BAB 4 EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI VAN SALES PADA PT TIRTA INVES TAMA. Tanggal Aktivitas Data yang diperoleh Metode Person

BAB 4 EVALUAS I PENGENDALIAN S IS TEM INFORMAS I VAN SALES PADA PT TIRTA INVES TAMA 4.1 Rencana Kerja Tanggal 14-09-09

Aktivitas

Data yang diperoleh

perusahaan M endapatkan

M encari

yang akan digunakan Perusahaan

untuk

melakukan melakukan

penelitian

untuk

Metode

Person

Observasi

-

Observasi

Bobby

dan dan evaluasi.

penelitian evaluasi. 14-09-09

surat M endapatkan

M emberikan permohonan

survey persetujuan survey pada dan

dan proposal skripsi PT. Tirta Investama. kepada

PT.

Alzein

wawancara

Tirta

Ivestama. 16-09-09

M elakukan

meeting M endapatkan penjelasan Observasi

untuk

menjelaskan tentang

lebih

detail tentang Investama.

proposal skripsi. 08-10-09

M engamati meminta perusahaan.

PT.

Tirta dan

(Terutama wawancara

profile profile Investama,

PT.

company Observasi Tirta dan gambar wawancara

struktur organisasi PT.

237

Alzein

dan

Ricky Komansilan

proses bisnis). dan M emperoleh

Bobby

Bobby Alzein

dan

Ricky Komansilan

238 Tirta Investama, beserta struktur organisasi IT Business uraian

Solution, tugas

dan

tanggung jawab, gambar dan uraian proses bisnis van sales (SOP). 18-11-09

M engamati

dan M endapatkan spesifikasi Observasi software, dan

gambaran hardware,

mengecek

sistem user,

arsitektur

informasi perusahaan.

database,

digunakan

PT.

Investama.

Ricky Komansilan

yang wawancara

dan

Doddy

Tirta

Triyanto

Dan

mendapatkan

tutorial

tentang sistem van sales berupa

Microsoft

powerpoint. 10-12-09

daftar M endapatkan

M embuat pertanyaan wawancara checklist diajukan Business M anager.

berupa berupa

data

kepada IT Investama. Solution

dan wawancara tentang dan

dan informasi untuk kondisi

jawaban Observasi,

PT.

Tirta kuesioner

Ricky Komansilan

239 15-12-09

M enentukan

M elakukan

analisa level,

perhitungan,

maturity Evaluasi

analisa

dan

dari

hasil

dan

evaluas i evaluasi

berdasarkan

jawaban kuesioner.

-

(COBIT)

dari pertanyaan yang telah diberikan 18-12-09

M embuat rekomendasi M embuat dan

suatu Evaluasi

-

mengusulkan rekomendasi untuk PT. (COBIT)

perbaikan

apabila Tirta

Investama

agar

terdapat temuan yang berguna untuk perbaikan tidak sesuai. 10-01-10

M embuat evaluasi.

pada sistem informasi. laporan Hasil evaluasi beserta Evaluasi temuan

-

dan (COBIT)

rekomendasi. 4.2 Pelaksanaan Evaluasi 4.2.1

Hasil Observasi Berdasarkan observasi yang kami lakukan kami mengetahui hal-hal sebagai berikut: a. Ada 4 buah komputer yang digunakan untuk aplikasi SAP van sales. b.

Sistem SAP van sales menghasilkan laporan tercetak.

c. Terdapat UPS dan antivirus dalam setiap komputer. d. Tidak adanya kamera untuk mengawasi kegiatan karyawan.

240 e. Terdapat genset sebagai cadangan listrik, jadi saat listrik mati semua sistem dapat berfungsi seperti biasa. f. Tampilan sistem yang user friendly. g. Adanya backup data dalam sistem SAP van sales setiap hari dan adanya pengelolaan user account untuk dapat mengakses sistem SAP van sales dalam active directory. 4.2.2

Hasil Wawancara 1. Apakah perusahaan mempunyai perencanaan TI? Ada dokumentasinya atau tidak? Dimana dokumentasinya disimpan? Tahun berapa perencanaan TI dibuat? 2. Bagaimana pengaruh TI dalam mendukung investasi TI dan proses bisnis yang menggunakan TI? Apakah terdapat rencana strategis TI yang menentukan dalam kerjasama dengan semua pihak terkait? 3. Apakah perusahaan membuat portofolio rencana TI yang berasal dari rencana strategis TI, yang menggambarkan rincian sumber daya, penggunaan SD dan perolehan keuntungan dari investasi TI? 4. M odel arsitektur informasi apa saja yang dimiliki perusahaan? Apakah sesuai dengan rencana/portofolio TI? 5. Apakah ada pengelompokkan data perusahaan yang dapat memudahkan pengolahan data diantara aplikasi dan sistem dan pengguna sistem? 6. Apakah terdapat control akses terhadap kepemilikan data?

241 7. Apakah perusahaan melakukan analisa teknologi yang sudah ada dan teknologi yang akan muncul? Apakah

terdapat

perencanaan

arah

teknologi

dalam

mengimplementasikan TI pada proses bisnis? 8. Apakah ada struktur organisasi internal/ eksternal? Adakah suatu proses secara berkala untuk meninjau struktur organisasi TI untuk menyesuaikan persyaratan pemilihan staff yang dapat memenuhi tujuan bisnis dan keadaan yang berubah- ubah? 9. Ada jaminan kualitas TI tidak? Bagaimana tanggung jawab/ respon atas resiko TI dalam proses bisnis? Bagaimana keamanan informasi dalam sistem dan keamanan fisik sistem? Apakah ada prosedur untuk kepemilikan sistem data dan informasi? 10. Adakah pelatihan dan pendidikan terhadap karyawan mengenai sistem SAP? Adakah persyaratan dalam perekrutan karyawan yang menggunakan sistem sehingga mencapai sasaran perusahaan? 11. Tindakan berguna apa yang dilakukan berkenaan dengan perubahan kerja khususnya pemberhentian kerja? Apakah ada pencabutan hak akses terhadap sistem? 12. Apakah perusahaan memiliki service level agreement (SLA) yang mengawasi, mengukur dan meningkatkan keefektifan kualitas yang dihasilkan?

242 Ada metode pendeteksian, pencegahan dan perbaikan terhadap sistem atau tidak? 13. Apakah terdapat standar pengembangan dan akuisisi? M isalnya : standar pengkodean piranti lunak, standar untuk pengembangan dan pengujian, standar interface pengguna, format data/arsip, rancangan kamus data 14. Apakah terdapat penetapan proses perencanaan untuk meninjau performansi dan kapasitas sumber daya TI agar sesuai dengan biaya yang direncanakan untuk menjalankan proses kerja bengkel yang telah disepakati? Bagaimana proses perencanaan tersebut? 15. Apakah manajemen memastikan dan mengatasi ketersediaan kapasitas dan performansi sumber daya TI yang tidak memadai serta turut memperhitungkan aspek lainnya eperti jumlah kerja normal, persyaratan dan penyimpanan dan siklus hidup sumber daya TI? 16. Apakah manajemen memberikan pelatihan rutin kepada semua user mengenai prosedur, peran dan tanggung jawabnya dalam beberapa kasus insiden? Bagaimana proses pelatihan tersebut? Siapakah yang memberikan pelatihan tersebut? 17. Apakah manajemen mengatur keamanan TI pada tingkat organisasi tertinggi, sehingga security officer sejajar dengan persyaratan bisnis? 18. Bagaimana prosedur implementasi pengaturan keamanan TI? 19. Apakah terdapat perundingan dalam manajemen untuk menentukan serta mendeskripsikan secara jelas karakteristik potensi terjadinya insiden

243 keamanan sehingga manajemen bisa diklasifikasikan dan diperlakukan dengan tepat oleh proses manajemen insiden dan masalah? Bagaimana tindakan penanganan terhadap masalah tersebut? 20. Apakah manajemen menempatkan upaya-upaya preventif, detektif dan korektif (khususnya patching keamanan dan control virus terbaru) untuk melindungi sistem dan teknologi informasi dari bahaya kerusakan ( contohnya virus, worm, spyware, spam)? 4.2.3 Hasil Kuesioner

4.2.3.1 Hasil Perhitungan Domain Plan & organize 1. PO1 Define a Strategic IT Plan untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

2

3

4

agar setiap

9

data yang

input

dapat

diketahui segera? 2.

Apakah memiliki

perusahaan rencana

strategis terkait dengan pihak lain yang saling timbal balik?

5 SAP memiliki control

perusahaan

memiliki sistem warning

salah

1

Keterangan

9

terhadap transaksi yang ada

244 3.

Apakah

perusahaan

memiliki

9

Ada,dalam bagian

sistem

ada error yang terjadi

menangani

pada sistem van sales?

ataupun error pada sistem van

Apakah

9

perusahaan rencana

kedepan terkait dengan sistem (vans sales) yang ada sekarang ? Apakah

perusahaan

9

memiliki rencana taktis dalam

memungkinkan

investasi

program,

TI

servis dan TI asset yang membantu dalam proses bisnis (van sales)? 6.

(System

Investigation Request) untuk

memiliki

5.

SIR

terdapat

pemecahan masalah bila

sales. 4.

aqua

Apakah sistem yang ada sudah

memudahkan

perusahaan

terkait

dengan

bisnis

proses

dalam pencapaian tujuan

9

jika

ada

bug

245 sistem

perusahaan

dibuat? •

Rata-rata PO1 = 3.833, berada pada maturity level 3, Defined Suatu kebijakan menentukan kapan dan bagaimana melaksanakan perencanaan

strategis TI. Perencanaan strategis TI dilakukan setelah pendekatan struktur yang didokumentasikan dan diketahui semua staf. Proses perencanaan TI tersebut baik dan meyakinkan bahwa perencanaan yang tepat akan dilaksanakan. Namun, pembedaan diberikan kepada manajer individual mengenai implementasi prosesnya, dan tidak ada prosedur untuk memeriksa proses tersebut. Keseluruhan strategi TI termasuk definisi resiko konsisten bahwa organisasi bersedia berlaku sebagai penemu atau pengikut. Strategi financial, teknis dan sumber daya manusia TI menambah pengaruh akusisi produk dan teknologi baru. Perencanaan strategis TI dibahas dalam rapat manajemen bisnis Tabel 4.1 : kuesioner PO1 Define a Strategic IT Plan PO2 Define the Information Architecture untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

perusahaan

membuat dan menjaga model perusahaan mungkin (seperti

informasi yang digunakan menggunakan

1

2 3

4 9

Keterangan 5

246 check

list

ketika

menerima barang dalam transaksi barang)

penerimaan untuk

pengembangan teknologi secara konsisten dengan rencana TI yang ada? 2.

Apakah

perusahaan

9

Kamus data tidak ada, tip, dokumentasi SAP lengkap

menjaga data perusahaan dengan memiliki kamus data dan peraturan yang dapat

memudahkan

adanya

kemudahan

dalam mengakses sistem van

sales?(dokumentasi

sistem,dll) 3.

Apakah

perusahaan

9

Perusahaan menetapkan roles

membagi data – datanya

berupa SOD (segregation of

berdasarkan sensitive dan

duty) untuk pembatasan akses

tingkat kepentingan data?

manajemen.

(misalnya dengan adanya pembatasan hak akses antara staf dan high level)

247

4.

