BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Pengembangan Sistem Aplikasi Bisnis
2.1.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Menurut O’Brien dan Marakas (2006, p402) dalam bukunya yang berjudul Management Information Systems menjelaskan bahwa siklus hidup pengembangan sistem terdiri dari lima (5) tahapan yaitu : 1. Sistem Investigasi (Systems Investigation) Tahap ini meliputi pertimbangan dari usulan yang dihasilkan oleh proses perencanaan IT / bisnis. Tahap investigasi juga meliputi pembelajaran awal dari solusi sistem informasi yang diusulkan untuk menemukan prioritas dan kesempatan bisnis sebuah perusahaan yang diidentifikasi dalam proses perencanaan.
2. Sistem Analisis (Systems Analysis) Sistem analisis menggambarkan apa yang harus dilakukan sistem untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai. Pembelajaran sistem analisis pada umumnya meliputi : •
Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pemakai akhir.
•
Aktivitas, sumber daya, dan produk dari satu atau lebih sistem informasi yang digunakan saat ini.
8
•
Kemampuan sistem informasi yang dibutuhkan untuk menemukan informasi yang diperlukan, dan pemegang saham bisnis lainnya yang menggunakan sistem.
3. Sistem Perancangan (Systems Design) Sistem
perancangan
menjelaskan
bagaimana
sistem
akan
menyelesaikan tujuan ini. Sistem perancangan terdiri dari aktivitas perancangan (hardware, software, people, network, dan data resources)
yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi
kebutuhan fungsional yang dikembangkan dalam proses sistem analisis.
4. Sistem Implementasi (Systems Implementation) Ketika sistem informasi yang baru telah selesai dirancang, maka harus diterapkan dan dipelihara agar dapat beroperasi dengan baik. Tahap
ini meliputi pengujian sistem, pelatihan user untuk
mengoperasikan sistem baru, mengubah sistem lama ke sistem bisnis yang baru, dan mengatur akibat dari perubahan sistem pada pemakai akhir. Implementasi adalah tahap penting dalam pengembangan teknologi informasi untuk mendukung karyawan, pelanggan, dan pemegang saham perusahaan bisnis lainnya. Implementasi merupakan proses yang sulit dan memakan waktu. Bagaimanapun tahap ini penting dalam memastikan kesuksesan dari pengembangan sistem
9
yang baru, bahkan sistem yang dirancang dengan baik sekalipun dapat gagal jika tidak diterapkan dengan baik.
5. Sistem Pemeliharaan (Systems Maintenance) Sistem pemeliharaan meliputi pengawasan, evaluasi, dan modifikasi sistem operasional bisnis untuk membuat peningkatan sesuai dengan yang dibutuhkan. Pemeliharaan juga penting bagi masalah lain yang timbul selama pengoperasian sistem. Aktivitas pemeliharaan meliputi proses peninjauan sesudah tahap implementasi untuk memastikan bahwa sistem baru yang diimplementasikan memenuhi tujuan bisnis yang dibangun. Pemeliharaan juga meliputi pembuatan modifikasi untuk membangun sistem selama perubahan dalam lingkungan bisnis.
2.1.2 Metode Analisis dan Desain Berorientasi Object Menurut Mathiassen et al. (2000, p3) metode analisis dan desain berorientasi object adalah metode yang menggunakan object dan class sebagai konsep utama dan membangun prinsip umum utama untuk analisis dan desain. Metode ini memiliki beberapa tujuan yaitu: 1. Untuk menetapkan syarat sistem. 2. Untuk menghasilkan sebuah desain sistem tanpa ketidakpastian yang berarti. 3. Untuk memahami sebuah sistem, konteksnya, dan kondisi untuk implementasinya.
10
2.1.2.1 Overview Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p68), “UML activity diagram is a diagram that shows the sequence of activities in a process”, yang berarti diagram yang menggambarkan urutan aktivitas dalam sebuah proses. Faktor terpenting dalam membuat suatu overview activity diagram adalah event, dimana event adalah aktivitas yang terjadi pada point-point tertentu. Langkah-langkah membuat overview activity diagram yaitu: a. Membaca naratif dan mengidentifikasi event kunci. b. Memberi keterangan pada naratif untuk menunjukan lebih jelas event boundary dan event names. c. Menggambarkan agen yang berpartisipasi dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes. d. Membuat diagram dari setiap event. Tunjukkan sequence pada event ini. e. Gambarkan dokumen yang terbentuk dan yang digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan alur informasi dari event ke dokumen, dan vice versa. f. Gambarkan table (file) yang terbentuk dan yang digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan alur informasi dari event ke table, dan vice versa.
11
2.1.2.2 Rich picture Menurut Mathiassen (2000,p26), Rich picture adalah suatu gambaran informal yang digunakan oleh pengembang sistem untuk menyatukan pemahaman mereka terhadap situasi dari sistem yang sedang berjalan. Rich picture secara umum menggambarkan permasalahan sistem dan application domain. Rich picture tidak memiliki notasi khusus. Dapat digunakan juga sebagai alat yang berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara user dengan sistem.
