BAB 4 USULAN PENGEMBANGAN MODEL DAN ARSITEKTUR INFORMASI. untuk prosedur kerja di kantor Cabang, kepala Cabang memiliki keterbatasan

BAB 4

USULAN PENGEMBANGAN MODEL DAN ARSITEKTUR INFORMASI

4.1

Usulan Struktur Organisasi Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara, telah diketahui bahwa untuk prosedur kerja di kantor Cabang, kepala Cabang memiliki keterbatasan wewenang dalam mengambil keputusan proses bisnis khususnya dalam masalah finansial. Semua aktivitas yang ingin diputuskan apabila berkaitan dengan pengeluaran biaya, kepala cabang pun harus mengajukan permohonannya ke Direksi Operasi Ritel di kantor pusat, yang biasanya memakan waktu yang tidak singkat. Hal ini sebenarnya wajar saja untuk sebuah perusahaan besar, akan tetapi khusus untuk produk Asuransi Pelangi yang kegiatan operasionalnya sangat cepat dan singkat, hal seperti ini menjadi penghambat lancarnya proses bisnis, terutama aktivitas penjualan. Oleh karena itu, walaupun struktur organisasi di kantor cabang tidak perlu dirubah, perlu diusulkan job description baru. Ini dilakukan agar proses bisnis dapat berjalan dengan lancar sehingga tidak mengganggu aktivitas penjualan. Adapun wewenang tambahan untuk kepala cabang adalah: 

Membuat keputusan akseptasi secara menyeluruh untuk produk Asuransi Pelangi (memiliki wewenang penuh atas segala keputusan kegiatan operasional Asuransi Pelangi)

Selain itu, bagian unit penjualan sekarang ini juga menjalankan aktivitas pemasaran. Akan tetapi kegiatan promosi belum berjalan dengan begitu baik.

146 Oleh karena itu, agar kegiatan promosi dapat dilakukan dengan lebih fokus, perlu ditambahkan tanggung jawab baru dari Kepala Unit Penjualan, yaitu: 

Terselenggaranya kegiatan promosi guna memasarkan produk lebih luas



Tercapainya kepuasan konsumen dengan memberikan layanan/promosi baru dan kemudahan dalam transaksi

4.1.1 Usulan Sumber Daya Manusia Dengan adanya sistem informasi yang baru nanti, proses bisnis akan dijalankan dengan lebih efektif dan efisien sehingga akan terjadi pengurangan pekerja dalam tiap pengerjaan proses bisnis yang telah dipersingkat. Untuk mengatasi hal ini, sebaiknya dilakukan pengalihan karyawan ke Divisi yang lain yang memiliki proses bisnis lebih kompleks dibandingkan Asuransi Pelangi yang membutuhkan lebih banyak karyawan. Sedangkan untuk adanya aplikasi baru/pembaharuan aplikasi yang akan dilakukan, perlu diadakan pelatihan kepada karyawan yang berkaitan dengan aplikasi tersebut. Seperti karyawan divisi TI yang diberikan tugas untuk menjadi admin untuk memantau kegiatan e-commerce yang nantinya akan diterapkan. Untuk SDM penjual di counter bandara, sebaiknya dilakukan penyaringan SDM yang lebih ketat agar bisa mendapatkan SDM penjual yang berkualitas dan sesuai dengan harapan perusahaan. Karena untuk SDM penjual dibandara melalui outsourcing, maka sebaiknya dilakukan diskusi/negosiasi dengan pihak PT. KSA yang menyediakan SDM agar memberikan SDM yang memiliki keahlian sesuai dengan bidang pekerjaannya dan sesuai dengan kriteria yang diinginkan perusahaan.