Apakah

perusahaan

menerapkan

9

prosedur

untuk

menjamin

integritas dan konsistensi semua

data

elektroniknya?( melakukan

seperti

pengecekan

ulang pada penyimpanan data ke server) •

Rata-rata PO2 = 3, berada pada maturity level 3, Defined Pentingnya arsitektur informasi dipahami dan diterima, dan tanggungjawab akan

penyalurannya ditugaskan dan dibicarakan dengan jelas. Prosedur, alat dan teknik terkait, meski tidak modern, telah distandarisasi dan didokumentasikan dan merupakan bagian dari aktivitas pelatihan informal. Kebijakan aritektur informasi dasar telah dikembangkan, termasuk beberapa persyaratan startegis, tapi kepatuhan terhadap kebijakan, standard an alat tidak dipertegas dengan konsisten. Fungsi administrasi data yang telah ditentukan secara formal tersedia, menetapkan standar diseluruh organisasi, dan mulai melaporkan penyaluran dan penggunaan arsitektur informasi. Alat otomatis mulai diberdayakan, tapi proses dan peraturan yang digunakan ditentukan melalui penawaran vendor piranti lunak basis data. Rencana pelatihan terformalisasi masih didasarkan atas inisiatif individual. Tabel 4.2: kuesioner PO2 Define the Information Architecture

248

PO3 Determine Technological Direction untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

perusahaan

1

2 3

4

Keterangan 5

9

menganalisa keadaan dan kemunculan

teknologi

untuk diterapkan kedepan dalam sistem van sales? 2.

Apakah

perusahaan

menciptakan

9

M etro data untuk pengelolaan

dan

memelihara

sarana prasarana.

rencana

prasarana teknologi yang sesuai dengan strategis dan

taktis

TI

dalam

kaitannya dengan sistem van sales? 3.

Apakah

perusahaan

mengamati sistem van sales untuk mengamati sektor

bisnis,

teknologi, hukum,

industri, prasarana, peraturan

Aqua bekerja sama dengan

9

249 lingkungan? 4.

Apakah

9

perusahaan

memberikan pemecahan teknologi yang konsisten dan

aman?

(

seperti

dalam proses membuat laporan) 5.

Apakah

perusahaan

membangun untuk

9

bagian menyediakan

pedoman arsitektur dan nasehat

pada

lamaran

mereka

(

bagian

arsitektur

TI)

untuk

mengecek apakah mereka sesuai

dengan

kemampuannya? Rata-rata PO3 = 2,4 , berada pada level maturity level 2, Repeatable but Intuitive Perlunya dan pentingnya perencanaan teknologi dibicarakan. Perencanaan tersebut bersifat taktir dan lebih berfokus pada membuat solusi terhadap masalah teknis daripada penggunaan teknologi untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Evaluasi perubahan teknologis diserahkan pada individu yang berbeda-beda yang mengikuti proses yang intuitif, tapi serupa. Orang-orang mendapatkan keterampilan perencanaan teknologi mereka melalui

250 pembelajaran langsung dan aplikasi teknik yang berulang-ulang. Teknik dan stadnar umum bermunculan untuk pengembangan komponen insfrastruktur. Tabel 4.3: kuesioner PO3 Determine Technological Direction PO4 Define the IT Processes, O rganisation and Relationships untuk maturity level 05 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

perusahaan

memiliki

framework

proses

TI

1

2 3

9

yang

digunakan

untuk

melaksanakan

rencana

strategis TI dalam proses melakukan pembayaran? 2.

Apakah memiliki

perusahaan komite

dalam

9

TI

susunan

perusahaan? 3.

Apakah

perusahaan

memiliki prioritas dalam menginvestasikan program

TI

yang

berkaitan dengan bisnis

4

9

Keterangan 5

251 strategi dan prioritasnya dalam hal ini sistem van sales? 4.

Apakah

9

perusahaan

memiliki bagian dalam struktur ke-organisasian dalam perusahaan? 5.

Apakah

perusahaan

9

Hanya internal

mendirikan keorganisasian dan

internal

eksternal

menunjukan

yang

keperluan

dalam sistem van sales? 6.

Apakah membuat

perusahaan tugas

tanggung jawab

9

dan untuk

pengguna TI? Dalam hal ini staf bagian sistem van sales? 7.

Apakah perusahaan telah menjamin penempatan

bahwa organisasi

serta tanggung jawab dan

9

252 mengukur sampai sejauh mana kepuasan jaminan mutu yang merupakan kebutuhan organisasi? 8.

Apakah

perusahaan

9

memiliki tanggung jawab untuk resiko TI yang terkait dengan sistem van sales

dalam

level

manajer tingkat atas? 9.

Apakah

perusahaan

9

menyediakan prosedur,alat

dan

memungkinkannya untuk menanggapi

tanggung

jawabnya

dalam

kepemilikan informasi

data

dan

sistem

van

sales? 10.

Apakah melaksanakan pengawasan

perusahaan pelatihan yang

memadai dalam fungsi TI

9

253 untuk menjamin bahwa tugas

dan

jawabnya

tanggung telah

dijalankan dengan baik? Karyawan dimaksud

yang adalah

karyawan bagian sistem van sales. 11.

Apakah

perusahaan

melakukan

pembagian

tugas

dan

9

tanggung

jawab untuk mengurangi kemungkinan

seorang

karyawan bagian sistem van

sales

melakukan

kecurangan? 12.

Apakah

perusahaan

9

mengevaluasi kebutuhan karyawan

pada

pengantian besar dalam perusahaan? 13.

Apakah

perusahaan

mengidentifikasikan dan

9

254 mendefinisikan personal inti TI dan memperkecil ketergantungan pada satu individu? Dalam hal ini terkait dengan sistem van sales. 14.

Apakah

perusahaan

menjamin

9

bahwa

konsultan dan karyawan kontrak

yang

berhubungan dengan TI bagian system van sales mengerti benar peraturan dalam perusahaan? 15.

Apakah

perusahaan

9

membuat dan menjaga koordinasi yang optimal, komunikasi hubungan

dan yang

baik

diantara fungsi – fungsi TI terkait dengan sistem van sales? •

Rata-rata PO4 = 3.93, berada pada maturity level 3, Defined

255 Terdapat peran dan tanggung jawab yang telah ditentukan untuk organisasi TI dan pihak ketiga. Organisasi TI dikembangkan, didokumentasikan, dibicarakan dan disejajarkan dengan strategi TI. Lingkungan control internalnya telah ditentukan. Ada formalisasi hubungan dengan pihak lain, termasuk panitia kerja, audit internal dan manajemen vendor. Organisasi TI lengkap secara fungsional. Terdapat definisi fungsi yang akan dilakukan oleh personel TI dan yang akan dilakukan oleh pengguna. Persyaratan pemilihan staf TI dan keahlian yang esensialnya telah ditentukan dan terpenuhi. Terdapat definisi formal hubungan dengan pengguna dan pihak ke tiga. Pembagian peran dan tanggun jawabnya telah ditentukan dan diimplementasikan. Tabel 4.4: kuesioner PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships PO5 Manage the IT Investment untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah perusahaan telah menetapkan

dan

memelihara

kerangka

1

2 3

4

Keterangan 5 9

kerja keuangan? 2.

Apakah

perusahaan

melaksanakan untuk

proses membuat

keputusan

dengan

memprioritaskan alokasi sumber daya TI?

9

256 3.

Apakah mendirikan

dan

melaksanakan untuk

9

perusahaan

praktek

mempersiapkan

anggaran TI? 4.

Apakah

perusahaan

9

melaksanakan perbandingan

biaya

proses pengelolaan antara biaya

sesunguhnya

dengan

anggaran

(manajemen biaya)? 5.

Apakah perusahaan telah melaksanakan untuk

9

proses mengawasi

keuntungan

dari

menyediakan

dan

memelihara kemampuan TI yang tepat? •

Rata-rata PO5 = 3,6, berada pada level maturity level 3, Optimised Praktek industri yang baik digunakan untuk biaya patokan dan mengidentifikasi

pendekatan untuk meningkatkan efektivitas investasi. Analisis perkembangan teknologi yang digunakan dalam seleksi investasi dan proses penganggaran. Proses manajemen

257 investasi terus ditingkatkan berdasarkan pelajaran yang diperoleh dari analisis kinerja investasi yang sebenarnya. M emasukkan keputusan investasi harga / kinerja tren perbaikan. Pendanaan alternatif yang secara resmi diselidiki dan dievaluasi dalam konteks organisasi struktur modal yang ada, menggunakan metode evaluasi formal. Ada identifikasi proaktif varians. Ananalisis biaya jangka panjang dan keuntungan dari total siklus hidup yang tergabung dalam keputusan investasi. Tabel 4.5: kuesioner PO5 Manage the IT Investment PO6 Communicate Management Aims and Direction untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

1

2 3

4

mengimplementasi control

lingkungan sejalan

TI

dengan

manajemen

yang filsafat

perusahaan

dalam sistem van sales? 2.

Apa

perusahaan

mengembangkan menjaga dengan

dan

framework mendefinisikan

apa yang ingin dicapai

5 9

perusahaan

elemen

Keterangan

9

258 oleh perusahaan dalam hal ini yang dimaksudkan adalah sistem van sales? 3.

Apakah perusahaan telah membuat

kebijakan

kebijakan

9

–

untuk

mendukung tujuan utama perusahaan terkait dalam sistem van sales? 4.

Apakah

perusahaan

memiliki

kebijakan

9

pergantian dan penerapan TI kepada semua staf yang ada terkait dalam prosedur sistem van sales dalam perusahaan? 5.

Apakah

perusahaan

memberitahukan peringatan pengertian

dan bisnis

dan

tujuan TI dan pimpinan untuk

menyediakan

arahan bagi pihak yang

9

259 berkepentingan pemakai

dan diseluruh

perusahaan dalam hal ini bagian sistem van sales? •

Rata-rata PO6 = 3.8, berada pada maturity level 3, Defined Kontrol informasi penuh dan lingkungan manajemen kualitas dikembangkan,

didokumentasikan dan dibicarakan oleh manajemen dan termasuk kerangka kerja untuk kebijakan, rencana dan prosedur. Proses pengembangan kebijakannya terstruktur, dipertahankan dan diketahui oleh semua staf dan kebijakan, rencana prosedur yang ada baik dan meliputi masalah kunci. M anajemen mengatasi pentingnya kesadaran keamanan TI dan mengawali program kesadaran. Pelatihan formal tersedia untuk mendukung lingkungan control informasi tapi tidak diterapkan dengan tegas. Sementara terdapat keseluruhan kerangka kerja pengembangan untuk kebijakan dan prosedur kontrol, terdapat pengawasan kepatuhan yang tidak konsisten dengan kebijakan dan prosedur ini. Terdapat keseluruhan kerangka kerja pengembangan. Teknik untuk mendorong kesadaran keamanan telah distandarisasi dan diformalisasi. Tabel 4.6: kuesioner PO6 Communicate Management Aims and Direction PO7 Manage IT Human Resources untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah memelihara

perusahaan proses

perekrutan karyawan TI

1

2 3

4

Keterangan 5 9

260 dengan

kebijakan

karyawan

secara

menyeluruh

dan

prosedurnya? 2.

Apakah

perusahaan

menetapkan

kebutuhan

kompetensi

TI

9

yang

utama dan mengoreksi kebutuhan TI yang ada, menggunakan kualifikasi dan sertifikasi program yang layak? 3.

Adakah

perusahaan

membuat,

mengawasi

dan

mengelola

penugasan,

tanggung

jawab dan

kompetensi

dari kerangka kerja untuk karyawan,

termasuk

persyaratan kebijakan

pada pengelolaan

dan prosedur, kode etik, dan

pelaksanaan

yang

9

261 profesional? 4.

