BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Saat ini perkembangan secara global terjadi didalam bidang teknologi dan informasi, dengan perkembangan secara cepat ini menyebabkan persaingan di antara perusahaan yang satu dengan pesaingnya menjadi ketat. Era saat ini perusahaan lebih menekankan pada perlunya costumer satisfaction dalam menjalankan usahanya, sebab akan membuat pelanggan lebih loyal pada produk perusahaan
sehingga
kekuatan persaingan perusahaan tetap terjaga di peta persaingan. Salah satu hal yang penting dalam meningkatkan costumer satisfaction adalah dengan memenuhi permintaan konsumen sebaik mungkin dan melakukan pemasaran dengan cara yang benar. Akan tetapi, memenuhi permintaan dari pelanggan seefektif dan seefisien mungkin sangatlah sulit, sebab permintaan dan selera masyarakat selalu berubah-ubah. Dengan adanya permintaan yang berubah-ubah maka akan secara langsung dan tidak langsung pendapatan perusahaan dan lebih jauhnya lagi mempengaruhi keuntungan perusahaan, kepuasan pelanggan dan prospect masa depan perusahaan. Dalam menentukan permintaan konsumen hal ini juga akan mempengaruhi sikap perusahaan terhadap proses persediaan bahan baku, dimana apabila perusahaan membeli terlalu banyak, maka biaya penyimpanan, dan biaya lainya untuk maintenance bahan baku yang ada, sedangkan apabila membeli secukupnya, maka perusahaan dapat mengalami kerugian akibat tidak dapat
2
memenuhi permintaan konsumen. Tentu saja kedua hal diatas akan mempengaruhi efektivitas, effisiensi dan kepuasan konsumen secara langsung . Oleh sebab itu perusahaan haruslah dapat melakukan perkiraan permintaan terhadap produknya dan juga melakukan perkiraan persediaan bahan baku yang optimal, yaitu dengan jumlah yang dapat memenuhi permintaan pembeli dan tidak terjadi penumpukan yang berlebihan, sehingga hal ini akan memberikan keuntungan optimal bagi perusahaan dan memangkas biaya penyimpanan bahan baku. Keuntungan
selanjutnya yang didapat perusahaan
adalah
mendapatkan
peningkatan pendapatan atau laba karena adanya optimalisasi biaya yang dikeluarkan perusahaan. Sebagai alternatif perusahaan juga akan mendapat peningkatan pangsa pasar apabila perusahaan lebih memilih mengkonversikan optimalisasi biaya menjadi penurunan harga. Dengan adanya peramalan yang baik dan persediaan bahan baku yang baik, maka hal ini akan memberikan perkiraan bagi perusahaan untuk mengetahui keadaan perusahan kedepan dan melancarkan pemasaran yang memberikan hasil yang optimal. Pemasaran juga sangatlah penting bagi kemajuan perusahaan, khususnya dalam melakukan hubungan dengan pelanggan atau meningkatkan costumer satisfaction. Dapat dikatakan bahwa proses produksi dan pemasaran berjalan berdampingan dalam upaya meningkatkan nilai perusahaan, oleh sebab itu perusahaan baiknya mengadakan peramalan yang baik, untuk dijadikan pegangan bagi bagian pemasaran perusahaan untuk memasarkan produknya. OLT. Metal Works merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang proses pengolahan logam, dimana penekanan terhadap harga produk menjadi penting
3
karena masuknya produk dari China dengan harga yang lebih murah, tetapi memiliki kualitas yang lebih buruk dari pada produk OLT. Metal Works. Dalam kasus OLT. Metal Works, perusahaan ingin menekan harga produknya tanpa melakukan penurunan kualitas produknya. Salah satu dengan melakukan penekanan pada biaya penyimpanan bahan baku, selain itu perusahaan juga ingin melebarkan area penjualannya dengan mengoptimalkan pemasaran yang dimiliki oleh perusahaan, dimana saat ini pemasaranya masih terbatas. Dengan mengoptimalkan pemasaran, maka perusahaan juga dapat meningkatkan costumer satisfaction yang rata-rata dipegang oleh para agen.