2.1.2.3 UML Class Diagram Menurut Mathiassen (2000, p336), UML class diagram adalah gambaran sekumpulan class dan hubungannya yang terstruktur. UML class diagram adalah pusat penggambaran dari analisis dan desain berorientasi object. Menurut Ali Bahrami (1999, p94), “UML class diagram is the main static structure analysis diagram for the system”. Yang berarti analisis diagram terstruktur utama yang tetap untuk sebuah sistem. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa class diagram adalah sekumpulan class yang saling berhubungan dan terstruktur dalam suatu proses bisnis.
2.1.2.4 UML Use Case Diagram Menurut Mathiassen (2000, p120), UML use case diagram adalah gambaran interaksi antara actor dengan sistem dalam application domain. Actor dan use case adalah dua elemen utama dalam penggambaran. Mereka dapat 12
dihubungkan satu sama lain, dengan demikian mengindikasikan actor yang ditentukan berpartisipasi dalam use case yang ditentukan. Menurut Silberchatz et al. (2002, p68), “Use case diagrams show the interaction between users and the system, in particular the steps of tasks that users perform (such as withdrawing money or registering for a course)”. Yang mempunyai arti use case diagram menggambarkan hubungan antara user dengan system, dalam tahapan aktivitas yang dilakukan user (seperti pengambilan uang atau pendaftaran). Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa UML use case diagram merupakan gambaran hubungan antara actor dan system dalam proses bisnis.
2.1.2.5 Navigation Diagram Menurut Mathiassen (2000, p344), Navigation diagram adalah jenis khusus dari statechart diagram, yang berfokus pada keseluruhan dinamika dari user interface. Diagram ini memperlihatkan windows-windows yang terlibat dan transisi diantaranya. Sebuah windows ditunjukkan sebagai sebuah state. State transition menginformasikan pergantian antara dua windows. Dalam state transition, kita mengidentifikasikan tindakan yang perlu user lakukan dalam window untuk mengaktifkan transisi tersebut.
13
2.1.2.6 Rancangan Laporan Menurut Jones dan Rama (2006, p201), “A report is a formatted and organized presentation of data. Report are created and used as an integral part of business processes”. Yang mempunyai arti laporan adalah bentuk presentasi data yang terformat dan terorganisir. Laporan dibuat dan digunakan sebagai bagian dari proses bisnis. Jenis-jenis laporan adalah : 1. Simple lists Suatu urutan event sederhana atau daftar referensi (urutan dari transasksi penjualan, dll). 2. Grouped detail report Laporan yang menggambarkan suatu urutan kegiatan selama periode tertentu dan umumnya di kelompokkan berdasarkan produk / jasa atau agen. (suatu urutan dari transaksi penjualan yang dikelompokkan berdasarkan jenis produk yang dijual, dll). 3. Summary report Laporan yang menampilkan ringkasan data event untuk sebuah grup dari pencatatan yang berhubungan selama periode pembuatan (ringkasan penjualan, dll). 4. Singel entity report Laporan yang menyediakan hanya satu entitas secara detail (faktur penjualan, dll).
14
2.1.2.7 Rancangan Formulir Menurut Mulyadi (2001, p75), “Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi”. Formulir bermanfaat untuk : a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. b. Merekam data transasksi bisnis perusahaan. c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain. Menurut Jones dan Rama (2006, p262), Jenis-jenis formulir input adalah : 1. Single-Record Entry Form Form hanya menunjukkan satu pencatatan pada waktu tertentu. Form ini digunakan untuk menambah, menghapus / memodifikasi data pada single record dalam suatu tabel. 2. Tabular Entry Form Form yang digunakan untuk memasukkan / memodifikasi beberapa record dalam suatu tabel. Form jenis ini sering digunakan untuk mencatat sekumpulan event. 3. Multi-Table Entry Form Form jenis ini digunakan untuk memasukkan / memodifikasi record dalam dua tabel / lebih yang saling berhubungan.
15
2.1.2.8 Rancangan Layar Menurut Mathiassen (2000, p151), “Interfaces are used by actors to interact with a system. Interfaces are facilities that make a system’s model and functions available to actors”. Yang berarti tampilan digunakan oleh actor untuk berinteraksi dengan sistem. Tampilan adalah fasilitas yang membuat model dan fungsi sistem tersedia bagi actor. Dalam menentukan user interface, terdapat empat pola dialog : 1. Menu-selection pattern Pola menu-selection diekspresikan sebagai urutan kemungkinan yang dipilih dalam user interface. Pola ini cocok digunakan untuk orang awam; itu hanya berguna untuk pengguna yang dapat menolerir hubungan yang relatif lambat. 2. Form fill-in pattern Form fill-in adalah pola klasik untuk pemasukan data dalam karakter yang berdasarkan terminal. Pola ini terutama cocok untuk pengguna mahir, sejak mereka mengerti nama field dan format data. 3. Command-language pattern Dengan pola command-language, pengguna tidak melihat format perintah yang dimasukkan dan diaktifkan dari kemajuan dan kesederhanaannya. Oleh karena itu, hanya pengguna umum yang dapat diharapkan untuk menguasai command language. 4. Direct-manipulation pattern Pola direct-manipulation mengizinkan pengguna bekerja dengan perwakilan objek. Pola ini berguna untuk pengguna umum karena 16
objek diwakilkan sebagai lambang, dan konsekuensi hubungannya langsung kelihatan.
