BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1.
Sistem Informasi Akuntansi Sebelum kita mempelajari sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas sebaiknya mengetahui dulu konsep sistem, informasi, dan sistem informasi akuntansi. Informasi akuntansi penting bagi semua pihak baik intern maupun ekstern untuk dapat memperoleh gambaran tentang perusahaan serta perkembangannya. Dalam suatu perusahaan informasi dihasilkan dari suatu sistem yang akan membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik dengan adanya masukan berupa data yang akurat dan terpercaya maka informasi yang dihasilkan juga bisa lebih diandalkan. Informasi yang cepat dan tepat dapat mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan. Bagi pihak intern perusahaan, kebutuhan akan informasi ditujukan untuk mencapai nilai ekonomis laba perusahaan yang semaksimal mungkin dan mengopersikan perusahaan seefisien mungkin. Hal ini dilakukan untuk manajer puncak dalam pengambilan keputusan (decision making). Bagi pihak ekstern perusahaan, kebutuhan akan informasi ditujukan untuk kepentingan dan tujuan masing-masing yang berbeda. Tetapi pada umumnya informasi yang dibutuhkan oleh pihak ekstern perusahaan adalah memperoleh gambaran tentang situasi dan kondisi di dalam perusahaan serta perkembangan yang terjadi di dalam perusahaan tersebut. Pihak manajemen membutuhkan informasi akuntansi dalam pengambilan keputusan untuk mengalokasikan sumber daya secara tepat. Bagi perusahaan
7
jasa kebutuhan informasi akuntansi yang akurat dan cepat sangat dibutuhkan, karena dapat memudahkan pemilik perusahaan untuk mengambil keputusan dan menentukan strategi yang harus diambil. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut diperlukan sistem informasi akuntansi yang baik dan terencana sehingga tujuan perusahaan dapat terealisasi dengan baik.
2.2.
Pengertian Sistem Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan Tambunan, R.M. (2004) mendefinisikan, “Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu” (h.1). Mulyadi (2001) mendefinisikan, “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan” (h.5). Hall (2006) mendefinisikan, “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)” (h.5). Romney dan Steinbart (2006) mendefinisikan, “Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (h.2). Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah sesuatu yang terdiri dari komponen-komponen sistem atau subsistem yang berinteraksi satu dengan lainnya, memerlukan input dan mengeluarkan output untuk mencapai tujuan sistem.
8
2.3.
Pengertian Informasi Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan Tambunan, R.M. (2004) mendefinisikan, “Informasi adalah data yang digunakan dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat” (h.1). Hall (2006) menyatakan, “ Informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau tidak dilakukan” (h.14). McLeod yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2007) mendefinisikan, “Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti” (h.15). Romney dan Steinbart (2006) mendefinisikan, “Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti” (h.11). Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan definisi informasi adalah output pengolahan data yang telah diproses dan berguna bagi orang yang menerimanya. Menurut James Hall (2006) menuliskan bahwa informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang terstruktur, atau pesan di layar komputer. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik sebagai berikut: •
Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Namun demikian,
materialitas
merupakan
suatu
konsep
yang
sulit
dikuantifikasikan. Materialitas tidak memiliki nilai yang absolute, ia merupakan konsep masalah spesifik (problem-specific concept). Kita kadang-kadang harus mengorbankan keakuratan yang absolut untuk
9
memperoleh informasi yang tepat waktu. Sering kali, informasi yang sempurna tidak dapat disediakan dalam kerangka waktu keputusan pemakai. Oleh karena itu, dalam menyiapkan informasi, para desainer sistem mencari keseimbangan antara informasi seakurat mungkin, tetapi tetap cukup waktu, agar berguna. •
Lengkap Tidak boleh ada bagian informasi yang essential bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.
•
Umpan Balik Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai sumber data” (h.17-18).
