1
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap kegiatan administrasi selalu menghasilkan arsip. Arsip merupakan salah satu sumber informasi manajemen.Oleh karena itu, arsip merupakan sesuatu yang penting dalam kegiatan adm inistrasi maupun pelaksanaan tugas suatu lembaga. M enurut U U No. 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan,arsip dide finisikan sebagai berikut : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan 1 bernegara. M enurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
di
gunakan
secara
langsung
dalam
penyelenggaraan
administrasi
Negara.Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada um umnya maupun penyelengaraan sehari-hari administrasi Negara.
1
2
2
Undang-undang Nomor 43 Tahun2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 19.
2
Arsip dinamis berdasarkan pada kepentingan penggunaanya dapa t dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif (inactive records).Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus
di
butuhkan
dan
dipergunakan
di
dalam
peny elenggaraan
administrasi.Sedaangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaan untuk penyelenggaraan administrasi sudah semakin berkurang.
3
Suatu hal yang perlu mendapat perhatian, bahwa tidak semua arsip dinamis akan mencapai masa statis. Hanya arsip yang mempunyai nilai berkelanjutan saja yang 4
akan mencapai masa statis. Untuk mengetahui arsip yang mempunyai nilai berkelanjutan harus dilakukan penilaian.Penilaian dilakukan untuk menganalisis seri berkas berdasarkan nilai kegunaannya.Penilaian dilakukan dalam rangka penetapan jangka simpan (retensi), serta mementukan simpan permanen dan musnah. Retensi (retention), meliputi kegiatan-kegiatan menilai kegunaan suatu arsip bagi suatu kantor kemudian merencanakan sejauh mana arsip-arsip dari suatu kantor dapat di simpan.
Jadwal Retensi Arsip merupakan salah satu program manajemen arsip dinamis yang
dijadikan
pedoman
oleh
organisasi
dalam
melakukan
penyusutan
arsip.M anajemen arsip dinamis sendiri adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam mengelola h keseluruhan daur hidup arsip.Setiap fase dalam daur hidup arsip 3
M ustari Irawan, Perancangan Jadwal Retensi Arsip (Jakarta:Universitas Terbuka,2009), hlm.1.5. 4
Boedi M artono, Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan,1990), hlm.28.
3
merupakan subsistem yang akan mempengaruhi subsistem yang lain. Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnya dapat disederhanakan ke dalam tiga fase, yaitu fase penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan fase penyusutan sebagai masa istirahat arsip.
5
Tahapan pertama dalam hidupnya arsip adalah Tahapan penciptaan.Tahapan penciptaan adalah suatu tahapan saat arsip mulai tercipta sebagai akibat bermacam macam kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan fungsinya.Arsip
tercipta
seiring
dengan
tindakan
yang
dilakukan
oleh
organisasi.Keanekaragaman bentuk fisik arsip yang tercipta tergantung pada jenis media yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan.
Tahapan kedua adalah penggunaan dan pemeliharaan.Pada tahapan kedua ini arsip mulai aktif digunakan untuk berbagai keperluan.Data dan informasi yang terkandung di dalam arsip diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan dan kepentingan lainya.Arsip yang dihasilkan harus dikelolah dan dipelihara baik fisik mauun informasinya.Pemeliharaan fisik arsip berarti memelihara dari kerusakan arsip karena dari
berbagai
faktor
perusak,
seperti
dari
fak tor
kimiawi,
biologidan
sebagainya.Sedangkan pemeliharaan informasi berarti berupaya agar tidak terjadi kebocoran informasi.
5
M ustari Irawan, op.cit., hlm.1.9.
