BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Umum 1.1.1 Pengertian Data Menurut Ladjamudin (2005:8) data dapat didefinisikan sebagai dekripsi dari suatu kejadian yang kita hadapi. Data dapat berupa catatan – catatan yang dicatat dalam kertas, buku, handphone atau dalam komputer, tanpa memiliki arti dan bisa disebut juga data tersebut masih mentah karena belum diolah. Data yang tersedia atau yang sudah dicatat biasanya nantinya akan diolah menjadi suatu informasi, yang memberikan nilai lebih dan arti karena sudah diolah. Oleh karena itu, suatu data belum dapat bermanfaat banyak sebelum diolah menjadi suatu informasi. Data lebih daripada hanya bahan baku mentah sistem informasi. Konsep sumber daya data telah diperluas oleh para manajer dan pakar sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data membentuk sumber daya organisasi yang berharga. Jadi anda harus melihat data sebagai sumber daya data yang harus dikelola secara efektif agar dapat memberi manfaat para pemakai akhir dalam sebuah organisasi.
8
9
1.1.2 Pengertian Informasi Menurut Nugroho (2004:6) Informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga memiliki makna tertentu bagi penggunanya. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Agar informasi yang dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan. 2. Informasi
harus
relevan,
benar-benar
terasa
manfaatnya
bagi
yang
membutuhkan. 3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak hanya digunakan oleh satu orang pihak dalam suatu organisasi. Nilai sebuah informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
10
1.1.3 Pengertian Sistem Menurut O’Brien (2005:29) Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan dan bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Menurut Ladjamudin (2005:2) Suatu sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem semacam ini (kadang disebut sebagai sistem dinamis) memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi: •
Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses. Contohnya : bahan baku mentah, energi , data , dan usaha manusia harus terjamin dan diatur dalam pemrosesan
•
Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output. Contohnya: proses manufaktur atau perhitungan matematika
•
Output melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya. Contohnya: barang jadi, layanan oleh manusia, dan informasi manajemen harus dipindahkan ke para pemakainya. Konsep sistem akan makin berguna dengan memasukan dua komponen
tambahan yaitu umpan balik dan pengendalian. Sistem yang dimiliki komponen
11
umpan balik pengendalian kadang disebut sebagai sistem cybernetic, yaitu sistem yang mengawasi dan mengatur dirinya sendiri. •
Umpan balik adalah data mengenai kinerja sistem. Contohnya data mengenai kinerja penjualan adalah umpan balik bagi para manajer penjualan
•
Pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk menetapkan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak. Fungsi pengendalian kemudian akan membuat penyesuaian yang dibutuhkan atas komponen input pemrosesan sistem, untuk memastikan bahwa sistem tersebut menghasilkan output yang sesuai. Contohnya: seorang manajer penjualan menjalankan pengendalian ketika menugaskan kembali seorang tenaga penjualan ke wilayah penjualan yang baru setelah mengevaluasi umpan balik kinerja penjualan mereka.
1.1.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005:5), Sistem Informasi adalah suatu kombinasi apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan computer, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Model sistem informasi memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktivasi sistem informasi. Model tersebut memberikan kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep utama yang dapat diaplikasikan ke semua jenis sistem informasi. Empat konsep utama tersebut adalah:
12
1. Manusia, hardware, software, data dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi. 2. Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data yang dapat meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan. 3. Sumber daya data diubah melalui aktivasi pemrosesan informasi menjadi berbagai produk informasi bagi pemakai akhir. 4. Pemrosesan informasi terdiri dari aktivasi input dalam sistem, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian.
2.1.5. Pengertian Teknik Pengumpulan Data Menurut Sugiyono (2007:129) ada empat teknik pengumpulan data, dua di antaranya adalah wawancara (interview) dan pengamatan atau observasi. 2.1.6. Pengertian Studi Kepustakaan Menurut Wahid (2011) Studi kepustakaan merupakan suatu kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari suatu penelitian. Teori-teori yang mendasari masalah dan bidang yang akan diteliti dapat ditemukan dengan melakukan studi kepustakaan. Selain itu seorang peneliti dapat memperoleh informasi tentang penelitian-penelitian sejenis atau yang ada kaitannya dengan penelitiannya. Dan penelitian-penelitian yang telah dilakukan
sebelumnya.
memanfaatkan
semua
dengan penelitiannya.