•
Relevan Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Dengan demikian, laporan ini dapat mendukung keputusan manajer atau tugas petugas administrasi. Kita telah menentukan bahwa hanya data yang relevan dengan tindakan pemakai yang memiliki kandungan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi harus menyajikan hanya data yang relevan dalam laporannya. Laporan yang berisi data tidak relevan hanya memboroskan sumber daya dan tidak produktif bagi pemakai. Data yang tidak relevan mengurangi perhatian dari pesan laporan yang sebenarnya dan dapat menghasilkan keputusan atau tindakan yang tidak benar.
•
Tepat waktu Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya. Misalnya, jika seorang manajer melakukan keputusan
10
setiap hari untuk membeli persediaan dari seorang pemasok berdasarkan status laporan persediaan, maka informasi dalam laporan itu harus berumur tidak lebih dari sehari. •
Rangkuman Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Manajer tingkat-lebih rendah cenderung memerlukan informasi yang sangat rinci. Semakin arus informasi mengalir ke atas melalui organisasi ke manajemen atas, semakin ia dirangkumkan.
2.4.
Definisi Sistem Informasi Akuntansi Untuk mengetahui gambaran yang jelas mengenai sistem informasi akuntansi, maka perlu diketahui beberapa definisinya. Hongren, Harison, Robinson dan Secokusumo (2007) mendefinisikan, “Sistem informasi akuntansi merupakan suatu kombinasi dari orang, catatancatatan, dan prosedur yang dipergunakan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan data keuangan mereka” (h.293). Bodnar dan Hopwood diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. dan Tambunan, R.M. (2004) mendefinisikan, “Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi” (h.6). Menurut Marshall Romney dan Paul Steinbart (2006) an accounting information system (AIS) is “ A system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision makers.” (p.6). Sedangkan Wilkinson (2000) menyebutkan bahwa accounting information system is “A unified structure within an entity such as business firm, that
11
employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of a variety of users.” (p.7). Sistem informasi akuntansi didefinisikan oleh Krismiaji (2002) sebagai “Sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.” (h.4). Sistem informasi akuntansi memiliki beberapa karakteristik seperti diungkapkan oleh Raymond McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh, H. (2007) : 1. Melaksanakan tugas yang diperlukan Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan sistem informasi akuntansi sebagai cara untuk mencapai dan menjaga pengendalian. 2. Berpegang pada prosedur dan relatif standar Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama. 3. Menangani data yang rinci Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trial). Jejak
12
audit yaitu kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga akhir, dan dari akhir ke awal. 4. Terutama berfokus historis Data yang dikumpulkan oleh sistem informasi akuntansi umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan. 5. Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal Sistem informasi akuntansi menghasilkan sebagian output informasi bagi manajemen perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan laba rugi dan neraca merupakan contohnya.” Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi sehingga dapat digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan.
2.5.
Komponen dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2006) sistem informasi akuntansi terdiri dari empat komponen: 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
13
4. Infrastruktur
teknologi
informasi,
termasuk
komputer,
peralatan
pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Keempat komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi penting dalam organisasi, yaitu: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal (h.3).
2.6.
Pihak Pemakai Informasi Akuntansi Menurut James Hall (2006) pemakai informasi akuntansi dapat dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu: 1. Pihak Ekstern Pihak pemakai ekstern mencakup pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan dan pemasok, pesaing, dan masyarakat secara keseluruhan. Pemakai ekstern menerima dan tergantung pada beragam keluaran sistem informasi akuntansi suatu organisasi.
14
2. Pihak Intern Pihak pemakai intern terutama pada manajer, dan karyawan, kebutuhan bervariasi tergantung pada tingkatannya dalam organisasi atau terhadap fungsi yang mereka jalankan.