147 4.2

Usulan Proses Bisnis Area fungsi dan proses bisnis yang diusulkan pada Asuransi Pelangi PT. Jasindo adalah: Tabel 4.1 Area Fungsi dan Fungsi Bisnis yang Diusulkan Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis Penjualan

 Melakukan kegiatan promosi

 Memanfaatkan dana

yang

ada

untuk melakukan promosi di media (cetak, massa, dll)  Mengatur jadwal kegiatan promosi (seminar, pameran, dll)  Memberikan promosi/layanan baru yang unik dengan ide yang kreatif  Mengurus direct logistik

 Membuat penjadwalan pemesanan

stok

agar tidak terjadi kekurangan stok  Melakukan pemesanan langsung

stok ke

supplier  Membuat laporan logistik

untuk

148 kantor pusat

4.3

Usulan Arsitektur Sistem Aplikasi Usulan arsitektur sistem aplikasi berisi diantaranya usulan skema proses bisnis, usulan peta sistem aplikasi, usulan sistem aplikasi.

4.3.1 Usulan Skema Proses Bisnis Skema proses bisnis Asuransi Pelangi PT. Jasindo yang diusulkan adalah seperti di bawah ini: Tabel 4.2 Usulan Skema Proses Bisnis Asuransi Pelangi PT. Jasindo Keuangan Teknik Penjualan Finance Marketing Sales Strategi  Strategi  Strategi Strategy keuangan pemasaran penjualan  Analisa Planning &  Perencanaan keuangan pasar dan Analysis  Analisis pesaing keuangan  Laporan  Monitor  Monitor Monitor &  Klaim (Laporan klaim pemasaran logistik Control penyelesaian sementara  Laporan Needs kerugian) polis  Laporan keuangan  Polis  Nota Transaction  Bukti kas/bank/mem produksi orial  Data  Data  Data stok Operational Data transaksi transaksi pembeli  Data Support pembeli  Data transaksi

149 4.3.2 Usulan Peta Sistem Aplikasi Di bawah ini adalah peta sistem aplikasi yang diusulkan kepada PT. Jasindo: Keuangan

Unit Penjualan

Strategi Keuangan

Unit Teknik

Strategi Pemasaran dan penetapan harga

Strategy

Strategi Penjualan

Planning& Analysis

Perencanaan Keuangan

perencanaan logistik

Analisis Keuangan

analisis pasar dan pesaing

Monitor& Control Needs

Monitor logistik laporan keuangan monitor pemasaran Klaim (laporan penyelesaian kerugian)

T r a n s a c tio n

bukti kas/bank/memorial

laporan klaim sementara

laporan polis

nota produksi

polis

Operational Support

Data Pemasaran, Penjualan, distribusi

Office Automation,

Komunikasi,

E-mail, Dukungan

Keputusan

Operasional

Gambar 4.1 Usulan Peta Sistem Aplikasi Asuransi Pelangi PT. Jasindo Keterangan Peta Sistem Aplikasi: : prioritas “Low” (kurang penting) : prioritas “Medium” (cukup penting) : prioritas “High” (sangat penting)

150

 Keuangan Sistem yang penting di bagian ini adalah Klaim, Laporan Keuangan, Perencanaan Keuangan, dan Strategi Keuangan. Klaim berfungsi untuk mengetahui klaim mana saja yang telah diselesaikan atau bisa disebut sebagai bukti pembayaran klaim ke tertanggung. Oleh karena itu, Klaim disini penting karena berkaitan dengan pembayaran penanggungan yang dijanjikan perusahaan terhadap tertanggung. Laporan keuangan juga penting dikarenakan berfungsi dalam memberikan informasi atas semua laporan keuangan yang telah terjadi sehubungan dengan proses bisnis Asuransi Pelangi selama periode tertentu, dan dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan dimasa mendatang. Perencanaan keuangan berfungsi untuk merencanakan keuangan untuk keperluan jangka pendek dan jangka panjang, sehingga arus kas perusahaan dapat diketahui. Sedangkan strategi keuangan disini penting karena bisa menentukan hal-hal apa saja yang layak untuk dijalankan dengan sejumlah biaya yang telah diperkirakan yang nantinya akan memberikan keuntungan ke perusahaan.  Unit Penjualan Sistem yang penting disini adalah Nota Produksi, Analisis Pasar dan Pesaing, Strategi Penjualan, dan Strategi Pemasaran dan Penetapan Harga. Nota produksi

berfungsi

dalam

memberikan

informasi

dalam

semua

penerimaan/pendapatan yang diterima perusahaan melalui penjualan premi. Analisis pasar dan pesaing digunakan untuk mengetahui seberapa banyak potensi penjualan dilihat dari jumlah target pasar dan kelebihan yang diberikan

151 pesaing. Ini menjadikan perusahaan lebih baik lagi dalam menawarkan produk ke konsumen. Strategi penjualan berfungsi untuk menentukan hal apa yang patut dilaksanakan dalam kegiatan operasional untuk mencapai target penjualan.

