BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Efektifitas dan profesionalitas menjadi kebutuhan yang sangat penting di jaman yang bergerak serba cepat seperti sekarang ini. Hal ini menjadi penting, karena semakin banyaknya proses bisnis yang harus diselesaikan dengan waktu secepat mungkin, seiring dengan pertumbuhan perekonomian dan pembangunan yang meningkat dan terjadi pada kota-kota besar. Pengadaan suatu sistem informasi diperlukan guna membantu efektifitas kerja untuk pihak manajemen dan perangkatnya, khususnya dalam proses penyewaan sebuah unit dan penanganan keluhan di suatu Apartemen. Dalam realisasinya sistem informasi ini dirancang khusus untuk membantu pengolahan data Apartemen seperti unit, fasilitas, dan juga data para pemakai seperti tenant dan para karyawan, staff dan manajemen. Dalam penanganan suatu proses, sistem ini dirancang untuk membantu dan menangani proses penyewaan unit, mencakup proses booking, data pembayaran, dan pembuatan laporan untuk kemudian dapat digunakan dalam pengambilan keputusan di pihak manajemen. Selain itu sistem informasi ini juga dirancang untuk membantu proses penanganan keluhan yang berasal dari pihak tenant. Pengadaan sistem informasi ini akan membantu pihak manajemen dalam melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap sistem yang berjalan pada Apartemen. Sistem informasi ini, dirancang mengikuti perkembangan teknologi yang semakin berkembang, dan memiliki akses tak terbatas seperti internet.
2
Internet menjadi media yang memudahkan proses pengolahan data dapat dilakukan secara efektif dan tepat sasaran. Dengan adanya internet berbagai proses bisnis dapat dilakukan tanpa perlu adanya pertemuan secara langsung. Para calon Tenant tidak perlu datang untuk melihat unit yang tersedia pada Apartemen. Proses keluhan penanganan keluhan pun dapat dilakukan tanpa perlu ada pertemuan. Didalam intern perusahaan sendiri, internet dapat menjadi media untuk meningkatkan produktivitas para karyawan dalam menyelesaikan tanggung jawab pekerjaannya lebih cepat, serta dapat berpotensi menghemat pengeluaran yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Selain menyelesaikan proses bisnis yang terjadi pada intern suatu perusahaan, internet juga dapat menjadi media promosi yang besar dan menarik, serta tidak terbatas. Melalui internet perusahaan dapat memperkenalkan profil perusahaan, serta menawarkan bisnis yang dijalankan perusahaan tersebut. Akses mudah untuk mendapatkan informasi yang diberikan internet akan menarik setiap aspek yang akan bergabung dalam proses bisnis yang dijalankan oleh perusahan tersebut. Proses penyewaan unit dan penanganan keluhan adalah proses paling penting yang dijalankan oleh D’Loft Apartemen. Namun dalam pelaksanaannya D’Loft Apartemen masih menggunakan sistem manual untuk melakukan proses tersebut. Melihat penting dan besarnya pengaruh dari jalannya proses tersebut, maka perancangan sistem basis data berbasis web untuk proses penyewaan unit dan penanganan keluhan sangat diperlukan.
3
D’loft Apartemen merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan dan penyewaan apartemen. D’loft Apartemen membagi unit mereka untuk dijual dan disewakan. Namun saat ini semua unit yang diperuntukan untuk dijual sudah terjual. Sehingga,fokus D’loft Apartemen saat ini adalah pada unit yang belum disewakan dan pengelolaan unit yang sudah disewakan. Total unit yang disewakan di D’loft Apartemen terdapat 180 unit.Setiap Tahunnya 85 % dari jumlah unit yang tersedia selalu terisi, baik oleh mahasiswa Binus ataupun karyawan – karyawan disekitar D’loft Apartemen. Hal ini memerlukan pengaturan yang teliti agar tidak terjadi kesalahan dalam pengelolaan data-data transaksi. Selama ini D’loft Apartemen menyampaikan informasi penyewaan unitunit yang tersedia dan menerima pengajuan keluhan serta saran dan kritik secara manual. Penyewaan unit secara manual yaitu calon penghuni yang berniat menyewa salah satu unit harus dating langsung ke Management Office untuk melakukan reservasi dengan mengisi formulir penyewaan unit. Pengajuan saran kritik berupa angket yang diberikan tiap tahunnya secara rutin dari perusahaan untuk evaluasi. Formulir penyewaan atau pengajuan keluhan serta saran dan kritik ini kemudian akan di entry secara manual oleh karyawan ke dalam file pada Microsoft Excel. Berdasarkan permasalahan tersebut , maka perusahaan memerlukan suatu sistem basis data yang terkomputerisasi dan terintegrasi dimana semua data yang diperoleh bias diintegrasikan agar informasi terbarulah yang dapat dilihat oleh pengguna melalui aplikasi basis data berbasis web, atau lebih dikenal sebagai website, yang juga akan dibuat guna mengatasi masalah dari perusahaan.