Apakah perusahaan telah

9

mengembangkan karyawan

TI

orientasi dengan

dengan yang

sesuai? 5.

Apakah

9

perusahaan

memiliki

tingkat

kepercayaan

kepada

karyawan? 6.


9

melakukan pemeriksaan terhadap latar belakang setiap karyawan? 7.

Apakah

perusahaan

mempunyai

suatu

prosedur

untuk

9

perubahan jabatan dan pemberhentian karyawan? •

Rata-rata PO7 = 4.42, berada pada level maturity level 4, Managed and

Measurable Tanggung jawab akan pegembangan dan pemeliharaan rencana manajemen sumber

262 daya manusia TI ditugaskan kepada individu atau kelompok spesifik dengan keahlian dan keterampilan wajib yang diperlukan untuk mengembangkan dan mempertahankan rencana. Proses mengembangkan dan mengatur rencana manajemen sumber daya manusia TI bersifat responsive terhadap perubahan. Terdapat upaya standar di organisasi agar mudah mengidentifikasi penyimpangan dari rencana manajemen sunber daya manusia TI, dengan penekanan spesifik pada mengatur pertumbuhan dan pergantian personel TI. Tinjauan kompensasi dan perfomansi ditetapkan dan dibandingkan dengan organisasi TI dan praktek baik indsutri lainnya. M anajemen sumber daya manusia TInya proaktif, memperhitungkan pengembangan jalur karir. Tabel 4.7: kuesioner PO7 Manage IT Human Resources PO10 Manage Projects untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah perusahaan telah memelihara

1

2 3

4

Keterangan 5 9

program

kerangka

kerja

manajemen? 2.

Apakah

perusahaan

membuat memelihara

dan rencana

kerangka manajemen proyek?

kerja

9

263 3.

Apakah

perusahaaan

telah

menetapkan

pendekatan

manajemen

9

proyek? 4.

Apakah

stakeholder

9

perusahaan bertanggung jawab dan berpartisipasi dalam penetapan semua proyek investasi TI? 5.


9

menetapkan cakupan atau scope dari proyek? 6.

Apakah

perusahaan

9

menggunakan permulaan pada

tahapan

proyek

pada setiap proyeknya? 7.

Apakah menetapkan proyek diintegrasikan

perusahaan

9

rencana yang untuk

pelaksanaan proyek? 8.

Apakah perusahaan telah menetapkan /menegaskan

9

264 tanggungjawab, hubungan,

wewenang,

dan kriteria kinerja dari kinerja

anggota

tim

usaha

dari

proyek? 9.

Adakah perusahaan

9

untuk

memperkecil resiko dari manajemen proyek? 10.

9

Apakah perusahaan memiliki perencanaan terhadap kualitas proyek?

11.

Apakah perusahaan telah memiliki

pengendalian

terhadap

perubahan

9

proyek? 12.


9

metode

jaminan dari perencanaan proyek? 13.

Apakah perusahaan telah memiliki kinerja,

ukuran

dari

laporan,

dan

9

265 pengawasan? 14.

Apakah

perusahaan

melakukan

penutupan

proyek

dari

9

setiap

proyeknya? •

Rata-rata PO10 = 4.3, berada pada level maturity level 4, Managed and

Measurable M emerlukan manajemen formal dan standar metrik proyek dan pelajaran belajar ditinjau penyelesaian proyek berikut. M anajemen proyek diukur dan dievaluasi di seluruh organisasi dan bukan hanya dalam TI. Perangkat tambahan untuk proses manajemen proyek yang diformalkan dan dikomunikasikan dengan anggota tim proyek yang dilatih pada perangkat tambahan. IT manajemen telah menerapkan struktur organisasi proyek dengan mendokumentasikan peran, tanggung jawab dan kriteria kinerja staf. Kriteria untuk mengevaluasi keberhasilan pada setiap tonggak sejarah telah dibentuk. Nilai dan risiko diukur dan dikelola sebelum, selama dan setelah penyelesaian proyek. Proyek semakin alamat tujuan organisasi. daripada hanya TI yang spesifik. Ada proyek aktif kuat dan dukungan dari sponsor manajemen senior serta pemangku kepentingan. Pelatihan manajemen proyek yang relevan direncanakan untuk staf manajemen proyek kantor dan di seberang fungsi TI. Tabel 4.8: kuesioner PO10 Manage Projects

266

4.2.3.2 Hasil Perhitungan Domain Acquire & Implement. Al 1 indentify Automated Solutions untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

1

2 3

9

Apakah ada peningkatan prioritas dan persetujuan untuk fungsi bisnis dalam sistem van sales yang ada dalam

perusahaan?

M encapai

hasil

yang

diharapkan dari program investasi IT. 2.

Apakah

ada

analisa

dokumen dan resiko yang disesuaikan

dengan

kebutuhan dalam sistem van

sales,

rancangan

serta

pemecahan

masalah sebagai bagian dari proses perusahaan sebgai pengembangan?

langkah

4

9

Keterangan 5

267 3.

Apakah

ada

tindakan

alternative rekomendasi

9

dan kepada

sponsor perusahaan? 4.


9

mengembangkan sebuah rencana

untuk

mengidentifikasikan dan dokumentasi

semua

aspek pemakai, teknis, dan operasional? •

Rata-rata AI1 = 2.25, berada pada maturity level 2, Repeatable but Intuitive Organisasi melakukan beberapa pendekatan intuitif untuk mengidentifikasi solusi

TI yang ada pada bisnis itu. Solusi diidentifikasi secara tidak resmi dan didasarkan pada pengalaman internal dan pengetahuan fungsi TI. Keberhasilan setiap proyek tergantung dari pengalaman sejumlah individu TI yang utama. Kualitas dokumen dan proses pengambilan kebutuhan sangar bervariasi. Penggunaan pendekatan yang tidak terstruktur untuk mendefinisikan kebutuhan dan identifikasi solusi teknologi. Tabel 4.9: kuesioner Al 1 indentify Automated Solutions

268 AI2 Acquire and maintain application software untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

kebutuhan

perusahaan

1

2 3

4

Keterangan 5

9

ya. Karena semua software

telah

dipenuhi

yang digunakan

dalam

berdasarkan

rancangan secara detail

Apakah untuk

ada persiapan teknik

9

software

aplikasi? 3.

Apakah

penerapan

9

pengendalian pada sistem van sales telah sesuai dengan

pengendalian

otomatisasi

aplikasi?

Seperti

proses

yang

akurat,

lengkap,

tepat

waktu,

disahkan

dan

dapat diperiksa. 4.

Apakah jawaban untuk identifikasi resiko telah

aqua

kebijakan

dari

DANONE, Paris

untuk software? 2.

oleh

9

269 tersedia? Sesuai dengan klasifikasi

data

perusahaan dan toleransi resiko? 5.

9

Apakah perusahaan telah melakukan dan

konfigurasi implementasi

software yang akuisisi untuk memenuhi sasaran bisnis? 6.

Apakah

perusahaan

melakukan

9

upgrade

desain atau fungsional yang dipakai saat ini? 7.

Apakah

perusahaan

9

melakukan pengembangan

aplikasi

software? 8.

Apakah perusahaan telah mengembangkan melaksanakan

dan rencana

quality assurance untuk memenuhi kebutuhan dan

9

270 kebijakan dan prosedur kualitas organisasi? 9.

9


manajemen

kebutuhan aplikasi?

10.


9

Upgrade to newest version of SAP ( ECC 6)

mengembangkan strategi dan perencanaan untuk aplikasi software? •

Rata-rata AI2 = 4.3 , berada pada level maturity level 4, Managed and

Measurable Terdapat suatu metodologi yang formal, dan mudah dimengerti, termasuk proses peracangan dan spesifikasi, criteria untuk pengadaan aplikasi perangkat lunak, serta proses

pengujian

dan

persyaratan

dokumentasi.

Terdapat

mekanisme

yang

didokumentasikan dan disetujui untuk memastikan bahwa semua tahap diikuti dan pengecualian disetujui. Praktek dan prosedur yang berkembang dan sesuai dengan organisasi, digunakan oleh seluruh staf, dan dapat diterima dalam sebagian besar kebutuhan aplikasi. Tabel 4.10: kuesioner AI2 Acquire and maintain application software

271 AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructu re untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

1

2 3

4

untuk implementasi dan

infrastuktur yang

dari teknologi

dibangun

sesuai

kebutuhan dalam sistem van sales? 2.

Apakah telah diterapkan pengendalian

internal,

pemeliharaan

hardware

dan

9

infrastruktur

software? Ada tanggung jawab

untuk

menggunakan komponen infrastruktur / hak akses dan

pengawasan

bagi

user? 3.

Apakah

perusahaan

memiliki planning untuk

5 9

Apakah tersedia rencana

pemeliharaan

Keterangan

9

272 maintenance infrastuktur dan

menjamin

perubahan

bahwa

dikendalikan

sesuai dengan prosedur manajemen perusahaan? M encakup

peninjauan

kembali kebutuhan dalam sistem van sales secara berkala, upgrade strategi, resiko dan langkah – langkah untuk keamanan. 4.

Apakah

uji

perkembangan

dan

9

uji

integrasi dari komponen hardware dan software untuk

mendukung

keefektifan

dan

keefisienan

telah

dibangun?

Adanya

pengecekan

dan

pengetesan pada sistem van sales yang ada. •

Rata-rata AI3 = 4.25, berada pada level maturity level 4, Managed and

273 Measurable Proses akuisisi dan implementasi untuk infrastruktur teknologi dengan telah dikembangkan dan berjalan dengan baik. Serta dilaksanakan dengan konsisten dan difokuskan pada reusability (penggunaan yang berulang). Infrastruktur TI mendukung aplikasi bisnis proaktif. Biaya dan waktu penyelesaian proses untuk mencapai tingkat skalabilitas, fleksibilitas, dan integrasi optimal secara parsial. Tabel 4.11: kuesioner AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure AI4 Enable Operation and Use untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

ada

1

2 3

4

mendokumentasikan teknik

operasional? semua

dan Seperti

yang

akan

menjalankan, menggunakan memelihara

dan pemecahan

masalah yang terotomasi tersebut. 2.

Apakah perusahaan

manajemen memiliki

5 9

rencana

untuk

semua

Keterangan

9

274 pengetahuan

untuk

memperbolehkan individu

mengambil

kepemilikan/ hak akses dari sistem dan data dan administrasi aplikasi? 3.

Apakah

ada

9

training

kepada pemakai untuk keefektifan

dan

keefisienan menggunakan

sistem

dalam mendukung sistem van sales? 4.

Apakah ada training pada staf

pendukung

efektif

dan

dalam

untuk efisiean

penyampaian,

mendukung

9

Tiap

karyawan

pelatihan /tahun

diberikan

minimal yang

16

jam

berhubungan

dengan IT / van sales

dan

memelihara sistem dan hardware? •

Rata-rata AI4 = 3.75, berada pada level maturity level 3, Defined Tersedia kerangkat kerja yang jelas dapat dipahami dan mudah dimengerti atas

dokumentasi bagi pengguna, petunjuk pengoperasian, dan materi pelatihan. Prosedur-

275 prosedur disimpan dan dipelihara dalam suatu tempat penyimpanan dan dapat digunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya. Tindakan perbaikan prosedur dan dokumentasi dilakukan atas dasar reaksi secara spontan. Prosedur-prosedur tersedia secara offline dan dapat diakses dan dipelihara bila terjadi masalah. Proses yang menjelaskan tentang cara memperbaharui prosedur dan materi peltihan secara eksplisit memperngaruhi perubahan pada proyek. Tersedia pendekatan-pendekatan yang terperinci tetapi pada penerapan nyata dari pendekatan tersebut sangat bervariasi karena tidak ada kendali dalam penyelenggaraan pemenuhan pendekatan tersebut. Para pengguna secara informal dilibatkan

dalam proses

mengembangkan

dan

memelihara prosedur.