2.7.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2007) menyatakan, “Penjualan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama suatu periode, bila arus masuk mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal” (PSAK No.23). Menurut Swastha (1999) menyatakan, “Penjualan merupakan suatu ilmu atau seni untuk mempengaruhi pribadi, yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkannya” (h.8). Menurut Mulyadi (2001) menyatakan, “Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai” (h.202). Kegiatan dalam penjualan ada dua, yaitu: 1. Kegiatan penjualan secara tunai Dalam kegiatan penjualan secara tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
15
2. Kegiatan penjualan secara kredit Dalam kegiatan penjualan secara kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Niswonger, Warren, Reeve, dan Fees yang diterjemahkan oleh Ruswinarto, H. dan Wibowo, H. (2000) menulis, “Pendapatan dari penjualan barang dagang biasanya diidentifikasikan pada buku besar sebagai penjualan.” (h.240). Standar Akuntasi Keuangan (2007) menyatakan bahwa, “Penjualan barang meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali seperti barang yang dibeli pengecer atau tanah dan properti lain yang dibeli untuk dijual kembali. Dan penjualan jasa biasanya menyangkut tugas yang secara kontraktual telah disepakati untuk dilaksanakan selama satu periode yang disepakati oleh perusahaan jasa tersebut dapat diserahkan selama satu periode atau secara lebih dari satu periode.” (PSAK No.23). Menurut Allen dan Klooster (1999), “A transaction in which merchandise is sold in exchange for another asset, usually money, is called a sales transaction.” (p.150). Berdasarkan definisi-definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan merupakan pemindahan resiko dan manfaat kepemilikan barang atau jasa dari pihak yang memiliki barang atau jasa (penjual) kepada pihak yang membutuhkan barang atau jasa tersebut (pembeli). Kegiatan ini merupakan salah satu sumber penghasilan utama bagi setiap perusahaan.
16
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan menurut Baridwan (2000) adalah sebagai berikut: a. Bagian pesanan penjualan. Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada dari surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, mengisi surat order pengiriman, membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. b. Bagian kredit Bagian ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Bagian gudang barang jadi Bagian ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang atau menyiapkan barang untuk diserahkan ke fungsi pengiriman. d. Bagian pengiriman Bagian ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan, menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa adanya otorisasi dari pihak yang berwenang, mengirimkan
barang kepada pembeli yang
keadaanya tidak sesuai dengan yang dipesan. e. Bagian Piutang Bagian ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi
17
kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh bagian akuntansi.” (h.110) Blok-blok yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan menurut Baridwan (2000), yaitu: a. Blok masukan. Input yang dimasukkan sebagai dokumen dasar, yaitu: surat pesanan penjualan, surat perintah pengiriman, dan faktur penjualan. b. Blok model Jaringan prosedur yang terkait dengan sistem penjualan adalah sebagai berikut: 1) Seksi penjualan menerima pesanan dari pelanggan, atau dapat juga pesanan itu datang dari salesman. 2) Apabila penjualan kredit ditolak oleh bagian kredit, maka seksi pesanan penjualan akan memberitahukan ke pelanggan. Bila penjualan itu disetujui oleh bagian kredit, maka seksi pesanan penjualan akan menulis surat perintah pengiriman rangkap 3. •
Lembar 1 untuk bagian gudang.
•
Lembar 2 untuk bagian pengiriman.
•
Lembar 3 untuk dimasukan ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada diseksi pesanan penjualan lembar ke-3 ini kemudian diarsipkan diseksi pesanan penjualan urut nomor.
3) Gudang barang jadi menyiapkan barang dan menyerahkan ke seksi pengiriman beserta lembar pertama surat perintah pengiriman barang.
18
4) Seksi pengiriman menghitung barang dari gudang, membungkus dan memasukkannya lembar ke-2 surat perintah pengiriman barang ke dalam bungkusan barang. Barang dikirim ke pembeli. 5) Lembar ke-2 surat perintah pengiriman digunakan sebagai dasar untuk memasukkan data pengiriman barang ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada diseksi pengiriman diarsipkan urut nomor. 6) Sesudah dilengkapi dengan tanggal pengiriman barang, transaksi penjualan diproses dengan program pembuatan faktur. Hasilnya adalah empat lembar faktur didistribusikan sebagai berikut: •
Lembar 1 dan 2 untuk pembeli.
•
Lembar 3 untuk seksi piutang
•
Lembar 4 untuk seksi pesanan penjualan.
