BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sumber daya yang dapat
dimiliki oleh suatu unit bisnis untuk membantu menyediakan informasi kepada pihak manajemen yang memiliki kebutuhan serupa. Informasi yang disediakan menjelaskan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, yang sedang terjadi sekarang, dan yang mungkin terjadi di masa depan suatu unit bisnis atau salah satu sistem utama dari unit bisnis. Informasi tersebut dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika yang digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam suatu unit bisnis pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Output SIM dapat berupa laporan yang bersifat keuangan (financial report) maupun laporan yang bersifat non-keuangan (non-financial report). Kompetensi utama (core competence) dari Akuntansi adalah pengendalian aktifitas yang ada didalam unit bisnis guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh unit bisnis yang bersangkutan. Kaitannya dengan Akuntansi, SIM dan Akuntansi (dalam hal ini adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA)), sama-sama mampu menghasilkan laporan yang bersifat keuangan (financial report) sebagai salah satu alat yang dapat digunakan sebagai pengendali aktifitas didalam unit bisnis. Dengan demikian, SIM berkaitan erat dengan Akuntansi dalam mencapai tujuan unit bisnis. SIM merupakan komitmen seluruh elemen unit bisnis dalam menyediakan informasi yang berkualitas guna mengidentifikasi, memahami, dan memecahkan
2 masalah yang dialami oleh unit bisnis. Hal ini yang menjadi alasan dipilihnya SIM sebagai topik skripsi, mengingat pentingnya kaitan SIM dengan kelangsungan hidup suatu unit bisnis. PT. PUTRATUNGGAL ANEKA merupakan salah satu perusahaan pengelola kendaraan umum Bus Kecil (Mikrolet) yang sedang mengalami penurunan dalam kegiatan bisnisnya. Pada awal pembentukannya, jumlah kendaraan angkutan umum yang dikelola oleh PT. PUTRATUNGGAL ANEKA berjumlah 200 unit dengan merek yang bervariasi. Namun, saat ini hanya 144 unit kendaraan angkutan umum yang aktif beroperasi. Banyak faktor yang menyebabkan penurunan bisnis perusahaan ini, salah satunya adalah kesulitan dalam hal pengelolaan persediaan spare part. Hal ini yang menjadi alasan dipilihnya PT. PUTRATUNGGAL ANEKA sebagai objek skripsi. Salah satu kegiatan bisnis yang dijalankan oleh PT. PUTRATUNGGAL ANEKA adalah menyediakan suku cadang kendaraan bermotor (spare part) bagi kendaraan angkutan umum yang mengalami kerusakan atau membutuhkan penggantian spare part. Mengingat jumlah kendaraan angkutan umum yang dikelola oleh PT. PUTRATUNGGAL ANEKA relatif banyak dan bervariasi serta setiap kendaraan angkutan umum terdiri atas komponen spare part yang jumlah dan jenisnya banyak (mulai dari yang bentuknya kecil hingga besar), maka PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki persediaan spare part yang jumlahnya banyak dengan jenis yang bervariasi pula (kompleks). Sejauh ini, pihak manajemen menilai bahwa timbul masalah dalam hal pengelolaan persediaan spare part. Manajemen mengalami kesulitan dalam memperoleh dan mengolah informasi tentang persediaan spare part, sehingga mempersulit
3 pengambilan keputusan. Sebagai ilustrasi, PT. PUTRATUNGGAL ANEKA seringkali mengalami kekurangan maupun kelebihan beberapa jenis spare part pada saat tertentu. Hal ini diduga akibat adanya kecurangan (fraud) yang merupakan salah satu faktor penyebab turunnya bisnis perusahaan. Dari gambaran umum permasalahan diatas, penulis merasa tertarik untuk meneliti, membahas, dan mencari pemecahan masalah yang terjadi pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA sehingga mendorong penulis untuk memilih judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA”. Secara umum, skripsi ini diharapkan dapat membantu memecahkan masalah yang terjadi pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA berkaitan dengan pengelolaan persediaan spare part melalui penerapan yang baik atas usulan Sistem Informasi Manajemen Persediaan.
1.2
Ruang Lingkup Batasan masalah yang diteliti, dibahas, dan dicarikan solusinya pada
skripsi ini adalah : Pengelolaan persediaan suku cadang kendaraan bermotor (spare part), yang meliputi : 1. Penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ) 2. Penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock). 3. Penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point)
4 4. Penerapan pengelolaan persediaan spare part yang berjalan tidak efektif
dan
efisien,
sehingga
menyulitkan
perusahaan
dalam
memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part guna pengambilan keputusan.