Adanya

peningkatan dan penggunaan alat-alat otomatisasi untuk proses distribusi prosedurprosedur. Bisnis dan peltihan pengguna direncanakan dan dijadwalkan. Tabel 4.12: kuesioner AI4 Enable Operation and Use AI 5 Procure IT resources untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah perusahaan telah melakukan

1

2 3

4 9

proses

pengendalian perolehan? 2.

Apakah

perusahaan

9

menyusun/membuat manajemen

kontrak

dengan supplier? 3.

Apakah

perusahaan

9

Keterangan 5

276 melakukan

pemilihan

supplier? 4.

9


akusisi

sumber daya TI? •

Rata-rata AI5 = 3.25, berada pada level maturity level 3, Defined M anajemen membuat kebijakan dan prosedur untuk proses pengakuisisian TI.

Kebijakan dan prosedur berpedoman pada proses pengadaan organisasi secara keseluruhan. Akuisisi TI sebagian besar telah terintegrasi dengan keseluruhan sistem pengadaan bisnis. Adanya standar TI untuk proses akusisi sumber daya TI. Penyalur sumber daya TI diintegrasikan ke dalam mekanisme proyek manajemen organisasi dari suatu perspektif manajemen proyek. M anajemen TI berkomunikasi dengan kebutuhan akan akuisisi dan manajemen kontrak yang tepat mengenai fungsi TI. Tabel 4.13: kuesioner AI 5 Procure IT resou rces AI6 Manage Changes untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.


1

2 3

4

Keterangan 5 9

menetapkan prosedur dan standar perubahan? 2.

Apakah

perusahaan

menilai

pengaruh

perubahan, prioritas, dan

9 Bagian

Level

melakukan terhadap

M anagement penanganan

perubahan

yang

277 autorisasi? 3.

terjadi.

Apakah

perusahaan

membuat

9

tindakan

perubahan darurat? 4.

Apakah

perusahaan

melakukan

perubahan

9

status penulusuran dan laporan dan memastikan perubahan yang diterima diimplementasikan sesuai dengan

yang

direncanakan? 5.

Apakah

ketika

9

perubahan diimplementasikan, sistem yang berhubungan dan

dokumentasi

pengguna serta prosedur akan

diperbaharui

(update)? •

Rata-rata AI6 = 3.6, berada pada maturity level 3, Defined Tersedia proses manajemen perubahan yang tersusun secara formal, mancakup

penggolongan kategori, prioritas yang diutamakan, prosedur darurat, perubahan otorisasi

278 dan manajemen pelaksanaan. Terjadi pertukaran kerja dan proses yang tersedia sering terlewati. Kesalahan dan perubahan tanpa persetujuan pihak yang berwenang sering terjadi. Analisa dan dampak perubahan TI pada operasi bisnis tersusun secara formal untuk mendukung perencanaan aplikasi dan teknologi yang baru. Tabel 4.14: kuesioner AI6 Manage Changes AI7 Install and Accredit Solutions and Changes untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

1

2 3

4

pelatihan

dan

dan

material

yang

berhubungan? 2.

Apakah

perusahaan

menetapkan pengujian berdasarkan

rencana yang dengan

standar organisasi yang mendefinisikan peraturan,

dan

pelatihan

yang

diadakan 2 kali dalam setahun.

perencanaan implementasi

5 9 Adanya

perusahaan

melakukan pelatihan staf sesuai

Keterangan

9

279 tanggungjawab? 3.

9


rencana

implementasi

dan

rencana cadangan untuk memperoleh persetujuan dari pihak-pihak terkait? 4.

9

Apakah perusahaan telah menentukan

dan

membangun

pengujian

keamanan lingkungan? 5.

Apakah merencanakan data

9

perusahaan konversi

dan

migrasi

infrastruktur

sebagai

bagian

metode

dari

pengembangan organisasi? 6.

Adakah melakukan

perusahaan

9

pengujian

perubahan? 7.

Adakah memastikan

perusahaan pemilik

9

280 proses

bisnis

stakeholder

TI

mengevaluasi pengujian

dan

dari

proses yang

ditentukan

oleh

perencanaan pengujian? 8.

Apakah

perusahaan

melakukan

pengujian,

pengendalian

9

dari

perubahan sistem operasi agar

sesuai

dengan

perencanaan implementasi? 9.

Adakah

perusahaan

melakukan

peninjauan

ulang

setelah

9

Setiap setahun sekali dilakukan pengetesan

untuk

mereview

hasil kinerja sistem.

implementasi? •

Rata-rata AI7 = 4, berada pada level maturity level 4, managed and measurable Prosedur-prosedur yang ada disusun dan dikembangkan menjadi lebih tertata dan

mudah digunakan untuk pengujian dan akreditasi prosedur. Dalam prakteknya semua perubahan utama pada sistem mengikuti pendekatan yang telah disusun. Evaluasi atas pemenuhan kebutuhan pengguna distandarisasi dan diukur menghasilkan kerangka yang dapat ditinjau ulang dan dianalisis oleh manajemen secara efektif. Kualitas pembuatan

281 sistem telah memenuhi kebutuhan manajemen dan permasalahan yang timbul setelah implementasi berada pada level yang masih dapat ditolerir. Proses otomatisasi bersifat penting dan bergantung pada proyek. M anajemen telah merasa puas dengan tingkat efisiensi dicapai meskipun kurangnya evaluasi yang dilakukan setelah implementasi. Sistem pengujian yang ada menggambarkan lingkungan yang sebenarnya. Pengujian lebih ditekankan pada sistem baru dan pengujian secara regresi dilakukan pada sistem yang telah ada untuk proyek – proyek utama. Tabel 4.15: kuesioner AI7 Install and Accredit Solutions and Changes 4.5.3.3 Hasil perhitungan Domain Deliver & Support DS 1 Define and Manage Service Levels untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah perusahaan telah menetapkan kerja

tingkat

manajemen

1

2 3

4 9

antara

layanan? 9

mendefinisikan layanaan dari TI? 3.


dan

Aqua

menggunakan bagheera

untuk

setiap project frameworknya.

layanan


5

metodologi

kerangka

pelanggan dan penyedia

2.

Keterangan

9

282 menyetujui

SLAs

(Service level agreement) untuk

semua

layanan

pelanggan

berdasarkan

kebutuhan

dan

kemampuan TI? 4.

Apakah perusahaan telah mendefinisikan

level

agreement)

yang

layanan

Aqua hanya menggunakan job desk untuk mendefinisikan

OLAs

(Operating

menjelaskan

9

SLA.

bagaimana

teknis

akan

disampaikan

untuk

mendukung

SLAs

(service level agreement) dalam cara yang optimal? 5.

Apakah

perusahaan

mengawasi

dan

melaporkan

tingkat

9

pencapaian layanan? 6.

Adakah

perusahaan

meninjau

persetujuan

tingkat

layanan

dan

9

283 perjanjian? •

Rata-rata DS1 = 3.67, berada pada maturity level 3, Defined Tanggung jawabnya ditentukan dengan baik, tapi dengan wewenang yang

leluasa. Proses pengembangan SLA ada dengan titik periksa untuk menangani tingkatan layanan dan kepuasan pelanggan. Layanan dan tingkatan layanannya ditentukan, didokumentasikan dan disepakati dengan menggunakan proses standar. M asalah singkat tingkatan layanan diidentifikasi, tapi prosedur bagaimana memecahkan masalah singkatnya bersifat informal. Terdapat hubungan yang jelas antara perolehan tingkatan layanan yang diharapkan dan pendanaan yang disediakan. TIngkatan layanannya disepakati, tapi mungkin tidak mengatasi kebutuhan bisnis. Tabel 4.16: kuesioner DS 1 Define and Manage Service Levels DS 3 Manage Performance and Capacity untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.


1

2 3

4 9

membentuk suatu proses perencanaan meninjau

untuk

kinerja

dan

kapasitasnya? 2.

Apakah perusahaan saat ini telah menilai kinerja dan

kapasitas

daya TI?

sumber

9

Keterangan 5

284 3.


9

melakukan perencanaan terhadap

kinerja

dan

kapasitas sumber daya TI untuk kedepannya? 4.

Apakah perusahaan

9

manajeman telah

memastikan membentuk suatu proses perencanaan untuk meninjau kinerja? 5.

Apakah mengawasi

perusahaan

9

dan

melaporkan sumber daya TI?

•

Rata-rata DS3 = 4.2, berada pada level maturity level 4, Managed and

measu rable Proses dan alat tersedia untuk mengukur penggunaaan sistem, performansi dan kapabilitas dan hasilnya dibandingkan dengan sasaran yang ditentukan. Informasi pembaruan tersedia, memberikan statistic performansi yang distandarisasi dan mengingatkan insiden yang disebabkan oleh performansi dan kapasitas yang tidak mencukupi. M asalah performansi dan kapasitas yang tidak mencukupi dihadapi menurut prosedur yang ditentukan dan distandarisasi. Alat otomatis digunakan untuk mengawasi

285 sumber daya spesifik, misalnya muatan disket,jaringan kerja, penyedia dan pintu gerbang jaringan kerja. Statistik performansi dan kapasitas dilaporkan dalam hal proses bisnis, sehingga pengguna dan pelanggan memahami tingkatan layanan TI. Pengguna merasa puas dengan kapabilitas layanan dimasa kini dan dapat meminta tingkat ketersediaan yang baru dan meningkat. M etrik untuk mengukur performansi dan kapasitas TI disepakati tapi dapat bersifat sporadis saja dan tidak diterapkan dengan konsisten. Tabel 4.17: kuesioner DS 3 Manage Performance and Capacity DS 4 Ensure Continuous Service untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

perusahaan

mempunyai

1

2 3

4

Keterangan 5

9

kerangka

kerja pada proses system van sales? 2.

Apakah

rencana

kerja

tersebut

sudah

ada

pengembangan meliputi

resiko

9

dengan yang

berpotensial? 3.

Apakah dalam rencana TI

tersebut

sudah

menetapkan barang yang

9

286 harus diperhatikan dalam proses system van sales? 4.

Apakah

sudah

jaminan

9

ada bahwa

manajemen

TI

melaksanakan

prosedur

perubahan control dan rencanan

TI

terus

diperbaharui? 5.

Apakah

sudah

pengujian

9

ada

terhadap

rencana TI tersebut? 6.

Apakah

sudah

9

ada

Tiap

karyawan

mendapat

pelatihan bagi pihak yang

pelatihan minimal 16 jam /

terkait dengan rencana

tahun.

TI? 7.

Apakah rencana TI sudah

9

dapat mengatasi segala skenario bencana yang mungkin terjadi? 8.

Apakah pemulihan seperti

ada

prosedur kembali

9

Adanya Recovery)

DR untuk

(Decision setiap

pelaksanaan pemulihan ulang

287 data.

penggunaan(backup sites,alternative proses),terjadi gangguan terhadap sistem? 9.

Apakah

ada

penyimpanan

media

9

Adanya backup server di BSD bekerja sama dengan pihak

cadangan

layanan ketiga.

untuk menyimpan data perusahaan

yang

penting? 10.