Strategi pemasaran dan penetapan harga berfungsi untuk

menentukan teknik pemasaran yang tepat ke konsumen agar bisa memberikan kepuasan kepada konsumen sehingga konsumen menjadi loyal.  Unit Teknik Sistem yang penting disini adalah Polis. Polis memberikan informasi mengenai data polis yang telah terjual, mencakup nomor polis, nama tertanggung, harga penanggungan, dan lain-lain. Data ini sangat penting pada saat ada pengajuan klaim. 4.3.3 Usulan Sistem Aplikasi Sistem aplikasi yang diusulkan untuk Asuransi Pelangi PT. Jasindo adalah: 

Decision Support Systems atau DSS. DSS diharapkan dapat membantu para manajer/para kepala dalam menentukan pilihan terbaik dalam memecahkan suatu masalah semi-terstruktur, mendukung penilaian manajer tetapi tidak menggantikannya, dan meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer. Secara keseluruhan, PT. Jasindo belum memiliki suatu aplikasi untuk memudahkan para manajer (para kepala) dalam membuat suatu keputusan penting untuk perusahaan. Oleh karena itu, DSS layak diimplementasikan oleh keseluruhan PT. Jasindo (kantor pusat dan seluruh kantor cabangnya). Akan tetapi yang akan difokuskan pada usulan di bab 4

152 ini adalah hanya untuk kantor pusat dan kantor cabang S.Parman yang menangani proses bisnis untuk Asuransi Pelangi. Definisi

Sistem

aplikasi

komputer

untuk

mengarahkan

dan

mendukung dalam pengambilan keputusan manajemen, yang sebagian besar masalah bersifat semi-terstruktur. Alasan

Dengan adanya sistem aplikasi ini, akan memudahkan para kepala cabang/ kepala unit dalam mengambil keputusan yang terdapat dalam masalah semi-terstruktur. Perusahaan ini membutuhkan sistem aplikasi tersebut karena selama ini apabila ingin mengambil keputusan, analisa dan segala pertimbangan masih dilakukan secara manual. DSS akan membantu dalam mendukung pertimbangan yang dilakukan oleh para kepala sehingga bisa menghasilkan keputusan yang lebih tepat dan dengan efektif. Dengan adanya DSS pun, akan turut membantu dalam perencanaan kedepannya yang lebih matang dan sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan. Tujuan dari DSS bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan seefisien mungkin. Waktu para kepala/manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi

manfaat

utama

menggunakan

DSS

adalah

menghasilkan keputusan yang lebih baik. Ketelitian yang meningkat yang didapat dari dukungan DSS senilai dengan waktu dan usaha yang telah dikeluarkan. Yang bisa ditawarkan DSS untuk proses bisnis Asuransi Pelangi diantaranya adalah bisa mempermudah melakukan forecasting jumlah penumpang pesawat untuk beberapa bulan kedepan, forecasting tingkat kecelakaan pesawat di Indonesia untuk beberapa bulan kedepan yang didasari oleh data cuaca dan data maintenance pesawat yang telah dilakukan, analisis pasar, dan lain-lain. DSS tidak selalu

153 dapat

menyelesaikan semua masalah yang diberikan

perusahaan, akan tetapi DSS dapat menyelesaikan beberapa masalah dengan sangat baik. Peran DSS juga bukan untuk menggantikan manusia, hanya membantu menyelesaikan tugas dengan lebih mudah, dan dengan cara yang lebih cepat, nyaman, dan efektif. Biaya