Dengan informasi
melakukan dan
studi
kepustakaan, peneliti
pemikiran-pemikiran
yang
dapat relevan
13
Untuk melakukan studi kepustakaan, perpustakaan merupakan suatu tempat yang tepat guna memperoleh bahan-bahan dan informasi yang relevan untuk dikumpulkan, dibaca dan dikaji, dicatat dan dimanfaatkan. Seorang peneliti hendaknya mengenal atau tidak merasa asing dilingkungan perpustakaan sebab dengan mengenal situasi perpustakaan, peneliti akan dengan mudah menemukan apa yang diperlukan. Untuk mendapatkan informasi yang diperlukan peneliti mengetahui sumber-sumber informasi tersebut, misalnya kartu katalog, referensi umum dan khusus, buku-buku pedoman,
buku
petunjuk, laporan-laporan
penelitian,
tesis,
disertasi,
jurnal,
ensiklopedia. Dengan demikian peneliti akan memperoleh informasi dan sumber yang tepat dalam waktu yang singkat. Tujuan Studi Kepustakaan atau Tinjauan Pustaka adalah untuk: 1) Menemukan suatu masalah untuk diteliti. Dalam arti bukti-bukti atau pernyataan bahwa masalah yang akan diteliti itu belum terjawab atau belum terpecahkan secara memuaskan atau belum pernah diteliti orang mengenai tujuan, data dan metode, analisa dan hasil untuk waktu dan tempat yang sama. 2) Mencari informasi yang relevan dengan masalah yang akan diteliti. 3) Mengkaji beberapa teori dasar yang relevan dengan masalah yang akan diteliti. Menggali teori-teori yang relevan dengan permasalahan penelitian dan melakukan komparasi-komparasi dan menemukan konsep-konsep yang relevan dengan pokok masalah yang dibahas dalam penelitian. 4) Mencari landasan teori yang merupakan pedoman bagi pendekatan pemecahan masalah dan pemikiran untuk perumusan hipotesis yang akan diuji dalam penelitian. Sebab dalam ilmu pengetahuan pada umumnya teori mempunyai dua fungsi pokok yaitu: a). menerangkan generalisasi empiris yang sudah diketahui;
14
dan b). meramalkan generalisasi empiris yang belum diketahui. Untuk jenis penelitian tertentu, misalnya penelitian eksploratif, mungkin hipotesis tidak ada, namun demikian tidak akan membebaskan peneliti dan menyajikan penelaahan kepustakaan. 5) Untuk membuat uraian teoritis dan empiris yang berkaitan dengan faktor, indikator, variable dan parameter penelitian yang tercermin di dalam masalahmasalah yang ingin dipecahkan. 6) Memperdalam pengetahuan peneliti tentang masalah dan bidang yang akan diteliti. 7) Agar peneliti dapat pandai-pandai memanfaatkan informasi dari suatu makalah yang diperlukan bagi penelitiannya, terutama yang terkait dengan objek dan atau sasaran penelitiannya. Sekurang-kurangnya peneliti dapat menyadap tujuan, data dan metode, analisis dan hasil utama penelitian. 8) Mengkaji hasil-hasil penelitian terdahulu yang ada kaitannya dengan penelitian yang akan dilakukan. Artinya hasil penelitian terdahulu mengenai hal yang akan diteliti dan atau mengenai hal lain yang berkaitan dengan hal yang akan diteliti. 9) Menelaah hasil penelitian sebelumnya diarahkan pada sebagian atau seluruh dari unsur-unsur penelitian yaitu: tujuan penelitian, metode, analisis, hasil utama dan kesimpulan. Hasilnya berupa ulasan tentang penelitian yang sama atau serupa dengan masalah yang akan diteliti yang telah dilakukan di tempat lain atau tempat yang sama dengan daerah penelitian. Dan untuk menunjukkan perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian yang-akan dilakukan 10) Mendapat informasi tentang aspek-aspek mana dari suatu masalah yang sudah pernah diteliti untuk menghindari agar tidak meneliti hal yang sama.
15
2.1.7. Pengertian Wawancara Menurut Chakravarty (2002:92) Wawancara adalah interaksi dimana mencakup informasi spesifik dari subjek informasi. Informasi yang tidak hanya mencakup poinpoin fakta saja tetapi juga opini.
16
2.2.
Pengertian Khusus 2.2.1. Pengertian ERP Menurut Leon (2000:3) Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan teknik
dan konsep yang digunakan untuk pengelolaan keseluruhan bisnis secara terpadu, dari sudut pandang penggunaan manajemen sumber daya secara efektif, untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Menurut Kumar dan Hillegertsberg (2012:157) sistem ERP mengintegrasikan semua fungsi manajemen bisnis seperti planning inventory/ material management, engineering, order processing, manufacturing, purchasing, accounting and finace, human resource, dan sebagainya. Software ERP dikembangkan dan di-update setiap saat untuk membantu organisasi menjadi lebih baik. Sistem ERP dijelaskan sebagai ‘paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi yang mengintergrasikan informasi dan informasi berdasarkan proses baik di dalam maupun antar area fungsional organisasi’. Paket ERP ditargetkan pada industri manufaktur, dan terutama terdiri dari fungsi untuk perencanaan dan pengelolaan bisnis inti seperti manajemen penjualan, manajemen produksi, akuntansi dan urusan keuangan.
17
2.2.2. Pengertian Proses Bisnis Menurut Hollander, Denna, Cherrington. (2000:340) Tujuan utama dari proses Human Resource adalah untuk menyediakan tenaga kerja manusia dan keahlian yang diperlukan oleh organisasi untuk dapat berfungsi secara efektif dan efisien. Orangorang bekerja untuk perusahaan umumnya dianggap aset perusahaan yang paling berharga. Beberapa tanggung jawab penting yang diemban oleh Human Resource adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan sumber daya manusia, mempekerjakan orang-orang untuk mengisi kebutuhan tersebut, melatih orang-orang yang dipekerjakan untuk dapat berfungsi secara efektif pada pekerjaan yang ditugaskan, mengevaluasi kinerja karyawan, membayar karyawan atas apa yang sudah dikerjakan, menangani pemberhentian karyawan dan pensiun. 2.2.3
Pengertian Flowchart Menurut Robertson (2006:264) Flowchart adalah representasi grafikal dari
sebuah program lagikal dengan menggunakan sekumpulan simbol dan garis standar yang geometris. Simbol-simbol yang digunakan dalam penggambaran flowchart adalah sebagai berikut: •
Terminal Symbol Mengindikasikan titik start atau stop pada logika program. Setiap flowchart harus dimulai dengan terminal symbol.