Apakah

sudah

peninjauan terhadap

ada

9

kembali TI

setelah

terjadinya bencana? •

Rata-rata DS4 = 3,8, berada pada level maturity level 3, Defined Akuntabilitas untuk manajemen layanan berkelanjutan bersifat ambigu.

Tanggung jawab akan perencanaan dan pengujian layanan berkelanjutan ditetapkan dengan jelas dan ditugaskan. Rencana kelanjutan TI didokumentasikan dan didasarkan atas kritikalitas sistem dan dampak bisnisnya. Terdapat pelaporan berkala pengujian layanan berkelanjutan. Individu mengambil inisiatif untuk mengikuti standar menerima pelatihan untuk berhadapan dengan

insiden atau bencana besar. M anajemen

membicarakan dengan konsisten kebutuhan untuk berencanan untuk memastikan layanan berkelanjutan. Kelebihan komponen dan sistem yang banyak tersedia tengah diterapkan. Inventaris sistem dan komponen yang kritis dipertahankan.

288 Tabel 4.18: kuesioner DS 4 Ensure Continuous Service DS 5 Ensure Systems Security untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

1

2 3

4

Symantec

mengatur

keamanan

TI

5 9 Aqua menggunakan antivirus

perusahaan

sudah

Keterangan

dan

M icrosoft

internet security & acceleration

dalam

server 2004 standart edition

proses van sales?

untuk pengamanan proses TI.

2.

Apakah

9

perusahaan

sudah membuat rencana keamanan

TI

menganalisa dan

resiko

dengan ancaman

yang bisa

terjadi pada proses van sales? 3.

Apakah

perusahaan

sudah

menjamin

segregation of duty dan pembagiannya jelas?

dengan

9

289 4.

perusahaan

9

User ID dan password untuk

sudah memiliki prosedur

o

login ke SAP, diganti tiap

Apakah

user

account

mengambil

3bulan sekali.

dengan

data

dari

pengguna seperti nama, alamat, tanggal lahir? 5.

6.

Apakah

perusahaan

sudah

melakukan

9 Karyawan tidak diperkenankan untuk

melakukan

pembatasan transfer data

transfer

data

melalui usb flashdisk?

flashdisk/usb port.

Apakah sudah

potensi ancaman (normal, high,

jelas

critical).

mengkomunikasikan potensi

ancaman

keamanan yang terjadi pada sistem van sales sehingga digolongkan

dapat dan

ditangani dengan baik? 7.

Apakah

perusahaan

sudah membuat teknologi keamanan

bertahan

terhadap perubahan dan

menggunakan

9 Aqua memiliki tiga tahapan

perusahaan dengan

proses

9

290 penggunaan

dokumen

yang tidak perlu? 8.

Apakah

perusahaan

sudah

9

menentukan

prosedur dan kebijakan dalam

mengatur

pembaharuan, perubahan, pencabutan

kembali,

perusakan,

pengiriman,

penyimpanan, pemasukan, menggunakan

dan

mengarsipkan

kunci

cryptographic

untuk

menjamin kunci modifikasi

perlindungan melawan dan

penggunaan tidak resmi? 9.

Apakah sudah tindakan pendeteksi pembetulan

perusahaan menempatkan pencegahan, dan dalam

9

291 organisasi untuk menjaga sistem

informasi

teknologi

dari

dan virus,

spam, worms, spyware? 10.

Apakah

perusahaan

sudah

9

menggunakan

teknik

keamanan

prosedur

dan

manajemen

seperti firewall, peralatan keamanan,

segmentasi

jaringan,

instruksi

pendeteksian menjamin

untuk ketersediaan

data? 11.

Apakah sudah

perusahaan ada

pertukaran

transaksi yang penting dalam proses van sales hanya dilakukan dalam jalur

yang

dengan

terpercaya memberikan

keaslian isi dan bukti kuitansi?

9

292 •


measu rable Tanggung jawabkan keamanan TI ditugaskan, diatur dan ditegaskan dengan jelas. Analisa dampak dan resiko keamanan TI dilakukan dengan konsisten. Kebijakan dan prosedur keamanan dilengkapi dengan dasar keamanan spesifik. Keterbukaan kepada metode untuk mendorong kesadaran keamanan bersifat mandatoris. Identifikasi pengguna, keotentikan dan kewenangan distandarisasi. Sertifikasi keamanan diikuti bagi anggota staf yang bertanggung jawab akan audit dan manajemen keamanan. Pengujian keamanan dilengkapi dengan menggunakan proses yang standar dan diformalisasi, menyebabkan kenaikan tingkat keamanan. Proses keamanan TI dikoordinasikan dengan keseluruhan fungsi keamanan organisasi. Pelaporan keamanan TI dihubungkan kepada tujuan bisnis. Pelatihan keamanan TI dilaksanakan pada bisnis dan TI. Pelatihan keamanan TI direncanakan dan diatur dengan cara yang merespon terhadap kebutuhan bisnis dan profil resiko keamanan yang ditentukan. Sasarn dan metric untuk manajemen keamanan telah ditentukan tapi belum diukur. Tabel 4.19: kuesioner DS 5 Ensure Systems Secu rity DS 6 Identify and Allocate Costs untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah perusahaan telah mengidentifikasi

semua

biaya IT yang digunakan dalam proses van sales?

1

2 3

4

Keterangan 5 9

293 2.

Apakah perusahaan telah mengalokasikan

9

biaya

actual berdasarkan model biaya perusahaan? 3.

Apakah

model

biaya-

9

Tiap

bagian

menyusun

budgetnya setiap tahun.

biaya pada perusahaan telah disesuaikan dengan pembebanan layanan TI pada sistem van sales agar dapat diidentifikasi, diukur,

dan

diprediksi

oleh pengguna? 4.

Apakah perusahaan telah meninjau

kembali

9

Paling besar biaya maintenance server SAP.

ketepatan biaya terhadap pembayaran software memelihara

lisensi guna hubungan

perkembangan bisnis dan aktivitas IT? •


measu rable Tanggung jawab dan akuntabilitas manajemen biaya layanan informasi

294 ditentukan dan sepenuhnya dipahami pada semua tingkatan dan didukung oleh pelatihan formal. Biaya langsung dan tidak langsung diidentifikasi dan dilaporkan dengan cara yang tepat waktu dan otomatis kepada manajemen, pemilik proses bisnis dan pengguna. Umumnya, terdapat pengawasan dan evaluasi biaya, dan tindakan dilakukan jika penyimpangan biaya terdeteksi. Pelaporan biaya layanan informasi dikaitkan kepada tujuan bisnis dan SLA dan diawasi oleh pemilik proses bisnis. Fungsi keuangan meninjau keberalasan proses alokasi biaya. Ada sistem penghitungan biaya otomatis, tapi lebih berfokus pada fungsi layanan informasi daripada proses bisnis. Sasaran dan metric disepakati untuk pengukuran biaya tapi tidak diukur dengan konsisten. Tabel 4.20: kuesioner DS 6 Identify and Allocate Costs DS 7 Educate and Train Users untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

perusahaan

sudah

1

2 3

4

Keterangan 5

9

2 kali dalam setahun (end users) dan 1 kali sebulan (key

memiliki

kurikulum

users).

dalam

pelatihannya? 2.

Berdasarkan identifikasi kebutuhan dan

pendidikan

pelatihan

apakah

perusahaan

sudah

identifikasi

target

kelompok

dan

9

295 anggotanya, trainer yang efisien? 3.

Apakah sudah

perusahaan

9

mengevaluasi

pendidikan dan pelatihan yang diberikan setelah penyelesaian relevansi,

untuk kualitas,

keefektifan, pengetahuan, dan nilai? •


Measurable Ada program pelatihan dan pendidikan yang kompeherensif yang menghasilkan hasil yang dapat diukur. Tanggung jawabnya jelas, dan proses kepemilikan ditetapkan. Pelatihan dan pendidikan merupakan komponen dari jalur karir pegawai. M anajemen mendukung dan menghadiri sesi pelatihan dan pendidikan. Semua pegawai menerima pelatihan perilaku etis dan kesadaran keamanan sistem. Semua pegawai menerima tingkatan pelatihan praktek keamanan sistem yang tepat dalam melindungi dari bahayanya kegagalan yang mempengaruhi ketersediaan, kepercayaan diri dan integritas. M anajemen mengawasi kepatuhan dengan meninjau dan memperbaharui dengan konstan program dan proses pelatihan dan memperbaharui dengan konstan program dan proses pelatihan dan pendidikan. Proses-prosesnya tengah ditingkatkan dan memperkuat praktek internal yang terbaik.

296 Tabel 4.21: kuesioner DS 7 Educate and Train Users DS 8 Manage Service Desk and Incidents untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

1

2 3

4

mendefinisikan

service

desk

karyawan

5 9

perusahaan

sudah

Keterangan

kepada

secara

jelas

dan mendetail? 2.

Apakah

perusahaan

sudah

9

Aqua SIR

mencatat

masalah/problem

user

secara terkomputerisasi? 3.


9

membuat prosedur bagi solusi

yang

terhadap

diberikan pertanyaan

pelanggan? 4.

Apakah perusahaan telah membuat prosedur bagi solusi

yang

terhadap pelanggan?

diberikan pertanyaan

9

297 5.

9


laporan

dari

setiap aktivitas pelayanan yang diberikan? •


Measurable Ada pemahaman penuh akan keuntungan proses manajemen insisden pada semua tingkatan organisasi, dan funsi bagian layanan ditetapkan di unit organisasional yang tepat. Alat dan teknik dihidupkan dengan dasar pengetahuan yang terpusat. Anggota staf bagian layanan berinteraksi dengan erat dengan anggota staf manajemen masalah. Tanggung jawabnya jelas, dan keefektifan diawasi. Prosedur untuk membicarakan. Personel bagian layanan dilatih, dan prosesnya diperbaiki melalui penggunaan piranti lunak yang spesifik tugas. M anajemen mengembangkan matrik untuk performansi bagian layanan. Tabel 4.22: kuesioner DS 8 Manage Service Desk and Incidents DS 11 Manage Data untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah semua data yang diterima selama proses van

sales

dari

awal

hingga proses tersebut selesai telah diverifikasi

1

2 3

4 9

Keterangan 5

298 secara akurat dan tepat waktu? 2.

Apakah data van sales perusahaan

9

telah

disimpan dan diarsipkan guna

menciptakan

keamanan

dan

kemudahan

dalam

pemakaiannya? 3.

Apakah perusahaan telah memiliki

9

Semua data transaksi van sales disimpan langsung di server

media

SAP di Singapura.

penyimpanan guna untuk menjamin

ketepatan

penggunaan

dan

integritas data van sales? 4.


dan

mengimplementasikan prosedur

untuk

memastikan bahwa telah ada sensitivitas

perlindungan data

dan

software ketika data dan

9

299 hardware

diatur

ditransfer

atau demi

kebutuhan bisnis? 5.


9

memiliki prosedur untuk backup serta restoration? 6.