4
1.2
Ruang Lingkup Perencanaan aplikasi basis data penyewaan unit dan help-desk pelanggan berbasis web pada perusahaan ini dibatasi oleh ruang lingkup sebagai berikut : 1. Penyewaan Unit Mencakup penyediaan informasi mengenai unit yang tersedia atau disewakan serta unit yang sedang dalam penggunaan kepada penghuni. 2. Penanganan keluhan Mencakup informasi proses datangnya keluhan dari penyewa, hingga proses penanganan keluhan yang dilakukan pihak manajemen Apartemen. 3. Data transaksi Mencakup laporan informasi mengenai harga sewa tiap unit,transaksi masuk dan keluar dari penyewaan unit,keluhan masuk dan penanganan keluhan.
1.3
Tujuan Dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain : 1. Merancang sistem basis data berbasis web untuk mengolah data penyewaan unit dan penanganan keluhan pada D’loft Apartemen
5
2. Merancang aplikasi suatu aplikasi web yang memudahkan penyewaan unit dan penanganan keluhan pada D’Loft Apartemen dan sudah terintegerasi dengan sistem basis data Manfaat dari penuliasn skripsi antara lain : 1. Memudahkan pihak manajemen D’Loft Apartemen untuk melakukan maintinig data dengan adanya sistem basis data. 2. Memudahkan pihak manajemen D’loft Apartemen dalam mengambil keputusan karena adanya sistem yang sudah terintegerasi antara proses transaksi dengan pengelolahan data. 3. Memudahkan pihak manajemen D’loft Apartemen dalam menjalani proses dan monitoring kegiatan transaksi penyewaan unit dan penaganan keluhan. 4. Memudahkan pihak manajemen D’Loft apartemen dalam menjaga keamanan data dan mencegah penyalahgunaan hak akses data. 1.4
Metodologi Penelitian Untuk mendapatkan gambaran mengenai keadaan dan permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan, diperlukan data – data untuk keperluan proses analisa dan perancangan basis data. Dalam mendapatkan segala informasi yang dibutuhkan,penulis menggunakan metode analisis dan perancangan , yaitu :
1. Metode Analisis, menggunakan teknik fact-finding yang terdiri dari 2, yaitu : a. Studi Kepustakaan
6
Studi kepustakaan dilakukan dengan mencari informasi melalui jurnal di internet, dan membaca text book yang berkaitan dengan topic skripsi. b. Studi Lapangan Studi Lapangan dilakukan dengan menggunakan teknik fact-finding dengan langkah – langkah berikut : 1. Survey terhadap sistem yang sedang berjalan guna mengetahui kekurangan dan masalah dari sistem tersebut. 2. Melakukan wawancara dengan perwakilan pihak management untuk memperdalam kebutuhan informasi. 3. Mengambil data – data yang diperlukan untuk perancangan sistem baru. 4. Mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan 2. Metode Perancangan 1. Perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal 2. Perancangan desain web.
1.5
Sistematika Penulisan Sistematika Penulisan skripsi ini dibagi 5 bab yaitu : BAB 1. PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang pemilihan topik skripsi, ruang lingkup/batasan-batasan sistem yang akan dibahas, tujuan dan manfaat
7
penelitian, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan skripsi ini. BAB 2. LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori dasar/umum dan teori-teori khusus yang digunakan sebagai panduan landasan teori dalam menganalisa masalah yang akan dihadapi. BAB 3. ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini menjelaskan mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan analisis permasalahan yang terjadi pada perusahaan, serta merumuskan solusi dari permasalahan yang terjadi. BAB 4. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI Bab ini menjelaskan mengenai perancangan database serta aplikasi, dan pengujian program berdasarkan prosedur yang dirancang sudah berjalan dengan sempurna atau tidak dan mengevaluasi program apabila terjadi kesalahan. BAB 5. SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai simpulan dan saran untuk perusahaan dalam studi ini yaitu Manajemen D’loft Apartemen