•
Input / Output symbol Merepresentasikan proses input maupun output dalam algoritma seperti input tulisan.
18
•
Process symbol Merepresentasikan setiap proses dalam algoritma seperti menjalankan proses perhitungan. Penting untuk memperhatikan pengendalian alur proses.
•
Predefined process symbol Merepresentasikan sebuah module dalam algoritma yang menjadi standar proses.
•
Decision symbol Merepresentasikan decision dalam logika program yang melibatkan perbandingan antara dua nilai. Simbol ini diikuti dengan path alternatif pilihan dari decision baik itu bernilai true atau false
•
Flowlines Flowline menghubungkan simbol-simbol dalam flowchart yang memiliki ujung panah.
2.2.4
Pengenalan SAP Menurut Leon (2005:233) SAP ditemukan pada tahun 1972 dengan nama SAP
(Systems, Application and Products in Data Processing) di Walldoft, Jerman. Pada mulanya SAP merupakan nama sebuah perusahaan sistem komputer. Sistem SAP terdiri dari modul-modul terintegrasi yang mencakup setiap aspek manajemen bisnis secara virtual.
19
Menurut Anonimous (1999:65) salah satu software yang dikeluarkan oleh SAP adalah SAP R/3. Pemasangan SAP R/3 sendiri termasuk didalamnya satu set komponen yang membentuk sistem. Set yang dimaksud mengacu pada R/3 BASIS dan R/3 standard system. SAP R/3 BASIS menyediakan tools untuk membangun sebuah rangkaian program terintegrasi yang mampu memenuhi persyaratan yang diberikan perusahaan dan berubah seiring dengan perkembangan perusahaan. Sebuah aplikasi SAP R/3 merupakan satu set program yang didesain untuk satu tipe pemrosesan data bisnis yang spesifik secara terintegrasi. Berikut ini merupakan beberapa aplikasi modul dalam SAP R/3: a. FI-Financial Accounting b. CO-Controlling c. EC-Enterprise Controlling d. TR-Treasury e. PS-Project System f. PP-Production Planning g. PP-PI- Production Planning for the Process Industries h. PM-Plant Maintenance i. SD-Sales and Distribution j. HR-Human Resources k. MM-Material Management
20
2.2.5
Pengenalan Metodologi SAP Menurut Anonimous (1999:74-4) Accelerated SAP sudah menjadi metodologi
setiap pengguna untuk pengimplementasian SAP R/3 secara cepat pada perusahaanperusahaan besar. ASAP dapat dikontrol melalui internet dan seperti komponen bisnis lainnya, ASAP juga memiliki siklus bisnis yang terpisah. Menurut Momoh, Roy, Shebab (2008:95) SAP mengenalkan metodologi implementasi ASAP dengan tujuan mempercepat implementasi projek SAP. Implementasi ASAP adalah struktur implementasi yang dapat membantu manager untuk mencapai implementasi yang lebih cepat dengan persetujuan pengguna, penjelasan tahapan implementasi yang jelas, dan efisiensi dokumentasi dalam fase-fase implementasi. Menurut Anonimous (1999:650), ASAP Roadmap adalah sebuah perencanaan proyek dengan penjelasan terperinci mengenai apa, mengapa, dan bagaimana suatu kegiatan tertentu dilakukan. Sebagai contoh: checklists, templates, questionnaire, dan panduan teknikal termasuk mengambil alih peran dari penggunaan panduan manajemen implementasi yang digunakan sebelumnya. Beberapa panduan teknikal dan technical accelerators dalam ASAP roadmap adalah sebagai berikut: a. Interface Adviser, yang dapat dijalankan sebagai stand alone Internet-enabled Inormation untuk penggunaan BAPI standar dan untuk membuat interface antara semua komponen SAP dan semua pihak ketiga yang diakui. b. Data Conversion c. Authorization
21
d. Printer setup. Konfigurasi dipandu oleh perencanaan bisnis dan dibantu oleh berbagai template industry yang spesifik. Satu paket ASAP mengatur konsultasi penggunaan tugas pendukung dimana input dari spesialis bersifat penting. Paket ASAP menyediakan project plan dan sebuah checklist yang mencakup keseluruhan implementasi. Perencanaan yang digunakan mengambil pendekatan teknik kesinambungan sistem, yang dimulai dengan melihat komponen sistem R/3 yang mungkin akan digunakan pada persyaratan bisnis dimasa yang akan datang. Setelah persyaratan bisnis teridentifikasi atau yang disebut juga Business Blueprint, sistem ASAP membuat rekomendasi dan usulan berdasarkan Best Business Practice dan kompenen SAP R/3 tersedia sebagai pendukung. Hasil dari proses ini diidentifikasi sebagai baseline system. Kegiatan fine-tuning dan persiapan akhir dilakukan melalui proses pengulangan kostumisasi dan proses konfigurasi. Menurut Anonimous (1999:74-4) komponen yang membentuk ASAP adalah: •
Metodologi - The Roadmap ASAP mendefinisikan tahapan proses pelaksanaan dan mendukung dengan rencana proyek yang komprehensif. Rencana proyek terdiri dari MS Project template menyediakan struktur rincian kerja lengkap dan tugas sumber daya.