4
Tahapan akhir yang menjadi fokus dalam tugas akhir ini adalah tahap penyusutan.Pada tahap penyusutan arsip sudah jarang diperlukan organisasi sebagai berkas kerja.Arsip tidak secara terus menerus dipergunakan, Karen a urusan telah selesai.Arsip diperlukan hanya sekali waktu.Pada tahapan iniarsip mulai dipikirkan untuk dikurangi jumlahnya, agar tidak menimbulkan keborosan.Pengurangan atau penyusutan arsip yang tidak memiliki nilai kegunaan atau menyimpan arsip yang memiliki nilai kegunaan secara permanen dengan menyerahkan kepada arsip nasional.
6
Didalam U ndang-undang N o 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan bahwa : “Penyusutan arsip
adalah
kegiatan
pengurangan
jumlah arsip
dengan
cara
pemindahan arsipinaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan ”.
7
Di dalam Undang-undang di jelaskan bahwa Penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolahan arsip yang meliputi peminda han, penyerahan, dan pemusnahan.Secara keseluruhan tujuan dari penyusutan arsip tersebut adalah untuk mendapatkan penghematan dan efisiensi, pendayagunaan arsip aktif dan inaktif,
6
7
Boedi M artono, op.cit., hlm.13. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1
5
memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai kegunan tinggi dan Penyelamatan barang bukti organisasi.
8
Dari tujuan dari penyusutan arsip tersebut bagi organisasi yang melaksanakan penyusutan arsip akan mendapatkan manfaat antara lain: a. Tertatanya arsip dinamis di masing-masing instansi pemerintah maupun perusahaan sehingga informasinya dapat di dayagunakan secara maksimal untuk kepentingan operasional instansi a tau perusahaan; b. Terjadinya efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga, maupun dana karena telah dimusnahkan arsip-arsip yang tidak berguna; c. Terselamatkanya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yaitu dengan diserahkanya arsip statis instansi/perusahaan kepada Arsip Nasional Indonesia (ANRI); d. M emudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan. Arsip yang tertata rapi, baik fisik maupun informasinya maka apabila di perlukan dapat ditemukan secara benar, cepat dan tepat; e. M enghindari masalah hukum yang di sebabkan oleh arsip, misalnya tuntutan 9 pidana, perdana.
Sekretariatan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta yang terletak di komlek Kepatihan Danurejan M alioboroY ogyakarta.Setda memiliki beberapa A sisten, Biro, dan Subbagian. Dalam hal ini Setda akan melaksanakan penyusutan arsip di bagian Administrasi Um um subbagian Penelitian. Arsip yang akan dimusnahkan sebanyak 12.351 arsip. Arsip yang akan dimusnahkan merupakan hasil penelitian dan karya ilmiah. Arsip tersebut dari tahun 2009 hingga tahun 2012. Arsip akan dimusnahkan oleh subbagian arsip dan didamping oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
8
Boedi M artono, op.cit., hlm.32.
9
Sudjono, Penilaian dan Penyusutan Arsip (Jakarta: Universitas Terbuka, 2007), hlm. 1.14.
6
Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut. a) Bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta?,b) A pa saja kendala yang dialami saat melaksanaan proses penyusutan? B. Tujuan dan Manfaat Praktik Kerja Lapangan a. Untuk mengetahui pelaksanaan penyusutan yang dilaksanakan di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. b. Untuk m engetahui kendala yang dialami saat proses penyusutan di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. c. Untuk memperoleh data dan informasi yang kongret mengenai kegiatan penyusutan di sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. C. Metode Pengumpulan Data Dalam penulisan laporan praktik kerja lapangan ini penulis mengumpulkan bahan-bahan dan catatan-catatan yang menyangkut masalah yang berhubungan dengan pemberkasan yang menggunakan metode tertentu.adapun metode yang digunakan dalam menyusun laporan ini adalah dengan : a. Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan metode pengumpulan data dengan cara mempelajari beberapa buku yang relevan dengan penelitian dan bertujuan untuk memperoleh data pendukung guna memperkuat argumentasi. Buku-buku yang digunakan antara lain Peraturan Gubernur DIY tentang pedoman penyusutan arsip, serta
7
buku-buku yang didapat dari perpustakaan Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY dan buku yang berhubungan dengan penyusutan arsip seperti buku Boedi
M artonoyang
berjudulSistem
Kearsipan
Praktis
Penyusutan
dan
Pemeliharaan Arsip dan buku yang lain yang diperoleh dari perustakaan kota dan perpustakaan Universitas Gadjah M ada. Dengan dilakukan metode pustaka ini penulis mendapatkan petunjuk dan refrensi mengen i langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pembuatan laporan praktik kerja lapangan ini dan juga penulis mendapatkan ide, keterangan, metode-metode yang berguna dalam menyelesaikan masalah
dan
untuk
menunjukan
data
komparatif
yang
berguna
dalam
menggunakan interpretasi hasil penelitian nanti.