2.1.2.9 Rancangan Database Menurut Connolly dan E.Begg (2002, p14), “database is a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of an organization”, jadi database adalah kumpulan data yang saling terhubung dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi sebuah organisasi. Menurut O’Brien (2005, p211), “Database adalah kumpulan terintegrasi dari elemen data yang secara logika saling berhubungan”. Dari pengertian diatas, dapat diambil suatu simpulan bahwa database adalah kumpulan data yang terintegrasi dan berupa table yang dibutuhkan untuk mendukung kebutuhan informasi suatu organisasi.
2.1.3 Visual Basic (VB) Menurut http://kuliah.dinus.ac.id/edi-nur/sb4-5.html, “Visual Basic dari Microsoft Corporation, merupakan bahasa pemrograman yang secara cepat dan mudah dapat digunakan untuk membuat aplikasi pada Microsoft Windows”. Kata “Visual” yang ada, menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat Graphical User Interface (GUI). Dengan cara ini, user tidak lagi memerlukan penulisan instruksi pemrograman dalam kode-kode baris, tetapi secara mudah dapat melakukan drag dan drop objek-objek yang akan digunakan.
17
Kata “Basic” merupakan bagian dari bahasa BASIC (Beginners Allpurpose Symbolic Instruction Code), yaitu sebuah bahasa pemrograman yang dalam sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programmer untuk menyusun aplikasi. Visual Basic dikembangkan dari bahasa pemrograman BASIC dan sekarang banyak berisi statemen, fungsi, dan keyword, yang beberapa diantaranya terhubung ke Windows GUI. Versi terbaru program ini menggunakan versi 6.0. Visual Basic 6.0 dapat digunakan dalam tiga edisi, dimana setiap edisinya menunjukkan fasilitas dan kemampuan sendiri-sendiri. 1. Edisi Learning Di dalam edisi ini para programmer diberi kesempatan untuk membuat sebuah aplikasi sederhana Microsoft Windows dan Windows NT secara mudah. Di dalamnya disertakan beberapa kontrol sederhana, ditambah grid, tab, dan kontrol data-bound. 2. Edisi Professional Di dalam edisi ini disertakan tool-tool yang lengkap. Di samping berisi semua fasilitas yang ada dalam edisi learning, juga ditambah kontrol ActiveX, Desainer Aplikasi Informasi Internet, Integrated Data Tools dan Data Environment, Active Data Objects, serta Dynamic HTML Page Designer. 3. Edisi Enterprise Ini memberikan ijin kepada para professional untuk membuat aplikasi dalam sebuah tim. Di dalamnya dimasukkan semua fasilitas yang ada pada edisi Professional, ditambah tool Back Office seperti SQL 18
Server, Microsoft Transaction Server, Internet Information Server, Visual SourceSafe, SNA Server, dan masih banyak yang lainnya.
Dalam
http://pondokindah.wordpress.com/2007/06/29/sejarah-visual-
basic-dulu-sekarang-akan-datang/, disebutkan bahwa VB 1.0 dikenalkan pada tahun 1991, pendekatan yang dilakukan untuk menghubungkan bahasa pemrograman dengan GUI berasal dari prototype yang dikembangkan oleh Alan Cooper yang disebut TRIPOD,. Kemudian Microsoft mengontrak Cooper dan asosiasinya untuk mengembangkan tripod agar dapat digunakan di Windows 3.0 dibawah nama kode Ruby. Berikut perjalanan Visual Basic (VB 1.0 sampai VB 10) : 1. Proyek “Thunder” dirintis 2. Visual Basic 1.0 (May 1991) dirilis untuk windows pada Comdex / Windows Wordtrade yang dipertunjukan di Atlanta, Georgia 3. Visual Basic 1.0 untuk DOS dirilis pada bulan September 1992. Bahasa ini tidak kompatibel dengan Visual Basic For Windows. VB 1.0 for DOS ini pada kenyataannya merupakan versi kelanjutan dari compiler BASIC, QuickBasic dan BASIC Professional Development System. 4. Visual
Basic
2.0
dirilis
pada
November
1992,
cakupan
pemrogramannya cukup mudah untuk digunakan dan kecepatannya juga telah di modifikasi. Khususnya pada Form yang menjadikan object dapat dibuat secara seketika, serta konsep dasar dari Class modul yang berikutnya di implementasikan pada VB 4. 19