Berkisar antara Rp.50.000.000 – Rp100.000.000,- sudah meliputi software, dan pelatihan

Estimasi Waktu

Pembangunan dimulai pada bulan Juni 2008 sampai dengan November 2008

Implementasi

Pembangunan akan dilakukan oleh Divisi TI. Tim proyek dipilih berdasarkan keahlian yang sesuai dengan kebutuhan pengembangan sistem. Aplikasi ini akan bisa digunakan untuk tingkat manajer pada perusahaan Jasindo. aplikasi ini akan dipelihara dan dikembangkan oleh Divisi TI.



E-Commerce Memperbaharui website yang telah ada, dengan ditambahkan fitur-fitur baru yang bermanfaat dan bisa digunakan secara interaktif oleh konsumen juga. Seperti memberikan aplikasi pembelian premi/kupon online. Suasana di lingkungan bandara biasanya sangat sibuk dan ramai, sehingga terkadang penumpang pesawat yang melewati counter Asuransi Pelangi pun tidak sempat untuk melihat dan mempertimbangkan untuk membeli. Dan hal seperti ini bisa juga disebabkan oleh kurangnya pengetahuan penumpang pesawat akan kegunaan dari Asuransi tersebut. Oleh karena itu, ditunjang dengan peningkatan promosi produk, usulan untuk memberikan layanan pemesanan online dirasa bermanfaat dan mempermudah konsumen. Sudah

154 lumrah di Indonesia ini para pekerja, khususnya pekerja kantoran kebanyakan menjalankan aktivitasnya serba mobile, sehingga dengan adanya layanan ini dengan cepat konsumen bisa membeli premi kapan saja dan dimana saja, bisa melalui PC dirumah/dikantor, atau melalui handphone yang menyediakan akses internet. Definisi

Penjualan yang dilakukan melalui internet, dengan berbasis web. Mempermudah pembelian karena bisa dilakukan dimana saja, kapan saja konsumen mau.

Alasan

Dengan adanya layanan ini, akan membuat konsumen lebih mudah dalam melakukan transaksi pembelian. Khususnya untuk para konsumen yang memiliki jadwal padat, dan selalu mobile, layanan ini akan memberikan konsumen kemudahan dan layanan yang unik yang belum diberikan oleh pesaing lain. Diharapkan dengan adanya layanan ini, konsumen menjadi lebih nyaman dalam bertransaksi dan menjadi konsumen yang loyal.

Biaya

Biaya hosting sebesar Rp5.000.000,- / tahun

Estimasi Waktu

Pembangunan akan dimulai pada bulan September 2009 sampai dengan Januari 2009

Implementasi

Pembangunan

akan

dilakukan

oleh

Divisi

TI.

Memperbaharui tampilan dan fitur yang pada website Jasindo, aplikasi ini akan dipelihara dan dikembangkan oleh Divisi TI. Aplikasi ini menghubungkan konsumen dengan perusahaan.



Mengurus direct logistik dengan cara kantor cabang berhubungan langsung dengan pemasok dari kupon premi dengan pengawasan langsung dari kantor

155 pusat melalui sistem yang terintegrasi, sehingga kantor pusat bisa mengakses database logistik yang dimiliki kantor cabang. 4.4

Portfolio Aplikasi McFarlan Dibawah ini dapat dilihat hasil kuisioner pada PT. Jasindo:

Pertanyaan a) Apakah aplikasi ini akan memberikan keunggulan kompetitif pada bisnisnya? b) Apakah aplikasi ini membantu mencapai tujuan bisnis yang spesifik dan/atau Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)? c) Apakah aplikasi ini dapat membantu mengetahui kelemahan pesaing? d) Apakah aplikasi ini menghindarkan resiko bisnis untuk menjadi masalah besar di masa depan? e) Apakah aplikasi ini meningkatkan produktivitas jangka panjang?