9

dan

mengimplementasikan kebijakan dan prosedur untuk

kebutuhan

keamanan

bagi

penerimaan, proses dan penyimpanan serta output data

sesuai

dengan

kebutuhan bisnis? •


Measurable Perlunya manajemen data dipahami, dan tindakan yang diperlukan diterima di dalam organisasi. Tanggung jawab akan kepemilikan dan manajemen data ditentukan, ditugaskan dan dibicarakan dengan jelas di dalam organisasi. Prosedurnya diformalisasi dan diketahui luas, dan pengetahuan dibagi. Penggunaan alat yang sekarang bermunculan. Sasaran dan indicator performansi disepakati denagn pelanggan dan

300 diawasi melalui proses yang ditentukan dengan baik. Pelatihan formal untuk anggota staf manajemen data tersedia. Tabel 4.23: kuesioner DS 11 Manage Data DS 12 Manage the Physical Environment untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah perusahaan telah mendefinisikan memilih

1

2 3

4

Keterangan 5

9

dan lokasi

penempatan peralatan TI yang akan mendukung strategi teknologi yang dihubungkan

pada

strategi bisnis? 2.

Apakah perusahaan telah mendefinisikan

9

.

9

Aqua

dan

menerapkan pengukuran keamanan secara nyata berkaitan

dengan

kebutuhan bisnis untuk mengancam lokasi dan aset secara fisik? 3.


menyediakan

SAR

301 dan

(Segregation Access Review)

menerapkan pengukuran

untuk pembatasan akses bagi

keamanan secara nyata

setiap karyawannya.

mendefinisikan

berkaitan

dengan

kebutuhan

untuk

membatasi akses? 4.

Apakah

perusahaan

9

melakukan perlindungan dengan

menyediakan

peralatan khusus untuk mengawasi

dan

mengendalikan lingkungan? 5.

Apakah perusahaan telah melakukan terhadap

pengelolaan

9

M aintenance dilakukan setiap 2 bulan sekali.

fasilitas yang

ada (termasuk peralatan komunikasi)? •

Rata-rata DS 12 = 3.8, berada pada maturity level 3, Defined Perlunya mempertahankan lingkungan computer yang terkontrol dipahami dan

diterima di dalam organisasi. Kontrol lingkungan, pemeliharaan preventif dan keamanan fisik merupakan item anggaran yang disetujui dan dilacak oleh manajemen. Batasan akses diterapkan, dengan hanya personel yang disetujui yang member ijin akses ke

302 fasilitas komputer. Pengunjung dicata dan dikawal, tergantung pada individunya. Fasilitas tidak menonjol dan tidak mudah dikenal. Wewenang sipil mengawasi kepatuhan dengan peraturan kesehatan dan keamanan. Resikonya dipastikan dengan upaya minimal untuk mengoptimalkan biaya asuransi. Tabel 4.24: kuesioner DS 12 Manage the Physical Environment DS 13 Manage Operations untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

perusahaan

1

2 3

4

Keterangan 5

9

sudah mengimplementasi prosedur operasi TI dan menjamin

pemakai

mengetahui tentang tugas operasinya? 2.

Apakah

9 Penyediaan job desk untuk

perusahaan

setiap karyawan.

sudah membuat jadwal pekerjaan kepada setiap karyawan? 3.

Apakah

perusahaan

sudah

mengamati

hardware, software pada perusahaan?

9

303 4.

Apakah

perusahaan

9

melakukan perlindungan terhadap

dokumen

rahasia dan hasilnya? 5.


9

menetapkan dan prosedur waktu

pemeliharaan

infrastruktur (hardware)? •

Rata-rata DS13 = 4.2, berada pada maturity level 4, Managed and Measurable

Operasi komputer dan tanggung jawan dukungan ditentukan dengan jelas dan kepemilikan ditugaskan. Operasi didukung melalui anggaran sumber daya untuk pengeluaran modal dan sumber daya manusia. Pelatihan diformalisasi dan tengah berjalan. Jadwal dan tugas didokumentasikan dan dibicarakan, secara internal ke fungsi TI dan pelanggan bisnis. Aktivitas harian mungkin saja diukur dan diawasi dengan kesepakatan performansi yang distandarisasi dan tingkatan layanan yang ditetapkan segera dibereskan dan diperbaiki. M anajemen mengawasi penggunaan sumber daya computer dan penyelesaian kerja atau tugas yang diberikan. Terdapat upaya yang sedang berjalan untuk meningkatkan tingkat penghidupan proses sebagai sarana peningkatan berkelanjutan. Pemeliharaan formal dan kesepaktan layanan ditetapkan oleh vendor. Ada kesejajaran yang penuh dengan masalah, kapasitas dan proses manjemen ketersediaan, yang didukung oleh analisis penyebab kesalahan atau kegagalan. Tabel 4.25: kuesioner DS 13 Manage Operations

304 4.2.3.4. Hasil Perhitungan Domain Monitor and Evaluate ME1 Monitor and Evaluate IT Performance untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah ada langkah – langkah

untuk

pengawasan

dalam

1

2 3

4

Keterangan 5

9

mendefinisikan lingkup, cara/teknik

dan proses

untuk mengukur solusi TI dan kontribusi TI ke perusahaan? 2.

Apakah

pencapaian

9

pengaturan target telah didefinisikan

dengan

baik? 3.

Apakah memiliki pengawasan mencatat

perusahaan metode yang target,

pencapaian TI dan sesuai dengan

sistem

9

Cukup baik

305 pengawasan perusahaan? 4.

Apakah

9

perusahaan

secara

periodik

memeriksa

kembali

pencapaian

yang

bertentangan tujuan,

dengan menganalisa

penyebabnya,

dan

memulai

tindakan

perbaikan

untuk

penyebab

kegagalan

tersebut? 5.

Apakah ada pembuatan laporan atas kontribusi TI perusahaan? bentuk

Dalam pencapaian

program investasi TI dan solusi, mencakup laporan tujuan perencanaan yang telah

dicapai,

sumber

daya

budget yang

digunakan dan dianalisa resikonya

9

306 6.

Apakah

ada

perbaikan

tindakan

9

pada

pengawasan pencapaian dan pelaporannya? Baik melalui

pemeriksaan

kembali,

pembentukan

respon penyerahan

manajemen, tanggung

jawab maupun mengikuti hasil dari tindakan yang dilakukan. •

Rata-rata M E1 = 4.16, berada pada level maturity level 4, Managed and

Measurable M anajemen menentukan toleransi diman proses harus beroperasi. Pelaporan hasil pengawasan tengah distandarisasi dan dinormalisasi. Ada integrasi metrik di sepanjang semua proyek dan proses TI. Sistem pelaporan manajemen organisasi TI diformalisasi. Alat otomatis diintegrasikan dan diungkit di seluruh organisasi untuk mengumpulkan dan mengawasi informasi operasional pada aplikasi, sistem dan proses. M anajemen mampu mengevaluasi performansi berdasarkan atas kriteria yang disepakati yang disetujui oleh pemegang saham. Pengukuran fungsi TI sejajar dengan sasaran seluruh organisasi. Tabel 4.26: kuesioner ME1 Monitor and Evaluate IT Performance

307 ME 2 Monitor and Evaluate Internal Control untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah

1

2 3

4

telah

mengawasi

dan

5 9

manajemen

perusahaan

Keterangan

mengevaluasi pengendalian

internal

untuk memenuhi tujuan organisasi? 2.

Apakah

9

perusahaan

melakukan

evaluasi

efisiensi dan efektifitas dari

pengendalian

internal TI? 3.

Apakah

perusahaan

memperluas pengendalian pengecualian dan laporan kepada pengguna dengan tepat?

9

308 4.

9

Apakah perusahaan telah memeriksan kelengkapan dan

keefektifan

pengendalian manajemen dari proses TI, kebijakan dan perjanjian melalui program

yang

berkelanjutan

dari self

assement? 5.

Apakah

9

efektifitas

pengendalian

internal

telah terjamin? Sistem yang

berjalan

telah

baik,

tidak

berjalan

menyebabkan terjadinya banyak kecurangan. 6.

Apakah ada konfirmasi bahwa

pihak

perusahaan dengan

sah

9

luar

mematuhi prosedur

yang berlaku? 7.

Apakah

dilakukan

tindakan perbaikan dari

9

309 pengendalian yang ada dan laporan? •

Rata-rata M E2 = 4, berada pada level maturity level 4, Managed and

Measurable M anajemen telah menerapkan kerangka kerja bagi pengendalian internal IT pemantauan. Organisasi telah menetapkan tingkat toleransi untuk kontrol internal proses pemantauan. Alat telah dilaksanakan untuk standar penilaian dan kontrol untuk secara otomatis mendeteksi pengecualian. IT formal fungsi pengawasan internal didirikan, dengan spesialisasi dan bersertifikat profesional menggunakan kerangka kontrol formal didukung oleh manajemen senior. Terampil staf TI secara rutin berpartisipasi dalam penilaian pengendalian internal. Sebuah basis pengetahuan metrik informasi sejarah pengendalian internal telah dibentuk. Peer review untuk pemantauan pengendalian internal telah dibentuk. Tabel 4.27: kuesioner ME 2 Monitor and Evaluate Internal Control ME 3 En sure Compliance With External Requirements untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

Apakah perusahaan telah melakukan tentang eksternal dengan

identifikasi kebutuhan yang

peraturan

sesuai dan

1

2 3 9

4

Keterangan 5

310 pemenuhan kebutuhan? 2.


9

optimis dalam menjawab kebutuhan eksternal? 3.

Apakah

perusahaan

9

mengevaluasi pemenuhan kebijakan

tentang IT,

standar,

prosedur dan metodologi dan metodologi dengan kebutuhan

peraturan

yang sah?

4.

Apakah perusahaan telah memperoleh

9

dan

melaporkan jaminan atas pemenuhan dan mentaati semua kebijakan internal terarah

dari

arahan

internal atau eksternal? 5.

Apakah perusahaan telah memperoleh

dan

melaporkan jaminan atas

9 Aqua officer

menyediakan untuk

service desk.

security

pemenuhan

311 pemenuhan dan menaati semua kebijakan internal yang terarah dari internal atau eksternal? •

Rata-rata M E3 = 3.8, berada pada maturity level 3, Defined Process Kebijakan,

prosedur

dan

proses

telah

berkembang,

dokumen

dan

dikomunikasikan untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kontraktual dan kewajiban hukum, tapi beberapa mungkin tidak selalu diikuti dan beberapa mungkin ketinggalan zaman atau tidak praktis untuk diterapkan. Ada sedikit pemantauan yang dilakukan dan ada pemenuhan persyaratan yang belum dibahas. Pelatihan disediakan dalam eksternal persyaratan hukum dan peraturan yang mempengaruhi organisasi dan proses kepatuhan yang didefinisikan. Standar pro forma kontrak dan proses hukum keluar untuk meminimalkan risiko yang terkait dengan kewajiban kontraktual. Tabel 4.28: kuesioner ME 3 Ensure Compliance With External Requirements ME4 Provide IT Governance untuk maturity level 0-5 pada 1 responden. No.

Pertanyaan

Maturity Level 0

1.

1

2 3

9

Apakah perusahaan telah melakukan pembentukan kerja IT governance?

2.

Apakah perusahaan telah menetapkan strategis alignment?

4

9

Keterangan 5

312 3.

9

Apakah perusahaan telah memastikan bahwa hasil bisnis yang diharapkan dari investasi TI dan usaha yang diperlakukan untuk mencapai hasil yang dipahami?

4.

9

Apakah perusahaan telah mengatur sumber daya manajemen

sehingga

sejalan

dengan

sasaran

dan

hasil

strategis

bisnis sekarang maupun yang akan datang? 5.

9

Apakah perusahaan telah menetapkan manajemen resiko yang timbul?

6.

9


pengukuran

kinerja

berdasarkan

sasaran dan tujuan TI? 7.