b. Observasi Partisipasi
M etode observasi partisipasi bertujuan untuk mengetahui data dan informasi yang kongret yang terjadi di dalam kegiatan penyusutan arsip di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam observasi ini pen ulis melihat langsung dan ikut terlibat dalam proses pemusnahan arsip yang akan dimusnahkan di Setda DIY. Penulis terlibat dalam proses pembentukan panitia penilai arsip, rapat pemusnahan arsip di Setda DIY, dan juga ikut terlibat dalam proses penilaian arsip.
8
c. Wawancara
Wawancara adalah tanya jawab lisan antara dua ora ng atau lebih secara langsung. Penulisan melakukan wawancara kepada arsiparis Setda DIY dan juga petugaspetugas yang membantu menangani arsip di Setda DIY.Penulis mewawancarai beberapa arsiparis yang bertugas sebagai panitia penyusutan arsip di Setda DIY. Penulis m ewawancarai tentang proses pe laksanaan penyusutan di Setda DIY yang dilaksanakan pada tahun 2014 Tahun ini. Tujuan wawancara ini untuk memperoleh informasi yang tidak bisa diperoleh hanya dengan melihat objek yang diteliti dan memperoleh data kualitatif. Semua data yang diperoleh melalui studi pustaka, observasi dan wawancara, kemudian dilakukan penyeleksian dan ketegorisasi data yang sesuai dengan pokok bahasan dan yang akhirnya dijadikan bahan untuk penulisan tugas akhir ini.
D. Tinjauan Pustaka Beberapa buku yang diperoleh sebagai acuan yang relevan sesuai dengan tema penyusutan arsip adalah bukuSistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip karya Boedi M artono diterbitkan oleh pustaka sinar harapan tahun 1990.Dalam bukunya Boedi M artono menjelaskan kupasan tentang penyusutan arsip dan pemeliharaannya baru secara garis besarnya. Pada buku ini bab I menjelaskan tentang manajemen kearsipan arsip dinamis dan arsip statis. Pada bab II menjelaskan tentang program penyusutan arsip. pada bab III
9
sekaligus bab terakhir menjelaskan tentang pemeliharaan arsip kertas dan bahan arsip non kertas. BukuManajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi karya Basir Barthos yang diterbitkan oleh Bumi Aksara tahun 1989, Basir Barthos menjelaskan tentang penyusutan Arsip. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a. M emindahkan arsip inaktif dari U nit Pengelolah ke U nit Kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga
Negara
atau
B adan-badan
Pemerintahan
masing-masing; b. M emusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; c. M enyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Di dalam buku Basir Barthos menjelaskan tentang dasar hukum dan dasar pertimbanga nnya, jadwal retensi arsip, pemindahan arsip, pemusnahan arsip, penyerahan arsip dan juga ketentuan pemeliharaan.Basir Barthos menjelaskan tentang penyusutan jadwal retensi arsip, dari pedoman jadwal retensi arsip, penyusutan Jadwal retensi arsip, dan juga pemindahan arsip.