1.2 Perumusan Masalah Perusahaan OLT. Metal Works memiliki nilai kurang dalam melakukan kontrol terhadap kondisi pasar, dimana perusahaan lebih menekankan pada produksi dan penjualan saja, tetapi tidak melakukan perhitungan secara akurat mengenai penjualan bulan kedepannya. Hal ini tentulah bukan sebuah hal yang baik bagi perusahaan, sebab tanpa peramalan penjualan, maka perusahaan tidak dapat memperkirakan persediaan barang yang optimal. Sistem persediaan pada OLT. M etal Works juga belum memiliki sistem yang baik, dimana perusahaan akan membeli bahan baku apabila dilihat secara fisik sudah perlu resupply saja, padahal terdapat beberapa bahan baku yang sulit didapat karena dari supplier-nya sendiri memproduksi secara musiman. Sehingga kadang-kadang terjadi kondisi dimana perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan akan produk dan lebih seringnya terjadi penumpukan persediaan bahan baku dan membuat biaya
4
penyimpanan menjadi meningkat. Biaya yang meningkat ini tentu saja berpengaruh langsung terhadap harga produk, padahal dalam bisnisnya, OLT. Metal Works harus menekan harga produknya agar tidak kalah bersaing. Selain masalah biaya diatas, masalah juga terjadi pada bagian pemasaran perusahaan akibat tidak adanya peramalan pada perusahaan. Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka penulis mengindentifikasi masalah yang ada, sebagai berikut : 1. Bagaimanakah peramalan permintaan periode yang akan datang dengan metode alternatif yang ditawarkan ? 2. Bagaimanakah sistem M RP yang paling baik untuk diterapkan pada perusahaan ? 3. Bagaimanakah pengaruh penerapan sistem M RP yang ada terhadap biaya persediaan di perusahaan ? 4. Bagaimanakah analisis terhadap keadaan perusahaan baik secara internal dan eksternal menggunakan metode SWOT ? 5. Bagaimanakah strategi alternatif yang dirumuskan di masa yang akan datang ?
1.3 Ruang Lingkup Adapun pembatasan masalah yang dilakukan oleh penulis yaitu: 1. Objek penelitian hanya diarahkan pada perencanaan produksi langsung. 2. Penelitian akan dibatasi pada produk safety belt hidaku tipe ETA-100. 3. Data penjualan yang digunakan untuk produk safety belt hidaku tipe ETA-100 diperoleh dari perusahaan mulai dari periode Juli 2006 sampai periode Juni 2008. 4. Khusus untuk peramalan diasumsikan tidak ada kejadian tak terduga seperti : bencana alam, krisis moneter, dll.
5
5. Biaya yang dibahas dalam kasus ini hanya dilihat dari biaya pemesanan dan penyimpanan. 6. Pembuatan strategi pemasaran yang baru adalah pengembangan dari strategi perusahaan yang lama.
1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain: 1. M eramalkan jumlah penjualan pada periode kedepan dengan metode yang ada sesuai dengan data penjualan perusahaan. 2. M enentukan perencanaan produksi yang baik dengan menyusun lot sizing material atau material requirment planning yang dapat direncanakan sesuai hasil peramalan. 3. M emilih metode peramalan dan perencanaan produksi yang terbaik dijalankan pada perusahaan dilihat dari segi biaya. 4. M enganalisa keadaan perusahaan secara internal dan eksternal dengan menggunakan metode SWOT. 5. M enentukan strategi yang harus diambil perusahaan untuk memasarkan produknya berdasar hasil analisa yang ada.
M anfaat dari penelitian ini adalah : 1. Perusahaan dapat melakukan peramalan sesuai metode yang ada untuk dijadikan acuan produksi secara tepat. 2. M elakukan minimalisasi biaya dengan adanya menentukan lot sizing atau M RP yang tepat.
