BAB 3 ANALISIS DAN EVALUAS I SISTEM YANG B ERJ ALAN
3.1 Riwayat Perusahaan PT Blazer Indo Garmen adalah p erusahaan y an g berger ak di bidang manufaktur p akaian jadi baik p ria dan wanita Jen is p rodukny a terdiri dari kaos oblong (lengan p anjang, len gan pendek, junkies, big, super big), blouse ( big, super big, tangan p anjan g, k erah). Setiap tip e p roduk memiliki rata rata 500 macam variasi di d alam p embuatannya y ang akan terus bertambah sesuai d en gan perkembangan trend ada sekaran g ini yang selalu berkembang den gan dinamis. PT. Blazer Indo Garmen berb adan huku m p erseroan terbatas d en gan No. SIUP: 01080 / 1.824.271 didir ikan oleh Tjhin Tet Hin di Jakarta p ada tahun 1993 den gan alamat Jl. Sumur Bor No.15 namun kemudian p indah ke Jl. Kali Anyar Ray a No. 1 Perusahaan ini ber mula den gan hany a 170 kary awan namun saat ini PT. Blazer Indo Garmen telah memiliki k ary awan lebih dari 1500 orang untuk mendukun g p roses usaha bisnisnya. Perusahaan ini telah berp engalaman selama 16 tahun leb ih di dalam industri m anufaktur. Ini semua tidak lep as dari dukungan kary awan y ang ditunjang den gan memp uny ai teknologi yang can ggih dengan mamp u memberikan pelayanan sehingga mampu memberikan k epuasan yang tinggi terhad ap p elanggan dan juga karyawannya.
49
3.2 Struktur O rganisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
50
51 3.3 Tugas dan W ewenang Pembagian Tu gas dan W ewenan g 1. Chief coordina tor Tugas Chief Coordina tor adalah : •
Memberitahukan kep ada seluruh p elanggan dan distributor tentang promosi y ang sedan g diadakan oleh
p erusahaan
serta
melakukan
sosialisasi
men genai jangk a waktu berlakuny a. •
Melakukan p erubahan harga baran g untuk p ara distributor yang dilakukan berdasarkan hasil rapat yang diputuskan oleh head of sales and marketing department.
•
Memantau persaingan yang ada d i distributor agar tidak terjadi p ersaingan yang tidak sehat sep erti dalam hal p emberian har ga, point akhir tahun dan lain sebagainy a.
•
Melakukan p engawasan terhadap p enjualan agar sesuai dengan kontrak apabila kontrak tersebut mulai masa ber lakuny a.
Wewenang Chief Coordinator ad alah : •
Mengkoordinasi Chief Counter yan g ada d en gan member ikan
reward
bagi
y ang
mampu
member ikan p elay anan terbaik dan reward lainnya. •
Melakukan pembagian Chief Counter p er regional area penjualan.
52 2. Chief Counter Tugas Chief Coun ter adalah : •
Melakukan pencatatan terhadap p emesanan
•
Melakukan pengecekan terhadap persediaan barang jika terdap at p ermintaan pengiriman bar an g p ada tanggal yan g telah ditentukan
•
Melakukan konsultasi kep ada customer mengenai produk custom yang ingin d ibuat agar bisa mendap atkan informasi sebany ak – bany aknya sehingga dapat sesuai dengan kein ginan p elan ggan.
•
Menyamp aikan kep ada pelanggan design d ari production coordinator.
Wewenang Chief Counter adalah : •
Melakukan perhitungan jumlah p enjualan per bulan untuk masing – masin g Chief Counter.
•
Melakukan
p emberian
tanda
khusus
untuk
pemesanan yang khusus atau y ang bersifat darurat. 3. Customer Care and Marketing Support Coordinator Tugas Customer Care and Marketing Support Coordinator adalah : •
Melakukan p erencanaan strategi p emasaran dan proses p engimp lementasianny a.
•
Meningkatkan pelayanan dan kep uasan konsumen
•
Menampung setiap keluhan dar i konsumen dan melakuk an inv estigasi serta melakukan klarifikasi
53 kep ada
konsumen
untuk
menyelesaikan
permasalahan keluhan yang terjadi. Wewenang Customer Care and Marketing Support Coordinator adalah : •
Mendap atkan informasi p erusahaan dan kebijakan baru y ang akan diterap kan.
•
Melakukan tindakan pengawasan terhadap Chief Counter di dalam melakukan p elayanan kep ada para konsumen.
