersaing dengan industri sejenis lainnya secara terus menerus. Hal ini utamanya dilakukan melalui proses produksi yang efisien dan konsisten sesuai dengan rencana atau target. Oleh karena itu ukuran kinerja yang dapat digunakan antara lain persentase harga pokok penjualan dengan pendapatan dari hasil penjualan. 4.1.1.2 Customer Perspective
Berikut ini adalah objectives dari customer perspective disertai dengan keterangan mengenai kelompok pengukuran utama dalam persektif pelanggan yang
40 berkaitan dengan objective tersebut. Pemilik menetapkan bobot relatif untuk customer perspective adalah 4. C1 – Kesetiaan dan Kepercayaan Pelanggan (customer retention) Kesetiaan dan kepercayaan pelanggan perlu diperhatikan dengan diusahakannya persepsi pelanggan yang baik terhadap perusahaan secara terus menerus. Hal ini terutama berkaitan erat dengan kelompok pengukuran customer retention yang merupakan modal penting untuk mendukung kelangsungan perusahaan dalam waktu jangka panjang. C2 – Pangsa Pasar (market share dan customer acquisition) Persaingan dengan produsen lain membuat perusahaan harus dapat menentukan tujuan pangsa pasar yang ingin dicapai. Oleh karena itu agar dapat memperluas jangkauan pasar dilakukan antara lain dengan mempertahankan dan meningkatkan persepsi publik yang baik terhadap perusahaan secara keseluruhan. C3 – Kepuasan Pelanggan (customer satisfaction dan customer profitability) Tujuan
strategis
ini
memiliki
arah
untuk
meningkatkan
atau
mempertahankan kepuasan pelanggan untuk mendukung tujuan jangka panjang (customer retention). Pengukuran yang dilakukan pada tujuan strategis ini idealnya dilakukan dengan melakukan survey langsung ke pelanggan. Akan tetapi hal ini belum dapat dilakukan karena kendala prosedur yang sulit dan fasilitas online survey melalui internet yang belum memungkinkan untuk diterapkan. Oleh karena itu perlu dicari alternatifnya dengan ukuran lain yang lebih mudah didapat oleh
41 perusahaan seperti persentase keluhan pelanggan dan penjualan yang tidak diretur. 4.1.1.3 Internal Perspective
Berikut ini adalah objectives dari internal business process perspective yang menekankan fokus pada proses penciptaan produk atau jasa untuk menunjang kepuasan pelanggan dan tujuan finansial perusahaan. Pemilik menetapkan bobot relatif untuk internal business process perspective adalah 3. I1 – Kinerja Produksi dan Perusahaan pada Umumnya Tujuan strategis ini menekankan pada efisiensi dan kecepatan pada saat proses penciptaan barang agar dapat menekan biaya tetapi dengan tetap memperhatikan kualitas. Disertai juga dengan aktivitas perusahaan lainnya di bagian pemasaran, keuangan, dan lain-lain yang saling mendukung. I2 – Efektivitas Penggunaan Fasilitas Produksi Proses produksi tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung dengan penggunaan fasilitas produksi dengan efektivitas yang baik. Maka dari itu efektivitas penggunaan fasilitas produksi perlu diperhatikan agar dapat mendukung tujuan strategis lainnya. Pengukuran yang berkaitan dengan tujuan strategis ini antara lain adalah waktu idle mesin. I3 – Kedisiplinan karyawan Kedisiplinan
karyawan
diperlukan
untuk
menunjang
efektivitas
penggunaan mesin dan infrastruktur perusahaan. Kedisiplinan ini antara
42 lain berkaitan dengan waktu kerja atau absensi terutama bagi personil yang berkaitan langsung dengan jalannya mesin produksi. 4.1.1.4 Learning and Growth Perspective
Berikut ini adalah objectives dari learning and growth perspective. Pemilik menetapkan bobot relatif untuk learning and growth perspective adalah 3. L1 – Ketersediaan Infrastruktur dan Pendukung Aktivitas Perusahaan Lainnya (information system capabilities, empowerment, dan alignment) Seringkali suatu perusahaan kurang dapat bersaing dengan perusahaan lain karena rendahnya ketersediaan infrastruktur dan pendukung aktivitas perusahaan. Oleh karena itu perlu ditekan tujuan strategis mengenai infrastruktur dan pendukung aktivitas perusahaan lainnya. L2 – Kepemimpinan Teknologi (empowerment) Teknologi yang baik apabila dapat dipergunakan dengan efektif dapat membantu pelaksanaan kegiatan perusahaan. Akan tetapi juga perlu diingat bahwa penggunaan teknologi juga harus mempertimbangkan costbenefit dari investasi pada teknologi. Hal ini disebabkan karena untuk mengikuti perkembangannya membutuhkan modal khususnya finansial dan sumber daya manusia. L3 – Keahlian Karyawan (employee capabilities dan empowerment) Teknologi tidak akan berarti apabila tidak didukung dengan operator yang dapat menggunakan teknologi tersebut secara maksimal. Oleh karena itu perlu ditekankan keahlian karyawan terutama yang membutuhkan pengetahuan atau keahlian khusus dalam pekerjaannya.
43 L4 – Kepuasan Karyawan (motivation dan alignment) Sumber daya manusia yang ahli saja tidak cukup apabila tidak didukung dengan motivasi dari manusia itu sendiri. Salah satu faktor yang mendukung motivasi adalah kepuasan seseorang terhadap pekerjaannya.
4.1.2 Cause-Effect Relationship
Langkah selanjutnya adalah membangun cause-effect relationship (Gambar 4.1) berdasarkan objectives perusahaan. Hal ini perlu dilakukan agar dapat terlihat hubungan sebab-akibat dari setiap tujuan strategis perusahaan. Dimulai dari learning and growth perspective, ketersediaan infrastruktur dan pendukung aktivitas perusahaan akan mendukung kinerja produksi dan aktivitas perusahaan lainnya. Infrastruktur yang memadai seperti tersedianya alat transportasi dan jaringan telekomunikasi merupakan faktor yang tidak dapat diabaikan. Selain itu, kepemimpinan
teknologi
dalam hal
penggunaan
mesin-mesin webbing
akan
meningkatkan kinerja produksi. Fasilitas yang baik tentunya harus didukung juga dengan penggunaan fasilitas tersebut secara efektif yang didukung oleh keahlian dan kepuasan karyawan. Keahlian karyawan mutlak diperlukan dalam mengoperasikan mesin-mesin produksi pada khususnya dan fasilitas lain pada umumnya. Khususnya dalam hal mesin-mesin produksi diperlukan keahlian khusus agar dapat memanfaatkan teknologi mesin secara maksimal. Selain itu diperlukan juga kedisiplinan yang tinggi dari karyawan mengingat produksi dan mesin berjalan secara terus menerus selama 24 jam. Tanpa hal-hal tersebut, resiko mesin tidak berjalan (idle), tertundanya waktu target produksi, dan barang rusak akan bertambah.
44 Kinerja produksi dan perusahaan akan mempengaruhi kepuasan pelanggan dan ongkos produksi. Kinerja produksi yang baik berarti produksi mampu diselesaikan sesuai dengan jadwal dan sedikitnya barang cacat karena kesalahan produksi. Target produksi yang selesai dalam waktunya dan kualitas barang yang baik juga akan meningkatkan kepuasan pelanggan Selanjutnya dari sisi pelanggan, kepuasan pelanggan akan mendorong meningkatnya pangsa pasar. Karena dengan meningkatnya kepuasan pelanggan akan meningkatkan kemungkinan dari pelanggan tersebut untuk memberikan rekomendasi pada calon pelanggan lain. Selain itu pelanggan yang puas dengan pelayanan sebuah perusahaan akan meningkatkan kesetiaan dan kepercayaan pelanggan tersebut. Kesetiaan pelanggan dan pangsa pasar pada akhirnya akan meningkatkan profitabilitas perusahaan. Dari aspek finansial, efisiensi ongkos produksi akan mendorong terciptanya nilai tambah bagi investor dan profitabilitas perusahaan. Selain itu nilai tambah bagi investor juga didukung oleh profitabilitas perusahaan.
45 Perspectives
Objectives
F1 Nilai Tambah Bagi Investor
Financial Perspective F3 Efisiensi Ongkos Produksi
F2 Keuntungan (Profitabilitas)
C1 Kesetiaan dan Kepercayaan Pelanggan
C2 Pangsa Pasar
Customer Perspective
C3 Kepuasan Pelanggan
I1 Kinerja Produksi dan Perusanaan Pada Umumnya
Internal Business Process Perspective
I2 Efektivitas penggunaan fasilitas produksi
I3 Kedisiplinan karyaw an
Learning and Growth Perspective
L1 Ketersediaan Infrastruktur dan Pendukung Aktivitas Perusahaan Lainnya
L2 Kepemimpinan Teknologi
L3 Keahlian Karyaw an
L4 Kepuasan Karyaw an
Gambar 4.1 Cause-Effect Relationship
4.1.3 Performance Indicator
Setelah menggambarkan hubungan sebab akibat di antara tujuan strategis atau objectives, maka langkah selanjutnya adalah menentukan ukuran-ukuran yang menjadi indikator kinerja untuk setiap objective. Masing-masing objective dapat memiliki
46 beberapa indikator. Akan tetapi satu hal yang harus diingat adalah Balanced Scorecard memiliki karakteristik pada kesederhanaan indikator kinerja, hal ini perlu dilakukan untuk meningkatkan clarity dan utility bagi penggunanya. Ukuran-ukuran kinerja ini didapatkan melalui hasil diskusi dan wawancara dengan
pihak
manajemen.