6
3. M emberikan gambaran kepada perusahaan tentang hubungan yang tercipta antara produksi dan pemasaran perusahaan. 4. M endapatkan strategi alternatif untuk membantu pemasaran produk perusahaan. 5. M emudahkan perusahaan untuk melakukan evaluasi sistemnya dengan melihat peramalan dan production planning yang ada pada penelitian ini.
1.5 Gambaran Umum Perusahaan OLT. Metal Works adalah sebuah home industry yang bekerja di bidang metal works. Didirikan pada tahun 1985 oleh bapak Hidayat Kusumah. Lokasi perusahaan OLT. Metal Works secara lengkap dapat ditemukan di : Jln. Ratumenten Raya no.1, Jakarta Barat. Pada awal berdirinya, OLT. Metal Works memproduksi berbagai peralatan-peralatan logam dengan cara menciptakan head logam dan dibentuk sesuai dengan demand dan supply dari pasar. Peralatan-peralatan yang diproduksi bermacam-macam meliputi alat-alat rumah tangga, seperti sendok, garpu ; alat-alat tukang seperti sekop, cangkul ; sampai ke alat-alat konstruksi serta kendaraan bermotor seperti engsel pintu, kunci pintu dan safety belt mobil. Akan tetapi akibat ketatnya persaingan serta rendahnya permintaan pasar OLT Metal Works mengalami penurunan produksi setelah berjalan selama 5 tahun. Baru pada tahun 1995 terbukalah jalan untuk kembali ke usaha ini, dimana OLT. Metal Works fokus dan hanya melakukan produksi pada satu jenis produk saja, yaitu : Hidaku Safety Belt dengan tipe ETA-100. Produk ini merupakan sebuah alat keselamatan yang umum digunakan pada lahan konstruksi bangunan, dimana cara pemakaian produk ini adalah dengan mengikatkan safety belt pada tubuh dan
7
dihubungkan pada bagian pondasi struktur konstruksi yang kokoh untuk mencegah kecelakaan seperti jatuh dari tempat yang tinggi. M engikuti banyaknya permintaan akan safety belt di Indonesia, maka akhirnya OLT Metal Works menciptakan Hidaku Safety Harness dengan tipe USF-5 yang cara kerjanya serupa dengan Hidaku Safety Belt tipe ETA-100 hanya saja dipakaikan seperti memakai baju dan lebih aman. sejak produksinya yang pertama pada tahun 1995 produk Hidaku Safety Belt, produk ini telah mengalami banyak perbaikan dengan mengikuti standar alat
keselamatan yang ada, dimana standar yang ada
meliputi test Tensile Strength dan Shock Absorption dengan kekuatan
rata-rata
produk dapat menahan beban sebesar 2000kg. Dengan pencapaian ini, maka OLT. Metal Works menjadi salah satu produsen teratas dalam bidang Safety Belt,dimana area pemasarannya meliputi kota-kota besar seperti Jakarta, Bandung, M edan, dll. Pemasaran dilakukan dengan menggunakan sistem per-agenan. Dengan banyaknya pengalaman serta pengalaman yang dimiliki oleh OLT Metal Works yakin dapat memberikan yang terbaik dalam memajukan perindustrian di Indonesia. Struktur organisasi yang digunakan oleh OLT Metal Works tidaklah terlalu rumit, ini disebabkan karena masih berupa home industry dengan pekerja berkisar antara 20 sampai 30 orang saja. Harus ditekankan bahwa dengan posisi sebagai home industy OLT Metal Works memiliki keuntungan dalam hal manajemen karena distribusi informasi cepat tersebarnya, serta tercipta suasana kerja yang baik dan terbuka. . Bagan struktur organisasi OLT Metal Works dapat dilihat pada gambar 1.1.