•
Memberikan training dan teguran kep ada Chief Counter y ang banyak menerima keluhan d ari p ara konsumen.
4. Accounting Tugas Accoun ting ad alah : •
Mengatur
sistem
keuan gan
dan
sistem
pelaporannya serta melakukan p elap oran terhadap pajak tahunan p erusahaan serta laporan fiskal perusahaan. •
Menyajikan laporan keuangan untuk digunakan dalam
rap at
umum p emegan g
saham y ang
digunakan sebagai acuan d i dalam melakukan pengambilan k eputusan oleh dewan komisar is dan direktur utama.
54 Wewenang Accounting adalah: •
Mendap atkan data mengenai arus keu angan d ari penggun aan dan p emasukan uan g dari dan keluar perusahaan.
•
Memp uny ai
hak
akses
untuk
melakukan
penyelidikan apabila ada hal yang ditemukan dalam d ata yang bersifat tidak wajar. •
Melakukan
koordinasi
kepada
administration
officer tentang penulisan p encatatan sehari –hari. 5. Administration Tugas Administration adalah : •
Melakukan
pencatatan
transaksi
sehari-hari
perusahaan. •
Melakukan suatu koordinasi y ang baik d engan p ara Collector dan Cashier.
Wewenang Admin istration ad alah : •
Mengkoordinasi
setiap
Collector
agar
menyerahkan hasil dari p enagihan yan g didap at.. •
Memberikan catatan kep ada Collector dan Cashier yang tidak memberikan lap oran p encatatan p ada akhir jam ker ja untuk dicatat sebagai p elanggaran dan dilaporkan ke personnel administration officer.
55 6. Cashier Tugas Cashier adalah : •
Melakukan p roses p enerimaan u an g secar a tunai untuk p embay aran cash dan menerima bily et giro sebagai tanda bukti pembayaran.
•
Melakukan pengeluar an uan g sesuai den gan y ang dip erintahkan
oleh financial
and
accoun ting
department. Wewenang Cashier ad alah : •
Mengeluarkan bukti p enerimaan dan p embay aran.
•
Melakukan perhitungan terhadap jumlah uan g y ang masuk dan kelu ar dari perusahaan dalam satu hari.
7. Collector Tugas Collector adalah : •
Melakukan penagihan piutang kep ada konsumen
Wewenang Collector adalah : •
Memp eroleh
daftar
p enagihan
melakuk an p enagihan dan
p iutang
serta
meny etorkan hasil
penagihan k e Cashier 8. Personnel Administration Tugas Personnel Administration adalah : •
Melakukan penggajian dan melakukan p enjatuhan sanksi apabila melanggar peraturan y ang ada untuk selanjutny a dicatat.
56 •
Melakukuan
interview
dan
mer encanakan
perekrutan. Wewenang Personnel Administration adalah : •
Melakukan negosiasi gaji terhadap calon karyawan baru
•
Memutuskan apakah lay ak atau tidak diterimanya sebuah karyawan baru tentuny a sesuai den gan standart yang telah ditentukan.
9. Industrial relation Tugas Industrial relation adalah : •
Menciptakan lin gkun gan
suasana ker ja
yang
agar
kondusif
dap at
dalam
menin gkatkan
efektifitas dan efisiensi kerja. •
Melakukan sosialisasi terhadap p eraturan y ang berlaku kep ada seluruh karyawan yang ada,
Wewenang Industrial relation adalah : •
Melakukan
proses
p engubahan
agar
dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam kerja. 10. System development Tugas System development adalah : •
Melakukan proses pengemban gan sy stem
Wewenang System development adalah : •
Mengubah sistem y ang berjalan agar sesuai dengan rencana dan p erkemb angan zaman
57 11. General Affair Administration Tugas General Affair Administration adalah : •
Melakukan p roses seleksi terhadap p ermintaan untuk menggunak an fasiltas kantor yang ada sep erti mobil
•
Memberikan fasilitas – fasilitas kantor y ang ada kep ada karyawan agar dapat menunjang pekerjaan mereka
Wewenang General Affair Administration adalah : •
Memberikan kep utusan mengen ai semua fasiltas kantor y ang dapat diterima oleh kary awan.
12. Production coordinator Tugas Production coordinator adalah : •
Melakukan
p erencanaan
p roduksi y ang akan
dilakukan d alam satu bulan ke dep an. •
Membuat rancangan terhadap barang yang d iminta secara khusus oleh pelanggan
•
Membuat jadwal produksi y ang ak an dilakukan dalam p erencanaan p roduksi agar dapat mencapai sesuai target y ang telah d irencanakan.