•
Tools - Proses ASAP didukung oleh satu set lengkap sistem, baik berbasis PC dan sistem R/3.
•
Layanan - Hotline, Konsultasi, Pelatihan, Ulasan Proyek, SAPNet
22
•
Proyek terkait seperti Pengetahuan Manajemen Proyek, Manajemen Perubahan, Analisis Risiko dan Tinjau Program.
Definisi masing-masing poin dalam roadmap: 1. Project Preparation – menginisiasi perencanaan awal dan perencanaan untuk R/3 project. Project Preparation membahas Project Charter, Project Plan, Scope, Project Team Organization, Project
Standards (Status, keywords,
document type) & Proces Time frame. 2. Business Blueprint - Dokumentasi hasil-hasil yang dikumpulkan mengenai persyaratan proses bisnis perusahaan secara mendetail yang dijelaskan dalam bentuk CI Template. •
Persyaratan standar proses, analisa, dokumentasi dan scoping.
•
Visualisasi dari standar proses bisnis dengan membuat scenario, dokumentasi produk, demo dan transaksi.
•
Generation of blueprint. Business Blueprint bertujuan untuk pemahaman tentang bagaimana perusahaan menjalankan bisnis mereka dalam R/3 Sistem. Business Blueprint membuat Q&Adb (Question and Answer Database) dengan pertimbangan mengenai Business Strategy, Organization, General Setting, Master Data, Business Process, Cross Application, dan Development. Business Blueprint menghasilkan laporan dalam bentuk word document.
23
Q&Adb mencakup Organizational Questions, Customer Input (CI) Templates, Business Process Questions, Issues Database, Documentation 3. Realization - Menerapkan semua persyaratan bisnis dan proses berdasarkan Business Blueprint. Realization akan mengkonfigurasi sistem secara bertahap dalam dua bagian pengerjaan yaitu Baseline dan konfigurasi akhir. Realization membuat empat Master List antara lain; Excel Spreadsheets untuk pengembangan Organization, Business Process dan Authorizations berdasarkan analisa Q&Adb dalam tahapan Business Blueprint dan berdasarkan BPP, Configuration Plan, Testing Plan dengan Development Programs, EU Training Material. Dalam tahap realisasi tim akan melakukan beberapa kegiatan antara lain UAT (user acceptance test) yang dilakukan untuk mengecek apakah sistem yang sudah dikonfigurasi dapat dijalankan dengan baik oleh user sekaligus memberikan pelatihan singkat kepada core user yang akan menggunakan sistem. 4. Final Preparation – tahap training pengguna sistem, manajemen sistem dan cutover kegiatan untuk menyelesaikan kesiapan untuk menjalankan sistem baru. Selanjutnya, Final Preparation berfungsi untuk menyelesaikan semua masalah teknis secara kritis. Tahap Final Preparation mencakup Stress Test, Volume Test, Cut-Over Plan, Technical Operations Manual, and Delivery End User Training. 5. Go Live and Support - Transisi dari lingkungan berorientasi proyek, praproduksi untuk operasi produksi yang berhasil.
24
6. Continuous Improvement - Menyediakan dukungan dan bantuan untuk posting go-live. Ini mencakup solusi untuk kegiatan-kegiatan yang standar di lingkungan yang produktif: perubahan Bisnis, teknologi berubah, atau perubahan dalam komunitas pengguna.
25
2.2.6 Pengenalan Modul Human Capital Management pada SAP Menurut Pankaj, Bhare, Gulhane (2012:1157) fungsi dari departemen Human Resource adalah administrasi umum pada semua perusahaan pada umumnya. Organisasi memiliki aturan formal, evaluasi dan proses pembayaran. Kefisienan dan keefektifan pengelolaan dari ‘Human Capital’ berkembang menjadi sangat penting dan kompleks. Fungsi HR meliputi karyawan dimana termasuk history personal, kemampuan, prestasi dan gaji. Untuk menyelesaikan tugas-tugas administrasi tersebut organisasi kemudian mengotomatisasikan proses dengan menggunakan spesialis sistem Human Resource Management. Menurut YASH Technologies (2011:1) keuntungan menggunakan sistem SAP ERP Human Capital Management (HCM) adalah standarisasi proses bisnis HR secara global,
menghasilkan
laporan
internasional
yang
akurat,
mengurangi
biaya
maintenance dan biaya pengelolaan. Menurut Hoch dan Dulebohn (2013:115). Human Resource Management System (HRMS) atau Human Resource Information System menyediakan kapasitas dalam mengelola aspek sumber daya manusia di organisasi dan ditampilkan dalam satu modul utama dalam ERP. dimana meningkatkan kompleksitas dengan modul ERP dalam mengimplementasi proyek ERP, mengimplementasi modul ERP/HRMS adalah usaha utama. Elektronik human resource (e-HR) adalah bagian dari HRMS dan menggunakan software tools yang mengizinkan anggota organisasi untuk mengakses fungsi spesifik HR, informasi dari HRMS dan mengerjakan kegiatan HR melalui intranet atau internet via web portal.