Dalam
menentukan
ukuran
kinerja
ini
harus
mempertimbangkan kemudahan dalam mendapatkan dan mengolah data. Berikut ini adalah ukuran kinerja untuk masing-masing objectives. Tabel 4.2 Ukuran Kinerja Untuk Masing-masing Objective Perspectives
Objectives
Measures
P1 – Financial
F1
Nilai Tambah Bagi Investor
F1_01
Economic Value Added
F2
Keuntungan (Profitabilitas)
F2_01
Laba operasi
F2_02
Pendapatan
F2_03
Persentase pelunasan piutang tepat waktu
P2 – Customer
P3 – Internal
F3
Efisiensi Ongkos Produksi
F3_01
Persentase COGS terhadap pendapatan
C1
Kesetiaan dan Kepercayaan Pelanggan
C1_01
Persentase pelanggan yang membeli kembali
C2
Pangsa Pasar
C2_01
Persentase pembeli yang merupakan pelanggan baru
C3
Kepuasan Pelanggan
C3_01
Persentase pelanggan yang tidak mengeluhkan kualitas
C3_02
Persentase pengiriman tepat waktu
C3_03
Persentase penjualan tidak diretur
I1_01
Persentase produksi yang selesai sesuai jadwal
I1
Kinerja Produksi dan Perusahaan Pada Umumnya
47
P4 - Learning and Growth
I1_02
Rata-rata indeks kinerja efisiensi produksi
I2
Efektivitas Penggunaan Fasilitas Produksi
I2_01
Total waktu idle mesin
I3
Kedisiplinan Karyawan
I3_01
Persentase karyawan yang sering terlambat
L1
Ketersediaan Infrastruktur dan Pendukung Aktivitas Perusahaan Lainnya
L1_01
Persentase ketersediaan koneksi internet
L1_02
Persentase ketersediaan alat transportasi
L2
Kepemimpinan teknologi
L2_01
Persentase pemakaian mesin berteknologi baru
L3
Keahlian Karyawan
L3_01
Persentase karyawan berpengalaman
L3_02
Jumlah event pelatihan
L4_01
Persentase karyawan yang puas bekerja di perusahaan
L4
Kepuasan Karyawan
Keterangan tentang masing-masing measurement terdapat pada halaman lampiran yang akan menjelaskan frekuensi pengumpulan data, tingkat prioritas, sumber pengukuran, satuan ukuran, dan penanggungjawab pengumpulan data. Secara garis besar, maka proses dari menurunkan visi/misi sampai ke dalam ukuran kinerja digambarkan pada gambar berikut ini.
48 VISI
MISI
- Memperhatikan masalah pelatihan terhadap karyawan, buruh agar menjadi tenaga professional yang berkualitas. - Memperhatikan kepuasan karyawan agar dapat mendukung terciptanya lingkungan dan suasana kerja yang baik. - Mempertahankan efisiensi, agar dapat menekan harga dan bersaing dengan produsen lain. - Mempertahankan layanan yang prima bagi pelanggan.
Pelanggan
- Kesetiaan dan Kepercayaan Pelanggan (Persentase pelanggan yang membeli kembali) - Pangsa Pasar (Persentase pembeli yang merupakan pelanggan baru) - Kepuasan Pelanggan (Persentase pelanggan yang tidak mengeluhkan kualitas, persentase pengiriman tepat waktu, persentase penjualan tidak diretur)
Internal
- Nilai Tambah Bagi Investor - (Economic Value Added) - Keuntungan (Profitabilitas) - (Laba operasi, Pendapatan, Persentase Pelunasan Piutang Tepat Waktu) - Efisiensi Ongkos Produksi - (Persentase COGS terhadap pendapatan)
- Kinerja Produksi dan Perusahaan Pada Umumnya (Persentase produksi yang selesai sesuai jadwal, rata-rata indeks kinerja efisiensi produksi) - Efektivitas Penggunaan Fasilitas Produksi (Total waktu idle mesin) - Kedisiplinan Karyawan (Persentase karyawan yang sering terlambat)
Pertumbuhan
Finansial
STRATEGI
Menjadi perusahaan yang terbaik, - M emberikan keuntungan kepada pemodal, staff, buruh, masyarakat dan pemerintah. disegani teman (pelanggan) dan - M enerapkan proses manajemen dan operasional perusahaan yang professional dan berkualitas. lawan (kompetitor) - M enghasilkan produk yang sangat bersaing dari segi kualitas dan harga serta layanan yang professional.
- Ketersediaan Infrastruktur dan Pendukung Aktivitas Perusahaan Lainnya (Persentase ketersediaan koneksi internet, persentase ketersediaan alat transportasi) - Kepemimpinan teknologi (Persentase pemakaian mesin berteknologi baru) - Keahlian Karyawan (Persentase karyawan berpengalaman, jumlah event pelatihan) - Kepuasan Karyawan (Persentase karyawan yang puas bekerja di perusahaan)
Gambar 4.2 Garis besar penyusunan ukuran kinerja
4.2 Pengembangan Prototipe Aplikasi Balanced Scorecard Untuk mendukung pengukuran kinerja dengan metode Balanced Scorecard yang diusulkan pada PT. Kompindo Fontana Raya maka dilakukan perancangan dan pengembangan prototipe aplikasi untuk mendukung pengukuran kinerja tersebut. Aplikasi ini diharapkan dapat membantu user dalam mengumpulkan hasil pengukuran kinerja dan menjalankan suatu sistem untuk mengukur kinerja yang dilakukan secara berkelanjutan.
49 Suatu aplikasi Balanced Scorecard yang ideal adalah apabila beberapa data pengukuran non-kualitatif dapat langsung diambil dari sistem terdahulu seperti ERP, CRM, dan lain-lain. Akan tetapi kesulitan dialami dalam membuat suatu interface untuk saling berhubungan dengan database perusahaan saat ini yaitu Btrieve. Hal ini disebabkan antara lain karena database Btrieve yang sudah lama tidak didukung lagi oleh perusahaan pembuatnya. Oleh karena itu pengumpulan data yang masih mungkin dilakukan untuk saat ini adalah melakukan input secara manual ke dalam aplikasi oleh masing-masing penanggungjawab data pengukuran. Fungsi standar dari aplikasi Balanced Scorecard yang disebutkan oleh Balanced Scorecard Collaboratives, Inc. salah satunya adalah business execution. Standar ini membutuhkan suatu fitur untuk memasukkan initiatives atau biasa disebut action plans yang dihubungkan dengan objectives dan measurements. Akan tetapi pada perancangan aplikasi ini tidak memasukkan fungsi tersebut karena fokus pembahasan lebih diarahkan pada sisi pengukuran kinerja, bukan manajemen kinerja. Prototipe aplikasi ini dibuat dengan memanfaatkan teknologi berbasiskan web karena kebutuhan akan fleksibilitas dalam hal akses terhadap aplikasi tersebut. Bahasa pemrograman yang dipakai adalah PHP dan menggunakan database mySQL. Selain itu juga digunakan komponen server GD Library dan class Panachart untuk menghasilkan grafik fluktuasi secara dinamis. Pada sisi client scripting digunakan komponen Macromedia FlashMX untuk menghasilkan visualisasi indikator yang mudah diaplikasikan dan menarik dari sisi tampilan.
Prototipe aplikasi ini akan
dirancang dengan menggunakan bantuan notasi UML (Unified Modelling Language) dan dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan fungsionalitas inti yang diperlukan.
50 Pembangunan prototipe aplikasi Balanced Scorecard ini, tidak menggunakan semua langkah pengembangan aplikasi karena keterbatasan waktu. Akan tetapi langkahlangkah yang dilakukan tetap diusahakan agar dapat memberikan gambaran yang jelas tentang aplikasi yang akan dibuat kepada user maupun programmer. Langkah-langkah utama yang akan dilakukan adalah : 1. Mengidentifikasi fungsionalitas utama dari aplikasi Balanced Scorecard dengan menggunakan bantuan use-case model diagrams dan diperjelas dengan use-case narratives. 2. Mengidentifikasi object yang terlibat dengan sistem melalui use-case narratives. 3. Mengidentifikasi hubungan antar object dengan bantuan object association matrix. 4. Menyusun class diagram berdasarkan identifikasi hubungan antar object. 5. Memperjelas interaksi antar object dalam urutan menyampaikan pesan dengan bantuan sequence diagram. 6. Merancang basis data dan membuat rancangan layar. 4.2.1 Use-Case Model Diagram
Untuk menggambarkan kebutuhan fungsionalitas dari aplikasi ini, maka digunakan bantuan use-case model diagram untuk memudahkan user dan programmer dalam mendapatkan gambaran dari aplikasi yang akan dirancang. Use-case dalam pembahasan ini selain digunakan sebagai analysis tool juga digunakan sebagai design tool. Langkah-langkah yang dilakukan adalah menggambarkan use-case model diagram dan selanjutnya melengkapi diagram tersebut dengan use-case narratives.
51 Use-case main (Gambar 4.3) menggambarkan skenario utama yang terjadi dari aplikasi dan hubungannya dengan actors. Sedangkan Tabel 4.3 merupakan peran masing-masing actor. <<depends on>>
Manage Perspective
<<depends on>>
Manage Objective
<<us es>>
Manage Measurement
Initialize Target Date and Default Value
<<depends on>>
<<depends on>> Generate Monthly Scorecard Report
Owner
Generate Year-to-date Scorecard Summary
Modify Target Date and or Value
User Authorization
Managers
Time
Enter Actual Performance Data
Gambar 4.3 Use-Case Model Diagram Main
Tabel 4.3 Actor Role Actor
Role
Owner
Pemilik perusahaan yang memiliki kepentingan terhadap investasi yang dilakukannya pada perusahaan, sehingga membutuhkan pertanggungjawaban mengenai kinerja perusahaan dari manager yang menjalankan operasi perusahaan sehari-hari.
Manager
Manager merupakan personil-personil yang dipercaya oleh pemilik perusahaan terhadap jalannya perusahaan dan bertugas memberikan laporan kinerja aktual dari indikator kinerja yang menjadi tanggungjawabnya.
Time
Waktu sistem
52 4.2.2 Use-Case Narratives
Berikut ini merupakan use-case narratives yang menjelaskan masing-masing use-case di atas. Tabel 4.4 Use-Case User Authorization Use-Case Name
User Authorization
Brief Description
Use-case ini menjelaskan tentang proses otorisasi user sebelum menggunakan aplikasi.
Precondition
-
Postcondition
Sistem akan mengenali user untuk menentukan batasan-batasan akses terhadap aplikasi.
Trigger
Use-case ini akan dimulai pada saat user masuk ke pilihan Perspective pada Scorecard Builder
Typical Course of Events
Actor Action
System Response
Step 1: User masuk ke halaman login
Step 2: Sistem menampilkan login form.
Step 3: User memasukkan UserID dan Password.
Step 4: Sistem melakukan validasi User dan pindah ke halaman utama.
Alternate Course
Alt-Step 4: Apabila validasi gagal maka Go to step 2
Tabel 4.5 Use-Case Manage Perspective Use-Case Name
Manage Perspective
Brief Description
Use-case ini menjelaskan tentang proses mengatur (menambah, merubah, dan menghapus) Perspective.
