BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1
Teori – Teori Umum Berikut adalah teori-teori umum yang digunakan sebagai landasan teori untuk
analisa sistem informasi manajemen performa yang dirancang : 2.1.1
Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berhubungan dan
saling mempengaruhi satu dengan yang lain untuk melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari unsure atau komponen atau variabel - variabel yang terorganisir, saling berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain. Sedangkan menurut O'Brien (2005,p22), sistem memiliki pengertian sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu dengan menerima input dan menghasilkan output dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi. Suatu sistem memiliki komponen – komponen sebagai berikut : •
Input : menerima elemen – elemen yang masuk ke dalam sistem untuk diproses, misalnya data – data transaksi penjualan.
•
Proses : mengolah input yang diterima untuk menghasilkan output.
•
Output : merupakan hasil dari pemrosesan input.
•
Feedback : merupakan data mengenai performa dari sistem. Sebagai contoh data mengenai performa sales merupakan feedback bagi sales manager.
7
8 •
Kontrol : digunakan untuk memelihara sistem dan mengevaluasi feedback yang berguna untuk menentukan apakah sistem sudah mencapai tujuannya atau belum.
2.1.2
Pengertian Data Data adalah kumpulan dari fakta-fakta berupa angka, karakter, symbol, gambar
yang merepresentasikan keadaan sebenarnya dari suatu kejadian ataupun suatu transaksi dimana fakta-fakta ini akan disimpan tanpa diolah dan diorganisir terlebih dahulu sehingga belum memiliki arti. Data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang memiliki arti. M enurut Whitten (2004, p23), data adalah fakta mentah mengenai orang, tempat, kejadian, dan hal-hal yang penting dalam organisasi. Tiap fakta, secara relative tidak memiliki arti .
2.1.3
Pengertian Informasi Informasi adalah hasil pengolahan data yang meliputi hasil penggabungan, hasil
analisa, dan hasil penyimpulan data. Informasi juga dapat diartikan sebagai hasil pengolahan sistem informasi yang hasilnya dapat bermanfaat dan memberikan pengetahuan bagi penggunanya. M enurut Whitten (2004, p23), informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang untuk menjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan akan memberikan arti ke pengguna.
9 2.1.4
Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang
yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Sistem informasi dalam suatu perusahaan dapat diartikan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam perusahaan tersebut kapan saja diperlukan. M enurut Whitten(2004, p10), sistem informasi adalah pengaturan sumber daya manusia, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. Sedangkan menurut O’brien (2005, p6), sistem informasi adalah suatu kesatuan dari manusia, software, hardware, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
2.1.5
Fact Finding Techniques M etode yang tepat untuk menemukan dan mengumpulkan fakta adalah dengan
menggunakan fact finding technique. M enurut Whitten (2004, p229), Fact finding adalah proses resmi yang menggunakan penelitian, pertemuan, wawancara, kuuisioner, sampling dan teknik lain untuk mengumpulkan informasi mengenai masalah, persyaratan, dan preferensi sistem. M enurut Whitten, ada beberapa teknik penemuan fakta yang sering digunakan, antara lain : 1. Sampling 2. Penelitian dan M engunjungi situs
10 3. Observasi Lingkungan Kerja 4. Interview 2.1.5.1 Sampling Sampling merupakan teknik penemuan fakta dengan mengumpulkan sample dokumen, form, dan laporan. Sample-sample yang telah diperoleh akan dianalisa. Ada dua teknik sampling yang sering digunakan, yaitu randomization dan stratification. Randomization adalah teknik sampling dengan mengambil data secara random/acak atau tanpa pertimbangan tertentu. Stratification adalah teknik sampling yang mengambil data secara sistematis.
2.1.5.2 Penelitian dan Mengunjungi Situs Sebagian besar masalah bukanlah masalah yang unik. Terkadang masalah yang kita temui sudah pernah dipecahkan orang lain. Dengan demikian kita bisa menggunakan teknik penemuan fakta dengan melakukan penelitian dan langsung mengunjungi situs untuk mendapatkan informasi dari yang sudah pernah memecahkan masalah yang kita temui.