26
Aplikasi SAP R/3 HR-Human Resources menyatukan komponen besar yang terintegrasi dengan SAP R/3 sistem. Aplikasi modul SAP R/3 dirancang untuk melayani keuangan dan keterampilan pekerja. 1. Company Code Dalam buku Anonimous (1999:23-24) jika dua atau lebih perusahaan yang secara legal merupakan perusahaan independent bergabung dengan organisasi client, maka masing-masing dari perusahaan ini akan memiliki kode perusahaan yang berbeda sehingga proses akuntansinya dilakukan secara independent. Pada proses kostumisasi, setiap perusahaan akan diberikan (4)empat digit alfanumerik sebagai nomor identifikasi. Company Code yang digunakan di modul Personnel Administration akan sama dengan nomor yang digunakan di aplikasi lainnya dalam pengimplementasian SAP R/3, seperti Controlling, Finnancial Accounting, Material Management, atau Sales and Distribution. Modul Personnel Administration menggunakan Company Code untuk mengidentifikasi berbagai nilai default yang ada pada saat data baru dimasukkan atau pada saat persiapan report. Company Code juga digunakan pada beberapa hal berikut:
27
a. Sebagai elemen dalam pemeriksaan otorisasi b. Memberikan nilai default untuk Country Key yang berberhubungan dengan data pribadi karyawan, alamat dan data perbankan c. Memilih nilai default untuk Currency Key yang berhubungan dengan basic pay karyawan d. Memilih Language Key untuk tampilan teks, sepeerti informasi remunerasi karyawan 2. Personnel Area Adalah pengelompokkan karyawan berdasarkan tempat bekerja karyawan tersebut. Sebuah Personnel Area menunjukkan nilai-nilai default yang didapatkan dari catatan yang dibuat sehubungan dengan unit organisasi atau posisi yang ditempati oleh satu orang. Setiap Personnel Area berada dalam lingkup satu Company Code yang akan berpengaruh terhadap Cost Centre yang terkait. 3. Personnel Subarea Adalah divisi yang berada dibawah Personnel Area. Perencanaan Jadwal Kerja (Work Schedule Planning), Pengelolaan Skala Gaji (Management Pay Scale), Struktur Jenis Upah (Wage Type Structure) merujuk pada Personnel Subarea. Fitur pengendalian yang dibutuhkan oleh kondisi yang berbeda disimpan pada Personnel Area.
28
4. Infotype Adalah data pribadi yang tersimpan dalam kelompok informasi yang masing-masing dapat dikontrol untuk lingkup dan otorisasi. Menurut Anonimous (1999:14-15) Infotype adalah personal data yang disimpan dalam kelompok informasi dimana setiap informasi dapat dikontrol untuk scope dan akses otorisasi. Kelas penyimpanan untuk menggabungkan kumpulan record yang saling berhubungan sehingga pengguna dapat inspect dan alter beberapa record yang dimasukkan. 5. Implementation Guide Menurut SAP, Implemetation Guide adalah alat yang digunakan dalam menyesuaikan sistem R/3 terhadap persyaratan yang diajukan oleh perusahaan. Implementation
Guide
digunakan
untuk
menstrukturisasi
dan
mengelola
implementasi sistem R/3 dalam perusahaan. Dalam hal ini terdapat tiga jenis Implementation Guide, yaitu: -
The SAP Reference IMG, merupakan guidance yang digunakan untuk pengaturan kostumisasi dan komponen aplikasi yang umumnya digunakan oleh seluruh Negara.
-
Project IMGs, merupakan guidance yang menjelaskan semua aktivitas kostumisasi yang dilakukan dalam proyek.
29
-
Porject View IMGs, merupakan guidance yang didokumentasikan berdasarkan suatu submodul dalam semua proyek. Contohnya dalam proyek implementasi HCM maka dibuatkan IMG untuk submodul Payroll.
6. Legacy Systems Migration Workbench Menurut Hollander, Denna, Cherrington. (1999:649) The Workbench LSMW adalah alat yang mendukung standar yang memungkinkan untuk migrasi dari non-SAP system ("Legacy Sistem") ke SAP R/3 sistem. Syarat minimum yang dibutuhkan adalah programer ahli karena proses ini mencakup prosedur yang memastikan konsistensi, fleksibilitas dan penggunaan uang dari migrasi semua program yang dibuat pada workbench. 2.2.7
Pengenalan Personnel Management Modul Personnel Administration digunakan untuk mengelola prosedur-
prosedur yang ada dalam perusahaan meliputi payroll, employee benefit enrollment, dan compensation. •
Perekrutan (recruitment) Menurut Larocca (1999:155) komponen ini membantu perusahaan untuk
mengelola perekrutan karyawan untuk semua area agar lebih fleksibel, dimana proses ini pada SAP dimulai dengan membuat atau menyediakan satu atau lebih posisi kosong yang kemudian diiklankan kepada para calon pelamar. Kesuksesan perekrutan karyawan ditentukan dengan melihat potensi karyawan yang cocok untuk memenuhi persyaratan untuk menempati posisi kosong dalam perusahaan.