Asumsi (hal-hal yang dianggap benar) yang digunakan pada skripsi ini adalah : 1. Persediaan spare part yang dibahas dalam skripsi ini adalah yang bersifat rutin dalam hal pemakaiannya (fast moving) dan harga belinya diatas Rp.25.000,00,-. 2. Pemesanan item spare part hanya dilakukan dalam rangka memenuhi permintaan bagian gudang sesuai dengan ketentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point) sebagai usaha menjamin ketersediaan spare part pada saat dibutuhkan, sehingga tidak ada pemesanan atau pembelian spare part secara insidental. 3. Pemesanan item spare part kepada pemasok tidak dibatalkan, dan item spare part yang diterima dari pemasok sesuai dengan spesifikasi yang yang terdapat dalam Surat Permintaan Beli (SPB). 4. Item spare part yang dibutuhkan dalam kegiatan perbengkelan perusahaan tersedia di gudang. 5. Item spare part yang telah dikeluarkan (dipakai) dari gudang tidak dikembalikan kedalam gudang. 6. Jumlah atau banyaknya pemesanan item spare part dalam kurun waktu satu tahun.
5 7. Fluktuasi penggunaan setiap item spare part dapat ditentukan dan relatif tetap, sehingga jumlah kebutuhan item spare part yang akan dipesan dapat ditentukan dan relatif tetap pula. 8. Biaya pemesanan (ordering costs) pada setiap pemesanan item spare part ditetapkan sebesar Rp.50.000,-. 9. Perusahaan tidak mengeluarkan biaya penyimpanan (carrying costs) pada setiap pemesanan item spare part. 10. Pada perancangan sistem yang diusulkan, jumlah minimum stock dan maximum stock spare part diinput kedalam sistem berdasarkan kebijakan perusahaan, dan bukan merupakan hasil komputasi atau perhitungan dari sistem. 11. Harga beli per item spare part yang dipesan tidak mengalami potongan harga (discount). 12. Interval waktu mulai dari pesanan dilakukan sampai dengan barangbarang yang dipesan diterima di gudang perusahaan (lead time) selalu tepat waktu (tidak ada keterlambatan). 13. Kapasitas gudang dan modal perusahaan cukup untuk menampung dan membeli persediaan spare part. 14. Persediaan spare part didalam gudang disimpan dengan cara yang semestinya, sehingga terlindung dari pencurian, kerusakan, dan penurunan kualitas spare part.
6 1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan dari skripsi ini adalah : 1. Membantu perusahaan dalam mengidentifikasi kelemahan-kelemahan pada sistem pengelolaan persediaan spare part yang berjalan saat ini. 2. Memberikan alternatif solusi bagi perusahaan dalam melakukan pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien, yang meliputi : 1) Penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ) 2) Penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock) 3) Penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point) 3. Memberikan alternatif solusi bagi perusahaan dalam memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part guna pengambilan keputusan atau tindakan secara efektif dan efisien. 4. Memberikan alternatif solusi bagi perusahaan dalam mengatasi kelemahan-kelemahan pada sistem pengelolaan persediaan spare part yang sedang berjalan saat ini melalui penerapan sistem informasi manajemen persediaan yang diusulkan.
7 Manfaat yang akan diperoleh jika tujuan skripsi tercapai adalah : 1. Perusahaan dapat mengetahui kelemahan-kelemahan pada sistem pengelolaan persediaan spare part yang berjalan saat ini. 2. Perusahaan dapat melakukan melakukan pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien, yang meliputi : 1) Penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ) 2) Penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock) 3) Penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point) 3. Perusahaan dapat memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part guna pengambilan keputusan atau tindakan secara efektif dan efisien. 4. Perusahaan dapat mengatasi kelemahan-kelemahan pada sistem pengelolaan persediaan spare part yang sedang berjalan saat ini melalui penerapan sistem informasi manajemen persediaan yang diusulkan.