2.1.5.3 Observasi Lingkungan Kerja Observasi adalah teknik penemuan fakta dimana analis sistem akan mempelajari masalah dengan berpartisipasi atau hanya menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktivitas.
Tabel 2.1 berikut akan menjelaskan keuntungan dan kerugian
teknik penemuan fakta dengan observasi.
11 Tabel 2.1 Keuntungan dan Kerugian Teknik Observasi Keuntungan 1. Data lebih reliable karena merupakan hasil observasi.
Kerugian 1. orang yang diawasi merasa tidak nyaman, mereka mungkin akan berlaku secara berbeda saat diobservasi.
2. Analis data dapat melihat langsung apa 2. Beberapa aktivitas sistem dapat terjadi yang sebenarnya terjadi. pada saat yang tidak sesuai dengan waktu penjadwalan milik analis 3. Biaya yang dikeluarkan tidak banyak.
4. Observasi member peluang kepada analis sistem untuk melakukan pengukuran kerja.
3. Beberapa tugas mungkin tidak selalu dilakukan dengan cara seperti yang diobservasi oleh analis sistem. 4. Jika seseorang biasany melakukan tugastugasnya dengan cara yang melanggar prosedur pengoperasian, maka mereka mungkin saja akan melakukan pekerjaannya dengan benar saat diobservasi analis 5. Pekerjaan yang diobservasi mungkin saja tidak termasuk tingkat kesulitan yang biasa dialami selama periode waktu tersebut.
Untuk melakukan teknik observasi, seorang analis harus mengasah keterampilan observasinya agar dapat memperoleh informasi yang tepat pada saat melakukan observasi. Ada beberapa petunjuk yang merupakan kunci untuk mengasah keterampilan observasi, yaitu : 1. Tentukan siapa, apa, dimana, kapan, mengapa, dan bagaimana observasi dilakukan. 2. Dapatkan ijin untuk melakukan observasi dari supervisor yang berkepentingan (manager). 3. Informasikan siapa saja yang akan diobservasi. 4. Tetaplah bersikap rendah hati.
12 5. Buatlah catatan selama atau segera setelah observasi. 6. Tinjau kembali catatan observasi dengan individu yang berkepentingan. 7. Jangan mengganggu individu saat bekerja 8. Jangan focus pada hal-hal kecil 9. Jangan membuat asumsi.
2.1.5.4 Interview Interview adalah teknik penemuan fakta untuk mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi tatap muka (face to face). Interview digunakan untuk menemukan fakta, memvalidasi fakta, mendapat kejelasan data, mendapatkan end-user, mengidentifikasi kebutuhan, dan menyatukan ide dan pendapat. Pewawancara atau interviewer adalah orang yang bertanggung jawab atas pengorganisasian dan pengadaan interview. Orang yang diwawancara atau interviewee akan menjawab pertanyaanpertanyaan yang diajukan. Ada dua tipe interview, yaitu : 1. Wawancara terstruktur (Structured Interview) Pewawancara sebelumnya telah menyiapkan pertanyaan – pertanyaan tertentu untuk mendapatkan jawaban dari interviewee. 2. Wawancara Tidak Terstruktur (Unstructured Interview) Pewawancara memberikan pertanyaan – pertanyaan umum, dimana interviewee akan menjawab pertanyaan tersebut. Biasanya jawaban yang diberikan akan keluar dari tujuan wawancara semula. Tipe wawancara ini tidak bekerja dengan baik bagi analisis dan desain sistem. Ada dua tipe pertanyaan yang biasa diajukan dalam wawancara, yaitu : openended question adalah pertanyaan yang memperbolehkan menjawab dengan cara apa
13 saja. Tipe pertanyaan ini biasa digunakan pada wawancara tidak terstruktur. Tipe pertanyaan yang kedua adalah closed-ended question adalah pertanyaan yang membatasi jawaban – jawaban responden pada pilihan spesifik atau respon langsung dan singkat. Closed – ended question biasa digunakan pada tipe wawancara terstruktur. Ada beberapa tahap yang sebaiknya dilakukan dalam wawancara, yaitu : 1. M enentukan siapakah yang akan diwawancara. 2. M enyiapkan pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan pada saat wawncara. 3. M elaksanakan wawancara tersebut. Agar proses wawancara berhasil, pewawancara harus dapat membedakan antara “mendengar” dan “mendengarkan”. Jika hanya “mendengar”, maka kita hanya megetahui bahwa seseorang sedang berbicara, sedangkan “mendengarkan” artinya kita memahami apa yang sedang disampaikan oleh pembicara. Pewawancara yang baik akan “mendengarkan” jawaban yang diberikan oleh interviewee dengan baik. Ada seperangkat aturan yang harus diperhatikan seorang pewawancara, yaitu : •
Hal-hal yang harus dilakukan : − Bersikap sopan. − M enyimak dan mendengarkan jawaban dari interviewee dengan baik. − M engontrol diri. − Amati komunikasi non-verbal atau bahasa tubuh dari interviewee. − Sabar. − Buat si interviewee merasa nyaman.