Precondition
User harus sudah terotorisasi oleh sistem
Postcondition
-
Trigger
Use-case ini akan dimulai pada saat user masuk ke pilihan Perspective pada Scorecard Builder
Typical Course of Events
Actor Action Step 1: User masuk ke pilihan Perspectives. Step 3: User menentukan Perspective mana yang akan diatur. Step 5: User melengkapi informasi mengenai Perspective, yaitu meliputi Perspective Name, Symbol, Weight, Owner, dan Description. Step 7: User merespon konfirmasi dari
System Response Step 2: Sistem merespon dengan menampilkan semua Perspective yang ada. Step 4: Sistem menampilkan Perspective pilihan User. Step 6: Sistem menampung informasi yang diberikan oleh user tetapi belum disimpan. Selanjutnya sistem melakukan konfirmasi dengan memberitahukan ada atau tidaknya dampak perubahan terhadap Objective yang merupakan subset dari Perspective yang dipilih. Step 8: Sistem menyimpan perubahan.
53 sistem.
Alternate Course
Alt-Step 3: Jika Perspective yang diinginkan belum ada, user dapat memilih untuk menambah Perspective baru dan melengkapi informasi meliputi Perspective Name, Symbol, Weight, Owner, dan Description. Go to Step 6. Alt Step 5: User memilih untuk menghapus Perspective. Go to Step 6. Alt-Step 7: User membatalkan perubahan terhadap Perspective. Selanjutnya proses Manage Perspective ini berhenti dan kembali ke kondisi awal tanpa melakukan modifikasi terhadap Perspective. Alt-Step 8: Jika perubahan yang diinginkan user adalah menghapus Perspective maka sistem menghapus Perspective yang dipilih.
Tabel 4.6 Use-Case Manage Objective Use-Case Name
Manage Objective
Brief Description
Use-case ini menjelaskan tentang proses mengatur (menambah, merubah, dan menghapus) Objective.
Precondition
Objective baru dapat dibuat apabila paling tidak sudah ada satu Perspective. User harus sudah terotorisasi oleh sistem
Postcondition
-
Trigger
Use-case ini akan dimulai pada saat user masuk ke pilihan Objective pada Scorecard Builder
Typical Course of Events
Actor Action
System Response
Step 2: Sistem merespon dengan menampilkan semua Objectives yang ada dengan pengelompokan berdasarkan Perspective. Step 3: User menentukan Objective mana Step 4: Sistem menampilkan Objective yang akan diatur. pilihan User. Step 6: Sistem menampung informasi yang diberikan oleh user tetapi belum Step 5: User melakukan perubahan disimpan. Selanjutnya sistem melakukan terhadap Objective yang dipilih, yaitu konfirmasi dengan memberitahukan ada meliputi Name, Weight, Symbol, Owner, atau tidaknya dampak perubahan dan Description. terhadap Measurements yang merupakan subset dari Objective yang dipilih. Step 7: User merespon konfirmasi dari Step 8: Sistem menyimpan perubahan. sistem. Step 1: User masuk ke pilihan Objectives.
Alternate Course
Alt-Step 3: Jika Objective yang diinginkan belum ada, user dapat memilih untuk menambah Objective baru dan melengkapi informasi meliputi Name, Weight, Symbol, Owner, dan Description. Go to Step 6. Alt Step 5: User memilih untuk menghapus Objective. Go to Step 6. Alt-Step 7: User membatalkan perubahan terhadap Objective. Selanjutnya proses Manage Objective ini berhenti dan kembali ke kondisi awal tanpa melakukan modifikasi terhadap Objective. Alt-Step 8: Jika perubahan yang diinginkan user adalah menghapus Objective maka sistem menghapus Objective yang dipilih.
54 Tabel 4.7 Use-Case Manage Measurement Use-Case Name
Manage Measurement
Brief Description
Use-case ini menjelaskan tentang proses mengatur (menambah, merubah, dan menghapus) Measurement.
Precondition
Postcondition
Measurement baru dapat dibuat apabila sudah ada paling tidak satu Objective. User harus sudah terotorisasi oleh sistem Setelah Measurement dibuat atau terjadi modifikasi pada Default Target Value dan atau Update Frequency maka harus dilakukan inisialisasi terhadap tanggal dan Default Value dari Targets. Ininialisasi ini dilakukan melalui use-case “Initialize Target Date”
Trigger
Use-case ini akan dimulai pada saat user masuk ke pilihan Measurement pada Scorecard Builder
Typical Course of Events
Actor Action Step 1: User masuk ke pilihan Measurement. Step 3: User menentukan Measurement mana yang akan diatur. Step 5: User melakukan perubahan terhadap Measurement yang dipilih, yaitu meliputi Name, Weight, Symbol, Owner, Display Unit, Default Target Value, Repeat Frequency, Start Date, End Date, Good Value Type dan Description.
Step 7: User merespon konfirmasi dari sistem.
Alternate Course
System Response Step 2: Sistem merespon dengan menampilkan semua Measurement yang ada dengan pengelompokan berdasarkan Objective. Step 4: Sistem menampilkan Measurement pilihan User. Step 6: Sistem menampung informasi yang diberikan oleh user tetapi belum disimpan. Selanjutnya sistem melakukan konfirmasi dengan memberitahukan ada atau tidaknya dampak perubahan terhadap Targets yang merupakan subset dari Measurement yang dipilih. Step 8: Sistem melakukan inisialisasi terhadap Target Date dan Target Values apabila ada perubahan yang berkaitan dengan perubahan pada Measurement atau merupakan penambahan baru terhadap Measurement. Selanjutnya sistem menyimpan perubahan atau data baru pada Measurement.
Alt-Step 3: Jika Measurement yang diinginkan belum ada, user dapat memilih untuk menambah Measurement baru dan melengkapi informasi meliputi Name, Weight, Symbol, Owner, Display Unit, Default Target Value, Repeat Frequency, Start Date, End Date, Good Value Type dan Description. Go to Step 6. Alt Step 5: User memilih untuk menghapus Measurement. Go to Step 6. Alt-Step 7: User membatalkan perubahan terhadap Measurement. Selanjutnya proses Manage Measurement ini berhenti dan kembali ke kondisi awal tanpa melakukan modifikasi terhadap Measurement. Alt-Step 8: Jika perubahan yang diinginkan user adalah menghapus Measurement maka sistem menghapus target-target yang sudah diinisialisasi, selanjutnya Measurement yang dipilih dihapus.
55 Tabel 4.8 Use-Case Initialize Target Date and Value (Abstract) Use-Case Name
Initialize Target Date and Value (Abstract)
Brief Description
Use-case ini menjelaskan tentang proses melakukan inisialisasi terhadap tanggaltanggal serta nilai batas pencapaian target yang direncanakan.
Precondition
User harus sudah terotorisasi oleh sistem
Postcondition
-
Trigger
Typical Course of Events Alternate Course
Use-case ini akan dilakukan otomatis setelah owner membuat atau melakukan modifikasi terhadap suatu Measurement. Time juga dapat melakukan trigger terhadap use-case ini apabila tanggal sistem sudah mendekati tanggal target selanjutnya. Step 1: Sistem melihat Measurement Start Date dan Update Frequency untuk menginisialisasi Target Date yang akan datang. Step 2: Sistem melakukan perubahan (apabila perlu) terhadap Target Date berdasarkan Target Date terakhir -
Tabel 4.9 Use-Case Modify Target Date and or Value Use-Case Name
Modify Target Date and or Value
Brief Description
Use-case ini menjelaskan tentang proses melakukan perubahan terhadap tanggaltanggal serta nilai target pencapaian yang direncanakan.
Precondition
Modifikasi terhadap Target Date dan Target Value baru dapat dilakukan setelah usecase “Initialize Target Date and Default Value” dilakukan pada target yang sama. User harus sudah terotorisasi oleh sistem
Postcondition
-
Trigger
Use-case ini akan dimulai pada saat Owner mengubah Target Date dan atau Target Value.
Typical Course of Events
Actor Action
System Response
Step 2: Sistem merespon dengan menampilkan Target Date dan Target Value yang harus dicapai selama beberapa periode ke depan. Step 3: User menentukan Target Date Step 4: Sistem menampilkan konfirmasi dan atau Target Value yang akan dirubah. Target Date dan Target Value yang baru. Step 5: User merespon konfirmasi dari Step 6: Sistem menyimpan Target Date sistem. dan Target Value yang baru. Step 1: User memilih Targets yang ingin dimodifikasi.
Alternate Course
-
56 Tabel 4.10 Use-Case Manage Actual Performance Data Use-Case Name
Enter Actual Performance Data
Brief Description
Use-case ini menjelaskan tentang proses memasukkan data pencapaian aktual dari suatu target.
Precondition
Untuk memasukkan data pancapaian aktual, sebelumnya harus sudah dilakukan “Initialize Target Date and Default Value” untuk suatu target. User harus sudah terotorisasi oleh sistem
Postcondition
-
Trigger
Use-case ini akan dimulai pada saat Managers akan memasukkan data aktual.
Typical Course of Events
Actor Action Step 1: User memilih “Enter Performance Date”. Step 3: User mengisikan nilai pencapaian aktual.
Alternate Course
System Response Step 2: Sistem merespon dengan menampilkan tanggal target dan nilai target yang harus dicapai selama beberapa periode ke depan dan sebelumnya. Step 4: Sistem menyimpan nilai yang sudah dimasukkan user..
-
Tabel 4.11 Use-Case Generate Monthly Scorecard Report Use-Case Name
Generate Monthly Scorecard Report
Brief Description
Use-case ini menjelaskan tentang proses pembuatan laporan yang merupakan summary dari seluruh Measurement yang dipakai di perusahaan. Laporan ini dibagi berdasarkan Objective yang berkaitan terhadap Measurement tersebut.
Precondition
User harus sudah terotorisasi oleh sistem
Postcondition
-
Trigger
Use-case ini akan dimulai pada saat user melakukan pilihan View Scorecard..
Typical Course of Events
Actor Action
System Response
Step 1: User memilih View Scorecard dan Step 2: Sistem menampilkan laporan menentukan periode yang diinginkan. kepada Owner tentang scorecard Secara default periode yang digunakan perusahaan. adalah periode saat tanggal sistem. Alternate Course
-
Tabel 4.12 Use-Case Generate YTD Scorecard Use-Case Name
Generate YTD Scorecard
Brief Description
Use-case ini menjelaskan tentang proses pembuatan laporan yang merupakan summary YTD (Year-to-date) Scorecard perusahaan.