7) Oleh seksi pesanan penjualan, lembar ke-4 dari faktur dicocokan dengan surat perintah pengiriman yang ada dalam arsip, agar mudah mencari tembusan perintah pengiriman, maka nomor surat perintah pengiriman juga dituliskan dalam faktur. Bila jumlah yang dikirim sesuai dengan yang dipesan, maka transaksinya selesai, tembusan faktur diarsipkan bersama dengan tembusan perintah pengiriman. Tetapi bila yang dikirim belum seluruh jumlah yang dipesan, maka seksi pesanan penjualan membuat lagi surat perintah pengiriman untuk jumlah kekurangannya. (ini disebut back order). c. Blok keluaran Laporan penjualan bulanan perusahaan.
19
d. Blok teknologi Teknologi yang digunakan terdiri dari: 1) Brainware: operator komputer bagian pesanan penjualan dan bagian akuntansi. 2) Software: operating system dan application system. 3) Hardware: CPU (Central Processing Unit), monitor, keyboard, hard disk, printer. e. Blok basis data File yang digunakan adalah file transaksi penjualan, master file buku besar, master file persediaan, dan master file piutang. f. Blok kendali 1) Pengendalian umum a) Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara bagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian piutang dalam sistem informasi akuntansi penjualan. b) Otorisasi terhadap sales order dan faktur penjualan oleh manajer penjualan. c) Faktur, surat perintah pengiriman, dan sales order yang digunakan bernomor urut tercetak. 2) Pengendalian aplikasi a) Pengendalian masukan. Echo
check,
yaitu
mengecek
kebenaran
data
dengan
membandingkan yang diketik dengan data yang seharusnya dimasukkan.
20
b) Pengendalian proses: (1) Matching Check, yaitu merupakan pengecekan yang dilakukan dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan yang sedang dicari dengan field di file induk yang bersangkutan. (2) Control total check, yaitu untuk meyakinkan bahwa semua data telah lengkap dan benar. c) Pengendalian keluaran. Pengendalian keluaran dilakukan agar laporan didistribusikan ke pihak yang berkepentingan, dan laporan harus diberikan tepat waktu. “(h.214-216). Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa penjualan adalah rangkai transaksi dimana terjadi proses perpindahan dari pihak penjual kepada pembeli yang dilakukan secara tunai yang dilunasi oleh pembeli pada saat penjualan terjadi, maupun secara kredit yang dapat menimbulkan piutang.
2.8.
Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Standar Akuntansi Keuangan (2007) menyebutkan bahwa kas adalah, “Alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan secara bebas untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. “ (PSAK No.2) Jadi, penerimaan kas disini digunakan sebagai sumber dana bagi perusahaan untuk membiayai kegiatan perusahaan secara umum. Bentuk dari penerimaan kas atau uang dapat dibagi atas: a. Penerimaan dalam bentuk tunai
21
b. Penerimaan dalam bentuk cek/giro
Fungsi-fungsi terkait dengan sistem informasi akuntansi penerimaan kas dan bank menurut Baridwan (2000), yaitu: a. Bagian surat masuk. Bagian ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance advance) melalui pos dari para debitur perusahaan. Bagian ini juga membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur perusahaan. Bagian ini juga membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. b. Bagian kas Bagian ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi surat masuk. Bagian kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai bagian tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.” (h.157) Blok-blok yang membangun sistem informasi akuntansi penerimaan kas dan bank, yaitu: a. Blok masukan 1) Rupiah / cek / bilyet giro, merupakan hasil yang diperoleh oleh bagian penagihan. 2) Bukti kas masuk merupakan dokumen yang berisi daftar penerimaan kas perusahaan.
22
3) Bukti setor bank, merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan penyetoran uang ke bank.
b. Blok model. 1) Kasir menerima pelunasan berbentuk uang atau cek langsung dari langganan, lewat bank atau lewat surat yang diterima oleh bagian surat masuk kemudian diserahkan ke kasir dengan daftar penerimaan uang. 2) Seksi surat masuk memasukan transaksi penerimaan uang melalui terminal. 3) Kasir membuat bukti kas masuk rangkap tiga. •
Lembar 1 dan 2 diserahkan ke langganan.