9

313 memperoleh

jaminan

independen atau

(eksternal

internal)

tentang

komfirmasi TI dengan peraturan

dan

hukum

yang relevan, kebijakan organisasi, standard, dan prosedur, praktek yang berlaku

umum,

dan

kinerja TI yang efektif dan efisien? •

Rata-rata M E4 = 4, berada pada level maturity level 4, Managed and

Measurable Ada pemahaman penuh akan masalah pemerintahan TI pada semua tingkatan. Ada pemahaman yang jelas akan siapa pelanggannya, dan tanggung jawabnya jelas dan proses kepemilikan ditetapkan. Proses TI dan pemerintahan TI disejajarkan dengan dan diintegrasikan ke strategi bisnis dan TI. Peningkatan proses TI terutama didasarkan atas pemahaman kuantitatif, dan kepatuhan mungkin saja diawasi dan diukur dengan prosedur dan metrik proses. Semua pemeganga saham proses menyadari akan resiko, pentingnya TI dan kesempatan yang bisa diberikannya. M anajemen menentukan toleransi dimana prosesnya harus beroperasi. Ada penggunaan teknologi yang terbatas dan terutama bersifat taktis, berdasarkan atas teknik yang matang dan alat standar yang dipertegas. Pemerintahan TI telah diintegrasikan ke perencanaan strategis dan

314 operasional dan proses pengawasan. Indikator performansi pada semua aktivitas pemerintahan TI tengah dicatat dan dilacak, menyebabkan peningaktan seluruh perusahaan. Keseluruhan akutanbilitas dari performansi proses kuncinya jelas, dan manajemen dihargai berdasarkan atas ukuran performansi kunci. Tabel 4.29: kuesioner ME4 Provide IT Governance 4.2.5

Hasil Evaluasi Pengedalian Sistem Informasi Van Sales Berdasarkan hasil kuesioner yang dilakukan pada PT. Tirta Investama, Jakarta. Diperoleh temuan-temuan masalah potensial sebagai berikut : 1. Domain Plan & Organize PO2 Define the Information Architecture Temuan : PT. Tirta Investama tidak memiliki kamus data dan peraturan yang dapat memudahkan adanya kemudahan dalam mengakses sistem van sales. Dampak Masalah : Dapat memungkinkan terjadinya suatu kesalahan pada end user sistem van sales yang mengakibatkan hasil output yang kurang optimal. Rekomendasi : M anajemen perusahaan harus membuat kamus data agar membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara tepat sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

315 PO3 Determine Technological Direction Temuan: Perusahaan tidak menganalisa keadaan dan kemunculan teknologi untuk diterapkan kedepan dalam sistem van sales Dampak masalah:

Sistem van sales tidak mengikuti teknologi seiring perkembangan zaman dan bersifat monoton.

Rekomendasi: Perusahaan harus lebih melakukan inovasi terhadap perkembangan teknologi yang terbaru untuk diterapkan dalam sistem van sales PO4 Define the IT Processes, O rganisation and Relationships Temuan : PT. Tirta Investama tidak memiliki keorganisasian eksternal yang menunjukan keperluan dalam sistem van sales. Dampak Masalah : Jika tidak ada kerjasama dengan pihak eksternal, maka keterbatasan sumber daya spesifik yang diperlukan untuk inovasi akan semakin sedikit, yang menyebabkan perusahaan kurang dalam melakukan inovasi. Rekomendasi : M eskipun perusahaan memiliki keorganisasian internal, tetapi perlu adanya kerjasama dalam keorganisasian eksternal untuk membangun

316 hubungan yang lebih baik dengan pihak luar.Sehingga perusahaan mampu mengembangkan inovasi dalam sistem van sales.

PO10 Manage Projects Temuan : Perusahaan tidak memiliki perencanaan terhadap kualitas proyek yang dijalankan Dampak masalah : Semua proyek yang berjalan tanpa pengendalian dan tanpa adanya pengawasan

sehingga persentase proyek terkadang tidak sesuai dan tepat

pada waktunya dan sesuai anggaran. Rekomendasi : M elakukan review dan evaluasi terhadap kualitas kinerja proyek yang telah berjalan, memberikan transparansi tentang status proyek serta mengeluarkan pedoman manajemen proyek dalam usaha pencapaian kualitas proyek yang maksimal. 2. Acquire and Implement AI2 Acquire and maintain application software Temuan : Perancangan,

pengembangan, pengujian dan pengawasan sistem

sebagian besar dilakukan di Paris yang merupakan pusat riset dan pengendalian Danone Group, sedangkan PT. Tirta Investama, Jakarta hanya melakukan implementasi dan maintenance sistem saja.

317 Dampak masalah : Pengunaan software dan hardware yang hanya berstandarkan pada ketentuan kantor pusat tanpa memperhitungkan perkembangan TI dapat memperlambat kinerja kegiatan operasional. Rekomendasi : PT.Tirta Investama sebaiknya berani menyarankan hardware atau software secara langsung kepada Danone, Paris sebagai pusat dari group guna menunjang kegiatan operasional perusahaan agar menjadi lebih optimal dengan penggunaan TI yang mengikuti perkembangan TI. AI 5 Procure IT resources Temuan : Perusahaan tidak melakukan akusisi sumber daya tenaga kerja TI Dampak masalah : Pengeluaran perusahaan menjadi lebih besar dan aktivitas operasional perusahaan menjadi lebih banyak

Rekomendasi : Aqua harus mengambil langkah outsourcing dalam proses akuisisi pengambilan sumber tenaga kerja TI untuk mengurangi pengeluaran biaya AI6 Manage Changes Temuan : Perusahaan tidak menghendaki apabila ada suatu perubahan dalam proyek yang sedang berjalan. Dampak masalah :

318 Apabila terjadi perubahan dalam proyek yang sedang berjalan, akan mengakibatkan biaya bertambah, jadwal yang diharapkan tidak tepat, scope dari proyek yang dikerjakan tidak akan sesuai, dan kualitas proyek yang kurang maksimal. Rekomendasi : Perusahaan harus dapat mempercayaikan proyek yang akan dilakukan dengan memakai SDM yang expert dibidangnya. Dan perusahaan pun harus dapat membimbing SDM agar bertambah kualitas dari SDM itu sendiri. 3. Deliver and S upport DS 1 Define and Manage Service Levels Temuan : PT. Tirta Investama tidak memiliki OLAs (Operating level agreement). Dampak Masalah : M engakibatkan tidak adanya referensi, best practice, komponenkomponen pendukung aplikasi, seperti hardware, software, storage dan network, availability-nya , karena semuanya diatur di dalam OLAs tetapi tidak dicatat dalam job desk. Tanpa adanya OLA Divisi TI hanya sebagai tool (alat bantu) dalam suatu bisnis. Tidak bertindak sebagai activator.Kurangnya deskripsi yang lebih detail tentang bagaimana layanan keamanan informasi akan diberikan, yang akan dinegosiasikan dan didefinisikan dalam organisasi TI. Rekomendasi :

319 M enerapkan OLA sehingga Divisi TI tidak hanya bertindak sebagai tool (alat bantu) saja dalam suatu bisnis. Tetapi bertindak sebagai activator

dan perusahaan memiliki deskripsi yang lebih

detail tentang bagaimana layanan TI.

DS 5 Ensure Systems Security Temuan : Tidaknya adanya jaminan dalam segregation of duty

dan

pembagiannya dengan jelas. Dampak Masalah : Fungsi tugas dan tanggung jawab setiap staf menjadi tidak jelas. Rekomendasi : M anajemen harus membuat pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi baik. 4.Monitor And evaluate ME4 Provide IT Governance Temuan : perusahaan tidak memperoleh jaminan independen (eksternal atau internal) tentang konfirmasi TI dengan peraturan dan hukum yang relevan, kebijakan organisasi, standard, dan prosedur, praktek yang berlaku umum, dan kinerja TI yang efektif dan efisien ?

Dampak Masalah :

320 Alat untuk mengukur manajemen TI terbatas dan angka pelanggaran/ toleransi yang diberikan kepada pimpinan cukup tinggi

Rekomendasi : Adanya peninjuan kepatuhan independen TI, adanya frekuensi pelaporan TI kepada dewan(vice president)

321 4.6 Laporan Hasil Evaluasi LAPORAN EVALUAS I PENGENDALIAN S IS TEM VAN SALES PAD A PT. TIRTA INVES TAMA, JAKARTA

Kepada

: PT. Tirta Investama

Divisi

: Management Information S ystem (MIS )

Perihal

: Laporan Hasil Evaluasi Pengedalian Sistem Van Sales

Periode

: September 2009 – Januari 2010

Oleh : Joseph Kurniawan Hariyanto Kurniawan Aga Wiranto

Januari 2010

322 I. Tujuan Tujuan dari pengevaluasian sistem van sales ini adalah : a. M engetahui tata kelola penggunaan TI yang ada di PT. Tirta Investama b. M engidentifikasi dan mengelola proses-proses yang berhubungan dalam penggunaan TI apakah telah mencapai posisi yang optimal. c. M enganalisa kelemahan-kelemahan yang masih ada dalam pelaksanaan pengelolaan dan penggunaan TI. d. M enentukan posisi perusahaan pada saat ini menurut maturity level COBIT khususnya pada domain Plan and Organise (PO), Acqure and Implement (AI), Deliver and Support (DS), Monitoring and Evaluate (M E) II. Ruang Lingkup Adapun batasan masalah dalam penulisan ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Van Sales yang dimulai dari proses upload SO ke SAP sampai proses pembayaran (final payment). 2. Evaluasi sistem infomasi van sales menggunakan standar COBIT dengan menggunakan internal perspective 3. M enggunakan 4 domain COBIT, yaitu Plan and Organise (PO), Acqure and Implement (AI), Deliver and Support (DS), Monitoring and Evaluate (M E) 4. Evaluasi juga dilakukan dengan menilai Maturity Level COBIT. III. Metode Penelitian Adapun metode penelitian yang dilakukan untuk mengevaluasi sistem van sales adalah sebagai berikut : •

Studi Pustaka

323 •

Studi lapangan

•

Wawancara (Interview)

•

Pengamatan (Observation)

•

Kuesioner

IV. Metode Evaluasi -

Perencanaan dan Organisasi (Plan and Organise) Dalam hal ini mencakup strategi dan taktik, menekankan pada identifikas i bagaimana teknologi informasi dapat memberikan kontribusi yang terbaik dalam pencapaian tujuan perusahaan dan dapat memberikan yang terbaik untuk pencapaian objektif bisnis.

-

Perolehan dan Impelementasi (Aquare and Implement) Untuk merealisasikan strategi teknologi informasi diidentifikasi, dibangun, atau dibeli, diimpelementasi dan diintegerasikan ke dalam proses bisnis.

-

Pengiriman dan Pendukung (Deliver and Support) Hal ini lebih dipusatkan pada penyerahan aktual dari syarat layanan dengan jarak dari semua operasi keamanan tradisional dan aspek urutan pelatihan.

-

Pemantauan dan Evaluasi (Monitoring and Evaluate) Yaitu semua proses teknologi yang perlu dinilai secara teratur agar kualitas dan kelengkapannya berdasarkan pada syarat kontrol.

V. Hasil Evaluasi Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan terdapat temuan-temuan yang bersifat positif dan negatif. Temuan positif merupakan temuan terhadap standar/ prosedur/ kebijakan yang telah dilakukan oleh perusahaan dengan baik.