Precondition
User harus sudah terotorisasi oleh sistem
Postcondition
-
57 Trigger
Use-case ini akan dimulai pada saat user melakukan pilihan View YTD Scorecard..
Typical Course of Events
Actor Action
System Response
Step 1: User memilih YTD Scorecard dan menentukan periode yang diinginkan. Secara default periode yang digunakan adalah tanggal sistem.
Step 2: Sistem menampilkan laporan tentang YTD Scorecard perusahaan.
Alternate Course
-
4.2.3 Object Association Matrix
Berdasarkan use-case narratives dan diagram di atas maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasikan object-object yang terdapat dalam aplikasi ini, yaitu Perspectives, Objectives, Measurements, Targets, Users (Owners dan Managers). Hubungan antar object dapat dilihat pada Object Association Matrix berikut ini. Tabel 4.13 Object Association Matrix Perspective Perspective
Objective
Measurement
Target
Contains zero to many
XX
XX
Contains zero to many
XX
Objective
Contained by one and only one
Measurement
XX
Contained by one and only one
Target
XX
XX
Contained by one and only one
Owner
Places zero to many
Places zero to many
Places zero to many
Places zero to many
Manager
XX
XX
Responsible for zero to many
Responsible for zero to many
Contains zero to many
Owner Is placed by one and only one Is placed by one and only one Is placed by one and only one Is placed by one and only one
Manager XX XX Owned by one and only one Reported by one and only one Assigns zero to many
Assigned by one and only one
58 4.2.4 Class Diagram
Berdasarkan Object Association Matrix, maka berikut ini disusun Class Diagram (Gambar 4.4).
Us er us erID us erName us erLevel us erEmail loginPassword loginName
0..n
1 Managers 1 (f rom Use Case View)
assigns
1
1 report
Owner
1
1
(f rom Use Case View)
1
places responsib le for
0..n Perspectives
sets
perspectiveDes cription perspectiveNam e perspectiveSymbol perspectiveWeight
places
1 0..n
consists of
0..n
0..n
0..n
Objectives
Targets
objectiveValidDate objectiveDescription objectiveName objectiveSymbol
targetValue actualValue actualReportDate targetReportDate 0..n
consists of 1
0..n consists of
Measurements 1
measurementValidDate measurementName measurementDescription updateFrequency updateFrequencyMultiplicator defaultTargetValue criticalLimit validDateStart validDateEnd displayUnit measurementValueType
0..n
0..n
Gambar 4.4 Class Diagram
places
59
4.2.5 Sequence Diagram
Berikut ini adalah sequence diagram yang menggambarkan interaksi antar object dan menekankan pada urutan waktu penyampaian message. 4.2.5.1 Sequence Diagram User Authorization login.php : page
: User Processor validate( loginName,loginPassword )
: User
getValue( )
Gambar 4.5 Sequence Diagram User Authorization
1. Halaman
login.php
menggunakan
method
validate
dari
object
UserProcessor.
2. Method validate menggunakan method getValue dari object User. 4.2.5.2 Sequence Diagram Manage Perspective
Manage Perspective memiliki dua aktivitas dasar yaitu Add, Modify (Edit dan Delete). Masing-masing akan digambarkan dalam satu sequence diagram. Add Perspective perspectiveAdd. php : page
: perspectiveProcessor createPerspective( )
: Perspectives
setValue( )
Gambar 4.6 Sequence Diagram Add Perspective
60 1. Halaman perspectiveAdd.php menggunakan method createPerspective dari object perspectiveProcessor. 2. Method createPerspective menggunakan method setValue dari object Perspectives. Modify Perspective
perspectiveEdit .php : page
: perspectiveProcessor
perspectiveDel .php : page
: Perspectives
: Objectives
modifyPerspective( ) getValue( )
setValue( )
getChildCount( )
[delete] redirect
read( )
[child count = 0] deletePerspective( )
Gambar 4.7 Sequence Diagram Edit Perspective
1. Halaman perspectiveEdit.php memanggil method modifyPerspective dari object perspectiveProcessor. 2. Object modifyPerspective menggunakan method getValue dan setValue dari object Perspectives.
61 3. Jika memilih Delete maka dari halaman perspectiveEdit.php akan diarahkan ke halaman perspectiveDel.php. 4. Halaman perspectiveDel.php menggunakan method getChildCount dari object Perspectives. 5. Object getChildCount menggunakan method read dari object Objectives. 6. Jika child count = 0 maka akan memanggil object deletePerspective dari object Perspectives. 4.2.5.3 Sequence Diagram Manage Objective
Manage Objective memiliki dua aktivitas dasar yaitu Add, Modify (Edit dan Delete) Add Objective objectiveAdd. php : page
: objectiveProcessor
createObjective( )
: Objectives
setValue( )
Gambar 4.8 Sequence Diagram Add Objective
1. Halaman objectiveAdd.php menggunakan method createObjective dari object objectiveProcessor. 2. Method createObjective menggunakan method setValue dari object Objectives.
62 Modify Objective objectiveEdit. php : page
: objectiveProcessor
modifyObjective( )
objectiveDel. php : page
: Objectives
: Measurements
getValue( )
setValue( )
getChildCount( )
[delete] redirect
read( )
[child count = 0] delete( )
Gambar 4.9 Sequence Diagram Edit Objective
1. Halaman objectiveEdit.php menggunakan method modifyObjective dari object objectiveProcessor. 2. Method modifyObjective menggunakan method getValue dari object Objectives dan setValue dari object Objectives.
3. Jika memilih Delete maka dari halaman objectiveEdit.php akan diarahkan ke halaman objectiveDel.php. 4. Halaman objectiveDel.php menggunakan method getChildCount dari object Objectives. 5. Object
getChildCount
Measurements.
menggunakan
method
read
dari
object
63 6. Jika child count = 0, halaman objectiveDel.php akan memanggil method delete dari object Objectives. 4.2.5.4 Sequence Diagram Manage Measurement
Manage Measurements memiliki dua aktivitas dasar yaitu Add, Modify (Edit dan Delete) Add Measurements measurementAdd .php : page
: measurementProcessor
createMeasurement( )
: Measurements
setValue( )
Gambar 4.10 Sequence Diagram Add Measurement
1. Halaman
measurementAdd.php
menggunakan
method
createMeasurement dari object measurementProcessor.
2. Object createMeasurement menggunakan method setValue dari object Measurements.
64 Edit Measurements measurementEdi t.php : page
: measurementProcessor
modifyMeasurement( )
measurementDel.php : page
: Measurements
: Targets
getValue( )
setValue( )
getChildCount( )
[delete] redirect
read( )
[child count = 0] delete( )
Gambar 4.11 Sequence Diagram Edit Measurement
1. Halaman
menggunakan
measurementEdit.php
method
modifyMeasurement dari object measurementProcessor.
2. Object modifyMeasurement menggunakan method getValue dan setValue dari object Measurements.
3. Jika
user
memilih
delete
maka
halaman
akan
diarahkan
ke
measurementDel.php.
4. Halaman
measurementDel.php
akan
menggunakan
method
getChildCount dari object Measurements.
5. Object getChildCount memanggil object read dari object Targets. 6. Jika child count = 0 maka halaman measurementDel.php akan memanggil method delete dari object Measurements.
65 4.2.5.5 Sequence Diagram Initialize Target Date and Value inc_initializeTar gets.php : page
: Measurements
: targetProcessor
: Targets
getValue( )
initializeTarget( ) setValue(dateTarget,targetValue)
Gambar 4.12 Sequence Diagram Initialize Target Date and Value
1. Halaman inc_initializeTargets.php menggunakan method getValue dari object Measurements. 2. Selanjutnya halaman inc_initializeTargets.php memanggil method initializeTarget dari object targetProcessor.
3. Object targetProcessor menggunakan method setValue dari object Targets.
66 4.2.5.6 Sequence Diagram Manage Target Date and Value dan Enter Actual Performance Data
measuresDetail .php : page
: targetProcessor
: Targets
[if Modify Target] modifyTargets( ) setValue( dateTarget,targetValue )
[if Enter Performance Data] enterActual( ) setValue( actualValue )
Gambar 4.13 Sequence Diagram Manage Target Date and Value dan Enter Actual Performance Data
1. Jika user dapat merubah target date and value maka halaman measuresDetail.php menggunakan method modifyTargets dari object targetProcessor.
2. Perubahan dilakukan dengan menggunakan method setValue dari object Targets dengan memberikan parameter dateTarget dan targetValue
3. Jika
user
dapat
merubah
performance
data
maka
halaman
measuresDetail.php menggunakan method enterActual dari object targetProcessor.
4. Object targetProcessor menggunakan method setValue dari object Targets dengan memberikan parameter actualValue.
67 4.2.5.7 Sequence Diagram Monthly Scorecard and YTD Scorecard scorecard.php : : Perspectives page getValue( )
: Objectives
: Measurements
: Targets
: User
getValue( ) getValue( ) getValue( ) getValue( )
Gambar 4.14 Sequence Diagram Monthly Scorecard and YTD Scorecard
Halaman
menggunakan
scorecard.php
method
getValue
dari
object
Perspectives, Objectives, Measurements, Targets, dan Users. 4.2.6 Rancangan Basis Data
Rancangan basis data berikut ini disusun berdasarkan class diagram meskipun struktur suatu basis data tidak harus sama dengan yang didefinisikan pada class diagram.