30
Keuntungan utama dari komponen perekrutan adalah otomatisasi yang ditawarkan sebagai berikut: 1) Workforce Requirement and Advertising 2) Application Administration 3) Selection of Applicant •
Perubahan Status karyawan (Organizational Assignment) Menurut Anonimous (2006:27-28) komponen Organizational assignment
digunakan untuk meng-assign seorang karyawan kedalam enterprise, personnel dan organizational structures. Informasi pada komponen ini sangat penting untuk pengecekan otorisasi, pengisian additional data, dan untuk pengelolaan waktu dan akuntansi penggajian. Pada saat mengisi organizational assignment, maka karyawan akan di-assign ke satu Company Code, satu personnel area, dan satu payroll area. Hasil dari proses pengisian ini adalah terbentuknya unit organisasi, sebuah job dan sebuah cost centre. Menurut Que, Blain, Bernard, dan Max (1999:259) Komponen ini juga mencatat perubahan status atau posisi karyawan dalam personnel structure dan struktur perusahaan. Personnel event ini memastikan bahwa semua infotype yang terkait saat dibuatnya catatan perubahan status karyawan yang baru. Menurut Siagian (1994:169-174) Perubahan status karyawan ini meliputi: -
Promosi ialah apabila seorang pegawai dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang tanggung jawabnya lebih besar, tingkatannya dalam hierarki jabatan lebih tinggi dan penghasilannya pun lebih besar pula.
31
Promosi didasarkan pada prestasi kerja menggunakan atas hasil karya yang sangat baik dalam promosi atau jabatan sekarang. Tidak ada jaminan penuh bahwa orang yang dipromosikan benar-benar memenuhi harapan organisasi. Karena itulah analisis yang matang mengenai potensi yang bersangkutan perlu dilakukan. -
Mutasi atau disebut alih tugas terdiri dari dua jenis, yaitu bentuk pertama adalah penempatan seseorang pada tugas baru dengan tanggung jawab, hierarki jabatan dan penghasilan yang relatif sama dengan statusnya yang lama. Bentuk lain adalah seorang pekerja melakukan pekerjaan yang sama atau sejenis, penghasilan tidak berubah dan tanggung jawab pun relatif sama, hanya saja secara fisik lokasi tempatnya bekerja lain dari yang sekarang.
-
Demosi adalah seseorang yang karena berbagai pertimbangan mengalami penurunan pangkat atau jabatan dan penghasilan serta tanggung jawab yang semakin kecil. Pada umumnya demosi dikaitkan dengan pengenaan suatu sanksi disiplin karena berbagai alasan, seperti: a. Penilaian negatif oleh atasan karena prestasi kerja yang tidak/kurang memuaskan. b. Perilaku pegawai yang dysfunctional, seperti tingkat kemangkiran yang tinggi. Situasi lain yang berakibat demosi adalah kegiatan organisasi yang
menurun, baik sebagai akibat faktor internal maupun eksternal, namun tidak sampai berakibat pada pemutusan hubungan kerja.
32
Hal lain yang menyebabkan terjadinya demosi adalah karena permintaan karyawan. •
Konfirmasi (Confirmation)
•
Pemberhentian Kerja (Termination) Menurut Flippo dan Masud (n.d:291-292) Seorang karyawan yang
memenuhi syarat dibebaskan dari pengkaryaan (pemberhentian) karena organisasi itu tidak lagi memerlukan jasanya. Pemberhentian dapat bersifat sementara karena perusahaan sedang menyesuaikan diri dengan variasi dalam permintaan pasar atas produknya. Pemberhentian itu dapat juga untuk selamanya karena perusahaan menutup usaha atau pindah ke tempat yang jauh. Perusahaan juga dapat memberhentikan karyawannya karena lanjut usia. Menurut Nitisemito (1982.). Pemutusan kerja yang datangnya dari pihak karyawan, pada umumnya perusahaan yang bersangkutan tidak mendapatkan beban kewajiban. Sebaliknya pemutusan hubungan kerja datang dari perusahaan pada umumnya menimbulkan beban kewajiban bagi perusahaan yang terkait berupa uang pesangon, perawatan rumah sakit, pensiun dan sebagainya. Meskipun demikian apabila pemutusan hubungan itu karena kesalahan karyawan yang bersangkutan, misalnya melakukan pencurian maka disini pada umumnya perusahaan tersebut tidak diberikan beban kewajiban. 2.2.8
Pengenalan Time Management Menurut Anonimous (2006:133) Time Management berfungsi sebagai pengatur
jam kerja karyawan secara keseluruhan yang mencakup banyak kegiatan yang berhubungan dengan time.