•
Hal-hal yang harus dihindari : − M elanjutkan wawancara yang tidak perlu.
14 − M enganggap jawaban sudah final dan tidak ada alternative lain. − M enggunakan jargon. − M enunjukkan asumsi pribadi. − Banyak bicara daripada mendengarkan. Tabel 2.2 berikut akan menjelaskan keuntungan dan kerugian dari teknik interview. Tabel 2.2 Keuntungan dan Kerugian Teknik Interview Keuntungan 1. M emberikan kesempatan lebih banyak pada interviewee untuk mengungkapkan sebanyak-banyaknya mengenai hal yang ditanyakan.
Kerugian 1. M embutuhkan lebih banyak waktu.
2. interviewer dapat mengulangi atau menyesuaikan pertanyaan yang diajukan.
2. Kesuksesan wawancara bergantung pada keterampilan si interviewer untuk berinteraksi dengan interviewee.
3. interviewer dapat mengobservasi komunikasi non verbal dari interviewee.
3. Tidak praktis karena bisa saja tempat kita berada sekarang jauh dari tempat interviewee yang ingin kita wawancarai.
2.1.6
Use Case Diagram Use case diagram adalah salah satu notasi UM L (Unified Modelling Language)
yang digunakan untuk mendeskripsikan langkah atau aksi antara actor dengan software system. M enurut Whitten (2004, p257), use case diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan dengan sistem eksternal atau dengan pengguna sistem. Dengan kata lain, secara grafis menggambarkan siapa yang menggunakan sistem dan dengan cara apa pengguna berinteraksi dengan sistem.
15 Notasi - notasi yang digunakan dalam use case ditampilkan dalam tabel dibawah ini : Tabel 2.3 Notasi - Notasi Use Case Diagram Notasi
Definisi ¾ scenario atau tindakan – tindakan apa saja yang dapat dilakukan pengguna terhadap sistem. ¾ menggambarkan fungsi – fungsi sistem dari sudut pandang pengguna. ¾ merepresentasikan satu tujuan dari sistem, dimana tujuan itu terdiri dari serangkaian kegiatan dan interaksi pengguna untuk mencapai tujuan. ¾ merepresentasikan pengguna sistem. Pengguna sistem ini biasa disebut dengan actor atau pelaku. Seorang actor tidak harus manusia, tetapi bisa saja perusahaan atau sistem eksternal lain. ¾ M enurut Whitten (2004, p259), ada 4 macam actor, yaitu: a. primary business actor adalah actor yang menerima keuntungan dari pelaksanaan suatu fungsi sistem, misalnya karyawan yang menerima gaji dari fungsi sistem penggajian. b. primary system actor adalah actor yang secara langsung berinteraksi dengan sistem sebagai pelaku yang menginisiasi kegiatan dalam sistem itu. c. external server actor adalah actor yang melayani kebutuhan pengguna kegiatan, misalnya biro kredit yang memiliki hak untuk melakukan perubahan kartu kredit. d. external receiving actor adalah actor yang bukan actor utama, tetapi menerima output dari kegiatan dalam sistem, misalnya gudang yang menerima barang dan menyediakan barang untuk dikirimkan ke pelanggan.