5. Visual Basic 3.0 dirilis pada musim panas 1993 dan dibagi menjadi versi standard dan professional. VB 3 memasukan Versi 1.1 dari Microsoft Jet Database Engine yang dapat membaca serta menulis database jet (atau Access) 1.x. 6. Visual Basic 4.0 (Agustus 1995) merupakan versi pertama yang dapat membuat windows program 32 bit sebaik versi 16 bit nya. VB 4 juga memperkenalkan kemampuan untuk menulis non-GUI class pada Visual Basic. 7. Visual Basic 5.0 (February 1997), Microsoft merilis secara eksklusif Visual Basic untuk versi windows 32 bit. Programmer yang menulis programnya pada versi 16 bit dapat dengan mudah melakukan import programnya dari VB 4 ke VB 5 dan juga sebaliknya, program VB 5 dapat di import menjadi VB 4. VB 5 memperkenalkan kemampuan untuk membuat User Control. 8. Visual Basic 6.0 (pertengahan 1998) memperbaiki beberapa cakupan, termasuk kemampuannya untuk membuat Aplikasi Web-based. Visual Basic 6 dijadwalkan akan memasuki Microsoft “fasa non Supported” dimulai pada maret 2008. 9. Visual Basic.NET (VB 7), dirilis pada tahun 2002. Beberapa orang yang mencoba pada versi pertama VB.NET ini mengemukakan bahwa bahasa ini sangat powerful tapi bahasa yang digunakan sangat berbeda dengan bahasa sebelumnya, dengan kekurangan diberbagai area, termasuk runtime-nya yang 10 kali lebih besar dari paket runtime VB 6 serta peningkatan penggunaan memory. 20
10. Visual Basic.NET 2003 (VB 7.1), dirilis dengan menggunakan NET Framework versi 1.1. 11. Visual Basic 2005 (VB 8.0), merupakan iterasi selanjutnya dari Visual Basic.NET dan Microsoft memutuskan untuk menghilangkan kata-kata .NET pada judulnya. 12. IsNot Patent, merupakan salah satu fitur dari Visual Basic 2005 merupakan konversi If Not X Is Y menjadi If X IsNot Y. 13. Visual Basic 2005 Express, merupakan bagian dari Product Visual Studio. Microsoft membuat Visual Studio 2005 Express Edition untuk pemula dan yang gemar dengan VB, salah satu produknya adalah Visual Basic 2005 Express yang merupakan produk gratis dari Mircrosoft. 14. Visual Basic “Orcas” (VB 9.0), dijadwalkan akan dirilis pada tahun 2007 dan dibangun diatas VB.NET 3.5. 15. Visual Basic ‘VBx’ (VB 10.0), Visual Basic 10, yang juga dikenal dengan nama VBx, akan menawarkan dukungan untuk Dynamic Language Runtime. VB 10 direncanakan akan menjadi bagian dari SilverLight 1.1.
2.1.4 Stuctured Query Language (SQL) Menurut Jones dan Rama (2006, p202), “SQL is a standard language for querying relational databases”, dimana SQL adalah bahasa yang terstandarisasi untuk basis data relasional.
21
Menurut Coffman (1999, p4), “SQL is widely accepted industry standard for defining, changing, and managing data and controlling how changes to the database are made by using tables, indexes, keys, rows, and columns to store data, dimana SQL adalah bahasa standarisasi yang digunakan untuk mendefinisikan, merubah dan mengatur data dan mengontrol bagaimana melakukan perubahan dalam database yang dibuat dengan menggunakan tabel, index, kunci, baris dan kolom untuk menyimpan data. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa SQL adalah bahasa standar komputer yang digunakan untuk mengolah dan mengakses data dalam database.
2.1.5 Critical Success Factor Menurut Olson (2004, p10), “a critical success factor is an element that has to be done well in order for the activity to succeed”. Yang berarti unsur unsur yang harus dilakukan dengan baik dalam rangka mencapai kesuksesan suatu aktivitas. Menurut Turban (2001, p330), “the factors that must be considered in attaining the organization’s goals are called critical success factors (CSFs)”. Dimana CSFs adalah faktor – faktor yang harus dipertimbangkan untuk mencapai tujuan organisasi. Dari kedua definisi diatas, dapat diambil simpulan bahwa CSF adalah faktor – faktor yang harus dilakukan untuk mencapai kesuksesan suatu tujuan organisasi.
22
2.2
Kontrol Aplikasi Menurut Jones dan Rama (2006, p122), kontrol dalam aplikasi terbagi menjadi empat kategori, yaitu:
2.2.1 Workflow Controls Workflow controls adalah kontrol yang mengendalikan proses ketika bergerak dari satu event ke event berikutnya. Workflow controls mengeksploitasi hubungan antara event dan berfokus pada tanggung jawab pada event, urutan event dan alur informasi antara event dalam suatu proses bisnis. Kontrol-kontrol yang termasuk dalam workflow controls antara lain: 1. Segregation of duties Pembagian tugas antara internal agent merupakan konsep utama dalam merancang aktivitas kontrol internal. Kontrol internal menjadi lebih kuat ketika individu yang terpisah ditempatkan pada otorisasi, eksekusi, dan pencatatan transaksi. Dan penting juga untuk memisahkan penjagaan aset dari otorisasi, eksekusi dan pencatatan.