Tabel 4.14 Tabel ms_Perspective Name
ms_Perspectives
Primary Key
perspectiveID
Field
Type
isDeleted
Tinyint
3 Status Delete
perspectiveID
Varchar
2 ID Perspektif
perspectiveName
Varchar
perspectiveSymbol
Varchar
2 Simbol Perspektif
perspectiveWeight
Tinyint
3 Bobot Perspektif
perspectiveDesc
Text
sortOrder
Tinyint
3 Urutan Tampilan
ownerRefID
Varchar
10 Pemilik Perspektif
Length
Description
40 Nama Perspektif
Deskripsi Perspektif
68 Tabel 4.15 Tabel ms_Objectives Name
ms_Objectives
Primary Key
objectiveID
Field
Type
isDeleted
Tinyint
3 Status Delete
objectiveID
Varchar
4 ID Objektif
objectiveName
Varchar
objectiveSymbol
Varchar
4 Simbol Objektif
objectiveWeight
Tinyint
3 Bobot Objektif
objectiveDesc
Text
Deskripsi Objektif
dateValid
Datetime
Tanggal Valid Objektif
ownerRefID
Varchar
Length
Description
40 Nama Objektif
10 Pemilik Objektif
Tabel 4.16 Tabel ms_Measurements Name
ms_Measurements
Primary Key
measurementID
Field
Type
isDeleted
Tinyint
3 Status Delete
measurementID
Varchar
6 ID Pengukuran
measurementName
Varchar
measurementSymbol
Varchar
6 Simbol Pengukuran
measurementWeight
Tinyint
3 Bobot Pengukuran
measurementDesc
Text
frequencyRef
Varchar
2 ID Perulangan
frequencyMultiplier
Tinyint
3 Pengali Perulangan
unitRef
Varchar
2 ID Satuan
dateStart
Datetime
Tanggal Mulai Pengukuran
dateEnd
Datetime
Tanggal Akhir Pengukuran
ownerRefID
Varchar
Length
Description
40 Nama Pengukuran
Deskripsi Pengukuran
10 Pemilik Pengukuran
69 Tabel 4.17 Tabel ms_Users Name
ms_Users
Primary Key
userID
Field
Type
isDeleted
Tinyint
userID
Varchar
10 ID User
Username
Varchar
50 Nama User
loginName
Varchar
20 Nama Login
loginPassword
Varchar
userEmail
Varchar
50 E-mail User
userLevelID
Varchar
3 Level User
userDescription
Text
Length
Description 3 Status Delete
128 Password Login
Deskripsi User
Tabel 4.18 Tabel ms_Frequency Name
ms_Frequency
Primary Key
frequencyID
Field
Type
isDeleted
Tinyint
3 Status Delete
frequencyID
Varchar
2 ID Perulangan
frequencyName
Varchar
Length
Description
20 Nama Perulangan
Tabel 4.19 Tabel ms_Units Name
ms_Units
Primary Key
unitID
Field
Type
isDeleted
Tinyint
3 Status Delete
unitID
Varchar
2 ID Satuan
unitName
Varchar
20 Nama Satuan
unitPrefix
Varchar
10 Simbol Depan
unitSuffix
Varchar
10 Simbol Belakang
Length
Description
70 Tabel 4.20 Tabel tr_Targets Name
tr_Targets
Primary Key
targeted
Field
Type
isDeleted
Tinyint
Targeted
Int (unsigned)
10 ID Target
targetValue
Int
10 Nilai target
actualValue
Int
10 Nilai aktual
dateTarget
Datetime
Length
Description 3 Status Delete
Tanggal target
Gambar berikut ini adalah diagram data model berdasarkan rancangan basis data di atas.
Gambar 4.15 Data Model Diagram
71 4.2.7 Rancangan Layar
Berikut ini adalah penjelasan tentang rancangan layar dari prototipe aplikasi Balanced Scorecard yang diusulkan: 4.2.7.1 Layar Login
Rancangan layar login merupakan halaman pertama yang muncul apabila user pertama kali masuk ke dalam sistem. Apabila seorang mencoba masuk ke suatu halaman yang dilindungi, maka secara otomatis sistem akan mengarahkannya pada halaman login.
User ID
Password
Forgot my password
Sign in
Gambar 4.16 Rancangan Layar Login
Layar ini memiliki tiga komponen utama, yaitu: 1. Text box untuk memasukkan UserID yang secara otomatis akan terfokus pada saat halaman ini selesai terbuka. Hal ini dilakukan agar user dapat langsung memasukkan UserID tanpa mengarahkan mouse pada Text box. 2. Text box untuk memasukkan Password yang menggunakan input tipe password agar hasil pengetikan password tidak dapat terlihat untuk meningkatkan keamanan. 3. Button Submit dengan caption “Login” yang akan melakukan trigger terhadap pengiriman UserID dan Password agar dapat dicocokkan dengan
72 yang tersimpan di dalam database. Sebagai penggantinya, user juga dapat menekan tombol Enter yang akan menghasilkan hal yang sama. 4.2.7.2 Layar Utama
Aplikasi web ini akan menggunakan frame untuk memudahkan dalam mengatur tampilan dan navigasi. Berikut ini adalah rancangan tampilan untuk halaman utama setelah login berhasil. Company Name
Logout Logout
Navigation Toolbar
Welcome greeting
YTD Perspective Gauge Perspective Name (weight)
Perspective Name (weight)
999 (999)
999 (999)
Perspective Name (weight)
Perspective Name (weight)
999 (999)
999 (999)
Menu
Total Score 999
System date and time
Gambar 4.17 Rancangan Layar Halaman Utama
Bagian Menu, System date and time dan Navigation Toolbar merupakan frame terpisah yang akan dibuat sedemikian rupa sehingga pada saat scroll frame utama maka frame lainnya tidak akan hilang dari tampilan. Navigation Toolbar merupakan sekelompok tombol yang berkaitan dengan navigasi di dalam aplikasi yang bersifat umum seperti tombol Back, Forward, Refresh, Home, dan Logout. Sedangkan Menu
73 terdiri dari menu-menu utama yang spesifik untuk aplikasi ini seperti Scorecard Builder, Scorecard Analysis, dan lain-lain. Selanjutnya adalah System Date and Time yang
menampilkan tanggal dan waktu sistem. Frame utama di halaman pertama ini menampilkan summary dari setiap Perspective yang sudah harus didefinisikan sebelumnya. Summary ini akan menampilkan bobot (weight), nilai indeks dan nilai indeks tertimbang (weighted) untuk masing-masing Perspective. Masing-masing akan digambarkan dengan tampilan yang menyerupai dashboard mobil dan pada bagian bawah akan ditampilkan total nilai indeks untuk keseluruhan Perspective. 4.2.7.3 Layar Manage Perspective
Pertama kali user masuk ke pilihan Perspective pada kategori Scorecard Builder akan disajikan Perspective apa saja yang sudah ada dengan menampilkan Perspective Name, Symbol, dan Weight. User dapat memilih untuk menambah Perspective baru atau mengubahnya melalui tombol Add atau Edit. Perspective
Add
Perspective Name 1 [99] Description
Edit
Perspective Name 2 [99] Description
Edit
Perspective Name 3 [99] Description
Edit
Perspective Name 4 [99] Description
Edit
Gambar 4.18 Rancangan Layar Manage Perspective
74 Tampilan pada saat proses Add atau Edit Perspective menggunakan berbagai tipe input seperti text box, radio button, list menu, dan textarea. Masing-masing digunakan sesuai dengan karakteristik tipe input yang dipakai. Di bagian bawah form terdapat tiga tombol yaitu Submit, Discard, dan Delete. Tombol Delete hanya akan muncul pada saat proses Edit sedangkan pada saat Add hanya ada dua button yaitu Submit dan Discard. Tombol Submit akan mengirimkan hasil input dari form tersebut ke server, sedangkan tombol Discard akan mengabaikan semua yang telah dimasukkan di masingmasing input field dan kembali ke halaman sebelumnya. Sedangkan tombol Delete akan menghapus record yang aktif, tetapi sebelumnya akan ditampilkan dulu satu window pop-up untuk mengkonfirmasikan hal tersebut.
Symbol
Name
Weight
1
2
3
4
5
Sort order
Owner
Description
Submit
Discard
Delete
Gambar 4.19 Rancangan Layar Add/Edit Perspective
75 4.2.7.4 Layar Manage Objective
Tampilan Manage Objective hampir sama dengan rancangan tampilan Manage Perspective, dibedakan hanya pada penamaannya saja. Setiap Objective dikelompokkan berdasarkan Perspective. User dapat menambah atau mengubah data user sebelumnya melalui tombol Add dan Edit. Objective Perspective Group 1
Add
Objective Name 1_1 [99]
Edit
Objective Name 1_2 [99]
Edit
Perspective Group 2
Add
Objective Name 2_1 [99]
Edit
Objective Name 2_2 [99]
Edit
Gambar 4.20 Rancangan Layar Manage Objective
Tampilan pada saat Add atau Edit juga hampir sama, tetapi di layar ini ditambahkan satu jenis input berupa tanggal yang merupakan modifikasi dari text box yaitu dengan menambahkan tombol di sebelah kanan untuk melakukan input berupa tanggal. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan penulisan atau input tanggal yang tidak sesuai dengan format tanggal yang digunakan sistem.
76
Symbol
Name
Weight
1
2
3
4
5
Owner ...
Valid Date
Description
Submit
Discard
Delete
Gambar 4.21 Rancangan Layar Add/Edit Objective
Tombol pada input tanggal akan menampilkan pop-up berupa window kecil yang menampilkan pilihan tanggal dalam bentuk kalender. User bebas memilih bulan dan tahun menggunakan jenis input list menu pada bagian atas. Memilih tanggal dilakukan dengan cara langsung klik pada tanggal yang diinginkan, secara otomatis pop-up window akan tertutup dan input tanggal sudah terisi dengan tanggal yang dipilih dalam format yang benar sesuai dengan format tanggal sistem.
77 Month
Year
Sunday
Monday
Tuesday
Wednesday
Thursday
Friday
Saturday
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Gambar 4.22 Rancangan Layar Pop-up Calendar
4.2.7.5 Layar Manage Measurement
Secara garis besar, tampilan Manage Measurement hampir sama dengan layar sebelumnya. Sistem menampilkan daftar Measurements yang sudah pernah dibuat dan dikelompokkan berdasarkan Objectives dan Perspectives. Tombol Add dan Edit digunakan untuk melakukan penambahan dan modifikasi terhadap suatu measurement. Measurements Perspective Group 1 Objective Name 1_1 [99]
Add
Measurement 1 of Objective Name 1_1 [99]
Edit
Measurement 2 of Objective Name 1_1 [99]
Edit
Objective Name 1_2 [99]
Add
Measurement 1 of Objective Name 1_2 [99]
Edit
Measurement 2 of Objective Name 1_2 [99]
Edit
Gambar 4.23 Rancangan Layar Manage Measurements
78 Dalam tampilan Add atau Edit Measurement digunakan satu tambahan jenis input type yaitu check box pada field “High Value is Good”. Symbol
Name
Weight
1
2
3
4
5
Display Unit
Default Value
Repeat Every
[n] [n] [n] [n]
days weeks months years
Repeating Multiplier [n] Owner
...
Start-End Date
...