33
Evaluasi kerja dilakukan oleh karyawan dan untuk menentukan ketersediaan karyawan dalam enterprise yang merupakan sebuah unsur penting di dalam human resources system. Informasi ini juga relevan untuk area lainnya seperti controlling dan Logistic, dan merupakan sebagai faktor yang mempengaruhi dalam mengambil keputusan. Informasi yang ada dalam waktu kerja karyawan nantinya akan digunakan untuk perhitungan gaji pada bagian Payroll. Beberapa pilihan yang tersedia untuk pencatatan jam kerja karyawan: •
Time Manager’s Workplace(TMW)
•
A Central time sheet
•
Online menus
•
Time Recording System
•
Employee Self-Services Applications (ESS) Planned Working Time didefinisikan dalam business environment sebagai masa
kerja setiap harinya dari awal sampai akhir waktu, juga termasuk istirahat atau off. Dari yang sudah ditentukan planned working time untuk karyawan maka, pengguna dapat menentukan berapa lama mereka harus bekerja di perusahaan sehari – harinya. Untuk pencatatan waktu jam kerja karyawan dalam SAP ERP HCM Time Management, seperti jam kerjanya, perjalanan dinas, cuti, atau penggantian, maka pengguna dapat menggunakan bervariasi sistem dan metode seperti: •
Online by Time Admin
•
Separate time recording systems
•
Cross Application Time Sheet (CATS)
•
Employee Self Service applications (ESS)
34
•
Customer systems with an interface to the SAP System
Time Administrator dapat melakukan pencatatan dengan berbagai cara seperti: •
Time Manager’s Workplace (TMW): Mengelola data untuk grup karyawan
•
Maintain Individual Infotypes: Mencatat dan mengganti data pada layar infotype
•
Fast Entry: Memasukan data untuk satu infortype untuk banyak karyawan secara bersamaan
Dalam Time Management juga dapat memasukan Public Holiday untuk setiap perusahaan, dan nantinya tidak akan mempengaruhi jatah cuti, bonus dan lainnya.
35
2.2.8.1. Recording Time Data Menurut Anonimous (2006:146) dalam SAP ERP HCM Time Management, diharuskan memiliki catatan master data infotype tertentu, yang harus pengguna buatkan untuk setiap karyawan. Time Management data disimpan didalam master data record yang sama yang digunakan oleh HCM area lainnya seperti Payroll atau Personnel Planning and Development. Pencatatan kehadiran karyawan dapat berupa perjalanan dinas, partisipasi dalam seminar, jam kerja, ataupun mengajar dalam pelatihan training. Kehadiran dimasukan ke dalam sistem yang bernama Time Manager’s Workplace menggunakan relevant time data IDs. Informasi tersebut akan disimpan ke dalam attendances infotype (2002). Time Evaluation menghitung overtime secara otomatis berdasarkan waktu yang sebenarnya. Absences karyawan biasanya meliputi cuti dan sakit. Absences akan dihitung berdasarkan personal work schedule karyawan tersebut. Absences akan disimpan didalam absences infotype (2001). Attendances dan absences dapat berupa setengah hari, satu hari full ataupun beberapa hari. Pengguna dapat menentukannya melalui customizing. Absence quota adalah jumlah batas absen yang diperbolehkan untuk setiap karyawan, demikian juga dengan attendance/ kuota kehadiran adalah jumlah kehadiran yang harus dilaksanakan oleh karyawan. Quota overview memberikan penjelasan berikut: •
Gambaran yang jelas untuk hak absen karyawan yang sekarang.
36
•
Informasi yang detail mengenai hak kuota cuti yang dihasilkan otomatis dari sistem.
•
Pilihan untuk memperbaiki kuota hak absen secara manual.
•
Proyek simulasi untuk kuota hak absen yang akan dating.
•
Kemampuan untuk mencetak gambaran dari proyek kuota hak absen.
2.2.8.2. Evaluating Time Data Berikut adalah master data infotype yang digunakan dalam Time Management: •
Organizational Assignment (0001)
•
Personal Data (0002)
•
Time recording information (0050),Infotype ini digunakan dalam Time Evaluation.
•
Absences Quota (2006) Front-end sistem pencatatan jam kerja biasanya digunakan untuk pencatatan
aktual data. Karyawan yang menggunakan sistem ini untuk pencatatan jam awal kerja dan jam akhir kerja (Actual Working Time) menggunakan mesin absensi melalui ID Card. Data tersebut kemudian akan di-upload ke HCM System, dimana digunakan untuk proses Time Evaluation. Sistem akan membandingkan actual time karyawan dengan jadwal kerja bulanan. Time Recording System memperbolehkan untuk melakukan pencatatan secara otomatis yaitu melalui mesin absensi. Karyawan dapat melakukan pencatatan ke sistem ketik: •
Sampai ditempat kerja
37
•
Istirahat
•
Work off-site
•
Pulang kerja Time Evaluation dijalankan dengan time evaluation driver RPTIME00. Time
Evaluation biasanya dijalankan sekali sehari, yaitu pada tengah malam. Laporan Time evaluation dapat juga dijalankan untuk periode yang akan datang. Evaluasi yang mendatang dapat sangat berguna ketika situasinya seperti berikut: •
Pengguna ingin time evaluation untuk menentukan antisipasi hak absence ketika absence quota sudah di-generated secara otomatis
•
Pengguna ingin mengevaluasi rencana kerja dalam rencana shift ketika mengambil antisipasi pendapatan lembur.
•
Time Evaluation akan membandingkan time events yaitu clock-in dan clock-out dengan planned working time infotype (2007), untuk mengetahui apakah karyawan tersebut memiliki overtime atau tidak yang nantinya akan mempengaruhi pada proses payroll.