Wewenang Production coordina tor adalah : •
Melakukan pengawasan p embelian terhadap barang yang sudah mencap ai ROP.
•
Mengatur jadwal p roduksi.
58 Production coordinator membawahi tujuh bagian yaitu : 1) Bagian potong kain bertugas untuk membentuk pola – p ola sesuai dengan den gan rencana produksi. 2) Bagian celup bertugas untuk melakukan kombinasi warna untuk proses pencelupan kain putih agar sesuai den gan warna y ang akan d ibutuhkan dalam proses p roduksi. 3) Bagian
sablon
bertu gas
untuk
melakukan
penyablonan setelah kain dicelup untuk pemberian warna. 4) Bagian jah it bertugas untuk melakukan penjahitan sep erti obras, kham, dan stik serta p eny elesaian bagian dar i produk yang akan dihasilkan. 5) Bagian
finishing
bertugas
melakukan
proses
pembuangan terhadap benang jahit y ang berlebihan serta melakukan pa cking terhadap p roduk. 6) Bagian pembelian Tugas bagian p embelian adalah : •
Melakukan
p embelian
baran g
kep ada
supplier untuk barang yang sudah mencapai ROP. •
Melakukan
p enawaran
pembelian bar ang.
terhadap
harga
59 •
Melakukan
p encarian
supplier
untuk
memenuhi bahan b aku yang dibutuhkan. 7) Warehouse Tugas Warehouse adalah : •
Mencatat semua barang yang masuk dan keluar dar i dalam gudang.
•
Membuat surat bukti barang masuk dan barang kelu ar.
•
Meletakkan barang sesuai den gan p eraturan yang ada.
•
Melakukan pencatatan stok terhadap jumlah barang yang ada di dalam gudan g dan melakuk an pengontrolan secara berk ala
Wewenang Warehouse administration adalah : •
Melakukan p engaturan terhadap tata letak pengaturan baran g di gudan g untuk bahan baku
maupun
produksi
serta
y ang
merupakan
barang
cacat
hasil untuk
ditemp atkan p ada temp at tertentu. •
Memeriksa jumlah b aran g apakah sesuai dengan surat yang telah diterima oleh Warehouse administration.
60 13. Quality Control Tugas Quality Con trol adalah : •
Melakukan
p engujian
produksi untuk
terhadap
barang
hasil
memisahkan baran g y ang cacat
dalam p roduksi. •
Memasukan barang y ang cacat ke dalam gudang
•
Mengeluarkan surat permintaan p roduksi untuk sejumlah b aran g y ang cacat.
Wewenang Quality Control adalah : •
Menentukan barang y ang merup akan hasil p roduksi apakah sesuai den gan
standar tertentu y ang
ditetap kan oleh perusahaan. Selain struktur organisasi d i atas masih terdap at jabatan Direktur Utama, Wakil Direktur, Dewan Komisaris dan juga Rapat Umum Pemegan g Saham. Yan g masin g – masing tugas dan wewanangnya akan d ijab arkan di bawah ini : a) RUPS (Rap at Umum Pemegan g Sah am). Rap at
ini
merupakan
rap at y ang
memiliki
kedudukan paling tin ggi kep utusanny a. Di mana di dalam rap at ini dihadiri oleh semua pemegang saham dan dewan komisaris, y ang dapat melakuk an : 1. Meminta pertanggun gjawaban
dir ektur
utama
terhadap jalannya usaha selama periode tertentu. Dalam rap at ini juga dap at mengan gk at dan memberhentikan
dewan
komisaris
beserta
61 direksinya
jika
p ertanggun gjawaban
y ang
disamp aikan oleh dewan ko misaris d alam rapat umum p emegan g saham ditolak
atau
tidak
dip ercaya oleh an ggota rap at. 2. Melakukan perencanaan terhadap Anggaran Dasar dan
Anggar an
Rumah
Tangga
(ADART)
perusahaan. 3. Merup akan bentuk keputusan y ang paling tin ggi yang tidak bisa dib atalkan d an harus dip atuhi oleh semuanya. Keputusan dapat tidak dilakukan atau diabaik an apabila dalam Rap at Umum Pem egang Saham selanjutny a memerintahkan untuk men arik atau tidak berlaku bagi pengambilan kep utusan pada rapat yang terdahulu. b) Dewan Komisaris. Dewan komisaris dian gk at oleh RUPS. Tugas dan tanggun g jawab d ewan komisaris diantarany a adalah : 1. Bertanggun g
jawab
terhadap
Rap at
Umum
Pemegang Saham (RUPS) dan kelan gsun gan hidup perusahaan 2. Melakukan p erencanaan terhadap
masa dep an
perusahaan tersebut ingin dibawa ke mana dalam beberap a tahun ke dep an serta melakuk an evaluasi terhadap hasil yang dicapai oleh direktur utama