High Value is Good
Description
Submit
Discard
Delete
Gambar 4.24 Rancangan Layar Add/Edit Measurements
79 4.2.7.6 Layar Manage Users
Layar Manage Users diawali dengan menampilkan semua users beserta informasi mengenai Login Name, alamat e-mail, dan user level. User dapat menambah atau mengubah data user sebelumnya. Layar Add dan Edit secara garis besar hampir sama dengan layar yang lain. Name
Login
e-mail
Level
Add
XXXXXXXXX
XXXXXXXXX
XXX@XXX,XX
XXXXXX
Edit
XXXXXXXXX
XXXXXXXXX
XXX@XXX,XX
XXXXXX
Edit
XXXXXXXXX
XXXXXXXXX
XXX@XXX,XX
XXXXXX
Edit
Gambar 4.25 Rancangan Layar Manage Users
Name
Login Name
Password Repeat password e-mail
Level Group
Description
Submit
Discard
Delete
Gambar 4.26 Rancangan Layar Add/Edit User
80 4.2.7.7 Layar Manage Units
Layar Manage Units diawali dengan menampilkan semua units, user dapat menambah atau mengubah data unit sebelumnya. Name
Symbol
Add
XXXXXXXXX
XX - XX
Edit
XXXXXXXXX
XX - XX
Edit
XXXXXXXXX
XX - XX
Edit
Gambar 4.27 Rancangan Layar Manage Units
Pada layar Add dan Edit terdapat 3 field yaitu Name, Suffix Symbol, dan Prefix Symbol.
Name
Suffix Symbol
Prefix Symbol Submit
Discard
Delete
Gambar 4.28 Rancangan Layar Add/Edit Unit
4.2.7.8 Layar Monthly Scorecard
Berikut ini adalah layar Monthly Scorecard yang menampilkan hasil pelaporan pengukuran kinerja dalam waktu satu bulan. Pengukuran dikelompokkan berdasarkan hirarkinya dari Measurement, Objective, sampai Perspective. Informasi yang ditampilkan meliputi rentang tanggal, pencapaian aktual, target yang ditentukan, hasil
81 perhitungan indeks, trend kenaikan atau penurunan, indikator visual, dan user yang bertanggungjawab terhadap pengukuran tersebut. User dapat pindah ke halaman Performance Data untuk melihat, memasukkan, atau merubah data target melalui link Targets. Sedangkan link Fluctuation akan menampilkan satu pop-up window yang menampilkan fluktuasi dari pencapaian nilai target dan perbandingannya dengan target yang sudah ditentukan. Select Period
Indicator Type
Perspective Group 1 Objective Name 1_1 [99] Measurement 1 of Objective Name 1_1 [99] owner name
[targets] [fluctuation]
Actual Target Index Trend 99-XXXXX-9999 - 99-XXXXX-9999
9999
9999
999
Measurement 1 of Objective Name 1_1 [99] owner name
[targets] [fluctuation]
Actual Target Index Trend 99-XXXXX-9999 - 99-XXXXX-9999
9999
9999
999
Gambar 4.29 Rancangan Layar Monthly Scorecard
Pada bagian atas dilengkapi dengan dua list menu yaitu Select Period dan Indicator Type. Select Period memungkinkan user untuk memilih bulan yang ingin dilihat, bulan sekarang secara default akan terpilih apabila user belum memilih. Sedangkan Indicator Type memungkinkan user untuk memilih jenis visualisasi indikator yang ingin ditampilkan, secara default yang terpilih adalah Analog Needle Gauge.
82 Berikut ini adalah jenis-jenis visualisasi indikator yang akan disediakan : 1. Analog Needle Gauge Jenis indikator ini dibuat mirip dengan jarum penunjuk kecepatan pada mobil. Jarum dapat berputar dengan sudut 0 o sampai 180 o , apabila nilai indeks menunjukkan nilai 1, maka jarum akan berputar 90 o searah jarum jam. 100%
-
+
Gambar 4.30 Indikator Analog Needle Gauge
2. Horizontal Needle Gauge Horizontal Needle Gauge hampir mirip dengan Analog Needle Gauge tetapi berbeda pada garis yang tidak melengkung melainkan mendatar. Jarum bergerak pada rentang jarak tertentu tergantung indeks yang diberikan, indeks 1 berarti jarum berada di tengah. -
+ 100%
Gambar 4.31 Indikator Horizontal Needle Gauge
83 3. Color Box Indikator Color Box merupakan yang paling sederhana dan tidak menyita terlalu banyak tempat karena hanya berupa satu kotak kecil yang dapat berubah warna tergantung pada indeks. Semakin rendah indeks maka warnanya menjadi merah, warna kuning bila indeks mendekati 1, dan lebih dari itu akan menjadi semakin hijau.
Layar Fluctuation Graph
Layar Fluctuation Graph menampilkan fluktuasi pencapaian aktual yang terjadi pada suatu measurement beserta perbandingannya dengan target yang ditentukan dalam waktu satu tahun. Tombol Close akan menutup pop-up window dan kembali ke layar Monthly Scorecard. Measurement Name
XXXXXXXXXXXXXX
Perspective Name
XXXXXXXXXXXXXX
Objective Name
XXXXXXXXXXXXXX
Year
9999
Owner
XXXXXXXXXXXXXX (send e-mail)
Units
XXXXX
Legend
Close
Gambar 4.32 Rancangan Layar Fluctuation Graph
84 Layar Performance Data
Layar Performance Data memungkinkan user untuk merubah data tanggal, target, dan pencapaian aktual. Berdasarkan level user (kecuali owner dan admin) diatur agar hanya dapat memasukkan data pada kolom aktual yang merupakan tanggungjawabnya saja, sedangkan pada kolom lain hanya berupa read only. Tabel 4.21 Hak Akses Halaman Performance Data Tanggal Target
Nilai Target
Nilai Aktual
Pemilik / Administrator
Read / Write
Read / Write
Read / Write
Penanggungjawab Pelaporan Kinerja
Read
Read
Read / Write
User Lain
Read
Read
Read
User mempunyai pilihan untuk mengambil atau mengekspor data dari file dengan format XLS melalui tombol Import XLS dan Download XLS. Date
Target
Actual
9999/99/99
99
99
9999/99/99
99
99
9999/99/99
99
99
9999/99/99
99
99
9999/99/99
99
99
Brow se
Import XLS
Dow nload XLS
Save
Discard
Gambar 4.33 Rancangan Layar Performance Data
4.2.7.9 Layar Year-To-Date (YTD) Scorecard
Layar YTD Scorecard menyajikan informasi mengenai rangkuman rata-rata pencapaian target yang tarjadi dimulai dari tanggal awal periode tahunan sampai saat sekarang. Informasi yang disajikan adalah rata-rata pencapaian aktual (aAvg), rata-rata
85 target (tAvg), indeks (Idx), dan indeks tertimbang (wIdx). Hasil penjumlahan wIdx merupakan nilai indeks untuk masing-masing objective, selanjutnya penjumlahan dari indeks objective tertimbang merupakan nilai indeks untuk suatu perspective. Dan akhirnya penjumlahan nilai indeks perspective tertimbang merupakan Total Score. Setiap measurement dikelompokkan berdasarkan objective, dan setiap objective akan dikelompokkan berdasarkan perspective. Masing-masing objective disertai dengan satu indikator visual yang jenisnya juga dapat dipilih sendiri oleh user. Rancangan layar YTD Scorecard dapat dilihat pada Gambar 4.34. Select Period
Indicator Type
Perspective Group 1 Objective Name 1_1 [99] Measurements under this objective
aAvg
tAvg
Idx
wIdx
Measurement 1 of Obj ectiv e Name 1_1 [99]
999
999
999
999
Measurement 2 of Obj ectiv e Name 1_1 [99]
999
999
999
999
Measurement 3 of Obj ectiv e Name 1_1 [99]
999
999
999
999
Measurements under this objective
aAvg
tAvg
Idx
wIdx
Measurement 1 of Obj ectiv e Name 1_2 [99]
999
999
999
999
Measurement 2 of Obj ectiv e Name 1_2 [99]
999
999
999
999
Measurement 3 of Obj ectiv e Name 1_2 [99]
999
999
999
999
9999
Objective Name 1_2 [99]
Summary
9999
9999
Perspective Group 2 Objective Name 2_1 [99] Measurements under this objective
aAvg
tAvg
Idx
wIdx
Measurement 1 of Obj ectiv e Name 2_1 [99]
999
999
999
999
Measurement 2 of Obj ectiv e Name 2_1 [99]
999
999
999
999
Measurement 3 of Obj ectiv e Name 2_1 [99]
999
999
999
999
9999
Summary
9999
TOTAL SCORE
9999
Gambar 4.34 Rancangan Layar YTD Scorecard
86
4.3 Implementasi Aplikasi Balanced Scorecard Agar aplikasi dapat berjalan, maka dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak. Pada bagian ini akan dibahas mengenai perangkat keras, perangkat lunak, dan cara penggunaan aplikasi ini. 4.3.1 Spesifikasi Perangkat Keras dan Lunak
Aplikasi ini akan dijalankan di server Linux yang disewa dari suatu ISP, pertimbangannya adalah agar user dapat mengakses aplikasi ini dari tempat manapun asalkan
ada
koneksi
internet.
Alamat
URL
yang
digunakan
adalah
https://pm.fontana.co.id untuk keamanan pada saat validasi user maka digunakan SSL (Secure Socket Layer). Secara umum kinerja perangkat keras yang dibutuhkan dari aplikasi ini tidak terlalu tinggi karena sifatnya yang tidak realtime. Berikut ini adalah spesifikasi server yang disediakan oleh penyedia jasa hosting.