8
Gambar 1.1 Struktur Organisasi OLT. Metal Works
Keterangan struktur organisasi : 1. Director Pemilik perusahaan sebagai penentu keputusan tunggal. 2. Production M anager M anajer perusahaan yang bertanggung jawab atas proses produksi serta aktivitas kerja, termasuk memonitori jalannya rantai produksi di lapangan. Production manager juga menyusun jadwal bagi para bekerja serta sistem absensi karyawan. M embawahi staff engineering dan staff production. 3. Engineering staff Bagian perusahaan yang berurusan dengan fasilitas mesin di perusahaan. M elakukan mantenence secara berkala terhadap mesin-mesin di perusahaan, serta memperbaiki apabila terjadi malfunction yang mengakibatkan berhentinya roda produksi. 4. Production staff
9
Bagian perusahan yang bekerja secara langsung di lapangan. Dalam menjalankan tugasnya, bagian ini mengikuti standar yang telah dibuat oleh perusahaan dengan mengikuti training yang diberikan kepada karyawan. Saat bertugas di lapangan manager production memberikan pengawasan secara langsung di lapangan. 5.
Procurement staff Bagian perusahaan yang melakukan monitor terhadap stock bahan baku untuk produksi, apabila bahan baku sudah mencapai batas minimal, maka staff procurement akan meminta persetujuan kepada bagian keuangan untuk membeli bahan baku yang dibutuhkan. Setelah persetujuan sudah tembus maka bahan baku dapat dibeli kepada supplier.
6. Finance Manager M anajer yang berhubungan dengan masalah keuangan perusahaan, dimulai dari masuk dan keluarnya kas perusahaan sampai pembukuan laporan keuangan dan sebagainya. Setiap periode tertentu manajer keuangan memberikan laporan keuangan secara langsung kepada direktur. M anajer keuangan juga memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh staff accounting. M embawahi staff accounting dan staff administration.
10
7. Accounting staff Staff yang menyusun laporan pembukuan dimana dalam pekerjaannya berhubungan erat dengan administration staff dalam mencatat pemasukkan serta pengeluaran cashflow. Pembukuan yang dibuat dilaporkan secara langsung kepada manajer keuangan secara berkala. 8. Administration staff Staff keuangan yang mengatur administrasi keluar masuknya perusahaan, dimana bagian perusahaan harus mendapatkan persetujuan dari bagian ini sebelum administrasi keuangan dapat dilanjutkan. Peran terpenting dari accounting staff adalah memberikan persetujuan terhadap pembelian bahan baku dan alat-alat kantor, serta mengurus administrasi
pemasukkan dari
penjualan produk 9. Marketing manager M engatasi urusan perusahaan yang berhubungan Dengan promosi usaha kepada masyarakat luas serta penjualan produk. Dalam melaksanakan tugasnya, bagian pemasaran tidak menawarkan produknya ke penjual eceran, tapi langsung menawarkannya ke agen yang apabila membeli dalam jumlah yang besar atau jumlah yang telah ditetapkan maka produk akan diberikan potongan harga. 10. Public Relationship staff staff yang berhubungan dengan pihak luar perusahaan, baik itu partner kerja seperti supplier maupun dengan masyarakat luas dan media berita. Staff PR diwajibkan memiliki penampilan yang menarik dan pintar dalam berbicara.
11
11. Promoting staff Staff yang gencar membuat dalam melakukan promosi baik dengan menggunakan media cetak, media televisi, radio, dll. Promosi harus disetujui terlebih dahulu sesuai budget oleh bagian keuangan. 12. HRD Manager Bagian perusahaan yang bertugas untuk merekrut dan melakukan training pada para calon karyawan perusahaan. 13. Training and Recruiting staff Bagian perusahaan yang berhubungan dengan perkembangan karyawan perusahaan. Salah satu tugasnya adalah mengadakan perekrutan para caloncalon karyawan baru apabila mengalami kekurangan karyawan pada divisi yang memerlukan. Dalam proses perekrutan, bagian ini mengadakan kerjasama dengan divisi PR yang dibantu oleh bagian promosi untuk mencantumkan spesifikasi pekerja di media cetak. Selain itu bagian ini juga bertugas untuk melakukan pelatihan kepada para karyawan, dimana kurikulum pelatihan yang ada dibuat sesuai dengan standar perusahaan. Kurikulum sendiri dapat terus