62 apakah sudah sesuai dengan target y ang telah diharap kan. 3. Memilih, mener ima d an memberhentikan direktur. c) Direktur Utama. Direktur utama bertanggun g jawab kep ada dewan komisar is dan lan gsung memb awahi emp at vice presiden y aitu VP op erasional, VP auditing, VP teknik dan VP business and development. Tugas dan tanggun g jawab direktur utama diantarany a adalah : 1. Membuat
laporan
p ertanggungjawaban
atas
kegiatan p erusahaan kepada dewan komisaris. 2. Melakukan p emeriksaan terhadap seluruh hasil yang telah disamp aikan oleh semua vice presid ent yang ada serta membuat pengembangan dan menemukan id e – ide baru untuk dapat memenuhi apa yang telah ditargetkan oleh dewan ko misaris. 3. Membuat perencanaan kerja p erusahaan sesuai dengan tar get yang telah d itetapkan oleh dewan komisaris. d) VP Op erasional. VP
op erasional
bertanggun g jawab
lan gsung
kep ada direktur utama. Tugas dan tan ggung jawab VP op erasional, di antaranya adalah : 1. Membuat op erasional.
rencana
teknis
untuk
kegiatan
63 2. Melakukan
pengawasan
terhadap
jalannya
op erasional p erusahaan secar a keseluruhan serta melakuk an analisis terhadap pasar. Dan berusaha untuk mengemban gkan p roduk y ang ada sekarang ini agar sesuai dengan p erkembangan trend y ang ada. 3. Membuat lap oran setiap tahun atas p elaksanaan op erasional perusahaan kepada direktur utama. Direktur Op erasional membawahi : 1. Sales and marketing Bertanggun g jawab untuk memasarkan produk y ang dihasilkan kep ada p elanggan. Tugas dari manajer pemasaran diantarany a adalah : a.
Menyusun target p enjualan, mer encanakan strategi p emasaran d engan
cara melakukan
promosi. Serta melakukan ev aluasi dan analisis terhadap p erubahan y ang terjadi d i p asar. b.
Melakukan pengawasan terhadap keluhan d ari pelanggan serta melakukan p roses mediasi untuk p eny elesaiannny a.
c.
Melakukan pemantauan terus men erus terhadap kep uasan dari pelanggan terhadap p roduk y ang mereka beli.
64 2. Operation Bertanggun g
jawab
untuk
melaksanak an
proses
produksi menjadi barang jad i dan m en gawasi apakah barang yang telah d iproduksi sudah sesuai d en gan standart y ang telah ditetapkan oleh p erusahaan serta melakuk an pengawasan terhadap p erencanaan jadwal produksi agar p roduksi perusahaan dap at berjalan secara optimal. 3. Human resource Bertanggun g jawab untuk melakukan penyeleksian dan pengawasan terhadap
p erekrutan
karyawan y ang
dibutuhkan agar sesuai dengan kebutuhan p erusahaan, melakuk an p encatatan terhadap
kemamp uan dari
kary awan, mengawasi pemberian dalam fasilitas kantor terhadap
para
karyawan
oleh
general
affair
administration serta melakukan pencatatan terhadap jam lembur karyawan. 4. Financial and accoun ting Bertanggun g jawab untuk melakukan p embukuan dan pelaporan terhadap keuangan p erusahaan, melakukan pembay aran
utang kepada supplier, men gelola
keuangan p erusahaan dengan b aik serta melakukan perjanjian di dalam peminjaman dan a segar bagi perusahaan kepada p ihak ketiga tentuny a dengan persetujuan direktur dan dewan komisaris serta
65 melakuk an p embayaran gaji d an perhitungan jam lembur kep ada karyawan melalui Cashier berd asarkan catatan dari human resource. e). VP auditing VP pemeriksaan
auditin g internal
bertugas
untuk
terhadap
lap oran
melakukan keuan gan
perusahaan. Di mana auditin g ini terp isah dengan keuangan untuk menjaga indepensiny a. f). VP teknik VP teknik bertugas untuk melakukan p enjadwalan terhadap p erbaikan dan pemeliharaan terhadap mesin – mesin y ang menun jan g operasional perusahaan dan ju ga kendaraan operasional kantor. g) VP business and development VP business and development bertugas untuk melakuk an pengemban gan infrastruktur dan p roses bisnis yang ada di dalam p erusahaan sehin gga menjad i semakin efektif dan efisien.