Tabel 4.3 Hasil kuisioner McFarlan Aplikasi Modul Modul Modul DSS EPelangi Produksi Keuangan Klaim Commerce Y Y Y Y Y Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

T

T

T

T

T

T

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

T

Y

T

156 f) Apakah aplikasi ini mengarahkan organisasi mencapai kebutuhan? g) Apakah aplikasi ini memberikan keuntungan yang saat ini belum disadari, akan tetapi memberikan hasil (a) atau (b) diatas?

Y

Y

Y

Y

Y

T

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Tabel 4.4 Hasil Portfolio Aplikasi McFarlan pada Asuransi Pelangi PT. Jasindo STRATEGIC HIGH POTENTIAL Aplikasi Pelangi DSS E-commerce Modul produksi

Microsoft Office

Modul keuangan Modul klaim KEY OPERATIONAL

SUPPORT

Berdasarkan hasil analisis portfolio McFarlan, diketahui bahwa modul yang ada saat ini termasuk kedalam bagian key operational, sedangkan aplikasi yang digunakan untuk counter penjualan masuk kedalam bagian strategic, dimana aplikasi tersebut masih harus dikembangkan lagi. Untuk DSS dan ecommerce juga termasuk dalam bagian strategic. 4.5

Usulan Arsitektur Data Arsitektur data menggambarkan struktur informasi yang logis dari bisnis dan industri, menggambarkan keputusan yang dibuat. Arsitektur data digunakan

157 sebagai dasar untuk memastikan solusi umum, mengevaluasi ruang lingkup dan solusi yang sesuai, mengelola implementasi dan perubahan-perubahan yang ada Arsitektur data menggambarkan hal-hal mengenai grouping, entitas data dan hubungannya, dasar untuk grouping, dan pemetaan sistem aplikasi. 4.5.1 Usulan Subjek Data Dengan adanya penambahan fungsi bisnis baru, maka diperlukan juga penambahan subjek data baru pada perusahaan. Subjek data tersebut adalah:  Promosi  Konsumen  Logistik Penambahan subjek data diatas dilakukan untuk memenuhi kebutuhan akan data yang diperlukan guna area fungsi yang baru tersebut.

Tabel 4.3 Usulan Subjek Data Asuransi Pelangi PT. Jasindo Subjek Data Keterangan Polis

@no_polis

+

#kode_konsumen

+

kode_tertanggung + nm_tertanggung +

harga_pertanggungan

+

nm_ahli_waris + telp_ahliwaris Laporan Keuangan

@no_laporan

+

#no_pemesanan

+

#no_nota

+

#no_polis

+

#no_klaim +#kode_promosi Klaim

@no_klaim + kode_tertanggung + #kode_konsumen

+

#no_polis

+

no_lks + kode_laporan_penyelesaian Nota Produksi

@no_nota

+

#no_pemesanan

no_bukti_transfer

+

158 Logistik*

@no_pemesanan + kode_tertanggung +

#kode_konsumen

+

Waktu_pemesanan + jml_pesan + jml_tersedia Konsumen (nasabah)*

@kode_konsumen + nm_konsumen + data ahli waris

Promosi*

@kode_promosi + jenis_kegiatan + biaya * = Subjek data yang diusulkan

POLIS

LAPORAN KEUANGAN

KLAIM

NOTA PRODUKSI

Logistik*

KONSUMEN* (Nasabah)

PROMOSI*

Gambar 4.2 Usulan Entity Relationship Diagram Asuransi Pelangi PT. Jasindo

* = Subjek data yang diusulkan Oleh karena itu matriks fungsi bisnis vs subjek data pada Asuransi Pelangi PT.Jasindo adalah sebagai berikut:

159

Melakukan perekrutan SDM/Agen penjual Memberikan arahan kepada SDM penjual Memantau kegiatan penjualan Mencatat transaksi penjualan Membuat laporan keuangan Melakukan promosi* Mengurus direct logistik*

Promosi*

Konsumen*

Logistik*

Laporan Keuangan

Nota Produksi

Fungsi Bisnis

Klaim

Subjek Data

Polis

Tabel 4.4 Matrix Fungsi Bisnis vs Subjek Data (tahap 1)