16
use case
¾ menggambarkan hubungan asosias i, yaitu hubungan antar actor dengan use case dimana terjadi interaksi antar keduanya. ¾ Hubungan anak panah yang menyentuh use case merepresentasikan bahwa use case dipicu oleh actor yang ada di sebelah kiri anak panah ¾ Hubungan tanpa anak panah merepresentasikan interaksi antar use case dengan pelaku eksternal. ¾ merepresentasikan hubungan antara abstrak use case dengan use case yang menggunakannya. ¾ abstrak use case merepresentasikan satu bentuk use case yang mewakili lebih dari satu use case yang melakukan langkah-langkah funsionalitas yang identik. ¾ merepresentasikan hubungan antar extension use case dengan use case yang diperluas. ¾ terkadang sebuah use case memiliki fungsionalitas yang kompleks. Untuk membuat use case menjadi lebih sederhana dan lebih mudah dipahami, maka use case yang kompleks tersebut diperluas dengan menggunakan extension use case. ¾ satu use case bisa memiliki lebih dari satu extension use case, tetapi satu extension use case hanya diminta oleh use case yang diperluasnya.
<<depends on>>
¾ merepresentasikan bahwa use case yang ada di sebelah kiri anak panah tidak dapat dilakukan jika use case yang ada di sebelah kanan anak panah belum dilakukan.
Selain hubungan asosiasi, uses, extends, dan depends on, use case diagram juga bisa memiliki hubungan inheritance. Hubungan inheritance ini terjadi jika lebih dari satu actor memiliki interaksi dengan satu atau lebih use case atau kegiatan sistem yang
17 sama. Kegiatan atau use case yang sama tersebut akan ditetapkan untuk sebuah actor abstract. Gambar 2.1 berikut adalah contoh dari hubungan inheritance.
Gambar 2.1 Hubungan Inheritance dalam Use Case Diagram (Sumber : Metode Desain & Analisis Sistem, Edisi 6, 2004, p261)
2.1.7
Sequence Diagram Sequence diagram mengilustrasikan interaksi antar objek – objek yang ada pada
use case diagram. Sequence diagram biasa digunakan untuk memperlihatkan pesan (message) yang melawati objek untuk sebuat use case. Biasanya satu sequence diagram akan menggambarkan interaksi antar objek – objek yang ada dalam satu scenario use case. Notasi - notasi yang digunakan dalam sequence diagram akan ditampilkan pada tabel 2.4 berikut.
18 Tabel 2.4 Notasi - Notasi Sequence Diagram Notasi
Definisi ¾ merepresentasikan actor / pelaku yang berinteraksi dengan sistem. ¾ sebagai pengirim dan penerima pesan. ¾ diletakkan pada bagian atas diagram. ¾ actor biasa dilambangkan sesuai dengan notasi disamping, yaitu stick person, tetapi jika actor tersebut adalah non-human actor, maka akan menggunakan notasi persegi (rectangle).
object :class
¾ notasi ini merepresentasikan perilaku dari sebuah objek. ¾ notasi ini merepresentasikan objek yang ada pada sebuah scenario use case. ¾ sama seperti actor, object class berpartisipasi dalam sequence dengan mengirimkan dan menerima message. ¾ diletakkan di bagian atas diagram. ¾ notasi ini disebut dengan life line. ¾ merepresentasikan kehadiran dari objek atau dengan kata lain masa hidup dari objek dalam sebuah sequence. ¾ jika sebuah objek sudah tidak lagi diperlukan dalam interaksi, maka pada akhir dari lifeline dapat ditambahkan simbol ‘X’
19
¾ notasi ini merepresentasikan bahwa sebuah objek sedang aktif dan digunakan untuk melengkapi tugas yang dilakukan. ¾ diletakkan di atas lifeline dari objek yang diaktifkan. ¾ merepresentasikan informasi dari satu objek ke objek lain. ¾ tanda panah ini menyatakan komunikasi yang dilakukan antar objek. ¾ merepresentasikan message yang berupa sebuah function atau operasi yang dipanggil oleh objek yang ada di sebelah kanan tanda panah. ¾ merepresentasikan message yang berupa return value.
2.1.8
Class Diagram Class diagram digunakan untuk merepresentasikan struktur statis dari sebuah
sistem dengan menampilkan class – class yang ada dalam sistem beserta dengan hubungan antar class. Sebuah class dalam class diagram terdiri dari atribut atau property dan metode atau fungsi untuk memanipulasi atribut. Atribut dan metode dalam class dapat memiliki salah satu sifat berikut : a. private : atribut dan metode yang bersifat private tidak dapat digunakan di luar class yang bersangkutan. b. protected : atribut dan metode yang bersifat protected hanya dapat digunakan oleh class yang bersangkutan dan child dari class tersebut.