2. Using information from prior events to control activities Informasi dari aktivitas-aktivitas sebelumnya sering digunakan untuk mengkontrol aktivitas bisnis. Dengan memanggil kembali informasi dari
aktivitas
sebelumnya,
secara
otomatis
menjalankan beberapa aktivitas peninjauan.
23
komputer
dapat
3. Required sequence of events Secara khusus, urutan dimana file maintenance dan event lainnya terjadi penting untuk dipertimbangkan dalam merancang sebuah sistem informasi akuntansi. Dalam menghindari pembelian yang tidak sah, prosedur pemeliharaan supplier yang tepat harus digunakan untuk menyediakan supplier yang sah untuk organisasi. Kemudian, kontrol dalam event selanjutnya dapat digunakan untuk memastikan pembelian berasal dari supplier yang sah. Kontrol ini dapat menarik keuntungan dari urutan yang dibutuhkan di mana pemeliharaan file dan aktivitas lainnya terjadi.
4. Following up on events Sebuah organisasi seharusnya memiliki cara yang otomatis atau manual untuk melihat kembali transaksi yang belum selesai. Ketika sebuah event terjadi , biasanya akan memberikan dugaan atau harapan event lainnya dimasa mendatang. Sebagai contohnya ketika pemesan menyerahkan daftar permintaan, kita mengharapkan adanya event persetujuan yang diikuti oleh pencatatan daftar permintaan. Proses ini dapat dirancang untuk membantu karyawan mengawasi apakah event yang diharapkan telah terjadi dan menindak-lanjuti berdasarkan event yang diharapkan.
24
5. Pre-numbered documents Pre-numbered
documents
menyediakan
kesempatan
utnuk
mengontrol event. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan semua event dijalankan dan dicatat dengan tepat.
6. Recording internal agent(s) accountable for an event in a process Internal agent ditunjuk bertanggung jawab pada kebanyakan event. Sehingga dengan mencatat internal agent yang bertanggung jawab atas sebuah event, dapat diketahui agent yang terlibat dalam event dan melihat apakah tanggung jawab tersebut dipelihara untuk individu tersebut. Sebagai contohnya activity diagram menunjukkan pemesan, sekretaris dan pengawas yang terlibat dalam memutuskan, menyetujui dan mencatat pesanan. Sistem seharusnya tetap mengikuti informasi mengenai semua agen tersebut.
7. Limitation of access to asset and information Langkah penting untuk melindungi aset seperti kas, persediaan, perlengkapan dan data adalah dengan membatasi akses hanya pada karyawan yang memerlukannya untuk tugas-tugas mereka. Activity diagram dapat digunakan sebagai media untuk menganalisa dan mengontrol akses ke informasi. Sebagai contohnya kita dapat mengidentifikasi user yang melakukan activity yang membutuhkan informasi untuk mencatat beberapa file khusus, mengakses informasi 25
dari file tertentu, dan membuat atau menggunakan dokumen atau laporan. Kontrol terhadap aset dapat mengurangi kemungkinan karyawan memasuki sistem dan memasukkan pesanan yang tidak sah.
8. Reconciling records with physical evidence of assets Perhitungan fisik secara berkala pada persediaan adalah kontrol yang penting yang digunakan oleh organisasi. Kontrol tersebut penting untuk memastikan jumlah persediaan yang tercatat berdasarkan tanda terima, penjualan dan data persediaan lainnya sama dengan persediaan yang sesungguhnya tersedia.
2.2.2 Input Controls Input controls adalah kontrol yang digunakan untuk mengendalikan input data ke sistem komputer. Input controls terdiri dari: 1. Look-up feature Untuk beberapa atribut, informasi dapat disediakan dalam sebuah daftar yang muncul dari sebuah text box ketika dipilih oleh user. Tampilan ini biasanya muncul ketika data yang dimasukkan merupakan foreign key. 2. Scanning Jika data telah tersedia dalam form dengan bentuk barcode, user bisa memasukkannya dengan sebuah scanner daripada harus mengetik.
26
3. Record-checking Melakukan perbandingan data yang sudah dicatat dengan informasi di dalam tabel untuk mengecek apakah data tersebut sudah valid. 4. Confirmation Jika atribut sudah divalidasi melalui look-up feature atau melalui record-checking, sistem dapat membantu user untuk konfirmasi keakuratan data entry dengan menampilkan informasi tambahan. 5. Referential integrity Memastikan bahwa catatan event dihubungan dengan catatan master file yang benar. 6. Format-check Memastikan data yang dimasukkan sudah benar dalam hal tipe, interval (length) dan format dari field yang ada (misalnya : berupa teks (char), int, angka dan tanggal). 7. Validation rules Membatasi data / kondisi yang dapat dimasukkan pada satu / lebih field, sehingga bila ada kesalahan, komputer dapat menampilkan sebuah pernyataan yang membantu user memahami informasi apa yang diperbolehkan dalam file tersebut. 8. Defaults Penggunaan ketetapan dari data yang dimasukkan pada periode sebelumnya.
