BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang PT United Tractors Tbk (PTUT) merupakan salah satu distributor alat-alat berat serta penyedia pelayanan purna jual baik berupa suku cadang maupun servis dengan cabang-cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Dengan semakin berkembangnya bisnis perusahaan maka tuntutan untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan menjadi sebuah tolak ukur dalam pencapaian kepuasan pelanggan. Pelanggan yang telah membeli alat-alat berat tentu membutuhkan adanya suku cadang baru sebagai pengganti dari suku cadang yang mengalami kerusakan dan tidak bisa diperbaiki. Terhadap permintaan suku cadang ini, ada beberapa macam tipikal pelanggan diantaranya adalah pelanggan yang price oriented dan value oriented. Untuk itu salah satu strategi yang dilakukan dalam penyediaan suku cadang adalah variasi produk, sehingga terhadap tipikal pelanggan tersebut, ketersediaan akan alternatif suku cadang dapat terlayani dengan baik. Atas dasar kebutuhan diatas maka PTUT melalui salah satu divisinya yaitu Parts Division mendirikan yang namanya bagian Hose Prodution yang di kelola bersama oleh Parts Inventory Department dan Parts Marketing Department. Bagian ini bertugas untuk memproduksi suku cadang jenis hose assy. Diharapakan dengan
2
adanya hose assy ini maka menambah alternatif produk hose assy yang bisa dipilih oleh pelanggan dengan harga yang murah dan kualitas yang terjamin. Hose assy adalah suku cadang yang dipakai untuk memindahkan fluida atau cairan serta udara dari pompa penggerak ke actuator dan sebaliknya. Untuk memproduksi sebuah hose assy ini diperlukan bahan baku yang terdiri dari fitting, hose, dan spring guard yang dipesan dari supplier. Sehingga diperlukan perencanaan dan pengendalian persediaan fitting, hose, dan spring guard agar terjaga dalam kelancaran prosedur dan pelaksanaan bidang opersaionalnya. Oleh karena itu, peranan logistik sangat diperlukan. Saat ini kebijakan persediaan bahan baku yang dilakukan masih belum memperhitungkan pemesanan optimum, karena dilakukan pemesanan bahan baku kepada supplier berdasarkan pendekatan bahwa fitting, hose, dan spring guard merupakan bahan baku dengan klasifikasi independent demand. 1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah Fitting, hose, dan spring guard merupakan bahan baku yang dipakai untuk membentuk suatu hose assy sebagai produk akhir sehingga dapat di katakan bahwa fitting, hose, dan spring guard adalah barang dengan klasifikasi dependent demand karena kebutuhannya tergantung dari kebutuhan hose assy. Sedangkan untuk hose assy yang diproduksi merupakan barang jadi, yang kebutuhannya dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Sehingga hose assy sebagai produk akhir dapat dikatakan merupakan barang dengan klasifiksai independent demand.
3
Kebijakan persediaan fitting, hose, dan spring guard saat ini masih mengacu kepada pendekatan reaktif bahwa fitting, hose, dan spring guard merupakan barang independent demand. Pendekatan pengendalian persediaan reaktif tersebut adalah persediaan fitting, hose, dan spring guard diawasi dan pada setiap periode tertentu sejumlah barang ditambahkan agar jumlah persediaan tetap berada pada tingkat persediaan yang telah ditentukan. Sehingga tingkat persediaan serta ukuran pemesanan menjadi tidak optimum serta terjadi pemborosan dalam pengadaan persediaannya. Untuk mendapatkan pemesanan fitting, hose, dan spring guard yang optimum sendiri diperlukan analisis yang seksama karena kebijakan persediaan harus menghasilkan jumlah dan saat yang tepat dalam melaksanakan pemesanan, dan akhirnya disertai dengan biaya yang wajar. Berdasarkan identifikasi permasalahan yang terjadi maka perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah: Bagaimana melakukan perencanaan persediaan fitting, hose, dan spring guard yang baik sehingga diperoleh pemesanan yang optimum dengan biaya persediaan yang minimum. 1.3 Ruang Lingkup Material Requirement Planning (MRP) sangat bermanfaat untuk mendeteksi pergerakan stock fitting, hose, dan spring guard yang merupakan barang dengan klasifikasi dependent demand, sehingga akan sangat membantu dalam melakukan pengendalian persediaan. Selain mengetahui pergerakan stock, MRP juga mengetahui stock on hand yang terdapat digudang maupun lini produksi.