66 3.4 Proses Bisnis yang sedang berjalan Penjualan Make to Order
Gambar 3.2 Proses Bisnis untuk Penjualan secar a Make to Order
67 Keterangan Proses Bisnis untuk Penjualan secara Make to Order : Pertama kali Pelan ggan akan memberikan rancangan dan sp esifikasi desain kep ada b agian Chief Counter, kemudian Ch ief Counter akan mey erahkan p ermintaan desain tersebut p ada bagian Manu facturing y ang akan m embuatkan rancan gan berdasark an spesifikasi yang diinginkan o leh Pelanggan dan memberikan rancangan hasil jadi kepada p elanggan melalui bagian Chief Counter. Apabila Pelanggan menyetujui rancangan tersebut, maka Pelanggan ak an memberik an p ersetujuan desain beserta rincian pemesanan pada Chief Counter. Chief Counter kemudian membuat Sales Order dan men garsip nya. Untuk Sales Order rangkap 1 akan diber ikan pada bagian Financia l & Accounting. Untuk Sales Order rangkap 2 akan diberikan pada Pelan ggan Untuk Sales Order rangkap 3 akan diberikan pada bagian Warehouse Setelah membuat Sales Order sebagai tanda penjualan, Ch ief Counter akan membuat Surat Permintaan Produksi p ada bagian Manufa cturing, kemudian akan d ikeluarkan Surat Permintaan Bahan Baku p ada bagian Warehouse. Bagian Warehouse akan membu at Surat Barang Keluar dan menyerahkanny a beserta bahan baku kep ada bagian Manufa cturing. Setelah memp roses bahan baku menjadi barang jad i, bagian Manufacturing akan member ikan b aran g jadi p ada b agian Quality Control untuk dilakukan p engecekan kualitas dar i baran g jad i dan memisahkan antara barang bagus dan barang cacat. Jika barang tersebut sesuai dengan standar, maka B agian Quality Control akan membu at Surat Bar an g Masuk beserta
68 barang jad i p ada bagian Warehouse. Sebalikny a, jika barang tersebut cacat, maka Bagian Quality Control akan membuat Surat Barang Cacat beserta Barang Cacat p ada bagian Warehouse Bagian Warehouse kemudian akan memberik an Baran g p esanan kep ada Bagian Pengir iman untuk membuat Surat Jalan dan mengirimkan barang pada Pelan ggan. Pelanggan akan m en gecek baran g y ang diterima, apabila semua baran g dalam kondisi baik, maka Pelanggan hanya member ikan Surat Jalan rangkap 1 saja kep ada Bagian Pengir iman sebagai tanda p engesahan baran g diterima. Ap abila terdapat barang rusak, maka Pelanggan lan gsun g mer etur barang rusak tersebut dan m elamp irkan Surat Jalan rangkap 1. Bagian Pen gir iman akan meneruskan baran g y ang rusak tersebut kepada Bagian Warehouse. Kemudian Bagian Warehouse akan membuat Surat Retur. Surat Retur rangkap 1 akan diberikan p ada bagian Financial & Accounting sebagai konfirmasi jumlah baran g y an g telah dikirimk an pada Pelan ggan. Sedangk an Surat Retur ran gkap 2 akan diber ikan pada Pelanggan melalui bagian Chief Counter sebagai bukti baran g y ang diretur. Bagian Financial & Accounting akan memberik an daftar tagih an dan Invoice yang telah jatuh temp o p ada bagian Collector untuk kemudian ditagih pada Pelan ggan y ang tertera did aftar dan kemudian meny erahkan Invoiceny a.Ap abila Invoice yang diberikan sesuai den gan baran g y ang telah diterimany a, maka Pelan ggan akan melakuk an p embay aran berup a giro mundur p ada Collector yang kemudian akan diserahkan p ada Cashier. Cashier akan member ikan konfirmasi p embayaran y ang telah dilakuk an oleh Pelanggan kep ada bagian Financial & Accounting.