C R R C R

R R C

R

C R C R

C R C

R R R

R C

C

R

R

Klaim

Konsumen*

Nota Produksi

C

Laporan Keuangan

Melakukan promosi* Melakukan perekrutan SDM/Agen penjual Memberikan arahan kepada SDM penjual Mengurus direct logistik* Memantau kegiatan penjualan Mencatat transaksi penjualan Membuat laporan keuangan

Logistik*

Fungsi Bisnis

Polis

Subjek Data

Promosi*

Tabel 4.5 Matrix Fungsi Bisnis vs Subjek Data (tahap 2)

C R

R

R R

R

C R

R C

C C

R

C R

R C

R C C

160

Konsumen*

R

R

Klaim

Laporan Keuangan

Nota Produksi

C

Logistik*

Melakukan promosi* Melakukan perekrutan SDM/Agen penjual Memberikan arahan kepada SDM penjual Mengurus direct logistik* Memantau kegiatan penjualan Mencatat transaksi penjualan Membuat laporan keuangan

Fungsi Bisnis

Polis

Subjek Data

Promosi*

Tabel 4.6 Matrix Fungsi Bisnis vs Subjek Data (tahap 3)

C R

R R

R R C R

R C

R

C C R

C R C

R C C

Tabel 4.7 Matrix Fungsi Bisnis vs Subjek Data (tahap 4)

4.6

Usulan Perangkat Keras Untuk PC yang ada saat ini sudah cukup compatible untuk pembaharuan jaringan komunikasi dan penambahan aplikasi. Yang perlu ditambahkan untuk pemasangan jaringan komunikasi online adalah router untuk seluruh kantor Jasindo. Spesifikasi router yang diperlukan adalah seperti dibawah ini:

161

Tabel 4.8 Sesifikasi router untuk jaringan komunikasi online Perangkat keras Jumlah Kantor pusat Satu  H3C AR 46  Core Router-chassis H3C AR 46-40 Router chassis (AC/4 slots/30FAN)  Core router-redundant power AC power for AR46 router  Core router-engine H3C AR46 enhanced router processing unit (512 M DDR/2GE/1GE (E/F)/1AUX/1Com/1CF Slot)  Core router module 2 port enhanced sync/async interface module 1 port E1 1P voice module  core router cables v.35 serial port cable, DTE, 3M Kantor cabang 47 (empat puluh tujuh)  H3C access router 28-09  Access router AR 28-09 H3C AR 28-09 router host (100240VAC)(1SA/1FE/2 slc slots/1 MIM slot)  Router modules 2 port analog line interface card, FXS-V2  Router cables V.35 serial port cable, DTE, 3M

4.6.1 Usulan Jaringan Komunikasi pada PT. Jasindo Sistem informasi yang nantikan akan diterapkan tidak akan membuahkan hasil yang maksimal dan manfaat apabila tidak didukung dengan jaringan komunikasi yang terintegrasi. Usulan untuk jaringan komunikasi PT. Jasindo adalah dengan mengintegrasikan sistem kantor pusat dan seluruh kantor cabang

162 yang tersebar diseluruh Indonesia secara online. Sehingga alur komunikasi dapat berlangsung dengan cepat dan efektif, mempercepat proses bisnis, sehingga bisa memaksimalkan kinerja, aktivitas penjualan, dan juga layanan jasa kepada konsumen.

163

Dewan Direksi akuntansi&anggaran (30 Unit PC) A

B

C

D

E

F

G

SPI (20 Unit PC) pendanaan& investasi (20 Unit PC)

H SELECTED ON-LINE

DNS Server

web server

hub

server IBM AS/400

konsumen

A

B

C

D

E

F

G

H SELECTED ON-LINE

hub

Internet

A A

B

C

D

E

F

G

B

C

D

E

F

G

Divisi TI (30 Unit PC)