Tabel 4.22 Tabel Spesifikasi Komputer Server Processor Operating System
Dual Pentium IV (rekomendasi minimal Pentium III) RedHat Linux 7.3
Memory RAM
1GB (rekomendasi minimal 256MB)
Web Server
Apache 1.3.x
Application Server
PHP 4.2.x + GD2 Library
Database Server
MySQL 3.23.x
Sedangkan dari sisi client, Tabel 4.23 berikut ini adalah spesifikasi perangkat keras dan lunak yang dianjurkan berdasarkan teknologi perangkat lunak yang digunakan. Tabel 4.23 Tabel Spesifikasi Komputer Klien
87 Processor Operating System
Minimal Pentium 2, AMD K6, atau yang setara MS Windows 98 atau yang lebih baru
Memory
64 MB
Browser
Microsoft Internet Explorer 5 atau Opera Browser 7
Web Plugin
Flash MX Browser Plugin
Koneksi internet yang dianjurkan adalah 56 Kbps agar dapat men-download visualisasi indikator dalam format Flash SWF dan grafik fluktuasi dalam format PNG dengan lancar. 4.3.2 Cara Penggunaan Aplikasi
Panduan cara penggunaan aplikasi ini lebih dibuat untuk memberikan gambaran urutan proses yang dilakukan dalam menggunakan aplikasi ini. Keterangan yang lebih rinci mengenai fungsi tombol atau menu telah dijelaskan pada bagian perancangan layar. User masuk melalui alamat https://pm.fontana.co.id , dan pertama kali akan muncul pop-up window (Gambar 4.35) untuk mengkonfirmasikan bahwa user akan masuk ke secure area. Agar dapat dilanjutkan, user harus memilih Yes.
Gambar 4.35 Security Alert
88 Selanjutnya user harus mengisikan UserID dan Password pada layar login (Gambar 4.36). UserID dan Password ini digunakan agar aplikasi dapat menentukan hak-hak yang diberikan kepada user selama menjalankan aplikasi.
Gambar 4.36 Tampilan Layar Login
Selanjutnya user akan dibawa ke halaman utama (Gambar 4.37) yang menampilkan hasil pengukuran yang dikelompokkan ke dalam perspective masingmasing. Akan tetapi pada saat pertama kali aplikasi ini dijalankan dan belum ada data, maka layar ini belum akan menampilkan hasil pengukurannya.
Gambar 4.37 Tampilan Layar Utama
89 Pada saat pertama kali aplikasi ini dijalankan, user yang dapat aktif pertama kali adalah administrator. Agar proses memasukkan data kinerja aktual tidak dilakukan oleh satu orang saja, maka dianjurkan agar juga dibuat user lain melalui menu Users (Gambar 4.38) dan memilih New. Perubahan terhadap profil user yang sudah pernah dibuat sebelumnya dapat dilakukan melalui tombol Edit.
Gambar 4.38 Tampilan Layar Manage Users
Pada layar Edit User (Gambar 4.39), tombol Save akan menyimpan informasi perubahan terhadap user atau penambahan user baru. Sedangkan Discard akan mengabaikan perubahan dan kembali ke halaman sebelumnya, tombol Delete akan menghapus user yang aktif. Password harus dimasukkan ulang sebanyak dua kali untuk menjaga kemungkinan kesalahan dalam menulis password yang hanya terlihat dalam karakter bintang (asterisk).
90
Gambar 4.39 Tampilan Layar Modify User
Langkah selanjutnya adalah mengatur unit-unit yang akan dipakai dalam setiap pengukuran kinerja (Gambar 4.40). Penambahan unit baru dilakukan melalui tombol New, sedangkan perubahan terhadap unit yang pernah dibuat dilakukan melalui tombol Edit.
Gambar 4.40 Tampilan Layar Manage Units
91 Tombol Save akan menyimpan perubahan atau entri yang telah dilakukan, sedangkan Discard akan mengabaikannya dan kembali ke halaman sebelumnya. Khusus pada halaman Modify Unit (Gambar 4.41), tombol Delete akan menghapus unit yang aktif. Informasi yang harus dilengkapi adalah Prefix (simbol di depan nilai unit) dan Suffix (belakang).
Gambar 4.41 Tampilan Layar Modify Units
Langkah yang secara umum perlu dilakukan selanjutnya adalah mengatur perspectives melalui menu Perspective (Gambar 4.42). Pilihan lain adalah untuk melakukan perubahan terhadap perspectives yang pernah dibuat sebelumnya (Gambar I.43). Tampilan dan fungsi tombol pada layar detil secara umum hampir sama perlakuan dan fungsinya dengan halaman lainnya (Units dan Users).
92
Gambar 4.42 Tampilan Layar Manage Perspectives
Gambar 4.43 Tampilan Layar Modify Perspective
Begitu juga dengan Objectives (Gambar 4.44 & Gambar 4.45) dan Measurements (Gambar 4.47 & Gambar 4.48) yang langkah penggunaannya hampir sama dengan Perspectives. User sangat disarankan untuk membuat semua Perspectives terlebih dahulu, selanjutnya baru melengkapi Objectives, dan akhirnya melengkapi bagian Measurements.
93
Gambar 4.44 Tampilan Layar Manage Objectives
Gambar 4.45 Tampilan Layar Modify Objective
Pada tampilan detil Objective dan Measurement terdapat tipe isian berupa tanggal yang dapat diisi secara manual berupa input teks, akan tetapi melakukan input berupa tanggal dengan input teks akan memperbesar kemungkinan terjadi kesalahan. Oleh karena itu alternatif yang disediakan adalah dengan menggunakan Date Picker melalui tombol di sebelah isian tanggal yang akan membuka satu window pop-up berisi kalender (Gambar 4.46).
94
Gambar 4.46 Tampilan Layar Kalender Pop-up
Gambar 4.47 Tampilan Layar Manage Measurements
95
Gambar 4.48 Tampilan Layar Modify Measurement
Setelah
selesai
mendefinisikan
semua
Perspectives,
Objectives,
dan
Measurements; langkah selanjutnya adalah melengkapi data hasil pengukuran kinerja (Gambar 4.49). Halaman ini dapat diakses melalui menu Monthly Scorecard (Gambar 4.53) dan klik pada link Targets. Pada halaman Performance Data, batasan terhadap hak untuk melakukan modifikasi atau memasukkan data ditentukan oleh level user sebagai berikut : 1. Pemilik / administrator yang dapat melakukan perubahan atau memasukkan data tanggal target, nilai target, dan nilai aktual (Gambar 4.49) 2. Penanggungjawab pelaporan data kinerja yang hanya dapat memasukkan data pada nilai aktual (Gambar 4.50) 3. User lain yang hanya dapat melihat halaman tersebut secara read-only (Gambar 4.51)
96
Gambar 4.49 Tampilan Layar Performance Data (Admin View)
Gambar 4.50 Tampilan Layar Performance Data (Measurement Owner View)
97
Gambar 4.51 Tampilan Layar Performance Data (Read Only View)
Dari layar Monthly Scorecard, user juga dapat menampilkan fluktuasi kinerja dalam waktu satu tahun melalui link berbentuk grafik yang akan membuka satu pop-up window yang berisi grafik fluktuasi dalam waktu satu tahun (Gambar 4.52).
Gambar 4.52 Tampilan Layar Yearly Fluctuation Graph
Pada bagian berikut ini akan digambarkan layar Monthly Scorecard (Gambar 4.53, Gambar 4.54, Gambar 4.55) yang menggambarkan hasil pengukuran tiap-tiap measurement (indikator). Dari layar ini, user dapat melihat berbagai ukuran kinerja yang
98 sudah didefinisikan sebelumnya dilengkapi dengan indeks hasil pencapaian, perbandingan aktual-target, trend (perbandingan dengan periode sebelumnya), dan visualisasi dalam bentuk grafik. Selain Monthly Scorecard, juga akan digambarkan layar Scorecard Summary (Gambar 4.56 dan Gambar 4.57) yang merupakan hasil perhitungan secara keseluruhan dari tingkat measurement, objective, dan perspective.
Gambar 4.53 Tampilan Layar Monthly Scorecard (horizontal needle gauge)
99
Gambar 4.54 Tampilan Layar Monthly Scorecard (analog needle gauge)
100
Gambar 4.55 Tampilan Layar Monthly Scorecard (color box)
101
Gambar 4.56 Tampilan Layar YTD Scorecard (color box)
102
Gambar 4.57 Tampilan Layar YTD Scorecard (analog needle gauge)
103
4.4 Pengukuran Kinerja Pengukuran kinerja ini bertujuan agar dapat memberikan gambaran mengenai bagaimana melakukan pengisian Performance Data ke dalam aplikasi. Proses pengumpulan data sebagai sumber pengukuran dilakukan melalui wawancara, observasi, kuesioner, maupun mengambil dari data yang sudah ada. Data hasil pengukuran akan dibandingkan dengan target yang sudah ditentukan terlebih dahulu melalui wawancara dengan pemilik atau manajemen. Apabila tidak disebutkan target yang ingin dicapai, maka diasumsikan bahwa target adalah 100%. Hasil pembandingan merupakan nilai pencapaian measurement tersebut. Asumsi periode yang diukur kinerjanya adalah akhir kuartal pertama tahun 2004 (Q1 2004) atau bulan Maret 2004. Apabila frekuensi pengambilan data adalah 3 bulan sekali maka data yang digunakan adalah dari bulan Januari sampai Maret 2004. Sedangkan pengukuran dengan frekuensi 1 bulan akan menggunakan data dalam 1 bulan itu saja. Semua pengukuran dari sisi finansial dengan satuan uang akan disebutkan dalam ribuan rupiah. Apabila ada asumsi periode lain, maka akan disebutkan masingmasing. 4.4.1 Financial Perspective (P1) 4.4.1.1 Nilai Tambah Bagi Investor (F1)
1. Economic Value Added (F1_01) Perhitungan EVA tidak akan dibandingkan dengan target nilai yang ditentukan oleh pemilik, disebabkan karena sulitnya menentukan atau memperkirakan nilai EVA yang wajar untuk dijadikan target perusahaan saat itu. Oleh karena itu, hasil pengukuran EVA akan dilakukan dengan
104 cara melihat persentase kenaikan atau penurunan nilai dibandingkan dengan pengukuran periode sebelumnya dan diasumsikan bahwa target kenaikan nilai EVA adalah 10%. Dari data laporan keuangan perusahaan sampai akhir kuartal pertama (Q1) 2004, didapatkan perhitungan EVA sebesar Rp.-1.065.831,01 sedangkan EVA pada kuartal terakhir (Q4) 2003 adalah Rp.-975.904,14 sehingga persentase penurunannya adalah -9,21%. Oleh karena itu persentase pencapaiannya adalah -92,1%. 4.4.1.2 Keuntungan (Profitabilitas) (F2)
1. Laba Operasi (F2_01) Laba operasi perusahaan untuk Maret 2004 adalah Rp.202.364,97 sedangkan pemilik menetapkan target sebesar Rp.300,000.00 sehingga persentase pencapaian laba adalah 67.45% 2. Pendapatan (F2_02) Pendapatan perusahaan bulan Maret 2004 adalah Rp.1.098.744,36 , dibandingkan target yang ditetapkan sebesar Rp.1,000,000.00, maka persentasenya adalah 110% 3. Persentase Pelunasan Piutang Tepat Waktu (F2_03) Berdasarkan wawancara dengan general manager, dari piutang usaha sejumlah Rp.859,349.30 yang jatuh tempo pada bulan Maret 2004 ternyata hanya Rp.379,405.08 yang terbayar pada bulan tersebut, sehingga persentase pelunasan piutang yang tepat waktu adalah 44,15%.