4
Keuntungan lain yang didapat dari MRP adalah perencanan persediaan bahan baku menjadi lebih baik sehingga besaran jumlah pemesanan dan waktu yang tepat dalam melakukan pemesanan lebih optimum, serta diperolehnya biaya persediaan yang lebih rendah. Juga bermanfaat terjalinnya komunikasi yang baik antara pihak PTUT dan supplier. Seperti yang kita ketahui melalui MRP kebutuhan selama satu bulan sudah diketahui pada awal bulan sehingga pihak supplier dapat dengan mudah membaca kapan harus mengirimkan barang ke PTUT. Dengan melakukan pendeteksian kebutuhan akan mengurangi resiko PTUT tidak mendapat jatah dari supplier yang biasanya disebabkan supplier kekurangan stock. Hal ini berbeda apabila pihak PTUT melakukan pemesanan secara mendadak, bisa saja pihak supplier tidak mempunyai stock sesuai spesifikasi yang diinginkan. Dari uraian diatas, penulis membatasi pembahasan tugas akhir ini antara lain: 1. Merek bahan baku yaitu fitting, hose, dan spring guard yang akan dianalisis adalah Bridgestone, yang dipakai pada produksi hose assy sebagai produk akhir untuk komponen PPC Main Line Unit Model PC200-7 2. Jadwal produksi produk akhir merupakan penjabaran rencana penjualan berdasar ramalan permintaan pelanggan dan merupakan data yang sudah jadi. 3. Rentang waktu perencanaan adalah 1 tahun untuk tahun 2007 yang dibagi dalam periode bulanan. 4. Penekanan pengolahan data adalah pembuatan MRP dari bahan baku 5. Lead time pemesanan bahan baku ke supplier adalah 1 bulan
5
6. Tenggang waktu pengaman (safety lead time) di asumsikan tidak ada sesuai komitmen dari supplier 7. Persediaan pengaman tidak dibahas dalam pengolahan data pembuatan MRP dengan pertimbangan jadwal produksi adalah pasti. 8. Besaran komponen biaya persediaan menggunakan asumsi 9. Penentuan ukuran lotting produk akhir menggunakan metode LFL, sedangkan untuk bahan baku menggunakan empat metode yaitu LFL, EOQ, POQ, dan PPB 10. Untuk cara perhitungan dalam MRP produk akhir hanya ditampilkan dalam bentuk contoh pengerjaan. Sedangkan untuk hasil selengkapnya termuat dalam bentuk tabel. Begitu juga untuk MRP bahan baku, terkecuali dalam penentuan Lotting, cara perhitungan dari masing-masing bahan baku dibuat lengkap serta termuat juga secara lengkap dalam bentuk tabel. Diharapkan dengan adanya batasan-batasan tersebut maka pembahasan dalam perencanaan persediaan bahan baku didapatkan pokok bahasan yang lebih fokus. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Menentukan jumlah dan saat yang tepat dalam melakukan pemesanan bahan baku. 2. Memperoleh biaya persediaan bahan baku yang lebih minimum.
6
Sedangkan manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Menjaga tingkat persediaan pada kondisi minimum, dan menjamin tersedianya bahan baku pada saat dibutuhkan untuk proses produksi. 2. Melakukan penghematan biaya persediaan bahan baku. 1.5 Gambaran Umum Perusahaan 1.5.1 Lingkungan Bisnis PT United Tractors Tbk PT United Tractors Tbk (PTUT) adalah perusahaan yang menyediakan jasa dan peralatan berat terkemuka kelas dunia di Indonesia berkantor pusat di Raya Bekasi km 22 Cakung – Jakarta. Berdiri pada tanggal 13 Oktober 1972 dengan nama PT Astra Motor Works dan selanjutnya nama tersebut diubah menjadi United Tractors (UT). Sampai saat ini PT Astra International Tbk merupakan pemegang saham mayoritas sebesar 49,95% dan Publik sebesar 50,05%. PTUT mendapat kepercayaan sebagai agen tunggal berbagai macam alat berat yang mempunyai reputasi internasional diantaranya merek Komatsu. Dalam memasarkan alat-alat berat PTUT berorientasikan kepada profit, product support dan membantu customer dalam pencapaian Lowest Life Time Cost Per Total Output. PTUT dalam memberikan pelayanan ke customer mempunyai 30 cabang, 10 kantor dukungan di lokasi pertambangan, 1 kantor dukungan di lokasi industri pulp dan 1 kantor dukungan di Singapura.