20 c. public : atribut dan metode dengan sifat public dapat digunakan oleh class mana saja. Tabel 2.5 Notasi untuk Sifat dalam Class Notasi + #
Sifat public Private protected
Notasi - notasi yang digunakan dalam class diagram akan ditampilkan dalam tabel 2.6 berikut : Tabel 2.6 Notasi - Notasi dalam Class Diagram Notasi
Definisi ¾ merepresentasikan class yang ada dalam sistem. ¾ terdiri dari atribut dan metode. ¾ merepresentasikan asosiasi atau hubungan antar class. ¾ asosiasi memiliki multiplicity (cardinality) ¾ merepresentasikan hubungan agregasi antara dua class. ¾ Kedua class tidak bergantung satu sama lain. ¾ class yang berada pada bagian garis yang tidak memiliki diamond merupakan part dari class yang ada pada bagian yang memiliki diamond. ¾ class yang ada pada bagian yang memiliki diamond memiliki peranan yang lebih penting dibandingkan dengan class yang berada pada bagian garis yang tidak memiliki diamond.
21 ¾ hubungan agregasi juga memiliki multiplicity (cardinality). ¾ merepresentasikan hubungan composition antara kedua class. ¾ kedua class saling bergantung satu sama lain. ¾ class yang berada pada bagian garis yang tidak memiliki diamond merupakan part dari class yang ada pada bagian yang memiliki diamond. ¾ hubungan composition juga memiliki multiplicity (cardinality). ¾ merepresentasikan hubungan generalisasi atau inheritance. ¾ class yang ada di sebelah kiri anak panah adalah parent dan yang berada di sebelah kanan anak panah adalah child.
Tabel 2.7 Jenis – Jenis Multiplicity ( Cardinality) Cardinality 1 0…1 * 0…* 1…*
2.1.9
Definisi no more than one zero or one many zero or many one or more
Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk menggambarkan workflow (aliran kerja) atau
aktivitas apa saja yang dapat dilakukan sebuah sistem atau proses bisnis. Activity diagram juga dapat digunakan untuk menggambarkan aktivitas paralel. Activity diagram memiliki peran seperti flowchart, tetapi perbedaannya adalah activity diagram dapat digunakan untuk menggambarkan aktivitas paralel, sedangakn flowchart tidak bisa.
22 M enurut Ambler (2010), activity diagram digunakan untuk memodelkan proses bisnis, logic dari sebuah use case atau skenario, atau untuk detailed logic dari aturan bisnis. Notasi-notasi yang digunakan dalam activity diagram akan ditampilkan dalam tabel 2.8 berikut : Tabel 2.8 Notasi – Notasi Activity Diagram Notasi ¾ ¾ ¾
¾ ¾ ¾ ¾
Definisi merepresentasikan aktivitas yang dilakukan. merepresentasikan titik awal (initial state). aktivitas setelah titik awal adalah aktivitas pertama yang dilakukan pada sebuah workflow. merepresentasikan titik akhir (final state). M enyatakan akhir dari sebuah workflow. merepresentasikan decision. menggambarkan pilihan untuk mengambil keputusan.
¾ digunakan untuk memisahkan user atau organisasi bisnis yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang terjadi.
¾ merepresentaiskan sebuah fork. ¾ digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara paralel. ¾ digunakan untuk menggabungkan dua atau lebih kegiatan paralel menjadi satu.
23 ¾ merepresentasikan control flow. ¾ M enyatakan perpindahan dari satu aktivitas ke aktivitas berikutnya.