Buku M anajemen Kearsipan M oderen ( Dari Konversional ke Basis Komputer) karya Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang di terbitkan oleh penerbit Gva M edia tahun 2005. Dalam buku ini Agus Sugarto membahas te ntang proses
penyusutan arsip,
dalam
buku
ini dijelaskan tentang
pengertian
10
penyusutan, Arti Penting Penyusutan Arsip, dasar hukum Penyusutan arsip, dan juga kegiatan dalam penyusutan arsip.
Buku Manajemen Kearsipan karya Zulkifli Amsyah yang diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama tahun 1995, yang menjadi acuan buku ini menje laskan tentang pemindahan dan pemusnahan yang meliputi pen ilaian surat, Jadwal Retensi, Pemindahan Arsip, Pemusnahan Arsip. Keuntungan adanya pemindahan dan pemusnahan arsip antara lain:
a. Penghematan penggunaan ruang kantor; b. Penghematan penggunaan peralata n; c. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip.
Pemindahan dan pemusnahan arsip dilaksanakan menurut suatu jadwal tertentu yang disebut Jadwal Retensi. Jadwal Retensi adalah jadwal yang berisikan umur-umur dari berbagai jenis arsip yang disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan pemindahan dan pemusnahan arsip. Berdasarkan petunjuk Jadwal Retensi Arsip, petugas dapat melaksanakan pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan waktunya.
Buku Manajemen Kearsipan karya Sularso M ulyono dkk dalam bukunya menjelaskan tentang penyusutan dan pemindaha n arsip. Sularso M ulyo no daam bukunya di jelaskan tentang prosedur pemusnahan arsip, dan juga tata
11
carapemusnahan yang meliputi pembakaran, pencacahan, dan penghancur an. Tujuan dari buku karya Sularso M ulyono adalah untuk mengetahui cara-cara memusnahkan arsip menurut aturan yang berlaku.Kapan arsip harus di musnahkandan bagaimana pemusnahhanya perlu ditetapkan dan dikenalkan.Perlu dikenalkan pula tentang pemusnahan arsip yang tidak sekedar memindahkan arsip dan tempat penyimpanan inaktif ke tempat pembuangan (tempat sa mpah). Semua arsip yang akan dimusnahkan harus diketa hui dan disahkan dengan cara dibuatkan berita acara untuk keperluan tersebut. Dengan demikian buku Sularso M ulyono akan mengkaji bagaimana prosedur pemusnahan suatu arsip.
E. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dimaksudkan untuk mengetahui gambaran runtutan penulis yang digunakan untuk mempermudah daam memahami isi laporan tugas akhir ini agar sesuai dengan tujuan dan ruang lingkup tugas akhir. Secara garis besar, sistematika penulisan tugas akhir terdiri dari empat bab yang berbeda namun saling terkait.
Bab pertama merupakan pendahuluan, mencakup Latar Belakang M asalah, Tujuan dan M anfaat Praktik Kerja Lapangan, M etode Pengumpulan Data, Tujuan Pustaka
dan
S istematika
Penulisan.Adapun
bab
umumSekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
dua
merupakan
gambaran
meliputi Profil Organisasi
dari Kedudukan, Tugas dan Fungsi. kemudian di uraikan juga Struktur Organisasi.
12
Pada bab tigamerupakan pokok pembahasan tugas akhir mengenai kondisi arsip di Sekretariat Daerah DIY, Penyusutan arsip di Setda DIY dan kendala dalam penyusutan arsip di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.Pada Bab empat merupakan penutup dalam penyusunan Tugas Akhir.
Bab
empat
adalah
penutup
yang
berisi
kesimpulan
dan
saran
dari
penulis.Kesimpulan adalah jawaban atas permasalahan yang telah dirumuskan pada bagian pendahuluan.Sedangkan saran adalah sebuah solusi yang ditunjukan kepada Sekretaris Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.Saran tersebut harus bersifat membangun, memdidik, secara objektif dan sesuai dengan topik yang dibahas.