27
9. Computer-generated values Ketelitian dan efisiensi juga ditingkatkan oleh nilai-nilai peningkatan komputer. Komputer bisa otomatis menghasilkan nomor urut transaksi (primary key) dalam penjualan. Dengan penomoran secara otomatis, bisa mencegah kesalahan nomor transaksi yang terduplikasi. 10. Prompt user to accept or reject data Membantu user untuk mengulas ulang data yang masuk, apakah disetujui, diubah atau ditolak informasinya. Pendekatan ini memberi kesempatan bagi user untuk mengenali kesalahan-kesalahan dan membuat transaksi penting sehingga ketelitian meningkat.
2.2.3 General Controls General controls terbagi dalam empat kategori: 1. Information system (IS) planning 2. Organizing the information technology(IT) function 3. Identifying and developing IS solution 4. Implementing and operating accounting system
2.2.3.1 Information System(IS) Planning Perencanaan merupakan sebuah pernyataan mengenai dititik manakah organisasi berharap untuk dapat berada dalam masa mendatang. Perencanaan sistem informasi menentukan tujuan fungsi teknologi informasi dan bagaimana cara untuk meraihnya. Tanpa perencanaan sistem informasi yang baik, organisasi mungkin tidak mempunyai perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya 28
manusia yang memadai untuk dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Perencanaan sistem informasi terkait dengan tiga kontrol utama yaitu: 1. Develop IS Strategy Penjajaran strategis terhadap strategi sistem informasi dengan strategi bisnis adalah persoalan utama dalam perencanaan sistem informasi dan seharusnya dipertimbangkan dalam dua arah. Pertama, strategi bisnis seharusnya mengendalikan proses bisnis dan strategi sistem informasi. Kedua, termasuk mengenali bahwa lingkungan teknologi informasi membutuhkan waktu untuk berubah. Jadi, perencanaan strategi sistem informasi umumnya menunjuk tiga elemen, yaitu: a. lingkungan teknologi informasi sekarang b. arah teknologi informasi dimasa mendatang c. strategi perubahan 2. Plan The IT Infrastructure Perencanaan sistem informasi harus mempertimbangkan arsitektur keseluruhan dari sistem informasi. Inventarisasi perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya jaringan yang dimiliki sekarang dapat membantu perusahaan dalam menilai apa yang dibutuhkan untuk dikerjakan dan juga batasan yang ada dalam perencanaan sistem baru. 3. Plan IT Function and Systems Development Process Perencanaan fungsi teknologi informasi dan proses pengembangan sistem adalah elemen lain dari lingkungan teknologi informasi yang perlu dipertimbangkan. Organisasi harus memastikan karyawan yang 29
memadai untuk menangani kebutuhan teknologi informasi tersedia. Organisasi juga harus mempertimbangkan proses yang digunakan untuk memperoleh dan mengatur teknologi informasi.
2.2.3.2 Organizing The Information Technology(IT) Function Setelah perencanaan selesai, organisasi harus memastikan bahwa fungsi teknologi informasi yang memadai telah berada pada tempatnya untuk mencapai tujuannya. Mengatur fungsi IT mempunyai tiga kontrol utama yaitu: 1.
Locate the IT function appropriately Lokasi fungsi teknologi informasi harus tepat, memenuhi tujuan dan kebutuhan bisnis. Jika sistem informasi merupakan bagian penting pada operasi organisasi saat ini maupun masa mendatang, organisasi harus memiliki fungsi teknologi informasi yang terpisah. Fungsi teknologi informasi seharusnya tidak berada dibawah bagian yang menggunakan fungsi teknologi informasi maupun untuk memastikan karyawan teknologi informasi berdiri sendiri dan mendukung kebutuhan seluruh kelompok user.
2.
Segregate incompatible function Empat kesepakatan untuk mengadakan pemisahan tugas termasuk user, operasi komputer, pengembangan sistem, dan perawatan sistem yaitu: a. Pemisahan user dari operasi komputer b. Pemisahan pengembangan sistem dan operasi komputer c. Pemisahan pengembangan sistem dan perawatan sistem 30
d. Pemisahan komponen pengembangan sistem 3. Implement personnel controls for hiring, developing, and terminating IT personnel Perencanaan kontrol karyawan adalah kategori penting lainnya yang terkait dengan mengatur dan mengelola fungsi teknologi informasi. Beberapa
rencana
kontrol
karyawan
termasuk
pengendalian
perekrutan, pengembangan karyawan, dan rencana penghentian.
2.2.3.3 Identifying and Developing IS Solution Identifikasi dan pengembangan solusi IS mempunyai tiga kontrol utama, yaitu: 1. Adopt Appropriate System Development Methodology Salah satu langkah penting organisasi dalam mengendalikan pengembangan sistem adalah dengan menggunakan metodologi pengembangan yang resmi. Sebuah metodologi yang membagi-bagi pengembangan sistem kedalam beberapa tahap yang dapat diatur. 2. Implement Procedures for Program Development and Testing Kontrol yang memadai harus dibuat kedalam proses pembuatan dan modifikasi aplikasi. Organisasi terkadang membagi pengembangan dari perawatan dalam rangka untuk mengurangi resiko perubahan yang tidak sah kedalam program. Organisasi juga seharusnya mempunyai prosedur yang telah diterapkan untuk menguji program sebelum benar-benar digunakan untuk mendukung proses bisnis.