Berikut adalah contoh activity diagram :
Gambar 2.2 Contoh Activity Diagram (Sumber : UML 2 Activity Diagramming Guidelines oleh S cott W. Ambler)
2.1.10 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram digunakan untuk menghasilkan skema konseptual dari data dalam sistem. M enurut Whitten (2004, p281), entity relationship diagram adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut. Entitas adalah kelompok orang, tempat, objek, kejadian atau konsep tentang apa yang diperlukan untuk menyimpan data. Notasi yang digunakan dalam ERD akan ditampilkan dalam tabel 2.9 berikut ini :
24 Tabel 2.9 Notasi – Notasi ERD Notasi
Definisi ¾ merepresentasikan entitas yang digunakan. ¾ entitas terdiri dari atribut-atribut. ¾ merepresentasikan hubungan antar entitas. ¾ memiliki kardinalitas.
Kardinalitas adalah jumlah minimum dan maksimum kemunculan satu entitas. Jenisjenis kardinalitas yang digunakan dalam ERD akan ditampilkan dalam tabel 2.10 berikut ini : Tabel 2.10 Kardinalitas ERD
2.2
Kardinalitas
Minimum
Maksimum
Notasi
hanya satu
1
1
atau
nol atau satu
0
1
satu atau banyak
1
lebih dari 1
nol atau banyak
0
lebih dari 1
lebih dari satu
lebih dari satu
lebih dari satu
Teori – Teori Khusus Berikut adalah teori-teori khusus yang digunakan sebagai landasan teori dalam
analisa sistem informasi manajemen performa :
25 2.2.1
Pengertian Balanced Scorecard Balanced Scorecard adalah perencanaan strategis yang digunakan secara
ekstensif dalam dunia bisnis untuk menentukan aspek-aspek apa saja yang diperlukan untuk mencapai visi perusahaan dan juga untuk memantau bagaimana kinerja perusahaan terhadap tujuan strategis yang ingin dicapai. Balanced scorecard tidak hanya mengukur aspek financial saja, tetapi juga mengukur aspek-aspek non-financial, sehingga dapat memberikan gambaran kinerja organisasi secara seimbang (balanced) kepada bagian eksekutif.
Gambar 2.3 4 Perspektif Balanced Scorecard (Sumber : About the Balanced Scorecard : What is the Balanced Scorecard? , 19982011)
26 M enurut Kaplan & Norton (2004, p30), balanced scorecard memiliki 4 buah perspektif yang digunakan. Setiap perspektif saling berhubungan berdasarkan visi dan strategi. Empat perspektif tersebut adalah : 1. financial : perspektif ini menggambarkan strategi financial. Perspektif ini akan mengukur berbagai aspek yang berkaitan dengan finance. Hasil pengukuran dari perspective ini akan memberikan informasi terhadap shareholders mengenai bagaimana pemakaian budget financial yang digunakan perusahaan. Performa dari financial perusahaan dapat diukur berdasarkan perspective ini. 2. customer : perspektif ini mendefinisikan proposisi nilai untuk customer. Balanced scorecard akan membantu manager untuk menentukan pengukuran yang spesifik terhadap masalah-masalah yang berhubungan dengan customer, misalnya masalah tentang kepuasan customer, kualitas produk, dan time delivery. Bagaimana kesan customer terhadap suatu perusahaan adalah merupakan hal yang sangat penting dalam bisnis. Jika kesan customer terhadap perusahaan baik, maka customer akan loyal terhadap perusahaan tersebut. 3. internal process : perspektif ini menggambarkan proses - proses apa saja yang harus ada dan harus ditingkatkan agar strategi yang telah ditentukan dapat berhasil. Perspective ini juga menentukan seberapa baikkah sebuah perusahaan mengatur proses operasional bisnisnya. Sebagai contoh, sebuah organisasi akan meningkatkan R&D (Research and Development) internal organisasi dan membentuk ulang proses pengembangan produk, dengan tujuan agar organisasi bisa menghasilkan produk yang memiliki kualitas yang tinggi. Dengan produk berkualitas tinggi, maka customer dan shareholder akan merasa puas. Nilai dari internal process, dapat
27 membantu manager untuk mengetahui bagaimana performa dari proses operasional bisnis yang dijalankan. 4. learning and growth : perspective ini akan menggambarkan apakah perusahaan dapat terus berkembang dan memeriksa bagaimana perkembangan perusahaan. Pada jaman sekarang ini, dimana perkembangan teknologi sangat cepat, perusahaan diharapkan terus mempelajari dan mengikuti perkembangan teknologi. Dengan demikian, perusahaan bisa menentukan area mana yang harus ditingkatkan, bagaimana perkembangan perusahaan selanjutnya, dan menentukan apa yang harus dilakukan agar perkembangan tersebut dapat dicapai. Berdasarkan keempat perspective tersebut, goals atau strategi untuk mencapai visi perusahaan akan ditentukan. Untuk mengukur tingkat performa dari strategi, maka sangat diperlukan sekumpulan indicator. Indikator-indikator yang digunakan adalah berupa KPI (Key Performance Indicator).