7
1.5.2 Divisi Usaha Perusahaan Secara garis besar, pendapatan perusahaan berasal dari dari masing-masing divisi usahanya sebagai berikut: Divisi Mesin Konstruksi, yang merupakan bisnis utama perseroan di mana PTUT sebagai induk perseroan adalah distributor alat berat di Indonesia beserta suku cadang dan penyedia after sales service-nya. Divisi Kontraktor Penambangan, salah satu mesin uang perseroan saat ini, yang diwakili oleh anak perusahaan PTUT, yaitu PT Pamapersada Nusantara, di mana 100% sahamnya dimiliki oleh perseroan. Untuk mencapai kepuasan pelanggan PTUT juga membagi dalam beberapa Division pendukung antara lain : Marketing Division, Sales and Branch operation Division, Mining Division, Parts Division, Service Division, Human Resource and General Affairs Division, Finance Division, Accounting and Control Division, Management Information System Division. 1.5.3 Lingkup Parts Division Parts Division adalah salah satu divisi di PTUT yang berorientasi kepada profit dan product support. Untuk mencapai sasaran tersebut Parts Division pada tahun 2007 mempunyai visi dan misi, yaitu. Visi: Menjadi distributor suku cadang alat-alat berat terkemuka yang dapat memberikan kontribusi terhadap pencapaian Lowest Life Time Cost Per Total Output bagi Tiap Focused Customer.
8
Misi: Menjadi divisi product support yang mentransformasikan pelanggan melalui pemahaman total dan interaksi secara berkesinambungan serta berkontribusi terhadap pencapaian keuntungan yang optimal bagi perusahaan Sesuai dengan lingkup usaha PTUT, Parts Division menjalankan usaha menjual dan mendistribusikan suku cadang alat-alat berat. Parts Division dalam operasionalnya terbagi menjadi lima departemen dan tiga seksi support. Untuk department terbagi dalam Parts Inventory Department, Logistics Department, Parts Marketing Department, Parts Sales Department, Human Resources Development Department, dan untuk seksi support meliputi System Development and ISO Management
Representative,
Parts
Marketing
Operation
Support,
Sales
Administration and Support. 1.5.4 Fungsi Departemen Parts Inventory Department berfungsi untuk : •
Bertanggung jawab akan penyediaan dan stock spare parts yang menyangkut parts availability.
•
Bertanggung jawab terhadap sistem dan data spare parts.
Logistic Departement berfungsi untuk : •
Bertanggung jawab atas distribusi parts ke seluruh Indonesia.
•
Bertanggung jawab atas allocated parts di warehouse
9
•
Bertanggung jawab terhadap pembelian parts, kualitas dan lead time supply spare parts.
•
Bertanggung jawab terhadap Back Order Parts
Parts Marketing Department berfungsi untuk : •
Menyusun marketing policy dan marketing strategy termasuk promotion parts.
•
Membuat pricing structure dari spare parts
•
Mencari produk parts baru yang memiliki nilai jual lebih competitive
Parts Sales Department berfungsi untuk : •
Mengelola penjualan, cash in dan Account Receivable Parts sesuai dengan policy dari Parts Marketing Department
Human Resources Development Department •
Mengelola sumber daya manusia yang ada di lingkup Parts Division
1.5.5 Struktur Organisasi Bentuk Organisasi yang dipakai mengacu kepada kebutuhan perusahaan, falsafah, misi dan tujuan pendiriannya. Jabatan tertinggi Parts Division dipimpin oleh seorang General Manajer (GM), membawahi seorang Deputi GM , 7 manajer parts marketing, 5 manajer inventory , 1 manajer logistic dan 6 manajer parts sales departement. Struktur organisasi Parts Division didasarkan pada produk dan komoditi, yaitu Produk Komatsu, Produk Non Komatsu, dan beberapa macam kategori komoditi.
10
Secara lebih lengkap Struktur Organisasi Parts Division PTUT dapat dilihat pada lampiran 1.