69 Penjualan Make to Stock
Gambar 3.3 Proses Bisnis untuk Penjualan secar a Make to Stock
70 Keterangan Proses Bisnis untuk Penjualan secara Make to S tock :
Pelanggan yang in gin melakukan order dap at dating lan gsung p ada Chief Counter. Chief Counter kemudian membuatkan Sales Order dan men garsip nya. Untuk Sales Order rangkap 1 akan diber ikan pada bagian Financia l & Accounting. Untuk Sales Order rangkap 2 akan diberikan pada Pelan ggan Untuk Sales Order rangkap 3 akan diberikan pada bagian Warehouse Setelah membuat Sales Order sebagai tanda penjualan, Ch ief Counter akan membuat Surat Permintaan Produksi p ada bagian Manufa cturing, kemudian akan d ikeluarkan Surat Permintaan Bahan Baku p ada bagian Warehouse. Bagian Warehouse akan membu at Surat Barang Keluar dan menyerahkanny a beserta bahan baku kep ada bagian Manufa cturing. Setelah memp roses bahan baku menjadi barang jad i, bagian Manufacturing akan member ikan b aran g jadi p ada b agian Quality Control untuk dilakukan p engecekan kualitas dar i baran g jad i dan memisahkan antara barang bagus dan barang cacat. Jika barang tersebut sesuai dengan standar, maka B agian Quality Control akan membu at Surat Bar an g Masuk beserta barang jad i p ada bagian Warehouse. Sebalikny a, jika barang tersebut cacat, maka Bagian Quality Control akan membuat Surat Barang Cacat beserta Barang Cacat p ada bagian Warehouse Bagian Warehouse kemudian akan memberik an Baran g p esanan kep ada Bagian Pengir iman untuk membuat Surat Jalan dan mengirimkan
71 barang pada Pelan ggan. Pelanggan akan m en gecek baran g y ang diterima, apabila semua baran g dalam kondisi baik, maka Pelanggan hanya member ikan Surat Jalan rangkap 1 saja kep ada Bagian Pengir iman sebagai tanda p engesahan baran g diterima. Ap abila terdapat barang rusak, maka Pelanggan lan gsun g mer etur barang rusak tersebut dan m elamp irkan Surat Jalan rangkap 1. Bagian Pen gir iman akan meneruskan baran g y ang rusak tersebut kepada Bagian Warehouse. Kemudian Bagian Warehouse akan membuat Surat Retur. Surat Retur rangkap 1 akan diberikan p ada bagian Financial & Accounting sebagai konfirmasi jumlah baran g y an g telah dikirimk an pada Pelan ggan. Sedan gk an Surat Retur ran gkap 2 akan diber ikan pada Pelanggan melalui bagian Chief Counter sebagai bukti baran g y ang diretur Bagian Financial & Accounting akan memberik an daftar tagih an dan Invoice yang telah jatuh temp o p ada bagian Collector untuk kemudian ditagih pada Pelan ggan y ang tertera did aftar dan kemudian meny erahkan Invoiceny a. Ap abila Invoice y ang diberikan sesuai dengan baran g y ang telah diterimany a, maka Pelan ggan akan melakukian p embay aran berup a giro mundur p ada Collector yang kemudian akan diserahkan p ada Cashier. Cashier akan member ikan konfirmasi p embayaran y ang telah dilakuk an oleh Pelanggan kep ada bagian Financial & Accounting.
72 3.4.1
Aliran Dokum en Make to Stock Keterangan Flow Chart : = Arsip
= Keterangan SPBB = Surat Permintaan Bahan Baku SBK
= Surat Baran g Keluar
SPP
= Surat Permintaan Produksi
SO
= Sales Order
SBM = Surat Baran g Masuk SBC
= Surat Baran g Cacat
INV
= Invoice
73 3.4.2
Aliran Dokum en Make to Order Keterangan Flow Chart : = Arsip
= Keterangan SPBB = Surat Permintaan Bahan Baku SBK
= Surat Baran g Keluar
SPP
= Surat Permintaan Produksi
SO
= Sales Order
SBM = Surat Baran g Masuk SBC
= Surat Baran g Cacat
INV
= Invoice
74 3.5 Analisis Strategi Perusahaan
Visi Perusahaan
Visi Divisi IT
Menciptakan p roduk y ang berkualitas
Menjadi pengemban g sistem informasi
yang
y ang
dinamis
sesuai
dengan
dapat
diandalkan
oleh
perkembangan trend dalam bidan g
p erusahaan yang dap at memberikan
manufaktur garmen
layanan yang cep at, tepat dan akurat
serta
menjadi
guna
mitra usaha yang p ilihan anda.
mendukun g
aktifitas
bisnis
p erusahaan dan Membantu perusahaan dalam men gikuti trend y ang sedan g berkemban g saat ini khususny a dalam bidang fashion.