2.2.2
Pengertian KPI (Key Performamce Indicator) KPI (Key Performance Indicator) adalah sebuah set pengukuran yang biasa
digunakan oleh perusahaan untuk mengukur kinerja perusahaan dalam memenuhi tujuan yang ingin dicapai. M enurut M agnus Lind (2007, p126) , KPI adalah metriks finansial dan non-finansial yang digunakan untuk mengukur tujuan. Kpi diukur secara teratur untuk menggambarkan dan mengatur performa strategi dari sebuah organisasi. KPI harus mudah divisualisasikan dan dimengerti, tidak boleh bersifat ambigu dan tidak boleh bertentangan dengan KPI lain. M enurut M agnus Lind (2007, p126), ada beberapa kategori KPI, yaitu :
28 a. Quantitative KPI : KPI ini biasa dibuat untuk mencapai target finansial, seperti cadangan kas dan batas resiko keuangan. b. Qualitative KPI : KPI dengan kategori ini didefinisikan untuk mengukur target nonkuantitatif yang akan meningkatkan performa dari organisasi, misalnya bagaimana departemen keuangan mendukung organisasi dan departement sales. c. Directional KPI : digunakan untuk mencapai target yang berbeda dari kategori KPI sebelumnya, jika organisasi mengubah strategi dan tujuan yang ingin dicapai. d. Actionable KPI : KPI ini mendukung perubahan yang cepat dan terfokus yang biasa terjadi dalam selama waktu terbatas, seperti saat implementasi sistem baru atau ketika terjadi penggabungan perusahaan. Selama beberapa tahun, telah dibangun banyak modek untuk menyederhanakan pembangunan dan pengukuran KPI. Salah satu model yang paling banyak digunakan adalah balanced scorecard yang dikembangkan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton.
2.2.3
Pengertian
Sistem
Informasi
Manajemen
Performa
(Performance
Management Information System – PMIS ) M enurut Whitten (2004, p 10) Management Information System (M IS) adalah sebuah sistem informasi yang menyediakan pelaporan berorientasi manajemen berdasarkan pemrosesan transaksi dan operasi organisasi. Dengan demikian, maka Performance Management Information System (PM IS) merupakan sebuah management information system yang mengukur proses bisnis, memiliki metric pengukuran bisnis, yaitu Key Performance Indicator (KPI), dan software yang digunakan untuk memanajemen pengukuran bisnis tersebut. Performance
29 Management Information System merupakan perpaduan antara manajemen bisnis dengan teknologi informasi. M enurut Cokins (2009,p11), performance management terdiri dari metodologi, metrik, proses, software tools, dan sistem yang mengatur performa dari sebuah organisasi.
Performance
management
bukanlah
process
management
yang
mengotomatisasi pembuatan, revisi, dan operasi dari workflow process. M enurut Bob Cartwright (2011, p24), performance management memiliki 5 hal yang perlu diperhatikan, yaitu : a. Plan : tujuan dan sasaran organisasi ditentukan berdasarkan rencana strategi yang telah disepakati sebelumnya. Dalam rencana strategi terdapat rencana untuk performa organisasi. b. Measure : tujuan dan sasaran organisasi dibangun untuk mengukur hasil bisnis yang penting. Begitu pula dengan performa organisasi juga akan diukur. c. Act : menentukan aksi - aksi apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran dari rencana performa. d. Monitor : komunikasi yang terus menerus dan feedback dari semua level organisasi diperlukan untuk memeriksa kemajuan dalam mencapai tujuan dan sasaran. Performance management adalah proses terus menerus terfokus pada feedback. e. Review : kita perlu melakukan review secara teratur terhadap kemajuan dan pencapaian dalam pengukuran performa.