105 4.4.1.3 Efisiensi Ongkos Produksi (F3)
1. Persentase COGS Terhadap Pendapatan (F3_01) Dari data laporan rugi-laba bulan Maret 2004, besarnya COGS adalah Rp.778.170,16 . Bila dibandingkan dengan besarnya pendapatan dari penjualan bersih sebesar Rp.1.098.744,36 , maka persentase COGS terhadap pendapatan adalah 70,82%. Pemilik menetapkan target persentase COGS terhadap pendapatan dari penjualan bersih adalah 70%, maka persentase pencapaiannya adalah 98,84%. Perlu diperhatikan juga bahwa ukuran kinerja ini memiliki perbandingan terbalik, yaitu semakin rendah nilai pencapaian dibanding target adalah lebih baik. 4.4.2 Customer Perspective (P2) 4.4.2.1 Kesetiaan dan Kepercayaan Pelanggan (C1)
1. Persentase Pelanggan yang Membeli Kembali (C1_01) Berdasarkan wawancara dengan bagian pemasaran, terdapat 6 dari 14 pelanggan yang telah melakukan pembelian kembali sebanyak lebih dari satu kali dalam waktu 6 bulan (42,86%). Target persentase pelanggan yang membeli kembali adalah 50%, sehingga persentase pencapaiannya adalah 85,71%. 4.4.2.2 Pangsa Pasar (C2)
1. Persentase Pembeli yang Merupakan Pelanggan Baru (C1_02) Berdasarkan wawancara dengan bagian pemasaran, dari 14 pelanggan yang melakukan pemesanan dalam rentang waktu 6 bulan terdapat 3 pembeli yang merupakan pelanggan baru (21,42%). Target persentase
106 pembeli yang merupakan pelanggan baru adalah 10%, sehingga indeks pencapaiannya adalah 214,29%. 4.4.2.3 Kepuasan Pelanggan (C3)
1. Persentase Pelanggan yang Tidak Mengeluhkan Kualitas (C3_01) Dari bagian pemasaran didapatkan informasi bahwa terdapat 8 pelanggan yang tidak mengeluhkan kualitas barang dari 11 pelanggan yang melakukan pemesanan dalam rentang waktu 3 bulan. Persentase pelanggan yang tidak mengeluhkan kualitas dalam rentang waktu tersebut adalah 72,72%. 2. Persentase Pengiriman Tepat Waktu (C3_02) Dari 24 kali pengiriman, ada 16 kali pengiriman yang tidak mengalami keterlambatan
dari
jadwal
yang
direncanakan
sehingga
indeks
pencapaiannya adalah 66,67%. 3. Persentase Penjualan Tidak Diretur (C3_03) Dari laporan rugi-laba, besarnya penjualan setelah dikurangi retur penjualan adalah 1.102.676,97 dan penjualan setelah dikurangi potongan penjualan adalah 1.111.094,36. Maka didapatkan persentase penjualan yang tidak diretur adalah sebesar 99,24%.
107 4.4.3 Internal Business Process Perspective (P3) 4.4.3.1 Kinerja Produksi dan Perusahaan Pada Umumnya (I1)
1. Persentase Produksi yang Selesai Sesuai Jadwal (I1_01) Didapat dari bagian PPC, ada 14 order produksi dari total 16 order produksi yang mampu diselesaikan sesuai jadwal sehingga indeks pencapaiannya adalah 87,5%. 2. Rata-rata Indeks Kinerja Efisiensi Produksi (I1_02) Rata-rata indeks kinerja efisiensi produksi yang didapat dari bagian personalia adalah 84,81% sedangkan toleransi indeks efisiensi produksi adalah 85%, sehingga indeks pencapaiannya adalah 99,78% 4.4.3.2 Efektivitas Penggunaan Fasilitas Produksi (I2)
1. Rata-rata Waktu Idle Mesin Harian (I2_01) Berdasarkan informasi dan catatan dari bagian produksi, rata-rata waktu idle mesin harian dalam waktu 1 bulan adalah 5 jam. Dari wawancara diasumsikan bahwa 1 mesin paling tidak harus beroperasi selama 20 jam dalam sehari, oleh karena itu dalam sehari ada toleransi waktu idle selama 4 jam yang dicadangkan untuk kerusakan atau masalah lain dengan mesin tersebut. Oleh karena itu persentase pencapaiannya adalah 80%. 4.4.3.3 Kedisiplinan Karyawan (I3)
1. Persentase Karyawan yang Sering Terlambat (I3_01) Berdasarkan informasi dari bagian personalia, terdapat 12 dari 126 karyawan (termasuk buruh) yang bermasalah dengan keterlambatan
108 dalam waktu 1 bulan. Sehingga persentase karyawan yang sering terlambat adalah 9,52% sedangkan toleransi karyawan yang terlambat adalah 10% , maka persentase pencapaiannya adalah 105% 4.4.4 Learning and Growth Perspective (P4) 4.4.4.1 Ketersediaan Infrastruktur dan Pendukung Aktivitas Perusahaan Lainnya (L1)
1. Persentase Ketersediaan Koneksi Internet (L1_01) Persentase ketersediaan koneksi internet berdasarkan ada atau tidaknya masalah dengan koneksi internet harian dalam waktu 1 bulan adalah 100%. 2. Persentase Ketersediaan Alat Transportasi (L1_02) Karena tidak pernah ada masalah dengan alat transportasi untuk pengiriman, maka ketersediaan alat transportasi dalam waktu 1 bulan adalah 100%. 4.4.4.2 Kepemimpinan Teknologi (L2)
1. Persentase Pemakaian Mesin Berteknologi Baru (L2_01) Dari 30 mesin, 7 mesin merupakan mesin baru yang dapat beroperasi dengan kecepatan lebih tinggi dari mesin yang pernah dibeli sebelumnya dan kemampuan jenis produksi narrow fabric yang lebih beragam (23,33%). Pemilik memiliki target paling tidak 50% mesin yang mutakhir, sehingga persentase pencapaiannya adalah 46,67%
109 4.4.4.3 Keahlian Karyawan (L3)
1. Persentase Karyawan Berpengalaman (L3_01) Karyawan berpengalaman lebih difokuskan pada tenaga operator mesin, dari 16 operator terdapat 13 orang yang sudah menjalani pelatihan khusus untuk mengoperasikan mesin sehingga persentase pencapaiannya adalah 81.25%. 2. Jumlah Event Pelatihan (L3_02) Event pelatihan diperlukan terutama untuk tenaga operator mesin agar dapat mengoperasikan mesin dengan baik. Ditargetkan dalam waktu 6 bulan paling tidak harus ada 2 kali event pelatihan, pada kenyataannya dalam 6 bulan terakhir baru dilakukan 1 kali event pelatihan. Oleh karena itu persentase pencapaiannya adalah 50%. 4.4.4.4 Kepuasan Karyawan (L4)
1. Persentase Karyawan yang Puas Bekerja di Perusahaan Pengukuran kepuasan karyawan dalam hal ini hanya dapat dilakukan pada karyawan non-buruh dan yang setara. Pihak perusahaan berusaha untuk menghindari kesalahan persepsi dengan buruh pabrik, karena apabila diberi kuesioner kepuasan maka yang ditakutkan adalah timbulnya suatu pengharapan yang berlebih dari kuesioner tersebut. Oleh karena itu, sampel kuesioner diambil dari karyawan non-buruh yang memiliki pengertian lebih baik terhadap kuesioner yang dibagikan. Survey kepuasan karyawan terdiri dari beberapa pertanyaan akan tetapi hanya pertanyaan pertama yang akan digunakan dalam pengukuran
110 kinerja ini. Pertanyaan lain ditambahkan karena adanya permintaan dari manajemen perusahaan. Dari hasil kuesioner didapatkan jumlah karyawan yang puas atau sangat puas bekerja di perusahaan adalah 8 dari 12 kuesioner yang dibagikan, maka persentasenya adalah 67%.
Selanjutnya hasil pengukuran kinerja diisikan ke dalam aplikasi. Pengisian data sebaiknya dilakukan dengan user yang berbeda-beda sesuai dengan penanggungjawab atau pemilik data. Pada saat pengisian data kinerja (Gambar 4.58), informasi yang perlu dilengkapi adalah target kinerja dan kinerja aktual saja, sedangkan indeks atau persentase akan terhitung secara otomatis berdasarkan target yang ditentukan oleh pemilik.
Gambar 4.58 Proses pengisian data kinerja (layar administrator)
User dapat melihat informasi ukuran kinerja perusahaan secara menyeluruh pada halaman utama (Gambar 4.59). Setelah memasukkan seluruh informasi kinerja aktual, maka didapatkan nilai akhir adalah 0,74 atau 74%. Dari halaman yang sama juga dapat
111 diketahui bahwa ternyata nilai kinerja yang paling buruk terdapat pada financial perspective sebesar 0,274 dan nilai tertimbangnya 0,091. Selanjutnya user dapat mencari informasi lebih dalam tentang penyebab nilai yang kecil melalui link “Detailed Summary” yang akan membawa user pada halaman YTD Scorecard Summary dan secara otomatis akan terfokus pada perspective yang dicari detailnya (Gambar 4.60).
Gambar 4.59 Layar Utama dengan Hasil Pengukuran Keseluruhan
Gambar 4.60 Layar YTD Scorecard dengan fokus pada financial perspective
112
Dari Gambar 4.60 dapat dilihat bahwa penyebab utama rendahnya nilai financial perspective adalah karena rendahnya ukuran kinerja Economic Value Added perusahaan yang negatif. Proses pengukuran kinerja seperti ini dilakukan secara periodik sesuai dengan frekuensi pengisian performance data. Pemilik dapat melihat ukuran kinerja secara keseluruhan pada layar YTD Scorecard (Gambar 4.61).
113
Gambar 4.61 Layar YTD Scorecard Summary dengan Hasil Pengukuran