Tabel 3.1 Peny elarasan Visi Perusahaan d an Visi Divisi IT
Misi Perusahaan
Misi Divisi IT
Memberikan p elay anan y ang terbaik
M eny ediakan p usat informasi untuk
agar p elan ggan memiliki loyalitas
menamp ung semua k eluhan, kritik dan
untuk membeli produk kami.
saran dari para p elan ggan .
Melakukan p romosi dengan sistem
M eny ediakan hardware dan software
point sebagai bentuk p enghar gaan
y ang
kep ada pelanggan.
p erusahaan.
Menjadi
tempat
bekerja
mendukung
aktivitas
y an g
menyenangkan.
Tabel 3.2 Peny elarasan M isi Perusahaan dan Misi Divisi IT
bisnis
75
Strategi Perusahaan Melakukan
proses
p roduksi
Strategi Divisi IT Pengadaan hardware, software dan
dengan baik d an terkendali d ari
jarin gan
untuk
menjawab
semua
segi b ahan baku, p erencan aan
kebutuhan aktivitas bisnis p erusahaan.
sampai pada p elaksanaan proses M elakukan
produksi.
identifikasi
terhadap
kebutuhan dan meny ediakan solusi Melakukan pengendalian kinerja
berup a teknologi infor masi.
agar semak in produktif, efektif dan efisien
M emastikan kecukupan sumber daya infrastruktur PT. Blazer Indo Garmen.
M elibatkan
p engguna
di
p engembangan p roy ek IT. Tabel 3.3 Peny elarasan Strategi Perusahaan dan Strategi Div isi IT
dalam
76 3.6 Aplikasi yang Berjalan Pada saat ini, perusahaan sudah memiliki suatu aplikasi dar i Bamboo M edia. Ap likasi ini dibeli dar i vendor, y an g hanya dap at men ghubun gkan antara bagian p enjualan dengan keu angan. Karena hanya menghubungkan anatara keedua b agian tersebut mak a sistem aplikasi yan g berjalan saat ini y ang ada p ada setiap bagian tidak salin g terhubun g.
3.6.1 Aplikasi Sistem Penjualan Fitur – fitur yang terdapat dalam Ap likasi Sistem Penjualan : a. Create Sales Order b. Create Invoice c. Create Permintaan Produksi d. Create Delivery Order e. Create Lap oran Penjualan User : Chief Counter Output : o Sales Order o Invoice o Surat Permintaan Produksi o Delivery Order o Lap oran Penjualan (Penjualan Bulan an)
77 3.6.2 Aplikasi Sistem Keuangan Hanya dap at membuat laporan keuan gan dimana data d ari keseluruhan y ang dip erlukan harus ditarik terlebih dahulu ke dalam sistem Bamboo Media. User : Staff Financial & Accounting Output : o Lap oran Keuangan
3.7
Permasalahan Berdasarkan h asil wawancara, p ermasalahan y ang dih adap i oleh PT. Blazer Indo Garmen ad alah : 1. Aliran inform asi yang terpisah p ada setiap bagian Sistem y ang sed an g ber jalan saat ini tidak dap at men getahui secara pasti akan jum lah produk y ang ber ada di dalam Gudang, y ang men gak ibatkan p enjualan tidak dapat berjalan d en gan lancar. 2.
Ketidakp astian jumlah inventory yang tepat Terjadi p embelian bahan baku y ang b erleb ihan y ang dapat mengakib atkan
stok y ang menump uk sehingga dapat rusak
ataup un hilang, ini merup akan
p emborosan terhadap bahan
baku. Idealny a inventory harus disediakan dalam jumlah y ang sesuai agar kebutuhan p roduksi dapat terpenuhi pada saat itu juga. Kemudian, tidak tersedianya jumlah minimal bahan baku y ang terdapat di dalam Gudang.
78 3.
Belum ad any a p rosedur standar op erasi yang baku Hal ini ditunjukkan pada transaksi pembuatan Sales Order dan Surat Jalan dimana Sales Order y ang telah dibu at Surat Jalan, ataup un y ang belum dibuat Surat Jalan d igabun gkan menjadi satu, sehingga meny ebabkan keterlamb atan p engirim an barang samp ai ke tangan p elan ggan. Selain itu juga akan berdamp ak p ada kep uasan p elanggan y ang kurang.
4.
Belum memiliki Sales Forecasting dan Pricing Tidak adany a perkiraan analisis penjualan y an g digunakan untuk menentukan seberap a besar produksi y ang harus dilakukan dan harga untuk memasuki p asar.