31
3. Ensure Adequate Documentation Dokumentasi yang memadai penting dalam mengembangkan dan memelihara sistem akuntansi. Jika sistem tidak tercatat dengan baik. User mungkin akan menemui kesulitan dalam mempelajari dan menggunakannya. Mungkin juga sulit untuk merawat sistem, khususnya jika pengembang aslinya meninggalkan organisasi.
2.2.3.4 Implementing and Operating Accounting System Implementasi dan pengoperasian sistem akuntansi mempunyai dua kontrol utama, yaitu: 1. Ensure security of resources Dalam mengendalikan akses ke komputer, ada empat tipe kontrol yang biasa digunakan yaitu: a. Penggunaan password untuk memastikan hanya user yang sah yang dapat memasuki sistem b. Penggunaan matriks kontrol akses yang menspesifikasikan bagian mana dalam sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi tersedia untuk user yang berlainan. c. Pengendalian akses fisik ke komputer d. Pembatasan
akses
dokumentasi
32
ke
program,
berkas
data,
dan
2. Ensure continuity of service Selama operasi sistem informasi akuntansi, memastikan service berlanjut adalah tujuan yang penting. Ketidaktersediaan sistem untuk waktu yang singkat dapat menyebabkan kerugian yang berarti, misalnya pada perusahaan penerbangan dan bank
2.2.4 Performance Reviews Langkah-langkah yang dijalankan dalam kontrol performance reviews adalah: 1.
Establish budgets, or standards through file maintenance
2. Use reports to compare actual results to budgets, forecasts, standards, or prior period results 3. Take corrective action including modifying appropriate reference data (budgets and standards) in master table.
2.3
Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS)
2.3.1 Pengertian Sistem Menurut McLeod (2001, p9), “A system is a group of elements that are integrated with the common purpose of achieving a objective”. Jadi sistem tersebut merupakan suatu kesatuan elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut Mukhtar (1999, p.2), “Sistem adalah suatu entity yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan”.
33
Adapun menurut James Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf (2001, p5), “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponenkomponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”. Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau sumber daya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan tertentu, dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2001, p2), pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut : 1. Setiap Sistem Terdiri dari Unsur-unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 2. Unsur-unsur Tersebut Merupakan Bagian Terpadu Sistem yang Bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat kerja sama antarunsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu. 3. Unsur Sistem Tersebut Bekerja Sama untuk Mencapai Tujuan Sistem. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. 4. Suatu Sistem Merupakan Bagian dari Sistem Lain yang Lebih Besar.
34
2.3.2 Pengertian Informasi Menurut
McLeod
dalam
bukunya
yang
berjudul
Management
Information System (2001, p12), “Information is processed data, or meaningful data”. Yang mempunyai arti informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang sudah lebih memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya. Sedangkan menurut Mukhar (1999, p1), “Informasi berarti hasil suatu proses yang terorganisasi, memiliki arti dan berguna bagi orang yang menerimanya”. Adapun menurut James Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf (2001, p14), “Informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat ia lakukan atau tidak dilakukan. Informasi ditentukan oleh efeknya pada pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya”. Dari definisi diatas, dapat diambil suatu simpulan bahwa informasi merupakan data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya, menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata yang dapat dipahami dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, sekarang maupun untuk masa depan.
2.3.2.1 Karakteristik Informasi Menurut Bodnar (2001, p570), sebuah informasi yang baik harus memiliki karakteristik-karakteristik sebagai berikut : 1. Tepat Waktu (Timeliness) Informasi yang disampaikan ke penerima haruslah tepat waktu atau tidak boleh terlambat. Hal ini karena informasi yang diterima tersebut
35
akan dijadikan landasan dalam pengambilan suatu keputusan sehingga bila terlambat maka keputusan yang dihasilkan akan fatal. 2. Akurat (Accuracy) Informasi yang ada haruslah bebas dari kesalahan atau informasi harus menggambarkan dengan jelas dan tepat maksud dari informasi tersebut. 3. Lengkap (Completeness) Informasi yang ada harus mengandung segala sesuatu yang dibutuhkan untuk mendukung dalam pengambilan keputusan. 4. Response time Informasi harus tersedia dengan cepat. 5. Relevan (Relevancy) Informasi mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi untuk tiap-tiap orang berbeda tergantung dari kepentingan masing-masing.
2.3.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Whitten et al. (2004, p12), “Information System (IS) is an arrangement of people, data, processes, and information technology that interact to collect, process, store, and provide as output the information needed to support an organization”. Yang mempunyai arti sistem informasi adalah suatu kesatuan dari manusia, data, proses, dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memroses, menyimpan, dan menyediakan hasil dari informasi yang dibutuhkan untuk mendukung sebuah organisasi.