•
Lembar 3 digunakan sebagai dasar untuk memasukkan transaksi penerimaan uang ke file lewat terminal. Lembar ke-3 bukti kas masuk ini oleh kasir kemudian diarsipkan urut nomor.
4) File transaksi uang masuk diproses dengan program up-date master file piutang dan buku besar. Hasilnya adalah master file piutang yang sudah di-update, file buku besar yang sudah di-update, daftar jumlah untuk kontrol dan daftar penerimaan uang. 5) Daftar penerimaan uang diserahkan ke seksi audit intern. 6) Laporan bank setiap periode diserahkan ke seksi audit intern sebagai dasar untuk menyusun laporan rekonsiliasi bank. c. Blok keluaran Keluaran yang dihasilkan yaitu laporan kas atau bank harian dan laporan bank bulanan.
23
d. Blok teknologi 1) Brainware: operator komputer bagian akuntansi 2) Software: operating system dan application system. 3) Hardware: CPU (Central Processing Unit), monitor, keyboard, hard disk, printer. e. Blok basis data File yang digunakan adalah file transaksi penerimaan kas, master file piutang, master file buku besar. f. Blok kendali 1) Pengendalian umum a) Adanya pemisahan fungsi yang jelas antara bagian penagihan dengan bagian kasir. b) Bukti kas masuk bernomor urut tercetak. c) Otorisasi terhadap bukti kas masuk dari pejabat yang berwenang yaitu manajer keuangan. 2) Pengendalian aplikasi a) Pengendalian masukan. Echo
check,
yaitu
mengecek
kebenaran
data
dengan
membandingkan yang diketik dengan data yang seharusnya dimasukkan. b) Pengendalian proses: (1) Matching Check, yaitu merupakan pengecekan yang dilakukan dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan yang sedang dicari dengan field di file induk yang bersangkutan.
24
(2) Control total check, yaitu untuk meyakinkan bahwa semua data telah lengkap dan benar.
c) Pengendalian keluaran. Pengendalian keluaran dilakukan agar laporan didistribusikan ke pihak yang berkepentingan, dan laporan harus diberikan tepat waktu. “(h.216-217)
2.9.
Struktur Pengendalian Internal Struktur pengendalian internal menyarankan tindakan-tindakan yang harus diambil dalam perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitasaktivitas perusahaan.
2.9.1. Pengertian Pengendalian Internal Ikatan Akuntan Indonesia (2007) mendefinisikan, “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajer, dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut: 1. Keadaan laporan keuangan. 2. Efektivitas dan efisiensi operasi. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. “(h.319). Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (2000) mendefinisikan, “Sistem pengendalian intern adalah suatu sistem yang terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang dirancang untuk
25
memberi manajemen keyakinan yang memadai bahwa tujuan dan sasaran yang penting bagi satuan usaha dapat dicapai” (h.258). Mulyadi (2001) mendefinisikan, “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen” (h.163). Jadi dapat disimpulkan pengendalian intern merupakan suatu kerangka yang terdiri dari metode, kebijakan, prosedur yang terkoordinasi sebagai upaya mencegah, mendeteksi, mengendalikan semua transaksi operasi organisasi yang bertujuan menjaga kekayaan organisasi, ketelitian, keandalan data akuntansi dan menjaga penyalahgunaan wewenang.
2.9.2. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2001) unsur-unsur pokok sistem pengendalian internal meliputi: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Dalam pembagian tanggung jawab fungsional perusahaan prinsipprinsip mendasar yang perlu diperhatikan, yaitu: a) Harus dipisahkan fungsi operasi penyimpanan dari fungsi akuntansi. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap transaksi. Dengan demikian dalam
26
pelaksanaan suatu transaksi harus terdapat internal cek diantara unit organisasi pelaksanaan. 2. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi setiap pejabat hanya boleh memiliki satu otorisasi dan wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tidak boleh lebih dari satu bagian, karena akan memudahkan untuk melakukan kecurangan. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap organisasi. Cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah: a. Penggunaan formulir bernomor urut tercatat yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit), pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain, sehingga terjadi pemeriksaan internal terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi yang terkait. d. Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya. e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik dengan catatannya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian lain.