324 Sedangkan, temuan negatif merupakan temuan kelemahan potensial yang terjadi pada aktivitas bisnis perusahaan yang dapat mengakibatkan kerugian sehingga perlu dilakukannya perbaikan atau perubahan. •

Temuan Positif :

1. Pada PT. Tirta Investama terdapat bagian SIR (System Investigation Request) untuk menangani jika ada bug ataupun error pada sistem van sales. 2. Tiap karyawan diberikan pelatihan minimal 16 jam /tahun yang berhubungan dengan IT. 3. Adanya DR (Decision Recovery) untuk setiap pelaksanaan pemulihan ulang data. 4. Login user account SAP diganti setiap 3 bulan sekali, untuk penggunaan user id dan password bisa dikombinasikan dengan huruf dan angka.M aksimal 16digit. 5. Karyawan tidak diperkenankan untuk melakukan proses transfer data menggunakan flashdisk/usb port untuk menghindari terjadinya penyebaran virus dan pencurian data. 6. Setiap problem user dicatat, dan didokumentasikan ke dalam lotus notes. 7. Aqua menyediakan security officer untuk pemenuhan service desk. •

Temuan Negatif

1. Domain Plan & Organize PO2 Define the Information Architecture Temuan :

325 PT. Tirta Investama tidak memiliki kamus data dan peraturan yang dapat memudahkan adanya kemudahan dalam mengakses sistem van sales. Dampak Masalah : Dapat memungkinkan terjadinya suatu kesalahan pada end user sistem van sales yang mengakibatkan hasil output yang kurang optimal. Rekomendasi : M anajemen perusahaan harus membuat kamus data agar membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara tepat sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. PO3 Determine Technological Direction Temuan: Perusahaan tidak menganalisa keadaan dan kemunculan teknologi untuk diterapkan kedepan dalam sistem van sales Dampak masalah: Sistem van sales tidak mengikuti teknologi seiring perkembangan zaman dan bersifat monoton. Rekomendasi: Perusahaan harus lebih melakukan inovasi terhadap perkembangan teknologi yang terbaru untuk diterapkan dalam sistem van sales

326 PO4 Define the IT Processes, O rganisation and Relationships Temuan : PT. Tirta Investama tidak memiliki keorganisasian eksternal yang menunjukan keperluan dalam sistem van sales. Dampak Masalah : Jika tidak ada kerjasama dengan pihak eksternal, maka keterbatasan sumber daya spesifik yang diperlukan untuk inovasi akan semakin sedikit, yang menyebabkan perusahaan kurang dalam melakukan inovasi. Rekomendasi : M eskipun perusahaan memiliki keorganisasian internal, tetapi perlu adanya kerjasama dalam keorganisasian eksternal untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan pihak luar.Sehingga perusahaan mampu mengembangkan inovasi dalam sistem van sales. PO10 Manage Projects Temuan : Perusahaan tidak memiliki perencanaan terhadap kualitas proyek yang dijalankan Dampak masalah : Semua proyek yang berjalan tanpa pengendalian dan tanpa adanya pengawasan

sehingga persentase proyek terkadang tidak sesuai dan tepat

pada waktunya dan sesuai anggaran. Rekomendasi : M elakukan review dan evaluasi terhadap kualitas kinerja proyek yang telah berjalan, memberikan transparansi tentang status proyek serta

327 mengeluarkan pedoman manajemen proyek dalam usaha pencapaian kualitas proyek yang maksimal. 2. Acquire and Implement AI2 Acquire and maintain application software Temuan : Perancangan,

pengembangan, pengujian dan pengawasan sistem

sebagian besar dilakukan di Paris yang merupakan pusat riset dan pengendalian Danone Group, sedangkan PT. Tirta Investama, Jakarta hanya melakukan implementasi dan maintenance sistem saja. Dampak masalah : Pengunaan software dan hardware yang hanya berstandarkan pada ketentuan kantor pusat tanpa memperhitungkan perkembangan TI dapat memperlambat kinerja kegiatan operasional. Rekomendasi : PT.Tirta Investama sebaiknya berani menyarankan hardware atau software secara langsung kepada Danone, Paris sebagai pusat dari group guna menunjang kegiatan operasional perusahaan agar menjadi lebih optimal dengan penggunaan TI yang mengikuti perkembangan TI. AI 5 Procure IT resources Temuan : Perusahaan tidak melakukan akusisi sumber daya tenaga kerja TI Dampak masalah : Pengeluaran perusahaan menjadi lebih besar dan aktivitas operasional perusahaan menjadi lebih banyak

328

Rekomendasi : Aqua harus mengambil langkah outsourcing dalam proses akuisisi pengambilan sumber tenaga kerja TI untuk mengurangi pengeluaran biaya AI6 Manage Changes Temuan : Perusahaan tidak menghendaki apabila ada suatu perubahan dalam proyek yang sedang berjalan. Dampak masalah : Apabila terjadi perubahan dalam proyek yang sedang berjalan, akan mengakibatkan biaya bertambah, jadwal yang diharapkan tidak tepat, scope dari proyek yang dikerjakan tidak akan sesuai, dan kualitas proyek yang kurang maksimal. Rekomendasi : Perusahaan harus dapat mempercayaikan proyek yang akan dilakukan dengan memakai SDM yang expert dibidangnya. Dan perusahaan pun harus dapat membimbing SDM agar bertambah kualitas dari SDM itu sendiri. 3. Deliver and S upport DS 1 Define and Manage Service Levels Temuan : PT. Tirta Investama tidak memiliki OLAs (Operating level agreement). Dampak Masalah :

329 M engakibatkan tidak adanya referensi, best practice, komponenkomponen pendukung aplikasi, seperti hardware, software, storage dan network, availability-nya , karena semuanya diatur di dalam OLAs tetapi tidak dicatat dalam job desk. Tanpa adanya OLA Divisi TI hanya sebagai tool (alat bantu) dalam suatu bisnis. Tidak bertindak sebagai activator.Kurangnya deskripsi yang lebih detail tentang bagaimana layanan keamanan informasi akan diberikan, yang akan dinegosiasikan dan didefinisikan dalam organisasi TI. Rekomendasi : M enerapkan OLA sehingga Divisi TI tidak hanya bertindak sebagai tool (alat bantu) saja dalam suatu bisnis. Tetapi bertindak sebagai activator

dan perusahaan memiliki deskripsi yang lebih

detail tentang bagaimana layanan TI. DS 5 Ensure Systems Security Temuan : Tidaknya adanya jaminan dalam segregation of duty

dan

pembagiannya dengan jelas. Dampak Masalah : Fungsi tugas dan tanggung jawab setiap staf menjadi tidak jelas. Rekomendasi : M anajemen harus membuat pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi baik. 4.Monitor And evaluate ME4 Provide IT Governance

330 Temuan : perusahaan tidak memperoleh jaminan independen (eksternal atau internal) tentang konfirmasi TI dengan peraturan dan hukum yang relevan, kebijakan organisasi, standard, dan prosedur, praktek yang berlaku umum, dan kinerja TI yang efektif dan efisien ? Dampak Masalah : Alat untuk mengukur manajemen TI terbatas dan angka pelanggaran/ toleransi yang diberikan kepada pimpinan cukup tinggi Rekomendasi : Adanya peninjuan kepatuhan independen TI, adanya frekuensi pelaporan TI kepada dewan(vice president) VI. S impulan PT. Tirta Investama menetapkan target pada perusahaan sebesar 4.50. Dari target tersebut diharapkan PT. Tirta Investama dapat memenuhi bahkan meningkatkan nilai dari target yang telah ditetapkan. Berikut ini adalah tabel dari hasil perhitungan kuesioner berdasarkan status saat ini dan target perusahaan, serta selisihnya (gap). Sekarang

Rata-rata kuisioner

Rata-rata PO 3.66

Target perusahaan

Gap

PO = 4

Gap pada PO 0.34

Rata-rata AI 3.62

Rata-rata kuesioner

AI = 4

PO+AI+DS+M E Rata-rata DS 4.081

4

Gap pada AI 0.38

DS = 4

Gap pada DS

331 =15.36 = 3.84

0

4

Rata-rata M E 4

ME = 4

Gap pada M E 0

Total Gap

0.72

Tabel 4.30: Perhitungan maturity level Berdasarkan hasil perhitungan tabel di atas, maturity level PT. Tirta Investama dapat digambarkan sebagai berikut : NonExistent

Intial / Ad Hoc

Repeatable but Intuitives

Defined Process

Managed and Measurable

Optimised

0

1

2

3

4

5

Keterangan: = Status PT. Tirta Investama saat ini. = Target PT. Tirta Investama. Gambar 4.1 : Maturity Model pada CobIT Sumber : ITGI-CobIT 4.1thed (2007,p18) Berdasarkan hasil maturity level di atas, dari proses yang telah dilakukan oleh manajemen perusahaan dalam menjalankan dan mengembangkan proses bisnisnya, PT. Tirta Investama, Jakarta berada pada posisi maturity level 3 (Defined Process) dengan nilai 3,84. M aka dapat ditarik kesimpulan antara lain 1. PT. Tirta Investama telah menggunakan sistem informasi yang sudah baik, dengan adanya SAP R/3.

332 2. Pengendalian dan pengelolaan sistem informasi pada PT. Tirta Investama, Jakarta sudah berjalan dengan baik. 3. Berdasarkan perhitungan maturity level yang dilakukan maka dapat diperoleh indeks rata-rata 3,84 ( level 3), hal ini berarti Terdefinisi (Definder Process) Kebutuhan akan adanya tata kelola TI telah disadari dan diketahui perusahaan. Sekumpulan aturan untuk indicator dasar tata kelola TI telah direncanakan. Hubungan antara ukuran hasil dan kinerja telah terdefinis i dengan jelas, tersedia dokumentasi dan terintegrasi dengan perencanaan strategi, operasional, dan pengawasan. Prosedur yang tersedia telah distandarisasi, didokumentasi dan diterapkan. Pihak manajemen telah mengkomunikasikan standar untuk prosedur dan pelatihan- pelatihan telah dilakukan secara informal. Namun implementasinya diserahkan pada setiap individu, sehingga kemungnkinan penyimpangan yang terjadi kadang tidak terdeteksi. Prosedur telah dikembangkan sebagai bentuk formalisasi dari praktek yang ada. Dan

menargetkan untuk mencapai level tingkat 4, yaitu Terkelola dan

Terukur (Managed and Measureable). Hal mengenai tata kelola TI telah dipahami oleh seluruh bagian dan didukung dengan adanya pelatihan secara formal. Pelayanan kepada pelanggan telah dipahami secara jelas dan diawasi dengan adanya kesepakatan pelayanan. Pembagian tanggung jawab sudah terbagi secara jelas. Proses dalam TI diselaraskan dengan kebutuhan bisnis dan strategi TI. Peningkatan terhadap proses TI didasarkan terutama atas ukuran yang telah ada dan memungkinkan dilakukannya pengawasan utnuk mengukur kesesuaian antara prosedur yang ada dengan proses yang

333 dilakukan. Semua pihak yang terlibat dalam proses memahami resiko, pentingnya TI, dan peluang yang dapat diciptakan oleh TI. 4. Setelah dilakukannya evaluasi, dapat disimpulkan bahwa PT. Tirta Investama telah memenuhi standard framework COBIT 4.1 yang dapat dilihat dari perbedaan selisih Gap yang kecil yaitu 0.16.

Jakarta, 21 November 2009

TimEvaluasi

BAB 4 EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI VAN SALES PADA PT TIRTA INVES TAMA. Tanggal Aktivitas Data yang diperoleh Metode Person

Recommend Documents