1.4
Metodologi Jenis penelitian yang dilakukan dalam penulisan skripsi ini adalah
Penelitian Terapan (Applied Research). Cara yang digunakan dalam memperoleh teori dan referensi adalah melalui Penelitian Kepustakaan (Library Research), dan dalam mengumpulkan data melalui Penelitian Lapangan (Field Research). Penelitian Kepustakaan dilakukan untuk mencari teori dan referensi yang relevan
8 yang akan dijadikan dasar kriteria dalam membahas masalah yang ditemukan pada saat Penelitian Lapangan. Penelitian Lapangan dilakukan dengan cara : 1. Melakukan wawancara dan diskusi (inquiries of the client) dengan pihak perusahaan. 2. Melakukan analisis terhadap prosedur yang berjalan saat ini pada perusahaan. 3. Melakukan penelitian terhadap dokumen (documentation) yang terkait dengan prosedur yang berjalan saat ini pada perusahaan. 4. Melakukan
pengamatan
fisik
(observation)
terhadap
lokasi
penyimpanan persediaan yang terdapat pada perusahaan. Metode yang digunakan dalam menganalisa dan merancang sistem adalah metode berorientasi objek yang lebih dikenal dengan nama Object Oriented Analysis and Design yang diperkenalkan oleh Lars Mathiassen, Andreas Munk-Madsen, Peter Axel Nielsen, dan Jan Stage. Pada metode ini, objek digunakan untuk menganalisa dan menentukan kebutuhan sistem (system requirements), dan pada perancangan sistem, objek digunakan untuk mendeskripsikan sistem itu sendiri. Analisa dilakukan terhadap objek dengan cara mendeskripsikan fenomena yang berada diluar lingkungan sistem, sedangkan perancangan sistem dilakukan dengan cara mendeskripsikan fenomena yang berada didalam sistem yang dikendalikan oleh perusahaan.
9 1.5
Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari lima Bab yang secara garis besar diuraikan sebagai
berikut; Bab 1 berisi tentang latar belakang masalah; gambaran permasalahan secara umum, alasan pemilihan permasalahan (alasan pemilihan topik skripsi), identifikasi permasalahan; ruang lingkup skripsi; batasan masalah yang diteliti, dibahas, dan dicarikan pemecahannya, asumsi yang digunakan; tujuan dan manfaat skripsi; hal-hal yang hendak dituju atau dicapai, manfaat yang dapat diperoleh; metodologi; metode analisa yang digunakan, metode perancangan yang digunakan; serta sistematika penulisan yang merupakan keterangan deskriptif masing-masing isi Bab skripsi secara ringkas. Bab 2 berisi tentang kerangka teori yang dihasilkan dari sumber teori dan hasil penelitian yang disajikan secara relevan dan urut, sejalan dengan permasalahan, lengkap, serta mutakhir. Penyusunan kerangka teori menggunakan suatu kerangka pikir yang berfungsi untuk menjelaskan hubungan antar teori, sehingga permasalahan, data yang terkumpul, teknik analisis, dan hasil penelitian menjadi jelas. Bab 3 berisi tentang pembahasan kerangka berpikir analitik secara mendalam. Secara umum Bab ini terdiri dari perumusan objek penelitian dan analisis data atau permasalahan. Pada Bab ini, prosedur di lapangan, teori, penyebab,
dan
akibat
penyimpangan
dari
teori
dibandingkan,
serta
direkomendasikan tindakan yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi.
10 Bab 4 berisi tentang perancangan sistem informasi sebagai rekomendasi guna mengatasi permasalahan yang terjadi dengan menggunakan metode perancangan sebagaimana yang telah dijelaskan pada Bab 1. Pada Bab ini kerangka skripsi yang merupakan jawaban atau solusi dari permasalahan di dalam objek skripsi diuraikan secara garis besar. Bab 5 berisi tentang kesimpulan dan saran yang diperoleh dari hasil penelitian. Kesimpulan berisi tentang garis besar yang diambil dari inti penelitian (Bab 3) dan hasil penelitian (Bab 4) yang disajikan dengan memberikan informasi yang bersifat kualitatif. Kesimpulan mengulang kembali hal-hal penting yang telah dibahas pada Bab 3 dalam paragraf singkat. Dengan demikian, terlihat gambaran antara harapan dan kenyataan yang terjadi di lapangan. Saran berisi tentang garis besar tindakan serta hal-hal yang perlu dilakukan oleh perusahaan sebagai tindak lanjut dari hasil pemecahan masalah. Pada Bab ini juga disajikan beberapa alternatif pemecahan masalah yang dapat dilakukan oleh perusahaan dan hal-hal menarik yang dapat dilakukan oleh peneliti selanjutnya sebagai kelanjutan penelitian.