5.
Peny amp aian lap oran tidak tepat waktu M anajemen
membutuhkan
p elap oran
yang
tep at
waktu,
sedangkan p ada saat ini laporan yang dibutuhkan min gguan menjadi terlamb at samp ai akhir bulan, karena dalam p embuatan lap oran mem erlukan integrasi dari semua data dan infor masi y ang ada di d alam p erusahaan.
3.8
User Requirement Berdasarkan hasil wawancara dari user y ang bersan gkutan di PT. Blazer Indo Garm en, beb erap a kebutuhan y ang diin ginkan oleh user adalah seb agai berikut : 1. Sistem yang terintegr asi antara p enjualan dan p ersediaan barang dan bahan baku, dalam hal data barang jad i harus dalam jum lah yang p asti.
79 Ketika akan melakukan p enjualan, Chief Counter membutuhkan data baran g y ang real time, sehin gga d iketahui den gan jelas barang beserta jumlah y ang terdap at p ada gudan g, setelah itu Chief Counter dapat memberikan inform asi yang p asti p ada pelanggan men gen ai p ermintaannya. Fit/Gap no 1 2. Pencatatan isi transaksi y ang konsisten antar bagian Hal ini terlihat p ada dibutuhkanny a data transaksi Sales Order pada saat pembuatan Surat Jalan, dimana baran g y ang akan dikirimk an ke p elanggan harus sesuai dengan p ermintaan pelanggan y an g dicatat p ada Sales Order. Fit/Gap no 3 3. Perhitungan waktu yang tepat agar p engiriman barang sampai ke tangan p elanggan d en gan tep at waktu. Karena bar ang sampai ke tan gan pelan ggan ser ing terlambat dan tidak sesuai den gan y an g dijanjikan sebelumny a, apabila selanjutny a tetap membuat p elanggan kecewa maka pelanggan akan p ergi ke p esaing. Oleh k arena itu diperlukanlah p erhitungan waktu y ang tepat agar bar an g samp ai k e p elan ggan dengan tepat waktu. Fit/Gap no 4 dan 5 4. Pembedaan antara Sales Order y ang telah dibu at Surat Jalan dan Sales Order y ang belum dibu at Surat Jalanny a. Dengan tidak d iketahuinya Sales Order mana y an g telah dibuatkan Surat Jalanny a, menyebabkan Surat Jalan menjadi
80 terlambat di p roses atau bahkan tidak diproses sama sekali sehingga berd amp ak pada p engiriman bar an g y ang seringkali sampai ke tangan p elan ggan terlamb at. Fit/Gap no 7 5. Lay anan p emrosesan transaksi p enjualan yang cepat Hal ini dibutuhkan oleh p erusahaan karena dengan mendapatkan data dengan cep at dan mudah, maka waktu yang dibutuhkan dalam melakukan satu siklus p enjualan akan menjadi lebih singkat sehingga membuat p elanggan menjadi puas terhadap pelayanan yang diberikan. Fit/Gap no 6, 8, 9, 15 6. Sistem dap at melakukan p eramalan p enjualan Karena perusahaan b elum d apat memp rediksi dan menentukan berapa jumlah y ang harus di p roduksi untuk p enjualan. Oleh karena itu, diharap kan sistem dapat mendukung p roses analisis untuk manajemen atas dalam melakuk an peramalan penjualan secara maksimal. Fit/Gap no 10 7. Sistem dap at menentukan pricing untuk har ga ju al Diharap kan adany a harga jual standar y ang muncul ketika transaksi dilakukan dan sistem dap at menambahk an harga p ajak maupun biaya tambahan lainnya serta men gurangi har ga apabila terdap at diskon untuk pembelian sebelum tan ggal jatuh temp o. Fit/Gap no 11
81 8. Aliran dokumen
yang tidak terp utus dan dapat ditelusuri
hubunganny a antar satu dokumen den gan dokumen lainnya. Hal ini terlihat ketika user sering menemukan dokum en yang tidak berakhir d engan proses bisnis yang seharusnya dan h al ini menimbulkan ketidak jelasan terhadap transaksi y ang ada. Oleh karena itu, perlu diketahui dengan jelas arus dokumen dari setiap transaksi. Fit/Gap no 2, 12, 14, 15 9. Sistem mampu memberikan alert ap abila melewati batas limit dari utang p elan ggan y ang telah ditetapkan Fit/Gap no 13 10. Sistem mamp u untuk pelanggan Fit/Gap no 16
memelihara d an memp erbaharui data