H SELECTED ON-LINE

H SELECTED ON-LINE

Divisi SDM (25 Unit PC)

hub

Switch A

B

C

D

E

F

G

H SELECTED ON-LINE

A

B

C

D

E

F

G

H SELECTED ON-LINE

A

B

C

D

E

F

G

H SELECTED ON-LINE

A

B

C

D

E

F

G

asuransi keuangan (20 Unit PC)

hub

H SELECTED ON-LINE

hub

hub

oil and gas (25 Unit PC)

Switch

server IBM AS/400

reasuransi (20 Unit PC)

A

B

C

D

E

F

G

KBM PPUK (35 Unit PC) (30 Unit PC)

H SELECTED ON-LINE

Switch

non KBM (40 Unit PC)

Pemasaran Khusus (20 unit PC)

klaim (30 Unit PC)

undrwrt marine/aviation (25 Unit PC)

undrwrt non marine (30 Unit PC)

Bagian Teknik (10 Unit)

Bagian Keuangan (10 Unit)

Bagian Penjualan (10 Unit)

Gambar 4.3 Integrasi Jaringan Komunikasi Kantor Pusat dengan Kantor Cabang (Usulan)

164 4.7

Usulan Jadwal Implementasi Pengimplementasian sistem informasi yang akan dilakukan di PT. Jasindo akan memerlukan waktu yang cukup lama. Karena pengimplementasian akan dilakukan secara bertahap karena pengimplementasian ini membutuhkan waktu dan dana yang cukup besar. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan perencanaan pengimplementasian sistem informasi yang baik agar dapat berjalan dengan lancar dan sempurna. Metode

implementasi

yang

akan

digunakan

pada

saat

pengimplementasian adalah metode konversi paralel. Metode konversi paralel adalah metode pemindahan/transisi dimana sistem yang lama tetap berjalan selama sistem yang baru diterapkan. Ini dilakukan agar kegiatan operasional tidak terhenti secara total yang diakibatkan oleh belum pahamnya para karyawan akan pergantian sistem yang baru. Dibawah ini adalah jadwal usulan implementasi sistem informasi pada PT. Jasindo untuk periode waktu tiga tahun mendatang.

165

Program

Tabel 4.9 Usulan Jadwal Implementasi Sasaran Tahun 1 Tahun 2

Tahun 3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4  Pengembangan struktur organisasi

 Membuat wewenang baru untuk Kepala Cabang  Job description baru untuk Kepala Unit Penjualan  Pengembangan  Mutasi sumber daya  Pelatihan manusia  Evaluasi  Pengembangan  DSS aplikasi  E-Commerce  Perbaikan  Perencanaan Sistem sistem  Analisis system requirements  Perancangan sistem  Penambahan software, hardware (pengintegras ian jaringan komunikasi)  Implementasi DSS  Implementasi E-Commerce  Pemeliharaan

166

4.8

Estimasi Biaya

Tabel 4.10 Estimasi biaya yang diusulkan pada PT. Jasindo Rencana Pembiayaan Spesifikasi Biaya yang Diusulkan pada PT. Jasindo Pengembangan sumber Pelatihan karyawan untuk aplikasi baru = daya manusia SDM penjual di counter (2 minggu) = Rp 8.000.000,Rp 28.000.000,SDM kantor (1 bulan) Pengembangan aplikasi

Perbaikan sistem

= Rp 20.000.000,-

 DSS

= Rp100.000.000,-

Rp100.000.000,-

 E-commerce (hosting)

= Rp 5.000.000,- * 3 tahun

Rp 15.000.000,-

 Instalasi VPN (telkom) = 48 cabang @ Rp3.000.000,-

Rp141.000.000,= Rp141.000.000,-

 Pemasangan router (termasuk pengaturan data, setting konfigurasi, integrasi VOIP, pengamanan jaringan, pelatihan 1 minggu, dan biaya pemeliharaan 12 bulan) = Rp882.000.000,-

Rp882.000.000,-

 Biaya abonemen telkom (pemeliharaan) = Rp2.800.000,- x 47 kantor cabang = Rp131.600.000,= Rp29.000.000,- x 1 kantor pusat = Rp 29.000.000,Total Biaya

Rp131.600.000,Rp 29.000.000,Rp1.326.600.000,-