2.2.9
Pengenalan Payroll Menurut Anonimous (2006:185) Sub Modul Payroll didalam Modul SAP –
HCM digunakan untuk menghitung remunerasi setiap individu karyawan. Lebih spesifik, payroll adalah tempat dilakukannya proses dari berbagai macam proses seperti create payroll result, pay slip dan bank transfer. Payroll meng-cover beberapa aktifitas setelah proses payroll: -
Transfer hasil proses payroll ke Accounting.
38
-
Berbagai macam evaluasi seperti evaluasi terhadap payroll account.
Perhitungan terhadap pembayaran terdiri dari 2(dua) langkah utama: -
Menghitung elemen remunerasi.
-
Menghitung potongan-potongan (sekali ataupun periode). Baik perhitungan elemen remunerasi dan potongan-potongan, menghitung setiap pembayaran dan potongan secara indivual, dimana akan menghitung per karyawan selama periode payroll berjalan. Elemen remunerasi untuk seorang karyawan terbentuk dari komponen upah setiap individu yang digunakan selama periode payroll. Pembayaran seperti Gaji Pokok, Tunjangan Cuti, Tunjangan Kendaraan, Tunjangan Transportasi dan berbagai macam incentive dan overtime termasuk dalam penghitungan remunerasi. Potongan-potongan dapat di buat seperti excess claim, medical loans, car loan, potongan karena absensi. Setiap benefit yang diterima karyawan akan dihitung juga pajak atas benefit tersebut. Jenis potongan seperti Jamsostek dihitung berdasarkan gaji pokok mengikuti aturan pemerintah, sedangkan potongan/ perhitungan pajak didasarkan pada pendapatan secara Nett. Pembayaran kepada karyawan di transferkan melalui bank dan jumlahnya akan dimunculkan pada pay slip per setiap karyawan.
39
2.2.9.1. Tunjangan (Allowance ) Menurut Masud (1994:55) tunjangan meliputi semua pengeluaran yang dirancang untuk kepentingan para karyawan selain upah dasar yang biasa dan kompensasi variabel langsung yang berhubungan dengan keluaran. Jenis-jenis tunjangan menurut kategori utama dapat meliputi hal-hal berikut: •
Pembayaran untuk waktu tidak bekerja (Payment for time not worked).
•
Perlindungan terhadap bahaya (Hazard protection).
•
Pelayanan karyawan (Employee service).
•
Pembayaran yang dituntut oleh hukum (regally required payments).
40
2.2.9.2. Tax Menurut Smeets (1951) pajak adalah prestasi kepada pemerintah yang terutang melalui norma-norma umum, dan yang dipaksakan, tanpa adakalanya kontraprestasi yang dapat ditunjukkan dalam hal yang individual; maksudnya adalah untuk membiayai pengeluaran pemerintah. Menurut Soemitro Pajak adalah iuran rakyat kepada kas negara berdasarkan undang-undang (yang dapat dipaksakan) dengan tidak mendapati imbal (kontraprestasi), yang langsung dapat ditunjukan dan yang digunakan untuk membayar pengeluaran umum”, dengan penjelasan sebagai berikut: “Dapat dipaksakan” artinya: bila utang pajak tidak dibayar, utang tersebut dapat ditagih dengan menggunakan kekerasan, seperti surat paksa dan sita, dan juga penyanderaan; terhadap pembayar pajak, tidak dapat ditunjukan jasa-imbal-balik tertentu, seperti halnya dengan retribusi. Besarnya potongan pajak adalah: •
•
Karyawan yang mempunyai NPWP : -
Penghasilan > 0 - 50 juta
-
Penghasilan > 50 jt – 250 jt : 15%
-
Penghasilan > 250 jt - 500 jt : 25%
-
Penghasilan > 500 jt
: 5%
: 30%
Karyawan yang tidak mempunyai NPWP : -
Penghasilan > 0 - 50 juta
-
Penghasilan > 50 jt – 250 jt : 18%
-
Penghasilan > 250 jt - 500 jt : 30%
: 6%
41
-
Penghasilan > 500 jt
: 36%
2.2.9.3. Jamsostek Menurut Khakim (2009:123) adalah suatu perlindungan bagi tenaga kerja dalam bentuk santunan berupa uang sebagai pengganti sebagian dari hasil penghasilan yang hilang atau berkurang dan pelayanan sebagai akibat peristiwa atau keadaan yang dialami oleh tenaga kerja berupa kecelakaan kerja, sakit, hamil, bersalin, hari tua dan meninggal dunia. Program Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja) merupakan bentuk perlindungan ekonomis dan perlindungan sosial. Dikatakan demikian karena program ini memberikan perlindungan dalam bentuk santunan berupa uang atas berkurangnya
penghasilan
dan
perlindungan
dalam
bentuk
pelayanan
perawatan/pengobatan pada saat seorang pekerja tertimpa resiko-resiko tertentu. Salah satu kewajiban perusahaan adalah mengikut sertakan karyawan dalam program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek) dan saat ini perusahaan mengikut sertakan karyawannya dalam 4(empat) jenis produk Jamsostek yaitu: 1. Jaminan Hari Tua (JHT) 2. Jaminan Kematian (JKM) 3. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) 4. Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) – bersifat wajib bagi perusahaan yang belum memberikan pelayanan kesehatan kepada pekerja/buruh.
42
2.3 Kerangka Berpikir
Gambar 2.1 Kerangka Berpikir Penulisan Skripsi