27
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian yang penting karena dalam pelaksanaan struktur organsasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat sangat tergantung pada manusianya. Selain adanya unsur-unsur pokok dalam sistem pengendalian internal, juga perlu didukung adanya lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian internal. Adapun unsur-unsur lingkungan pengendalian meliputi: a. Filosofi dan gaya operasi Filosofi merupakan seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Dan gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. b. Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksa. Dewan komisaris berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh manajer (direksi) untuk mencegah konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak dipegang manajemen. Dan komite pemeriksaan dibentuk dengan tujuan untuk memperkuat independensi akuntan publik, yang oleh masyarakat dipercaya untuk menilai kewajaran pertanggungjawaban laporan keuangan yang dilakukan oleh manajemen. c. Metode pengendalian manajemen
28
Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan melalui empat tahap, yaitu: 1. Penyusunan program (rencana jangka panajang) 2. Penyusunan anggaran (rencana jangka pendek) 3. Pelaksanaan dan pengukuran 4. Pelaporan dan analisis d. Kesadaran pengendalian Kesadaran pengendalian tercermin dari realisasi yang di tunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan internal atau publik.
2.9.3. Tujuan Pengendalian Internal Niswonger, Warren, Reeve dan Fees yang diterjemahkan oleh Ruswinarto, H dan Wibowo, H (1999) menyatakan pengendalian internal memberikan jaminan yang wajar bahwa: 1. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian usaha. 2. Informasi bisnis akurat. 3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan. Menurut Mulyadi (2001) tujuan pengendalian internal meliputi: 1. Menjaga kekayaan organisasi. Kekayaan fisik suatu organisasi dapat dicuri dan disalahgunakan, karena keterbatasan pihak manajemen dalam mengawasi operasional perusahaan. Demikian halnya dengan kekayaan perusahaan non fisik seperti piutang,
29
jika dokumen atau penjualan dan catatan akuntansi yang tidak memadai maka resiko penggelapan yang terjadi sulit terdeteksi oleh perusahaan. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian internal dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa proses pengolahan data akuntansi dilaksanakan sesuai dengan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan, sehingga dapat menghasilkan informasi keuangan yang baik dan memadai. 3. Mendorong efisiensi Pengendalian internal ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan secara tidak efisien. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Manajemen
menetapkan
kebijakan
dan
prosedur
sebagai
sarana
pencapaian tujuan organisasi. Kebijakaan yang dipatuhi dan sesuai dengan prosedur sangat penting untuk menunjang kegiatan perusahaan.
2.9.4. Bagan Alir Dokumen ( Document Flowchart ) Menurut Mulyadi (2001), Bagan alir dokumen adalah “… bagan yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem.” (h.66). Manfaat bagan alir dokumen adalah sebagai berikut : 1. Lebih mudah memperoleh gambaran sistem secara menyeluruh. 2. Lebih mudah menggambarkan perubahan sistem. 3. Lebih
mudah menemukan kelemahan–kelemahan sistem dan
mengidentifikasi bidang–bidang yang memerlukan perbaikan. 4. Dapat melakukan dokumentasi sistem dengan bagan alir.
30
Berikut adalah simbol–simbol yang digunakan dalam bagan alir dokumen dengan maknanya masing–masing : Dokumen
Penghubung pada halaman yang sama
Penghubung pada halaman yang berbeda
Terminal
Kegiatan Manual
Keputusan
31
Arsip permanent T : Berdasarkan tanggal N : Berdasarkan nomor A : Berdasarkan abjad
Arsip sementara T : Berdasarkan tanggal N : Berdasarkan nomor A : Berdasarkan abjad
Proses input
File
Proses komputer
32
Garis alir
Tabel 2.1 Simbol–simbol Bagan Alir Dokumen
33