36
Menurut Laudon (2002, p7), “Sistem informasi adalah rangkaian komponen-komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung di dalam pengambilan keputusan dan kontrol dalam organisasi. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah serangkaian komponen-komponen yang saling berinteraksi sehingga menghasilkan informasi yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2.3.3.1 Komponen Utama Sistem Informasi Menurut Mulyadi (2001, p11), komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok (disebut dengan information system building block) : 1. Blok Masukan (Input Block) Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah, dan pesan. 2. Blok Model (Model Block) Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logicomathematical
dapat
mengkombinasi
unsur-unsur
data
untuk
menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan ringkas.
37
3. Blok Keluaran (Output Block) Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya. 4. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem. Dalam sistem informasi berbasis komputer, teknologi terdiri dari tiga komponen : komputer dan penyimpan data di luar (auxiliary storage), telekomunikasi, dan perangkat lunak (software). 5. Blok Basis Data (Data Base Block) Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data dapat diperlakukan dari dua sudut pandang : secara fisik dan secara logis. Basis data secara fisik merupakan tempat sesungguhnya suatu data disimpan. Sedangkan basis data secara logis bersangkutan dengan bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
38
6. Blok Pengendalian (Control Block) Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, orangorang yang dibayar untuk melakukan kejahatan.
2.3.4 Pengertian Rumah Sakit Menurut Gillard dalam bukunya yang berjudul Cambridge Advanced Learner’s Dictionary (2003, p607), “Hospital is a place where people who are ill or injured are treated and taken care of by doctors and nurses”. Yang mempunyai arti rumah sakit adalah sebuah tempat dimana orang yang sakit atau yang sedang diobati dan mendapat perhatian dari dokter dan perawat. Dalam http://id.wikipedia.org/wiki/Rumah_sakit disebutkan “Rumah sakit (hospital) adalah sebuah institusi perawatan kesehatan professional yang pelayanannya disediakan oleh dokter, perawat, dan tenaga ahli kesehatan lainnya”. Dari pengertian tersebut, dapat diambil suatu simpulan bahwa rumah sakit adalah sebuah institusi pelayanan kesehatan yang terdiri dari dokter dan perawat untuk mengobati orang-orang yang sakit.
2.3.5 Pengertian Sistem Informasi Rumah Sakit Menurut http://www.permata-solution.com/Product_03_RS.html, “Sistem Informasi Rumah Sakit merupakan suatu sistem integrasi yang menunjang
39
kinerja rumah sakit dalam melayani pasien dalam sistem administrasi dan pelayanan kesehatan”. Dalam http://telematika.co.id/?link=dtl&id=59 dijelaskan bahwa, “Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit merupakan solusi komputerisasi sistem informasi manajemen terintegrasi untuk institusi pelayanan medis, yang ditujukan sebagai pengganti administrasi secara manual”. Menurut
http://alexbudiyanto.web.id/2006/07/26/his-hospital-
information-system.html, “HIS (Hospital Information System) merupakan sebuah sistem informasi yang digunakan untuk Rumah Sakit. Dimana dalam sistem informasi ini memungkinkan aliran data dari sebuah rumah sakit bisa dilakukan secara elektronis, sehingga pelayanan kepada pasien dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat dan transparan yang pada akhirnya bisa memberikan kepuasan kepada pasien”. Dari definisi diatas, dapat diambil suatu simpulan bahwa sistem informasi rumah sakit memiliki arti suatu sistem informasi yang terkomputerisasi yang digunakan dalam rumah sakit untuk meningkatkan mutu pelayanan kepada pasien secara eksternal dan peningkatan efisiensi pengolahan data rumah sakit sendiri secara internal.
2.4
Pengertian Penjadwalan Menurut Gillard dalam bukunya yang berjudul Cambridge Advanced Learner’s Dictionary (2003, p1114), “Schedule is to arrange that an event or activity will happen at a particular time”. Yang mempunyai arti penjadwalan
40
adalah untuk menyusun kegiatan atau aktivitas yang akan terjadi pada waktu tertentu. Dalam
http://ardi.tif.uad.ac.id/so/so-pertemuan3.pdf,
disebutkan
“Penjadwalan merupakan kumpulan kebijaksanaan dan mekanisme pada SO (Sistem Operasi) berkenaan dengan urutan kerja yang dilakukan system computer. Penjadwalan bertugas memutuskan proses yang harus berjalan, kapan dan selama berapa lama proses itu berjalan”. Menurut http://en.wikipedia.org/wiki/Schedule_(workplace), “A schedule is a list of employees who are working on any given day, week, or month in a workplace. The process of creating a schedule is called scheduling”. Yang mempunyai arti jadwal adalah urutan karyawan yang bekerja sesuai dengan hari, minggu, atau bulan yang telah ditentukan di tempat kerja. Proses pembuatan jadwal dinamakan penjadwalan. Dari definisi diatas, maka dapat diambil suatu simpulan bahwa penjadwalan adalah proses penyusunan kegiatan atau aktivitas dari suatu karyawan yang akan dilaksanakan pada waktu tertentu.
41
